BAB II : PROFIL INSTANSI
C. Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi
Penerapan prinsip organisasi bertujuan agar organisasi dapat berjalan dengan baik, dalam rangka membentuk suatu organisasi yang baik atau didalam menyusun suatu organisasi, perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa prinsip organisasi.
Menurut (Manulang, 2009 : 64-73) prinsip-prinsip organisasi pada umumnya adalah sebangai berikut:
1. Penentuan Tujuan yang Jelas
Bila kita melakukan suatu aktivitas, yang pertama harus jelas adalah apa yang menjadi tujuan aktivitas tersebut. Demikian pula bila kita mengorganisasi atau membuat suatu badan, maka yang pertama-tama harus jelas adalah apa hal-hal yang ingin dicapai atau dipelihara baik
berupa materi atau nonmateri dengan melakukan satu atau lebih kegiatan aktivitas.
Bagi suatu badan,Tujuan itu akan berperan sebangai: 1. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa 2. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan 3. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
2. Pembagian Kerja
Dalam sebuah organisasi, pembagian kerja adalah keharusan sebab tampa adanya pembagian kerja kemungkinan terjadinya tumpang tindih tugas amat besar. Pembagian kerja pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing unsur sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian kerja yang segera dan dan jelas, maka setiap orang dalam organisasi akan mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab. Jadi masing-masing pihak mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab. Jadi masing-masing pihak mengetahui apa yang menjadi haknya. Tindakan pertama dalam mengorganisasi adalah departemental.Untuk pengertian ini berbagaiistilah dipergunakan orang.
Dengan departemental dimaksud suatu proses mengkhususkan atau
mambagi-bagi kegiatan (tugas) pimpinan atau suatu prusahaan. Dasar-dasar departemental dapat dibeda-bedakan sebagai berikut :
1. Departemental atas dasar Teritorial
Departemental atas teritorial dimaksud membagi-bagikan kegiatan berdasarkan daerah geografi.Jadi, segala kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu daerah tertentu digolongkan sesuatu kesatuan yang diawasi oleh seorang atasan.
2. Departementasi atas dasar Fungsinya
Departementasi atau penggolongan aktivitas-aktivitas atas dasar fungsi terdapat dalam banyak prusahaan. Dasar ini adalah yang terbanyak dipergunakan sebagai dasar untuk mengorganisasikan aktivitas kantor, dan selalu dijumpai sedikit banyak dalam setiap struktur organisasi kantor.
3. Delegasi Kekuasaan
Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delegasi kekuasaan (pelimpah wewenang).Kekuasaan atau wewenang merupakan hak seseorang untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.Delegasi kekuasaan adalah saling berhubungan langsung antara struktur organisasi dengan pola pendelegasian.Karena struktur organisasi itu adalah mengenai penetapan diberbagai posisi, maka struktur tersebut memang memberikan kerangka untuk hubungan pendelegasian wewenang.
Hubungan dan tugas yang di tentukan oleh pembagian kerja dikomunikasikandan ditugaskan kepada orang-orang melalui pendelegasian, yang berarti pelimpahan tugas, wewenang, dan tanggung
jawab kepada orang lain. Masing-masing orang yang menerima penugasan itu kemudian menjadi “delegasi” pimpinan bertanggung jawab atas penugasan tersebut. Apabila penugasan tersebut tidak diterima, pendelegasian memungkinkan para pimpinan untuk memperluas pengaruh mereka diluar batas waktu,energi dan pengetahuan merdeka.
Secara rinci ada empat kegiatan yang terjadi ketika delegasi dilakukan, keempat kegiatan tersebut adalah:
1. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk
mencapai tujuan atau tugas.
2. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada
bawahan.
3. Penerimaan delegasi, baik implisit maupun eksplisit, menimbulkan
kewajiban atau tanggung jawab.
4. Pendelegasian menerima pertanggung jawaban bawahan untuk
hasil-hasil yang dicapai.
Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian wewenang perlu dilakukan antara lai
1. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai
pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.
2. Memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan
3. Memungkinkan pimpinan memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
4. Rentang Kekuasaan
Mengenai prinsip rentang kekuasaan, rentang kekuasaan yang di maksud beberapa jumlah bawahan seorang pemimpin sehingga pemimpin itu dapat memimpin dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.
Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan.Parameter dan tolok ukur harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kewenangan kekuasaan tersebut.
Untuk mengetahui prinsip-prinsip struktur organisasi yang dimiliki oleh Bagian Keuangan, penulis melakukan wawancara langsung dengan Kepala Kasubag Kepegawaian dan beberapa pegawai kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Prinsip Otonomi, yaitu sikap dan kemampuan manusia untuk mengambil
keputusan dan bertindak berdasarkan kesadarnnya sendiri tentang apa yang dianggapnya baik untuk dilakukan. Orang yang otonom adalah orang yang sadar sepenuhnya akan apa yang menjadi kewajibannya dalam dunia kerja.
2. Prinsip Kejujuran, sekilas kedengarannya adalah aneh bahwa kejujuran
merupakan sebuah prinsip etika dalam sebuah pekerja.
3. Prinsip Keadilan, yaitu menuntut agar setiap pegawai diperlukan secara sama sesuai dengan aturan yang adil dan sesuai dengan kriteria yang rasional
objektif dan dapat dipertanggung jawabkan. Demikian pula, prinsip keadilan menuntut agar tidak ada pihak yang dirugikan, atau hak dan kepentingannya.
4. Prinsip Saling Menguntungkan, yaitu menuntut agar dijalankan struktur
organisasi sedemikian rupa sehingga menguntungkan semua pihak. Prinsip ini terutama mengakomodasi hakikat dan tujuan kerja. Maka dalam sebuah kantor yang kompetitif, prinsip ini menuntut agar para pegawai harus melahirkan suatu win-win solution.
5. Prinsip Integritas Moral, yaitu prinsip yang menghayati tuntutan internal dalam berprilaku bekerja atau menjalankan struktur organisasi dengan tetap menjaga nama baik. Dengan kata lain, prinsip ini merupakan tuntutan dan dorongan dari dalam diri pegawai dan kantor untuk menjadi yang terbaik dan dibanggakan.
Penerapkan prinsip-prinsip organisasi tadi secara tepat sesuai dengan keperluan atau kebutuhan dalam operasionalnya. Sehingga, dengan penerapan prinsip-prinsip organisasi yang tepat ke suatu kantor, yang pertama terbentuk tentu akan terbangun budaya kerja bagi pegawai Bagian Keuangan yang pembudayaan atau pembiasaan dan penghayatan nilai-nilai, norma atau prinsip moral yang dianggap sebagai inti kekuatan dari sebuah perusahaan yang sekaligus juga membedakannya dengan struktur organisasi yang lain.
Wujud dari penerapan prinsip-prinsip organisasi, bisa dalam bentuk pengutamaan mutu, pelayanan, disiplin,kejujuran, tanggung jawab, perlakuan yang baik tanpa adanya diskriminasi dan seterusnya.
Menurut (Sukonco, 2007 :15) ada enam prinsip penting yang harus di perhatikan dalam mendesain struktur organisasi, yaitu :
1. Spesialisasi Pekerjaan yaitu mendefenisikan sabangai derajat di mana tugas dalam organisasi di bagi menjadi beberapa pekerjaan.
2. Departementalisasi yaitu merupakan dampak dari penerapan spesialisasi
pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam suatu departemen.
3. Rantai Komando yaitu menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas pekerjaan akan dilaporkan.
4. Rentang Pengawasan yaitu mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang
dapat di kelola acara efisien dan efektif oleh seorang manajer.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi yaitu suatu unsur yang bekaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi.
6. Formalisasi yaitu unsur yang didefinisikan oleh Mejia Gomez dik (2004 ) sebangai dokumen tulisan yang mengindentifikasikan dan mendefenisikan pekerjaan dalam tugas, tanggu jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan.