PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN

(1)

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN

PT FARMALAB INDOUTAMA

No Doc :

FLIU-MSMAP-03-00

(2)

(3)

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING

SYSTEM)

PT FARMALAB INDOUTAMA

No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021

Revisi 00

Halaman 2 dari 57

2

STATUS REVISI

No Revisi Isi Perubahan Efektif

Tanggal

(4)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 3 dari 57

3

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN 5

1. Latar Belakang 5

2. Maksud dan Tujuan 6

a. Maksud 6

b. Tujuan 7

3. Sasaran 7

II. PENGERTIAN DAN ISTILAH 8

III KEBIJAKAN UMUM 12

1. Prinsip Dasar 12

2. Kerahasiaan 13

3. Sanksi 14

4. Perlindungan Bagi Pelapor 14

5. Tim Pengkaji 15

6. Pengelola Penerima Laporan 15

7. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran 16

8. Penatausahaan 17

9. Proses Pembuktian 18

10. Tindak Lanjut dan Pemantauan 20

11. Lain-Lain 22

IV. PROSEDUR PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN 24 A. Prosedur Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Karyawan Perusahaan, Direksi

Perusahaan , Dewan Komisaris 24

1. Penerimaan 24

2. Penelaahan 26

3. Penyaluran 28

4. Pembuktian (Konfirmasi & Klarifikasi) 29

5. Investigasi/Penelitian Mendalam dan Pelaporan 31

6. Tindak Lanjut Hasil Investigasi 33

(5)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 4 dari 57

4

B. Prosedur Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Dewan Komisaris, Direksi

Perusahaan, dan Tim Pengkaji Perusahaan 35

1. Penerimaan 35

2. Penelaahan 37

3. Penyaluran 38

4. Pembuktian (Konfirmasi & Klarifikasi) 40

5. Investigasi/Penelitian Mendalam dan Pelaporan 42

6. Tindak Lanjut Hasil Investigasi 44

V. BAGAN ALIR PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN 46 A. Bagan Alir Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Karyawan Perusahaan,

Direksi Perusahaan, Dewan Komisaris 46

1. Penerimaan 46

2. Penelaahan I 48

3. Penelaahan II 50

4. Konfirmasi dan Pembuktian 52

5. Investigasi, Pelaporan, Dan Tindak Lanjut Hasil Investigasi 54 B. Bagan Alir Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Dewan Komisaris, Direksi,

dan Tim Pengkaji Perusahaan 56

1. Penerimaan 56

2. Penelaahan I 58

3. Penelaahan II 60

4. Pembuktian dan Konfirmasi 62

5. Investigasi, Pelaporan, Dan Tindak Lanjut Hasil Investigasi 64

VI. PENUTUP 66

(6)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 5 dari 57

5

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

PT. Farmalab Indoutama, yang selanjutnya disebut “Perusahaan” secara berkelanjutan berupaya untuk memaksimalkan nilai perusahaan dengan cara penerapan prinsip Good Corporate Governance (GCG), yaitu keterbukaan, akuntabilitas, dapat dipercaya, bertanggungjawab, dan adil. Dengan cara ini diharapkan, perusahaan memiliki daya saing yang kuat baik secara nasional maupun internasional. Salah satu bentuk implementasi GCG adalah adanya pemberian hadiah (reward) kepada yang berprestasi dan pemberian sanksi (punishment) kepada yang melakukan pelanggaran. Oleh karenanya, pelanggaran harus dikelola dan ditangani secara benar. Keputusan Menteri BUMN No : PER-01/MBU/2011 semakin mempertegas fungsi penanganan pelanggaran ini sebagai mekanisme yang diwajibkan demi untuk merespon dan pengelolaan risiko korporasi.

Dalam implementasi GCG, pelaporan pelanggaran (whistleblowing) merupakan salah satu unsur pengendalian internal pada tingkat entitas yang harus dirancang dan dijalankan oleh bagian yang dibentuk bersama oleh Dewan Komisaris dan Direksi untuk :

a. Mengidentifikasi, mendeteksi, dan menyelesaikan kemungkinan adanya tindak pidana korupsi, kecurangan (fraud) dan pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan;

b. Menyediakan saluran formal terutama bagi karyawan PT. Farmalab Indoutama dan pemangku kepentingan (Stakeholders) di lingkungan PT. Farmalab Indoutama untuk menyampaikan pelaporan pelanggaran.

(7)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 6 dari 57

6

Melalui kebijakan penanganan dan pelaporan pelanggaran di atas diharapkan PT. Farmalab Indoutama dapat menumbuhkembangkan hal-hal penting sebagai berikut :

a. Direksi semakin lebih baik dalam melakukan tugas, fungsi, dan tanggung jawab di bidangnya masing-masing;

b. Direksi dapat melakukan berbagai tindakan nyata dalam rangka menindaklanjuti pengawasan karyawan dan pemangku kepentingan secara komprehensif, terkoordinasi, terpadu, dan sinergik serta saling menghormati hak, kewajiban, dan wewenangnya masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

PT. Farmalab Indoutama telah memiliki pedoman dalam pelaksanaan dipandang perlu untuk dilakukan penyempurnaan.

Dengan adanya penyempurnaan pedoman sebagaimana dituangkan diatas pelaporan pelanggaran untuk karyawan dan pemangku kepentingan, diharapkan penatausahaan, penanganan, dan pemantauan pelaporan pelanggaran dapat terselenggara dengan lebih efektif, efisien, terkoordinasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Maksud dan Tujuan a. Maksud

Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan bagi PT. Farmalab Indoutama agar dalam menangani pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan PT.

Farmalab Indoutama dapat lebih efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(8)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 7 dari 57

7 b. Tujuan

1) Membangun sistem penanganan pelaporan pelanggaran yang tanggap, transparan, aman, dan bertanggungjawab.

2) Menyediakan prosedur yang jelas dan konsisten dalam pelaporan pelanggaran.

3) Memberikan wadah dan panduan bagi pelapor untuk menyampaikan dugaan adanya penyimpangan atau pelanggaran terhadap kebijakan dan ketentuan perusahaan serta peraturan perundang-undangan.

4) Mendorong pertumbuhan iklim usaha yang sehat sesuai dengan prinsip GCG serta citra perusahaan yang bersih dan terbuka (transparan).

5) Menjamin kerahasiaan dan keamanan bagi pihak-pihak yang melaporkan terjadinya pelanggaran di lingkungan perusahaan.

3. Sasaran

a. Meningkatnya kecepatan penanganan pelanggaran karyawan dan pemangku kepentingan secara tepat, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

b. Meningkatnya ketertiban partisipasi karyawan dan pemangku kepentingan secara bertanggungjawab di dalam melakukan kontrol sosial terhadap pengelolaan perusahaan oleh manajemen.

c. Meningkatnya citra perusahaan yang bersih dan transparan.

(9)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 8 dari 57

8

BAB II

PENGERTIAN DAN ISTILAH

Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan:

1. Perusahaan, yang dimaksud adalah PT. Farmalab Indoutama.

2. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System), adalah sistem yang mengelola pengaduan / penyingkapan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis / tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan perusahaan maupun pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholders), yang digunakan untuk mengoptimalkan peran serta karyawan PT. Farmalab Indoutama dan pihak lainnya dalam mengungkapkan pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perusahaan.

3. Insan PT. Farmalab Indoutama, adalah seluruh elemen di dalam perusahaan yang meliputi dewan komisaris, direksi dan seluruh karyawan.

4. Pemangku Kepentingan (Stakeholders), adalah pemegang saham, karyawan, pelanggan, vendor / mitra kerja, dan masyarakat terutama di sekitar tempat usaha perusahaan;

5. Pelaporan Pelanggaran (whistleblowing) adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang melawan hukum, melanggar pedoman perilaku dan etika (Code of Conduct) atau perbuatan lain yang dapat merugikan perusahaan maupun pemangku kepentingan perusahaan (stakeholders) yang dilakukan oleh karyawan atau pimpinan perusahaan;

6. Pelanggaran adalah perbuatan yang melanggar peraturan perundang-undangan, kode etik, dan peraturan internal perusahaan yang dapat dilaporkan. Termasuk dalam aktivitas pelanggaran antara lain adalah:

(10)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 9 dari 57

9 a. Kecurangan / Pengelapan / Penipuan;

b. Korupsi;

c. Pencurian;

d. Pelanggaran Kebijakan dan Peraturan Perusahaan;

e. Benturan Kepentingan;

f. Penyuapan & Gratifikasi;

g. Pelecehan Seksual;

h. Kegiatan Ilegal.

7. Pengelola Penerima Laporan, adalah pihak internal maupun eksternal yang ditunjuk direksi untuk menampung, mengelola, dan mengelompokan seluruh laporan pelaporan pelanggaran yang masuk atau diterima secara tertulis, jelas, dan bertanggungjawab baik melalui email dan website pelaporan pelanggaran dari pelapor. yang kemudian disampaikan kepada tim pengkaji;

8. Pejabat, adalah orang yang menduduki suatu jabatan tertentu dalam perusahaan meliputi ; Dewan Komisaris, Direksi, Vice President (VP), Junior Manager (Supervisor);

9. Tim Pengkaji dan Tindak Lanjut , adalah Tim FKAP yang ditunjuk oleh perusahaan untuk menangani, mengolah, dan memberikan rekomendasi atas setiap pelaporan pelanggaran yang diterima dari pengelola penerima laporan, untuk selanjutnya dilaporkan kepada direksi serta untuk melakukan investigasi lebih lanjut atas pelaporan pelanggaran yang telah ditetapkan di dalam rapat direksi (jika terlapor adalah karyawan perusahaan, dewan komisaris perusahaan, direksi perusahaan, atau rapat gabungan khusus (jika terlapor

(11)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 10 dari 57

10

adalah dewan komisaris, direksi perusahaan, dan anggota tim pengkaji perusahaan) untuk ditindaklanjuti;

10. Fraud, adalah suatu perbuatan melawan hukum yang dilakukan oleh orang-orang dari dalam dan / atau luar perusahaan dengan maksud untuk mendapatkan keuntungan pribadi dan kelompoknya yang secara langsung maupun tidak langsung berpotensi merugikan perusahaan;

11. Penanganan pelaporan pelanggaran, adalah proses kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan, penelaahan, penyaluran, konfirmasi, klarifikasi, penelitian, pemeriksaan, pelaporan, tindak lanjut, dan pengarsipan;

12. Pelapor, adalah Dewan Komisaris, Direksi, Karyawan, dan Pemangku Kepentingan yang mengetahui adanya kasus penyimpangan / kecurangan atau korupsi yang terjadi di PT.

Farmalab Indoutama yang menyampaikan pelaporan pelanggaran tertulis kepada pengelola penerima laporan yang ditunjuk perusahaan;

13. Terlapor, adalah Insan PT. Farmalab Indoutama yang diduga melakukan penyimpangan atau pelanggaran;

14. Kasus, adalah kejadian mengenai penyimpangan / kecurangan / dugaan korupsi / perbuatan melanggar hukum lainnya yang berpotensi dapat merugikan perusahaan;

15. Sistem Pelaporan Pelanggaran, adalah sarana untuk menyampaikan laporan adanya kasus;

16. Website Pelaporan Pelanggaran, adalah aplikasi komputer yang berbasis web untuk mendukung pengelolaan pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan;

17. Rapat Gabungan Khusus, adalah rapat bersama antara Direksi dan Dewan Komisaris yang khusus membahas masalah pelaporan pelanggaran yang menyangkut dewan komisaris,

(12)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 11 dari 57

11

direksi perusahaan dan anggota tim pengkaji, termasuk pemberian persetujuan / penolakan untuk melaksanakan pemeriksaan dan membahas tindak lanjut hasil pembahasan laporan hasil investigasi tim tindak lanjut.

(13)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 12 dari 57

12

BAB III

KEBIJAKAN UMUM

1.

Prinsip Dasar

Pelaporan pelanggaran merupakan nilai dasar yang wajib menjadi pedoman bagi seluruh insan PT. farmalab Indoutama yang memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Objektivitas, bahwa kegiatan pelaporan pelanggaran harus berdasarkan fakta atau bukti yang dapat dinilai berdasarkan kriteria tertentu yang ditetapkan;

b. Koordinasi, bahwa kegiatan pelaporan pelanggaran harus dilaksanakan dengan kerjasama yang baik antar pejabat yang berwenang berdasarkan mekanisme, tata kerja, dan prosedur yang berlaku sehingga masalahnya dapat diselesaikan sebagaimana mestinya;

c. Efektivitas dan efisiensi, bahwa kegiatan pelaporan harus dilaksanakan secara tepat sasaran, hemat tenaga, waktu, dan biaya;

d. Akuntabilitas, bahwa proses kegiatan pelaporan pelanggaran dan tindak lanjutnya harus dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan dan prosedur yang berlaku;

e. Transparan, bahwa hasil kegiatan pelaporan pelanggaran diinformasikan berdasarkan mekanisme dan prosedur yang jelas dan terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(14)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 13 dari 57

13 2.

Kerahasiaan

a. Dalam melakukan proses pemeriksaan atas setiap pelaporan pelanggaran wajib mengedepankan prinsip kerahasiaan, asas praduga tidak bersalah, dan profesionalisme.

b. Identitas pelapor dijamin kerahasiaannya oleh perusahaan.

c. Bagi yang melanggar prinsip kerahasiaan tersebut diberikan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan.

d. Data Pelapor atau informasi lainnya dari semua pelapor akan dijaga kerahasiaan, kecuali yang bersangkutan menyetujui pengungkapan data / informasi tersebut dalam rangka kepentingan pelaksanaan pemeriksaan.

e. Perusahaan menjamin perlindungan terhadap pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, hukuman ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun selama pelapor menjaga kerahasiaan kasus yang diadukan kepada pihak manapun.

f. Perlindungan ini juga berlaku bagi karyawan yang melaksanakan investigasi maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan pelaporan pelanggaran / penyimpangan.

3.

Sanksi

Sanksi administrasi dan / atau sanksi lain sesuai ketentuan internal perusahaan maupun peraturan perundang-undangan yang berlaku akan dikenakan pada:

a. Pihak terlapor yang terbukti melanggar,

b. Pejabat dan / atau karyawan yang menolak pemeriksaan oleh tim tindak lanjut,

(15)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 14 dari 57

14

c. Pejabat dan / atau karyawan yang tidak menindaklanjuti rekomendasi laporan hasil pemeriksaan atas pelaporan pelanggaran karyawan dan pemangku kepentingan sebagaimana mestinya,

d. Pejabat dan / atau karyawan yang melindungi karyawan / pejabat yang melanggar aturan.

4.

Perlindungan Bagi Pelapor

Pelapor harus dilindungi dari:

a. Dihilangkannya / ditunda hak-hak / sanksi kepegawaian, b. Diskriminasi, tekanan-tekanan dalam bentuk fisik /psikis,

c. Tindakan-tindakan lainnya sebagai respon (tindakan yang bersifat pembalasan) dari manajemen dan pihak terlapor atas pelaporan dan pelaporan pelanggaran yang dilakukannya.

Pelapor selain karyawan (pemangku kepentingan) harus dilindungi dari : a. Diskriminasi (unfair treatment),

b. Tekanan-tekanan dalam bentuk fisik / psikis,

c. Tindakan-tindakan lainnya sebagai respon (tindakan yang bersifat pembalasan) dari manajemen atau pihak terlapor atas pelaporan dan pelaporan pelanggaran yang dilakukannya.

Jika pelapor mendapatkan ancaman / intimidasi saat atau setelah melakukan pelaporan, pelapor dapat melaporkan adanya ancaman / intimidasi melalui jalur yang sama saat memberikan pelaporan.

(16)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 15 dari 57

15 5. Tim Pengkaji

a. Tim Pengkaji dibentuk oleh Direksi dengan tugas dan peran untuk menangani, mengolah, dan memberikan rekomendasi atas setiap pelaporan pelanggaran yang diterima dari pengelola penerima laporan untuk selanjutnya dilaporkan kepada Direksi atau Dewan Komisaris. Tim Pengkaji dapat terdiri dari Tim FKAP.

b. Di dalam menjalankan peran dan tugasnya tersebut Tim Pengkaji memiliki kewenangan sebagai berikut:

1) Menerima laporan kegiatan pelaksanaan pelaporan pelangaran dari Pengelola Penerima Laporan;

2) Berkoordinasi dengan tim tindak lanjut dalam rangka memantau perkembangan pelaksanaan penyelidikan / investigasi;

3) Memberikan rekomendasi kepada Direksi atau Dewan Komisaris terkait hasil penanganan dan pengolahan atas pelaporan pelanggaran yang diterima.

c. Dalam menjalankan tugas, fungsi, dan kewenangannya tim pengkaji wajib menjaga prinsip kerahasiaan dan perlindungan yang diatur dalam pedoman ini.

6.

Pengelola Penerima Laporan

a. Pengelola Penerima Laporan mengelola, mengelompokan, dan menyampaikan pelaporan pelanggaran yang diterima dari pelapor kepada tim pengkaji.

b. Wewenang dan tanggung jawab Pengelola Penerima Laporan dalam penyelenggaraan pelaporan pelanggaran adalah sebagai berikut:

1) Melakukan penelaahan dan melaporkan kepada tim pengkaji atas pelaporan pelanggaran yang berkaitan dengan perusahaan;

(17)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 16 dari 57

16

2) Menerima, menelaah, dan mengelompokan pelaporan pelanggaran yang diterima perusahaan yang berkaitan dengan dugaan kecurangan / pengelapan / penipuan, korupsi, pencurian, pelanggaran, benturan kepentingan, suap dan gratifikasi, pelecehan seksual, dan perbuatan melanggar hukum / kegiatan illegal lainnya;

3) Menjaga kerahasiaan identitas pelapor;

4) Mengkomunikasikan kepada pelapor tanggapan direksi atas laporan yang telah disampaikan pelapor.

7.

Penerimaan Pelaporan Pelanggaran

a. Pelaporan pelanggaran yang ditampung dalam administrasi penerimaan adalah pelaporan pelanggaran yang disampaikan dalam bentuk tertulis baik melalui website dan e-mail pelaporan pelanggaran yang disampaikan langsung kepada pengelola penerima laporan perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Dalam hal pelaporan pelanggaran disampaikan melalui e-mail Whistle Blowing System (WBS) perusahaan dan dipastikan kerahasiaan dan keamanan si pengirim pelaporan pelanggaran oleh si pengelola penerima laporan;

2) Dalam hal pelaporan pelanggaran disampaikan melalui web aplikasi pelaporan pelanggaran, maka pelapor dapat menggunakan fitur yang tersedia dalam web aplikasi pelaporan pelanggaran.

b. Surat pelaporan pelanggaran yang mengenai diri direksi dan / atau dewan komisaris perusahaan yang ditujukan kepada direksi dan / atau dewan komisaris dibahas dalam rapat gabungan khusus, tanpa melibatkan direksi dan dewan komisaris yang bersangkutan.

(18)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 17 dari 57

17

c. Surat pelaporan pelanggaran mengenai diri direksi atau dewan komisaris setelah diverifikasi dan dilaporkan ke rapat gabungan khusus diteruskan ke tim tindak lanjut untuk ditindaklanjuti.

d. Surat pelaporan pelanggaran yang berkaitan dengan pejabat setingkat vice president (VP), junior manager (supervisor), dan karyawan setelah diverifikasi diteruskan ke direksi perusahaan untuk ditindaklanjuti oleh tim tindak lanjut.

e. Apabila identitas pelapor tidak jelas, tetapi materinya dapat diterima pelaporan pelanggaran disampaikan pengelola penerima laporan kepada tim pengkaji untuk disampaikan kepada direksi untuk ditetapkan tindak lanjutnya.

8.

Penatausahaan

Setiap pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan perusahaan yang diterima, perlu dilakukan penatausahaan oleh pengelola penerima laporan dengan tahapan sebagai berikut:

a. Pencatatan dilakukan sesuai dengan prosedur penatausahaan / administrasi yang berlaku.

b. Penelaahan terhadap pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan sesuai dengan jenis pelaporan pelanggaran.

c. Penataan dokumen atau pengarsipan pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan diatur berdasarkan klasifikasi jenis masalah, bagian terlapor serta urutan waktu pelaporan pelanggaran.

(19)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 18 dari 57

18 9.

Proses Pembuktian

a. Penanganan pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan adalah sebagai berikut :

1) Pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan dengan identitas pelapor jelas dan substansi / materi laporan logis dan memadai harus segera dilakukan pemeriksaan untuk membuktikan kebenaran informasinya;

2) Pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan dengan identitas pelapor tidak jelas, namun substansi / materi laporan logis dan memadai harus segera dilakukan pemeriksaan untuk membuktikan kebenaran informasinya;

3) Pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan dengan identitas pelapor jelas, namun substansi / materi laporan tidak memadai perlu dilakukan klarifikasi dan konfirmasi sebelum dilakukan pemeriksaan;

4) Pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan tetapi permasalahannya yang sama, sedang, atau telah dilakukan pemeriksaan, dijadikan tambahan informasi bagi proses pembuktian.

b. Penanganan atas pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan yang tidak ada data yang layak serta menunjang informasi yang diadukan dan / atau pelaporan pelanggaran yang berupa keinginan pelapor yang secara normatif tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku dan manajemen perusahaan tidak mungkin memenuhinya, tidak perlu dilakukan lebih lanjut (deponeer), tetapi cukup dicatat sebagai bahan dokumentasi / arsip.

(20)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 19 dari 57

19

c. Penanganan pelaporan pelanggaran yang diteruskan kepada TIM FKAP, baik berupa tindakan korektif maupun tindakan hukum lainnya, dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

d. Proses pembuktian pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan dilakukan melalui kegiatan konfirmasi dan klarifikasi.

e. Kegiatan penelitian terhadap laporan-laporan pelaporan pelanggaran yang telah lolos tahapan penelaahan dan konfirmasi dapat dilanjutkan untuk memperoleh bukti-bukti tambahan yang cukup, kompeten, relevan, dan berdayaguna.

f. Barang bukti yang diperlukan untuk mendukung hasil penelitian dapat berupa bukti fisik, bukti dokumenter, bukti lisan, bukti perhitungan, bukti dari spesialis atau ahli, serta bukti-bukti lainnya yang relevan dengan permasalahan.

g. Penelitian dan pemeriksaan harus dilakukan dengan cermat, cepat, dan hasilnya dapat dipertanggungjawabkan yaitu dengan cara:

1) Membentuk tim tindak lanjut yang berkompeten;

2) Menyusun program kerja pemeriksaan (PKP);

3) Menentukan metode pemeriksaan;

4) Menentukan waktu / lokasi yang diperlukan;

5) Menentukan pejabat-pejabat yang perlu diminta keterangan;

6) Merumuskan hasil penelitian / pemeriksaan.

h. Laporan hasil penanganan pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan wajib diterbitkan oleh tim pengkaji berdasarkan hasil konfirmasi dan klarifikasi serta dilengkapi dengan data pendukung sesuai dengan ketentuan yang

(21)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 20 dari 57

20

berlaku dan disusun secara sistematik, singkat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan serta memuat kesimpulan dan saran tindak lanjut.

i. Penanganan pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari setelah surat pelaporan pelanggaran diterima oleh pengelola penerima laporan. Hasil penelitiannya segera disampaikan oleh TIM FKAP kepada Direksi.

10. Tindak Lanjut dan Pemantauan

a. Tindak Lanjut Hasil Penelitian Terhadap Pelapor

1) Direksi perusahaan menyampaikan informasi hasil pemeriksaan pelaporan pelanggaran dari pelapor baik terbukti maupun tidak terbukti kebenarannya kepada pengelola penerima laporan sebagai bahan informasi untuk pelapor;

2) Direksi perusahaan berkewajiban melindungi pelapor selama pelaporan pelanggaran masih dalam proses penanganan.

Terhadap Terlapor

1) Direksi perusahaan segera mengembalikan nama baik terlapor. Apabila hasil pemeriksaan terhadap pelaporan pelanggaran tidak mengandung kebenaran;

2) Direksi perusahaan segera mengambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, apabila hasil pemeriksaan terbukti mengandung kebenaran;

3) Apabila tidak menyangkut kerugian perusahaan / negara yaitu sebatas penyimpangan administratif maka diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Perusahaan;

(22)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 21 dari 57

21

4) Apabila menyangkut tindak pidana yang merugikan perusahaan dan jumlahnya dinilai material, kasusnya akan diserahkan ke Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) / Kepolisian / Kejaksaan. Namun apabila jumlahnya tidak material, cukup diselesaikan secara internal perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Pemantauan

Pemantauan tindak lanjut penanganan pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan dapat dilakukan secara:

Langsung:

1. Pemutakhiran data di bagian terlapor

2. Rapat dengan penanggung jawab tindak lanjut 3. Wawancara dengan tim tindak lanjut

Tidak Langsung:

1) Melalui komunikasi elektronik 2) Melalui website

c. Pelaporan hasil tindak lanjut

Laporan tindak lanjut yang disusun oleh TIM FKAP harus dilaporkan dan dibahas dalam:

1) Rapat direksi, dalam hal pelaporan pelanggaran yang menyangkut karyawan perusahaan, termasuk dewan komisaris, direksi perusahaan, dan karyawan perusahaan,

(23)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 22 dari 57

22

2) Rapat gabungan khusus, dalam hal pelaporan pelanggaran yang menyangkut dewan komisaris, direksi perusahaan, dan anggota tim pengkaji perusahaan.

11. Lain-Lain

a. Setiap pelaporan pelanggaran harus dipandang sebagai bentuk partisipasi dan kontrol insan dan pemangku kepentingan PT. Farmalab Indoutama terhadap jalannya perusahaan dan karenanya harus ditampung.

b. Semua pelaporan akan diperlakukan secara adil, tepat, dan memadai.

c. Pelaporan dari karyawan maupun pemangku kepentingan perusahaan harus ditempatkan dalam kerangka peningkatan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance / GCG). Karena itu, pelaporan pelanggaran harus disampaikan oleh pelapor dengan rasa tanggung jawab dan bukan bersifat fitnah yang dapat mencemarkan nama baik atau reputasi seseorang.

d. Setiap pelaporan harus diverifikasi terlebih dahulu sebelum diputuskan untuk ditindaklanjuti dengan pemeriksaan secara bertahap.

e. Hasil pemeriksaan yang telah ditetapkan dalam rapat direksi ditandatangani oleh direksi.

f. Hasil pemeriksaan yang telah ditetapkan dalam rapat gabungan khusus ditandatangani oleh direksi dan dewan komisaris.

(24)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 23 dari 57

23

BAB IV

PROSEDUR PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN

A. Prosedur Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Karyawan Perusahaan, Dewan Komisaris, Direksi Perusahaan

1.

Penerimaan

No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab

1 Untuk memonitor dan menjaga kerahasiaan identitas pelapor atas laporan direksi menugaskan / menunjuk pengelola penerima laporan untuk memonitor pelaporan pelanggaran yang diterima.

Pengelola Penerima Laporan

2 Pengelola penerima laporan meneruskan pelaporan pelanggaran kepada tim pengkaji.

Pengelola Penerima Laporan 3 Pengelola penerima laporan mengelompokan laporan

tersebut berdasarkan jenis masalah dan jenis laporan untuk disampaikan kepada tim pengkaji.

4 Pengelola penerima laporan mencatat laporan dalam buku agenda (Database System) laporan kasus dan dibuatkan ringkasannya untuk disampaikan kepada tim pengkaji, melampirkan asli laporan pelapor kasus untuk dibahas dalam

(25)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 24 dari 57

24

rapat khusus tim pengkaji. Adapun data yang perlu dicatat antara lain:

a. Data laporan meliputi:

1. Nomor agenda serta tanggal agenda dan surat pelaporan pelanggaran

2. Kategori surat 3. Perihal.

b. Identitas Pelapor, meliputi:

1. Nama 2. Alamat

3. Jabatan (dalam hal pelapor adalah Insan PT. Farmalab Indoutama )

4. No. Handphone 5. Kategori pelapor

c. Identitas Terlapor, meliputi:

1. Nama 2. NIK

3. No. Handphone

4. Jabatan (dalam hal terlapor adalah Insan PT. Farmalab Indoutama )

5. Bagian Terlapor

(26)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 25 dari 57

25

5 Selanjutnya pengelola penerima laporan mengarsipkan dokumen pelaporan pelanggaran yang diatur berdasarkan klasifikasi jenis masalah, bagian terlapor, serta urutan waktu pelaporan pelanggaran yang disesuaikan dengan sarana dan prasarana yang ada serta berdasarkan prosedur pengarsipan yang berlaku.

2. Penelaahan

1 Pelaporan pelanggaran yang telah diarsipkan selanjutnya disampaikan kepada tim pengkaji untuk dibahas dalam rapat khusus tim pengkaji dan untuk menentukan pelaporan pelanggaran yang masuk memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti. Langkah yang dilaksanakan dalam hal ini adalah:

a. Merumuskan inti masalah yang dilaporkan;

b. Menghubungkan materi pelaporan pelanggaran dengan peraturan yang relevan;

c. Memeriksa dokumen dan / atau informasi yang pernah ada dalam kaitannya dengan materi pelaporan pelanggaran yang baru diterima;

Tim Pengkaji

(27)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 26 dari 57

26

d. Merumuskan rencana penanganan atau langkah-langkah yang diperlukan seperti: klarifikasi, konfirmasi, penelitian atau pemeriksaan, investigasi untuk membuktikan kebenaran materi pelaporan pelanggaran atau tidak dan menentukan kualifikasi kadar pelaporan pelanggaran.

2 Dalam rapat khusus tim pengkaji ditentukan juga kualifikasi kadar pelaporan pelanggaran, rencana penanganan pelaporan pelanggaran yang akan dilakukan.

Tim Pengkaji

3. Penyaluran

1 Se Telah pelaporan pelanggaran dibahas dalam rapat khusus tim pengkaji, tim pengkaji menyusun kesimpulan hasil rapat serta menyampaikan rencana tindaklanjutnya kepada direksi

Tim Pengkaji

2 Pelaporan pelanggaran yang menurut pendapat tim pengkaji tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran akan dilaporkan kepada direksi untuk mendapatkan persetujuan pemberhentian penelitian.

Tim Pengkaji

3 Tim Pengkaji hanya akan menindaklanjuti pelaporan pelanggaran yang tidak memenuhi syarat pelaporan

Tim Pengkaji

(28)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 27 dari 57

27

pelanggaran jika direksi berpendapat bahwa pelaporan pelanggaran tersebut perlu ditindaklanjuti.

4 Dalam memberikan persetujuan pelaksanaan konfirmasi dan klarifikasi atau pemberhentian penelitian, direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim pengkaji.

Direksi

5 Direksi setelah membaca laporan yang menyangkut karyawan perusahaan, dewan komisaris, dan direksi perusahaan meneruskan / mendisposisi kepada Ketua TIM FKAP untuk melakukan konfirmasi dan klarifikasi.

Direksi

6 Pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat pelaporan pelanggaran, yang menyangkut karyawan perusahaan, dewan komisaris dan direksi perusahaan akan langsung ditindaklanjuti oleh TIM FKAP atas surat perintah dari Direksi.

TIM FKAP

7 Tim pengkaji melalui pengelola penerima laporan akan menyampaikan pemberitahuan kepada pelapor baik pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat maupun pelaporan pelanggaran yang tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran.

Tim Pengkaji

(29)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 28 dari 57

28

4. Pembuktian (Konfirmasi & Klarifikasi)

1 Berdasarkan penugasan dari direksi, Ketua tim FKAP kemudian membentuk tim tindak lanjut pelaporan pelanggaran untuk melakukan penelitian awal berupa konfirmasi dan klarifikasi.

Ketua TIM FKAP

2 Tahap kegiatan konfirmasi dapat dilakukan sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi terlapor;

b. Melakukan komunikasi kepada pimpinan terlapor;

c. Mencari informasi tambahan dari sumber lain atas permasalahan yang diadukan;

d. Mengumpulkan bukti-bukti awal sebagai bahan pendukung.

Sedangkan tahap kegiatan klarifikasi dapat dilakukan sebagai berikut:

a. Pengecekan permasalahan yang dilaporkan kepada sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan berkaitan dengan permasalahan yang diadukan;

b. Perumusan kondisi yang sebenarnya terjadi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

c. Penjelasan dapat dilakukan melalui surat dinas atau media massa dan komunikasi lainnya.

Tim tindak lanjut pelaporan pelanggaran

(30)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 29 dari 57

29

Setelah dilakukannya konfirmasi dan klarifikasi, disusun draft laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi untuk dibahas dengan Ketua tim FKAP bersama dengan Direksi.

3 Dalam pembahasan laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi tersebut dipertimbangkan juga perlu atau tidaknya dilakukan penelitian atau investigasi yang lebih mendalam atas permasalahan yang diadukan.

Ketua TIM FKAP

4 Ketua tim FKAP kemudian menyampaikan hasilnya kepada Direksi untuk mendapatkan persetujuan.

Ketua TIM FKAP

5 Hasil Keputusan rapat direksi terkait penanganan pelaporan pelanggaran berdasarkan hasil konfirmasi dan klarifikasi tim tindak lanjut disampaikan Ketua tim FKAP.

Ketua TIM FKAP

5. Investigasi / Penelitian Mendalam dan Pelaporan

1 Berdasarkan persetujuan direksi untuk melakukan investigasi / penelitian mendalam terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka Ketua tim FKAP menyusun perencanaan investigasi yang mencakup :

a. Menentukan tim tindak lanjut yang berkompeten;

Ketua TIM FKAP

(31)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 30 dari 57

30

b. Menyusun Program Kerja Pemeriksaan (PKP);

c. Menentukan metode pemeriksaan;

d. Menentukan waktu yang diperlukan;

e. Menentukan pejabat-pejabat yang perlu diminta keterangan;

f. Menetapkan jadwal yang lebih operasional.

2 Tim tindak lanjut yang telah ditetapkan oleh ketua tim FKAP melakukan investigasi / penelitian mendalam sesuai rencana yang telah ditetapkan untuk memperoleh bukti-bukti yang cukup, kompeten, relevan, dan berguna yaitu bukti fisik, bukti dokumenter, bukti lisan, bukti perhitungan, bukti dari spesialis atau ahli atau bukti-bukti lainnya mengenai kebenaran permasalahan.

Ketua TIM FKAP

3 Setelah selesai melakukan investigasi / penelitian, tim tindak lanjut kemudian menyusun draft laporan hasil investigasi/penelitian penanganan pelaporan pelanggaran yang diterima untuk dibahas dengan ketua tim FKAP sebelum dibuat laporan final. draft laporan hasil investigasi/penelitian mendalam disusun secara sistematik, singkat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan serta memuat kesimpulan dari hasil konfirmasi dan klarifikasi, investigasi / penelitian mendalam serta dilengkapi dengan data pendukung serta saran tindak lanjut.

Ketua TIM FKAP

(32)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 31 dari 57

31

4 Setelah dilakukan pembahasan, ketua tim FKAP menyampaikan kesimpulan hasil investigasi / penelitian mendalam kepada direksi untuk dibahas dalam rapat gabungan khusus terkait kebenaran substansi dalam pelaporan pelanggaran dan kesimpulan tentang perlu atau tidaknya dilakukan pengenaan saksi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ketua TIM FKAP

5 Apabila kesimpulan hasil penelitian mendalam menyatakan tidak terdapat bukti yang kuat, maka ketua tim FKAP kemudian menyampaikan hasilnya kepada direksi.

Ketua TIM FKAP

6. Tindak Lanjut Hasil Investigasi

1 Apabila rapat direksi menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan tidak terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka direksi perusahaan harus segera mengembalikan nama baik terlapor.

Direksi

(33)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 32 dari 57

32

Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat direksi tersebut, direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim FKAP.

2 Apabila rapat direksi menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka direksi perusahaan segera mengambil tindakan sebagai berikut:

a. Apabila tidak menyangkut kerugian perusahaan / negara yaitu penyimpangan administratif, maka diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Perusahaan.

b. Apabila menyangkut tindak pidana khusus yang merugikan perusahaan dan jumlahnya cukup signifikan, kasusnya diserahkan ke kejaksaan. Namun apabila jumlahnya tidak material, cukup diselesaikan secara internal perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat direksi tersebut, direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim FKAP.

Direksi

3 Direksi menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan pelaporan pelanggaran kepada VP human capital untuk menindaklanjuti pelanggaran yang telah dilaporkan.

Manager Human Capital (HC)

(34)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 33 dari 57

33

4 Hasil laporan tindak lanjut disampaikan direksi kembali kepada tim pengkaji dengan tembusan kepada dewan komisaris yang kemudian disampaikan kepada pelapor melalui pengelola penerima laporan.

Tim Pengkaji

B. Prosedur Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Dewan Komisaris, Direksi, Dan Tim Pengkaji Perusahaan

1. Penerimaan

1 Untuk memonitor dan menjaga kerahasiaan identitas Pelapor atas laporan direksi, menugaskan / menunjuk pengelola penerima laporan untuk memonitor pelaporan pelanggaran yang diterima.

2 Pengelola penerima laporan meneruskan pelaporan pelanggaran kepada tim pengkaji

Pengelola Penerima Laporan 3 Atas pelaporan pelanggaran yang diterima pengelola

penerima laporan, mengelompokan pelaporan pelanggaran tersebut berdasarkan jenis masalah dan jenis pelaporan pelanggaran untuk disampaikan kepada tim pengkaji.

(35)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 34 dari 57

34

4 Pengelola penerima laporan mencatat laporan dalam buku agenda (Database System) laporan kasus dan dibuatkan ringkasannya untuk disampaikan kepada tim pengkaji melampirkan asli laporan pelapor kasus untuk dibahas dalam rapat khusus. Adapun data yang perlu dicatat antara lain:

a. Data laporan meliputi:

1) Nomor agenda serta tanggal agenda dan surat pelaporan pelanggaran

2) Kategori surat 3) Perihal.

b. Identitas Pelapor meliputi:

1) Nama 2) Alamat

3) No. Handphone

4) Jabatan (dalam hal pelapor adalah insan PT. Farmalab Indoutama)

5) Kategori pelapor

f. Identitas terlapor meliputi:

1) Nama 2) NIK

3) No. Handphone

4) Jabatan (dalam hal terlapor adalah insan PT. Farmalab Indoutama)

5) Divisi terlapor

(36)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 35 dari 57

35

5 Selanjutnya pengelola penerima laporan melakulan administrasikan dokumen pelaporan pelanggaran yang diatur berdasarkan klasifikasi jenis masalah, bagian terlapor, serta urutan waktu pelaporan pelanggaran yang disesuaikan dengan sarana dan prasarana yang ada serta berdasarkan prosedur pengarsipan yang berlaku.

2. Penelaahan

1 Pelaporan pelanggaran yang telah diadministrasikan selanjutnya disampaikan kepada tim pengkaji untuk dibahas dalam rapat khusus tim pengkaji dan untuk menentukan pelaporan pelanggaran yang masuk memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti. Langkah yang dilaksanakan dalam hal ini adalah :

a. Merumuskan inti masalah yang dilaporkan;

b. Menghubungkan materi pelaporan pelanggaran dengan peraturan yang relevan;

c. Memeriksa dokumen dan / atau informasi yang pernah ada dalam kaitannya dengan materi pelaporan pelanggaran yang baru diterima;

d. Merumuskan rencana penanganan atau langkah-langkah yang diperlukan seperti: klarifikasi, konfirmasi, penelitian atau pemeriksaan, investigasi untuk membuktikan kebenaran

Tim Pengkaji

(37)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 36 dari 57

36

materi pelaporan pelanggaran atau tidak, dan menentukan kualifikasi kadar pelaporan pelanggaran.

2 Dalam rapat khusus tersebut ditentukan rencana penanganan pelaporan pelanggaran yang akan dilakukan.

Tim Pengkaji

3. Penyaluran

1 Setelah pelaporan pelanggaran dibahas dalam rapat khusus, tim pengkaji menyusun kesimpulan hasil rapat serta menyampaikan laporan ringkasan pelaporan pelanggaran kepada direksi.

Tim Pengkaji

2 Direksi menyampaikan laporan ringkasan pelaporan pelanggaran dimaksud kepada dewan komisaris untuk mendapat persetujuan.

Direksi

3 Pelaporan pelanggaran yang menurut pendapat dewan komisaris tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran akan disampaikan kepada direksi setelah mendapatkan persetujuan pemberhentian penelitian.

Dewan Komisaris

4 Dewan komisaris hanya akan menindaklanjuti pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat pelaporan pelanggaran jika direksi berpendapat sama, bahwa pelaporan pelanggaran tersebut perlu ditindaklanjuti.

Dewan Komisaris

(38)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 37 dari 57

37

5 Dalam memberikan persetujuan pelaksanaan konfirmasi dan klarifikasi atau pemberhentian penelitian, dewan komisaris dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim pengkaji kepada direksi.

Dewan Komisaris

6 Setelah membaca laporan dewan komisaris dapat meneruskan / mendisposisikan kepada komite dewan komisaris untuk melakukan konfirmasi dan klarifikasi.

Dewan Komisaris

7 Pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat pelaporan pelanggaran akan langsung ditindaklanjuti oleh tim tindak lanjut setelah mendapat masukan dari komite dewan komisaris.

Tim Tindak Lanjut

8 Tim pengkaji melalui pengelola penerima pelaporan akan menyampaikan pemberitahuan kepada pelapor baik pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat maupun pelaporan pelanggaran yang tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran.

Tim Pengkaji

(39)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 38 dari 57

38

4. Pembuktian (Konfirmasi & Klarifikasi)

1 Berdasarkan penugasan dari dewan komisaris melalui direksi, tim tindak lanjut melakukan penelitian awal berupa konfirmasi dan klarifikasi.

Tim Tindak Lanjut

2 Tahap kegiatan konfirmasi dapat dilakukan sebagai berikut:

a) Mengidentifikasi terlapor;

b) Melakukan komunikasi kepada pimpinan terlapor;

c) Mencari informasi tambahan dari sumber lain atas permasalahan yang diadukan;

d) Mengumpulkan bukti-bukti awal sebagai bahan pendukung.

Sedangkan tahap kegiatan klarifikasi dapat dilakukan sebagai berikut :

a) Pengecekan permasalahan yang diadukan kepada sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan berkaitan dengan permasalahan yang diadukan;

b) Perumusan kondisi yang sebenarnya terjadi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

c) Penjelasan dapat dilakukan melalui surat dinas atau media massa lainnya.

Ketua. Tim Tindak Lanjut

(40)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 39 dari 57

39

Setelah dilakukannya konfirmasi dan klarifikasi disusun laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi.

3 Dalam pembahasan laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi tersebut dipertimbangkan juga perlu atau tidaknya dilakukan penelitian atau investigasi yang lebih mendalam atas permasalahan yang diadukan.

Tim Tindak Lanjut

4 Tim tindak lanjut kemudian menyampaikan hasilnya kepada direksi untuk diteruskan kepada dewan komisaris, untuk mendapatkan persetujuan rapat gabungan khusus.

Tim Tindak Lanjut

5 Hasil keputusan rapat gabungan khusus terkait penanganan pelaporan pelanggaran (hasil konfirmasi & klarifikasi) disampaikan kepada pelapor dan pihak-pihak terkait yang berhak menerimanya.

Dalam hal pelaporan pelanggaran tersebut terbukti, maka laporannya disampaikan kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

Tim Pengkaji

Direksi

(41)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 40 dari 57

40

5. Investigasi / Penelitian Mendalam dan Pelaporan

1 Berdasarkan persetujuan rapat gabungan khusus dewan komisaris dan direksi, ketua tim tindak lanjut melakukan investigasi / penelitian mendalam terkait pelaporan pelanggaran yang diterima dan menyusun perencanaan investigasi yang mencakup:

a) Menentukan tim tindak lanjut yang berkompeten;

b) Menyusun Program Kerja Pemeriksaan (PKP);

c) Menentukan metode pemeriksaan;

d) Menentukan waktu yang diperlukan;

e) Menentukan pejabat-pejabat yang perlu diminta keterangan;

f) Menetapkan jadwal yang lebih operasional;

Ketua Tim Tindak Lanjut

2 Tim tindak lanjut yang telah ditetapkan melakukan investigasi / penelitian mendalam sesuai rencana yang telah ditetapkan untuk memperoleh bukti-bukti yang cukup, kompeten, relevan, dan berguna yaitu bukti fisik, bukti dokumenter, bukti lisan, bukti perhitungan, bukti dari spesialis atau ahli atau bukti-bukti lainnya mengenai kebenaran permasalahan.

Tim Tindak Lanjut

3 Setelah selesai melakukan investigasi / penelitian, tim tindak lanjut kemudian menyusun laporan hasil investigasi /

Tim Tindak Lanjut

(42)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 41 dari 57

41

penelitian penanganan pelaporan pelanggaran yang diterima.

Laporan hasil investigasi / penelitian mendalam disusun secara sistematik, singkat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan serta memuat kesimpulan dari hasil konfirmasi dan klarifikasi, investigasi / penelitian mendalam serta dilengkapi dengan data pendukung serta saran tindak lanjut.

4 Setelah dilakukan pembahasan, ketua tim tindak lanjut menyampaikan kesimpulan hasil investigasi / penelitian mendalam kepada dewan komisaris dan direksi untuk dibahas dalam rapat gabungan khusus terkait kebenaran substansi dalam pelaporan pelanggaran dan kesimpulan tentang perlu atau tidaknya dilakukan pengenaan saksi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Tim Tindak Lanjut

5 Apabila kesimpulan hasil penelitian mendalam menyatakan tidak terdapat bukti yang kuat maka tim tindak lanjut kemudian menyampaikan hasilnya kepada dewan komisaris dan direksi untuk mendapatkan persetujuan rapat gabungan khusus.

Tim Tindak Lanjut

(43)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 42 dari 57

42

6. Tindak Lanjut Hasil Investigasi

1 Apabila rapat gabungan khusus menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan tidak terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka dewan komisaris harus segera mengembalikan nama baik terlapor. Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat gabungan khusus tersebut, dewan komisaris dan direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan komite dewan komisaris.

Dewan Komisaris dan Direksi

2 Apabila rapat gabungan khusus menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka dewan komisaris dan direksi segera mengambil tindakan sebagai berikut :

a) Apabila tidak menyangkut kerugian perusahaan / negara yaitu penyimpangan administratif, maka diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan.

b) Apabila menyangkut tindak pidana yang merugikan perusahaan dan jumlahnya cukup signifikan kasusnya diserahkan ke instansi yang berwenang (Kepolisian / Kejaksaan / KPK). Namun apabila jumlahnya tidak

(44)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 43 dari 57

43

material, cukup diselesaikan internal Perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat gabungan khusus tersebut, dewan Komisaris dan direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan komite dewan komisaris.

3 Dewan komisaris dan direksi menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan pelaporan pelanggaran kepada pemegang saham dan menindaklanjuti pelanggaran yang telah dilaporkan.

4 Di samping itu, dewan komisaris dan direksi perusahaan menyampaikan informasi penanganan pelaporan pelanggaran, baik yang terbukti maupun tidak terbukti kebenarannya kepada pelapor melalui tim pengkaji untuk diteruskan kepada pengelola penerimaan laporan.

(45)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 44 dari 57

44

BAB V

BAGAN ALIR PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN

A. Bagan Alir Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Karyawan Perusahaan, Direksi Perusahaan dan Komisaris Perusahaan

1. Penerimaan

(46)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 45 dari 57

45 2) Penelaahann I

(47)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 46 dari 57

46 3) Penelaahan II

1

Laporan hasil rapat khusus &

persetujuan menindaklanjuti

pelaporan pelanggaran

ok

Surat tugas kepada tim

FKAP 2

3

4 ya

DIREKSI TIM PENGKAJI PENERIMA LAPORAN

Saran

Menyusun Laporan

Status Penanganan

Ringkasan status penanganan

pelaporan pelanggaran

PELAPOR

Menyusun Laporan penelaahan

pelaporan pelanggaran untuk

disampaikan kepada direksi

persetujuan menindaklanjuti

penelitian persetujuan menindaklanjuti

penelitian

(48)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 47 dari 57

47 4) Konfirmasi Dan Pembuktian

(49)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 48 dari 57

48

5) Investigasi, Pelaporan, Dan Tindak Lanjut Hasil Investigasi

(50)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 49 dari 57

49

B. Bagan Alir Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Dewan Komisaris, Direksi, Dan Tim Pengkaji Perusahaan

1. Penerimaan

(51)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 50 dari 57

50 2. Penelaahan I

(52)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 51 dari 57

51 3. Penelaahan II

(53)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 52 dari 57

52 4. Pembuktian dan Konfirmasi

(54)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 53 dari 57

53

5. Investigasi, Pelaporan, Dan Tindak Lanjut Hasil Investigasi

(55)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 54 dari 57

54

VI. PENUTUP

Pedoman penanganan pelaporan Pelanggaran (whistleblowing) ini menjadi pedoman bagi PT.

Farmalab Indoutama dalam menangani pelaporan pelanggaran dari karyawan dan pemangku kepentingan agar dapat lebih efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(56)

SYSTEM)

Revisi 00

Halaman 55 dari 57

55

PENGELOMPOKKAN BERDASARKAN JENIS MASALAH

No. Jenis Masalah / Pelanggaran / Penyimpangan Kode

01 Penyalahan wewenang meliputi: 0100

⮚ Penggunaan dana tidak sesuai anggaran 0101

⮚ Perbuatan karyawan yang merugikan perusahaan 0102

⮚ Pemaksaan kehendak 0103

⮚ Tindakan sewenang – wenang 0104

⮚ Mis Manajemen 0105

⮚ Penggunaan fasilitas / barang milik perusahaan 0106

02 Penyimpangan, meliputi: 0200

⮚ Penggelapan atau penguasaan tanpa hak atas uang / aset Perusahaan. 0201

⮚ Pemalsuan atau pengeluaran fiktif serta pembelian barang mutu rendah. 0202

⮚ Pembelian dengan harga dimahalkan / manipulasi pengadaan barang / asset perusahaan (mark up).

0203

⮚ Pemborosan dalam pengelolaan, pemeliharaan atau sisa anggaran tidak disetor ke kas perusahaan.

0204

⮚ Penyelewengan atau penyimpangan pengelolaan proyek. 0205

⮚ Penjualan atau manipulasi penjualan milik perusahaan. 0206 Lampiran I