PROSEDUR PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN
A. Prosedur Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Karyawan Perusahaan, Dewan Komisaris, Direksi Perusahaan
1.
Penerimaan
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Untuk memonitor dan menjaga kerahasiaan identitas pelapor atas laporan direksi menugaskan / menunjuk pengelola penerima laporan untuk memonitor pelaporan pelanggaran yang diterima.
Pengelola Penerima Laporan
2 Pengelola penerima laporan meneruskan pelaporan pelanggaran kepada tim pengkaji.
Pengelola Penerima Laporan 3 Pengelola penerima laporan mengelompokan laporan
tersebut berdasarkan jenis masalah dan jenis laporan untuk disampaikan kepada tim pengkaji.
Pengelola Penerima Laporan
4 Pengelola penerima laporan mencatat laporan dalam buku agenda (Database System) laporan kasus dan dibuatkan ringkasannya untuk disampaikan kepada tim pengkaji, melampirkan asli laporan pelapor kasus untuk dibahas dalam
Pengelola Penerima Laporan
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 24 dari 57
24
rapat khusus tim pengkaji. Adapun data yang perlu dicatat antara lain:
a. Data laporan meliputi:
1. Nomor agenda serta tanggal agenda dan surat pelaporan pelanggaran
2. Kategori surat 3. Perihal.
b. Identitas Pelapor, meliputi:
1. Nama 2. Alamat
3. Jabatan (dalam hal pelapor adalah Insan PT. Farmalab Indoutama )
4. No. Handphone 5. Kategori pelapor
c. Identitas Terlapor, meliputi:
1. Nama 2. NIK
3. No. Handphone
4. Jabatan (dalam hal terlapor adalah Insan PT. Farmalab Indoutama )
5. Bagian Terlapor
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 25 dari 57
25
5 Selanjutnya pengelola penerima laporan mengarsipkan dokumen pelaporan pelanggaran yang diatur berdasarkan klasifikasi jenis masalah, bagian terlapor, serta urutan waktu pelaporan pelanggaran yang disesuaikan dengan sarana dan prasarana yang ada serta berdasarkan prosedur pengarsipan yang berlaku.
Pengelola Penerima Laporan
2. Penelaahan
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Pelaporan pelanggaran yang telah diarsipkan selanjutnya disampaikan kepada tim pengkaji untuk dibahas dalam rapat khusus tim pengkaji dan untuk menentukan pelaporan pelanggaran yang masuk memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti. Langkah yang dilaksanakan dalam hal ini adalah:
a. Merumuskan inti masalah yang dilaporkan;
b. Menghubungkan materi pelaporan pelanggaran dengan peraturan yang relevan;
c. Memeriksa dokumen dan / atau informasi yang pernah ada dalam kaitannya dengan materi pelaporan pelanggaran yang baru diterima;
Tim Pengkaji
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 26 dari 57
26
d. Merumuskan rencana penanganan atau langkah-langkah yang diperlukan seperti: klarifikasi, konfirmasi, penelitian atau pemeriksaan, investigasi untuk membuktikan kebenaran materi pelaporan pelanggaran atau tidak dan menentukan kualifikasi kadar pelaporan pelanggaran.
2 Dalam rapat khusus tim pengkaji ditentukan juga kualifikasi kadar pelaporan pelanggaran, rencana penanganan pelaporan pelanggaran yang akan dilakukan.
Tim Pengkaji
3. Penyaluran
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Se Telah pelaporan pelanggaran dibahas dalam rapat khusus tim pengkaji, tim pengkaji menyusun kesimpulan hasil rapat serta menyampaikan rencana tindaklanjutnya kepada direksi
Tim Pengkaji
2 Pelaporan pelanggaran yang menurut pendapat tim pengkaji tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran akan dilaporkan kepada direksi untuk mendapatkan persetujuan pemberhentian penelitian.
Tim Pengkaji
3 Tim Pengkaji hanya akan menindaklanjuti pelaporan pelanggaran yang tidak memenuhi syarat pelaporan
Tim Pengkaji
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 27 dari 57
27
pelanggaran jika direksi berpendapat bahwa pelaporan pelanggaran tersebut perlu ditindaklanjuti.
4 Dalam memberikan persetujuan pelaksanaan konfirmasi dan klarifikasi atau pemberhentian penelitian, direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim pengkaji.
Direksi
5 Direksi setelah membaca laporan yang menyangkut karyawan perusahaan, dewan komisaris, dan direksi perusahaan meneruskan / mendisposisi kepada Ketua TIM FKAP untuk melakukan konfirmasi dan klarifikasi.
Direksi
6 Pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat pelaporan pelanggaran, yang menyangkut karyawan perusahaan, dewan komisaris dan direksi perusahaan akan langsung ditindaklanjuti oleh TIM FKAP atas surat perintah dari Direksi.
TIM FKAP
7 Tim pengkaji melalui pengelola penerima laporan akan menyampaikan pemberitahuan kepada pelapor baik pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat maupun pelaporan pelanggaran yang tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran.
Tim Pengkaji
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 28 dari 57
28
4. Pembuktian (Konfirmasi & Klarifikasi)
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Berdasarkan penugasan dari direksi, Ketua tim FKAP kemudian membentuk tim tindak lanjut pelaporan pelanggaran untuk melakukan penelitian awal berupa konfirmasi dan klarifikasi.
Ketua TIM FKAP
2 Tahap kegiatan konfirmasi dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi terlapor;
b. Melakukan komunikasi kepada pimpinan terlapor;
c. Mencari informasi tambahan dari sumber lain atas permasalahan yang diadukan;
d. Mengumpulkan bukti-bukti awal sebagai bahan pendukung.
Sedangkan tahap kegiatan klarifikasi dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Pengecekan permasalahan yang dilaporkan kepada sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan berkaitan dengan permasalahan yang diadukan;
b. Perumusan kondisi yang sebenarnya terjadi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c. Penjelasan dapat dilakukan melalui surat dinas atau media massa dan komunikasi lainnya.
Tim tindak lanjut pelaporan pelanggaran
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 29 dari 57
29
Setelah dilakukannya konfirmasi dan klarifikasi, disusun draft laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi untuk dibahas dengan Ketua tim FKAP bersama dengan Direksi.
3 Dalam pembahasan laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi tersebut dipertimbangkan juga perlu atau tidaknya dilakukan penelitian atau investigasi yang lebih mendalam atas permasalahan yang diadukan.
Ketua TIM FKAP
4 Ketua tim FKAP kemudian menyampaikan hasilnya kepada Direksi untuk mendapatkan persetujuan.
Ketua TIM FKAP
5 Hasil Keputusan rapat direksi terkait penanganan pelaporan pelanggaran berdasarkan hasil konfirmasi dan klarifikasi tim tindak lanjut disampaikan Ketua tim FKAP.
Ketua TIM FKAP
5. Investigasi / Penelitian Mendalam dan Pelaporan
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Berdasarkan persetujuan direksi untuk melakukan investigasi / penelitian mendalam terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka Ketua tim FKAP menyusun perencanaan investigasi yang mencakup :
a. Menentukan tim tindak lanjut yang berkompeten;
Ketua TIM FKAP
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 30 dari 57
30
b. Menyusun Program Kerja Pemeriksaan (PKP);
c. Menentukan metode pemeriksaan;
d. Menentukan waktu yang diperlukan;
e. Menentukan pejabat-pejabat yang perlu diminta keterangan;
f. Menetapkan jadwal yang lebih operasional.
2 Tim tindak lanjut yang telah ditetapkan oleh ketua tim FKAP melakukan investigasi / penelitian mendalam sesuai rencana yang telah ditetapkan untuk memperoleh bukti-bukti yang cukup, kompeten, relevan, dan berguna yaitu bukti fisik, bukti dokumenter, bukti lisan, bukti perhitungan, bukti dari spesialis atau ahli atau bukti-bukti lainnya mengenai kebenaran permasalahan.
Ketua TIM FKAP
3 Setelah selesai melakukan investigasi / penelitian, tim tindak lanjut kemudian menyusun draft laporan hasil investigasi/penelitian penanganan pelaporan pelanggaran yang diterima untuk dibahas dengan ketua tim FKAP sebelum dibuat laporan final. draft laporan hasil investigasi/penelitian mendalam disusun secara sistematik, singkat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan serta memuat kesimpulan dari hasil konfirmasi dan klarifikasi, investigasi / penelitian mendalam serta dilengkapi dengan data pendukung serta saran tindak lanjut.
Ketua TIM FKAP
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 31 dari 57
31
4 Setelah dilakukan pembahasan, ketua tim FKAP menyampaikan kesimpulan hasil investigasi / penelitian mendalam kepada direksi untuk dibahas dalam rapat gabungan khusus terkait kebenaran substansi dalam pelaporan pelanggaran dan kesimpulan tentang perlu atau tidaknya dilakukan pengenaan saksi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Ketua TIM FKAP
5 Apabila kesimpulan hasil penelitian mendalam menyatakan tidak terdapat bukti yang kuat, maka ketua tim FKAP kemudian menyampaikan hasilnya kepada direksi.
Ketua TIM FKAP
6. Tindak Lanjut Hasil Investigasi
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Apabila rapat direksi menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan tidak terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka direksi perusahaan harus segera mengembalikan nama baik terlapor.
Direksi
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 32 dari 57
32
Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat direksi tersebut, direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim FKAP.
2 Apabila rapat direksi menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka direksi perusahaan segera mengambil tindakan sebagai berikut:
a. Apabila tidak menyangkut kerugian perusahaan / negara yaitu penyimpangan administratif, maka diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Perusahaan.
b. Apabila menyangkut tindak pidana khusus yang merugikan perusahaan dan jumlahnya cukup signifikan, kasusnya diserahkan ke kejaksaan. Namun apabila jumlahnya tidak material, cukup diselesaikan secara internal perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat direksi tersebut, direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim FKAP.
Direksi
3 Direksi menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan pelaporan pelanggaran kepada VP human capital untuk menindaklanjuti pelanggaran yang telah dilaporkan.
Manager Human Capital (HC)
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 33 dari 57
33
4 Hasil laporan tindak lanjut disampaikan direksi kembali kepada tim pengkaji dengan tembusan kepada dewan komisaris yang kemudian disampaikan kepada pelapor melalui pengelola penerima laporan.
Tim Pengkaji