Studi Kasus: Lembaga Kursus
Tn Rizki mendirikan usaha yang bergerak dibidang jasa di tahun 2010. Berikut data perusahaan: Nama Perusahaan : Lembaga Kursus RZB
Alamat Perusahaan : Jl. Veteran No. 7
Kota : Jakarta
Negara : Indonesia
Kode Pos : 13650
Lembaga kursus ini memberikan jasa kursus baik secara reguler maupun private. Pada saat pendaftaran, calon siswa hanya membayar uang jasa kursus tidak termasuk modul. Modul dijual kepada calon siswa diluar dari biaya kursus. Modul kursus yang akan dijual ke siswa dibeli dari vendor percetakan modul(perusahaan menyediakan persediaan modul).
Dalam struktur organisasi perusahaan, Tn Rizki dibantu oleh para pegawai terdiri atas satu orang bagian marketing, satu orang bagian service, satu orang tenaga bagian keuangan/akuntansi/administrasi dan tiga pengajar.
Latihan :
Buatlah akun perusahaan untuk lembaga kursus RZB dengan pilihan bidang usaha Jasa Lembaga Kursus (Periode 2013)
Edit akun 120-10 Bank menjadi Bank BCA
Edit akun 510-10 Gaji Guru menjadi Gaji Pengajar
Buatlah akun baru dengan
-Kode akun : 140-01 (Persediaan Modul) Klasifikasi : Persediaan
-Kode akun : 210-56 (Hutang Usaha) Klasifikasi : Hutang Gaji
-Kode akun : 410-16 (Pendapatan Penjualan Modul) Klasifikasi : Pendapatan Usaha
-Kode : 410-21 (Retur Penjualan) Klasidikasi : Pendapatan usaha
-Kode akun : 510-51(Biaya Pembelian Modul) Klasifikasi : Biaya Usaha
Pada awal tahun 2013, lembaga ini bermaksud membuat laporan keuangannya dengan menggunakan Zahir Accounting. Berikut kebijakan akuntansi perusahaan :
1. Periode Akuntansi mulai bulan Januari – Desember
2. Pencatatan persediaan menggunakan sistem perpetual dan penilaian menggunakan metode FIFO
3. Dana kecil ditetapkan sebesar Rp 2.500.000 untuk Kas Kecil. 4. Untuk pembelian dan penjualan menggunakan dana Kas 5. Rekonsiliasi Bank digunakan setiap akhir bulan
6. Diadakaan tutup buku akhir bulan 7. Sistem Pengkodean :
a. Faktur Pembelian : tergantung supplier b. Faktur Penjualan : FP
c. Kas Keluar : KK
d. Kas Masuk : KM
A. Informasi Umum tentang Perusahaan
65
Pada dasarnya langkah-langkah untuk membuat data perusahaan jasa sama dengan perusahaan dagang.
1. Membuat saldo awal
Diawal tahun 2013, lembaga ini sudah mempunyai saldo akhir neraca 31 Desember 2012 untuk saldo awal tahun periode 2013.
Untuk mengisi saldo awal : Setting > Saldo awal > Saldo awal akun Data Saldo Akhir Desember 2012 Akun (Perkiraan) Saldo Debet Akun
(Perkiraan) Saldo Kredit
Kas Rp8.000.000 Hutang Usaha Rp3.800.000 Kas Kecil Rp2.500.000 Bank BCA Rp25.000.000 Hutang Bank Rp10.600.000 Piutang Usaha Rp5.000.000
Sewa dibayar dimuka Rp2.500.000 Persediaan modul Rp1.200.000
Modal Disetor Rp76.800.000
Peralatan Rp70.000.000
Akum Peny Peralatan (Rp29.727.000)
Kendaraan Rp15.000.000
Laba Ditahan Rp3.998.000 Akum Penyusutan
Kendaraan (Rp4.275.000)
2. Membuat data Customer, Vendor, Employee
Perusahaan juga mempunyai data-data pelanggan, pemasok dan karyawan beserta saldo piutang dan utang akhir desember 2012
Langkah membuat data Customer: Data-data > data nama alamat > klik baru Data - data
Perhatikan untuk tipe, hal ini yang membedakan apakah pelanggan, pemasok dan karyawan dan tentukan jenisnya apakah perusahaan atau personal. Kemudian isikan data dan klik rekam
3. Membuat saldo awal Piutang usaha
Masih berdasarkan data diatas, buatlah langkah untuk membuat saldo akhir piutang 31 desember 2012 setiap customer
No ID Nama Tipe Jenis Jabatan Saldo
Awal
Faktur 1 C01 PT Dimas Sentosa Customer Company 3.000.000 INV-01
2 C02 SMK 7 Customer Company 1.500.000 INV-02
3 C03 Peserta Kelas
Reguler Customer Personal 500.000 INV-03
4 C04 Peserta Kelas Private
Customer Personal 0,-
5 V01 PT. Printext Vendor Company 1.800.000 FVP-01
6 V02 PT. Komputa Vendor Company 2.000.000 FVK-02
7 E01 Hasbi Employee Pengajar
8 E02 Raissa Employee Pengajar
9 E03 Ibrahim Employee Pengajar
10 E04 Nunik Employee Administrasi
11 E05 Fauzan Employee Marketing
12 E06 Ari Employee Service
66
Langkah : Setting > saldo awal > saldo awal piutang usaha > klik baru Tampilan untuk saldo awal piutang usaha
4. MembuatSaldo awal Hutang Usaha
Masih berdasarkan data diatas, buatlah langkah untuk membuat saldo akhir piutang 31 desember 2012 setiap vendor
Langkah : Setting > saldo awal > saldo awal hutang usaha > klik baru Tampilan untuk saldo awal hutang usaha
5. Persediaan Modul
Dalam kasus ini, perusahaan menjual modul untuk setiap siswa yang mendaftar kursus(karena biaya kursus tidak termasuk modul). Modul ini dibeli dari pihak vendor khusus yang mencetak modul. Sebelum membuat persediaan modul ada beberapa langkah yang harus dilakukan.
5.1.Membuat satuan
Sebelum membuat daftar modul yang akan dijual, terlebih dahulu membuat satuan yang digunakan. Buat kode satuan berupa buah
Langkah : Persediaan > Satuan pengukuran > klik baru
5.2.Membuat kelompok produk
Setelah membuat satuan, langkah selanjutnya membuat kelompok barang yang berguna untuk mengelompokkan data barang/produk
67
Gambar C.1 Data Kelompok barang 5.3.Membuat PPN
Setiap pembelian dan penjualan dikenakan ppn 10% maka membuat daftar pajak terlebih dahulu Langkah: Data master > data pajak > klik baru
Gambar C.2 Data Pajak (PPN)
5.4.Membuat Persediaan Modul
Setelah data-data yang diperlukan telah disiapkan, maka langkah selanjutnya membuat data Modul (persediaan)
68
Daftar Persediaan ModulKode Nama Modul Qty Satuan Beli Jual
MDL-ZHR Zahir Accounting 2 Buah 30.000 40.000
MDL-PJK Perpajakan Brevet A & B 10 Buah 45.000 55.000 MDL-PPA Paket Pemrograman Akuntansi Excel 10 Buah 28.000 38.000 MDL-WPF Web Programming Fundamental 7 Buah 30.000 40.000 MDL-WPD Web Programming Development 5 Buah 40.000 50.000 Langkah : Klik Modul Data-Data > Data Produk > Klik baru
Gambar C.3 Data Barang/Persediaan 5.5.Saldo awal Persediaan
Setelah memasukkan data program modul, maka selanjutnya adalah mengisi saldo awal persediaan modul.
Langkah : Setting > saldo awal > saldo awal persediaan > klik baru
69
6. Saldo awal aktiva (Daftar harta tetap)Perusahaan ini mempunyai data harta tetap sebagai berikut
Aktiva Harga Perolehan Nilai residu Pembelian Umur Ekonomis
Peralatan
Komputer Rp 65,800,000.00 3.290.000 7-Nov-10 5 tahun
Printer Rp 1,500,000.00 150.000 8-Nov-10 5 tahun
AC Rp 2,700,000.00 135.000 20-Nov-10 5 tahun
Kendaraan
Motor Rp 15,000,000.00 750.000 2-Jan-10 10 tahun
Langkah : Data-data > data harta tetap > klik baru
Keterangan:
Nama, Diisi dengan nama aktiva tetap.
Kelompok, Diisi dengan kategori/kelompok barang. Klik gambar mouse disebelah kanan kolom untuk
memilih jenis kelompok asset.
No. #, Diisi dengan nomor referensi /kode asset. Contoh menunjukkan diisi dengan nomor plat
kendaraan.
Departemen, Diisi dengan nama departemen dimana kelompok barang tersebut berada. Klik
gambar mouse disebelah kanan kolom untuk memilih departemen.
Tanggal Beli, Diisi dengan tanggal pembelian barang. Klik gambar kalender disebelah kanan kolom
untuk menentukan tanggal pembelian.
Harga Beli, Diisi dengan harga pembelian aktiva tetap tersebut.
Nilai Residu, Diisi dengan nilai sisa/nilai harga jual setelah umur ekonomis habis.
Umur Ekonomis, Diisi dengan umur manfaat suatu aktiva tetap.
Lokasi, Diisi dengan lokasi harta tetap berada (tidak harus diisi).
Akumulasi Beban, Diisi dengan nilai beban penyusutan selama periode aktiva digunakan.
Beban Per Tahun Ini, Diisi dengan beban penyusutan yg dibebankan dalam masa periode tahun
akuntansi.
Terhitung Tanggal, Diisi dengan tanggal dimana aktiva pertama kali digunakan/dibeli.
Nilai Buku, Nilai aktiva tetap setelah dikurangi dengan akumulasi penyusutan.
Beban Perbulan, Diisi dengan biaya akumulasi penyusutan pada bulan periode akuntansi berjalan.
Opsi Tanggal Perolehan diatas tanggal 15 dibebankan pada bulan berikutnya, Beri tanda check mark
bila tanggal perolehan aktiva tetap setelah tanggal 15, maka beban penyusutannya akan dibebankan pada bulan berikutnya.
70
Perusahaan memiliki daftar kursus yang dibuka beserta harganya, daftar ini hanya sebagai informasi untuk mengetahui biaya per paket pada saat ada calon siswa yang mendaftar.
Berikut transaksi yang terjadi pada bulan januari 2013 1) Dokumen 1 Perusahaan membayar uang sewa ruko
Analisa : Perusahaan bayar sewa gedung selama 1 tahun
Pembahasan : Transaksi ini menggunakan akun sewa dibayar dimuka (pendekatan harta) Langkah : Kas & Bank Kas Keluar
2) Dokumen 2 Membeli perlengkapan kantor
71
Analisa : Pembelian Perlengkapan KantorPembahasan : Transaksi ini merupakan pembelian perlengkapan kantor untuk digunakan keperluan kantor, bukan untuk dijual. Tidak ada PPN, Tidak secara kredit (LUNAS), maka bisa dilakukan di kas&bank
Langkah : Kas & Bank Kas Keluar
3) Dokumen 3 Penerimaan piutang dari siswa kelas reguler
Analisa : Penerimaan Piutang Usaha dari penjualan kredit
Pembahasan : Transaksi ini merupakan penerimaan piutang dari customer, berarti masuk ke penjualan.
Langkah : Penjualan pembayaran piutang usaha
72
Analisa : Pembayaran hutang sebagian kepada PT Komputadari pembelian kredit Pembahasan : Transaksi ini ada kaitannya dengan pembelian sebelumnya sehingga masuk
ke pembelian.
Langkah : Pembelian Pembayaran hutang usaha
5) Dokumen 5 Perusahaan membeli modul zahir accounting pada PT Printext
Analisa : Perusahaan membeli modul sebagai persediaan barang secara tunai.
Pembahasan : Karena transaksi ini merupakan pembelian barang dagang, maka masuk kedalam pembelian (ceklist invoice) dan dilakukan secara tunai (ceklist tunai).
Langkah : Pembelian Input Pembelian
6) Dokumen 6 Menerima pendaftaran siswa kelas regular
Invoice : untuk menambah/mencatat persediaan barang Tunai : untuk pembelian secara tunai
73
Analisa : Perusahaan Menerima pendapatan jasa dari 1. Uang pendaftaran (jasa) [email protected] =500.000 dibayar tunai 2. Uang Kursus Web (jasa) [email protected] = 7.000.000 dibayar 50%
3. Uang yang diterima 500.000(uang daftar) + 3.500.000(uang kursus) = 4.000.000
Pembahasan : Untuk transaksi pendaftaran dan pembayaran jasa masuk ke penjualan.
Langkah : Penjualan Pengiriman Barang (invoice) 7) Dokumen 7 Membayar hutangnya pada PT Printext
Analisa : Pembayaran hutang lunas dari pembelian secara kredit
Pembahasan : Kaitannya dengan pembelian kredit yang lalu, maka masuk ke pembelian. Langkah : Pembelian Pembayaran hutang usaha
8) Dokumen 8 Menerima cicilan dari 5 siswa kelas regular
Invoice : sebagai pencatatan/pengakuan pendapatan Jasa : transaksi penjualan jasa
74
Analisa : Penerimaan Piutang dari pendapatan jasa (uang kursus)
Pembahasan : Pada saat pendaftaran, biaya kursus hanya dibayar 50%, oleh karena itu pembayaran Selanjutnya adalah cicilan pelunasan
Langkah : Penjualan Pembayaran piutang
9) Dokumen 9 Perusahaan membeli modul kepada PT Komputa secara kredit
Analisa : Pembelian persediaan modul secara kredit
Pembahasan : Karena Perusahaan membeli barang secara kredit, maka hanya invoice yang diberi tanda checkmark
75
10)Dokumen 10 Perusahaan membuat retur pembelianAnalisa : Retur Pembelian barang dagang kepada supplier PT.Komputa
Pembahasan : Retur pembelian ini berasal dari pembelian kredit, oleh karena itu hanya Invoice yang diberi tanda checkmark. Isi data sesuai dengan soal, kemudian klik mouse yang ada di catatan atas retur dan credit/debit memo
Langkah :
- Pembelian Retur Pembelian
- Klik NO PO untuk melakukan PO yang ingin dikembalikan kepada pemasok - Klik catatan atas retur , jika ingin mencatat informasi penyebab barang di retur
76
Analisa : Pengambilan uang pribadi oleh pemilikPembahasan : Transaksi ini diluar mengurangi kas kecil perusahaan Langkah : Kas&Bank > Kas keluar
12) Dokumen 12 Membayar gaji 3 pengajar melalui Bank BCA
Analisa : Perusahaan membayar gaji karyawan 3 @ 1.500.000 + lembur 200.000 = 4.700.000 Pembahasan : untuk mengeluarkan gaji karyawan mengurangi kas yang ada di bank, dengan
memasukkan data pengajar satu persatu. Rincian gaji dapat menggunakan catatan (tekan tombol F5)
Langkah : Kas&Bank > Kas keluar
77
Analisa : Perusahaan menerima pendapatan jasa dari 1. Uang pendaftaran 2 @ 100.000 = 200.000 tunai 2. Uang kursus 2 @ 1.500.000 – 2% = 2.940.000 tunai
Pembahasan : Transaksi adalah pembayaran jasa untuk pendaftaran dan biaya kursus secara tunai. Oleh karena itu Invoice(untuk posting ke buku besar),
jasa(karena bersifat jasa), dan tunai(dibayar cash) diberi tanda. Langkah : Penjualan > Pengiriman Barang (Invoicing)
14)Dokumen 14 Perusahaan menerima uang pendaftaran penjualan modul dari siswa private
Analisa : Penjualan barang dagang secara tunai
Pembahasan : Transaksi penjualan modul dapat dilakukan di modul penjualan beserta PPN. Ceklist Invoice untuk posting ke buku besar dan ceklist tunai untuk pembayaran cash.
78
15)Dokumen 15 AJP gaji yang harus dibayar sebanyak 3 karyawan
Analisa : Pencatatan gaji yang belum dibayar, dan akan dibayar awal bulan berikutnya Pembahasan : Transaksi ini belum mengeluarkan uang, baru pencatatannya saja. Oleh karena itu
Beban gaji bertambah di debit dan hutang gaji bertambah dikredit karena ada pembiayaan gaji yang belum dibayar.
Langkah : Buku Besar Transaksi Jurnal Umum
PENYUSUTAN
Diakhir bulan, perusahaan melakukan penyusutan harta tetap: Data-data > data harta tetap > kemudian klik penyusutan, maka beban penyusutan bulan januari akan terhitung seperti dibawah ini
Tombol ini berfungsi sebagai gambaran untuk memperoleh gambaran perhitungan penyusutan per bulannya. Klik tombol ini jika ingin melakukan penyusutan secara manual
Tombol ini dapat diklik berulang-ulang tanpa perlu khawatir terjadi double perhitungan. Perhitungan akan berubah jika periode akuntansi telah berubah karena tutup buku bulanan.
Beban penyusutan tidak perlu dilakukan secara manual dengan menggunakan tombol ini setiap bulannya, karena Zahir akan menghitungnya secara otomatis saat Anda melakukan proses tutup buku bulanan.
79
1. Laporan laba rugi :Laporan > laporan keuangan > laporan standar > laba rugi standar 2. Neraca standard :
laporan > laporan keuangan > neraca standard 3. Daftar seluruh Jurnal:
laporan > buku besar > Daftar jurnal semua transaksi
D. Laporan yang dihasilkan di bulan januari 2013
Dosen dan Mahasiswa diskusi tentang laporan yang terbentuk
1. Bagaimana cara melihat salesman yang melakukan penjualan paling banyak? 2. Bagaimana cara melihat produk yang paling kritis pada bulan tersebut ?
3. Bagaimana caranya agar produk dapat di ingatkan secara otomatis ketika produk mencapai batas minimum yang telah ditetapkan perusahaan?
4. Produk apa yang palling laris?