rPH rPjmN
2.6. Prosedur Pengusulan dan Pengelolaan Hibah Luar Negeri di Lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya
2.6.1. Prosedur Pengusulan Kegiatan Yang Dibiayai Dari Hibah
a. Hibah Terencana
Pengusulan Kegiatan yang dibiayai dari Hibah Terencana dapat diinisiasi oleh Pihak Donor atau diusulkan oleh Kementerian/Lembaga, dengan prosedur sebagai berikut:
Inisiasi dari Pihak Donor:
1. Pihak Donor menyiapkan Concept Note yang berisi detail kegiatan yang akan dilaksanakan. 2. Selanjutnya, Pihak Donor menyusun draft Grant Agreement.
3. Direktorat Sektoral diminta untuk dapat melengkapi dokumen administrasi maupun teknis khususnya dalam rangka konfirmasi kesesuaian pencapaian sasaran tugas pokok dan fungsi dan dilampiri dengan persyaratan usulan untuk dapat masuk dalam Daftar Rencana Kegiatan Hibah (DRKH), yaitu:
a. Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) Hibah. b. Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah.
4. Direktorat Bina Program melakukan verifikasi kelengkapan dokumen administrasi usulan kegiatan.
5. Selanjutnya, Direktorat Bina Program membuat surat usulan Hibah Luar Negeri Luar Negeri Cipta Karya yang ditandatangani oleh Dirjen Cipta Karya kepada Sekjen Kementerian PU.
6. Proses selanjutnya dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 18/PRT/M/2006 tentang Petunjuk Teknis Pengendalian Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri Bidang Cipta Karya.
7. Selanjutnya dilakukan proses Negosiasi antara Pihak Donor, Kementerian PU dan Kementerian Keuangan.
8. Setelah proses negosiasi maka dilakukan Penandatanganan Grant Agreement antara Menteri Keuangan atau pejabat yang diberi kuasa dan Pihak Donor.
Usulan dari Kementerian/Lembaga:
1. Kementerian/Lembaga menyusun proposal kegiatan dan menyampaikan dokumen tersebut kepada Pihak Donor.
2. Direktorat Sektoral diminta untuk dapat melengkapi dokumen administrasi maupun teknis khususnya dalam rangka konfirmasi kesesuaian pencapaian sasaran tugas pokok dan fungsi dan dilampiri dengan persyaratan usulan untuk dapat masuk dalam Daftar Rencana Kegiatan Hibah (DRKH), yaitu:
a. Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) Hibah. b. Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah
3. Direktorat Bina Program melakukan verifikasi kelengkapan dokumen administrasi usulan kegiatan.
4. Selanjutnya, Direktorat Bina Program membuat surat usulan Hibah Luar Negeri Luar Negeri Cipta Karya yang ditandatangani oleh Dirjen Cipta Karya kepada Sekjen Kementerian PU.
5. Proses selanjutnya dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 18/PRT/M/2006 tentang Petunjuk Teknis Pengendalian Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri Bidang Cipta Karya.
6. Selanjutnya, bagi Pihak Donor yang berminat terhadap usulan kegiatan hibah dari Kementerian PU, akan melakukan penilaian kelayakan. Jika usulan tersebut dianggap layak, maka Pihak Donor segera menyusun draft Grant Agreement.
7. Selanjutnya dilakukan proses Negosiasi antara Pihak Donor, Kementerian PU dan Kementerian Keuangan.
8. Setelah proses Negosiasi, maka dilakukan Penandatanganan Grant Agreement antara Menteri Keuangan atau pejabat yang diberi kuasa dan Pihak Donor
9. Setelah proses negosiasi maka dilakukan Penandatanganan Grant Agreement antara Menteri Keuangan atau pejabat yang diberi kuasa dan Pihak Donor.
b. Hibah Langsung
Pengusulan kegiatan yang dibiayai dari Hibah Langsung dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pihak Donor menyiapkan Concept Note yang berisi detail kegiatan yang akan dilaksanakan.
2. Pihak Donor menawarkan kegiatan Hibah dimaksud kepada Direktorat Jenderal Cipta Karya dan diverifikasi oleh Direktorat Bina Program.
3. Direktorat Bina Program melakukan koordinasi dengan melibatkan Direktorat Sektoral dan Pihak Donor.
4. Setelah terjadi kesepakatn selanjutnya dilakukan penandatanganan dokumen yang dipersamakan dengan dokumen hibah antara Pihak Donor dan Ditjen Cipta Karya. 5. Pelaksanaan Kegiatan dilakukan oleh Direktorat terkait.
2.6.2. Prosedur Pengelolaan Hibah Dalam Bentuk Uang di Lingkungan Ditjen Cipta Karya 2.6.2.1. Alur Pengajuan Nomor Register
Proses pengajuan nomor register hibah langsung dalam bentuk uang di lingkungan Ditjen Cipta Karya dilakukan dengan alur sebagai berikut:
1. Dit. Sektor mengirimkan surat usulan penerbitan nomor register hibah kepada Dit. Bina Program.
2. Dit. Bina Program mengajukan surat permohonan penerbitan nomor register hibah kepada Dit. EAS, DJPU dengan melampirkan:
a. Perjanjian Hibah (Grant Agreement) atau dokumen lain yang dipersamakan; dan b. Ringkasan Hibah (Grant Summary).
(Dalam hal tidak terdapat perjanjian hibah/dokumen yang dipersamakan maka registrasi harus dilampiri Berita Acara Serah Terima (BAST)/Berita Acara Penyerahan Hibah (BAPH) dan Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL).
3. Selanjutnya jika disetujui maka Dit. EAS akan menerbitkan Nomor Register Hibah dan mengirimkan Surat Pemberitahuan Persetujuan Penerbitan Nomor Register Hibah kepada Dit. Bina Program.
2.6.2.2. Alur Penyiapan BAST dan Proses Pengesahan
Untuk kegiatan hibah langsung dalam bentuk uang, tidak diperlukan Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Pengesahan pada Kementerian Keuangan dan KPPN VI. Direktorat Sektor hanya perlu melakukan penyesuaian pagu hibah dalam DIPA Satker Sektor.
2.6.3. Prosedur Pengelolaan Hibah Dalam Bentuk Barang dan/atau Jasa di Lingkungan Ditjen Cipta Karya
2.6.3.1. Alur Pengajuan Nomor Register
Proses pengajuan nomor register hibah langsung dalam bentuk barang dan/atau jasa di lingkungan Ditjen Cipta Karya dilakukan dengan alur sebagai berikut:
1. Dit. Sektor mengirimkan surat usulan penerbitan nomor register hibah kepada Dit. Bina Program.
2. Dit. Bina Program mengajukan surat permohonan penerbitan nomor register hibah kepada Dit. EAS, DJPU dengan melampirkan:
a. Perjanjian Hibah (Grant Agreement) atau dokumen lain yang dipersamakan; dan b. Ringkasan Hibah (Grant Summary).
(Dalam hal tidak terdapat perjanjian hibah/dokumen yang dipersamakan maka registrasi harus dilampiri Berita Acara Serah Terima (BAST)/Berita Acara Penyerahan Hibah (BAPH) dan Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL).
3. Selanjutnya jika disetujui maka Dit. EAS akan menerbitkan Nomor Register Hibah dan mengirimkan Surat Pemberitahuan Persetujuan Penerbitan Nomor Register Hibah kepada Dit. Bina Program.
Gambar 2.3. Alur Pengajuan Nomor Register Hibah Dalam Bentuk Uang di Lingkungan Ditjen Cipta Karya
Direktorat
sektor (DjCK) Program (DjCK)Direktorat Bina Direktorat eas (DjPu)
Proses Permintaan Nomor Register
Proses Penyampaian Persetujuan Penerbitan Nomor Registrasi Hibah Persetujuan Penerbitan
Nomor Register Hibah
Penerusan Surat Pemberitahuan Persetujuan Penerbitan Nomor Register Hibah
2.6.3.2. Alur Penyiapan Dokumen BAST
a. Sekitar 6 (enam) bulan sebelum tanggal penutupan (closing date) kegiatan, Ditjen Cipta Karya bersama dengan Pihak Donor dan Pemda menyiapkan draft Dokumen BAST.
b. Jika diperlukan, disusun dokumen kesepakatan bersama antara Ditjen Cipta Karya dan Pemda terkait dengan rencana pengelolaan barang untuk kegiatan pengembangan regional.
c. Selanjutnya dilakukan rapat koordinasi antara stakeholder terkait dengan difasilitasi oleh Direktorat Sektor untuk membahas rencana tindak lanjut yang diperlukan. d. Finalisasi draft BAST.
e. Jika diperlukan Dit. Sektor dapat mengajukan permintaan audit terhadap hibah berupa barang kepada Pihak Donor.
f. Dilakukan penandatanganan dokumen BAST/BAPH antara Ditjen Cipta Karya dan Pihak Donor.
g. Selanjutnya Dit. Bina Program akan menyampaikan dokumen BAST tersebut kepada Dit. EAS, Ditjen Pengelolaan Utang, Kementerian Keuangan.
Gambar 2.4. Alur Pengajuan Nomor Register Hibah Dalam Bentuk Barang dan/atau Jasa di Lingkungan Ditjen Cipta Karya
Direktorat
sektor (DjCK) Program (DjCK)Direktorat Bina Direktorat eas (DjPu)
Proses Permintaan Nomor Register
Proses Penyampaian Persetujuan Penerbitan Nomor Registrasi Hibah Persetujuan Penerbitan
Nomor Register Hibah
Penerusan Surat Pemberitahuan Persetujuan Penerbitan Nomor Register Hibah
2.6.3.3. Alur Proses Pengesahan Hibah Langsung
A. Pengesahan Hibah Langsung ke Ditjen Pengelolaan Utang, Kementerian