BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN
C. Prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah
Prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah tercantum dengan hal – hal yang berkaitan dengan dokumen/ data yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi ( 2001 : 389 )
dalam buku sistem informasi akuntansi, dokumen ini terdiri dari : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat – surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain – lain. 2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatatan waktu.
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan – potongan berupa pph pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain – lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini berupa ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop Gaji dan Upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop dan gaji.
8. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh tenaga kerja. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu :
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran gaji dua kali.
3. Membuat kesalahan – kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi unuk beberapa orang karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mencapat dicatat sebagai pengeluaran.
Prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah pada CV. Morawa Timber Industri dilakukan dengan dua prosedur yang berbeda yaitu :
1. Prosedur untuk karyawan tetap dengan menggunakan metode penggajian.
Setiap staff dan karyawan bulanan harus tetap mengisi daftar hadir atau daftar absensi. Pada CV. Morawa Timber Industri untuk karyawan mempunyai absen masing-masing sudah tertulis nomor, nama dan unitnya. Perusahaan tersebut menggunakan mesin check o’clock. Mesin tersebut otomatis mencatat absensi karyawan, baik karyawan masuk, libur, pulang dan absen. Lembur juga dapat di lihat dari laporan check o’clock tersebut. Dari laporan daftar hadir tersebut tiap bulannya dilaporkan kebagian keuangan untuk menghitung gaji setiap karyawan. Untuk perhitungan lembur karyawan selain ada laporan dari absensi juga harus ada surat izin yang sudah ditandatangani oleh yang
berwewenang untuk membuat izin tersebut. Apabila surat tersebut tidak ada, maka karyawan tersebut dianggap tidak lembur.
Berdasarkan absen tersebut maka bagian keuangan mengadakan perhitungan gaji dan potongan-potongan yang di kenakan terhadap karyawan tersebut yang diambil dari sumber-sumber data lain ( seperti daftar mutasi, sisa hutang karyawan bulan lalu, pajak dan potongan-potongan lainnya ). Hal pertama yang dilakukan bagian personel keuangan khususnya bagian penggajian adalah menghitung gaji karyawan. Kartu check o’clock dihitung satu persatu. Perhitungannya dilakukan secara manual setiap tanggal dalam sebulan lalu dalam jumlah jam kerja dihitung secara total, sisa jam kerja dihitung lembur sesuai prosedur. Total jam kerja dalam sebulan padaCV. Morawa Timber Industri adalah 160 jam atau 40 jam perminggu. Kelebihan dari 160 jam tersebut dihitung lembur. Dalam program yang dipakai perusahaan CV. Morawa Timber Industri Tanjung Morawa, menghitung tariflembur yaitu kelebihan jam tersebut dikalikan gaji pokok dibagi 160 jam. Atau dengan rumus dibawah ini:
Gambar 3. 1
Rumus Perhitungan Lembur
Setelah itu, semua lembur karyawan dihitung secara keseluruhan. Jumlah semua lembur karyawan diinput kekomputer oleh bagian keuangan khususnya
Lembur hari biasa = Kelebihan x Gaji pokok : 160
penggajian dengan menggunakan suatu program database, cara pengimputan yaitu lembur dahulu dimasukkan baru potongan-potongan lainnya.
Cara ini dapat menghemat waktu. Setelah laporan gaji selesai dikerjakan maka laporan tersebut diprint rangkap dua,dengan menggunakan kertas continous form. Laporan yang asli diberikan kepada Kepala Keuangan dan satu untuk file penggajian.
Laporan tersebut lalu diperiksa bagian keuangan, setelah diperiksa dan disetujui bagian ManajerKeuangan, maka daftar gaji tersebut dimasukan dalam no. Rekening masing-masing karyawan dengan pengiriman melalui bank yang telah disepakati dan bekerja sama dengan CV. Morawa Timber Industri Tanjung Morawa.
Dan slip gaji juga dicetak rangkap dua, satu untuk file penggajian dan satu lagi untuk di bagikan kepada seluruh karyawan yang bersangkutan di CV. Morawa Timber Industri Tanjung Morawa.
Hal Itu merupakan cara penggajian untuk karyawan tetap yang bekerja di CV. Morawa Timber Industri Tanjung Morawa. Berikut ini akan dilampirkan berupa table keterangan cara perhitungan gaji untuk karyawan tetap yang berlaku pada CV. Morawa Timber Industri adalah sebagai berikut :
Keterangan cara perhitungan gaji untuk karyawan tetap yang berlaku pada CV. Morawa Timber Industri Tanjung Morawa :
Gaji pokok : Rp. xxxx
Tunjangan keahlian : Rp. xxxx Tunjangan makan dan transport : Rp. xxxx
Lembur :Rp. xxxx
Total gaji kotor : Rp. xxx
Potongan uang makan : (Rp. xxx)
Bon-bon : (Rp. xxx)
PPH : (Rp. xxx)
Jamsostek : (Rp. xxx)
Total gaji bersih : Rp. xxx
2. Prosedur untuk karyawan harian dengan metode pengupahan.
Perhitungan untuk karyawan harian biasanya dilakukan apabila ada proyek yang menggunakan tenaga tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Cara perhitungan karyawan tersebut adalah dengan mencatat waktu kejadian lembur untuk karyawan yang bersangkutan dilapangan maupun dipabrik. Pencatatan ini dilakukan oleh mandor yang ditunjuk oleh perusahaan. Buku mandor juga menyajikan secara lengkap mengenai hadir, hari sakit, opname, cuti dan lain-lain. Setelah buku mandor itu selesai maka dibuat jam kerja dalam rangkap dua. Lembaran yang asli dikirim ke bagian Keuangan, dan copynya disimpan oleh mandor.
Berdasarkan jam kerja tersebut lalu dihitung upah, lembur dan potongan-potongan pekerja. Setelah selesai semuanya diproses, maka gaji tersebut diserahkan kepada mandor proyek untuk didistribusikan ke karyawan maing-masing.
Pembayaran upah untuk karyawan harian dengan menggunakan uang kas ( tanpa melalui atau ikut campur bank layaknya sistem penggajian karyawan tetap yang menggunakan sistem bank ). Secara ringkas dalam pencatatan waktu kerja karyawan harian dapat dilakukan dengan tindakan sebagai berikut yang dipercayakan kepada mandor:
1. Mengendalikan pengisian daftar hadir karyawan,
2. Mengendalikan secara langsung setiap karyawan yang bekerja, 3. Mencocokan waktu kerja dengan waktu hadir,
4. Menyusun dan mengoreksi laporan untuk mencatat upah yang akan dibayar,
5. Mencocokan jam kerja yang sebenarnya untuk setiap operasi dibandingkan dengan jam kerja standar.
Berikut ini adalah cara perhitungan upah karyawan/ tenaga kerja pada CV. Morawa Timber Industri Tanjung Morawa sebagai berikut :
Keterangan cara perhitungan upah karyawan/ tenaga kerja pada CV. Morawa Timber Industri tanjung morawa :
Gaji pokok (...Hari x Rp..) Rp. xxxx
Lembur Rp. xxxx
Bonus Rp. xxxx
Total gaji kotor Rp. xxxx
Potongan – potongan Rp. xxxx
Dari hasil penelitian peneliti pada CV. Morawa Timber Industri telah dijumpai bahwa perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan prosedur – prosedur yang cukup baik, hal tersebut telah dituangkan dalam daftar gaji dan upah yang dipergunakan sebagai bahan dalam menyusun, menghitung dan merangkum data – data yang diperlakukan pada akhir periode pembayaran gaji dan upah.Dalam tata cara perhitungan lembur pada CV. Morawa Timber Industri berbeda dengan keputusan Menteri Tenaga Kerja no. 72 tahun 1984. Menurut Keputusan Menteri No. 72, perusahaan akan membayar lembur dengan perhitungan sebagai berikut :
1. Bila lembur dilakukan pada hari kerja normal, maka ketentuan perhitungan lembur adalah sebagai berikut :
a. Untuk jam kerja lembur pertama dihitung sebesar 1,5 X gaji per jam. b. Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya dihitung sebesar 2 X gaji per
jam.
2. Bila lembur dilakukan pada hari libur nasional, ketentuannya adalah sebagai berikut:
a. Jam pertama sampai jam lembur ketujuh dihitung sebesar 2 X gaji perjam. b. Jam kedelapan dihitung 3 X gaji per jam.
c. Jam kesembilan dan seterusnya dihitung sebesar 4 X gaji per jam.
Perhitungan tarif normal per jam tergantung pada cara pembayaran gaji dan upah. Apabila gaji dibayar bulanan, tarif normal per jam sama dengan jumlah gaji bulanan dibagi 173 jam. Dalam hal ini dianggap bahwa selama satu bulan buruh bekerja selama 173 jam.
Apabila upah dibayar mingguan tarif normal per jam adalah jumlah upah mingguan dibagi 40 jam, sedangkan apabila upah dibayar harian, tarif normal per jam dihitung sebagai upah harian dibagi 8 jam. Tunjangan yang diberikan dalam bentuk uang tidak termasuk dalam upah dan gaji yang digunakan sebagai dasar perhitungan tarif normal per jam.
Pada perusahaan CV. Morawa Timber Industri lembur dihitung berdasarkan total jam kerja dalam sebulan. Pada perusahaan CV. Morawa Timber Industri total jam kerja perbulan adalah 160 jam atau jam 40 jam seminggu, dalam hal ini karyawan bekerja selama 160 jam sebulan. Kelebihan dari 160 jam tersebut dihitung lembur. Dalam program yang dipakai perusahaan tersebut kelebihan jam kerja dikalikan dengan gaji pokok ( perhitungan dapat dihitung menggunakan gambar 3. 1 yaitu rumus perhitungan lembur yang digunakan oleh CV. Morawa Timber Industri Tanjung Morawa.Jadi, CV. Morawa Timber Industri menetapkan tarif lemburnya sesuai dengan kemampuan perusahaan tersebut, bukan berdasarkan peraturan yang berlaku secara normal.