PROSEDUR PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN
B. Prosedur Penanganan Pelaporan Pelanggaran Level Dewan Komisaris, Direksi, Dan Tim Pengkaji Perusahaan
1. Penerimaan
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Untuk memonitor dan menjaga kerahasiaan identitas Pelapor atas laporan direksi, menugaskan / menunjuk pengelola penerima laporan untuk memonitor pelaporan pelanggaran yang diterima.
Pengelola Penerima Laporan
2 Pengelola penerima laporan meneruskan pelaporan pelanggaran kepada tim pengkaji
Pengelola Penerima Laporan 3 Atas pelaporan pelanggaran yang diterima pengelola
penerima laporan, mengelompokan pelaporan pelanggaran tersebut berdasarkan jenis masalah dan jenis pelaporan pelanggaran untuk disampaikan kepada tim pengkaji.
Pengelola Penerima Laporan
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 34 dari 57
34
4 Pengelola penerima laporan mencatat laporan dalam buku agenda (Database System) laporan kasus dan dibuatkan ringkasannya untuk disampaikan kepada tim pengkaji melampirkan asli laporan pelapor kasus untuk dibahas dalam rapat khusus. Adapun data yang perlu dicatat antara lain:
a. Data laporan meliputi:
1) Nomor agenda serta tanggal agenda dan surat pelaporan pelanggaran
2) Kategori surat 3) Perihal.
b. Identitas Pelapor meliputi:
1) Nama 2) Alamat
3) No. Handphone
4) Jabatan (dalam hal pelapor adalah insan PT. Farmalab Indoutama)
5) Kategori pelapor
f. Identitas terlapor meliputi:
1) Nama 2) NIK
3) No. Handphone
4) Jabatan (dalam hal terlapor adalah insan PT. Farmalab Indoutama)
5) Divisi terlapor
Pengelola Penerima Laporan
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 35 dari 57
35
5 Selanjutnya pengelola penerima laporan melakulan administrasikan dokumen pelaporan pelanggaran yang diatur berdasarkan klasifikasi jenis masalah, bagian terlapor, serta urutan waktu pelaporan pelanggaran yang disesuaikan dengan sarana dan prasarana yang ada serta berdasarkan prosedur pengarsipan yang berlaku.
Pengelola Penerima Laporan
2. Penelaahan
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Pelaporan pelanggaran yang telah diadministrasikan selanjutnya disampaikan kepada tim pengkaji untuk dibahas dalam rapat khusus tim pengkaji dan untuk menentukan pelaporan pelanggaran yang masuk memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti. Langkah yang dilaksanakan dalam hal ini adalah :
a. Merumuskan inti masalah yang dilaporkan;
b. Menghubungkan materi pelaporan pelanggaran dengan peraturan yang relevan;
c. Memeriksa dokumen dan / atau informasi yang pernah ada dalam kaitannya dengan materi pelaporan pelanggaran yang baru diterima;
d. Merumuskan rencana penanganan atau langkah-langkah yang diperlukan seperti: klarifikasi, konfirmasi, penelitian atau pemeriksaan, investigasi untuk membuktikan kebenaran
Tim Pengkaji
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 36 dari 57
36
materi pelaporan pelanggaran atau tidak, dan menentukan kualifikasi kadar pelaporan pelanggaran.
2 Dalam rapat khusus tersebut ditentukan rencana penanganan pelaporan pelanggaran yang akan dilakukan.
Tim Pengkaji
3. Penyaluran
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Setelah pelaporan pelanggaran dibahas dalam rapat khusus, tim pengkaji menyusun kesimpulan hasil rapat serta menyampaikan laporan ringkasan pelaporan pelanggaran kepada direksi.
Tim Pengkaji
2 Direksi menyampaikan laporan ringkasan pelaporan pelanggaran dimaksud kepada dewan komisaris untuk mendapat persetujuan.
Direksi
3 Pelaporan pelanggaran yang menurut pendapat dewan komisaris tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran akan disampaikan kepada direksi setelah mendapatkan persetujuan pemberhentian penelitian.
Dewan Komisaris
4 Dewan komisaris hanya akan menindaklanjuti pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat pelaporan pelanggaran jika direksi berpendapat sama, bahwa pelaporan pelanggaran tersebut perlu ditindaklanjuti.
Dewan Komisaris
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 37 dari 57
37
5 Dalam memberikan persetujuan pelaksanaan konfirmasi dan klarifikasi atau pemberhentian penelitian, dewan komisaris dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan tim pengkaji kepada direksi.
Dewan Komisaris
6 Setelah membaca laporan dewan komisaris dapat meneruskan / mendisposisikan kepada komite dewan komisaris untuk melakukan konfirmasi dan klarifikasi.
Dewan Komisaris
7 Pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat pelaporan pelanggaran akan langsung ditindaklanjuti oleh tim tindak lanjut setelah mendapat masukan dari komite dewan komisaris.
Tim Tindak Lanjut
8 Tim pengkaji melalui pengelola penerima pelaporan akan menyampaikan pemberitahuan kepada pelapor baik pelaporan pelanggaran yang memenuhi syarat maupun pelaporan pelanggaran yang tidak memenuhi syarat pelaporan pelanggaran.
Tim Pengkaji
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 38 dari 57
38
4. Pembuktian (Konfirmasi & Klarifikasi)
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Berdasarkan penugasan dari dewan komisaris melalui direksi, tim tindak lanjut melakukan penelitian awal berupa konfirmasi dan klarifikasi.
Tim Tindak Lanjut
2 Tahap kegiatan konfirmasi dapat dilakukan sebagai berikut:
a) Mengidentifikasi terlapor;
b) Melakukan komunikasi kepada pimpinan terlapor;
c) Mencari informasi tambahan dari sumber lain atas permasalahan yang diadukan;
d) Mengumpulkan bukti-bukti awal sebagai bahan pendukung.
Sedangkan tahap kegiatan klarifikasi dapat dilakukan sebagai berikut :
a) Pengecekan permasalahan yang diadukan kepada sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan berkaitan dengan permasalahan yang diadukan;
b) Perumusan kondisi yang sebenarnya terjadi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c) Penjelasan dapat dilakukan melalui surat dinas atau media massa lainnya.
Ketua. Tim Tindak Lanjut
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 39 dari 57
39
Setelah dilakukannya konfirmasi dan klarifikasi disusun laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi.
3 Dalam pembahasan laporan hasil konfirmasi dan klarifikasi tersebut dipertimbangkan juga perlu atau tidaknya dilakukan penelitian atau investigasi yang lebih mendalam atas permasalahan yang diadukan.
Tim Tindak Lanjut
4 Tim tindak lanjut kemudian menyampaikan hasilnya kepada direksi untuk diteruskan kepada dewan komisaris, untuk mendapatkan persetujuan rapat gabungan khusus.
Tim Tindak Lanjut
5 Hasil keputusan rapat gabungan khusus terkait penanganan pelaporan pelanggaran (hasil konfirmasi & klarifikasi) disampaikan kepada pelapor dan pihak-pihak terkait yang berhak menerimanya.
Dalam hal pelaporan pelanggaran tersebut terbukti, maka laporannya disampaikan kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Tim Pengkaji
Direksi
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 40 dari 57
40
5. Investigasi / Penelitian Mendalam dan Pelaporan
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Berdasarkan persetujuan rapat gabungan khusus dewan komisaris dan direksi, ketua tim tindak lanjut melakukan investigasi / penelitian mendalam terkait pelaporan pelanggaran yang diterima dan menyusun perencanaan investigasi yang mencakup:
a) Menentukan tim tindak lanjut yang berkompeten;
b) Menyusun Program Kerja Pemeriksaan (PKP);
c) Menentukan metode pemeriksaan;
d) Menentukan waktu yang diperlukan;
e) Menentukan pejabat-pejabat yang perlu diminta keterangan;
f) Menetapkan jadwal yang lebih operasional;
Ketua Tim Tindak Lanjut
2 Tim tindak lanjut yang telah ditetapkan melakukan investigasi / penelitian mendalam sesuai rencana yang telah ditetapkan untuk memperoleh bukti-bukti yang cukup, kompeten, relevan, dan berguna yaitu bukti fisik, bukti dokumenter, bukti lisan, bukti perhitungan, bukti dari spesialis atau ahli atau bukti-bukti lainnya mengenai kebenaran permasalahan.
Tim Tindak Lanjut
3 Setelah selesai melakukan investigasi / penelitian, tim tindak lanjut kemudian menyusun laporan hasil investigasi /
Tim Tindak Lanjut
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 41 dari 57
41
penelitian penanganan pelaporan pelanggaran yang diterima.
Laporan hasil investigasi / penelitian mendalam disusun secara sistematik, singkat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan serta memuat kesimpulan dari hasil konfirmasi dan klarifikasi, investigasi / penelitian mendalam serta dilengkapi dengan data pendukung serta saran tindak lanjut.
4 Setelah dilakukan pembahasan, ketua tim tindak lanjut menyampaikan kesimpulan hasil investigasi / penelitian mendalam kepada dewan komisaris dan direksi untuk dibahas dalam rapat gabungan khusus terkait kebenaran substansi dalam pelaporan pelanggaran dan kesimpulan tentang perlu atau tidaknya dilakukan pengenaan saksi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tim Tindak Lanjut
5 Apabila kesimpulan hasil penelitian mendalam menyatakan tidak terdapat bukti yang kuat maka tim tindak lanjut kemudian menyampaikan hasilnya kepada dewan komisaris dan direksi untuk mendapatkan persetujuan rapat gabungan khusus.
Tim Tindak Lanjut
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 42 dari 57
42
6. Tindak Lanjut Hasil Investigasi
No Uraian Kegiatan Penanggung Jawab
1 Apabila rapat gabungan khusus menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan tidak terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka dewan komisaris harus segera mengembalikan nama baik terlapor. Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat gabungan khusus tersebut, dewan komisaris dan direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan komite dewan komisaris.
Dewan Komisaris dan Direksi
2 Apabila rapat gabungan khusus menyetujui hasil investigasi / penelitian yang menyatakan bahwa kesimpulan terbukti kebenarannya terkait pelaporan pelanggaran yang diterima, maka dewan komisaris dan direksi segera mengambil tindakan sebagai berikut :
a) Apabila tidak menyangkut kerugian perusahaan / negara yaitu penyimpangan administratif, maka diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan.
b) Apabila menyangkut tindak pidana yang merugikan perusahaan dan jumlahnya cukup signifikan kasusnya diserahkan ke instansi yang berwenang (Kepolisian / Kejaksaan / KPK). Namun apabila jumlahnya tidak
Dewan Komisaris dan Direksi
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 43 dari 57
43
material, cukup diselesaikan internal Perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dalam melaksanakan tindak lanjut hasil rapat gabungan khusus tersebut, dewan Komisaris dan direksi dapat mempertimbangkan masukan yang diberikan komite dewan komisaris.
3 Dewan komisaris dan direksi menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan pelaporan pelanggaran kepada pemegang saham dan menindaklanjuti pelanggaran yang telah dilaporkan.
Dewan Komisaris dan Direksi
4 Di samping itu, dewan komisaris dan direksi perusahaan menyampaikan informasi penanganan pelaporan pelanggaran, baik yang terbukti maupun tidak terbukti kebenarannya kepada pelapor melalui tim pengkaji untuk diteruskan kepada pengelola penerimaan laporan.
Dewan Komisaris dan Direksi
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING
SYSTEM)
PT FARMALAB INDOUTAMA
No. Dokumen FLIU-MSMAP-03-00 Tanggal 01 September 2021
Revisi 00
Halaman 44 dari 57
44