BAB II PT PERTAMINA (PERSERO) MOR I MEDAN
D. Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Penggajian dan
Prosedur penggajian dan pengupahan memerlukan dukungan mekanisme akuntansi yang layak untuk mencegah terjadinya penyimpangan. Berikut ini akan diuraikan prosedur pencatatan gaji dan upah.
Prosedur penggajian dan pengupahan dimulai pada saat seorang karyawan baru dipekerjakan dan berakhir pada saat karyawan tersebut berhenti dari perusahaan. Pada saat mulai bekerja, karyawan sudah diberi tahu berapa gaji dan berbagai tunjangan yang dapat diterimanya dari perusahaan, dan untuk itu ia dapat diminta untuk menandatangani berbagai dokumen yang diperlukan. Proses ini biasanya ditangani oleh bagian HR. Selanjutnya bagian HR dapat mengirimkan semacam
pemberitahuan kepada bagian gaji yang menangani masalah gaji dan berbagai tunjangan yang diterima karyawan. Adanya perubahan tarif gaji juga dapat dilaksanakan setelah adanya persetujuan kenaikan gaji dari bagian gaji. Dan bilamana karyawan berhenti bekerja, bagian gaji juga harus memperoleh pemberitahuannya. Berikut adalah alur skema personalia pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan:
Perencanaan Tenaga Kerja Rekruting
Pengembangan Seleksi
Diangkat Menjadi Penilaian
Pekerja Tetap Prestasi dan Kompensasi
Pemindahan
Pemberhentian
Sumber: Unit Manager HR Sumbagut Gambar 3.1
Flowchart Proses Personalia pada PT Pertamina (Persero) MOR I
Bagian HR juga harus menotorisasi daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang berhak.
Oleh karena itu daftar gaji dan upah ini harus diotorisasi oleh fungsi HR, menurut Mulyadi (2008 : 389) yang menunjukkan bahwa : 1. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah
karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
3. Data yang dipakai sebagai data perhitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang.
4. Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya.
Dan kemudian didalam proses pencatatan gaji dan upah, memiliki prosedur atau sistem yang harus dilakukan pada perusahaan tersebut. Besarnya pembayaran untuk biaya pekerja dan pajak upah/gaji yang berhubungan dengannya mempunyai efek yang berarti pada laba bersih dari hamper semua perusahaan. Walaupun besarnya biaya ini sangat berbeda-beda, namun tidak jarang sebuah perusahaan mengeluarkan hamper sepertiga dari pendapatan penjualannya untuk gaji dan upah serta biaya-biaya yang berhubungan dengan karyawan.
Oleh karena itu penting bahwa bagian gaji dan upah dari suatu sistem akuntansi dilengkapi dengan ketentuan-ketentuan untuk memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan sesuai dengan rencana umum dan wewenang khusus pimpinan perusahaan.
Semua karyawan dari suatu perusahaan mengharapkan dan berhak menerima gaji dan upah dalam selang waktu tertentu, pada tiap hari penutupan periode penggajian dan pengupahan. Tanpa memandang pada banyaknya pegawai dan sulitnya perhitungan jumlah yang harus dibayarkan, sistem gaji dan upah harus dirancang agar dapat mengolah data yang diperlukan dengan cepat dan tepat serta melakukan pembayaran dalam jumlah yang benar kepada setiap karyawan. Penting bahwa sistem ini dilengkapi dengan tindakan-tindakan pengamanan yang cukup untuk mencegah pembayaran yang berlebihan (over payment), pembayaran kepada orang yang bukan pegawai dan penyelewengan-penyelewengan lain dari dana ini.
Adapun prosedur penggajian dan pengupahan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memeperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat
ketidakhadiran (mangkir) mereka. Pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan, karyawan yang tidak hadir tanpa pemberitahuan pada pihak perusahaan akan dikenakan potongan gaji sesuai dengan berapa hari karyawan tersebut tidak hadir. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan sistem elektronik berupa alat fingerprint yang akan memperoleh data jam masuk dan jam pulang kantor secara otomatis dengan menyentuh alat fingerprint. Penerapan alat fingerprint ini juga efektif untuk mengetahui apakah karyawan bekerja dalam jam kerja biasa atau lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima upah lembur yang pada umumnya bertarif diatas tarif gaji biasa.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Pada prosedur ini, pembuat daftar gaji dan upah karyawan menggunakan data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir dan juga pada jumlah jam kerja, jumlah jam kerja standart dikalikan dengan tarif yang berlaku, bila terjadi pengurangan harus didasarkan pada tarif yang berlaku. Pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan, daftar gaji dan upah karyawannya dibuat
berdasarkan golongan sesuai PLR, dilihat juga dari masa kerja atau kehadiran karyawan selama satu bulan dikali dengan skala upah yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Upah tetap yang diterima setiap bulan diluar dari tambahan upah lembur dan juga tunjangan-tunjangan lainnya yang diterima setiap bulan. Bila karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang telah ditentukan (lembur), maka dihitung dari berapa jam karyawan tersebut bekerja lewat dari jam kerja yang ditentukan. Misalnya kelebihan jam kerja yang dilakukan karyawan adalah 3 jam, maka upah lembur dibayar adalah 1 jam pertama dibayar 1,5 kali dari penghasilan per jam dan kelebihan jam berikutnya dibayar 2 kali penghasilan per jam. Dengan demikian upah lembur karyawan bersangkutan adalah 5,5 kali penghasilan per jam (1,5 kali untuk satu jam pertama dan 4 kali untuk dua jam berikutnya). Selain dari upah lembur, karyawan juga diberi fasilitas kesehatan, tunjangan jabatan, tunjangan daerah, dan restitusi handphone.
2. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Prosedur pembayaran Gaji dan Upah pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dilakukan dalam beberapa proses panjang dari awal pengumpulan data yang menyangkut penggajian hingga gaji tersebut masuk ke rekening masing-masing karyawan. Setiap bulan masing-masing fungsi harus mengumpulkan data-data yang menyangkut jam kerja setiap karyawan. Setiap fungsi memiliki
karyawan yang bertugas untuk mengecek jam kerja karyawan yang berada di masing-masing fungsi. Setiap fungsi harus menyerahkan data-data mengenai data absensi dan data lembur karyawan ke bagian HR. Data-data tersebut harus sudah diserahkan ke bagian HR sebelum tanggal 10 setiap bulan. Selanjutnya, bagian HR membuat rekapitulasi untuk proses pembayaran gaji bulan tersebut. Bagian HR akan mendata lalu kemudian melakukan request ke Pertamina Pusat yang berada di Jakarta. Setelah Pertamina Pusat menerima rekapitulasi tersebut, Pertamina Pusat akan melakukan verifikasi terkait data rekapitulasi gaji dan upah karyawan di Pertamina MOR I. Setelah data rekapitulasi diverifikasi, Pertamina Pusat akan melakukan transfer gaji ke rekening masing-masing karyawan diakhir bulan sesuai dengan jumlah gaji masing-masing karyawan. Berikut Flowchart proses pembayaran gaji pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan:
Seluruh fungsi mengumpulkan data
untuk dikirim ke fungsi HR
Data Absensi &
Data Lembur Karyawan
Fungsi HR menerima data kemudian membuat rekapitulasi dan melakukan request ke Pertamina Pusat
Pertamina Pusat menerima rekapitulasi gaji karyawan MOR I lalu melakukan verifikasi pembayaran gaji
Setelah rekapitulasi daftar gaji di verifikasi, Pertamina Pusat melakukan transfer ke masing-masing rekening karyawan PT Pertamina (Persero) MOR I Medan \ berdasarkan jumlah gaji yang diterima
Sumber: Unit HR Manager Sumbagut
Gambar 3.2
Flowchart Proses Pembayaran Gaji dan Upah pada PT Pertamina (Persero) MOR I
