IV.1 Departemen Terkait Aktivitas Manajemen Material
IV.1.1 Planning and Production Control (PPC)
Bangunan kapal merupakan produk akhir yang terdiri dari banyak variasi material untuk membangunnya. Karena banyaknya material tersebut, dibuatkanlah sebuah daftar yang berisikan seluruh kebutuhan material untuk menghindari terlewatnya suatu material. Daftar seluruh kebutuhan material kapal dapat dinamakan bill of material (BOM). BOM merupakan data awal yang dihasilkan untuk membangun kapal. BOM dibuatkan oleh departemen desain berdasarkan gambar-gambar hasil pekerjaanya.
BOM yang dibuatkan oleh departemen desain inilah yang digunakan oleh departemen
planning and production control (PPC) untuk dibuatkan penjadwalan. Penjadwalan yang dibuat PPC adalah jadwal produksi induk atau master production schedule (MPS). MPS ini merupakan jadwal acuan untuk membangun kapal, ketika jadwal pembangunan kapal tidak sesuai dengan MPS maka kemungkinan kapal tersebut akan mengalami keterlambatan. Pada Gambar IV.1 merupakan contoh dari MPS sebuah proyek pembangunan kapal.
Di dalam jadwal produksi induk, dijelaskan aktivitas penting yang terkait dengan proyek yang dikerjakan. Dimulai dari tanggal ketika proyek pembangunan kapal di terima galangan, proses pelaksanaan pengadaan material, proses produksi sampai kapal selesai dan di delivery. MPS merupakan jadwal perencanaan pembangunan kapal, dimana jadwal atau tanggal yang direncanakan berdasarkan hasil perhitungan dan ditambah beberapa hari sebagai waktu aman ketika terjadi sebuah insiden. Insiden yang perlu diperhitungkan adalah terjadinya keterlambatan kedatangan material, terjadinya pengulangan pekerjaan dikarenakan hasil pekerjaan tidak sesuai dengan regulasi.
32
Gambar IV. 1 Master Production Schedule TugBoat (Warehousing PT. PAL Indonesia, 2016)
Gambar IV. 1 merupakan jadwal utama produksi dari sebuah proyek pembangunan kapal. Dengan MPS ini akan diketahui kapan akan dilakukan pembelian material, sampai proses produksi. Untuk mempermudah pengerjaan, kapal dikategorikan menjadi beberapa bagian berdasarkan jenis pekerjaannya. Pada contoh data yang digunakan kapal dikategorikan menjadi pekerjaan hull contruction, hull outfitting, machinery outfitting dan electrical. Jadwal induk ini digunakan sebagai acuan untuk awal pengerjaan atau hanya sebagai rencana awal, karena dalam pelaksanaannya dapat terjadi perbedaan tanggal dikarenakan banyak faktor.
Dari MPS kemudian dibuatkan penjadwalan lebih detail yang mencakup jadwal penggunaan material berdasarkan lingkup pekerjaan. Penjadwalan yang lebih detail ini dinamakan work breakdown structure (WBS). WBS merupakan jadwal yang digunakan untuk proses produksi setiap bengkel ataupun building berth.
33 Secara garis besar, PPC merupakan inti dari aktivitas manajemen material. Karena apabila PPC tidak merencanakan dengan baik maka proyek akan ada kemungkinan terjadinya keterlambatan. Tugas utama dari PPC antara lain :
1) Pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan penugasan personil terutama pimpinan proyek (project engineer) atau kepala pelaksana lapangan yang bertanggung jawab dalam pembangunan kapal
2) Melakukan estimasi kebutuhkan material dan peralatan berdasarkan daftar kuantitas, jadwal pelaksanaan pekerjaan (time schedule) dan pengaturan jam orang (JO), dan juga personil lain yang dimiliki galangan ataupun akan diserahkan sebagian pekerjaan kepada pihak lain (sub-contactor).
3) Persiapan bengkel kerja (shop), area kerja (site) dan area perakitan (building berth) 4) Pembuatan network planning dan time schedule yang berkaitan dengan rencana
kerja, pembidangan dan penugasan personil, serta penyusunan jadwal penyelesaian pekerjaan agar tidak melampaui batas waktu kontrak.
Contoh yang telah dijelaskan merupakan tugas dari departemen PPC ketika galangan kapal hanya mengerjakan satu proyek saja. Sedangkan pada kondisi yang sebenarnya/di lapangan sebuah galangan kecil kemungkinannya hanya mengerjakan satu proyek dalam satu tahun. Karena hal tersebut maka PPC mempunyai satu tugas yang tidak kalah penting dari tugas yang telah dijelaskan. Tugas terakhir dari PPC adalah menghubungkan penjadwalan yang telah dirancang untuk beberapa proyek menjadi sebuah rangkuman penjadwalan. Rangkuman penjadwalan sebuah galangan dapat berbeda-beda, tergantung dari banyaknya proyek yang diterima. Namun, biasanya rangkuman penjadwalan galangan dibuat dalam bentuk tahunan dengan detail setiap bulannya. Setiap proyek yang diterima galangan dikelompokkan berdasarkan aktivitas kerja, sehingga memudahkan ketika akan dilakukan pengadaan material. Dalam rencana jadwal tahunan, beberapa MPS dilaksanakan secara bersamaan.
Dengan melaksanakan MPS secara paralel, akan didapatkan jadwal serta jumlah total material yang dibutuhkan dalam satu tahun atau satu periode produksi. Dalam hal ini, akan digunakan contoh MPS untuk pembangunan tugboat dan ssv. Kedua proyek ini digunakan hanya sebagai contoh kapal yang telah selesai dibangun pada PT. PAL. Pada galangan sudah terbiasa mengerjakan proyek pembangunan kapal secara paralel dalam jumlah banyak. Tetapi dalam penerapannya, dapat terjadi penyalahgunaan material. Dengan kata lain bahwa dalam penerapannya, suatu material digunakan pada proyek yang lain dikarenakan material yang bersangkutan belum datang.
34
Gambar IV. 2 MPS Pembangunan Kapal Secara Paralel
Pada Gambar IV.2 merupakan penjadwalan pembangunan kapal yang dikerjakan dalam satu tahun. Pembuatan rencana tahunan ini akan memudahkan galangan ketika akan melakukan pengadaan material. Material pembangun kapal tidak semuanya memiliki spesifikasi yang berbeda, namun ada beberapa materialyang memiliki spesifikasi sama yang dapat dibeli pada satu vendor yang sama. Contoh material yang dapat dilakukan pengadaan secara bersamaan untuk dua proyek yang berbeda ditunjukkan pada Tabel IV. 1 dan Tabel IV.2
35 Pada Tabel IV. 1 menunjukkan material yang termasuk kelompok pompa dan katup untuk pembangunan proyek tugboat. Daftar material tersebut hanya menampilkan sebagian dari kebutuhan total material pompa dan katup. Sedangkan pada Tabel IV. 2 merupakan daftar sebagian material pompa dan katup yang digunakan untuk pembangunan proyek ssv. Jika diperhatikan maka ada beberapa material yang memiliki spesifikasi yang sama namun memiliki tanggal penggunaan yang berbeda.
Tabel IV. 2 Contoh Material Pompa dan Katup Untuk SSV
Dari kedua daftar material tersebut akan dikumpulkan jadi satu untuk dilanjutkan pada tahap pengadaan. Dengan penggabungan dua proyek ini akan memberikan kemudahan pada galangan dalam hal pengadaan material. Kemudahan yang didapatkan adalah galangan dapat membeli material dengan jenis yang sama pada satu vendor saja. Dengan melakukan pembelian pada satu vendor akan memberikan keuntungan pada galangan berupa diskon ketika melakukan pembelian material dengan jumlah besar. Karena bagi vendor masih menguntungkan barang jualannya dibeli dalam jumlah banyak daripada tidak terjual.
Pembuatan daftar untuk pembelian tidak terkunci pada sebuah proyek saja, melainkan dikumpulkan dari beberapa proyek. Tetapi ketika material dikirim dan sampai di gudang, akan kembali lagi terkunci berdasarkan kebutuhan material yang telah didaftarkan sebelumnya. Kembali terkunci untuk tiap proyek ditujukan supaya material yang diambil tidak digunakan untuk proyek yang berbeda. Jika dibedakan sendiri-sendiri antara katup dan pompa akan terlihat seperti Tabel IV. 3 dan IV. 4.
36
Tabel IV. 3 Contoh Material Katup Gabungan
Pada Tabel IV. 3 menunjukkan material gabungan antara proyek ssv (berwarna biru) dan proyek tugboat (berwarna putih). Dari daftar tersebut terdapat beberapa katup yang memiliki spesifikasi yang sama namun memiliki tanggal penggunaan yang berbeda. Begitu juga untuk material pompa seperti yang ditunjukkan pada Gambar IV. 4. Dengan mengumpulkan material sejenis, proses pengadaan material dapat dilakukan dengan mudah. Tetapi tetap saja dalam pengadaan material yang perlu diperhatikan adalah jadwal penggunaan material tersebut.
37 Pada daftar gabungan material, baik untuk pompa ataupun katup terdapat beberapa yang memiliki spesifikasi yang sama persis. Dengan demikian maka material yang memiliki spesifikasi sama persis akan dijumlahkan. Dari daftar gabungan material tersebut akan diberikan ke pengadaan untuk diadakan/dibeli berdasarkan rencana tanggal digunakan.
Ketika melakukan pengadaan material dengan tingkat kepentinganyang berbeda, maka akan dilakukan negosiasi kepada pihak vendor untuk dilakukan pengiriman/shipment secara berbeda/berulang. Pengiriman yang berbeda digunakan supaya pihak galangan tidak menyimpan material yang tidak segera digunakan, tetapi material tersebut tetap dipesan ketika pemesanan pertama. Hanya saja material yang tidak memiliki tingkat kepentinganyang utama akan dikesampingkan atau dikirim pada waktu yang berbeda.
Walaupun mempunyai pengiriman yang berbeda, keduanya dipesan dalam satu waktu dan satu tempat (vendor) yang sama, sehingga pihak galangan akan mendapat dua keuntungan. Keuntungan yang didapatkan berupa potongan yang diberikan vendor karena membeli dalam jumlah besar dan kurangnya biaya yang dibutuhkan untuk menjaga/merawat material yang diam atau idle.