Skema: Skema A, Skema B, Skema C1 Jenis Laporan: Tengah Tahunan, Tahunan2
LAPORAN IMPLEMENTASI
PROGRAM HIBAH KOMPETISI
PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN
DOKTER
(PHK PKPD)
Tahun 2011
Universitas Katolik Atma Jaya
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional
2011
1 Berilah tanda untuk skema yang diajukan. 2 Berilah tanda untuk jenis proposal yang sesuai.
√
2 DAFTAR ISI
Lembar pengesahan ………...1
Daftar isi ………2
Bab 1 : Pendahuluan ………... 4
1. Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ ………6
2. Pemerataan Kesempatan Belajar Bagi Mahasiswa Berpotensi Yang Secara Ekonomi Tidak mampu .……….. 7
3. Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan………. 7
4. Pemantapan KBK Institusi Mitra ……… 7
Bab 2 : Implementasi dan Pengelolaan Program ……… 9
A. Organisasi Pelaksana Kegiatan ……… 9
B. Mekanisme Kerja Antar Pelaksana Kegiatan Dalam Struktur Organisasi ……… 10
C. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program ………... 11
D. Sistem Prosedur Pengelolaan Program Menyengkut Keuangan dan Pengadaan ………. 11
E. Hambatan dan Kendala Serta Kiat-Kiat dalam Mengatasi Permasalahan……….. 12
Bab 3 : Hasil yang dicapai ……….. 14
A. Status Indikator Kinerja ……… 14
B. Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya ……… 17
C. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas ………. 22
D. Analisis Capaian Kinerja Program Pengadaan dan Keuangan ………. 25
E. Analisis Capaian Kualitatif ………... 25
Bab 4 : Rencana Selanjutnya ……….. 28
A. Rencana Pengeluaran Anggaran untuk Tahun 2012 ……… 28
B. Rencana Implementasi Program, Pengadaan dan Keuangan untuk Tahun Anggaran 2012 ……….. 29
C. Rencana Pencapaian Indikator Kinerja Pada Tahun Anggaran 2012 ………... 32
Bab 5 : Evaluasi Terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas ………. 36
3
B. Program 2: Pemerataan Kesempatan Belajar Bagi Mahasiswa Berpotensi
Yang Secara Ekonomi Kurang Mampu...………. 37
C. Program 3: Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan ……….. 39
Lampiran Lampiran 1: Pendidikan Tak Bergelar Domestik ………... 41
Lampiran 2: Pengerjaan Sipil ………. 43
Lampiran 3: Pengadaan Barang ……….. 44
Lampiran4: Pengembangan Program ……….. 47
Lampiran 5: Tenaga Ahli Dalam Negri ……….. 51
Lampiran 6: Hibah Penelitian ………. 54
Lampiran 7: Pemberian Dana Publikasi Internasional ………... 58
Lampiran 8: Mengikuti Seminar Internasional ………... 59
Lampiran 9: Kemitraan ………... 60
Lampiran 10: Lampiran Keuangan ………. 62
Lampiran Pendukung 1 ………... 70
Lampiran Pendukung 2 ……….. 71
Lampiran Pendukung 3 ……….. 73
Lampiran Pendukung 4 ……….. 74
4 BAB 1 PENDAHULUAN
Pada tahun 2010, Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya (FKUAJ) berhasil memenangkan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) untuk tahun 2011-2013 pada skema A (Lampiran Pendukung 1). Tujuan pelaksanaan PHK-PKPD ini adalah meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi pendidikan dokter di Indonesia sehingga dapat menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter yang diinginkan. Hibah skema A ditujukan untuk institusi pendidikan kedokteran yang terakreditasi A dan merupakan hibah untuk mengembangkan unggulan dan kemitraan.
Sasaran atau tujuan utama yang ingin dicapai dalam tiga tahun melalui PHK-PKPD ini adalah untuk mengembangkan dan meningkatkan unggulan yang dimiliki oleh FKUAJ. Dengan demikian FKUAJ menjadi salah satu fakultas kedokteran yang unggul di tingkat nasional dan internasional, terutama tema unggulan Kesehatan Perkotaan yang diusung oleh FKUAJ dengan fokus pada Kedokteran Adiksi, Geriatri dan Kedokteran Tropik. Hibah ini bertujuan juga untuk pemerataan kesempatan belajar bagi calon mahasiswa yang memiliki potensi akademik namun tidak mampu secara ekonomi. Selain itu FKUAJ juga menjadi mitra 2 (dua) program studi skema B yaitu Program Pendidikan Dokter Universitas Pattimura (PPD Unpatti) dan Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen (FKUHN).
Dalam PHK-PKPD ini, FKUAJ mengajukan 4 (empat) program utama, yaitu: (1). Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ, yang dibagi lagi menjadi empat subaktivitas (a). Penyempurnaan Road Map Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Bidang Unggulan; (b). Pengembangan Kurikulum Sesuai Road Map Unggulan di Bidang Pendidikan untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan di Bidang Unggulan; (c). Peningkatan Kapasitas Dosen Muda untuk Melakukan Penelitian Sesuai dengan Road Map Bidang Unggulan; (d). Peningkatan Kapasitas Penelitian Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional. (2). Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi yang secara Ekonomi Tidak Mampu. (3). Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan. (4). Pemantapan KBK Institusi Mitra.
Adapun uraian keempat program tersebut adalah sebagai berikut:
1. PENGEMBANGAN BIDANG UNGGULAN FKUAJ
a. Penyempurnaan Road Map pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang unggulan. Road map ini pada tahun 2011 telah tersusun dan saat ini telah diintegrasikan ke dalam RENSTRA FKUAJ lima tahun ke depan yang menunggu pengesahan oleh senat fakultas FKUAJ.
b. Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan bidang unggulan. Pengembangan kurikulum ini akan dilakukan pada tahun 2012 dengan pembuatan modul terintegrasi untuk memasukkan muatan unggulan dalam berbagai blok yang ada bersamaan dengan akan diberlakukannya kurikulum baru mulai tahun akademik 2012. Selain itu unggulan tadi akan ditonjolkan pula dalam pembukaan program S2 terkait bidang unggulan yang kegiatan persiapanannya akan mulai dilakukan di tahun 2012 ini. c. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road
map bidang unggulan. Capaian dari program ini dinilai dengan banyaknya proposal yang diikutsertakan dalam hibah penelitian eksternal. Diharapkan mulai tahun kedua jumlah proposal yang diikutsertakan dalam kompetisi hibah penelitian eksternal akan meningkat.
5
d. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Peningkatan kapasitas penelitian ini ditandai dengan semakin banyaknya publikasi internasional FKUAJ di bidang unggulan dan jumlah jejaring penelitian di bidang unggulan.
Tujuan dari program ini adalah:
1. Dihasilkannya road map bidang unggulan yang telah disempurnakan untuk menjadi acuan bagi kegiatan tridarma perguruan tinggi.
2. Meningkatkan kompetensi lulusan di bidang unggulan.
3. Meningkatkan kapasitas dosen muda dalam melakukan penelitian bidang unggulan 4. Meningkatkan kapasitas penelitian bidang unggulan di tingkat internasional
5. Meningkatkan jumlah publikasi di jurnal nasional terakreditasi dan jurnal internasional. 6. Meningkatkan kemampuan dosen untuk berkompetisi dalam hibah penelitian nasional
dan internasional.
7. Memperkuat jejaring nasional dan internasional di bidang unggulan.
2. PEMERATAAN KESEMPATAN BELAJAR BAGI MAHASISWA BERPOTENSI
YANG SECARA EKONOMI TIDAK MAMPU
Tujuan program beasiswa ini adalah untuk memperluas akses bagi calon mahasiswa yang memiliki potensi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi. Target capaian untuk tahun 2011 adalah minimal tiga orang mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu akan mendapat beasiswa untuk biaya hidup melalui program PHK-PKPD ini terpenuhi. Diharapkan capaian tahun 2012 tidak akan menemui kendala.
3. PENGEMBANGAN SISTEM ASSESSMENT UNTUK MENINGKATKAN
KOMPETENSI LULUSAN Tujuan program ini adalah:
1. Meningkatkan kualitas pembelajaran dan kompetensi lulusan FKUAJ
2. Mempertahankan kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI tetap di atas 90%.
Capaian yang diharapkan dari program ini di tahun pertama adalah terbentuknya pusat CBT dan diujicobakan serta mulai dibangunnya bank soal. Selain itu pada saat yang bersamaan, OSCE yang telah berlangsung selama ini akan dikembangkan menjadi OSCE klinik disertai pembentukan bank skenario. Tahun kedua dan selanjutnya jumlah item dalam bank soal akan terus dikembangkan dan siap dilaksanakan sebagai salah satu exit exam bagi lulusan FKUAJ pada akhir tahun kedua program.
Mulai tahun 2012 FKUAJ akan menjadi tuan rumah untuk try out OSCE UKDI dan pengalaman ini akan membantu kegiatan program 3.
4. PEMANTAPAN KBK INSTITUSI MITRA
Program ini bertujuan agar institusi mitra mampu menyelenggarakan KBK pendidikan dokter dengan baik dan menghasilkan lulusan yang sesuai dengan standar kompetensi pendidikan dokter Indonesia, dengan demikian diharapkan institusi mitra akan menjadi terakreditasi. Capaian yang diharapkan dalam program ini adalah terlaksananya pelatihan-pelatihan di bidang KBK untuk kedua institusi mitra di tahun pertama sampai pertengahan tahun kedua. Pada tahun kedua juga akan dipantau pelaksanaan KBK di kedua insitusi mitra serta pemberian bantuan teknis untuk persiapan akreditasi yang akan dilakukan pada tahun ketiga dengan target hasil akreditasi minimal C.
6
Sesuai dengan Rencana Implementasi Program (RIP) yang disusun, kegiatan pada tahun 2011 yang direncanakan beserta implementasinya sampai dengan 31 Desember 2011, adalah sebagai berikut:
1. Pengembangan bidang unggulan FKUAJ
a. Penyempurnaan Road Map pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang unggulan.
Implementasi penyusunan road map dimulai dengan mengirimkan staf FKUAJ untuk mengikuti program non degree training bidang pengembangan kurikulum kepada BPK FKUGM. Survei kepada dosen, mahasiswa dan alumni juga telah dilakukan melalui survei daring maupun dengan kuesioner tertulis. Tujuan dari survei ini untuk mengetahui respon stakeholders FKUAJ terhadap ketiga bidang unggulan yang ditetapkan. Selanjutnya telah pula dilakukan benchmarking ke FKUNDIP untuk mempertajam unggulan Geriatri, FKUNAIR untuk mempertajam unggulan Kedokteran Tropis serta FKUI untuk mempertajam unggulan Kedokteran Adiksi. Mengingat ahli kurikulum dan pendidikan yang tidak berstatus pegawai negeri sipil di Indonesia sulit untuk dijumpai, maka diputuskan untuk pemilihan Tenaga Ahli yang membantu penyusunan road map didanai oleh institusi FKUAJ dan tidak menggunakan dana World Bank. Kegiatan dengan tenaga ahli ini telah dilaksanakan pada bulan Agustus 2011. Selanjutnya road map yang tersusun telah diintegrasikan juga ke dalam RENSTRA 5 tahunan yang saat ini juga tengah disusun. RENSTRA tersebut kemudian akan dibawa ke dalam sidang pleno senat fakultas selaku badan tertinggi, untuk disahkan di bulan Maret 2012.
b. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road map bidang unggulan.
Implementasi kegiatan ini dimulai dengan sosialisasi aktivitas hibah penelitian kepada seluruh staf pendidik FKUAJ sejak akhir tahun 2010. Selanjutnya dilakukan pengumpulan proposal-proposal untuk diseleksi pada kompetisi hibah penelitian ini. Terkumpul 12 proposal untuk 4 hibah yang tersedia. Tim seleksi proposal terdiri dari staf pendidik FKUAJ, maupun beberapa akademisi dan peneliti di lingkungan UAJ, sesuai dengan bidang penelitian yang diajukan. Juri dari luar Fakultas Kedokteran antara lain staf pendidik dari Fakultas Teknobiologi dan Fakultas Psikologi. Selanjutnya pemenang ditetapkan berdasarkan nilai tertinggi hasil penjumlahan nilai dari 3 (tiga) orang juri. Nama-nama pemenang diusulkan ke CPCU DIKTI untuk mendapatkan pengesahan. Pengesahan ini baru didapat pada bulan Juni 2011 (Lampiran Pendukung 2), dengan demikian implementasi dari program ini mengalami keterlambatan selama 3 bulan.
Mengingat beberapa proposal hibah penelitian tahun 2011 tidak menggunakan keseluruhan dana, terdapat kelebihan dana untuk hibah penelitian ini yang kemudian diluncurkan ke tahun 2012 dengan menambah jumlah hibah penelitian yang disediakan menjadi 5 buah hibah penelitian untuk staf pengajar muda dari sebelumnya 4 hibah.
c. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Implementasi kegiatan ini dilakukan dengan sosialisasi aktivitas hibah penelitian untuk staf pendidik senior sejak akhir tahun 2010. Selanjutnya pada bulan Maret 2011 terkumpul 9 proposal yang termasuk kategori program ini. Tim seleksi proposal terdiri dari staf pendidik FKUAJ dan staf peneliti Fakultas Teknobiologi dan Fakultas Psikologi UAJ. Selanjutnya pemenang ditetapkan dengan nilai tertinggi hasil penjumlahan dari nilai 3 (tiga) orang juri. Nama-nama pemenang diusulkan ke CPCU
7
DIKTI untuk mendapatkan pengesahan. Pengesahan ini baru didapat pada bulan Juni 2011 (Lampiran Pendukung 3), dengan demikian implementasi dari program ini mengalami keterlambatan selama 3 bulan.
Dalam program peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ ini juga terdapat program Overseas non degree training (ONDT) di bidang Kedokteran Tropik. Program ONDT ini telah dilaksanakan pada bulan Agustus 2011 ke Mahidol University. (Lampiran Pendukung 4)
Kegiatan Diseminasi hasil penelitian baru berhasil dilaksanakan 1 kali pada tahun 2011. Dengan pengalaman pelaksanaan kegiatan ini di tahun 2011, diharapkan pelaksanaan kegiatan ini di tahun 2012 akan lebih baik dan mencapai target yang telah ditetapkan.
2. Pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu.
Dalam program ini telah diseleksi 3 orang mahasiswa yang berpotensi akademik tinggi namun secara ekonomi kurang mampu. Saat ini nama ketiga mahasiswa tersebut telah mendapat pengesahan dari CPCU DIKTI dan kontrak pemberian beasiswa telah ditanda tangani (Lampiran Pendukung 5). Dalam kontrak yang dirancang, penerima beasiswa wajib kembali ke daerah asal untuk meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat di daerahnya.
3. Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan.
Implementasi sistem assessment ini dilakukan dengan dimulainya program pengumpulan soal-soal dari berbagai departemen untuk menjadi bank soal. Sebagian dari soal-soal yang terkumpul ini kemudian juga disampaikan melalui Asosiasi Institusi Pendidikan Kedokteran Indonesia (AIPKI) regional untuk menjadi bank soal Uji Kompetensi Dokter Indonesia (UKDI). Persiapan untuk menjadi pusat CBT juga telah dilakukan dengan baik sehingga pada tanggal 26 Juli 2011, setelah diverifikasi oleh tim monevin UKDI, FKUAJ telah ditetapkan untuk menjadi salah satu pusat CBT untuk pelaksanaan UKDI mulai UKDI bulan Agustus 2011. Saat ini FKUAJ telah melakukan persiapan untuk meningkatkan sistem assessment lainnya, terutama untuk OSCE juga telah dilakukan agar FKUAJ siap menerapkan ujian OSCE sebagai salah satu exit exam dan turut menjadi pusat ujian OSCE untuk UKDI.
4. Pemantapan KBK institusi mitra
Implementasi program ini agak terhambat disebabkan TOR dari institusi mitra baru disetujui oleh CPCU DIKTI. Walau demikian beberapa kegiatan terkait dengan kunjungan kerja dari institusi mitra ke FKUAJ telah dilaksanakan. Setelah TOR institusi mitra disetujui, telah dilakukan 8 (delapan) kegiatan pelatihan untuk Program Pendidikan Dokter Universitas Pattimura (PPD Unpatti) yaitu 3 (tiga) kegiatan yang dilaksanakan di FKUAJ berupa kegiatan magang di perpustakaan, pelatihan pembuatan modul audio-visual dan pelatihan tenaga laboran dan skills lab serta 5 (lima) kegiatan yang dilaksanakan di PPD Unpatti berupa lokakarya desain cetak biru dan kurikulum, lokakarya pembuatan modul, lokakarya pembuatan buku ajar, lokakarya metode SCL serta lokakarya pemantapan sistem assessment. Kegiatan dengan mitra Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen (FKUHN) telah dilaksanakan 12 (dua belas) kali, yaitu 7 (tujuh) kegiatan yang dilaksanakan di FKUAJ berupa kajian implementasi pelaksanaan KBK, kajian implementasi sistem penjaminan mutu, magang di perpustakaan, non degree training sistem penjaminan mutu, pelatihan tenaga laboran dan
8
kepaniteraan klinis serta 5 (lima) kegiatan yang dilakukan di FKUHN berupa lokakarya desain cetak biru dan kurikulum, lokakarya pembuatan modul dan buku ajar, lokakarya metode SCL, lokakarya pemantapan sistem assessment, lokakarya sistem penjaminan mutu. Kegiatan magang di perpustakaan serta pelatihan tenaga laboran dan skills lab
dilakukan pada waktu yang bersamaan untuk kedua mitra FKUAJ ini.
Dalam kegiatan pelatihan tersebut, staf FKUAJ yang memberikan pelatihan juga melaporkan perkembangan-perkembangan persiapan FK mitra dalam menghadapi akreditasi. Tampaknya FK mitra konsisten dalam menaati peraturan yang ditetapkan mengenai jumlah mahasiswa yang boleh diterima setiap tahunnya, yaitu tidak lebih dari 50 (lima puluh) mahasiswa baru per angkatan. Demikian pula dengan pembangunan fisik fasilitas belajar mengajar, penambahan jumlah staf akademik baru konsisten dilakukan oleh kedua FK mitra. Dalam anggaran 2012, koordinasi dan monevin akan dilakukan secara lebih intensif.
9 BAB 2
IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM
A. Organisasi Pelaksana Kegiatan
Struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD di FKUAJ sedapat mungkin mengoptimalkan fungsi-fungsi yang telah ada. Tujuannya adalah agar aktivitas PHK-PKPD dapat terkonsolidasi serta sebagai bagian dari capacity building organisasi agar proses kerja yang terbentuk akan dibawa dalam budaya organisasi. Penanggung jawab utama kegiatan PHK PKPD di tingkat Universitas adalah Rektor selaku pimpinan institusi tertinggi. Dalam implementasinya, program-program akademik dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, serta Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan sebagai penanggung jawab keuangan.
Struktur Organisasi Pelaksana PHK-PKPD FKUAJ
Ketua Pelaksana Program adalah Dekan FKUAJ dan Direktur Eksekutif adalah Wakil Dekan I. Pelaksanaan kegiatan PHK PKPD sehari-hari dikoordinasi oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Direktur Eksekutif dibantu oleh beberapa koordinator yang bertanggung jawab dalam bagian pengelolaan program, bagian monitoring dan evaluasi, bagian pengadaaan barang dan jasa, bagian keuangan, serta beberapa staf pendukung.
Untuk mengoptimalkan struktur yang telah ada, bagian monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Ketua Gugus Jaminan Mutu (GJM) tingkat Fakultas yang dalam pelaksanaannya
KETUA PELAKSANA PROGRAM Dekan dr. Felicia Kurniawan, M.Kes.
Direktur Eksekutif Dr. dr. Soegianto Ali, M.Med.SC
Wakil Direktur Eksekutif dr. Tena Djuartina, M.Biomed
PIC Program Pemerataan Kesempatan Belajar
Wakil Dekan III dr. Astri Parawita Ayu, Sp.KJ. PIC Program
Pengembangan Bidang Unggulan dr. Ignatio Rika, Sp.Ko
PENANGGUNG JAWAB PROGRAM Rektor
Prof. Dr. F.G. Winarno
Penanggung jawab Keuangan Wadek II Dr. Nanny Djaya, MS., Sp.GK.
Penanggung jawab Pengadaan Barang (Wahyudi Sugiharto, ST.) MONEVIN
Kepala UJM Prof. Dr. Drg. Yvonne Suzy H., MKM INSTITUSI MITRA
PIC Program Kerjasama dengan Institusi Mitra dr. Veronika Maria S., M.Biomed
PIC Program Pengembangan Assessment
dr. Nawanto Agung, Sp.KO
Koordinator Aktivitas PPD Unpatti dr. Linawati H., Sp.FK Koordinator Aktivitas FK UHN dr. Lilis, Sp. PA Koordinator Aktivitas Hibah Penelitian dr. Zita Arisiela, M.Biomed.
Koordinator Aktivitas CBT dr. Fransisca Tjai,
M.Biomed
Koordinator Aktivitas OSCE Dr. Poppy K.Sasmita, Sp.S..
Koordinator Aktivitas Peningkatan Kompetensi Lulusan dr. Jenny Hidayat, M.Biomed Koordinator Aktivitas Penelitian
Unggulan FKUAJ dr. Edward Surjono, Sp.A. MONEVIN
Kepala LPjM St. Nugroho, ST, MT
Koordinator Aktivitas Penyusunan Road map Elisabeth Rukmini, Ssi, Msc, PhD
Elisabeth Rukmini Ssi, MSc, PhD
Dr. Julia Rahadian M.Biomed
dr. Hanna Yolanda , MKes
10
berkoordinasi dengan Lembaga Penjaminan Mutu (LPJM) tingkat Universitas. Demikian pula bagian Keuangan dilakukan oleh Wakil Dekan II. Dalam melakukan tugasnya Wakil Dekan II berkoordinasi dengan Wakil Rektor II di tingkat Universitas. Pelaksanaan masing-masing program berada di bawah tanggung jawab seorang Person in Charge (PIC) dan dibantu oleh Penanggung jawab Aktivitas. Pengelola di tingkat FK berkoordinasi dengan pengelola di tingkat Universitas secara rutin. Aspek-aspek penyelengaraan proyek, seperti pengadaan barang dan jasa, keuangan, penjaminan mutu melalui monitoring dan evaluasi internal terintegrasi dengan unit-unit dan struktur yang telah ada di UAJ, yaitu Biro Pengelola Prasarana dan Sarana, Biro Akuntansi, dan LPjM. Integrasi dari struktur-struktur yang ada antara lain terlihat pada beberapa SK pengadaan yang melibatkan unsur-unsur Universitas yang memang telah berpengalaman di bidangnya.
B. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi
Dalam melaksanakan kegiatan, masing-masing Penanggung Jawab Aktivitas berpedoman pada TOR yang telah disetujui oleh CPCU. Panitia pelaksana kegiatan diusulkan nama-namanya oleh Dekan FKUAJ untuk dibuatkan SK kepanitiaan oleh Rektor UAJ. Sebelum melaksanakan kegiatan tersebut, Penanggung Jawab Aktivitas mengajukan permohonan dana dengan sepengetahuan Penanggung Jawab Program dan Direktur Eksekutif atau Pengelola Program kepada Penanggung Jawab Keuangan. Selanjutnya Penanggung Jawab Keuangan akan menentukan sumber dana untuk kegiatan tersebut sesuai dengan Proposal RIP dan TOR kegiatan yang telah disetujui. Permohonan pencairan dana kemudian ditujukan kepada Wakil Rektor II yang menangani bidang keuangan di Universitas. Selanjutnya Wakil Rektor II memerintahkan Karo Akuntansi Universitas untuk mencairkan dana sesuai dengan permintaan. Setelah pelaksanaan kegiatan, Penanggung Jawab Aktivitas akan membuat laporan kegiatan termasuk pertanggungjawaban keuangan kepada Penanggung Jawab Keuangan.
Koordinasi dengan Universitas juga dilakukan untuk pengadaan barang. Setelah Procurement plan dan dokumen pengadaan disetujui oleh CPCU, maka pembentukan panitia pengadaan diusulkan oleh Dekan kepada Rektor. Rektor membuatkan SK tim pengadaan yang juga melibatkan staf dan struktur yang ada di Universitas terkait dengan proses pengadaan ini. Pengadaan peralatan terkait IT misalnya juga melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas dan Pusat Komputer Universitas sebagai anggota tim. Pengadaan buku akan melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas dan Perpustakaan Universitas sebagai anggota.
Adanya perbedaan ketentuan dalam pembuatan rekening penampung antara PHKI dan PHK PKPD pada tahap awal pelaksanaan sempat membingungkan pihak Universitas. Pada PHK-PKPD dibutuhkan 2 (dua) rekening, yaitu rekening penampung dana hibah (World Bank) dan rekening penampung dana pendamping (DRK). Dengan adanya 2 rekening sumber dana kegiatan PHK-PKPD, awalnya terjadi kebingungan mengenai asal rekening untuk mendanai suatu kegiatan tertentu. Walau demikian setelah diadakannya beberapa kali pertemuan antara tim PHK-PKPD FKUAJ dengan Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, terjadi perbaikan dalam hal pencairan dana ini. Koordinasi antara tim PHK-PKPD, Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas juga berperan dalam menyetujui pencairan dana non commitment untuk pembiayaan tenaga ahli yang membantu penyusunan road map
pengembangan unggulan mengingat adanya kesulitan untuk mencari tenaga ahli bidang kurikulum yang bukan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana disyaratkan dalam panduan PHK PKPD. Kegiatan penyusunan road map yang merupakan salah satu kegiatan vital sudah terlaksana di bulan Agustus 2011.
11
Pada kegiatan program 1 yang berhubungan dengan hibah penelitian, tim PHK-PKPD FKUAJ juga melibatkan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) dalam kegiatannya, terutama pada proses seleksi proposal yang masuk. Beberapa anggota komisi ilmiah yang selama ini terlibat dalam penjurian proposal untuk hibah kompetisi penelitian di tingkat Universitas juga dilibatkan sebagai anggota tim seleksi hibah penelitian dari program Pengembangan Bidang Unggulan (program 1).
Dalam kegiatan program 2, yaitu Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa yang Mempunyai Potensi Akademik Tinggi namun Secara Ekonomi Kurang Mampu, kegiatannya juga dilaksanakan bersama dengan proses penerimaan mahasiswa baru tahun akademik 2011/2012. Dari proses tersebut 7 orang mahasiswa lolos seleksi. Tiga di antaranya mendapat beasiswa PHK-PKPDdan 4 orang mendapat beasiswa sumber lainnya.
Kegiatan Monitoring dan Evaluasi terkait dengan kegiatan Penjaminan Mutu di Fakultas Kedokteran maupun Universitas. Kegiatan Monevin tersebut dengan demikian menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari kegiatan rutin di Universitas dan Fakultas. Audit Monevin dari kegiatan PHK-PKPD ini telah dilaksanakan 3 (tiga) kali yaitu di akhir bulan Maret 2011, akhir bulan Juni 2011 dan akhir bulan September 2011. Audit berikutnya direncanakan dilaksanakan pada pertengahan bulan Januari 2012.
C. Pengembangan kapasitas pengelola program
Dalam melaksanakan PHK-PKPD, mulai dari penyusunan proposal lengkap (setelah proposal pendahuluan PHK-PKPD dinyatakan menang), penyusunan RIP tahun 2011, penyusunan TOR untuk mendapatkan persetujuan CPCU serta pelaksanaan aktivitas, tim PHK-PKPD telah mempelajari banyak hal terkait dengan pengelolaan program.
Proses pelaksanaan suatu aktivitas PHK-PKPD mensyaratkan persetujuan proposal awal dan proposal lengkap serta RIP. Selanjutnya tiap TOR untuk pelaksanaan kegiatan juga membutuhkan telaah dan persetujuan terlebih dahulu agar sesuai dengan peraturan dan panduan yang ada. Selanjutnya setiap kegiatan yang dilaksanakan perlu dilaporkan kegiatannya serta dianalisis keberhasilan dan capaiannya. Setiap aktivitas juga harus dirancang untuk mencapai tujuan tertentu yang terkait dengan indikator yang terukur. Hal ini menyebabkan pengelola program harus terbiasa dengan pola berpikir sistematis dan pada akhirnya menjadi suatu kebiasaan dalam menyusun program.
Selain hal-hal yang terkait dengan sistematika pelaksanaan kegiatan di atas, pengelolaan program PHK-PKPD dengan tenggat waktu yang kaku dan terbatas membuat pengelola program harus terbiasa bekerja keras dan disiplin dalam melaksanakan kegiatan secara berkesinambungan serta melaporkan hasilnya segera.
Pengalaman proses nego RIP membuat tim pengelola mampu membedakan dana efisiensi dengan dana sisa yang disebabkan oleh ketidaktelitian proses perencanaan anggaran. Pengalaman ini berguna untuk penyusunan RIP 2012 sehingga diharapkan dana sisa akibat perencanaan anggaran yang kurang tepat dapat ditekan.
D. Sistem dan prosedur pengelolaan program menyangkut keuangan dan pengadaan Secara umum pengelolaan keuangan di UAJ bersifat sentralisasi di tingkat Universitas.
Yayasan memperbolehkan Rektor membuka rekening-rekening khusus untuk tujuan-tujuan yang jelas. Terdapat 2 (dua) rekening khusus untuk menampung dana PHK-PKPD ini. Untuk
12
menampung dana dari World Bank dipakai rekening khusus atas nama Rektor UAJ yang pencairannya membutuhkan tandatangan Rektor bersama dengan Wakil Rektor II. Untuk menampung dana pendamping, dipakai rekening khusus atas nama Yayasan UAJ. Dalam hal persetujuan penggunaan dana pendamping, diperlukan persetujuan dari Universitas mengenai besaran-besaran dananya. Penggunaan dua rekening untuk menampung dana PHK-PKPD ini pada awalnya menyebabkan kebingungan mengenai asal rekening dana yang harus dicairkan, walau demikian dengan pertemuan beberapa kali antara Koordinator Keuangan PHK-PKPD dengan Wakil Rektor II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, proses pencairan keuangan saat ini berjalan lebih baik.
Proses pertanggungjawaban penggunaan dana juga sempat mengalami masalah karena adanya ketentuan internal UAJ yang mengharuskan bukti-bukti pengeluaran uang yang asli disertakan sebelum pertanggungjawaban keuangan dinyatakan selesai. Sementara itu Penanggung Jawab Keuangan PHK-PKPD juga membutuhkan bukti-bukti asli pengeluaran uang untuk dipertanggungjawabkan kepada tim audit PHK-PKPD pada saat pemeriksaan kelak. Permasalahan ini kemudian diatasi dengan cara seluruh bukti keuangan yang diserahkan kepada Universitas adalah fotokopinya, namun fotokopi tersebut diverifikasi oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan Universitas berdasarkan bukti keuangan asli yang dilampirkan. Selanjutnya bukti keuangan asli dikembalikan kepada Koordinator Keuangan PHK-PKPD FKUAJ untuk disimpan.
Proses pengadaan oleh tim PHK-PKPD juga melibatkan Bagian Pengadaan Universitas. Hal ini sesuai dengan Panduan Pelaksanaan PHK-PKPD, anggota tim pengadaan wajib melibatkan staf yang telah berpengalaman dalam proses pengadaaan. Untuk itu dalam setiap SK tim pengadaan yang ditetapkan oleh Rektor , terdapat staf Bagian Pengadaan Universitas karena mereka lebih berpengalaman dalam proses pengadaan barang tersebut. Selanjutnya anggota tim juga melibatkan staf dari bidang yang terkait, misalnya untuk pengadaan peralatan komputer, tim melibatkan staf Pusat Komputer Universitas dan untuk pengadaan buku, tim akan melibatkan staf Perpustakaan Universitas. Mengingat dokumen pengadaan FKUAJ yang first prior baru saja mendapat persetujuan, maka proses pengadaan barang baru saja dimulai dan sejauh ini belum dijumpai adanya kesulitan-kesulitan yang berarti.
E. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan
Secara umum hambatan dalam pelaksanaan program dapat dibagi menjadi hambatan internal dan hambatan eksternal. Hambatan internal disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:
1. Berbeda dengan PHK-I yang pernah diterima oleh UAJ, PHK-PKPD
program-programnya khusus untuk Fakultas Kedokteran sehingga tidak banyak melibatkan Fakultas lain, terlebih kampus FKUAJ terpisah dari kampus pusat dimana Rektorat berlokasi. Hal ini menyebabkan gaung PHK-PKPD di tingkat Universitas kurang terasa, terutama pada tingkatan di bawah Rektor dan jajaran Wakilnya. Walau demikian dengan komunikasi yang intensif dan penyusunan prosedur-prosedur bersama dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang terkait dengan PHK-PKPD, permasalahan ini mulai teratasi. Di masa yang akan datang, komunikasi-komunikasi dengan berbagai pihak, termasuk jajaran di bawah Rektorat akan lebih diintensifkan agar hambatan dalam pelaksanaan PHK-PKPD dapat diminimalkan.
2. Proses penyusunan proposal PHK-PKPD sejak awal telah melibatkan berbagai
stakeholders FKUAJ, termasuk staf pendidik, alumni dan mahasiswa. Demikian pula sosialisasi mengenai berbagai kegiatan PHK telah dilaksanakan dalam berbagai kesempatan, tetapi ternyata masih ada beberapa orang yang tidak mengenali pelaksanaan program PHK-PKPD ini. Untuk meningkatkan awareness mengenai PHK-PKPD yang
13
saat ini tengah dilaksanakan di FKUAJ, sosialisasi berbagai kegiatan tetap dilaksanakan pada berbagai kesempatan berkumpulnya staf pendidik ataupun staf penunjang pendidikan FKUAJ. Sejak Januari 2011, tim pengelola PHK-PKPD FKUAJ juga menerbitkan buletin khusus untuk diedarkan di dalam lingkungan FKUAJ, terutama terkait dengan pelaksanaan program PHK-PKPD dan hasil-hasil yang telah dicapai. Dengan upaya dan sosialisasi kegiatan terus menerus diharapkan awareness internal terhadap PHK-PKPD akan meningkat.
3. Proses pengadaan di UAJ mewajibkan keikutsertaan bagian pengadaan universitas dalam tim. Bagian pengadaan tersebut sering kali berpatokan pada kriteria pengadaan untuk PHK-I yang sebenarnya berbeda dari kriteria PHK-PKPD. Kondisi ini menyebabkan prosedur pengadaan barang PHK-PKPD yang didapat FKUAJ menjadi sangat panjang dan rumit. Hal ini telah dicoba untuk diatasi dengan cara koordinasi dan penyampaian buku panduan pelaksanaan PHK-PKPD pada bagian universitas.
Beberapa hambatan dan permasalahan yang disebabkan oleh faktor eksternal adalah:
1. Lambatnya persetujuan TOR dari CPCU. Walau demikian, CPCU banyak membantu pelaksana PHK-PKPD dengan mengadakan berbagai workshop bagi pengelola PHK-PKPD dari masing-masing institusi, terutama setelah dana World Bank diturunkan kepada institusi penerima hibah. Dengan workshop TOR yang diadakan, proses persetujuan TOR menjadi lebih lancar. Selain itu keterbukaan dari CPCU untuk memberikan pengarahan dan konsultasi TOR juga mempercepat proses persetujuan TOR.
2. Dana hibah baru diberikan kepada institusi penerima hibah pada akhir April 2011. Untuk FKUAJ sebagai institusi swasta, program-program boleh mulai dilaksanakan dengan pinjaman dari dana pendamping sehingga hal ini sangat membantu. Pada awal pelaksanaannya, sempat timbul kebingungan dari pengelola keuangan, tetapi hal tersebut saat ini telah berhasil diatasi.
3. Adanya beberapa ketentuan dalam panduan yang tidak disadari oleh institusi yang merancang program sebelumnya. Salah satu ketentuan yang dirasakan sangat menghambat adalah tidak diperkenankannya Pegawai Negeri Sipil untuk bertindak sebagai Tenaga Ahli. Mengingat ahli di bidang pendidikan dan kurikulum, terlebih kurikulum kedokteran, saat ini masih berpusat di beberapa Fakultas Kedokteran Negeri, tidak mungkin menemukan tenaga ahli di bidang kurikulum yang bukan Pegawai Negeri Sipil. Untuk mengatasi permasalahan dan kendala ini, program pengembangan bidang unggulan penyusunan road map yang memerlukan tenaga ahli diputuskan oleh pengelola program untuk tetap dilaksanakan dengan menggunakan dana institusi non committed
untuk honor tenaga ahli yang diminta.
4. Dana hibah tahap II yang seharusnya turun di bulan Oktober 2011 ternyata baru turun pada akhir bulan Desember 2011. Namun, sebagai FK swasta, kami diijinkan untuk menggunakan dana talangan sehingga kegiatan tetap dapat dilakukan.
14 BAB 3
HASIL YANG DICAPAI A. Status Indikator Kinerja
Tabel 1 merangkumkan status indikator kinerja hingga bulan Desember 2011 dan gambaran status pada tahun yang akan datang. Indikator Kinerja Utama (IKU) yang melebihi target pencapaian adalah nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ (74,6 yang melebihi target 62) dan presentase kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI (hingga 95% pencapaian dari 90% target). Selain itu, terdapat lima indikator kinerja antara (IKA) dalam kerangka pengembangan bidang unggulan FKUAJ yang melebihi target pencapaian. Kelima IKA itu adalah “Persentase nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan”, “Jumlah penelitian bidang unggulan per tahun oleh dosen muda”, “Jumlah presentasi penelitian bidang unggulan di seminar nasional dan termuat dalam proceeding”, “Jumlah presentasi penelitian di seminar
internasional dan termuat dalam proceeding”, “Jumlah proposal yang menang dalam hibah
kompetisi penelitian tingkat nasional”. Sementara, ada tiga IKA dalam kerangka program pemerataan kesempatan belajar yang melebihi target di tahun 2011. Ketiga IKA tersebut adalah: “Rasio keketatan seleksi calon”, “Jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ (dari sumber dana manapun)”, dan “Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi”. Dengan demikian, seluruh IKA program pemerataan kesempatan belajar mencapai lebih dari target yang diharapkan di tahun 2011. Pada program pengembangan CBT, IKA yang mencapai lebih dari target adalah “Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir blok”, “Jumlah item pada bank soal untuk progress test”dan “Rata-rata kelulusan langsung OSCE
pada tiap semester”.
IKU yang tercapai sesuai target adalah “Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PKPD” yang dengan demikian sejalan dengan pencapaian IKA program pemerataan kesempatan belajar seperti tersebut di atas. IKA untuk program pengembangan bidang unggulan FKUAJ yang tercapai sesuai target adalah: “Tersusunnya road map”, (yang saat ini sedang menunggu pengesahan Senat Fakultas). “Tersedianya modul khusus bidang unggulan”, “Jumlah modul yang memuat bidang unggulan”, “Jumlah skenario terkait bidang unggulan” dan “Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri”. IKA dari program pengembangan CBT yang tercapai sesuai target adalah jumlah item pada bank soal CBT untuk exit exam.
IKU yang tidak tercapai adalah “Jumlah publikasi di jurnal internasional” dan “Dilaksanakannya KBK di institusi mitra”. Publikasi di jurnal internasional belum dapat mencapai target dikarenakan mundurnya pengadaan tenaga ahli penulisan jurnal ilmiah internasional. Kemunduran ini dikarenakan kendala teknis procurement. Sementara itu IKU yang kedua sangat berkaitan dengan kuantitas SDM di institusi mitra. Jumlah SDM yang masih kurang untuk volume kerja yang besar jelas merupakan kendala bagi kedua institusi mitra untuk menyusun KBK berikut perangkatnya.
IKA pengembangan bidang unggulan yang belum mencapai target adalah “Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional”, “Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda”, “Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional”, dan “Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional”.
Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional masih belum ada dengan mundurnya jadwal pengadaan tenaga ahli untuk penulisan jurnal ilmiah internasional
15
sebagaimana tersebut di atas. Sementara itu untuk jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda hingga saat ini baru ada satu publikasi karena terlambatnya penurunan dana dari pusat untuk hibah penelitian bidang unggulan bagi dosen yunior. Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional pada tahun 2011 baru ada empat proposal, hal ini sangat mungkin disebabkan kurangnya diseminasi informasi hibah di tingkat nasional dan seringkali FKUAJ menerima informasi ini dalam kurun waktu yang sangat sempit. Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional masih belum mencapai target karena berkaitan dengan minimnya jumlah diseminasi tingkat internasional dalam bidang unggulan.
Tabel 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara.
No. Keterangan Baseline 2011 2012 2013 Target Capaian Target Capaian Target Capaian
Indikator Kinerja Utama (IKU)
1. Jumlah publikasi di
jurnal internasional 1 1 0 3 NA 5 NA
2.
Peningkatan
mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PKPD
NA 3 3 6 NA 9 NA
3. Nilai rata-rata peserta
UKDI FKUAJ 61 62 74.6 63 NA 65 NA
4.
Presentase kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI 90,6% >90% 95% >90% NA >90% NA 5. Dilaksanakannya KBK di institusi mitra 31,6% 78,9% 63,2% 75% NA 100% NA 6. Peningkatan Akreditasi institusi mitra belum terakredit asi NA NA NA NA Terakredi tasi NA
Indikator Kinerja Antara
1 Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ
1. Tersusunnya Road map Belum sempurna Perbaikan Menunggu pengesahan rapat Senat Fakultas Acuan pengem-bangan tridarma NA Acuan pengem-bangan tridarma NA 2. Tersedianya modul khusus bidang unggulan 1 1 1 3 NA 3 NA 3.
Jumlah modul yang memuat bidang unggulan 15 18 18 20 NA 20 NA 4. Jumlah skenario terkait bidang unggulan 15 20 20 25 NA 30 NA 5. Persentase nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan
64% 64% 97% 70% NA 75% NA 6. Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional 1 1 0 3 NA 5 NA 7. Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda 3 5 1 7 NA 10 NA
16 8.
Jumlah penelitian bidang unggulan per tahun oleh dosen muda
0 4 7 5 NA 6 NA
9.
Jumlah presentasi penelitian bidang unggulan di seminar nasional dan termuat dalam proceeding 2 3 5 7 NA 10 NA 10. Jumlah presentasi penelitian di seminar internasional dan termuat dalam proceeding 1 5 14 9 NA 10 NA 11.
Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional 1 8 4 15 NA 20 NA 12.
Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian tingkat nasional 0 0 1 1 NA 2 NA 13. Monograf di bidang unggulan 0 0 0 0 0 3 NA 14.
Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri
0 2 2 3 NA 5 NA
15.
Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional
0 3 2 3 NA 4 NA
16.
Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional
0 0 0 1 NA 2 NA
Indikator Kinerja Antara
2 Program Pemerataan Kesempatan Belajar
17. Rasio keketatan
seleksi calon NA 1:3 1:4 1:5 1:7
18.
Jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ (dari sumber dana manapun)
62 70 88 80 NA 90 NA
19.
Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi
NA 25% 36% 25% NA 25% NA
Indikator Kinerja Antara
3 Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan
20.
Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit exam
NA 200 200 500 NA 800 NA
21.
Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir blok
NA 360 370 1080 NA 1440 NA
22.
Jumlah item pada bank soal untuk ujian progress test
200 300 400 400 NA 500 NA
23. Pemanfaatan CBT
untuk ujian akhir blok NA 0 0 3 blok NA 6 blok NA 24. Rata-rata kelulusan
17 institusi pada exit
exam
25.
Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir Prodi Profesi Dokter
NA NA NA 75% NA 90% NA
26.
Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap semester
65% 67,5% 80% 75% NA 80% NA
27. Jumlah skenario
OSCE 35 50 45 60 75
B. Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya B. 1. TOR 1. Policy Study
Tujuan umum policy study adalah mendapatkan data yang memadai dari stakeholder guna penyusunan road map di bidang unggulan yaitu Kedokteran Adiksi, Geriatri dan Kedokteran Tropik. Capaian fisik policy study ini 95% (sembilan puluh lima persen). Kondisi ini sama dengan laporan tengah tahun, latar belakang keadaan ini juga telah dijelaskan dalam laporan tengah tahun. Data dari stakeholder telah dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner secara daring ataupun cetak pada kertas. Capaian yang kurang, yaitu 5% (lima persen), dikarenakan dana swakelola sebesar Rp. 20.000.000,- (dua puluh juta rupiah) belum digunakan sama sekali (lampiran 4 A). Terdapat kekurangpahaman mengenai penggunaan dana swakelola tersebut. Apakah dana swakelola untuk tracer study dapat digunakan untuk memberikan honorarium bagi penyusun dan penganalisa tracer study, serta dapatkah digunakan untuk penyusunan laporan tracer study tersebut? Pertanyaan ini sudah pernah kami lontarkan kepada CPCU tetapi belum ada jawaban yang pasti.
B.2. TOR 2. Tenaga Ahli Untuk Penyusunan Road Map
Kegiatan ini ditarik dari skema pendanaan PHK-PKPD. TOR ini telah ditarik dari pendanaan hibah dengan pertimbangan tidak adanya kepastian apakah PNS boleh menjadi tenaga ahli dalam bentuk konsultasi. Sampai saat ini, tenaga ahli di Indonesia yang terkait dengan bidang medical education masih tergantung pada pakar di beberapa FK universitas negeri. Kami merasa kesulitan menemukan pakar yang dapat menjadi konsultan di bidang penyusunan road map FKUAJ, yang telah berpengalaman dalam tridharma perguruan tinggi di fakultas kedokteran. Alasan utama ini membuat kami menarik skema pendanaan kegiatan ini dari PHK-PKPD dan mengajukan skema pendanaan kegiatan melalui dana internal universitas. Permintaan ini telah disetujui oleh rektorat. Konsultasi dilaksanakan sejak Juli awal dan dikaitkan dengan lokakarya mengenai penyusunan road map (terkait TOR 3 Lokakarya Penyusunan Road Map) pada tanggal 2-5 Agustus 2011. Selanjutnya dilakukan finalisasi dari road map yang tersusun dan pembuatan laporan akhir kegiatan.
B.3. TOR 3. Lokakarya Penyusunan Road Map
Tujuan kegiatan ini untuk merumuskan road map FKUAJ di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat agar unggulan FKUAJ di bidang Kedokteran Adiksi, Geriatri dan Kedokteran Tropik akan semakin nyata. Lokakarya diadakan pada tanggal 2-5 Agustus 2011. Capaian fisik kegiatan ini 100% (seratus persen) (Lampiran 4 C) dengan diselesaikannya laporan akhir kegiatan pada bulan bulan Agustus.
18
B.4. TOR 4. Pendidikan Tak Bergelar Domestik untuk Penyusunan Kurikulum
TOR 4 telah dilaksanakan pada tanggal 4 April 2011 sampai tanggal 15 April 2011 di FK UGM Yogyakarta dengan keseluruhan dana berasal dari dana hibah Dikti. Empat staf yang mengikuti pelatihan yaitu dr. Lilis,SpPA, dr. Dyonesia Ary, SpPA, Dra. Ana Lucia Ekowati, M.Kes., dan dr. Ratnawati Linanta. Selanjutnya peserta kegiatan ini berperan aktif dalam penyusunan road map bidang unggulan terutama bidang pendidikan. Peserta berperan aktif dalam mengintegrasikan muatan unggulan, dalam hal ini bidang unggulan Kedokteran Adiksi, Kedokteran Geriatri dan Kedokteran Tropik, ke dalam kurikulum. Seluruh kegiatan dalam TOR ini telah selesai dilakukan. Dana yang tercantum pada lampiran (DND) pada kolom commited melebihi dana yang tertera di RIP. Hal ini dikarenakan anggaran yang disusun dalam RIP tidak sesuai dengan SBU sehingga reviewer PHK-PKPD pusat menyarankan perubahan dana agar sesuai dengan SBU. Capaian fisik dengan demikian lebih dari seratus persen (Lampiran 1 A).
B.5. TOR 5. Peningkatan Kemampuan Dosen Muda dalam Melakukan Penelitian Melalui Hibah Penelitian
TOR telah direvisi dan diterima pada minggu kedua bulan Maret 2011. Hibah telah disosialisasikan kepada seluruh staf pendidik FKUAJ dalam bentuk pengumuman tertulis, pengumuman yang diberikan kepada setiap departemen, buletin yang diterbitkan setiap bulan dan dibagikan kepada setiap departemen dan presentasi oral sejak minggu kedua bulan Januari. Proposal yang terkumpul berjumlah 12 proposal, masing-masing proposal direview
oleh 3 orang reviewer, yaitu 2 orang dari FKUAJ dan 1 orang dari fakultas lain di UAJ. Pengumuman pemenang dilakukan secara tertulis pada tanggal 4 Maret 2011. Setiap pemenang diminta untuk merevisi proposal penelitiannya dan memberikannya kembali kepada panitia untuk dimintakan persetujuan dari CPCU. Pada tanggal 2 Februari 2011 diadakan pertemuan para reviewer untuk evaluasi proposal dan memberikan masukan untuk pelaksanaan hibah penelitian tahun yang akan datang. SK penunjukkan reviewer dikeluarkan pada tanggal 14 Maret 2011. Persetujuan dari CPCU keluar terlambat, sehingga kontrak penelitian baru ditandatangani pada tanggal 17 Juni 2011dan dana penelitian baru diturunkan pada minggu I bulan Juli 2011. Pada akhir minggu kedua bulan Juli 2011, semua pemenang hibah telah mendapatkan 30% dari dana penelitian yang diajukan, dan penelitian dapat dimulai. Penelitian dimulai terlambat 3 bulan akibat persetujuan dari CPCU yang terlambat, sehingga dana tidak dapat dicairkan dan didistribusikan kepada pemenang hibah. Untuk menghindari peneliti terkena penalti yang bukan disebabkan oleh kesalahannya, maka dibuatkan addendum yang isinya memperpanjang masa penelitian hingga akhir bulan Februari 2012. Karena waktu mulai penelitian terlambat, maka monev dan turunnya dana penelitian tahap II (50% dari dana penelitian) juga mengalami keterlambatan. Dana tahap II telah diberikan akhir bulan Oktober 2011. Sebelum dana tahap II dicairkan, setiap peneliti membuat progress report. Selanjutnya, progress report kedua telah dikumpulkan pada akhir bulan November 2011. Dana tahap III (20%) diharapkan turun pada minggu kedua bulan Februari 2012 setelah laporan penelitian akhir diserahkan. Sesuai dengan addendum yang ditandatangani pada tanggal 23 Juni 2011, maka akhir penelitian diperpanjang hingga 28 Februari 2011. Saat ini penelitian masih berlangsung dan belum ada peneliti yang sudah menyelesaikan panelitiannya sehingga capaian program baru 43%. (Lampiran 6 B).
19
B.6. TOR 6. Peningkatan Kapasitas Penelitian Bidang Unggulan di Tingkat Internasional Melalui Hibah Penelitian
Sosialisasi Hibah telah dilakukan pada minggu kedua bulan Januari kepada seluruh staf pendidik FKUAJ dalam bentuk pengumuman tertulis, buletin bulanan dan presentasi oral. Proposal yang terkumpul berjumlah 9 proposal. Seluruh proposal yang masuk telah direview
oleh reviewer. Masing-masing proposal direview oleh 3 orang reviewer, yaitu 2 orang dari FKUAJ dan 1 orang dari fakultas lain di UAJ. Hasil penilaian reviewer kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan tiga proposal pemenang berdasarkan hasil penilaian tertinggi.
Pengumuman pemenang dilakukan secara tertulis pada tanggal 4 Maret 2011. Setiap pemenang diberikan surat untuk merevisi proposal penelitiannya dan memberikan kembali kepada panitia untuk dimintakan persetujuan dari CPCU. SK penunjukkan reviewer
dikeluarkan pada tanggal 14 Maret 2011, sedangkan persetujuan dari CPCU baru dikeluarkan pada pertengahan bulan Juni 2011 dan dana penelitian baru diturunkan pada minggu I bulan Juli 2011. Dikarenakan adanya keterlambatan dalam persetujuan dari CPCU, maka penelitian dimulai 3 bulan terlambat. Untuk mencegah peneliti dikenakan penalti yang bukan merupakan kesalahannya maka dibuatlah addendum yang isinya memperpanjang masa penelitian hingga akhir bulan Februari 2012.
Penurunan dana tahap dua telah dilakukan, penurunan dana dilakukan sebanyak dua kali ( 31 Oktober 2011 dan 16 November 2011) masing-masing 25% dengan total 50 %.
Progress report dan laporan akhir tahun dibuat dengan melaporkan kemajuan dari masing-masing penelitian yaitu :
• Gangguan Kognitif dan Mental Terhadap Kualitas Hidup Lansia di Kelurahan Kalianyar Jakarta Barat oleh dr. Nelly Tina Widjaja, MS target penelitian sampai dengan Februari 2012, capaian tahap persiapan sudah tercapai 30% dan pelaksanaan 65%.
• Intervensi Terpadu Menuju Lansia Mandiri: Suatu Model Program Peningkatan Kualitas Hidup Lansia oleh Prof. Dr.drg.Yvonne Suzy Handajani, MKM target penelitian adalah bulan Juni 2012, capaian tahap persiapan 30% (total terpenuhi) dan pelaksanaan 50%.
• Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kualitas Hidup Pasien HIV-AIDS yang Menjalani Terapi Antiretroviral di Kios Informasi Kesehatan Atma Jaya oleh dr. Dharmadi Agus, Sp. KJ target penelitian adalah bulan April 2012, capaian tahap persiapan 30% (total terpenuhi) dan pelaksanaan 70%.
Hingga saat ini capaian program baru 31% (tiga puluh satu persen) karena penelitian masih berlangsung (Lampiran 6 A).
B.7. TOR 7. PELAKSANAAN DISEMINASI HASIL PENELITIAN
Sosialisasi Hibah telah dilakukan pada hari Kamis tanggal 30 Juni 2011 dengan melakukan presentasi oral dan pemberian handout kepada peserta sosialisasi.
Pembukaan pendaftaran peserta yang akan melakukan diseminasi penelitian telah dilakukan dan diperoleh 4 orang peserta yang mendaftar, yaitu :
Prof. DR. drg. Yvonne Suzy Handajani, MKM yang akan melakukan presentasi hasil penelitiannya dengan judul The Role of Participation of Religious and Social
20
Organization on Disability of Elderly : Case Study in Jakarta, Indonesia di
Melbourne Convention Centre pada : Ninth Asia/Oceania Regional Congress of Gerontology and Geriatrics 23-27 October 2011 Melboune Australia
dr. Ayly Margaret, M. Biomed diseminasi penelitian pada “The 5th Regional Conference of Asia Pacific Organization for Cancer Prevention at International Conference Hall National Cancer Centre di Goyang, Korea” pada 2-3 November 2011.
dr. Nelly Tina Widjaja, MS yang akan melakukan presentasi hasil penelitiannya yang berjudul “The Effects of Brain Vitality Exercise Training on Cognitive function, Balance, Quality of Life on Older People”.
dr. Astri Parawita Ayu, Sp. KJ untuk melakukan diseminasi penelitiannya pada
“Global Addiction Conference “ pada 5-7 Desember 2011 di Conference Centre Cardeal Cerejeira Universidade Catolica Lisbon, Portugal dengan melakukan presentasi oral dengan judul penelitian :
1. Psychopathology among Injecting Drug User with HIV at Kiosk for Helath Information Atma Jaya Catholic University of Indonesia
2. Perception of Private University Student in Jakarta towards harm Reduction in Drug Addiction Control Program
Dari keempat peserta yang melakukan pendaftaran hanya satu orang yang diberangkatkan setelah mendapat persetujuan, peserta yang diberangkatkan adalah : dr. Astri Parawita Ayu, Sp. KJ. Dengan demikian capaian fisik program ini hanya 13% hingga akhir Desember 2011. (Lampiran 8)
Kriteria tambahan untuk program diseminasi ini yang menyatakan pembiayaan hanya diberikan untuk presentasi oral menyebabkan dr. Ayly Margaret, M. Biomed dan dr. Nelly Tina Widjaja, MS batal diberangkatkan. Pada awalnya presentasi Prof. Dr. drg. Yvonne Suzy Handajani, MKM dialokasikan untuk presentasi oral namun karena persetujuan dari CPCU terlambat didapat dan pendaftaran terlambat dilakukan, panitia seminar mengubahnya menjadi presentasi poster dan dengan demikian menjadi tidak eligible untuk diberangkatkan.
B.8. TOR 8. Tenaga Ahli Untuk peningkatan penulisan di Jurnal Internasional
Sampai bulan Desember 2011, kegiatan TOR 8 dengan judul “Tenaga Ahli untuk Peningkatan Kapasitas Penulisan di Jurnal Internasional” hanya mencapai 40% capaian (Lampiran 5 A). Kegiatan ini direncanakan untuk dilaksanakan pada bulan Januari-Maret 2012 dikarenakan mundurnya proses NOL procurement. Perbedaan anggaran pada RIP dan TOR dikarenakan rencana awal akan memakai tiga orang tenaga ahli untuk membantu peningkatan kapasitas penulisan di jurnal internasional akan tetapi saat pembahasan TOR dengan CPCU, satu orang dianggap cukup untuk melakukan hal tersebut. Karena itu, anggaran TOR jauh lebih rendah dari yang dicantumkan pada RIP. Tenaga ahli yang diminta menjadi konsultan adalah Dr. Elvina Karyadi yang akan membimbing penulisan ilmiah di FKUAJ pada minggu keempat Januari 2012 dan melakukan konsultasi dengan penulis sejak pembimbingan hingga 4 minggu kerja. Konsultasi dilakukan secara perorangan ataupun kelompok melalui temu muka dan melalui surel.
B.9. TOR 9. Lokakarya Untuk Peningkatan Kapasitas dan Kualitas Penulisan di Jurnal Internasional
Lokakarya untuk peningkatan kapasitas dosen dalam penulisan jurnal internasional akan diadakan pada tanggal 8-11 Agustus 2011. Kegiatan ini terbuka untuk staf akademik FKUAJ
21
dan mendatangkan seorang narasumber yaitu Dr. Tedjo Sasmono, dr.,M.Sc. dari Eijkman Institute yang telah berpengalaman dalam penulisan jurnal internasional. Capaian kegiatan ini seratus persen dengan dikumpulkannya laporan kegiatan bulan Agustus 2011. (Lampiran 4 D).
B.10. TOR 10. Peningkatan Kemampuan Dosen Untuk Melakukan Publikasi Internasional
TOR telah direvisi dan diterima pada minggu kedua bulan Maret 2011. Hibah telah disosialisasikan secara tertulis dalam buletin bulan April dan presentasi oral. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan minat dan kemampuan dosen untuk melakukan publikasi di jurnal internasional, meningkatkan jumlah publikasi internasional oleh dosen muda sekaligus untuk mengembangkan bidang unggulan FKUAJ di bidang Kesehatan Perkotaan, yaitu Kedokteran Adiksi, Geriatri, dan Penyakit Tropik. Pembiayaan diberikan dalam 2 bentuk, yaitu untuk biaya pendaftaran dan insentif bagi penulis. Hingga akhir bulan Desember 2011 tidak ada staf akademik yang mengajukan tulisannya untuk diikutsertakan dalam hibah ini. Hingga kini capaian kegiatan ini baru 15% (lima belas persen).
B.11. TOR 11. Peningkatan Kapasitas Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional melalui Overseas Non-Degree Training (ONDT)
Kegiatan ini diusulkan untuk mendukung program pertama FKUAJ dalam PHK-PKPD, yaitu mengembangkan bidang unggulan. Dengan pendidikan tidak bergelar di University of Mahidol, salah satu pusat kedokteran Tropik terkemuka di Asia, maka staf yang mengikuti program ini akan terbuka wawasannya di bidang kedokteran tropik agar dapat meningkatkan dan mengembangkan salah satu unggulan yang menjadikan FKUAJ sebagai pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang kedokteran tropik. Pengetahuan dan keterampilan yang didapat dari pendidikan non gelar tersebut akan digunakan untuk mengembangkan bidang Kedokteran Tropik di FKUAJ. Peserta kegiatan ini adalah dr. Alius Cahyadi, dr. Hanna Yolanda, M.Kes. dan dr. Enty. Peserta kegiatan pergi ke Universitas tersebut pada tanggal 7 Agustus 2011 dan kembali pada bulan September. Capaian fisik kegiatan ini hingga Desember 2011 adalah 90%. Capaian fisik kegiatan ini pada tahun 2011 tidak mencapai 100% disebabkan oleh cara perhitungan yang menggunakan besaran anggaran yang direncanakan. Pada kegiatan TOR 11 ini terdapat penghematan harga tiket sehingga angka maksimum yang dapat dicapai adalah 90%. Pada bulan Juli, capaian TOR ini masih 45% (empat puluh lima persen) (Lampiran 1 B).
B.12. TOR 12. Program Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi yang Secara Ekonomi Kurang Mampu
Program pemerataan kesempatan belajar pada tahun ini dimulai dengan kegiatan sosialisasi dan telah berjalan sampai pelaksanaan kegiatan matrikulasi.
Persiapan dilakukan pada bulan Januari 2011 dengan memilih tim untuk seleksi beasiswa, yaitu: dr. Astri Parawita Ayu, SpKJ (ketua), dr. Irene Rusli, Sp.A (anggota), dr. Dewi, Sp.S (anggota).
Sosialisasi dilakukan dalam rangkaian kegiatan promosi Unika Atma Jaya yang dilakukan oleh Marketing and Public Relation. Pada tahun ini daerah yang dituju adalah Kabupaten Belitung Timur (SMAN 1 Tanjung Pandan, SMAN 1 Manggar, SMAN 1 Kelapa Kampit, SMAN 1 Gantung), Propinsi Nusa Tenggara Timur (SMAN 1 Kupang; SMA Giovanni Kupang; SMA Mercu Suar, Kupang; SMA Syuradikara, Ende, Flores; SMAN 1 Bajawa;
22
SMA Regina Pacis, Bajawa), Kota Sukabumi (SMAN 1 Sukabumi; SMAN 3 Sukabumi; SMA BPK Penabur, Sukabumi; SMA Mardi Yuwana, Sukabumi).
Proses sosialisasi sedianya dilakukan dalam rangkaian kegiatan promosi Unika Atma Jaya namun ketika program ini berjalan, Marketing and Public Relation (M&PR) Unika Atma Jaya telah hampir menyelesaikan agenda promosi untuk tahun 2010 sehingga sosialisasi informasi beasiswa tidak bisa dilakukan ke banyak tempat. Perbedaan waktu dimulainya kegiatan sosialisasi program pemerataan kesempatan belajar dengan agenda sosialisasi M&PR karena program pemerataan kesempatan belajar baru bisa berjalan sesudah mendapat persetujuan untuk TOR. Untuk mengatasi hal tersebut dilakukan penambahan daerah kunjungan promosi Unika Atma Jaya dan dilakukan juga penyampaian informasi melalui beberapa alumni FKUAJ.
Setelah sosialisasi, tim seleksi beasiswa menerima berkas dari para calon penerima beasiswa sebanyak 15 berkas. Berkas-berkas tersebut diseleksi kelengkapan dan syarat-syaratnya. Para calon penerima beasiswa yang berkasnya lengkap dan memenuhi syarat bisa melanjutkan ke tahap berikut yaitu tes masuk FKUAJ gelombang III (13 Maret 2011).
Untuk memperluas cakupan daerah maka dibuka kembali kesempatan untuk seleksi penerima beasiswa pada gelombang IV. Tim seleksi menerima 16 berkas yang kembali diseleksi kelayakannya untuk dapat mengikuti tes masuk gelombang IV (15 Mei 2011).
Pada tahun berikut, seleksi sebaiknya hanya dilakukan pada satu gelombang tes masuk sehingga lebih efektif. Untuk itu kegiatan sosialisasi juga harus dilakukan lebih awal mengikuti jadwal rangkaian kegiatan promosi Unika Atma Jaya yang dilakukan oleh M&PR sejak bulan Agustus setiap tahun ajaran baru. Waktu yang efektif untuk melakukan seleksi adalah pada tes masuk gelombang 3 karena biasanya dilakukan pada bulan Maret sehingga memberi cukup waktu bagi kegiatan sosialisasi dan seleksi berkas.
Setelah terpilih para penerima beasiswa maka dilakukan kegiatan matrikulasi untuk para penerima beasiswa. Dibentuk tim matrikulasi yang bertugas menyusun dan memberikan materi matrikulasi, sebagai berikut:
No Materi Fasilitator
1 Ilmu Biologi Dasar Kedokteran Dra. Ana Lucia Ekowati, M.Kes
dr. Komang Ardi Wahyuningsih, M.Biomed 2 Ilmu Kimia Dra. Lies K. Wibisono, M.Si
Elisabeth Rukmini, SSi., M.Sc., Ph.D Dra. Rita Dewi, M.Si.
3 Ilmu Fisika Jojor Lamsihar Manalu, S.Si, MT Evi Ulina M. Situmorang, S.Si, M.Si 4 Bahasa Inggris Elisabeth Rukmini, SSi., M.Sc., Ph.D 5 Komputer dr. Irene Rusli, SpA
dr. Dewi, SpS
Unit Pengembangan Minat Mahasiswa AToMA (Advanced Technology of Medical Atma Jaya)
Dari hasil evaluasi kegiatan matrikulasi didapatkan bahwa waktu pelaksanaan kegiatan matrikulasi yang dilakukan sesudah tes masuk FKUAJ adalah tepat karena membantu mahasiswa menjadi lebih fokus dalam mempersiapkan diri memulai kuliah di FKUAJ. Materi yang diberikan juga tepat dan efektif untuk membantu persiapan kuliah mahasiswa. Modul yang diberikan juga dinilai baik sebagai panduan bagi para mahasiswa menjalani kegiatan
23
matrikulasi. Kegiatan matrikulasi yang dipersiapkan dan diberikan oleh dosen dari FKUAJ juga dianggap efektif.
Untuk tahun depan sebaiknya matrikulasi juga disiapkan dan diberikan dengan metode yang sama, yaitu:
a. Tim matrikulasi adalah dosen-dosen FKUAJ.
b. Materi yang diberikan adalah Ilmu Biologi Dasar Kedokteran, Ilmu Fisika, Ilmu Kimia, Bahasa Inggris dan Komputer.
c. Diberikan modul sebagai panduan bagi mahasiswa menjalani kegiatan matrikulasi. d. Kegiatan matrikulasi dilakukan setelah para mahasiswa diterima di FKUAJ.
Penandatanganan kontrak beasiswa belum dilakukan karena saat ini nama-nama para penerima beasiswa program pemerataan kesempatan belajar belum mendapat pengesahan dari CPCU Dikti. Surat kontrak juga masih dalam proses penyusunan oleh bagian hukum Unika Atma Jaya. Belum ditandatanganinya kontrak juga membuat pemberian uang saku dan uang buku belum dilakukan.
Kegiatan pendampingan mahasiswa saat ini sudah dilakukan pemilihan 16 dosen pembimbing akademik untuk seluruh mahasiswa angkatan 2011. Sudah dilakukan pertemuan para dosen pendamping untuk memberikan gambaran tugas yang akan dilakukan oleh para dosen pendamping nantinya. Para dosen pendamping juga dilibatkan dalam kegiatan pengenalan kampus mahasiswa baru angkatan 2011 sehingga sejak awal sudah berinteraksi dengan mahasiswa tersebut termasuk para penerima beasiswa.
Pada tahun ini dipilih dr. Irene, SpA sebagai pendamping akademik bagi para penerima beasiswa. Monitoring dilakukan dengan cara pertemuan rutin dan komunikasi melalui telepon, juga dilakukan monitoring terhadap nilai setiap mata kuliah yang dijalani oleh mahasiswa. Jika ada masalah dalam belajar maka dilakukan diskusi dengan pendamping akademik dalam pertemuan untuk membahas masalah tersebut. Akan dilakukan juga monitoring terhadap Indeks Prestasi.
Kendala yang paling besar yang dihadapi para mahasiswa penerima beasiswa adalah kesulitan dalam menyesuaikan metode belajar di Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya. Kondisi tersebut agak mengganggu proses belajar mahasiswa sehingga saat ini pendampingan difokuskan pada bagaimana membantu para penerima beasiswa untuk dapat menemukan metode belajar yang tepat dan dapat meningkatkan prestasi akademik.
Tahun depan direkomendasikan untuk sejak awal diadakan pertemuan khusus antara pembimbing akademik dengan para penerima beasiswa untuk membahas metode belajar. Pendampingan dilakukan secara intensif pada semester awal untuk memonitoring kesulitan belajar yang mungkin dihadapi para mahasiswa penerima beasiswa. Direkomendasikan juga agar para dosen pendamping akademik tetap dilibatkan dalam kegiatan pengenalan kampus dan diberi pembekalan sehingga mereka lebih siap dalam melakukan pendampingan mahasiswa.
Pemberian uang saku dilakukan secara rutin setiap bulan. Penanggung jawab program pemerataan kesempatan belajar membuat surat permohonan pencairan dana uang saku kepada direktur eksekutif, yang kemudian menyampaikan kepada penanggung jawab keuangan untuk pencairan dana tersebut. Uang saku diberikan kepada para penerima beasiswa melalui transfer ke rekening bank. Bukti tanda terima uang saku adalah dengan menggunakan bukti transfer dan kuitansi yang ditandatangani oleh para penerima beasiswa. Tidak ada kendala
24
berarti dalam pemberian beasiswa dan mekanisme yang sama sebaiknya tetap digunakan untuk tahun 2012.
Pemberian uang buku dilakukan dengan mekanisme yang kurang lebih sama seperti pemberian uang saku. Penanggung jawab program pemerataan kesempatan belajar mengajukan permohonan uang buku kepada direktur eksekutif yang meneruskan kepada penanggung jawab keuangan untuk proses pencairan dana. Uang buku ditransfer kepada para penerima beasiswa melalui rekening bank. Bukti penggunaan uang adalah dengan bon/kuitansi dari toko tempat para mahasiswa membeli buku, sesuai dengan aturan bon/kuitansi PHKPKPD. Tidak ada kendala berarti dalam proses pemberian uang buku. Mekanisme yang sama sebaiknya dilakukan untuk tahun 2012.
Proses pencarian sumber dana lain saat ini baru sampai menghubungi beberapa pihak yang mungkin bisa menjadi sumber dana, antara lain: Yayasan Alumni Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya dan Pemerintah Kabupaten Belitung Timur. Proses pencarian sumber dana belum dapat dijalankan secara optimal karena rangkaian kegiatan dari sosialisasi, seleksi dan matrikulasi cukup memakan banyak waktu. Setelah rangkaian kegiatan tersebut selesai untuk tahun ini akan mulai dihubungi lagi beberapa pihak yang berpotensi menjadi sumber dana untuk keberlangsungan program beasiswa.
Saat ini sudah dilakukan pembicaraan secara informal dengan Ikatan Alumni Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya namun belum dapat diadakan rapat resmi terkait bantuan beasiswa dari alumni. Kendala yang dihadapi untuk bekerja sama dengan alumni saat ini adalah Ikatan Alumni sedang dalam proses pembentukan Yayasan Alumni. Kondisi tersebut membuat sulit menentukan waktu pertemuan yang tepat antara fakultas dan Yayasan Alumni. Segera setelah proses pembentukan Yayasan Alumni selesai, akan diadakan pertemuan untuk membahas bantuan beasiswa dari alumni.
Sumber dana lain yang disasar untuk menjadi pemberi beasiswa adalah perusahaan farmasi. Sudah dilakukan komunikasi dengan beberapa perusahaan farmasi namun belum mendapatkan jawaban.
Untuk tahun 2012 sebaiknya proses pencarian sumber dana lain untuk beasiswa dilakukan dalam rangkaian kegiatan sosialisasi. Pada saat mengunjungi daerah-daerah bisa juga menghubungi pemerintah daerah setempat atau institusi lain yang berpotensi menjadi sumber dana untuk program beasiswa.
B.13. TOR 13. Tenaga Ahli untuk Computer Based Test
Tidak jadi dilaksanakan karena modul untuk CBT dijanjikan akan diberikan oleh KB-UKDI.
B.14. TOR 14. Lokakarya Pengembangan Sistem Computer Based Test
Belum dilaksanakan. Hal ini disebabkan oleh modul CBT yang dijanjikan oleh KB-UKDI tersebut sampai saat ini belum didapat. (Lampiran 4 B)
C.Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas
Total rencana anggaran 2011 adalah Rp. 1.790.647.880,- (satu milyar tujuh ratus sembilan puluh juta enam ratus empat puluh tujuh ribu delapan ratus delapan puluh rupiah) sementara total realisasi anggaran sampai dengan 31 Desember 2011 adalah Rp. 818.103.606 (delapan ratus delapan belas juta seratus tiga ribu enam ratus enam rupiah) dengan demikian masih
