2.2 Pengadaan Bahan Pustaka
2.2.6 Prosedur pengadaan bahan pustaka tercetak
Menurut Yulia (2010:5.5) jika perpustakaan sudah mempunyai dana untuk melakukan pembelian buku maka pustakawan melakukan seleksi terlebih dahulu buku-buku yang akan dibeli dari daftar desiderata yang ada berdasarkan prioritas yang telah ditetapkan. Kegiatan selanjutnya adalah membuat daftar buku yang akan dibeli yang telah di sesuaikan dengan jumlah dana yang telah ditentukan.
Daftar buku yang akan dibeli minimal harus berisi data bibliografi berikut ini
Tabel 2.1 Format daftar buku yang akan dibeli
No Judul Pengarang Penerbit Tahun ISBN Harga
Pengadaan buku dengan melalui pembelian bisa dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :
1. Pembelian melalui penerbit
Pembelian buku dapat dilakukan melalui penerbit, baik penerbit dalam negri maupun luar negeri. Ada penerbit yang tidak melayani penjualan langsung, tetapi harus melaluui distributor, agen ataupun toko buku.
Menurut Yulia (2010:57) Prosedur pembelian bahan pustaka tercetak melalui penerbit, yaitu sebagai berikut :
1. Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit
2. Mengirim daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediannya dan harga buku tersebut.
3. Menerima proforma invoice dari penerbit.
4. Melakukan pembayaran sesuai dengan intruksi yang terdapat dalam proforma invoice.
5. Mengirim bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice.
6. Mengarsipkan fotocopi buktipembayarannya, untuk digunakan sebagai sarana klaim.Yulia (2010:5.7)
Pihak pembeli harus sering melakukan komunikasi dengan penerbit baik secara tertulis maupun surat sampai buku datang. Apabila buku yang dipesan belum juga datang, hubungi penerbit untuk menanyakan perihal tersebut.
Kepada Yth.
Pimpinan ITB Press Jl.Taman Sari-Bandung
Bersamaan surat ini, diberitahukan bahwa peprustakaan ITB akan mebeli buku yang terdaftar dalam tabel berikut.
No Judul Pengarang ISBN Jumlah
Untuk keperluan itu, kami membutuhkan informasi ketersediaan dan harga-harga dari buku-buku tersebut di atas. Proforma invoice tersebut bisa dikirim ke alamat berikut ini.
Yuyu Yulia Gambar 2.2:ContohSurat PesananBukukePenerbitDalam Negeri
Pengiriman surat bisa dilakukan melalui internet. Facsimile atau pos. jika buku yang akan diadakan dari beberapa penerbit maka pembuatan surat ini tergantung dari jumlah penerbit yang akan dihubungi. Untuk selanjutnya tinggal menunggu surat balasan dari penerbit. Lamanya surat balasan atau proforma invoice dari penerbit tergantung respondan jarak lokasi penerbit. Untuk penerbit luar negeri, bisa 1 minggu sampai 1 bulan. Sedangkan pengiriman buku dari penerbit dapat dilakukan dengan pos laut yang dikenal dengan istilah surface mail. Untuk biaya pengiriman dengan cara tersebut termasuk murah , namun waktunya lama.
John Wiley & Sons
2 Cclementine Loop 01-01 Singapore Fax. 65 6463 4605
Dear Sir/Madam
Bogor Agricultural University (IPB) Library Would like to purchase one copy for each of these titles :
No Title Author ISBN
Please send the proforma invoice to : IPB Library
Kampus IPB Darmaga, PO Box 199 Bogor 16001 Indonesia
Fax. 62 251 623 166
Email: [email protected] Thank You
Sincerely Yours, Yuyu Yulia
Gambar2.3 :ContohSurat PemesananBukukePenerbitLuar Negeri
2. Pembelian melalui toko buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana yang relative kecil, yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan khusus, misalnya melalui tender.
Menurut Yulia (2010:5.7) Prosedur pembelian bahan pustaka tercetak melalui toko buku adalah sebagai berikut:
1. Membuat daftar buku yang akan dibeli berdasarkan judul.
2. Menentukan toko buku yang akan dihubungi
3. Menyerahkan daftar judul yang akan dibeli ke toko buku tersebut.
4. Toko buku memberikan informasi tentang buku-buku yang tersedia berikut harganya.
5. Melakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek.
6. Toko buku mengirimkan buku-buku yang sudah dibeli atau pihak pembeli yang mengambil sendiri buku-buku tersebut.
3. Toko buku online
Toko buku online memudahkan pustakawan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka karena dengan melalui internet membuka situs toko buku online tersebut pustakawan dapat memesan bahan pustaka tersebut. Misalnya situs alamat web toko buku online amazon yang terdapat diamerika. Di Indonesia juga sudaah ada toko buku yang dapat diaakses melaalui interrnet, yaitu Miza dan Garamedia.
Menurut Yulia (2010:5.13) Prosedur pembelian bahan pustaka tercetak secara online adalah sebagai berikut :
1. Siapkan judul-judul buku yang akan dibeli 2. Tentukan toko buku mana yang akan dihubungi.
3. Cari alamat toko buku tersebut di internet melalui home page. Untuk Amazon, yaitu www.Amazon.com.
4. Ikuti prosedur yang tersedia ditoko buku tersebut 5. Pilih judul-judul buku yang akan dibeli
6. Informasikan judul-judul buku yang dipesan.
7. Melakukan pembayaran melalui internet atau melalui bank, sesuai kesepakatan pada waktu transaksi.
8. Apabila menggunakan kartu kredit, gunakan prosedur yang telah ditetapkan.
9. Apabila pembayaran melalui bank, gunakan prosedur pembayaran dengan bank setempat, dan mengirimkan bukti pembayaran ke toko buku tersebut disertai surat pengantar dan daftar buku yang dipesan ( proforma invoice).
10. Menyimpan fotocopy bukti pembayaran, untuk keperluan klaim.Yulia (2010:5.13)
Sebagai contoh berikut ini adalah cara mengakses dan belanja buku di internet melalui situs Amazon.
1. Buka program browser (Mozilla atau Google Chrome) 2. Buka situs Amazon dengan mengetik amazon.com.
3. Browse subjek yangterdaftar atau ketik kata kunci subjek yang ingin dicari, lalu tekan Search.
4. Pilih judul buku yang ingin dibeli dengan megklik ganda icon buku.
5. Tampilkan sampul buku dan keterangan lain buku (harga resmi, harga potongan dsb) dengan mengklik ganda iconnya.
6. Masukkan buku yang dibeli ke kereta keranjang dengan mengklik ganda icon Add to shopping Cart.
7. Lanjutkan memilih judul buku yang lain (sama dengan langkah di atas) atau berhenti kalua tidak membeli lagi.
8. Pergi ke kasir untuk membayar dengan mengklik icon Check Out.
9. Teruskan dengan mengklik Icon Continue.
10. Masukan informasi email anda (jika belanja pertama kali)
11. Anda dapat pula mengirimkan buku yang dibeli untuk dihadiakan kepada orang lain.
12. Pilih sasaran alamat, di Amerika atau di luar Amerika.
13. Tuliskan nama dan alamat lengkap yang akan dikirim buku (sendiri atau untuk hadia orang lain)
14. Pilih jenis/motif pembungkusan warna (wrap) yang akan digunakan untuk membungkus buku
15. Ketik pesan yang akan ditulis pada kiriman tsb.
16. Pilih jenis kartu kredit anda dan ketik nomornya serta keterangan lain yang diperlukan.
17. Apabila tidak menggunakan kartu kredit, polih cara pembayaran lain.
18. Pilih metode pengiriman buku (laut atau udara)
19. Akhiri permintaan dengan mengklik Submit. Yulia (2010:5.13)
Gambar2.4 : Tampilan Amazon.com untuk mencari bahan pustaka elektronik
Sedangkan jika berbelanja buku melalui situs toko buku di tanah air maka kunjungilah salah satu yang terkenal yaitu toko buku Gramedia online pada situs www.gramediacyberstore.com. Dalam situs ini, terdapat informasi yamg lengkap mulai dari cara mencari buku, cara berbelanja, cara pembayaran, dan informasi lainnya yang sangat penting.
4. Pembelian buku memalui agen
Pembelian melalui agen sangat efisien karena kita hanya berhubungan dengan satu agen saja sudah dapat memesan bahan pustaka dari seluruh penerbit yang ada, tidak perlu lagi harus berhubungan dengan semua penerbit.
Diagram prosedur pemesanan buku melalui penerbit maupun agen.
Gambar2.5 : Diagram prosedur pemesanan bahan pustaka.
Sumber :Yulia, (2010:5.19).
Setelah melakukan pemesanan buku, selanjutnya akan digambarkan diagram prosedur penerimaan proforma invoice yaitu sebagai berikut :
Gambar2.6 :Diagram prosedur pembayaran bahan pustaka.
Sumber :Yulia, (2010:5.20).
Prosedur penerimaan bahan pustaka
Gambar 2.7 :Diagram prosedur penerimaan bahan pustaka.
Sumber :Yulia, (2010:5.31).
Prosedur penerimaan bahan pustaka sebagai berikut :
1. Memriksa secara teliti bahan pustaka yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokan bahan pustaka yang diterima dengan daftar pesanan.
3. Menyisikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat atau rusak disertai dengan permintaan penggantian.
4. Mendatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikan kepada pengirim.
5. Membuat berita acara penerimaan.