BAB IV PEMBAHASAN
4.3 Pembahasan
4.3.1 Prosedur pengeluaran kas kecil pada PT Snepac Service Utama
PT Snepac Service Utama mempunyai kas kecil yang digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan yang tidak efisien jika dibayarkan dengan menggunakan cek. Transaksi pengeluaran kas pada PT Snepac Service Utama menggunakan cash payment yang dibuat oleh bagian akunting sebagai bukti pengeluaran kas. Bagian akunting membuat cash payment jika ada kegiatan yang memerlukan kas, seperti pembelian ATK, pembelian alat-alat kendaraan seperti ban dan lain-lain, selain itu kas di PT Snepac Service Utama tidak jarang digunakan untuk membayar utang kepada supplier.
Berikut adalah prosedur pengeluaran kas kecil pada PT Snepac Service Utama: 1. Bagian logistik akan mengajukan permintaan pengeluaran kas kepada bagian
akunting yang dilakukan secara lisan.
2. Jika bagian akunting memiliki kas kecil yang cukup untuk pembelian barang yang diajukan pemakai dana kas kecil maka bagian akunting akan langsung memberikan kas tersebut. Jika tidak ada persedian kas kecil maka bagian logistik akan menggunakan dana pribadinya dan akan diganti ketika bagian akunting melakukan pengisian kas kecil kembali.
3. Setelah menerima kas bagian logistik langsung membeli kebutuhan sesuai dengan barang yang yang diminta pada saat permintaan pengeluaran kas kecil. Bukti pembelian barang nantinya akan langsung diberikan kepada bagian akunting untuk dibuatkan cash payment.
4. Setelah bukti pembelian barang diterima oleh bagian akunting selanjutnya akan dibuatkan cash payment sebagai bukti pengeluaran kas.
Bagian Logistik Bagian Akunting
Gambar 4. 6 Flowchart Pengeluaran Kas Kecil Sumber : Diolah Sendiri
Selesai Membuat cash payment Cash payment 2 1 Invoice Menyetujui Permintaan pembelian dan memberikan kas Mulai Membeli kebutuhan Permintaan pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas kecil menurut Mulyadi tidak sesuai dengan prosedur pengeluaran kas yang ada pada PT Snepac Service Utama, menurut Mulyadi (2001), ketika mengajukan permintaan pengeluaran kas kecil pihak yang akan menggunakan dana kas kecil harus membuat dokumen permintaan pengeluaran kas kecil terlebih dahulu, kemudian memberikan kepada pemegang kas kecil untuk ditukar dengan uang tunai. Kemudian pemakai dana kas kecil akan membeli kebutuhan sesuai dengan dokumen permintaan pengeluaran kas, setelah barang dibeli pemakai dana kas kecil akan memberikan dokumen pendukung pengeluaran kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil kepada pemegang dana kas kecil kemudian akan dicek seluruh dokumen tersebut oleh pemegang dana kas kecil, jika sesuai maka akan dibubuhi cap lunas.
Namun pada prakteknya di PT Snepac Service Utama, ketika pemakai dana kas kecil melakukan permintaan pengeluaran kas kecil tidak disertai dengan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil hal ini dikarenakan PT Snepac Service Utama tidak memiliki dokumen permintaan pengeluaran kas kecil. Selain itu yang membuat bukti permintaan pengeluaran kas kecil bukanlah pihak pemakai dana kas kecil, melainkan dibuat langsung oleh bagian akunting. Setelah bukti pendukung diterima oleh bagian akunting bukti ini hanya akan dibandingkan dengan invoice. Sehingga penulis membuatkan prosedur pengeluaran kas yang baik untuk menjaga kas perusahaan agar tidak disalah gunakan, mengingat kas merupakan aset perusahaan yang mudah untuk digelapkan. Berikut adalah prosedur pengeluran kas kecil yang telah penulis buat sesuai dengan teori yang ada.
Gambar 4. 7 Flowchart Pengeluaran Kas Kecil Sumber : Diolah Sendiri
Bagian Logistik Bagian Akunting
DP : Dokumen pendukung BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil PPKK : Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Pada flowchart yang baru ini penulis sudah membuatkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil sehingga pengeluaran kas kecil lebih mudah untuk dimonitor, sebelum bagian akunting memberikan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil penulis mengusulkan untuk melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil sehingga pada saat membuat bukti kas keluar pemakai dana kas kecil tidak perlu melakukan otorisasi kepada pihak yang menyetujui atau kepada divisi atau manajer operasional karena otorisasi ini telah dilakukan sebelumnya pada dokumen permintaan pengeluaran kas kecil. Selain itu pembuatan bukti pengeluaran kas kecil dibuat langsung oleh pemakai dana kas kecil bukan bagian akunting lagi, tugas bagian akunting hanya memberikan uang tunai dan mengecek kelengakapan dokumen saja.
Selain membuat prosedur pengeluaran kas kecil penulis juga telah membuat dokumen permintaan pengeluaran kas. Dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut Mulyadi (2001), dalam permintaan pengeluaran kas kecil harus dilengkapi dengan:
1. Nomor PPKK (Permintaan Pengeluaran Kas Kecil).
2. Departemen, merupakan bagian yang mengajukan permintaan pengeluaran kas kecil.
3. Disetujui, adalah pihak menyetujui permintaan pengeluaran kas kecil.
4. Jumlah Rupiah dengan angka, adalah jumlah uang yang diminta oleh pemakai dana kas kecil yang dituliskan dengan angka contoh Rp 500,000.-
5. Jumlah Rupiah dengan huruf, jumlah uang yang diminta ditulis dengan huruf contoh Lima Ratus Ribu Rupiah.
6. Penjelasan, berisi penjelasan dari kegiatan yang akan dibayarkan dengan kas kecil tersebut.
Penulis telah membuat contoh dokumen permintaan pengeluaran kas kecil yang didalamnya terdapat kolom deskripsi yang bertujuan untuk menjelaskan kegiatan yang dilakukan untuk pengeluaran kas kecil, nomor dari permintaan pengeluaran kas kecil, kemudian pada sisi bagian bawah kolom deskripsi penulis juga membuat total yang dapat digunakan sebagai bukti bahwa bagian akunting telah memberikan uang tunai sejumlah dengan yang tertera pada dokumen permintaan pengeluaran kas. Selain itu dokumen permintaan pengeluaran kas juga dapat mempermudah bagian akunting dalam melakukan pengecekan kembali barang apa saja yang telah dibeli oleh bagian logistik atau pemakai dana kas kecil, dan juga dokumen permintaan pengeluaran kas ini juga bisa digunakan untuk mencocokkan apakah barang yang diajukan oleh pemakai dana kas kecil sesuai dengan barang yang dibeli dan yang tertera pada invoice, selain itu dokumen permintaan pengeluaran juga bisa dijadikan bukti apabila barang yang dibeli tidak sesuai dengan invoice yang diberikan oleh supplier. Dokumen permintaan pengeluaran kas kecil juga dilengkapi 2 tanda tangan, pertama adalah pihak yang mengajukan pengeluaran dana kas kecil yaitu orang yang membuat dokumen permintaan pengeluaran kas kecil , kedua adalah pihak yang menyetujui atau yang bertanggung jawab seperti juga kepala divisi.
Gambar 4. 8 Dokumen Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Sumber : Diolah Sendiri
Penulis juga menyarankan agar PT Snepac Service Utama membuat batas minimum untuk pengisian kembali kas kecil, mengingat seringnya perusahaan kehabisan kas kecil. Kehabisan kas kecil sangat berpengaruh terhadap kegiatan perusahaan sehingga amat sangat penting untuk dilakukan pengecekan rutin dan pengisian kas sebelum kas kecil habis agar tidak mengganggu kegiatan operasional perusahaan.