HASIL DAN PEMBAHASAN
KOLEKSI PERPUSTAKAAN
4.2. Analisis Pengendalian T
4.2.1. Plan and organise (PO)
Untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian bisnis penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu pelayanan prima, proses plan and organise membutuhkan strategi taktis yang dapat menentukan arah kebijakan dalam pemanfaatan dan pengelolaan TI.
4.2.1.1. Define a Strategic IT Plan
Pendefinisian terhadap perencanaan strategis TI yang dibutuhkan dalam pembangunan dan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian telah dilakukan dengan cara menyusun grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Untuk melengkapi dokumen tersebut telah disusun modul pembinaan pengelolaan perpustakaan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.
4.2.1.2. Define the Information Architecture
Pendefinisian terhadap arsitektur informasi dilakukan dengan mengadaptasi arsitektur sebelumnya yang sudah dibangun dan berjalan dalam pelaksanaan layanan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian. Setiap perpustakaan di UK/UPT melayani pengguna internal yaitu peneliti, penyuluh, dan perekayasa maupun pengguna eksternal yaitu masyarakat umum. Database di setiap perpustakaan UK/UPT merupakan bagian dari katalog induk yang dikelola oleh PUSTAKA yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk majalah.
4.2.1.3. Determine Technology Direction
Perpustakaan UK/UPT sudah lama berusaha menerapkan teknologi informasi untuk mengelola sistem perpustakaan sehari-hari. Mulai dari sistem pengembangan koleksi, pengolahan, sampai layanan kepada pengguna sudah dicoba untuk dilakukan. Dalam menerapkan teknologi informasi, perpustakaan yang dikelola UK/UPT Badan Litbang Pertanian saat ini menggunakan aplikasi free closed source software maupun free open source software untuk pengelolaan sistem otomasi perpustakaannya. Namun kemajuannya tidak merata di seluruh perpustakaan UK/UPT. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas sumberdaya manusia pengelola perpustakaan dalam penerapan teknologi informasi untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Untuk mengatasi keterbatasan ini, PUSTAKA setiap tahun telah mengadakan pelatihan bagi pengelola perpustakaan UK/UPT dalam pemanfaatan teknologi informasi.
4.2.1.4. Define the IT Processes, Organisation and Relationships
Pendefinisian proses TI, organisasi, dan hubungannya sebagian besar sudah dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian. Salah satunya adalah adanya pembagian tugas antara fungsi TI yang memiliki tugas menyediakan TI dan bagian lainnya yang memiliki tugas untuk mengelola koleksi perpustakaan.
4.2.1.5. Manage the IT Investment
Sejak dibangunnya perpustakaan Badan Litbang Pertanian, investasi TI merupakan salah satu kebutuhan perpustakaan yang membutuhkan anggaran yang cukup besar. Investasi yang telah dilakukan diantaranya adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan koleksi e-journal yang dilanggan. Walaupun dalam pelaksanaannya investasi tersebut masih jauh dari kebutuhan ideal yang disusun dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Namun Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait telah berusaha memperbaiki kondisi yang ada dengan cara menyediakan anggaran yang sesuai untuk pengadaan alat-alat TI yang dibutuhkan maupun menambah jumlah e-journal
yang dilanggan.
4.2.1.6. Communicate Management Aims and Direction
Untuk mendapatkan keselarasan antara keinginan pihak manajemen dan kebutuhan pengelola perpustakaan dibutuhkan komunikasi yang terus menerus. Sampai saat ini PUSTAKA telah cukup intens menjembatani komunikasi antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan. Dampak yang ditimbulkan dari keselarasan antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan salah satunya adalah adanya perhatian pimpinan ke perpustakaan di UK/UPT dalam bentuk alokasi dana untuk pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian setiap tahunnya yang memberikan peluang bagi pustakawan untuk meningkatkan fasilitas dan kemampuan kapasitas komputer dan alat terkait lainnya di perpustakaan.
4.2.1.7. Manage IT Human Resources
UK/UPT sudah memiliki pembagian tugas yang jelas terhadap sumberdaya manusia yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan yaitu sumberdaya yang bertanggungjawab mengolah dan mengelola koleksi perpustakaan maupun sumberdaya yang bertanggungjawab mengelola TI yang dibutuhkan oleh perpustakaan UK/UPK. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh UK/UPT sampai saat ini masih dibawah kondisi ideal yang diharapkan. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki
rata-rata 3 orang per UK/UPT. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang. Jumlah sumberdaya manusia pengelola TI yang dimiliki sampai saat ini sudah cukup ideal dengan kisaran 2 orang per UK/UPT. Namun ada beberapa UK/UPT yang belum memiliki pengelola TI diantaranya adalah BPTP NAD, Bali, dan Papua Barat.
4.2.1.8. Manage Quality
Kondisi saat ini untuk proses pengelolaan kualitas adalah secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI dan telah mengkomunikasikan sistem tersebut kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan kepada staf dan manajemen yang terlibat. Dalam pengembangan sistem TI untuk pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan standar yang sama untuk setiap UK/UPT sehingga memudahkan pertukaran dan pemanfaatan bersama koleksi yang dimilikinya. Untuk memperbaiki dan menjaga keberlanjutan kualitas komunikasi dilakukan pertemuan rutin antara staf dan manajemen yang terlibat.
4.2.1.9. Assess and Manage IT Risks
Resiko adalah segala hal yang mungkin berdampak pada kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Penilaian dan pengelolaan resiko IT dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah proses yang sangat dibutuhkan untuk memperoleh kinerja layanan yang baik. Pengelolaan resiko TI dilakukan dengan tahap-tahap identifikasi resiko, analisa resiko, respon resiko, dan evaluasi resiko. Kondisi pengelolaan resiko TI yang dilaksanakan oleh Badan Litbang Pertanian saat ini sudah mencapai tahap respon resiko dengan menerapkan kontrol objektif yang sesuai dalam melakukan manajemen resiko. Jika sisa resiko masih melebihi resiko yang dapat diterima (acceptable risks), maka diperlukan respon resiko tambahan.
4.2.1.10. Manage Projects
Pengelolaan proyek adalah usaha terkoordinasi yang menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi, dan keuangan dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. Kondisi pengelolaan proyek TI saat ini yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian sudah dilakukan dengan cukup baik. Badan Litbang Pertanian sudah memiliki struktur organisasi proyek TI yang memiliki tugas yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga manajemen memiliki kontrol yang lebih baik dibidang keuangan, fisik, dan SDM.