39 BAB 3
ANALISIS PROSES BISNIS AS IS DAN TO BE
3.1 Profil Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Kirana Megatara Group adalah bagian dari Triputra Group dan Persada Capital Group, dimana ketiga perusahaan tersebut bergerak di 2 (dua) lini bisnis utama, yaitu Estate Business dan Rubber Processing Business. Berdiri sejak tahun 1964, Kirana Megatara Group telah menjadi perusahaan pengolah karet terbesar di Indonesia dengan produk utama karet remah (crumb rubber), berdasarkan tingkat penjualan karet alam dalam bentuk barang jadi SIR (Standard Indonesian Rubber).
Dimulai dengan berdirinya PT. Djambi Waras Jambi pada tanggal 27 Oktober 1964 yang memulai produksi pertamanya pada tahun 1968, yang kemudian terus berkembang dengan didirikannya 14 (empat belas) entitas usaha di bidang pengolahan karet dengan 15 (lima belas) pabrik yang tersebar di Sumatera dan Kalimantan, serta 1 (satu) yang membawahi 5 (lima) entitas usaha di bidang perkebunan yang berada di Kalimantan.
Kirana Megatara Group memiliki values yang berfokus pada kepuasan pelanggan, integritas, responsif, antusias, nilai tambah, akurat, kerja sama, unggul (disingkat “KIRANAKU”). Nilai tersebut diyakini oleh manajemen Kirana Megatara Group dapat menjadi nilai dasar untuk setiap karyawan dalam membantu perusahaan dalam mencapai visi yang telah ditetapkan.
Dengan pertumbuhan usaha yang sangat pesat, sumber daya manusia yang berkompeten merupakan bagian dari perencanaan yang harus dikelola dengan baik. Perusahaan menyadari bahwa sumber daya manusia memiliki korelasi langsung dengan pengembangan perusahaan, sehingga perusahaan harus memberikan perhatian yang besar dalam pengembangan sumber daya manusia. Sampai dengan tahun 2013, Kirana Megatara Group membawahi sekitar 6.000 (enam ribu) karyawan yang tersebar di seluruh entitas bisnisnya di Sumatera dan Kalimantan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Sebagai perusahaan yang mempunyai mimpi untuk menjadi salah satu perusahaan terkemuka di dunia dalam bidang karet, Kirana Megatara Group memiliki visi, yaitu menjadi perusahaan karet alam terbaik dan terbesar di dunia yang keberadaannya sangat diperhitungkan dalam industri karet alam. Aspirasi dari Kirana Megatara Group adalah menjadi pemimpin pasar karet alam yang dihormati oleh pembeli, pemasok, pesaing, karyawan dan pemangku kepentingan perusahaan lainnya.
Misi yang dijalankan oleh Kirana Megatara Group adalah kesejahteraan bersama antara pemangku kepentingan perusahaan (stakeholders) dan masyarakat umum sehingga semua pihak merasakan dampak positif dan diuntungkan oleh keberadaan perusahaan.
3.1.3 Nilai-nilai
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Kirana Megatara Group berupaya untuk memastikan bahwa nilai dasar “KIRANAKU” selalu tercermin penuh dalam aktivitas karyawan sehari-hari.
KEPUASAN PELANGGAN
1. Memahami kebutuhan Pelanggan 2. Berfokus pada solusi Pelanggan 3. Menjalin hubungan dengan baik
(networking)
INTEGRITAS
1. Sesuai perkataan dengan perbuatan 2. Bertanggung jawab
3. Menaati peraturan dan norma yang berlaku
RESPONSIF 1. Peka 2. Cekatan
3. Bekerja sampai tuntas
ANTUSIAS 1. Bersemangat 2. Optimis
3. Pantang menyerah
NILAI TAMBAH
1. Memahami tujuan kerja 2. Bekerja melebihi harapan 3. Menghasilkan manfaat
AKURAT
1. Berbicara berdasarkan data dan fakta
2. Bekerja dengan terencana dan sesuai dengan prioritas
KERJASAMA
1. Saling menghargai
2. Berpikir untuk kesuksesan bersama
3. Saling mendukung (sinergi)
UNGGUL
1. Melakukan perbaikan
berkesinambungan (Kaizen) 2. Berpikir terbuka
3. Inovatif
3.1.4 Struktur Organisasi Kirana Megatara Group Secara Umum
Kirana Megatara Group terdiri atas dua lini bisnis utama, yaitu Estate Business dan Rubber Processing Business. Namun pembahasan akan difokuskan pada lini bisnis Rubber Processing Business. Struktur dari perusahaan Kirana Megatara Group dapat dilihat pada gambar 3.1.
Gambar 3.1 Struktur Perusahaan Kirana Megatara Group Kirana Megatara
Estate Business Rubber Processing Business
Kirana Triputra Persada Kilau Getah Kemuning Pelita Katingan Pratama Tisma Persada Mandiri Panen Subur Abadi Anugrah Alam Persada Jambi SumBagUt 2
SumBagUt 1 SumBagSel Kal-Bar
- Nusira - Pantja Surya - Karini Utama - Tirta Sari Surya - Kirana Sapta - Djambi Waras - Djambi Waras Jujuhan - Kirana Windu - Anugra h bungo Lestari - Kirana Musi Persada - Kirana Permata - Komerin g Jaya Perdana - New Kalbar Process or - Kirana Prima - Kirana Putera Karya 2
3.1.5 Struktur Organisasi Pabrik
Secara umum, 15 pabrik dari Kirana Megatara Group yang tersebar di Sumatera dan Kalimantan memiliki struktur organisasi yang dapat dilihat pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pabrik CEO CEO REGION SUMBAGUT CEO REGION JAMBI CEO REGION SUMBAGSEL CEO REGION KALIMANTAN AREA DIRECTOR SUMBAGUT OPERATION DIRECTOR AREA DIRECTOR JAMBI VP OPERATION JAMBI OPERATION DIRECTOR AREA DIRECTOR SUMBAGSEL VP OPERATION SUMBAGSEL AREA DIRECTOR KALIMANTAN VP OPERATION KALIMANTAN OPERATION
DIRECTOR OPERATION DIRECTOR
4
3.1.5.1 Struktur Organisasi Pabrik Divisi Personalia
Struktur organisasi pabrik divisi personalia dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Pabrik Divisi Personalia
3.1.6 Struktur Organisasi Divisi HRGA Head Office
Sistem HRIS SAP secara spesifik akan diimplementasikan pada divisi HRGA (Human Resources and General Affairs). Struktur organisasi pada divisi HRGA Head Office dapat dilihat pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Struktur Organisasi HRGA CEO PAYROLL HR & GA DIVISION HEAD HR DEVELOPMENT DEPT HEAD
HR TRAINING DEV. DEPT HEAD
GENERAL AFFAIR DEPT HEAD HR OPERATION DEPT HEAD HR BUSINESS PARTNER DEPT
HEAD HRIS TALENT MANAGEMENT HR SYSTEM DEVELOPMENT TRAINING SERVICES TRAINING DEVELOPMENT INDUSTRIAL RELATION HR ACCOUNT OFFICER RECRUITMENT & ASSESSMENT HR SERVICES ADMIN HR OPERATION
GA ADMIN & SERVICES
RECEPSIONIST, KURIR, DRIVER, OB GA OPERATION
3.1.7 Tanggung Jawab Divisi HRGA
Sebagai perusahaan yang memiliki fokus yang mendalam pada pengembangan sumber daya manusia sebagai bagian dari aset bisnis yang dimiliki, delegasi tugas dan wewenang pada masing-masing bagian di divisi HRGA harus dilakukan secara cermat. Berdasarkan struktur organisasi divisi HRGA pada gambar 3.3, setiap bagian memiliki tugas dan wewenang yang berbeda.
1. Tanggung Jawab HR & GA Division Head
a. Mengembangkan keseluruhan departemen HR & GA. b. Mengawasi kegiatan HR & GA.
2. Tanggung Jawab Payroll a. Menggaji karyawan.
b. Memastikan kelengkapan dokumen terkait penggajian karyawan. 3. Tanggung Jawab HR Development Dept Head
a. Memastikan pengembangan sistem yang dilakukan berjalan lancar. b. Berperan sebagai konseptor dalam pengembangan sistem.
4. Tanggung Jawab HR System Development a. Menganalisa fasilitas dan benefit.
b. Membuat dan mengembangkan Struktur Organisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis.
c. Membuat Policy/kebijakan dengan membuat SK (Surat Keputusan). d. Reward Management terhadap karyawaan.
5. Tanggung Jawab Talent Management
a. Memberikan kader untuk posisi yang dibutuhkan.
b. Menentukan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi yang dibutuhkan. 6. Tanggung Jawab HRIS
a. Mengatur keteraturan data. b. Memastikan kelengkapan data. c. Memastikan keakuratan data.
7. Tanggung Jawab HR Business Partner Dept Head a. Menjaga relasi antara Head Office dan Pabrik. b. Membantu mengatasi kesulitan yang ada di pabrik. 8. Tanggung Jawab HR Account Officer
a. Mengelola seluruh kegiatan HR di Pabrik.
9. Tanggung Jawab Industrial Relation
a. Membina dan menjaga hubungan eksternal antara pabrik dengan masyarakat sekitar.
b. Membina dan menjaga hubungan internal antar karyawan pabrik. 10.Tanggung Jawab Recruitment & Assessment
a. Menginformasikan mengenai lowongan yang di butuhkan. b. Mencari kader yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. c. Memberikan penilaian sesuai dengan kriteria.
d. Memilih calon yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. e. Mengurus kelengkapan data dan administrasi.
11.Tanggung Jawab HR Operation Dept Head
a. Menjaga iklim kerja perusahaan yang kondusif. b. Mengawasi seluruh kegiatan operasional HO.
c. Bertanggung jawab atas HR Operation & HR Services Admin. 12.Tanggung Jawab HR Operation
a. Membentuk Iklim perusahaan yang kondusif.
b. Mengatur kebutuhan karyawan seperti cuti, rawat jalan, biaya parkir, dll. c. Mengecek kesesuain fasilitas + benefit.
13.Tanggung Jawab HR Service Admin
a. Memberikan informasi mengenai fasilitas + benefit karyawan HO. b. Mengurus kelengkapan data karyawan HO.
c. Mengurus kebutuhan karyawan HO seperti cuti, rawat jalan, dll. 14.Tanggung Jawab HR Training Dev. Dept Head
a. Memberikan keputusan terhadap perencanaan training.
b. Bertanggung jawab strategi dan inovasi terhadap perencanaan serta eksekusi training.
15.Tanggung Jawab Training Development a. Menentukan strategi perencanaan training. b. Membuat inovasi agar training lebih baik.
c. Mengatur jadwal pelaksanaan, susunan acara training. 16.Tanggung Jawab Training Services
a. Menjalankan training sesuai dengan yang telah direncanakan. b. Mencapai target training.
d. Mencari pembicara yang sesuai dengan tema training. 17.Tanggung Jawab General Affair Dept Head
a. Menjamin ketersedian kebutuhan rumah tangga. 18.Tanggung Jawab GA Operation
a. Mengurus kelengkapan rumah tangga HO contoh kebutuhan pantry, dll. b. Melakukan kontrol pengelolaan asset perusahaan.
19.Tanggung Jawab GA Admin & Services
a. Mengatur kerapihan dan kelengkapan data serta dokumen seperti STNK, dll. b. Memberikan informasi tentang kebutuhan rumah tangga.
3.2 Operasional Usaha Secara Umum
Dalam menjalankan setiap tahapan dalam proses bisnis, Kirana Megatara Group selalu megedepankan efisiensi dan efektifitas dalam setiap tahapan. Hal tersebut menjadi kunci utama yang harus diperhatikan dalam menciptakan proses bisnis yang stabil dan berkesinambungan. Proses bisnis perusahaan yang terdiri dari 7 (tujuh) tahapan utama dapat dilihat pada gambar 3.5.
Gambar 3.5 Tujuh Tahapan Utama Kirana Megatara Group
1. Tahap Perencanaan
Sebagai perusahaan pengolah karet terbesar di Indonesia, perencanaan merupakan tahapan yang harus diperhatikan dengan baik. Kirana Megatara Group memiliki perancanaan strategi (jangka panjang) dan perencanaan operasional (jangka pendek). Seluruh jajaran manajemen puncak perusahaan dan anak perusahaan akan terlibat dalam tahapan perencanaan ini.
Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam tahapan perencanaan sebagai berikut: a. Penjualan Produk Jadi
Produk jadi berupa SIR (Standard Indonesia Rubber) yang siap untuk dipasarkan kepada pihak yang telah melakukan kerjasama dengan perusahaan.
Karet merupakan komoditas dunia yang harganya sangat fluktuatif dan dipengaruhi oleh nilai mata uang. Kualitas dan kuantitas dari bahan baku yang dipasok setiap hari dipengaruhi oleh harga dan kondisi cuaca di setiap daerah penghasil karet. Perencanaan pembelian bahan baku dibuat dengan mempertimbangkan:
1. Data pasokan bahan baku pada tahun sebelumnya. 2. Perkiraan harga karet alam di Pasar Internasional. 3. Perkiraan musim gugur daun dan hujan di setiap daerah. 4. Sumber pasokan bahan baku di setiap pabrik.
c. Perencanaan Produksi dan Pengiriman
Tahapan ini dimulai pada saat order pengiriman (Shipping Instruction) diterima dari pelanggan. Berdasarkan Shipping Instruction yang berisi tentang kapan produk akan dikirim dan bagaimana produk akan dikemas (packing). Perancanaan produksi dan pengiriman memperhatikan hal berikut: 1. Estimasi tanggal pengiriman.
2. Waktu penerimaan bahan pengemasan produk dari buyer karena jenis packing material ditentukan dan dikirim oleh buyer ke pabrik perusahaan. 3. Kapan barang harus mulai diproduksi.
4. Kapan barang harus dikirim ke pelabuhan. 5. Kapan dokumen ekspor harus mulai diurus. d. Perencanaan Penerimaan Pembayaran (Penagihan)
Tahapan ini dimulai pada saat produk sudah dikirimkan dan dokumen yang diperlukan untuk melakukan penagihan sudah lengkap. Setiap dokumen yang dikirimkan akan dibuat rencana penerimaan yang dimonitor secara ketat agar tidak mengganggu perputaran modal kerja dana tidak mengganggu kegiatan operasional. Hal yang diperhatikan dalam perencanaa penerimaan pembayaran:
1. Kelengkapan dokumen penagihan. 2. Waktu pengiriman dokumen.
3. Kepastian penerimaan dokumen oleh pembeli. 4. Perkiraan waktu pembayaran.
Prioritas penjualan akan diberikan kepada pengguna produk akhir (end user) yang merupakan produsen ban kelas dunia. Tahapan penjualan dapat dilihat pada gambar 3.6.
Gambar 3.6 Tahapan Penjualan
Ada 2 (dua) sistem penjualan yang dijalankan perusahaan yaitu: 1. Penjualan kontrak jangka panjang
Penjualan kontrak jangka panjang merupakan sistem penjualan dimana kesepakatan jual beli dilakukan untuk jangka waktu tertentu (3 bulan, 6 bulan atau 12 bulan) yang disepakati antara perusahaan dan pelanggan adalah kualitas penjualan tiap bulan, metode pengiriman, jenis packing, cara penetapan harga, periode kontrak, standar kualitas dan lain-lain. 2. Penjualan SPOT
Penjualan SPOT merupakan sistem penjualan dimana kesepakatan jual beli dilakukan pada suatu saat tertentu. Pada saat terjadi transaksi, hal-hal yang disepakati adalah harga (menggunakan harga pasar pada saat transaksi), kuantitas dan waktu pengiriman. Kesepakatan ini direalisasikan melalui purchase order (PO) dan shipping instruction (SI) yang dikirimkan pembeli setelah terjadi transaksi.
3. Tahap Pembelian Bahan Baku
Tujuan utama pada tahapan ini adalah menjamin kontinuitas pasokan bahan baku, khususnya dari para petani kecil. Tahapan ini merupakan proses kunci dalam industri pengolahan karet alam.
1. Bahan Baku
Bahan baku industri ini adalah karet alam atau biasanya disebut Bahan Olahan Karet Rakyat (BOKAR). Karet alam diambil dari pohon karet yang hanya tumbuh di daerah tropis seperti di Indonesia, Malaysia dan Thailand. Beberapa jenis bokar yang menjadi bahan baku pembuatan SIR di Kirana Megatara Group:
1. Lump mangkok (Cup-Lump) 2. Lump bambu (Bamboo-Lump) 3. Sleb/lembaran (Sheet Lump) 2. Pemasok
Stabilitas pasokan menjadi salah satu jaminan kelancaran pengiriman SIR kepada pelanggan. Dengan lokasi pabrik perusahaan yang berada di sentra-sentra produksi karet, hal tersebut membantu dalam distribusi pasokan bahan baku yang didapat langsung dari petani, sehingga dalam jangka panjang dapat menjamin pasokan bahan baku.
3. Proses Pembelian Bahan Baku
Proses pembelian bahan baku ini dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu sistem pembelian kering dan sistem pembelian basah. Kedua sistem ini berbeda di tiap daerah sesuai dengan kondisi dan kebiasaan yang berlaku di masing-masing daerah.
Proses pembelian bokar dibedakan menjadi 5 aktivitas utama: 1. Melakukan pengecekan kualitas bokar yang dibeli.
2. Melakukan negosiasi kadar kering karet (sistem basah) dengan pemasok. Jika tidak terjadi kesepakatan, bagian pembelian bokar dapat melakukan pengetesan di laboratorium yang ada di setiap pabrik dengan persetujuan pemasok.
3. Melakukan penimbangan untuk mengetahui berat basah bokar yang dijual. 4. Melakukan pembayaran.
5. Melakukan penyimpanan bokar dengan menggunakan sistem batch. Sistem batch ini memudahkan bagian produksi mengontrol kualitas SIR dan
memungkinkan dilakukannya penelusuran asal bahan baku pada saat terjadi klaim dari buyer.
4. Tahap Produksi
Tahapan ini sangat mengedepankan kualitas dengan mengedepankan nilai “KIRANAKU”, kualitas terbaik dari produk akan menjamin kepuasan pelanggan. Tahapan pada proses produksi dapat dilihat pada gambar 3.7.
Gambar 3.7 Tahapan Proses Produksi
1. Standarisasi Kualitas Bahan Baku
Proses standarisasi kualitas diperlukan untuk memastikan bahan baku (BOKAR) yang diproduksi dapat menghasilkan produk SIR sesuai standar kualitas yang diminta pelanggan.
2. Proses Milling
Proses milling merupakan proses pertama yang mengolah bokar menjadi blanket. Pada proses milling, bokar dihancurkan, dibersihkan, dicuci dan dibentuk menjadi blanket yang siap dikeringkan.
Ada beberapa tahapan proses yang harus dilalui, yaitu: a. Breaker
Merupakan proses penghancuran bongkahan bokar menjadi potongan yang lebih kecil.
Merupakan proses pencucian bokar untuk menghilangkan kotoran-kotoran yang menempel di luar maupun didalam bokar.
c. Hammer Mill
Merupakan proses untuk mengeluarkan kotoran yang ada didalam potongan bokar dan menghancurkannya menjadi serpihan-serpihan kecil. d. Creeper
Merupakan proses penggabungan serpihan bokar menjadi blanket yang siap untuk proses penjemuran.
3. Proses Pengeringan
Proses pengeringan merupakan proses paling lama dalam keseluruhan proses produksi dan memakan waktu 8 hingga 12 hari untuk mendapatkan tingkat kekeringan dan kualitas karet sesuai standar yang diinginkan. Proses pengeringan ini menggunakan sistem penjemuran dan digantung dalam kamar gantung blanket (KGB).
4. Proses Crumbing
Proses crumbing merupakan proses utama dalam pembuatan produk SIR. Dalam proses ini blanket yang sudah memenuhi standar kualitas diturunkan dalam kamar gantung blanket untuk menjalani proses crumbing yang terdiri dari beberapa tahapan.
1. Penghancuran
Blanket dihancurkan menjadi serpihan-serpihan kecil untuk memudahkan proses pengeringan didalam dryer.
2. Pencucian
Serpihan-sepihan blanket dicuci untuk menghilangkan kotoran dan debu yang menempel selama proses pengeringan.
3. Pemasakan
Serpihan-serpihan blanket dimasukkan kedalam kotak cetakan, kemudian dimasak didalam dryer selama waktu tertentu dengan suhu tertentu untuk mendapatkan kualitas yang diinginkan.
Karet yang sudah dimasak kemudian ditimbang dengan berat tertentu sesuai standar, kemudian dimasukkan kedalam mesin press untuk mendapatkan bentuk akhir dari produk jadi (SIR) yang biasa disebut bale. 5. Inspeksi kualitas
Untuk memastikan kualitas SIR, sebelum proses pengepakan, bale diperiksa secara visual, menggunakan metal detector dan pemeriksaan laboratorium. Bale yang tidak memenuhi standar kualitas dipisahkan untuk proses pengecekan lebih lanjut.
6. Pembungkusan dan pengepakan
Setelah melewati inspeksi kualitas, bale dibungkus dengan plastik pembungkus khusus dan di-packing sesuai dengan permintaan pembeli. Identitas produk dicantumkan pada packing material untuk memudahkan penelusuran produk seperti waktu produksi dan asal bahan baku.
Ada bermacam-macam jenis packing material yang biasa digunakan untuk pengiriman karet alam.
1. Loose Bale
Loose bale merupakan cara pengemasan langsung pada kontainer tanpa menggunakan kemasan dasar. Produk jadi SIR diatur di dalam kontainer sehingga dapat memaksimalkan kuantitas pengiriman.
2. S/W: Shrink Wrap
Shrink Wrap ini merupakan kemasan dengan menggunakan palet kayu. Kemasan jenis ini sudah jarang digunakan akibat maraknya isu lingkungan dan pemanasan global.
3. Friendly Pack
Friendly Pack merupakan metal pallet yang mudah dan aman di-handling karena terdapat bagian khusus untuk garpu forklift.
4. DMB/DMP: Disposable Metal Base / Disposable Metal Pallet
DMB/DMP juga merupakan metal pallet, terbuat dari baja ringan yang dapat didaur ulang. Bentuknya yang sederhana dan ringan sangat memudahkan penyimpanan.
5. NRP : Neoprene Rubber Pallet
NRP merupakan palet yang terbuat dari bahan plastik. NRP masih banyak digunakan sebagai pengganti palet kayu karena dapat dikembalikan atau digunakan untuk produk lain.
6. SlipTray
Slip Tray merupakan kemasan plastik berbentuk mangkok kotak yang menjadi alas dan tutup susunan bale. Setelah disusun didalam Slip Tray, produk dan kemasannya dibungkus dengan plastik untuk melindunginya dari kontaminasi.
7. Metal Box
Metal Box merupakan kemasan yag paling banyak dipakai untuk pengiriman produk karet alam. Bentuknya berupa kotak yang terbuat dari metal, dapat dilipat dan mudah di-handling. Dengan menggunakan metal box, kemasan berisi produk SIR dapat ditumpuk dengan jumlah tertentu sehingga dapat mengurangi luas area penyimpanan.
5. Tahap Pengiriman Barang Jadi SIR
Pengiriman menggunakan metode FOB-Freight on Board yang artinya setelah serah terima barang dilakukan dipelabuhan yang ditentukan pembeli. Untuk memberikan kepastian pengiriman, seluruh pabrik dibawah Kirana Megatara Group menggunakan pelabuhan-pelabuhan utama di Pulau Sumatera, Kalimantan dan Jawa.
6. Tahap Penagihan
Penagihan merupakan tahapan akhir dari proses operasional perusahaan. Setiap dokumen penagihan dikirimkan dengan menggunakan jasa pengiriman dokumen berskala internasional dan dimonitor secara rutin hingga dokumen tersebut diterima oleh pembeli. Sistem pembayaran yang digunakan sebagian besar adalah Cash Against Document (CAD), Advance Payment dan Letter of Credit (L/C), Piutang dagang dikontrol secara khusus untuk memastikan pembayarannya dapat diterima tepat waktu. Koordinasi dan komunikasi dengan pembeli dilakukan secara periodik untuk menjaga agar waktu penerimaan piutang terkontrol dengan baik.
7. Tahap Pengawasan
Perusahaan untuk melakukan pengawasan proses yang terintegrasi dengan tujuan menjamin kelancaran pengiriman produk (kuantitas dan kualitas) dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses. Proses pengawasan dilakukan
secara mandiri oleh setiap bagian dan berjenjang hingga tingkat manajemen puncak.
1. Pengawasan kualitas
Kualitas merupakan hal utama yang menjadi fokus Kirana Megatara Group. Untuk itu, proses pengawasan kualitas menjadi aktivitas yang diprioritas untuk dilaksanakan.
Ada 2 proses utama pengawasan kualitas:
a. Inspeksi kualitas: di setiap pabrik Kirana Megatara Group, inspeksi kualitas ini merupakan hal yang wajib dilakukan untuk menjaga kualitas produk SIR. Beberapa proses inspeksi kualitas yang dijalankan adalah pengawasan kontaminasi kotoran, pengawasan ketebalan blanket, pengawasan penjemuran, pengawasan kematangan bale, pengawasan kontaminasi logam dan lain-lain.
b. Pengetesan laboratorium: aktivitas mengontrol kualitas dari bahan baku hingga produk jadi. Proses pengetesan laboratorium menjadi salah satu alat pengawasan utama yang dijalankan oleh setiap pabrik perusahaan. Pengetesan laboratorium dilakukan mulai dari kualitas bahan baku sebelum diproduksi, kualitas blanket di setiap batch-nya, pengetesan SIR.
2. Pengawasan Kinerja
Perancanaan pada kontrol kinerja operasional yang telah dibuat dimonitor dan di-review secara rutin setiap hari ditingkat departemen/seksi, mingguan dan bulanan ditingkat pabrik, bulanan ditingkat wilayah dan bulanan ditingkat corporate. Monitoring Review tersebut dilaksanakan secara teratur untuk menjamin perencanaan yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik dan target yang sudah ditetapkan dapat dicapai secara bertahap. Bentuk review yang dilaksanakan di masing-masing tingkatan ada beberapa macam: core/asakai (pertemuan singkat sebelum bekerja), rapat mingguan, dan PDCA (Plan, Do, Check, Act) review. Dalam masing-masing review tersebut akan membahas pencapaian kinerja operasional (KPI) juga dibahas dalam permasalahan dan hambatan yang terjadi/dijumpai di lapangan. Penyelesaian permasalahan tersebut ditindaklanjuti dalam bentuk PICA (Problem Identification and Corrective Action) untuk memastikan bahwa masalah tersebut terus dimonitor dan dapat diselesaikan dengan baik.
3.2.1 Gambaran Umum Divisi Human Resources
Dengan mempertimbangkan pertumbuhan usaha yang sangat pesat, Kirana Megatara Group sangat mengedepankan sumber daya manusia yang berkompeten. Perkembangan sumber daya manusia memiliki korelasi langsung dengan perkembangan perusahaan, sehingga perhatian yang besar diberikan dalam pengembangan sumber daya manusia sebagai aset perusahaan.
Strategi pengelolaan sumber daya manusia selalu disesuaikan dengan strategi bisnis dan dirancang untuk mendukung target pertumbuhan perusahaan. Nilai-nilai perusahaan “KIRANAKU” selalu coba untuk ditanamkan pasa setiap individu.
Seiring dengan ekspansi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan hingga tahun 2013, maka ketersediaan sumber daya manusia yang handal untuk menjalankan bisnis tersebut akan menjadi suatu tantangan dalam mencapai visi perusahaan. Kenaikan karyawan Kirana Megatara Group selama tahun 2013 secara keseluruhan adalah 689 orang, sehingga total karyawan sampai dengan 2013 mencapai 5.937 orang. Perkembangan jumlah karyawan Kirana Megatara Group dapat dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Jumlah Karyawan Kirana Megatara Group Tahun 2007-2013
No. Nama Entitas 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
1. Head Office 26 29 27 47 129 151 202
2. PT. Djambi Waras (Jambi) 405 393 343 369 438 457 491
3. PT. Djambi Waras (Jujuhan) 349 353 352 385 465 489 502
4. PT. Nusira 316 291 250 267 413 442 511
5. PT. Pantja Surya 317 293 260 253 418 437 474
6. PT. New Kalbar Processor 321 309 259 291 329 347 399
7. PT. Tirta Sari Surya 319 314 300 297 358 388 421
8. PT. Kirana Sapta 220 220 220 296 350 387 413
9. PT. Kirana Musi Persada 312 311 295 303 346 363 389
10. PT. Kirana Windu 100 200 212 283 269 295 344
11. PT. Kirana Prima 125 200 199 289 326 361 408
12. PT. Kirana Permata N/A N/A N/A 101 315 331 375
13. PT. Komering Jaya Perdana N/A N/A N/A 44 140 161 207
14. PT. Karini Utama N/A N/A N/A N/A 223 242 298
15. PT. Anugrah Bungo Lestari N/A N/A N/A N/A 248 274 317
16. PT. Kirana Putera Karya N/A N/A N/A N/A 90 123 186
Total 2.810 2.913 2.717 3.225 4.857 5.248 5.937
Penambahan karyawan yang cukup signifikan di head office Jakarta disebabkan dengan adanya perubahan organisasi sebagai akibat dari adanya perubahan pengelolaan proses bisnis dengan tujuan untuk menunjang implementasi strategi bisnis yang lebih efektif. Beberapa perubahan penting yang terjadi yaitu:
a. Membentuk CEO Region di 4 (empat) area operasi perusahaan. CEO Region bertanggung jawab atas pengelolaan kinerja keseluruhan suatu area tertentu baik di aspek operasional maupun keuangan.
b. Untuk mendukung kinerja CEO Region, dibentuk posisi VP Operasi yang bertanggung jawab pada CEO Region dan bekerjasama dengan Direktur Wilayah dari aspek nasional.
Dengan keyakinan bahwa Kirana Megatara Group akan terus berkembang dan menuju ke arah visi perusahaan untuk “Menjadi Perusahaan Karet Alam Terbaik dan Terbesar di Dunia”, pengelolaan sumber daya manusia akan memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung pencapaian visi perusahaan.
3.3 Proses Bisnis Kirana Megatara Group
Kirana Megatara Group memiliki 15 pabrik yang tersebar di Pulau Sumatera dan Pulau Kalimantan. Head office Kirana Megatara Group sendiri terletak di Jakarta. Dengan total karyawan sampai dengan 2013 berkisar 6.000 (enam ribu) karyawan, maka perusahaan perlu untuk mengelola sumber daya manusia dengan baik dan tergorganisir. Dari sisi Time Management, pengelolaan waktu yang baik akan berpengaruh pada kinerja serta produktifitas perusahaan, terlebih Kirana Megatara Group memiliki karyawan yang jumlahnya tidak sedikit. Mengingat sumber daya manusia memiliki pengaruh yang sangat besar pada aktivitas bisnis Kirana Megatara Group, maka pengelolaan sumber daya manusia dengan menggunakan sistem yang baik akan mendukung aktivitas bisnis perusahaan.
Proses dan prosedur dari setiap pabrik pada sub-modul Time Management, meliputi Work Schedule, Substitution, Overtime, Absence, Attendance, Clock in-Clock out, Public Holiday.
3.3.1 Work Schedule
Work Schedule dapat didefinisikan sebagai periode dimana setiap karyawan melakukan pekerjaan sesuai dengan apa yang telah disepakati di awal perjanjian kerja, dengan penempatan waktu yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan dan dengan memperhatikan peraturan yang berlaku.
Dengan adanya Work Schedule, karyawan diwajibkan untuk masuk kerja maupun diperbolehkan untuk melakukan break sesuai ketentuan yang telah diberikan oleh atasan. Pengaturan kerja ini dibuat dengan sistem perputaran (shift), dimana
perputaran shift dapat dilakukan setiap minggu, setiap 2 (dua) minggu, setiap bulan, atau tetap (non-shift).
3.3.1.1 Proses Bisnis As Is Maintain Work Schedule
Penentuan jadwal kerja karyawan akan diatur dan dibuat oleh atasan langsung di pabrik, sedangkan untuk Head Office jadwal kerja bersifat tetap (non-shift). Penentuan jadwal kerja akan berbeda setiap divisi, bergantung pada kebutuhan dalam menjalankan kegiatan operasional pabrik. Atasan langsung akan membuat jadwal kerja sesuai dengan kebutuhan per divisi, setelah itu atasan langsung akan memberitahukan dan mengkonfirmasi jadwal tersebut kepada personalia/HR Operation yang kemudian akan disampaikan kepada para karyawan, kecuali karyawan di kantor pabrik yang memiliki jadwal kerja tetap (non-shift). Pengaturan jadwal kerja setiap karyawan di setiap pabrik dan Head Office akan dibatasi sampai dengan 40 (empat puluh) jam setiap minggu, di luar total jam bekerja tersebut maka setiap karyawan yang bekerja berhak mendapatkan lembur.
Jadwal kerja dibuat satu minggu sebelum jadwal kerja tersebut berlaku. Setelah jadwal kerja sudah ditentukan, atasan langsung atau HR Operation akan memberikan laporan kepada bagian Human Resources (HR) di Head Office. Jadwal karyawan Kirana Megatara Group dapat dilihat pada tabel 3.2.
Tabel 3.2 Work Schedule Kirana Megatara Group
JADWAL KERJA NAMA PERUSAHAAN
DWJ DW ABL KW Sapta KU Prima KPK KJP NKP TSS KPT KMP Nusira PS HO SHIFT 3 SHIFT: 08.00-16.00, 16.00-24.00, 00.00-08.00 V V V V V V V V V V V V 3 SHIFT: 08.00-16.30, 16.30-23.30, 23.30-08.00 V 3 SHIFT: 07.00-15.00, 15.00-23.00, 23.00-07.00 V V V V V 3 SHIFT: 07.30-15.30, 15.30-23.30, 23.30-07.30 V V 3 SHIFT: 06.00-14.00, 14.00-22.00, 22.00-06.00 V 2 SHIFT: 08.00-16.00, 21.00-05.00 V 2 SHIFT: 08.00-16.00, 16.00-24.00 V 2 SHIFT: 07.00-16.00, 11.00-20.00 V 2 SHIFT: 07.00-19.00, 19.00-07.00 V V V 2 SHIFT: 08.00-20.00, 20.00-08.00 V NON SHIFT 07.00-15.00 V V V V V 08.00-16.00 V V V V V V V V V V V V V V 08.00-17.00 V
Keterangan:
1. Jadwal kerja yang dibuat oleh atasan ada yang tidak memiliki pola (ditentukan berdasarkan penyesuaian dari atasan langsung).
2. Jam kerja sudah termasuk jam istirahat selama 1 (satu) jam dan jam ibadah pada hari Jumat untuk umat muslim. Total jam kerja karyawan setiap minggu tidak lebih dari 40 (empat puluh) jam, selebihnya dihitung lembur.
3. Istilah-istilah yang akan diberlakukan pada pembahasan sebagai berikut: a. DWJ = PT. Djambi Waras
Jujuhan
b. DW = PT. Djambi Waras c. ABL = PT. Anugerah Bungo
Lestari
d. KW = PT. Kirana Windu e. Sapta = PT. Kirana Sapta f. KU = PT. Kirana Utama g. Prima = PT. Kirana Prima h. KPK = PT. Kirana Putera Karya i. KJP = PT. Komering Jaya Perdana j. NKP = PT. New Kalbar Processor
k. TSS = PT. Tirta Sari Surya l. KPT = PT. Kirana Permata m. KMP = PT. Kirana Musi
Persada
n. Nusira = PT. Nusira o. PS = PT. Pantja Surya
p. HO = Head Office (PT. Kirana Megatara)
Deskripsi tabel Work Schedule :
a. 3 SHIFT : 08.00 – 16.00, 16.00 – 24.00, 00.00 – 08.00.
Seluruh pabrik yang mengadopsi jadwal kerja ini, karyawannya mendapatkan hak hari libur di hari Minggu dan akan melakukan perputaran shift setiap minggu (berganti di hari Senin) dengan shift pagi pukul 08.00-16.00, shift sore pukul 16.00-24.00, shift malam pukul 00.00-08.00 dengan 2 pola perputaran:
1. Perputaran shift setiap minggu dengan pola berputar dari shift pagi-malam-sore-pagi (berulang kembali).
a. DWJ
Jadwal ini berlaku untuk seluruh karyawan bagian produksi, dimana untuk di hari Sabtu setiap karyawan akan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam.
b. DW
Jadwal ini berlaku untuk karyawan produksi khusus dengan status non-staff dan borongan. Sama dengan DWJ, setiap karyawan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam setiap minggunya.
c. Prima
Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian produksi, kepala shift, operator tungku dan operator kamar mesin. Hari Senin-Sabtu, karyawan akan mendapatkan lembur otomatis selama 30 (tiga puluh) menit di jam istirahat dan khusus di hari Sabtu jika karyawan pulang jam 16.00, maka secara otomatis karyawan akan mendapatkan tambahan 2 (dua) jam lembur otomatis di luar jam istirahat.
d. KW
Jadwal ini berlaku untuk bagian produksi, operator tungku dan operator kamar mesin. Hari Senin-Sabtu, setiap karyawan yang tidak mengambil jam istirahat akan mendapatkan lembur otomatis selama 1 (satu) jam. Kecuali hari Jumat khusus di shift pagi, tidak akan mendapatkan lembur otomatis bagi umat muslim yang melaksanakan ibadah. Khusus untuk hari Sabtu, bila karyawan yang bersangkutan melaksanakan shift sampai dengan jam 16.00, maka akan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam. Lembur otomatis di hari Sabtu akan hilang, jika karyawan yang bersangkutan absen di salah satu hari kerja, kecuali bila sedang melakukan perjalanan dinas.
e. Sapta
Bagian produksi, kepala shift, operator tungku, operator kamar mesin, bagian laboratorium, bagian quality control dan operator forklift akan mengadopsi jadwal kerja ini, dengan hari kerja Senin-Sabtu dan libur di hari Minggu. Lembur otomatis akan didapatkan setiap shift yang dijalankan pada hari tersebut di jam istirahat selama 30 (tiga puluh) menit. Tambahan lembur otomatis di hari Sabtu selama 2 (dua) jam akan didapatkan oleh karyawan yang bersangkutan apabila menyelesaikan shift di jam 16.00 dan tidak terdapat absensi di shift Senin-Jumat.
f. KU dan KPT
Jadwal kerja ini diadopsi oleh bagian produksi, kepala shift, operator tungku dan operator kamar mesin. Karyawan yang bekerja pada bagian tersebut akan mendapatkan lembur otomatis pada hari Sabtu selama 2 jam apabila selesai melakukan shift pada jam 16.00 dan tidak terdapat absen pada 5 (lima) hari kerja sebelumnya.
g. Nusira
Khusus karyawan bagian teknik akan melaksanakan jadwal kerja ini. Terdapat beberapa pengecualian pada bagian teknik:
1. Shift pagi: karyawan yang menjalankan shift ini akan bekerja selama 7 (tujuh) jam di hari Senin-Jumat dan 5 (lima) jam di hari Sabtu tanpa istirahat.
2. Shift sore dan malam: karyawan yang menjalankan shift ini akan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam di hari Senin-Jumat dan lembur otomatis selama 3 (tiga) jam khusus di hari Sabtu.
h. PS
Jadwal ini diadopsi oleh karyawan bagian produksi, dimana karyawan yang bersangkutan akan mendapatkan hak lembur otomatis di jam istirahat selama 30 (tiga puluh) menit di jam kerja dari hari Senin-Sabtu.
2. Perputaran shift setiap minggu dengan pola berputar dari shift pagi-sore-malam-pagi (berulang kembali).
a. KMP
Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian milling dan crumbing. Untuk shift pagi di hari Sabtu jam kerja yang berlaku dari pukul 08.00-14.00, sedangkan untuk shift sore dan malam tetap berlaku jam kerja yang sama dari hari Senin-Sabtu. Untuk jam kerja dalam satu minggu lebih dari 40 jam akan diberlakukan lembur otomatis.
b. TSS
Jadwal ini berlaku untuk karyawan produksi, operator listrik, operator kamar mesin dan operator forklift. Karyawan akan mendapatkan lembur otomatis 1 jam pada hari Jumat di jam istirahat kecuali untuk operator listrik, dan 1 jam pada hari Sabtu karena telah melebihi jam kerja 40 jam seminggu.
b. 3 SHIFT : 08.00 – 16.30, 16.30 – 23.30, 23.30 – 08.00
Di PT Nusira yang berada diMedan, jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian crumbing dan milling. Pada bagian ini, hari kerja efektif selama 1 (satu) minggu adalah 5 (lima) hari. Pola hari libur setiap minggunya akan terus berputar ditambah dengan hari libur tetap di hari Minggu (total 2 hari libur setiap minggu). Perputaran jadwal terjadi setiap minggunya di mulai pada hari Senin.
c. 3 SHIFT : 07.00 – 15.00, 15.00 – 23.00, 23.00 – 07.00
Setiap pabrik yang mengadopsi jadwal ini akan melakukan perputaran jadwal kerja setiap minggunya, dimulai pada hari Senin.
a. KU dan KPT
Jadwal ini berlaku untuk bagian security. Apabila terdapat kelebihan jam kerja (>40 jam), maka lembur otomatis akan berlaku selama 2 (dua) jam di hari Sabtu. Hari libur akan terus berputar setiap bulannya dari hari Senin-Minggu.
b. NKP
Berlaku untuk karyawan di bagian produksi.
c. Nusira
Bagian security mengadopsi jadwal ini dan jam istirahat akan dihitung sebagai jam lembur otomatis selama 1 (satu) jam. Pola shift akan dibuat dengan hari libur bergilir setiap minggunya.
d. PS
Karyawan pada bagian operator forklift, bagian laboratorium dan security mengadopsi jadwal kerja ini. Jam istirahat akan secara langsung dihitung sebagai lembur otomatis selama 1 (satu) jam dan pola shift dengan hari libur bergilir setiap minggunya.
d. 3 SHIFT : 07.30 – 15.30, 15.30 – 23.30, 23.30 – 07.30
Jadwal kerja ini berlaku untuk karyawan bagian security pada PT Kirana Sapta dan PT Kirana Prima. Di hari Sabtu, karyawan akan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam karena kelebihan jam kerja. Untuk hari libur akan terus bergeser sesuai perputaran setiap minggunya. Periode perputaran shift di PT Kirana Sapta dimulai pada hari Senin, sedangkan di PT Kirana Prima dimulai pada hari Minggu.
e. 3 SHIFT : 06.00 – 14.00, 14.00 – 22.00, 22.00 – 06.00
Jadwal kerja ini diadopsi bagian security di PT New Kalbar Processor. Perputaran jam kerja terjadi setiap minggunya, tetapi berbeda dengan pabrik lainnya perputaran periode untuk shift yang akan berjalan dimulai pada hari Minggu.
f. 2 SHIFT : 08.00 – 16.00, 21.00 – 05.00
Karyawan bagian produksi di KJP mengadopsi jadwal kerja ini. Khusus untuk jam istirahat akan dihitung sebagai sebagai jam lembur jika diperlukan dengan SPL (Surat Perintah Lembur). Perputaran jadwal kerja terjadi setiap minggunya dimulai pada hari Senin.
g. 2 SHIFT : 08.00 – 16.00, 16.00 – 24.00
Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian produksi, kepala shift dan operator pada PT. KJP.
h. 2 SHIFT : 07.00 – 16.00, 11.00 – 20.00
Jadwal kerja berlaku untuk Office Boy di Head Office. Terdapat pergantian shift dari shift pagi ke shift malam, dimana masing-masing shift mengharuskan karyawan yang bersangkutan untuk melakukan jam kerja
selama 8 (delapan) jam per harinya, disertai dengan jam istirahat selama 1 (satu) jam.
i. 2 SHIFT : 07.00 – 19.00, 19.00 – 07.00 (KW, KPK, NKP)
a. KW
Jadwal ini berlaku untuk security. Karyawan bekerja 6 (enam) hari dalam 1 (satu) minggu, dimana hari liburnya akan berputar setiap minggunya. Setiap shift yang dijalani akan mendapatkan lembur otomatis selama 4 (empat) jam, dengan pengecualian pada hari ke-6 akan mendapatkan lembur otomatis 4 jam + 2 jam, jika pada 5 (lima) hari sebelumnya karyawan yang bersangkutan menjalankan kewajibannya secar penuh sesuai jadwal. Namun, jika pada hari ke-6 (enam) jatuh pada hari libur nasional maka secara otomatis jam kerja akan terhitung sebagai lembur otomatis selama 12 (dua belas) jam dipotong dengan 1 (satu) jam istirahat. Pertukaran antara shift pagi dan shift malam dilakukan setiap minggunya pada hari Senin.
b. KPK
Bagian security pada KPK tidak mendapatkan hari libur sama sekali setiap minggunya dikarenakan personil security yang masih kurang. Setiap kali shift dijalankan, maka secara otomatis karyawan yang bersangkutan akan mendapatkan lembur otomatis selama 4 (empat) jam dan istirahat secara bergantian selama 30 (tiga puluh) menit. Pertukaran antara shift pagi dan shift malam dilakukan setiap 2 (dua) minggu.
c. NKP
Jadwal kerja ini berlaku untuk karyawan dengan status “borongan”. Pergantian shift antara shift pagi dan shift malam akan terjadi setiap minggunya.
j. 2 SHIFT : 08.00 – 20.00, 20.00 – 08.00 (KW)
Jam kerja ini berlaku untuk bagian operator forklift GBJ (Gudang Barang Jadi). Beberapa pengecualian pada jam kerja ini:
1. Operator bekerja dari hari Senin-Sabtu, hanya mendapat jadwal libur pada hari Minggu.
2. Setiap bekerja, operator secara otomatis mendapatkan lembur selama 4 (empat) jam.
3. Pada hari kerja ke-6, setiap operator mendapatkan lembur otomatis 6 jam + 2 jam.
4. Jika pada 5 (lima) hari sebelumnya terdapat hari dimana operator yang bersangkutan tidak dapat memenuhi kewajibannya, maka bonus 2 (dua) jam pada hari ke-6 akan hilang.
5. Bila hari ke-6 jatuh pada hari libur nasional, maka operator mendapatkan lembur otomatis selama 12 (dua belas) jam dikurangi waktu istirahat selama 1 (satu) jam.
k. Non-shift 07.00 – 15.00 (KW, Sapta, Prima, KPK, NKP)
Jadwal kerja ini bersifat tetap dan tidak mengalami perputaran sama sekali dan memberlakukan hari libur di hari Minggu.
a. KW
Jadwal ini berlaku untuk karyawan bagian bersih-bersih dan pembantu mess. Jika hari Sabtu menyelesaikan shift pada jam 15.00, maka lembur otomatis akan didapatkan selama 2 (dua) jam dan jika melaksanakan shift di hari Minggu akan mendapatkan lembur otomatis selama 8 (delapan) jam dikurangi dengan jam istirahat selama 1 (satu) jam (berlaku kelipatan).
b. Sapta, Prima
Karyawan di bagian sortir dan potong bokar mengadopsi jadwal kerja ini dan apabila hasil sortir bokar > 3 ton akan mendapatkan insentif sesuai perjanjian yang telah ditentukan.
c. KPK
Jadwal ini berlaku untuk setiap karyawan, kecuali karyawan bagian security.
d. NKP
Jadwal ini diadopsi oleh karyawan di bagian office pabrik (produksi).
l. Non-shift 08.00 – 16.00 (DWJ, DW, ABL, KW, Sapta, KU, Prima, KJP, NKP, TSS, KPT, KMP, Nusira, PS)
Jadwal kerja ini bersifat tetap dan tidak mengalami perputaran sama sekali dan memberlakukan hari libur di hari Minggu.
a. DWJ dan DW
Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian office pabrik dan pada hari Sabtu berlaku lembur otomatis selama 2 (dua) jam (khusus untuk DW hanya berlaku oleh karyawan dengan status non-staff)
b. ABL
Jadwal kerja diadopsi oleh karyawan bagian kantor, pembelian, quality control dan bagian labolatorium. Khusus hari Sabtu, seluruh karyawan yang menjalankan jadwal kerja ini akan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam dengan SPL (Surat Perintah Lembur), kecuali karyawan di bagian kantor.
c. KW
Jadwal kerja ini berlaku bagi karyawan pada bagian kantor, pembelian, bengkel, gudang, material, gudang bahan baku dan gudang bahan jadi. Pada hari Sabtu seluruh karyawan yang melaksanakan jadwal kerja tersebut akan mendapatkan lembur otomatis jika menyelesaikan shift pada jam 16.00 selama 2 (dua) jam dan apabila karyawan melaksanakan shift pada hari Minggu atau hari libur nasional, maka lembur otomatis selama 8 (delapan) jam akan diberlakukan, dikurangi dengan 1 (satu) jam jam istirahat (berlaku keliapatan).
d. Sapta dan Prima
Jadwal kerja ini berlaku untuk karyawan pada bagian kantor, pembelian, bengkel dan staff dengan level minimal kasie (kepala seksie).
e. KU dan KPT
Karyawan pada bagian kantor dan pembelian menjalankan jadwal kerja ini.
f. KJP, KMP, Nusira dan Pantja Surya
Jadwal ini berlaku pada karyawan bagian office pabrik.
g. NKP
Karyawan bagian office depan dan office kota (depo-tebo) mengadopsi sistem jadwal kerja ini.
h. TSS
Karyawan pada bagian office di pabrik akan melaksanakan jadwal kerja ini dan akan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam di hari Sabtu.
m. Non-shift 08.00 – 17.00 (HO)
Jadwal kerja ini bersifat tetap dan berlaku untuk semua karyawan di Head Office pada hari efektif bekerja (Senin-Jumat). Jam kerja tersebut telah termasuk jam istirahat selama 1 (satu) jam dan jam ibadah pada hari Jumat untuk umat muslim.
Analisis masalah:
1. Penjadwalan karyawan yang diatur dan ditentukan oleh atasan langsung atau personalia/HR Operation mengalami masalah pada jadwal kerja setiap karyawan yang terus berganti (pada periode yang telah ditentukan) tanpa memiliki pola yang tetap dan hal tersebut berpengaruh pada banyak hal, terutama pada perhitungan gaji setiap akhir bulan. Penentuan jadwal kerja karyawan akan lebih baik jika dilakukan di awal ketika karyawan pertama kali diterima dan bekerja dengan memiliki pola jadwal kerja yang berlaku selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan sehingga penentuan tidak dilakukan berulang kali dan dapat dipetakan ke dalam sistem.
2. Jadwal kerja yang tidak berpola akan menimbulkan masalah pada perhitungan gaji karyawan setiap bulannya, terutama pada penghitungan TUL (Tunjangan
Upah Lembur), dimana keperluan lembur sering tidak disesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis.
3. Lembur dilakukan tanpa adanya SPL, atau biasa disebut lembur otomatis. Sebagian pabrik ada yang telah menerapkan pembuatan SPL ketika seorang karyawan perlu melakukan lembur, namun mayoritas memberlakukan lembur otomatis. Lembur otomatis dapat menyebabkan peningkatan pada cost of labour. Jika memang diperlukan, lembur dapat dilakukan dengan membuat SPL terlebih dahulu sebagai validitas jika karyawan yang bersangkutan dibutuhkan untuk mendukung kelancaran proses produksi dengan persetujuan pihak yang berwenang atas perintah SPL tersebut.
4. Terdapat in-konsistensi pada jadwal yang dibuat karena beberapa pabrik masih kekurangan tenaga kerja dan sebagian karyawan harus melakukan long shift, sehingga karyawan harus bekerja di luar jadwal kerja yang telah ditentukan karena kebutuhan dari proses bisnis yang belum dapat diprediksi dan korelasinya dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan.
Requirements:
1. Penyimpanan histori jadwal kerja karyawan. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi adanya kesalahan perhitungan pada periode penggajian yang didasarkan pada banyaknya jam kerja setiap karyawan.
2. Penyimpanan histori jadwal kerja karyawan dengan tujuan untuk membuat laporan yang mungkin dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Sistem secara otomatis dapat menghitung jam kerja di luar jadwal kerja (lembur), sehingga tunjangan dapat dibayarkan pada proses payroll.
4. Jadwal kerja karyawan yang berpola untuk mengurangi kemungkinan terjadinya lembur otomatis.
5. Perhitungan kompensasi maupun benefit yang terkait dengan Time Management dapat secara otomatis dilakukan oleh sistem. Penjadwalan kerja yang baik akan mempermudah dalam proses identifikasi kehadiran dan ketidakhadiran karyawan.Pengelolaan jadwal kerja yang baik dan teratur membantu dalam penentuan benefit bagi setiap karyawan.
6. Perubahan jadwal karyawan atau perubahan shift yang terjadi dapat di-maintain dan disimpan dengan akurat oleh sistem karena akan berdampak pada gaji dan
tunjangan karyawan yang bersangkutan. Hal ini akan mempengaruhi perhitungan gaji dan tunjangan karyawan yang secara otomatis dapat dilakukan oleh sistem. 7. Penentuan jadwal tetap karyawan dapat membantu dalam perhitungan
productivity daripada factory operation, yaitu mengetahui banyaknya karyawan yang dibutuhkan setiap harinya, di setiap divisi/bagian.
3.3.1.2 Proses Bisnis To Be Maintain Work Schedule
Proses bisnis penentuan jadwal karyawan yang akan dijalankan nantinya akan tetap mengadopsi sebagian dari proses bisnis yang sebelumnya, namun work schedule (daily work schedule, period work schedule dan work schedule rule) yang berlaku masing-masing akan menggunakan kode (naming/numbering conventions), contoh kode (naming/numbering conventions) dapat dilihat pada tabel 3.3. Perbedaan proses bisnis terjadi ketika HRIS harus melakukan pengaturan WSR (Work Schedule Rule) sesuai dengan pola jadwal kerja yang diinformasikan oleh bagian personalia/HR Operation pada sistem SAP. Di mulai dengan menentukan daily break schedule untuk work schedule rule yang telah ditentukan. Sistem SAP akan menyimpan daily break schedule yang baru. Kemudian daily work schedule yang cocok akan ditentukan. Daily work schedule menyimpan jadwal kerja harian berikut dengan daily break schedule yang telah ditentukan sebelumnya. Contoh detail mengenai daily work schedule dapat dilihat pada tabel 3.4.
Tabel 3.3 Contoh Kode (Naming / Numbering Conventions) Daily Work Schedule
No Kode DWS Keterangan
1. HOF2 HO Kantor Jumat
2. DWP1 DW Prod Shft1
3. DWB1 DW Breaker Shf1
Tabel 3.4 Contoh Daily Work Schedule Head Office
No DWS Keterangan Hari Jam masuk Mulai break Akhir break Jam pulang
1. HOF1 Head Office Reguler
Senin-Kamis 08.00 12.00 13.00 17.00
2. HOF2 Head Office Jumat Jumat 08.00 11.30 13.00 17.30
3. HOB1 HO OB Reg Shift 1
No DWS Keterangan Hari Jam masuk Mulai break Akhir break Jam pulang
4. HOB2 HO OB Reg Shift 2
Senin-Jumat 11.00 14.00 15.00 20.00
5. HOFF Head Office Off
Sabtu-Minggu
Pola daily work schedule yang telah ditentukan selama satu minggu selanjutnya akan dimasukan ke dalam period work schedule, contoh period work schedule dapat dilihat pada tabel 3.5. Sistem SAP akan menyimpan period work schedule yang telah ditentukan. Pola urutan period work schedule yang telah lengkap, ditambah dengan public holiday calendar yang telah di-define pada sistem SAP akan menghasilkan roster sesuai dengan pola period work schedule, yang disebut sebagai work schedule rule. Contoh work schedule rule dapat dilihat pada gambar 3.8.
Tabel 3.5 Contoh Period Work Schedule
PWS Text Urutan Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
DWBR DW Breaker 0001 DWB1 DWB1 DWB1 DWB1 DWB1 DWB1 DWOF DWBR DW Breaker 0002 DWB3 DWB3 DWB3 DWB3 DWB3 DWB3 DWOF DWBR DW Breaker 0003 DWB2 DWB2 DWB2 DWB2 DWB2 DWB2 DWOF DWPR DW Produksi 0001 DWP1 DWP1 DWP1 DWP1 DWP1 DWP1 DWOF DWPR DW Produksi 0002 DWP3 DWP3 DWP3 DWP3 DWP3 DWP3 DWOF DWPR DW Produksi 0003 DWP2 DWP2 DWP2 DWP2 DWP2 DWP2 DWOF
Work Schedule Rule yang telah tersedia selanjutnya akan di-maintain oleh personalia/HR Operation pada sistem SAP, dengan menggunakan infotype 0007 (Planned Working Time).
Work Schedule yang digunakan sebelumnya pada tabel 3.1 akan tetap diadopsi dengan adanya penambahan dan modifikasi yang akan disesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis. Contoh work schedule yang tetap digunakan pada proses bisnis to be maintain work schedule dapat dilihat pada tabel 3.3.
Dengan adanya work schedule rule, makan penjadwalan kerja karyawan akan memiliki pola yang pasti, sehingga penentuan jadwal kerja hanya perlu sekali dilakukan, kecuali terdapat pergantian daily work schedule yang bersifat sementara sehingga personalia/ HR Operation perlu untuk me-maintain dengan menggunakan infotype 2003 (Substitution).
3.3.2 Substitution
Jika ada kebutuhan untuk melakukan perubahan jadwal kerja karyawan untuk sementara baik permintaan dari karyawan yang ingin melakukan perubahan terhadap jadwal kerja karyawan yang bersangkutan maupun dari perusahaan terkait dengan kelancaran proses produksi yang ada di pabrik, maka akan dilakukan proses perubahan sementara (Substitution). Namun, jika perubahan jadwal kerja bersifat jangka panjang maka dapat dilakukan perubahan terhadap work schedule rule.
3.3.2.1 Proses Bisnis As Is Maintain Substitution
Jika karyawan mengajukan perubahan jadwal kerjanya maka karyawan tersebut harus meminta persetujuan dari atasan langsung. Jika atasan langsung setuju terhadap perubahan yang diajukan, karyawan baru dapat melakukan perpindahan jadwal kerja. Kemudian, atasan langsung akan membuat rekapitulasi atas perubahan jadwal kerja sementara yang ada dan memberikan rekapitulasi tersebut kepada bagian HRD di Head Office sebelum proses penggajian/pembayaran upah (payroll) dilaksanakan. Activity diagram dari proses bisnis as is membuat substitution dapat dilihat pada gambar 3.9.
Keterangan:
1. Proses pengajuan pergantian jam kerja sementara dapat bermula dari karyawan jika karyawan yang bersangkutan berhalangan hadir.
2. Proses pembuatan pergantian jam kerja sementara dapat bermula dari atasan langsung jika jam kerja karyawan tidak produktif atau dapat mengganggu kelancaran proses produksi.
3. Rekapitulasi pergantian kam kerja sementara karyawan dibuat oleh atasan langsung setiap bulan sebelum periode payroll yang diserahkan ke HRD di Head Office.
Analisis masalah:
Proses pembuatan rekapitulasi pergantian jam kerja sementara karyawan masih dilakukan manual oleh masing-masing atasan langsung, dimana peluang terjadinya human error cukup besar dengan banyaknya data pergantian baik bagi atasan langsung maupun bagi bagian HRD yang harus melakukan proses payroll. Selain itu, tidak ada histori pergantian jam kerja sementara karyawan, dimana ketika laporan dibutuhkan akan sulit untuk mengumpulkan data yang diperlukan terkait dengan substitution.
Requirements :
1. Sistem dapat melakukan perubahan jadwal kerja karyawan apabila terdapat permintaan pergantian shift. Hal ini dapat dilakukan dengan men-create substitution.
2. Sistem dapat memberikan informasi perubahan shift yang terjadi, baik berupa pergantian daily work schedule maupun work schedule rule yang bersifat sementara berupa report. Report kehadiran karyawan diharapkan juga dapat memberikan informasi bila karyawan melakukan pergantian daily work schedule tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
3. Ketika terjadi perubahan pada jadwal kerja karyawan, sistem dapat melakukan update terhadap jadwal kerja karyawan dan terdapat data yang disimpan terkait dengan pergantian jadwal tersebut.
4. Informasi mengenai perubahan jadwal karyawan dapat diberikan dalam bentuk rekapitulasi pada saat periode payroll.
telah ditetapkan, apakah telah sesuai ataupun terdapat perubahan pada jadwal kerja karyawan dengan melakukan linkage dengan mesin fingerscan.
6. Sistem diharapkan dapat mengidentifikasi kapan perubahan jadwal sementara dimulai dan diakhiri serta mengubahnya kembali ke jadwal semula.
3.3.2.2 Proses Bisnis To Be Maintain Substitution
Proses bisnis to be membuat substitution akan tetap mengadopsi proses bisnis sebelumnya. Namun, setelah disetujui karyawan yang bersangkutan perlu mengisi surat pergantian shift, lalu diserahkan ke personalia/ HR Operation. Personalia/HR Operation perlu untuk me-maintain pergantian jam kerja pada sistem SAP melalui infotype 2003 (Substitution). Personalia/HR Operation perlu untuk memasukan NIK karyawan yang bersangkutan dan periode untuk pergantian jadwal kerja yang diinginkan. Untuk pergantian jadwal kerja satu hari dan tidak memiliki pola maka personalia/HR Operation akan memasukan daily work schedule. Dan jika pergantian jadwal kerja dibuat selama periode tertentu dan memiliki pola, maka personalia/HR Operation akan memasukan work schedule rule. Selanjutnya, sistem SAP akan menyimpan substitution yang telah dilakukan.
Perhitungan pergantian hari kerja akan dilakukan pada proses time evaluation, dimana report yang dihasilkan akan digunakan dalam menghitung upah yang terkena pengaruh atas pergantian jam kerja, premi hadir, uang trasnportasi, uang makan yang akan diterima oleh karyawan bersangkutan.
3.3.3 Overtime
Lembur (overtime) dapat didefinisikan sebagai jam kerja yang dilakukan karyawan di luar ketentuan waktu kerja karyawan. Waktu kerja karyawan yang dimaksud adalah jadwal kerja yang telah ditentukan oleh atasan langsung, dimana jam kerja setiap minggunya maksimal 40 jam efektif kerja.
Jika terdapat karyawan yang melakukan lembur baik lembur yang diperintahkan atasan maupun lembur otomatis (karena adanya kelebihan 40 jam seminggu dari jadwal kerja seperti yang ada di peraturan perusahaan) maka karyawan akan mendapatkan hak atas lembur yang dilakukan dengan dibayarnya upah lembur oleh perusahaan. Upah lembur tersebut hanya dibayarkan kepada karyawan yang memiliki status non-staff.
3.3.3.1 Proses Bisnis As Is Maintain Overtime
Pengajuan lembur dapat berasal dari karyawan maupun atasan langsung. Untuk perintah lembur dari atasan langsung, setelah diterima oleh karyawan, atasan langsung akan membuat Surat Perintah Kerja Lembur (SPL) yang akan dilaksanakan oleh karyawan yang bersangkutan. Namun, untuk pengajuan permohonan lembur oleh karyawan, SPL akan dibuat sendiri oleh karyawan dengan persetujuan atasan langsung. Karyawan melaksanakan lembur sesuai dengan SPL yang telah dibuat atau berdasarkan lembur otomatis yang didapat. Untuk saat ini, SPL yang dibuat oleh karyawan atau oleh atasan langsung digunakan sebagai dasar pembayaran TUL (Tunjangan Upah Lembur), sedangkan hasil absensi kehadiran karyawan (clock in-clock out) di time device tidak digunakan sebagai dasar pembayaran TUL, Ketentuan TUL yang berlaku saat ini dapat dilihat pada tabel 3.6. Di setiap akhir bulan, atasan akan membuat laporan rekapitulasi atas banyaknya lembur yang dilakukan. Laporan tersebut akan diberikan kepada HRD di Head Office untuk dihitung dan dibayarkan sebelum proses penggajian/pembayaran upah (payroll). Activity diagram untuk proses bisnis as is maintain overtime dapat dilihat pada gambar 3.10.
Keterangan:
a. Proses overtime dengan membuat SPL dapat bermula dari karyawan jika karyawan tersebut merupakan karyawan office.
b. Proses overtime dengan membuat SPL dapat bermula dari atasan langsung jika karyawan yang melakukan lembur merupakan karyawan pabrik.
c. Lembur otomatis dapat terjadi jika jadwal kerja karyawan yang dijadwalkan oleh atasan melebihi 40 jam dalam seminggu.
d. Perhitungan jam lembur akan dilakukan sistem round up ke 1 jam terdekat.
Tabel 3.6 Ketentuan TUL (Tunjangan Upah Lembur)
Analisis masalah:
1. Proses pemberlakuan lembur tanpa menggunakan SPL atau lembur otomatis dapat mengancam validitas data. Sebaiknya lembur dapat dilakukan dengan SPL yang dibuat untuk menjaga konsistensi penilaian karyawan yang dianggap bekerja lembur.
2. Perhitungan jam lembur hanya dilihat dari data SPL atau dari jadwal lembur otomatis karyawan dan tidak dilakukan cross check terhadap absensi actual di time device, hal ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara rencana kerja lembur dengan kerja lembur yang dilakukan serta dapat mempengaruhi besarnya TUL yang dibayarkan. Sebaiknya dilakukan cross check antara SPL dengan data absensi actual karyawan sehingga jam lembur yang dilakukan lebih akurat sesuai dengan rencana kerja lembur.
3. Pembuatan laporan lembur dibuat manual oleh masing-masing atasan langsung, dimana peluang terjadinya human error akan cenderung lebih tinggi, kesalahan dalam pencatatan lembur dapat berakibat kesalahan dalam proses payroll oleh HRD. Sebaiknya proses pencatatan lembur dapat menggunakan bantuan sistem untuk dapat menghasilkan laporan yang akurat.
Waktu Lembur Jam Upah Lembur
Hari Kerja Biasa Jam ke I 1.5 x upah / jam
Jam ke II 2 x upah / jam
Hari Libur / istirahat mingguan
Jam ke I s/d VII atau ke V *)
2 x upah / jam Jam ke VIII atau ke
VI *)
3 x upah / jam Jam ke IX-dst atau ke
VII-dst *)
Requirements:
1. Rencana jam kerja lembur sesuai dengan data absensi kehadiran (clock in-clock out) karyawan pada time device.
2. Sistem dapat melakukan perbandingan antara SPL dan absensi kehadiran (clock in-clock out) sehingga upah lembur yang akan diterima sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dimana hal tersebut dapat membantu perusahaan menekan biaya terhadap pengeluaran upah lembur yang tidak seharusnya.
3. Perhitungan TUL akan lebih akurat dan valid, dimana hasil absensi kehadiran karyawan (clock in-clock out) akan dijadikan landasan untuk perhitungan TUL. 4. Histori data lembur karyawan dapat disimpan.
5. Mendeteksi lembur yang dilakukan karyawan pada hari biasa, hari libur, hari libur nasional karena akan mempengaruhi TUL yang didapat oleh karyawan. 6. Perhitungan TUL dapat secara otomatis dilakukan oleh sistem dengan
menampilkan analisa jumlah jam lembur dan faktor pengali, dimana memiliki ketentuan TUL yang berbeda-beda, dan menghasilkan report.
7. Perhitungan jam lembur dapat dijadikan data untuk menganalisis produktivitas pada setiap pabrik.
3.3.3.2 Proses Bisnis To Be Maintain Overtime
Proses bisnis to be maintain overtime akan tetap mengadopsi proses bisnis sebelumnya. Penambahan terjadi ketika SPL yang dibuat telah disetujui oleh atasan langsung atau karyawan yang bersangkutan, personalia/HR Operation harus me-maintain attendance quota (overtime) di sistem SAP. Dengan memasukan NIK karyawan dan infotype 2007 (Attendance Quota), lalu periode lembur yang telah ditentukan di-input sesuai dengan SPL yang telah disetujui, quota type yang perlu untuk dipilih adalah overtime. Setalah proses ini selesai, maka jam kerja lembur karyawan telah tersimpan di sistem SAP.
Untuk perhitungan TUL, pembayaran upah lembur akan didasarkan berdasarkan hasil cross check antara SPL dengan absensi kehadiran karyawan (clock in-clock out). Terdapat dua kemungkinan yang terjadi ketika cross check dilakukan: a. Data SPL lebih panjang dari pada data time device
Jika hal ini terjadi, jam yang akan dihitung sebagai dasar perhitungan TUL adalah data yang didapat pada time device. Dapat dilihat pada gambar 3.11 bahwa data yang dicatat pada SPL lebih panjang daripada data di time device.
Gambar 3.11 Simulasi Overtime (data SPL lebih panjang daripada data time device)
b. Data SPL lebih pendek daripada data time device
Jika hal ini terjadi, jam yang akan dihitung sebagai dasar perhitungan TUL adalah data yang didapat pada SPL. Dapat dilihat pada gambar 3.12 bahwa data yang dicatat pada SPL lebih pendek daripada data di time device.
Gambar 3.12 Simulasi Overtime (data SPL lebih pendek daripada data time device)
Perhitungan TUL akan tetap menggunakan ketentuan yang sama dengan ketentuan sebelumnya (faktor pengali jam kerja lembur), kecuali terdapat perubahan dari manajemen perusahaan. Namun, untuk jam kerja lembur yang dihitung dimana sebelumnya menggunakan sistem round up ke 1 jam akan berubah menjadi perhitungan waktu secara actual. Contoh : 1 jam 42 menit, tidak akan di- round up menjadi 2 jam, melainkan tetap 1 jam 42 menit.
3.3.4 Absence
Absence dapat diartikan sebagai ketidakhadiran karyawan karena alasan pribadi, atau dapat juga disebut dengan cuti. Setiap karyawan memiliki hak cuti masing-masing, tetapi dengan ketentuan yang telah disesuaikan.
3.3.4.1 Proses Bisnis As Is Maintain Absence
Karyawan yang ingin mengambil cuti harus mengajukan permohonan cuti kepada atasan langsung. Kemudian atasan akan mempertimbangkan permohonan cuti
yang diminta oleh karyawan. Jika disetujui oleh atasan langsung, maka karyawan akan melaporkan pengambilan cuti kepada HRD.
Bagian HRD akan mengecek apakah karyawan yang mengajukan cuti tersebut telah berhak mendapat jatah cuti atau tidak. Karyawan yang telah mendapat jatah cuti sehingga berhak mengajukan cuti akan dicek kembali apakah kuota cutinya masih mencukupi atau tidak. Bagi karyawan yang kuotanya masih mencukupi maka karyawan akan dikonfirmasi persetujuan atas cuti yang diajukan.
Bagi karyawan yang belum mendapat jatah cuti karena belum bekerja selama 12 (dua belas) bulan terus menerus sejak penerimaannya pertama kali sebagai karyawan maka bagian HRD akan mengecek apakah karyawan tersebut dapat meminjam cuti/hutang cuti. Jika karyawan tersebut dapat meminjam cuti maka kuota hutang cuti karyawan akan dikurangi oleh bagian HRD dan bagian HRD akan mengkonfirmasi persetujuan cuti yang diajukan oleh karyawan. Atasan akan membuat laporan hasil ketidakhadiran karyawan di setiap akhir bulan dan akan memberikannya kepada bagian HRD untuk dihitung dan dikurangi sebelum proses penggajian/pembayaran upah. Activity diagram untuk proses bisnis as is maintain absence dapat dilihat pada gambar 3.13.
