Menurut Benson et al. (2004, p10), praktek prioritization adalah menganalisa dampak bisnis dari inisiatif TI, memberi prioritas pada proyek, dan menyetujui sumber daya kepada proyek yang memberikan kontribusi paling tinggi serta memberikan manfaat bagi perusahaan.
Perusahaan seharusnya mengalokasikan biaya hanya pada proyek yang secara langsung berhubungan dengan harapan strateginya. Praktek ini mengatakan pada manajer, proyek TI mana yang secara kuat mendukung harapan strategi perusahaan dan mengurutkan proyek – proyek tersebut berdasarkan dampak bisnis yang dihasilkan di masa depan. Sebagai hasil, investasi dihabiskan pada proyek yang tepat, dengan alasan yang relevan serta secara bersamaan manajer bisnis dan TI menyetujui keputusan tersebut.
Gambar 2.6. Value Chain Pada Praktek Prioritisasi (Benson et al., 2004, p 130)
Gambar 2.7. Value Chain Jasa (sumber:http://www.valuebasedmanagement.net
Kerangka Rantai Nilai Michael Porter (Value Chain Framework of Michael Porter) adalah suatu permodelan yang membantu untuk menganalisis kegiatan tertentu, dan hasil akhirnya dapat menciptakan nilai serta keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
Inbound Logistics: meliputi kegiatan penerimaan, penyimpanan, inventory control, penjadwalan transportasi.
Operations: terdiri dari kegiatan permesinan (produksi), pengemasan (packaging), perakitan, maintenance peralatan, pengujian dan semua kegiatan yang menciptakan suatu nilai tambah dari proses kegiatan mengubah input menjadi produk akhir.
Outbound Logistics: kegiatan yang mengirimkan produk akhir/ produk bernilai jual kepada konsumen akhir/pelanggan. Kegiatan tersebut meliputi: kegiatan dibagian pergudangan, pemenuhan pesanan, transportasi, manajemen distribusi.
Value Chain Model of Michael Porter : Pemasaran dan Penjualan (Marketing and Sales): aktivitas yang berhubungan dengan mendapatkan calon konsumen untuk membeli produk bernilai jual melalui perantara iklan, promosi, penjualan, harga, manajemen ritel, dll
Service: kegiatan yang mempertahankan dan meningkatkan nilai yang ada didalam produk jual, termasuk dukungan pelanggan, layanan perbaikan, instalasi, pelatihan, manajemen suku cadang, dll
Procurement: pengadaan bahan baku, pelayanan, suku cadang, bangunan, mesin, dll
Technology Development: meliputi pengembangan teknologi untuk mendukung kegiatan rantai nilai, seperti penelitian dan pengembangan, otomasi proses, desain, desain ulang.
Value Chain Model of Michael Porter: Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management): aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengembangan (pendidikan), retensi dan kompensasi karyawan dan manajer.
o Lima Tahap Proses Prioritization
Menurut Benson et al. (2004, p143), prioritisasi memungkinkan manajer bisnis dari sebuah perusahaan dalam menilai dampak bottom–line dari inisiatif TI yang diajukan dengan menggunakan ukuran yang sama untuk setiap proyek. Hasilnya adalah proyek – proyek TI yang telah diurutkan dan diprioritaskan dimana pihak manajemen dapat mengalokasikan sumber daya semaksimal mungkin untuk proyek – proyek tersebut. Mekanisme proses prioritization melibatkan 5 tahapan, yaitu :
1. Senior manager, mengartikan arahan strategi untuk perusahaan, kemudian memberikan bobot untuk setiap arahan strategi tersebut dan mencapai kesepakatan bersama mengenai definisi dan skala proyek TI mana yang akan dinilai. Melalui tahap kesepakatan ini, manajemen senior akan menjadi yakin mengenai konsistensi dari arahan strategi
yang sebelumnya telah dibuat dan akan dijalankan secara konsisten dan dari sudut pandang bisnis maupun TI.
2. Semua proyek TI dideskripsikan dalam ukuran bisnis, secara singkat dan konsisten, menyediakan deskripsi dari berbagai inisiatif TI yang diajukan. Masing – masing bagian bisnis pada tiap – tiap proyek bertanggung jawab pada inisiatif TI ini. Dengan demikian, perusahaan mempunyai suatu pandangan berorientasi bisnis yang lengkap karena berbagi inisiatif TI tersebut.
3. Para manajer akan melihat hubungan sebab akibat antara proyek TI dengan arahan strategi perusahaan ; apabila kita mengimplementasikan proyek TI ini, dampak apa yang akan dihasilkan pada masing – masing arahan strategi tersebut? Setiap manajer harus menilai dan mengevalusi setiap proyek TI yang ada. Hasilnya berupa pengertian yang luas bagi para manajer bisnis mengenai seluruh inisiatif TI yang ada, bagaimana inisiatif TI ini dapat berhubungan dengan setiap bagian bisnis, dan apa dampaknya bagi arahan strategi perusahaan.
4. Dalam sebuah diskusi, masing – masing manajer akan mengulas hasil penilaian mereka terhadap proyek – proyek TI sebelumnya yang mereka nilai. Diskusi ini akan menghasilkan keputusan bagi pengembangan dan prioritisasi proyek.
5. Bagian TI akan mengembangkan perencanaan proyek berdasarkan prioritas yang telah disepakati sebelumnya, sumber daya apa saja yang dibutuhkan, dan jadwal pengembangan proyek.
Dengan melakukan penilaian terhadap keseluruhan portfolio inisiatif TI, pihak manajemen dapat mengambil keputusan mengenai alokasi sumber daya yang dibutuhkan karena penilaian portfolio menunjukkan keseluruhan nilai, biaya dan risiko investasi TI yang akan dilakukan. Skor portfolio proyek TI untuk dampak diambil dari business value scorecard yang terdiri atas arahan strategis beserta bobot dan isi oleh orang-orang yang berperan penting.
Gambar 2.8. Pemberian Skor Prioritization Pada Sebuah Investasi Proyek
Skala nilai nol berarti proyek tidak memiliki dampak. Sedangkan skala lima berarti proyek tersebut penting bagi perusahaan. Menurut Benson et al. (2004, p298), skala yang digunakan dalam mengukur dampak proyek dimulai dari nilai nol sampai lima seperti pada tabel berikut:
Tabel 2.6. Sebab Akibat dalam Prioritization Cause and Effect Language Score Effect Proyek tidak memiliki hubungan
dengan arahan strategi perusahaan
0 Tidak ada
Proyek secara tidak langsung memberikan kontribusi terhadap arahan strategi perusahaan
1 Minor
Proyek akan memberikan kontribusi minor terhadap perusahaan, tetapi dampaknya sulit diukur
2 Kecil
Proyek akan memberikan kontribusi baru namun tidak mempengaruhi posisi perusahaan secara signifikan
3 Penting
Proyek akan memberikan kontribusi baru yang akan memberi perubahan secara signifikan bagi posisi kompetitif perusahaan, atau memberi keuntungan kompetitif
4 Sangat Penting
Proyek bersifat kritis dalam menetapkan atau mempertahankan posisi kompetitif perusahaan