Bab 5 : Evaluasi Terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas
A. Program 1: Pengembangan Bidang Unggulan
Target capaian indikator untuk program satu ini dapat dilihat pada bab III, tabel 1. Berdasarkan capaian indikator, tim PHK-PKPD FKUAJ menyimpulkan titik paling lemah dalam implementasi program ini adalah pada kegiatan publikasi dan diseminasi hasil penelitian.
Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional hingga 31 Desember 2011 masih belum ada, meskipun indikator yang ditetapkan adalah satu publikasi. Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda sampai tanggal 31 Desember hanya 1 (satu) judul. Pencapaian indikator bidang ini di tahun 2012 diharapkan lebih baik. Pencapaian yang lebih baik tersebut ditunjang oleh beberapa hal yaitu: (1) Selama tahun 2011, presentasi staf pendidik FKUAJ di berbagai seminar nasional dan internasional sebanyak 15 presentasi. Hasil penelitian yang telah dipresentasikan dalam seminar ini potensial untuk ditulis menjadi artikel dalam jurnal ilmiah, (2) Penelitian-penelitian yang didanai dari dana PHK-PKPD maupun institusi wajib diselesaikan di awal tahun 2012 ini, dengan demikian hasil penelitian ini dapat dimuat dalam jurnal ilmiah, (3) Pada awal tahun 2012 ini akan dilaksanakan pengadaan tenaga konsultan untuk membimbing penulisan, terutama penulisan jurnal ilmiah internasional. Hal ini akan membantu FKUAJ dalam pencapaian target tersebut.
Pada RIP 2012 tim menyarankan agar diadakan workshop yang lebih intensif dalam kerja kelompok. Kelompok tersebut terdiri dari staf pendidik yunior dan senior yang bersama-sama menulis artikel dalam kurun waktu tiga hingga lima hari kerja di tempat tertentu. Staf pendidik senior dapat berasal dari internal FKUAJ maupun dari fakultas lain di lingkungan UAJ. Tim PHK-PKPD berharap ada dana untuk menyelenggarakan kegiatan ini.
Diseminasi hasil penelitian hingga 31 Desember 2011 hanya terlaksana 1 kali. Rendahnya capaian ini disebabkan pelaksanaan diseminasi perlu mendapat persetujuan CPCU dan persetujuan tersebut tidak bisa didapat dalam waktu yang cepat. Sementara itu secara umum tenggat waktu untuk pendaftaran sejak pengumuman diterimanya suatu abstrak dalam seminar internasional sangat singkat. Lambatnya persetujuan ini menyebabkan beberapa rencana diseminasi menjadi batal dikarenakan beberapa abstrak yang direncanakan untuk presentasi oral diubah menjadi presentasi poster oleh penyelenggara karena pendaftaran terlambat. Perubahan presentasi oral menjadi poster ini berakibat calon peserta tersebut tidak lagi eligible untuk dibiayai melalui program diseminasi PHK-PKPD ini. Total presentasi FKUAJ di berbagai seminar nasional dan internasional sepanjang tahun 2011 sejumlah 15 presentasi. Dari jumlah tersebut, presentasi yang terkait dengan bidang unggulan sejumlah 8 presentasi dan 7 terkait dengan bidang lainnya. Di tahun 2012 telah dianggarkan kegiatan
37
diseminasi ini untuk 9 paket. Dengan adanya persiapan lebih baik dan telah diselesaikannya berbagai penelitian untuk hibah tahun pertama, diharapkan pelaksanaan diseminasi ini tidak akan mengalami kendala.
Terkait dengan pengadaan barang dan jasa untuk mendukung kegiatan program 1 ini, pada dasarnya pengadaan barang oleh FKUAJ melalui proses shopping. Hanya pengadaan pertama yang membutuhkan first prior dan sisanya adalah post-review. Walau demikian ternyata proses pengadaan ini juga mengalami kendala sehingga berbagai pengadaan untuk tahun 2011 ini belum seluruhnya terselesaikan. Beberapa kendala yang menyebabkan terhambatnya pelaksanaan adalah: (1) Persetujuan procurement plan dari World Bank membutuhkan waktu yang cukup lama, (2) Proses first prior yang secara teori mudah untuk dilaksanakan, ternyata membutuhkan review dalam tiap tahapannya, mulai dari tahapan seleksi, penentuan pemenang, pembuatan kontrak, sehingga total waktu yang dibutuhkan menjadi panjang dan dengan demikian menunda proses pengadaan yang direncanakan post review, (3) Sistem pengadaan barang di UAJ mensyaratkan Fakultas Kedokteran melibatkan bagian pengadaan dari Universitas. Kriteria shopping dalam proses pengadaan PHK-PKPD yang berbeda dengan kriteria PHK-I menyebabkan bagian pengadaan Universitas melakukan prosedur yang sangat ketat dan rumit dalam proses pengadaan, sehingga memperpanjang proses dan waktu pengadaan tersebut. Untuk proses pengadaan di tahun 2012 ini, tim pengadaan telah melakukan berbagai antisipasi untuk mempercepat pengadaan. Selain seluruh pengadaan merupakan post-review, komunikasi dan koordinasi telah dilakukan secara lebih intensif dengan bagian pengadaan dari Universitas. Dengan demikian diharapkan proses procurement untuk tahun 2012 ini tidak akan banyak mengalami kendala lagi.
Untuk tahun anggaran 2012 direncanakan adanya aktivitas baru sebagai penyerap dana luncuran tahun 2011 yang hanya dapat dilakukan untuk program dan pos pembiayaan yang sama. Aktivitas tersebut adalah persiapan pembukaan program S2 yang merupakan bagian dari pengembangan kurikulum terkait dengan bidang unggulan. Dengan memperhatikan pengalaman tahun 2011, persiapan lebih baik perlu dilakukan agar aktivitas ini dapat dilaksanakan dengan baik, terutama proses pengadaan tenaga ahli yang akan membantu proses persiapan tersebut.
B. Program 2: Pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi kurang mampu
Program pemerataan kesempatan belajar pada tahun 2011 dimulai dengan kegiatan sosialisasi dan telah berjalan sampai pelaksanaan kegiatan matrikulasi. Persiapan dilakukan pada bulan Januari 2011 dengan memilih tim untuk seleksi beasiswa, yaitu: dr. Astri Parawita Ayu, SpKJ (ketua), dr. Irene Rusli, Sp.A (anggota), dr. Dewi, Sp.S (anggota). Sosialisasi dilakukan dalam rangkaian kegiatan promosi UAJ yang dilakukan oleh staf Marketing and Public
Relation (M&PR). Pada tahun ini daerah yang dituju adalah Kabupaten Belitung Timur
(SMAN 1 Tanjung Pandan, SMAN 1 Manggar, SMAN 1 Kelapa Kampit, SMAN 1 Gantung), Propinsi Nusa Tenggara Timur (SMAN 1 Kupang; SMA Giovanni Kupang; SMA Mercu Suar, Kupang; SMA Syuradikara, Ende, Flores; SMAN 1 Bajawa; SMA Regina Pacis, Bajawa), Kota Sukabumi (SMAN 1 Sukabumi; SMAN 3 Sukabumi; SMA BPK Penabur, Sukabumi; SMA Mardi Yuwana, Sukabumi).
Proses sosialisasi semula direncanakan bersamaan dengan rangkaian kegiatan promosi UAJ. Ternyata ketika program ini berjalan, Unit M&PR UAJ telah hampir menyelesaikan agenda promosi tahun 2010 sehingga sosialisasi tentang adanya beasiswa ini tidak bisa dilakukan ke banyak tempat. Perbedaan waktu dimulainya kegiatan sosialisasi program pemerataan
38
kesempatan belajar dengan agenda sosialisasi M&PR disebabkan program pemerataan kesempatan belajar baru bisa berjalan sesudah mendapat persetujuan untuk TOR. Untuk mengatasi hal tersebut dilakukan penambahan daerah kunjungan promosi UAJ dan dilakukan juga penyampaian informasi melalui beberapa alumni FKUAJ.
Setelah sosialisasi, tim seleksi beasiswa menerima berkas dari para calon penerima beasiswa sebanyak 22 berkas. Berkas-berkas tersebut diseleksi kelengkapan dan pemenuhan syarat-syaratnya. Para calon penerima beasiswa yang berkasnya lengkap dan memenuhi syarat bisa melanjutkan ke tahap berikut yaitu tes masuk FKUAJ gelombang III (13 Maret 2011).
Untuk memperluas cakupan daerah maka dibuka kembali kesempatan untuk seleksi penerima beasiswa pada gelombang IV. Tim seleksi menerima 16 berkas yang kembali diseleksi kelayakannya untuk dapat mengikuti tes masuk gelombang IV (15 Mei 2011).
Pada tahun 2012, awalnya proses seleksi direncanakan untuk diadakan pada bulan Maret 2012 bersamaan dengan tes seleksi masuk gelombang ketiga. Ternyata rencana tersebut mengalami hambatan yang disebabkan hal-hal sebagai berikut: (1) Adanya panduan safety
guard dari World Bank yang tidak memperbolehkan beberapa kegiatan tertentu dalam proses
seleksi penerima beasiswa. Pada pertemuan bulan November 2011 telah disepakati bahwa
safety guard tersebut akan ditinjau dan diamandemen. Walau demikian sampai awal Januari
2012 ini, belum ada panduan pelaksanaan program beasiswa definitif. (2) Adanya rencana proses seleksi bersama calon penerima beasiswa untuk seluruh institusi penyelenggara program ini dalam program PHK-PKPD. Kedua hal tersebut menyebabkan proses seleksi calon penerima beasiswa untuk tahun 2012 ini diperkirakan tidak mungkin dilaksanakan bersamaan dengan tes seleksi masuk UAJ gelombang ketiga yang akan dilaksanakan pada bulan Maret 2012 dan kemungkinan besar baru akan terlaksana bersamaan dengan tes seleksi masuk gelombang keempat yang akan dilaksanakan pada bulan Mei 2012. Janji CPCU untuk segera mensosialisasikan berbagai ketentuan tadi paling lambat akhir Februari 2012, menjadikan rekruitmen calon penerima beasiswa yang eligible diharapkan terlaksana sesuai target.
Para mahasiswa yang lolos seleksi di tahun 2012 akan menjalani program matrikulasi. Dari evaluasi kegiatan matrikulasi 2011 disimpulkan bahwa waktu pelaksanaan kegiatan ini, yang dilakukan sesudah tes masuk FKUAJ, telah tepat karena membantu mahasiswa menjadi lebih fokus dalam mempersiapkan diri untuk memulai kuliah. Materi yang diberikan juga tepat dan efektif untuk membantu persiapan kuliah mahasiswa. Modul yang diberikan juga dinilai baik sebagai panduan bagi para mahasiswa menjalani kegiatan matrikulasi. Kegiatan matrikulasi yang dipersiapkan dan diberikan oleh dosen dari FKUAJ juga dianggap efektif.
Untuk tahun 2012, direncanakan matrikulasi akan diberikan dengan metode yang sama, yaitu: a. Tim matrikulasi adalah dosen-dosen FKUAJ.
b. Materi yang diberikan adalah Ilmu Biologi Dasar Kedokteran, Ilmu Fisika, Ilmu Kimia, Bahasa Inggris dan Komputer.
c. Diberikan modul sebagai panduan bagi mahasiswa menjalani kegiatan matrikulasi. d. Kegiatan matrikulasi dilakukan setelah para mahasiswa diterima di FKUAJ.
Hasil evaluasi belajar penerima beasiswa untuk semester ganjil 2011/2012 secara umum menunjukkan bahwa salah satu mahasiswa penerima beasiswa memiliki IPK 2,35 untuk semester I. Mahasiswa ini perlu mendapat perhatian agar IPK selama tahun I dapat ditingkatkan menjadi diatas 2,5 sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam TOR.
39
Di tahun 2012, para penerima beasiswa akan dipantau lebih ketat sejak ujian pertengahan blok untuk menghindari terulangnya hal yang sama.
Proses pencarian sumber dana lain saat ini baru sampai menghubungi beberapa pihak yang potensial, antara lain: Yayasan Alumni Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya dan Pemerintah Kabupaten Belitung Timur. Proses pencarian sumber dana belum dapat dijalankan secara optimal karena rangkaian kegiatan dari sosialisasi, seleksi dan matrikulasi cukup memakan banyak waktu. Setelah rangkaian kegiatan tersebut selesai untuk tahun ini akan mulai dihubungi lagi beberapa pihak yang potensial menjadi sumber dana untuk keberlangsungan program beasiswa. Pada tahun 2012, proses pencarian sumber dana lain untuk beasiswa akan dilakukan bersamaan dengan rangkaian kegiatan sosialisasi. Pada saat kunjungan ke daerah-daerah, pemerintah daerah setempat atau institusi lain yang potensial menjadi sumber dana program beasiswa akan dihubungi juga.
Secara umum, yang menjadi kekuatan dalam pelaksanaan program pemerataan kesempatan belajar adalah dukungan kuat dari anggota tim dan pihak-pihak lain di FKUAJ maupun di UAJ. Kelemahan terbesar adalah pada keterlambatan dalam mengikuti jadwal. Keterlambatan tersebut seringkali terjadi karena banyaknya pihak yang harus dikoordinasi, misalnya, dalam kegiatan sosialisasi harus berkoordinasi dengan sekolah-sekolah yang dikunjungi. Namun demikian, pengalaman pelaksanaan program tahun ini akan menjadi pembelajaran untuk tahun-tahun berikutnya.
C. Program 3: Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi