BAB IV. HASIL KEGIATAN MAGANG
4.1. Kelembagaan PT Bakrie Swasakti Utama (BSU)
4.1.4. Prosedur Kerja Perusahaan
Secara umum bentuk pengerjaan proyek dilakukan dalam dua cara yaitu swakelola dan sub-kontrak. Swakelola merupakan pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri. Hal ini bukan berarti semua sumber daya manusia yang terlibat hanya staf atau pegawai yang berada di dalam perusahaan itu. Akan tetapi, bisa saja perusahaan tersebut membayar atau menyewa tenaga ahli dalam kurun waktu tertentu untuk dijadikan
sumber daya personil proyek. Sub-kontrak yaitu pengerjaan proyek yang diproyekkan atau dilakukan dengan sistem tender maupun dilimpahkan ke perusahaan lain yakni konsultan lain (Heryanto dan Triwibowo, 2009).
PT Bakrie Swasakti Utama memiliki kedua cara dalam pengerjaan proyek seperti yang dikemukakan oleh Heryanto dan Triwibowo (2009), pada proyek yang berskala kecil pihak perusahaan melakukan dengan cara swakelola sedangkan untuk proyek yang berskala besar pihak perusahaan menggunakan cara sub-kontrak. Adapun proyek dalam skala kecil yakni adanya penggantian tanaman ataupun adanya penambahan elemen pada suatu tapak sedangkan untuk proyek yang berskala besar pihak perusahaan akan melakukan tender ataupun melakukan penunjukkan kepada salah satu konsultan atau kontraktor yang akan menjalankan proyek.
Tahapan proyek yang diterapkan oleh PT Bakrie Swasakti Utama terdiri dari 7 tahap, yaitu :
1. tahap studi awal
Tahap studi awal ini merupakan suatu tahap awal yang dilakukan oleh
Business Development Division (Divisi Bus dev) dengan melihat definisi proyek yakni pembangunan properti yang dapat berupa apartemen, perkantoran, hotel, mal, dan sejenisnya beserta sarana prasarana penunjangnya yang merupakan properti komersial dan menjadi produk utama dari perusahaan. Divisi Bus Dev didukung oleh marketing, operation, finance, design management (baik dalam
planning maupun design), project management, administration & contract monitoring (CPA), legal dan lain-lain. Dimulai dengan suatu rencana untuk melakukan pembangunan sebuah proyek pada tapak yang masih kosong atau yang telah direncanakan sebelumnya. Kemudian dilanjutkan dengan adanya pemeriksaan terhadap Feasibility Study (FS) internal yang dilakukan oleh Divisi Bus Dev dengan melibatkan divisi-divisi yang terkait terhadap proyek tersebut. Setelah itu dilakukan, Divisi Bus Dev meminta persetujuan kepada Bussiness Of Directure (direktur perusahaan/BOD) untuk melakukan preliminary FS dan apabila disetujui oleh direktur maka dilakukan pemilihan atau penunjukan konsultan untuk melakukan Feasibility Study lebih lanjut. Apabila tidak mendapatkan persetujuan dari direktur maka dilakukan FS internal kembali
sampai disetujui oleh direktur. Dari tahapan studi awal ini maka akan menghasilkan suatu output yang berupa internal bussines plan, market analysis,
dan master plan maupun masih berupa gambar preliminary design. Tahapan ini dapat dilihat secara skematik pada Gambar 9.
Gambar 9. Tahap studi awal proyek Sumber : PT Bakrie Swasakti Utama, 2011
2. tahap pendalaman FS oleh konsultan
Tahap ini merupakan tahap lanjutan dari studi awal suatu proyek setelah terpilihnya konsultan untuk melakukan Feasibility Study (FS). Pendalaman FS ini dipimpin atau mendapatkan pengawasan dari Divisi Bus Dev (Bussiness Development) yang didukung oleh divisi Marketing, Operation, Finance, Design Management, Project Management, ADM & Contract monitoring, Legal, Project Manager dan beberapa konsultan yang mengikuti atau terlibat dari proyek seperti
Start
Pemilihan/Penunjukan Konsultan untuk Feasibility Study (FS) Feasibility Study (FS) Internal (Div. BusDev melibatkan divisi terkait)
Rencana Proyek Pembangunan
Persetujuan BOD untuk Preliminary FS
konsultan arsitek, konsultan masterplan, konsultan perencana dan konsultan QS (Quantity Surveyor). Pada tahap ini akan menghasilkan suatu input atau pemasukan yang dapat berupa project background (gambaran awal dari proyek yang akan dilakukan), data existing site (data awal yang didapatkan dari pengamatan di tapak), design brief , dan any related regulation. Berdasarkan input tersebut menghasilkan suatu final project yang akan mendapatkan persetujuan dari Divisi Bussiness Of Directure (BOD) atau keluarnya kelayakan ijin, financial (keuangan) baik proyek yang akan dibangun maupun yang akan dijual. Jika telah mendapatkan ijin dari Divisi BOD maka akan menghasilkan suatu pengeluaran yang berupa gambaran awal dari rencana biaya, jadwal pengerjaan, analisis dan konsep desain. Apabila tidak mendapatkan persetujuan dari Divisi BOD maka divisi-divisi yang terlibat dalam proyek harus kembali melakukan tahap pendalaman FS dengan konsultan. Tahapan ini dapat dilihat secara skematik pada Gambar 10.
Gambar 10. Tahap pendalaman FS oleh konsultan Sumber : PT Bakrie Swasakti Utama, 2011 Conducted by:
Business Development Div dan FS Consultant
Supervised by:
Marketing, Finance, Operation, Design Management (P & D Div), Project Management (PCM Div), ADM & Contract Monitoring (CPA), Legal, Other Related consultant, dan Project Manajer
Feasibility Study (FS) (Konsultan)
Final Report Feasibility Study (FS) (Business
Development Div)
Final Report Feasibility Study (FS) (Business Development Div) Persetujuan BOD 1 Ya Tidak
3. tahap persiapan tender konsultan
Tahap persiapan tender dipimpin oleh project manager yang bertugas sebagai ketua tim proyek. Seorang project manager mengeluarkan suatu permintaan tender kepada para konsultan seperti konsultan QS (Quantity Surveyor) yang merupakan Divisi Cost Planning Administration (CPA) atau
Administration and Contract Monitoring (ACM)); konsultan arsitek, struktur, MEP, Lighting (divisi Design and Planning atau Development); dan konsultan CM atau PM (divisi proyek manajemen atau ketua proyek). Setelah adanya permintaan tersebut maka diadakan pemilihan untuk menjadi panitia tender atau tim pelaksana pada masing-masing konsultan (konsultan QS, Konsultan Design, dan konsultan CM atau PM). Berdasarkan Prelimary Cost Plan FS dan Design Brief yang merupakan input dari tahap pendalaman FS maka konsultan QS bertugas untuk membuat Budget Estimate, Cost Plan, Cash Out Plan, dan Cost Report . Konsultan QS menghasilkan suatu pengeluaran atau Ouput yang berupa
Bill of Quantity For Tender dan Cost Plan Report.
Jika dilihat dari Design Criteria FS dan Design Brief maka konsultan desain mempunyai tugas untuk membuat Concept Design, Schematic Design dan Design Development, semua desain yang terkait diserahkan kepada konsultan desain. Dari tugas yang telah dikerjakan oleh konsultan desain maka akan menghasilkan suatu output atau pengeluaran berupa gambar dan spesifikasinya untuk dilakukan tender. Sedangkan berdasarkan Prelimary Schedule Planning FS dan Design Brief
maka suatu konsultan CM atau PM mempunyai tugas membuat Master Schedule, Contruction Method Guidance, Review dan sinkronisasi desain. Dari tugas yang dikerjakan oleh konsultan CM atau PM maka akan menghasilkan suatu output atau pengeluaran yang berupa Master Schedule, Contruction Method Guidance,dan Quality Plan. Tahapan ini dapat dilihat secara skematik pada Gambar 11.
TOR yang harus diberikan kepada konsultan yang terlibat dalam tender dari proyek tersebut, terdiri dari :
1. latar belakang dari proyek 2. deskripsi proyek
b) estimasi lantai pada area, berapa lantai/ tingkat yang akan di bangun
3. visi dan misi proyek 4. periode atau jadwal proyek 5. spesifikasi pembelian
a) nilai perusahaan atau gambar yang mewakilinya b) nilai kualitas standar bangunan
c) pemilihan gaya dalam arsitektur 6. layanan yang diperlukan oleh konsultan 7. pihak yang terlibat
8. pengiriman konsultan yang diharapkan dengan ketentuan a) mengirimkan rincian dari lingkup pelayanan
b) mengirimkan personel yang bertanggung jawab dan cv mereka masing-masing
c) mengirimkan kerangka waktu dari suatu desain
d) mengirimkan metode dalam menghadapi suatu perkerjaan e) mengirimkan biaya dan ketentuan pembayaran
f) mengirimkan tanggal yang telah ditentukan bersama 9. dan info yang relevan lainnya.
Gambar 11. Tahap persiapan tender konsultan Sumber : PT Bakrie Swasakti Utama, 2011 4. tahap tender
Pada tahap ini dipimpin oleh seorang project manager yang diorganisasikan oleh konsultan Quantity Surveyor (QS) dan didukung oleh panitia tender yang terdiri dari divisi finance, Administration and Contract Monitoring (ACM), dan Divisi project management (PCM). Sedangkan secara teknik/ lapangan didukung oleh tim teknik dari konsultan arsitektur, konsultan sipil dan struktur, dan konsultan CM serta didukung oleh tim proyek itu sendiri. Pelaksanaan tender dimulai dengan melakukan pengecekan alokasi budget atau biaya jika disetujui oleh Bussiness Of Directure (BOD) maka tahap selajutnya dilakukan tahap pra-kualifikasi sedangkan jika tidak disetujui oleh BOD maka perlu dilakukan pengajuan budget atau biaya kembali ke pihak BOD. Kriteria untuk melakukan tahap pra-kualifikasi pada suatu proyek yang akan dilakukan tender yaitu spesialisasi, ukuran dan kelas dari kontraktor, organisasi (jumlah pekerja dan staff), track record dan referensi proyek, reputasi, pengalaman dalam proyek
2
Project Manager ( Tim Leader)
Pemilihan Konsultan QS (Panitia Tender dan Tim Teknis)
Request Tender Konsultan CM/PM (Div. CM / PM) Request Tender Konsultan
Ars, Struktur, MEP, dan Ligthing (Div. D & P / DM) Request Tender Konsultan
QS (Div. CPA / ACM)
Pemilihan Konsultan Desain (Panitia Tender dan Tim Teknis)
Pemilihan Konsultan CM / PM (Panitia Tender dan Tim Teknis)
Berdasarkan Premilary Cost & Design Brief : Konsultan QS membuat Budget Estimate, Cost Plan, Cost Out Plan, dan Cost Repot.
Berdasarkan Kriteria FS & Design Brief : Konsultan Desain membuat Concept Design, Schematic Design dan Design Development (All Design Consultant)
Berdasarkan Premilary Schedule Planning FS, & Design Brief : Konsultan CM /PM membuat Master Schedule, Construction Method Guidance, Review dan Sinkronisasi design Output:
Bill of Quantity for tender dan Cost Plan Report (Konsultan QS)
Output:
Drawing & Specification for tender (All Design
Consultant)
Output:
Master Schedule, Construction Method Guidance dan Quality Plan
serupa, peralatan pendukung yang dimiliki, dokumen status hukum yang jelas, sampel/ contoh proyek yang sedang dikerjakan atau dalam pengerjaan, kapasitas keuangan, rekomendasi dari klien lain, dan lisensi dari profesionalisme kerja. Setelah melihat kriteria tersebut dan mempunyai serta memenuhi semua kriteria yang diinginkan maka project manager atau tim proyek tersebut mengundang vendor yang telah memenuhi semua kriteria yang diinginkan untuk melakukan proses Aanwijzing dan site visit (berkunjung ke tapak yang akan digunakan).
Setelah itu dilakukan tahap tender submission oleh kontaktor, pada tahap ini dilakukan pembukaan dokumen penawaran yang disaksikan oleh owner dan tim. Setelah dilakukannya penawaran oleh kontraktor maka proses klarifikasi dijalankan dengan memperhatikan beberapa ketentuan dari masing-masing konsultan. Kontraktor harus memperhatikan bill of quantity (BQ), ketentuan administrasi dan draft kontrak dari konsultan Quantity Surveyor (QS). Kontraktor juga harus memperhatikan drawing and specification for tender dari konsultan arsitek, MEP, struktur,dan lain-lain. Kontraktor harus lebih memperhatikan
contruction schedule, Metode kerja dan quality plan dari konsultan CM/PM (Project Management). Kontraktor harus benar-benar memperhatikan ketentuan-ketentuan yang telah dibuat oleh konsultan sehingga dapat melakukan tender submission tersebut. Setelah melakukan tahap atau proses klarifikasi maka panitia tender atau tim proyek membuat suatu dokumen evaluasi yang kemudian diberikan atau direkomendasikan kepada pihak BOD. Pihak BOD akan menerima rekomendasi tersebut maka akan dilakukan penerbitan surat perintah kerja (SPK) untuk kontraktor tersebut. Penerbitan surat perintah kerja tersebut menandakan bahwa sebuah kontraktor telah diberikan kewenangan dan izin dalam poryek tersebut dan disusul dengan keluarnya kontrak kerja kemudian kontaktor dan tim membuat dokumen kontrak yang berisi BQ, tender drawing and specification, kontrak dan jumlah pertemuan untuk diadakannya meeting. Tahapan ini dapat dilihat secara skematik pada Gambar 12.
Gambar 12. Tahap pelaksanaan tender Sumber : PT Bakrie Swasakti Utama, 2011
5. tahap kontruksi
Kontruksi baru akan dilaksanakan apabila kontraktor sudah mendapatkan SPK (Surat Perintah Kerja) yang dikeluarkan oleh perusahaan. Setelah dikeluarkan SPK tersebut maka kontraktor yang terpilih melakukan persiapan pekerjaan, diawali dengan mengadakan pertemuan dengan para staff yang bekerja pada kontraktor tersebut. Tahap ini disebut dengan kick of meeting. Tahap kick of meeting dilakukan kontraktor beserta para staffnya untuk membicarakan bagaimana teknis di lapangan dan bagaimana diadakannya pembagian kerja. Setelah diadakannya tahap tersebut kontraktor siap untuk melakukan kegiatan lapang dimulai dengan melakukan kunjungan ke site atau tapak yang akan dilakukan pembangunan. Kunjungan ke tapak yang dilakukan oleh kontraktor
Pelaksanaan Tender
Approval BOD Prakualifikasi
Proses klarifikasi
Membuat Evaluasi Panitia Tender Pembukaan dokumen penawaran
(disaksikan oleh tim dan user) Proses Aanwijzing & Site visit
Mengundang vendor yang memenuhi kriteria
Tender Submission Kontraktor Cek alokasi
budget
Dokumen Kontrak (BQ, Tender Drawing & Specification, Contract, dan Minutes Of Meeting) Drawing & Specification for Tender (Konsultan Arsitek, Struktur, MEP, Other) Bill of Quantity, Ketentuan Administrasi Tender,
dan Draft Kontrak. (Konsultan QS)
Penerbitan Kontrak Kerja Penerbitan Surat Perintah Kerja
(SPK) Rekomendasi BOD Pengajuan Budget ke BOD Ya Tidak 3 3 4 3 Bill of Quantity, Ketentuan Administrasi Tender,
dan Draft Kontrak. (Konsultan QS)
dengan membawa gambar yang telah disediakan oleh perusahaan atau konsultan yang terkait dengan proyek berupa gambar konstruksi.
Perusahaan (owner atau klien) membuat pengorganisasian proyek tersebut yang dapat berupa Standar Opersional (SOP) dan peraturan atau ketentuan proyek yang harus dipatuhi kemudian diinformasikan kepada kontraktor. Dengan menaati peraturan atau ketentuan proyek tersebutlah kontraktor yang terpilih boleh melakukan kegiatan kontruksi, yang sebagaimana pembangunan tersebut harus sesuai dengan dokumen proyek baik dokumen untuk tender maupun dokumen untuk melakukan pembangunan atau kontruksi. Jika sudah sesuai dengan dokumen yang telah dibuat dan disepakati tersebut serta tidak terdapatnya variasi dalam permintaan pada dokumen maka kontraktor diperbolehkan untuk melakukan proses konstruksi. Apabila tidak sesuai, maka kontaktor berhak untuk membuat pengajuan yang dapat berupa permintaan agar dokumen yang tidak sesuai tersebut diganti. Pengajuan tersebut kemudian dibicarakan oleh konsultan
Quantity Surveyor (QS) dan CM, jika telah mendapatkan verifikasi dari kedua konsultan tersebut kemudian harus meminta persetujuan pihak owner (klien). Setelah mendapatkan persetujuan dari pihak owner dan masih terdapatnya permintaan perubahan dokumen maka pihak owner akan mengeluarkan atau menerbitkan SI (Site Intruction). Adanya penerbitan SI oleh owner maka kontraktor dapat segera melakukan proses konstruksi. Jika persetujuan dari pihak
owner atau klien tersebut dan sudah tidak adanya permintaan kontraktor untuk melakukan perubahan dokumen, maka kontraktor segera melakukan proses konstruksi. Tahapan ini dapat dilihat secara skematik pada Gambar 13.
Gambar 13. Tahap konstruksi Sumber : PT Bakrie Swasakti Utama, 2011
4
Preparation Work (Contractor have SPK)
Kick Of Meeting
Site Possession by Contractor
Drawing for Construction (Issued to Contractor)
Project Organization, SOP, dan Rule of the game informed to Contractor
Construction Execution
Kesesuaian dokumen untuk Tender dan Konstruksi
Pengajuan Variation Order (VO) oleh Kontraktor
Verifikasi Konstultan QS dan CM Sesuai Persetujua n Owner
Penerbitan Site Instruction (SI) dan Variation Order
Proses Konstruksi
Tidak adanya Variation Order (VO)
Tidak adanya Variation Order (VO) Tidak Tidak Tidak Ya Ya Ya 5
6. tahap proses klaim
Proses konstruksi yang sedang dikerjakan oleh pihak kontraktor sehingga pihak kontraktor harus mengirimkan progress klaim kepada owner dan konsultan. Hal ini dilakukan untuk proses pembayaran yang akan dilakukan oleh pihak
owner. Setelah kontraktor mengirimkan atau mengajukan progress klaim tersebut maka akan mendapatkan verifikasi yang diberikan oleh konsultan QS dan CM, jika tidak diberikan verifikasi maka kontraktor harus mengirimkan kembali atau mengajukan kembali progres klaim kepada konsultan QS. Berdasarkan hasil verifikasi ini akan diteruskan dengan adanya progress valuation yang dilakukan oleh konsultan QS yang dapat berupa jumlah pembiayaan atau budget dari proyek tersebut. Kemudian kontaktor mengajukan inVoice untuk melakukan proses
Certificate Job Completion (CJC). Proses CJC tersebut digunakan untuk proses pembayaran yang dilakukan oleh pihak owner berdasarkan perjanjian atau dokumen serta perhitungan dari konsultan QS. Tahapan ini dapat dilihat secara skematik pada Gambar 14.
7. tahap pasca proyek
Tahap pasca proyek dilakukan untuk menguji atau melakukan pengetesan bila terjadi kerusakan atau yang tidak diinginkan setelah tahap pembangun selesai. Kontraktor mengirimkan pengajuan yang berupa progres 100% dari pengerjaan pembangunan dan serah terima pekerjaan kepada pihak owner. Serah terima pekerjaan ini didukung dengan dilakukannya inspeksi atau pemeriksaan yang pertama (join inspection 1) yang berupa percobaan atau pengecekan (testing and commission) dan percobaan yang dilakukan selama berjalannya waktu (trial run). Yang terlibat dalam kegiatan join inspection 1 adalah konsultan CM/PM dan konsultan QS. Kegiatan join inspection 1 menghasilkan suatu pengeluaran atau output yang berupa daftar list perbaikan. Jika dalam melakukan join inspection 1 terjadi permasalahan atau kerusakan serta tidak sesuai dengan gambar konstruksi maka kontraktor harus melakukan tindakan perbaikan dengan melihat daftar list perbaikan. Setelah dilakukannya kegiatan join inspection 1 telah disetujui oleh
owner ataupun konsultan yang terkait maka dikeluarkanlah surat berita acara serah terima yang pertama. Dengan dikeluarkannya berita acara tersebut maka
pihak kontraktor mendapatkan sertifikasi dan final account dari pihak owner. Pihak owner dapat melihat perkembangan dari proyek dengan adanya pemeliharaan yang berlangsung selama jangka waktu tertentu, jangka waktu tersebut telah dibicarakan oleh pihak kontraktor. Selama berlangsungnya pemeliharaan maka kontraktor berhak untuk mengeluarkan atau mengajukan surat serah terima yang kedua.
Gambar 14. Tahap claim process
Sumber : PT Bakrie Swasakti Utama, 2011
Berdasarkan pengajuan serah terima yang dilakukan oleh kontraktor maka pihak owner melakukan inspeksi atau pemeriksaan kedua (join inspection 2) dengan melihat kembali daftar list perbaikan sebelumnya sehingga dapat diketahui bagian yang telah diperbaiki oleh pihak kontraktor. Pada kegiatan join inspection 2 pihak yang terlibat adalah konsultan CM/PM dan konsultan QS.
5
Kontraktor mengajukan progress klaim
Progress valuation by QS Consultant
Kontraktor mengajukan InVoice
Process Certificate Job Completion (CJC)
Process Payment
Verifikasi oleh Konsultan QS dan CM
Tidak
Daftar list perbaikan tersebut digunakan untuk melihat bagian-bagian dari pasca pembangunan yang mengalami permasalahan dan telah dilakukan perbaikan oleh kontraktor. Apabila terdapat beberapa bagian yang masih mengalami permasalahan maka diperlukan tahap perbaikan kembali yang dikerjakan oleh kontraktor. Dan apabila tidak mengalami permasalahan kembali pada bagian tersebut maka dikeluarkannya surat berita acara serah terima yang kedua akan diberikan kepada pihak kontraktor. Setelah berita acara serah terima diberikan kepada kontraktor maka konsultan QS bertugas untuk melakukan perhitungan retensi. Perhitungan retensi tersebut akan diberikan konsultan QS kepada pihak owner, dengan dikeluarkannya perhitungan retensi tersebut maka surat kontrak antara pihak owner, konsultan dan kontraktor telah selesai. Berakhirnya surat kontrak maka berakhir pula masa pembangunan proyek dan masa percobaan pemeliharan dari suatu proyek. Tahapan ini dapat dilihat secara skematik pada Gambar 15.
Gambar 15. Tahap pasca proyek Sumber: PT Bakrie Swasakti Utama, 2011