BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Proses administrasi surat pesanan outbound logistic di unit Bidding
Bidding Management adalah Unit yang bertanggung jawab atas pelaksanaan, pengendalian dan pengelolaan bidding di lingkungan Corporate Customer yang diikuti Telkom sejak diterimanya informasi keikutsertaan tender dari unit terkait sampai dengan pemenangannya, didukung oleh fungsi Bidding Offering (BNO) , Business Contract (BLC) dengan Customer, pemenuhan Outbound Logistic (OBL) serta Pengelolaan Customer Premises Equipment (CPE).
Khususnya Outbound Logistic, mempunyai fungsi pengelolaan Mitra pendamping dan Mitra pelaksanaan Outbound Logistic, pengelolaan pemenuhan barang dan jasa Outbound Logistic (Process Procurement pemenuhan barang dan jasa untuk pemenuhan layanan ke Pelanggan), pengelolaan database harga, serta evaluasi Mitra.
35
36
Berikut adalah proses transaksi Outbound Logistic :
KODE PENJELASAN
P0 Justifikasi Izin Prinsip (Komposisi MITRA>60%) P1 Justifikasi Kebutuhan Barang/Jasa
P2 Evaluasi dan Penetapan Calon MITRA Pelaksana P3 SPPH atau Indicative Offering Request
P4 Berita Acara Rapat Pelaksanaan Pekerjaan SPH (Indicative Offering)
P5 Berita Acara Evaluasi Indicative Offering P6 Berita Acara Klarifikasi & Negosiasi (BAKN) P7 Penetapan Calon MITRA Pelaksana
KB/KFS Kontrak Berlangganan dengan Customer P8 Penetapan MITRA Pelaksana
SK Surat Kesanggupan dari MITRA Kerja KL Kontrak Layanan antara TELKOM-MITRA
TABEL 4. 1
PROSES TRANSAKASI OUTBOUND LOGISTIC
Sumber : PT TELKOM (2021)
37
GAMBAR 4. 1
PROSES OUTBOUND LOGISTIC MELALUI SURAT PESANAN Sumber : PT TELKOM (2021)
38
Berikut proses administrasi Outbound Logistic surat pesanan : 1. Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan/atau Jasa
Berdasarkan hasil evaluasi dokumen Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Pengadaan, apabila dalam proses identifikasi kebutuhan Pelanggan Korporat atau rencana penawaran proposal atas inisiatif TELKOM, terdapat kebutuhan barang dan/atau jasa dari Calon Mitra Pelaksana, maka Unit Inisiator wajib membuat Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan/ atau Jasa yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang:
a. Dasar dokumen rujukan
b. Lingkup pekerjaan/Scope of work
c. Spesifikasi teknis dan volume barang dan/ atau jasa yang dibutuhkan (Bill of Quantity)
d. Estimasi waktu penggunaan/target delivery e. Skema bisnis
f. Estimasi harga atau pagu anggaran
Justifikasi kebutuhan pengadaan barang dan/ atau jasa sebagaimana dimaksud angka 1, ditetapkan oleh EVP Unit Bisnis atau EVP Unit Teritori atau pejabat yang ditunjuk sebagaimana diatur pada matriks kewenangan yang merujuk pada kebijakan yang diatur oleh Unit Bisnis.
39
GAMBAR 4. 2
JUSTIFIKASI IZIN PRINSIP
Sumber : PT TELKOM (2021)
2. Pemilihan dan Penetapan Calon Mitra Pelaksana
Proses pemilihan Calon Mitra Pelaksana dilakukan Unit Pelaksana OBL berdasarkan Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan /atau Jasa yang diterima dari Unit Inisiator. Penetapan sebagai Calon Mitra Pelaksana dilakukan melalui proses evaluasi dengan mengacu pada kriteria yang ditetapkan dalam Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan atau Jasa, serta
40
aspek-aspek lain yang dinilai penting dalam upaya pemenangan Pengadaan atau keberhasilan proposal.
GAMBAR 4. 3
JUSTIFIKASI KEBUTUHAN BARANG/JASA
Sumber : PT TELKOM (2021)
41
3. Indicative Offering Request
Berdasarkan penetapan Calon Mitra Pelaksana, selanjutnya Unit Pelaksana OBL mengirimkan Indicative Offering Request kepada Calon Mitra Pelaksana.
Indicative Offering Request/Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) memuat informasi tentang:
a) Nama Proyek dan Pelanggan Korporat (bisa disamarkan jika ada pertimbangan lain);
b) Gambaran umum tentang uraian pekerjaan/scope of work (jenis, volume, spesifikasi,dll)
c) Waktu dan tempat acara rapat penjelasan/Aanwijzing (jika diperlukan);
d) Batas waktu berlakunya penawaran (validity);
e) Batas waktu pemasukan dokumen penawaran; dan f) Alamat penyerahan dokumen penawaran.
Indicative Offering Request ditetapkan oleh pejabat setingkat Manager.
42
GAMBAR 4. 4
INDICATIVE OFFERING REQUEST
Sumber : PT TELKOM (2021)
4. Rapat Penjelasan Pengadaan
Rapat Penjelasan Pengadaan dilakukan untuk pengadaan yang sifatnya kompleks atau membutuhkan uraian lingkup pekerjaan/spesifikasi teknis secara detail kepada Calon Mitra Pelaksana. Berita acara rapat penjelasan ditandatangani oleh TELKOM (Unit Pelaksana OBL dan Unit Inisiator) dan wakil Calon Mitra Pelaksana.
43
GAMBAR 4. 5
BERITA ACARA RAPAT PELAKSANAAN PEKERJAAN
Sumber : PT TELKOM (2021)
44
5. Indicative Offering dari Calon Mitra Pelaksana
Berdasarkan Indicative Offering Request dan/ atau Berita Acara Rapat Penjelasan, Calon Mitra Pelaksana wajib menyampaikan Indicative Offering/
Surat Penawaran Harga kepada TELKOM. Indicative Offering ditetapkan atau ditandatangani oleh Direktur Perusahaan sesuai Akta Perusahaan yang berlaku atau pejabat yang diberi kewenangan berdasarkan Surat Kuasa atau peraturan yang berlaku di Perusahaan Calon Mitra Pelaksana.
6. Evaluasi Indicative Offering
Evaluasi dilakukan oleh Unit Pelaksana OBL bersama Unit Inisiator, dengan mempertimbangkan kesesuaian spesifikasi teknis dan volume antara Indicative Offering dari Mitra dengan Indicative Offering Request dan/atau Berita Acara Rapat Penjelasan dalam upaya pemenangan pengadaan atau keberhasilan penawaran/proposal kepada Pelanggan Korporat. Hasil evaluasi atas Indicative Offering dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi Indicative Offering yang ditandatangani oleh wakil Unit Pelaksana OBL dan Unit Inisiator.
45
GAMBAR 4. 6
BERITA ACARA EVALUASI INDICATIVE OFFERING
Sumber : PT TELKOM (2021)
7. Klarifikasi & Negosiasi Indicative Offering
Negosiasi harga dilakukan untuk mendapatkan harga yang terbaik dengan memperhatikan aspek tepat mutu (Quality), tepat /kewajaran harga (Cost), tepat waktu penyerahan (Delivery), dan tepat sumber (Source), dengan memperhatikan harga history (data base harga) barang dan/ atau jasa yang sesuai. Untuk mendapatkan hasil klarifikasi dan negosiasi yang terbaik, Unit
46
pelaksana OBL dapat melibatkan atau berkoordinasi dengan Unit Inisiator atau Unit lain jika dipandang perlu. Hasil klarifikasi dan negosiasi harga dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi yang ditandatangani oleh wakil sah dari Calon Mitra Pelaksana dan Unit Pelaksana OBL.
GAMBAR 4. 7
BERITA ACARA KLARIFIKASI & NEGOSIASI (BAKN) Sumber : PT TELKOM (2021)
47
8. Penetapan Calon Mitra Pelaksana
Penetapan Calon Mitra Pelaksana disampaikan kepada Calon Mitra Pelaksana atau Calon Mitra Pelaksana yang memberikan penawaran terbaik (apabila dilakukan dengan pemilihan langsung), setelah melalui proses evaluasi dokumen indicative offering, klarifikasi dan negosiasi.
48
GAMBAR 4. 8
PENETAPAN CALON MITRA PELAKSANA
Sumber : PT TELKOM (2021)
9. Surat Kesanggupan Melaksanakan Pekerjaan dari Calon Mitra Pelaksana Setelah menerima Surat Penetapan Calon Mitra Pelaksana Pekerjaan, Calon Mitra Pelaksana harus menyampaikan Surat Pernyataan Kesanggupan melaksanakan Pekerjaan yang dibuat di atas kertas berlogo perusahaan dan ditandatangani oleh direktur perusahaan sesuai akta perusahaan yang berlaku atau pejabat yang diberi kewenangan berdasarkan Surat Kuasa atau Peraturan yang berlaku di Perusahaan Calon Mitra Pelaksana, kecuali apabila proses
49
Pengadaan atau penawaran (proposal) kepada Pelanggan Korporat merupakan amandemen pekerjaan maka Surat Pernyataan Kesanggupan diserahkan Calon Mitra Pelaksana setelah Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi ditanda tangani.
GAMBAR 4. 9 SURAT KESANGGUPAN
Sumber : PT TELKOM (2021)
50
10. Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan
Jika dalam proses Pengadaan atau penawaran (proposal) kepada Pelanggan Korporat, TELKOM dinyatakan sebagai pemenang atau pelaksana pekerjaan oleh Pelanggan Korporat, maka Unit Inisiator akan menyampaikan informasi/notifikasi penunjukan TELKOM sebagai Pelaksana Pekerjaan dari Pelanggan Korporat kepada Unit Pelaksana OBL.
Berdasarkan informasi/notifikasi penunjukkan TELKOM sebagai Pelaksana Pengadaan oleh Pelanggan Korporat, Unit Pelaksana OBL membuat Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan sebagai dasar bagi Mitra Pelaksana untuk memulai pekerjaan. Dengan diterbitkannya Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan, Mitra Pelaksana harus tunduk pada syarat-syarat dan ketentuan yang telah disepakati termasuk kewajiban tunduk pada ketentuan- ketentuan yang ditetapkan Pelanggan Korporat. Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan ditembuskan atau disampaikan kepada Unit Pelaksana Delivery OBL untuk pengawasan lebih lanjut proses delivery pekerjaan yang dilaksanakan oleh Mitra Pelaksana.
51
52
GAMBAR 4. 10 SURAT PESANAN
Sumber : PT TELKOM (2021)