Karyawan yang ingin mengambil cuti harus mengajukan permohonan cuti kepada atasan langsung. Kemudian atasan akan mempertimbangkan permohonan cuti
yang diminta oleh karyawan. Jika disetujui oleh atasan langsung, maka karyawan akan melaporkan pengambilan cuti kepada HRD.
Bagian HRD akan mengecek apakah karyawan yang mengajukan cuti tersebut telah berhak mendapat jatah cuti atau tidak. Karyawan yang telah mendapat jatah cuti sehingga berhak mengajukan cuti akan dicek kembali apakah kuota cutinya masih mencukupi atau tidak. Bagi karyawan yang kuotanya masih mencukupi maka karyawan akan dikonfirmasi persetujuan atas cuti yang diajukan.
Bagi karyawan yang belum mendapat jatah cuti karena belum bekerja selama 12 (dua belas) bulan terus menerus sejak penerimaannya pertama kali sebagai karyawan maka bagian HRD akan mengecek apakah karyawan tersebut dapat meminjam cuti/hutang cuti. Jika karyawan tersebut dapat meminjam cuti maka kuota hutang cuti karyawan akan dikurangi oleh bagian HRD dan bagian HRD akan mengkonfirmasi persetujuan cuti yang diajukan oleh karyawan. Atasan akan membuat laporan hasil ketidakhadiran karyawan di setiap akhir bulan dan akan memberikannya kepada bagian HRD untuk dihitung dan dikurangi sebelum proses penggajian/pembayaran upah. Activity diagram untuk proses bisnis as is maintain absence dapat dilihat pada gambar 3.13.
Peraturan absence di Kirana Megatara Group yang meliputi pengajuan cuti maupun izin-izin resmi lainnya berlaku sama, yaitu:
a. Hak cuti setiap karyawan akan muncul setelah bekerja selama 1 tahun (12 bulan) sebanyak 12 hari kerja.
b. Cuti tahunan akan langsung diberikan sebanyak 12 hari di awal kemunculan. c. Kuota cuti panjang hanya didapatkan oleh karyawan Head Office pada ulang
tahun masa kerja ke-6 dan ke-7. Pada ulang tahun masa kerja ke-7 akan ditambah dengan tunjangan cuti panjang.
d. Pengajuan cuti tanpa upah dapat dilakukan dengan persetujuan atasan langsung. e. Kategori izin resmi yang ada di Kirana Megatara Group sama, namun tergantung
kepada ketentuan setiap pabrik terkait berapa lama pemberian izin untuk setiap kategori. Izin resmi merupakan cuti yang dibayarkan dengan periode tertentu yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Izin-izin resmi yang berlaku di Kirana Megantara Group sebagai berikut: a. Pernikahan karyawan bersangkutan.
b. Pernikahan anak sah karyawan.
c. Khitanan/ pembabtisan anak sah karyawan.
d. Kematian anggota keluarga ortu/mertua, suami/istri, anak, menantu, adik serta kakak kandung.
e. Istri sah karyawan melahirkan.
f. Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal. g. Izin haid bagi karyawati.
Cuti tahunan di pabrik ada yang mendapatkan nilai uang pada saat hak cuti muncul. Nilai uang yang dibayarkan adalah:
Nilai uang : 12 x Gaji pokok 30
Untuk karyawan yang mengambil opsi tersebut, cuti tahunan yang diberikan bersifat unpaid , sehingga ketika karyawan mengambil hari cuti, upah tersebut akan dipotong sebesar :
Nilai uang : 1 x Gaji pokok x Jumlah hari cuti 30
Catatan: izin selain yang dijelaskan di atas akan disesuaikan dengan Perjanjian Kerja Bersama (PKB) masing-masing pabrik.
Tetapi disamping ada kesamaan mengenai peraturan absence di Kirana Megatara Group, terdapat juga beberapa perbedaan antara lain:
a. Cuti panjang/cuti besar belum diberlakukan di semua pabrik kecuali Head Office, Nusira dan Karini Utama.
b. Pemberian hutang cuti kepada karyawan yang sudah menjadi staff atau karyawan tetap, hanya berlaku untuk beberapa pabrik dan Head Office di Kirana Megatara Group.
c. Masa berlaku untuk hak cuti tahunan di setiap pabrik berbeda-beda antara lain: 1. Berlaku selama 6 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT New Kalbar
Processor, PT Kirana Sapta, PT Pantja Surya, PT Djambi Waras Jujuhan, PT Anugerah Bungo Lestari, PT Tirta Sari Surya.
2. Berlaku selama 11 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Kirana Permata. 3. Berlaku selama 12 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Nusira, PT
Kirana Prima, PT Komering Jaya Perdana, PT Kirana Musi Persada, PT Djambi Waras Jambi (Terdapat perpanjangan 6 bulan) dan Head Office. 4. Berlaku selama 14 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Karini Utama. 5. Berlaku selama 24 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Kirana Putera
Karya.
6. Tidak ada masa berlaku cuti: PT Kirana Windu.
Analisis masalah:
1. Proses perhitungan hak cuti setiap karyawan harus dilakukan setiap hari ulang tahun masa kerja karyawan bersangkutan, sehingga tidak efisien dan efektif, serta informasi cuti yang diberikan tidak sepenuhnya akurat.
2. Beberapa perbedaan diatas kedepannya akan diatur kembali sehingga prosedur dan aturan mengenai absence berlaku sama di 15 pabrik dan Head Office pada Kirana Megatara Group. Kedepannya masa berlaku absence untuk setiap pabrik dan Head Office sama yaitu 12 bulan. Kemudian, pemberlakuan cuti panjang/cuti besar akan diberlakukan untuk semua Kirana Megatara Group bagi karyawan yang telah berkerja diatas 6 tahun. Termasuk juga untuk masalah pemberian
utang cuti kepada karyawan yang belum bekerja 1 tahun dengan batas maksimal 12 hari kerja.
Requirements:
1. Sistem dapat men-generate cuti tahunan untuk memastikan keakuratan data. 2. Sistem dapat men-generate cuti panjang karyawan ketika ulang tahun masa kerja
ke-6 dan ke-7.
3. Kuota cuti tahunan dan cuti panjang karyawan akan berkurang secara otomatis apabila karyawan megambil hak cuti yang berdampak pada cuti tahunan dan cuti panjang.
4. Sistem dapat menghasilkan laporan kuota cuti tahunan dan cuti panjang karyawan beserta detail jenis cuti untuk penggunaan kuota cuti tersebut.
5. Sistem dapat mencatat perbedaan jenis cuti yang memotong kuota dan jenis cuti yang tidak memotong kuota (contoh: izin keperluan pribadi, keperluan keluarga). Masa berlaku cuti akan distandarisasi menjadi 12 bulan untuk setiap pabrik 6. Sistem dapat mencatat pengambilan cuti bersama yang dilakukan oleh karyawan
baru dimana karyawan tersebut belum memiliki mas kerja satu tahun di Kirana Megatara Group. Cuti tersebut akan dianggap sebagai pemotong kota cuti tahunan yang didapat pada tahun berikutnya.
7. Sistem dapat ditentukan maksimal utang cuti dan maksimal kuota cuti yang dimiliki karyawan.
8. Sistem dapat membedakan mana karyawan yang belum berhak mendapatkan cuti terhitung dari tanggal karyawan mulai bekerja di perusahan.
9. Sistem dapat memberikan utang cuti bagi karyawan yang belum mendapatkan hak cuti tahunan.
10.Sistem dapat memberikan cuti mutasi yang harus di-input secara manual pada saat melakukan action mutasi pada sistem.
11.Sistem dapat memberikan cuti pengganti hari libur untuk karyawan yang bekerja di luar kantor (contoh: perjalanan dinas, seminar, training, dll).
12.Sistem dapat melakukan konversi hak cuti tahunan unpaid menjadi hak cuti tahunan paid dengan cara men-delimit cuti tahunan unpaid dan men-create cuti tahunan paid pada sistem ketika karyawan harian dipromosikan menjadi karyawan bulanan.