4.2 Prosedur pengadaan bahan pustaka tercetak dan elektronik pada
4.2.2 Verifikasi bahan pustaka
Verifikasi bahan pustaka merupakan suatu kegiatan memeriksasemua daftar pengadaan bahan pustaka yang diusulkan diserahkan langsung kepada pustakawan untuk di verifikasi dengan alat bantu seleksi bahan pustaka yaitu katalog penerbit dan usulan-usulan dari staff/dosen dan mahasiswa untuk di sesuaikan dengan jumlah anggaran yang disediakan.
P: alat bantu apa saja yang digunakan dalam pengadaan bahan pustaka?
I1:Ohhhhh……alat bantu yang digunakan untuk pengadaan bahan pustaka seperti katalog penerbit dan usulan-usulan dari staff/dosen dan mahasiswa. Setiap pengadaan bahan pustaka kami selalu mengecek atau memverifikasi daftar pengadaan bahan pustaka di library automation system (LIBAS) apakah bahan pustaka tersebut sudah tersedia atau belum tersedia di LIBAS, jika memang bahan pustaka tersebut sudah tersedia maka kami akan mengecek kembali apakah bahan pustaka tersebut laris dipinjam atau tidak jika bahan pustaka tersebut laris dipinjam maka bahan pustaka dimasukan ke daftar pengadaan.
I2: sudah pasti yah…. dalam pengadaan bahan pustaka kami berpacu pada katalog yang diberikan penerbit dan dibantu dengan usulan-usulan dari staff/dosen dan mahasiswa tetapi terkadang katalog yang diberikan penerbit sudah tahun lama tidak upto date dan tidak semua katalog penerbit meyediakan katalog online nya. Yah terkadang menyulitkan kami juga tapi mau gimana lagi udah capek kami bilangkan nya sama mereka tapi apa katalog kemaren-kemaren juga yang dikasih hahahhahaha……..
I3: Oh iya dek… kadang yang buat kami kesel lagi di katalog penerbit tersedia namun pada saat dipesan bahan pustaka tersebut belum ready lah kadang udah habis stok lagi, jadi bahan pustaka yang belum ready masuk daftar desiderata dan kami akan menunggu lagi kapan bahan pustaka itu ada ditambah lagi kadang judul buku sama hanya cover, edisi dan tahun yang baru tetapi isi nya sama ja seperti edisi sebelumnya…….
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa alat bantu seleksi pengadaan bahan pustaka yaitu katalog penerbit dan usulan-usulan dari staff/dosen dan mahasiswa. Kemudian pustakawan memverifikasi bahan pustaka yang akan
dipesan melalui LIBAS agar bahan pustaka yang dipesan tidak tumpang tindih dan bagi bahan pustaka yang belum tersedia di penerbit akan masuk ke daftar desiderata dan menunggu kabar dari penerbit kapan bahan pustaka tersebut tersedia.
Gambar 4.3 : Tampilan LIBAS
Gambar 4.4 : Tampilan pencarian bahan pustaka 4.2.3 Pemesanan
Pemesana merupakan suatu kegiatan melakukan pemesan atau pembelian bahan pustaka. Untuk melakukan pemesananpihak penerbit harus menerima informasi yang cukup untuk menjamin kiriman bahan pustaka yang benar seperti : pengarang, judul, penerbit, tahun publikasi, harga dan edisi ( jika terdapat variasi edisi), jumlah eksemplar, jumlah pemesanan dan lainnya.
Yang berwewenang memutus kan bahan pustaka dapat di pesan adalah wakil perpustakaan dan staff tata usaha, sebelum melakukan pemesanan wakil kepala perpustakaan melakukan rapat dengan staff tata usaha untuk memeriksa daftar pengadaan bahan pustaka tersebut. Kemudian pihak wakil kepala perpustakaan yang akan memesan bahan pustaka tersebut kepada penerbit, bagian pengadaan bahan pustaka hanya menerima dan mengecek bahan pustaka sudah sesuai dengan pesanan atau tidak dan apakah ada yang rusak/cacat agar dapat di kembalikan ke penerbit agar dapat di ganti.
P: Siapakah yang menentukan penerbit/vendor dalam pengadaan bahan pustaka?
I1: Udah pasti dek yang menentukan penerbit/vendor bukan saya hahahhaha karena kami hanya membuat daftar pengadaan bahan pustaka saja yang menetukan penerbit/vendor adalah wakil kepala perpustakaan, sudah dua tahun ini yang menentukan penerbit/vendor wakil kepala perpustakaan kalau dulu yang menentukannya dari pihak Biro rektor.
Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa yang menetukan penerbit/vendor adalah wakil kepala perpustakaan.
P: Berapa jumlah dan berapa lama bahan pustaka yang dipesan dapat di terima oleh pustakawan ?
I1:Untuk pengadaan bahan pustaka dalam negeri biasanya sebanyak lima eksemplar per judul dan bahan pustaka dapat kami terima sekitar dua minggu sampai tiga minggu itu pun tidak semua dari daftar yang di ajukan, ada beberapa yang masih belum datang. Untuk pengadaan bahan pustaka luar negeri hanya satu eksemplar perjudul dan masing-masing judul akan digandakan menjadi empat eksemplar ini dilakukan karena harga yang sangat mahal dan juga lamanya bahan pustaka yang akan diterima sekitar satu bulan sampai dua bulan.
I2:Untuk pengadaan bahan pustaka jumlah tergantung keperluan dek…. Kalua biasanya bahan pustaka dalam negeri lima eksemplar untuk satu judul sementara bahan pustaka luar negeri hanya satu ekseplar untuk satu judul selebihnya kami perbanyak masing-masing menjadi empat eksemplar per judul karena bahan pustaka luar negeri sangat mahal harganya.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa jumlah bahan pustaka dalam negeri sebanyak lima eksemplar per judul sedangkan pengadaan bahan pustaka luar negeri sebanyak satu eksemplar per judul karena harga yang sangat banyak sehingga pihak perpustakaan membuat kebijakan untuk memperbanyak bahan pustaka tersebut menjadi masing-masing empat eksemplar per judul.
P: Bagaimana prosedur pemesanan bahan pustaka?
I1:Hmmmmm……
Sebelumnya saya membuat daftar pesanan pengadaan bahan pustaka saya menentukan bahan pustaka yang akan dipesan menggunakan katalog penerbit dan usulan-usulan staff/dosen dan mahasiswa namun usulan tersebut saya verifikasi lagi terkadang bahan pustaka yang diusulkan sudah tahun lama, setelah daftar pesanan pengadaan bahan pustaka selesai dibuat saya menyerahkan daftar pesanan bahan pustaka kepada wakil kepala perpustakaan kemudian wakil kepala perpustakaan yang memesan langsung bahan pustaka kepada penerbit, kalau kami hanya menerima dan memverifikasi bahan pustaka yang sudah sampai
I3:Pemesanan bahan pustaka dipesan sama wakil kepala perpustakaan, wakil kepala perpustakaan yang berhubungan langsung ke penerbit, kalau kami hanya menerima bahan pustaka yang sudah sampai.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa pustakawan hanya melakukan seleksi pengadaan bahan pustaka dan memverifikasi bahan pustaka yang diusulkan staff/dosen dan mahasiswa kemudian membuat daftra pemesanan pengadaan bahan pustaka dan menyerahkan daftar pesanan kepada wakil kepala perpustakaan yang melakukan pemesan langsung ke penerbit adalah wakil kepala perpustakaan.Berikut ini prosedur pemesanan bahan pustaka di perpustakaan USU.
Prosedur pemesanan bahan pustaka di perpustakaan USU.
Gambar 4.5 diagram prosedur pemesanan bahan pustaka di perpustakaan USU.
Prosedur pelaksanaan pemesanan bahan pustaka sebagai berikut :
1. Mengumpulkan daftar usulan bahan pustaka dari staff/ dosen dan mahasiswa.
2. Pustakawan melakukan verifikasi daftar usulan bahan pustaka 3. Kemudian pustakawan membuat daftar pesanan.
4. Setelah pustakawan membuat daftar pesanan kemudian daftar pesanan diberikan kepada wakil kepala perpustakaan.
5. Wakil kepala perpustakan melakukan pemesanan melalui vendor.
Mulai
Daftar usulandari staff/dosen dan mahasiswa
Daftar pesanandikirimke wakil
kepalaperpustakaan Pustakawanmelakukanveri
fikasi
Pustakawanmembuatdaftr apesanan
Daftar pesanandikirimke vendor
Buktipengirimanpesanan
a selesai
4.2.4 Penerimaan dan Penempatan Pesanan
Penerimaan dan penempatan merupakan suatu kegiatan penerimaan dan penempatan bahan pustaka yang di pesan sudah sampai ke perpustakaan dan terlebih dahulu diperiksa secara teliti dan mencocokan bahan pustaka dengan daftar pemesanan bahan pustaka yang dipesan oleh pihak perpustakaan dan menyisihkan bahan pustaka yang rusak/cacat dan disertai dengan permintaan penggantian bahan pustaka.
P: siapakah yang melakukan pembayaran dan penerimaan bahan pustaka?
I1: yang melakukan pembayaran bahan pustaka yang dipesan adalah wakil kepala perpustakaan yangbertanggung jawab untuk membayar bahan pustaka yang sudah dipesan kepada penerbit, kami hanya melakukan pengecekan bahan pustaka apakah sudah sesuai dengan daftar pesanan atau tidak. Terkadang bahan pustaka yang diterima rusak/ cacat halaman sebagian tidak ada dan tidak semua yang dipesan sekali datang bisa sebagian lagi menyusul.
I2: Kadang kan dek.. kami yang menerima pesanan bahan pustaka ini jengkel kali karena banyak kali bahan pustaka yang cacat/rusak kadang ada juga bahan pustaka enggak sesuai pesanan ditambah lagi ruangan kami yang sempit susah narok bahan pustaka ini.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa dalam proses penerimaan dan penempatan bahan pustaka diperpustakaan usu dilakukan oleh wakil kepala perpustakaan yang bertanggung jawab dalam pembayaran dan yang menerima bahan pustaka yang sampai diperpustakaan adalah pustakawan dan harus mencocokan kembali bahan pustaka yang sudah sampai tersebut sesuai dengan pesanan atau tidak dan mengecek bahan pustaka yang cacat/rusak. Berikut prosedur pembayaran bahan pustaka pada perpustakaan USU:
Prosedur pembayaran bahan pustaka pada perpustakaan USU
Gambar 4.6 : diagram prosedur pembayaran bahan pustaka diperpustakaan USU.
Maka pustakawan pengadaan bahan pustaka harus melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut :
1. Memeriksa dengan teliti apakah buku yang dipesan dalam keadaan baik dan lengkap serta sesuai dengan daftar pesanan.
2. Mencocokan bahan pustaka yang telah diterima dengan judul dan jumlah eksemplar yang dipesan
3. Apabila tidak sesuai dengan daftra pesanan, maka bahan pustaka tersebut dikembalikan untuk dilakukan pergantian bahan pustaka
Mencocokandengan daftar pesanana
ya
Buktipembayar an Pembayaran
Klaimkepadapen erbit
Selesai Surat klaim
Sesuai?
Memeriksakeadaanb ahanpustaka
Tidak Mulai
4. Jika buku ada yang cacat/rusak misalnya tidak ada halaman, nomor halaman hilang atau ada halaman yang terpotong maka segera dikembalikan kepenerbit.
5. Apabila pesanan dalam keadaan baik dan lengkap sesuai dengan pesanan, dibuat tanda terima berupa kuitansi yang dilampirkan daftar judul bahan pustaka yang diterima.
Prosedur penerimaan bahan pustaka pada perpustakaan USU.
Gambar 4.7 : diagram prosedur penerimaan bahan pustaka diperpustakaan USU.
Mulai
Bahanpustakada ripenerbit
Mencocokandengan daftar pesanan
Sesuai Inventaris
Bahanpustakaterdaft arditerima
Selesai
Surat klaim Klaimkepadapen
erbit Rusak?
Ya
Ya
Prosedur penerimaan bahan pustaka diperpustakaan USU sebagai berikut : 1. Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterima dan suarat
pengantarnya.
2. Mencocokan bahan pustaka yang diterima dengan daftra pesanan
3. Menyisikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat/rusak disertai dengan permintaan penggantian bahan pustaka.
4. Mendatangani tanda terima atau faktur dan mnegembalikan kepada penerbit.
5. Membuat berita acara penerimaan.
4.2.5 Hadiah dan Deposit
Hadiah dan deposit merupakan proses pengadaan bahan pustaka melalui hadiah dan deposit yang dilakukan oleh perpustakaan USU yaitu dengan cara hadiah yang melalui hadiah tidak atas permintaan, sehingga bahan pustaka yang diberikan keperpustakaan tidak dapat diperiksa terlebih dahulu mengenai kecocokan subjek terkait kesesuaian pengguna perpustakaan. Hal tersebut menyebabkan manajemen pengadaan bahan pustaka melalui hadiah tidak dapat dikelola dengan baik disebabkan pihak perpustakaan USU tidak memiliki wewenang dalam mengusulkan bahwa bahan pustaka yang diberikan harus tahun baru dan sesuai dengan kebutuhan mata kuliah. Bahan pustaka deposit merupakan bahan pustaka hasil penelitian dan hasil pemikiran alumni mahasiswa usu berupa : disertasi, skripsi dan kertas karya.
P: Bagaimana proses penerimaan bahan pustaka hadiah dan deposit?
I1: Kami menerima hadiah dan sumbangan bahan pustaka dari staff/dosen dan mahasiswa USU, proses penerimaan bahan pustaka hadiah dan deposit
biasanya kami menerima dari masing-masing fakultas menyerahkan sama kami dan bahan pustaka hadiah bias saja kami gunakan untuk mengganti bahan pustaka yang hilang atau rusak, tapi kebanyaan bahan pustaka yang di beri tidak bermanfaat untuk pengguna, maka dari itu sebelum bahan pustaka kami olah terlebuh dahulu kami seleksi mana bahan pustaka yang layak untuk dilayangkan ke pengguna bagi bahan pustaka yang tidak layak namun sesuai dengan bidang akademik biasanya kami kirim ke perpustakaan cabang ada juga bahan pustaka deposit yang diserahkan masing-masing jurusan ke perpustakaan seperti :disertasi, skripsi dan kertas karya.
12:mereka mengumpulkan bahan pustaka ke masing-masing jurusan kemudian pihak jurusan yeng memebrikan kepada kami ,kebanyaan bahan pustaka yang disumbangkan ke perpustakaan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, tahun terbit yang sudah lama dan juga kebanyaan bahan pustaka yang disumbangkan sudah banyak tersedia di perpustakaan pusat sehingga kami mengirim bahan pustaka tersebut ke perpustakaan cabang.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa sebagian besar bahan pustaka yang disumbangkan keperpustakaan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, tahun terbit bahan pustaka yang sudah lama dan bahan pustaka yang disumbangkan sudah banyak tersediah diperpustakaan pusat sehingga bahan pustaka dikirim keperpustakaan cabang.
Rangkuman Hasil Wawancara
No Kategori Hasil wawancara
1 Pemilihan dan pengusulan bahan pustaka
Pemilihan dan Pengusulan permintaan pengadaan bahan pustaka dilakukan oleh staff/dosen dan mahasiswa kemudian usulan tersebut di seleksi kembali oleh pustakawan tidak semua usulan di terima.
2 Verifikasi bahan pustaka Sebelum melakukan pemesanan bahan pustaka pustakawan terlebih dahulu melakukan verifikasi ketepatan mengenai pengarang, judul, penerbit, jumlah eksemplar,edisi dan ISBN
3 Pemesanan Pemesan bahan pustaka dilakukan oleh
wakil kepala perpustakaan sebelum melakukan pemesanan wakil kepala perpustakaan dan staff tata usaha melakukan rapat untuk memutuskan bahan pustaka yang akan di pesan kemudian wakil kepala perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pihak penerbit.
4 Penerimaan dan Penempatan Pesanan Pustakawan dibagian pengadaan yang
menerima bahan pustaka yang sudah sampai ke perpustakaan dan mencocokan daftar pesanan denga faktur yang di berikan penerbit, jika ada yang cacat/rusak bahan pustaka tersebut di kembalikan ke penerbit.
5 Hadiah dan Deposit Setiap alumni memberikan hadiah berupa bahan pustaka keperpustakaan dan menyerahkan hasil penelitiannya seperti disertasi, skripsi dan kertas karya.
BAB V PENUTUP 1.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara peneliti dapat menyimpulkan dalam beberapa hal, yaitusebagai berikut :
1. Prosedur pengadaan bahan pustaka tercetak dan elektronik pada perpustakaan USU sebagai berikut :pemilihan dan pengusulan bahan pustaka, verifikasi bahan pustaka, pemesanana, penerimaan dan penempatan, hadiah dan deposit. Prosedur pengadaan bahan pustaka di perpustakaan USU sangat tepat dan teliti dalam pengadaan bahan pustaka sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi. Tetapi tidak sesuai dengan teori Edward evans tentang prosedur pengadaan bahan pustakanya.
2. kendala-kendala yang dihadapi oleh pustakawan dibagian pengadaan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalahketersediaan dana yang tidak selalu tepat waktu sementara pengeluaran dana harus dipertanggungjawabkan, jika tidak dapat mempertanggungjawabkan uang pemerintah harus dikembalikan ke negara dan pencairan dana yang menyulitkan pustakawan, jika dana tidak turun berarti tidak dapat melakukan pemesanan dalam pengadaan bahan pustaka dan kendala dikatalog penerbit yaitu informasi yang diberikan mengenai bahan pustaka sangat terbatas, terutama untuk terbitan dalam negeri yang penerbitan pemerintah yang terbatas jumlahnya dan terkadang tersedia dikatalog
tetapi pada saat dipesan bahan pustaka tersebut sudah habis atau belum tersedia hal tersebut sangat menyulitkan pustakawan.
1.2 Saran
Setelah peneliti mengambil beberapa kesimpulan, maka untuk dijadikan pertimbangan dalam meningkatkan kualitas Perpustakaan Universitas Sumatera Utara peneliti memberikan saran-saran :
1. Di harapkan perpustakaan lebih tegas kepada penerbit agar menyediakan katalog yang update. Dan mengusulkan kepada penerbit menyediakan katalog online.
2. Diharapkan kepada perpustakaan untuk menyediakan ruangan pengadaan yang lebih luas karena tempatnya sempit sehingga apabila banyak bahan pustaka yang harus di proses akan mengganggu kenyamanan dan kelancaran bagian pengelolaan.
DAFTAR PUSTAKA
Almah, Hildawati. 2012. Pemilihan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan.
Makassar: Alauddin University Press.
Arikunto, Suharsini. 2010.Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik.
Jakarta:Rineka Cipta.
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan. Jakarta: Grasindo Depdiknas RI, 2004. Tim penyusun.perpustakaan perguruan tinggi,
Jakarta;Dirjen Pendidikan Tinggi R.
Evan, G. Edward. 2005.Developing Library and information Center Collections.
5th ed. Littleton, Colorado : Libraries Unlimited.
Hamidi, luthfi.2017. Pedoman pengembangan koleksi perpustakaan, Purwokerto:
Perpustakaan IAIN Purwokerto
Kohar, Ade. 2003. Teknik Penyusunan Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan : Suatu Implementasi Studi Retrospektif. Jakarta: Media Pratam.
Lasa HS. 2007. Manajemen Perpustakaan. Yogyakatra : Gama Media.
Massofa. 2008. Pengadaan bahan pustaka. (http://nassofa.wordpress.com) di akses 15 mei 2019.
Muhajir, Noeng, 2000, Metode Penelitian Kualitatif, Penerbit Rake Sarasin, Yogyakarta.
Muliyadi, Irvan. 2013. Dasar-Dasar Kepustakawanan, Makassar: Alauddin University Prees.
Murnahayati. 2018 .Jurnal Imam Bonjol, Vol 2, No 1: Pengadaan Bahan Pustaka PadaPerpustakaan Fakultas SyariahUin Imam Bonjol Padang.Padang.
Pawito. (2007). Penelitian Komunikasi Kualitatif. Yogyakarta: Pelangi Aksara Yogyakarta.
Perpustakaan Nasional RI. 2002. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan.Jakarta:
PNRI.
---, Undang-undang RI, Nomor 43 tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
Rachmad, Ida. 2001. Metode Analisis Isi,Penelitian kualitatif, Edisi Revisi , Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Saepudin, Encang. 2009. “Kebijakan Seleksi Guna Mendukung Kegiatan .
Sangadji, Etta Mamang. 2010. Metodologi Penelitian ; pendekatan Praktis dalam Penelitian, Yokyakarta: Andi Offset.
Sasmoko, 2004. Metode Penelitian, Jakarta: UKI Prees.
Sinaga, Dian. (2011). Mengelola Perpustakaan .Bandung: Bejana.
Sugiyono. 2013. Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung: Alfabeta.
---, 2010. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Bandung:
Alfabeta.
Sukardi, 2008. Metodologi Penelitian Pendidikan Kompetensi dan Praktiknya Cet V, Jakarta: Bumi Aksara.
Sulistyo Basuki. 2001. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.
Sumantri, Mulyani dan Johar Permana, Strategi Belajar Mengajar, Bandung: C.V Maulana, 2001.
Sutarno, NS. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.
Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-Dasar IlmuPerpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta: Fakultas ADAB IAIN Sunan Kalijaga.
Yulia, yuyu. 2009. Pengembangan koleksi.jakarta : universitas terbuka.
Yusup, Pawit M. 2009. Mengenal Dunia Perpustakaan dan Informasi. Bandung:
Binacipta.
Ummu U. 2006. Metode Penelitian Agama; Teori dan Praktek, Jakarta : Raja Grafindo Persada.
LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
1. Request Processing (Memproses Permintaan)
a. Siapa yang melakukan pemilihan dan pengusulan permintaan pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Sumatera?
b. Bagaimana proses pemilihan bahan pustaka?
2. Preorder Work (Kegiatan Sebelum Pemesanan)
a. Alat bantu apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan bahan pustaka?
3. Ordering (Pemesanan)
a. Siapakan yang menentukan vendor dalam pengadaan bahan pustaka?
b. Berapa jumlah dan berapa lama bahan pustaka yang dipesan dapat di terima oleh perpustakaan?
4. Order Placement and Receiving (Penerimaan dan Penempatan Pesanan) a. Siapakah yang melakukan pembayaran dan penerimaan pesanan bahan
pustaka?
5. Gifts and Deposit ( Hadia dan Deposit)
a. Siapakah yang memberikan hadia dan sumbangan bahan pustaka kepada perpustakaan?
b. Bagaimana proses penerimaan hadia dan deposit bahan pustaka?
LAMPIRAN II HASIL WAWANCARA
1. Hasil wawancara dengan informan I1 Lokasi : Ruang Pengadaan
I1:Oh iya, silahkan duduk dek. Ambil ja kursi yang di sana P:Iya pak, makasih.
I1:Jadi, apa yang mau ditanyakan Dek?
P:Yang pertama pak, saya ingin mengetahui siapa yang melakukan pemilihan dan pengusulan bahan pustaka pustaka di perpustakaan USU?
I1:Kalau yang menentukan pengadaan bahan pustaka itu kami, tapi kami juga mengikut sertakan usulan dari staff/dosen dan mahasiswa.
P:Kemudian pak, apakah usulan dari staff/dosen dan mahasiswa semuanya di pesan?
I1:Ohhhh dari pengalaman yang sudah-sudah engak semuanya yah karena kan terkadang bahan pustaka yang di usulkan mereka tahun bukunya sudah lama dan tidak tersedia lagi di penerbit
P: Hmmmmm begitu yah pak, pertanyaan selanjutnya bagaimana proses pemilihan bahan pustaka di peprustaan USU?
I1:nah itu dia proses pemilihan nya sangat panjang hahhahahah, karena kami memilih bahan pustaka itu tidak sembarangan terlebih dahulu kami melihat katalog penerbit bahan pustaka mana yang belum di miliki perpustakaan dan tahun terbitnya terbaru, harus di sesuaikan dengan kebutuhan mata kuliah mahasiswa dan kami juga harus mengecek usulan-usulan dari staff /dosen dan mahasiswa ..
P :Bagaimana cara staff dosen membrikan usulan bahan pustaka?
I1: Hmmmm gampang aja kami udah menyediakan formulir usulan di setiap perpustakaan cabang di setiap fakultas dan di sini juga kami menyediakan formulir tersebut kemudian mereka tinggal isi saja bahan pustaka yang
dibutuhkan mereka kemudian formulir bias di kembalikan ke perpustakaan cabang boleh juga langsung kemari.
P:Ok pak, kemudian pertanyaan berikutnya Alat bantu apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan bahan pustaka?
I1:oh proses pemilihan bahan pustaka ya..?
Biasanya pemilihan bahan pustaka kami menggunakan katalog yang diberikan oleh penerbit dan hasil dari usulan-usulan staf/dosen dan mahasiswa yang di lakukan dengan cara staff/dosen dan mahasiswa yang akan mengusulkan bahan pustaka yang dibutuhkan mereka harus meminta formulir usulan yang disediakan di setiap perpustakaan cabang dan perpustakaan pusat setelah formulir usulan diisi formulir dapat dikembalikan ke perpustakaan cabang kemudian pustakawan yang di perpustakaan cabang yang akan memberikan semua formulir usulan ke perpustakaan pusat, yah setelah itu kami seleksi lagi bahan pustaka yang di usulkan staff/dosen dan mahasiswa karena bahan pustaka yang diusulkan udah edisi, volume dan tahun lama, dan ada juga yang eksemplarnya sudah banyak jadi kami enggak masukan bahan pustaka tersebut kedaftar pengadaan bahan pustaka.
P: kemudian siapa pak yang menentukan penerbit dalam pengadaan bahan pustaka?
I1: Udah pasti dek yang menentukan penerbit/vendor bukan saya hahahhaha karena kami hanya membuat daftar pengadaan bahan pustaka saja yang menetukan penerbit/vendor adalah wakil kepala perpustakaan, sudah dua tahun ini yang menentukan penerbit/vendor wakil kepala perpustakaan kalau dulu yang menentukannya dari pihak Biro rector
P: Berapa jumlah dan berapa lama bahan pustaka yang dipesan dapat diterima oleh perpustakaan
I1:Untuk pengadaan bahan pustaka dalam negeri biasanya sebanyak limaeksemplar per judul dan bahan pustaka dapat kami terima sekitar dua
I1:Untuk pengadaan bahan pustaka dalam negeri biasanya sebanyak limaeksemplar per judul dan bahan pustaka dapat kami terima sekitar dua