No. Register : 221/D3/2021
TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI SURAT PESANAN OUTBOUND LOGISTIC PADA UNIT BIDDING MANAGEMENT
PT TELKOM REGIONAL III
Oleh :
Raden Natasya Oktaviana Pratiwi NPM : 1803020
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian Guna memperoleh gelar Diploma III Program Studi Sekretari
AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN TARUNA BAKTI BANDUNG
2021
viii
LEMBAR PENGESAHAN
Nama : Raden Natasya Oktaviana Pratiwi
NPM 1803020
Judul : Tinjauan Proses Administrasi Surat Pesanan Outbound Logistic Pada Unit Bidding Management PT Telkom Regional III
Tugas Akhir ini Telah Disajikan pada tanggal
Bandung, Agustus 2021 Menyetujui,
Dosen Pembimbing Utama Dosen Pembimbing Pendamping
T. Sitti Rochmah, M.Si. Hj. Sofiatiningsih., M.Si.
NIP. 442.200.004 NIP. 1312283573
Mengesahkan, Mengetahui
Direktur Wakil Direktur
Dr. Chandra Hendriyani, M.Si., CHCM T. Sitti Rochmah, M.Si.
NIP. 442.200.004 NIP. 442.200.006
viii
x
ABSTRAK
Dalam dunia perkantoran dan instansi pemerintah maupun swasta administrasi sangat diperlukan karena administrasi sebagai tombak dalam perusahaan agar perusahaan dapat dikelola dengan baik dan efisien dalam bidang administrasinya. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana proses administrasi surat pesanan Oubond Logistic pada Divisi Bidding Management TREG III. Pelaksanaan praktik kerja ini dilakukan selama kurang lebih 300 jam pada kantor Graha Merah Putih PT Telkom.
Data primer diperoleh dari hasil pengamatan langsung dan wawancara kepada pembimbing dan staf Divisi Bidding Management TREG III, sedangkan data sekunder yang diperoleh hasil dari buku-buku, jurnal, dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembahasan laporan. Hasil dari laporan ini sudah menunjukkan bahwa sudah ada kesesuaian antara teori dengan kegiatan pengelolaan proses administrasi surat pesanan Outbound Logistic pada Unit BGES TREG III di PT Telkom Indonesia.
Secara keseluruhan memiliki struktur yang mudah dimengerti oleh semua karyawan, karena dibuat sedetail mungkin dan perusahaan memiliki buku petunjuk pelaksanaan Outbound Logistic yang dapat digunakan oleh karyawan sebagai pedoman untuk pemenuhan layanan bagi pelanggan. Pada akhirnya penulis memberikan saran untuk meningkatkan proses administrasi surat pesanan outbound logistic secara efektif dan efisien, sebaiknya dalam melakukan pengiriman barang harus lebih teliti agar barang tidak terjadi kerusakan. Memeriksa kembali jumlah yang dipesan dengan teliti agar tidak terjadi kekurangan. Alangkah baiknya perusahaan memperhatikan sarana mesin kantor seperti komputer, printer/scanner dilakukan secara rutin agar proses pengerjaan tugas kantor tidak terhambat dan melakukan perbaikan serta pemeliharaan untuk menunjang proses administrasi surat pesanan Outbound Logisitc di Unit Bidding Management.
Kata Kunci : Administrasi, Pengadaan, Outbound Logistic
i
ii
ABSTRACT
In the world of offices and government and private institutions, administration is very necessary because administration is the spearhead in the company so that the company can be managed properly and efficiently in the field of administration. The purpose of this study is to find out how the Oubond Logistics order administration process is in the Bidding Management Division of TREG III. The implementation of this work practice was carried out for approximately 300 hours at the Graha Merah Putih office of PT Telkom. Primary data were obtained from direct observations and interviews with supervisors and staff of the TREG III Bidding Management Division, while secondary data were obtained from books, journals, and documents related to the discussion of the report. The results of this report have shown that there has been an adjustment between theory and the administrative management activities of Outbound Logistics at the BGES TREG III Unit at PT Telkom Indonesia. Overall, it has a structure that is easily understood by all employees, because it is made as detailed as possible and the company has an Outbound Logistics implementation manual that can be used by employees as a guideline to fulfill services for customers. As for the suggestions to be conveyed by the author to improve the administrative process of outgoing logistics orders effectively and efficiently, it is preferably in shipping goods to be more careful so that the goods do not get damaged. Re-check the quantity ordered carefully so that there is no shortage. It would be nice for the company to pay attention to office machine facilities such as computers, printers/scanners carried out routinely so that the process of working on office tasks is not hampered and to carry out repairs and maintenance to support the administrative process of Outbound Logistics orders in the Bidding Management Unit.
Keyword : Administrative, Procurement, Outbound Logistic
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan nikmat dan kesehatan serta hikmah kepada Penulis, sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “Tinjauan Proses Administrasi Surat Pesanan Outbound Logistic Pada Unit Bidding Management PT Telkom Regional III” tepat pada waktu yang telah ditentukan. Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat untuk kelulusan menyelesaikan Program Studi Sekretari Diploma III di Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung. Penulis menyampaikan ucapan terima kasih banyak kepada pihak-pihak yang telah membantu dan membina serta membimbing penulis khususnya kepada Yth. Bapak/ Ibu/ Saudara:
1. Dr. Chandra Hendriyani, M.Si., CHCM, selaku Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
2. T. Sitti Rochmah, M.Si., selaku wakil Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti dan selaku pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran unutuk membimbing penulis dalam penulisan laporan ini, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan tapat waktu.
3. Seluruh dosen dan staf Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti, penulis mengucapkan terima kasih telah memberikan ilmu dan pengetahuan serta membantu penulis selama perkuliahan.
v
vi
4. Wawan selaku staf HRD PT Telkom Tbk (Lembong), yang telah menerima surat pengantar magang penulis, sehingga dapat ikut serta melaksanakan kegiatan PKL di kantor Graha Merah Putih PT Telkom Tbk
5. Azizah Kusuma Wardhany selaku Manager Divisi Bidding Management TREG III PT Telkom Tbk, dan sekaligus menjadi pembimbing lapangan penulis selama penulis mengikuti kegiatan praktik kerja lapangan di PT Telkom Tbk.
6. Dzikry Maulana Suseno dan Bapak Jaenudin selaku Support Manager Bidding Management TREG III yang telah membantu, mengerjakan dan membimbing penulis saat melakukan praktik kerja lapangan di PT Telkom Tbk.
7. Seluruh staf dan pegawai PT Telkom yang telah membimbing selama penulis melaksanakan kerja praktik.
8. Ayah Rd. Yusman Hasta .P dan Ibu Lies Sumarni, penulis mengucapkan terima kasih karena telah memberikan semangat selama menyusun tugas akhir.
9. Teman-teman Seperjuangan ASMTB angkatan 2018 yang telah saling memotivasi dan membantu terselesainya tugas akhir ini, terutama untuk kelas 3 A.
10. Teruntuk sahabatku yang selalu ada dalam suka dan duka Indah, Nadya, Rahma, Demelza, dan Sandra terima kasih telah memberikan support dan semangat.
11. Terimakasih kepada teman temanku yang tidak bisa di sebutkan satu persatu.
12. Seluruh pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dan mendukung kelancaran penyusunan laporan ini.
Penulis telah berupaya semaksimal mungkin, namun penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan ini, untuk itu penulis mengharapkan
kritik dan saran yang bermaksud untuk membangun dari pembaca ini demi kesempurnaan laporan ini. Kiranya laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan segenap pembacanya.
Bandung, Agustus 2021 Penulis,
Raden Natasya Oktaviana Pratiwi
vii
viii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... iii
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat... 4
1.3.1 Tujuan... 4
1.3.2 Manfaat... 4
1.4 Lokasi dan Waktu penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Peranan Administrasi dalam Organisasi ... 7
2.2 Peran Pengadaan Barang/Jasa ... 10
2.3 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Barang/Jasa ... 11
2.4 Proses Administrasi Surat Pesanan Outbound Logiatic ... 14
ix
x
BAB II “TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI SURAT PESANAN OUTBOUND LOGISTIC PADA UNIT BIDDING MANAGEMENT PT TELKOM REGIONAL III”
... 18
3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 18
3.2 Struktur Organisasi ... 29
3.3 Unit Bidding Management ... 31
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 31
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN ... 35
4.1 Proses administrasi surat pesanan outbound logistic di unit Bidding Management ... 35
4.2 Analisis Proses Administrasi Outbound Logistic Surat Pesanan ... 52
4.3 Pembahasan ... 55
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 58
5.1 Simpulan ... 58
5.2 Saran ... 59
DAFTAR PUSTAKA ... 64
xi
xii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 3. 1 Budaya Perusahaan (The Telkom Way) ... 23
GAMBAR 3. 2 Principles To Be The Star (The Telkom Way) ... 24
GAMBAR 3. 3 Practices To Be The Winner (The Telkom Way) ... 26
GAMBAR 3. 4 Logo Telkom Indonesia ... 27
GAMBAR 3. 5 Struktur Organisasi Telkom Regional III ... 30
GAMBAR 3. 6 Struktur Organisasi (Unit BGES TREG III) ... 30
GAMBAR4. 1 Proses Outbound Logistic Melalui Surat Pesanan ... 37
GAMBAR 4. 2 Justifikasi Izin Prinsip ... 39
GAMBAR 4. 3 Justifikasi Kebutuhan Barang/Jasa ... 40
GAMBAR 4. 4 Indicative Offering Request ... 42
GAMBAR 4. 5 Berita Acara Rapat Pelaksanaan Pekerjaan ... 43
GAMBAR 4. 6 Berita Acara Evaluasi Indicative Offering ... 45
GAMBAR 4. 7 Berita Acara Klarifikasi & Negosiasi (Bakn) ... 46
GAMBAR 4. 8 Penetapan Calon Mitra Pelaksana ... 48
GAMBAR 4. 9 Surat Kesanggupan ... 49
GAMBAR 4. 10 Surat Pesanan ... 52
xiii
xiv
DAFTAR TABEL
TABEL 1. Jadwal Kerja Praktik ... 5 TABEL 4. 1 Proses Transaksi Outbound Logistic ... 36
xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam dunia perkantoran dan instansi pemerintah maupun swasta administrasi sangat diperlukan karena administrasi sebagai tombak dalam perusahaan agar perusahaan dapat dikelola dengan baik dan efisien dalam bidang administrasinya.
Administrasi juga dimaksudkan sebagai kegiatan ketata usahaan menyusun kegiatan tertulis, mengirim, melayani, mengarahkan, menyimpan, dan mengatur semua kegiatan administrasi dalam mencapai tujuan. Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan keputusan-keputusan yang diambil dan diselenggarakan oleh dua orang atau lebih demi mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian, 2005:4). Adminstrasi merupakan kegiatan catat-mencatat secara khusus dan secara umum kegiatan yang menunjang sebuah perusahaan mencapai tujuannya. Administrasi dipercaya memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi sehingga pekerjaan yang bersifat operasional dan administratif dapat berjalan dengan baik dan lancar. Hal ini sejalan dengan pendapat Soetarto dan Soewarno bahwa administrasi adalah suatu proses
1
2
penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan (Marlina, 2019:18).
Dalam menjalankan fungsi perkantoran, baik dalam pemerintahan ataupun swasta sudah pasti membutuhkan ketersediaan barang dan jasa sebagai penunjang untuk mengoptimalkan pencapaian kerja mereka. Pengadaan berperan penting dalam sebuah instansi/kantor karena pengadaan (procurement) dapat dikatakan sebagai pusat keuntungan (profit center) bagi sebuah instansi karena barang dan jasa yang akan dibeli dengan menggunakan sistem pengadaan akan terlibat langsung dalam kegiatan produksi dan kegiatan operasional instansi/kantor yang menentukan biaya serta hasil kerja dan kinerja pekerja serta menentukan keuntungan perusahaan.
Khususnya Outbound Logistic, mempunyai fungsi pengelolaan Mitra pendamping dan Mitra pelaksanaan Outbound Logistic, pengelolaan pemenuhan barang dan jasa Outbound Logistic (Process Procurement pemenuhan barang dan jasa untuk pemenuhan layanan ke Pelanggan), pengelolaan database harga, serta evaluasi Mitra.
Dalam proses administrasi Outbound Logistic tentu ada dokumen penunjang untuk melakukan suatu pengadaan barang atau jasa salah satunya yaitu surat pesanan. Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli.
Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutuhkan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran.
3
Dalam rangka meningkatkan hardskill dan softskill mahasiswa Akademi Manajemen Sekretari dan Taruna Bakti (ASMTB) diwajibkan mengikuti kerja praktik. Kegiatan ini merupakan salah satu program pendidikan yang memadukan program pendidikan yang telah dipelajari dengan penguasaan keahlian melalui kegiatan kerja praktik secara langsung.
Penulis melaksanakan kerja praktik PT Telkom Regional III Bandung dengan salah satu tugas yang dikerjakan adalah mengelola surat pesanan Outbound Logistic pengadaan barang. Maka dari itu judul yang dipilih untuk tugas ini adalah
“TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI SURAT PESANAN OUTBOUND LOGISTIC PADA UNIT BIDDING MANAGEMENT PT TELKOM REGIONAL III”
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dirumuskan di atas, maka penulis merumuskan masalah yang akan diteliti adalah “Bagaimana proses administrasi surat pesanan Outbound Logistic di Unit Bidding Management PT. Telkom Regional III?”
4
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan
Tujuan penelitian laporan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui
“Bagaimana proses administrasi surat pesanan Outbound Logistic di Unit Bidding Management PT. Telkom Regional III”
1.3.2 Manfaat
Adapun manfaat penelitian adalah sebagai berikut:
1. Bagi penulis
Menambah wawasan untuk lebih memahami pelaksanaan tugas-tugas administrasi di PT Telkom Indonesia serta memperoleh pengalaman yang sangat bermanfaat sebagai bekal pada saat terjun langsung pada dunia kerja.
2. Bagi Instansi
Adanya masukan dan saran yang positif bagi instansi untuk melaksanakan administrasi yang lebih baik.
3. Bagi organisasi
Terjadinya hubungan dan kerjasama yang baik antar penulis, ASMTB dan organisasi serta dapat membantu meringankan pekerjaan pegawai dalam pelaksanaan tugas-tugas Administrasi di PT Telkom Indonesia.
4. Bagi Ilmu Pengetahuan
Menambah ilmu pengetahuan mengenai pelaksanaan tugas-tugas administrasi yang sesungguhnya di lapangan dan sebagai perbandingan antar teori yang telah dipelajari dengan melakukan kerja praktik langsung.
5
1.4 Lokasi dan Waktu penelitian
Demi memperoleh data serta informasi yang diperlukan dalam penyusunan laporan, penulis memilih PT Telkom Indonesia untuk melaksanakan Kerja Praktik yang berlokasi di Jl. Japati No.1, Sadang Serang, Kecamatan Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat 40133. PT Telkom Indonesia merupakan informasi dan komunikasi serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap di Indonesia. Selama proses kerja praktik penulis ditempatkan pada bagian Administrasi Outbound Logistic Surat Pesanan.
Waktu pelaksanaan kerja praktik adalah tanggal 9 Februari sampai dengan 7 Mei 2021. Dalam pelaksanaannya kerja praktik disesuaikan jam kerja kantor. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat dalam tabel 1.1
TABEL 1. 1
JADWAL KERJA PRAKTIK
Hari Senin Selasa Rabu Kamis Jumat
Masuk 09.00 WIB 09.00 WIB 09.00 WIB 09.00 WIB 09.00 WIB Pulang 17.00 WIB 17.00 WIB 17.00 WIB 17.00 WIB 17.00 WIB
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Peranan Administrasi dalam Organisasi
Administrasi memegang peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi.
Jika sistem administrasi tidak berjalan dengan baik maka mengakibatkan lingkup organisasi yang tidak baik pula. Oleh karenanya kita perlu mengetahui pengertian administrasi dan organisasi terlebih dahulu sehingga kita dapat memahami mengenai peranan administrasi dalam organisasi. Berikut adalah pengertian organisasi yang penulis kutip dari para ahli sebagai berikut :
a) Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan yang selalu terdapat hubungan antar orang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau orang lain yang disebut bawahan (Siagian, 1997:138).
b) Organisasi adalah struktur hubungan-hubungan diantara orang-orang berdasarkan wewenang dan bersifat tetap dalam suatu sistem administasi (Waldo (dalam Silalahi, 2013:124)
c) Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu (Hasibuan, 2010:120).
7
8
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh para ahli di atas mengenai pengertian organisasi, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari dua orang atau lebih yang saling bekerja sama untuk kepentingan bersama demi mencapai suatu tujuan yang sama.
Dalam implementasi dan pengerjaannya, administrasi semakin berkembang dan memiliki beberapa tugas yang biasa disebut sebagai fungsi. Secara umum ini dapat dikatakan bahwa administrasi bisa terlaksana apabila banyak orang berkepentingan yang melakukan administrasi itu sendiri. Hal tersebut sangat diperlukan untuk mengatur pelaksanaan, yang berguna mencapai tujuan yang diharapkan. Kuncinya ialah suatu administrasi dapat dijalankan dengan baik, apabila semua orang yang terkait di dalamnya saling melakukan kerjasama sesuai dengan tanggungjawab, wewenang, dan cara yang sesuai dengan tugasnya.
Selanjutnya pengertian administrasi secara luas menurut para ahli, diantaranya sebagai berikut:
a) Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (The Liang Gie (dalam Silalahi, 2017:9).
b) Administrasi diartikan sebagai arahan, pemerintahan, kegiatan implementasi, kegiatan pengarahan, penciptaan prinsip-prinsip implementasi kebijakan publik, kegiatan melakukan analisis,menyeimbangkan dan mempresentasikan keputusan, pertimbangan-pertimbangan kebijakan, sebagai pekerjaan individual dan kelompok dalam menghasilkan barang dan jasa publik, dan sebagai arena bidang kerja akademik dan teoritik (Dunsire (dalam Keban, 2008:2).
9
c) Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antar dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian, 1994:3).
Berdasarkan pendapat para ahli di atas mengenai pengertian administrasi secara luas, dapat disimpulkan bahwa administrasi secara luas merupakan suatu proses kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu yang telah disepakati sebelumnya.
Selanjutnya pengertian adminitrasi dalam arti sempit menut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut:
a) Kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan (J.Wajong (dalam Silalahi, 2017: 5).
b) Administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dan fakta lainya (Munawardi Rekshadiprawiro (dalam Silalahi, 2017:
6).
Tatausaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi (Prajudi Atmosudirjo (dalam Silalahi, 2017:5)
Berdasarkan berbagai pendapat mengenai pengertian administrasi secara sempit, dapat disimpulkan bahwa administrasi secara sempit merupakan suatu kegiatan
10
administrasi ketatausahaan seperti mencatat segala suatu kegiatan dalam organisasi untuk keperluan informasi bagi pimpinan.
Peranan administrasi secara sempit ialah menjalankan pekerjaan tata usaha disebut juga sebagai paper work,karena berurusan dengan kertas; clerical work, karena berhubungan dengan tulisan; serta office,karena pekerjannya sering dilaksanakan di kantor (Zulkarnain dan Sumarsono, 2015:2).
Jadi peran administrasi dalam organisasi yaitu mengurus dan melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran diantaranya menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor secara sistematis yang bertujuan untuk keperluan informasi pimpinan.
2.2 Peran Pengadaan Barang/Jasa
Dalam perusahaan industri ini banyak yang menjalankan kegiatan pengadaan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Burt yang dikutip oleh Willem Siahaya (2013:2) Proses sistematis dalam menentukan apa, kapan, dan berapa banyak untuk dibeli, tindakan membelinya dan proses memastikan apa yang ditentukan diterima tepat waktu dengan kuantitas dan kualitas yang telah di tetapkan (Burt (dalam Willem Siahaya, (2013:2). Pengadaan adalah aksi dari mengadakan pencairan dari sesuatu yang dibeli dalam satu sumber pada tujuan. Membeli adalah aksi dari pembelian jasa maupun barang untuk menjadi bagian pengadaan aktifitas dari pencarian penyedia, negosiasi, penentuan harga, dan kesepakatan pengantaran (Siahaya (dalam Business Dictory, (2013:3).
11
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan adalah suatu kegiatan usaha untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang belum ada menjadi ada. Pengadaan mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan karena pengadaan salah satu kegiatan yang penting untuk meningkatkan bisnis dan mendapatkan keuntungan.
Pengadaan berperan sebagai proses penentuan secara sistematik dalam mengadakan barang dan jasa dari sumber pengadaan sampai ketempat tujuan sesuai kualitas dan kuantitas biaya yang optimal dan waktu suplai yang wajar untuk memenuhi kebutuhan (Siahaya, 2013:10). Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dari komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina penyedia barang/jasa yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas. Berdasarkan dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa peranan pengadaan barang/jasa merupakan suatu hal yang berkaitan dengan hasil kualitas dan kuantitas untuk memenuhi kebutuhan dalam meningkatkan berbagai macam fasilitas.
2.3 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Barang/Jasa
Fungsi manajemen pengadaan sangatlah penting, Menurut Siahaya (Arsana, 2016:28-29) pengadaan mempunyai berbagai macam fungsi yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
12
1. Pembelian (purchasing), merupakan kegiatan yang difokuskan pada pembelian barang (materials) dan peralatan (equipment).
2. Penyewaan (leasing), merupakan kegiatan sewa-menyewa baik secara sewa murni atau sewa dengan opsi untuk membeli.
3. Konstruksi (contruction), merupakan kegiatan membangun wujud fisik.
4. Konsultasi (consultation), merupakan kegiatan jasa keahlian profesional.
5. Inspeksi (inspection), merupakan kegiatan pemeriksaan dan pengujian.
6. Swakelola (self management), merupakan kegiatan yang direncanakan, dilaksanakan dan/ atau diawasi sendiri.
7. Tukar tambah (trade in), merupakan kegiatan tukar-menukar barang dengan membayar selisih harga, untuk memperoleh barang yang sesuai dengan kebutuhan operasi, untuk menghindari kerugian perusahaan.
8. Beli kembali (factory buy-back), merupakan kegiatan pembelian kembali oleh pabrik pembuat terhadap barang yang tidak terpakai untuk mengurangi kerugian perusahaan.
9. Barter (exchange), merupakan kegiatan tukar-menukar barang secara langsung (tukar guling).
Menurut Setda (2018) fungsi bagian pengadaan barang meliputi:
1. Penyusunan dan perumusan strategi.
2. Penghimpunan dan pelaksanaan.
3. Pengevaluasian.
13
Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi pengadaan dibuat menjadi beberapa kelompok untuk memudahkan dalam melakukan proses kegiatan pengadaan barang/ jasa.
Adapun tujuan/orientasi pembelian tersebut menurut Maria (2019:15), adalah untuk mendapatkan perbekalan/ material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.
Selain itu, menurut Perpres No.16 Tahun 2018 Pasal 4. Pengadaan barang/ jasa bertujuan untuk:
1. Menghasilkan barang/ jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia
2. Meningkatkan penggunaan produk dalam negeri
3. Meningkatkan peran serta usaha mikro, usaha kecil, dan usaha menengah 4. Meningkatkan peran pelaku usaha nasional
5. Mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/ jasa hasil penelitian
6. Meningkatkan keikutsertaan industry kreatif 7. Mendorong pemerataan ekonomi
8. Mendorong pengadaan berkelanjutan.
Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan pengadaan barang/ jasa yaitu untuk mendapatkan barang/ jasa yang tepat baik tepat guna, waktu, ataupun harga sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.
14
Dalam proses pengadaan barang/ jasa tentu ada dokumen penunjang untuk melakukan suatu pengadaan barang atau jasa salah satunya yaitu surat pesanan. Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibuthukan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.
Dalam melakukan aktivitas, pastilah tidak terlepas dari perencanaan. Demikian pula dengan pengadaan barang dan jasa, perlu ada perencanaan yang matang agar pada saat pelaksanaan tidak terdapat kesalahan yang diinginkan.
2.4 Proses Administrasi Surat Pesanan Outbound Logiatic
Dalam melakukan aktivitas, pastilah tidak terlepas dari perencanaan. Demikian pula dengan pengadaan barang dan jasa, perlu ada perencanaan yang matang agar pada saat pelaksanaan tidak terdapat kesalahan yang diinginkan. Maka dari itu perusahaan memerlukan suatu proses dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa pada suatu perusahaan. Proses adalah rangkaian tahap kegiatan mulai dari penentuan sasaran sampai dengan berakhirnya sasaran untuk tercapainya tujuan S.
Handayadiningrat, (1995:20). Proses adalah serangkaian aktivitas yang ditujukan untuk mencapai beberapa hasil. Proses merupakan cara bagaimana sebuah pekerjaan menghasilkan nilai bagi pelanggan. Biasanya kita berbicara mengenai proses dalam
15
konteks produksi yaitu sekumpulan aktivitas dan operasi yang terlibat dalam perubahan input (fasilitas fisik, material, modal, peralatan, dan manusia) menjadi output (produk dan jasa) James R. Evans dan William M. Lindsay (2007:17).
Dari beberapa pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa proses merupakan suatu rangkaian kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya melalui tahap-tahap komunikasi, evaluasi, prestasi kegiatan, keputusan, sosialitas dan pengembangan karier yang dapat membantu meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja.
Proses administrasi surat pesanan adalah sebagai berikut :
1. Permintaan barang dari konsumen/pembeli dibuktikan dengan surat pesanan (order) dari calon pembeli
2. Melakukan negosiasi yang dibuktikan dengan adanya notulen yang berisi catatan kesepakatan walaupun masih bersifat sementara sebagai bukti pertemuan
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian
4. Membuat faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan pihak perusahaan dan konsumen/pembeli
5. Faktur dibuat dalam beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi baik untuk pihak perusahaan maupun pihak konsumen/pembeli
6. Memeriksa keseuaian barang dagangan sebelum diserahkan kepada konsumen/pembeli. Apabila barang dagangan sudah sesuai dengan pesanan dan standar mutu barang dikirim kepada konsumen/ pembeli. Namun, apabila tidak sesuai maka barang dagangan dikembalikan lagi ke gudang
16
7. Mencocokkan invoice asli dengan salinannya/rangkapnya sebelum menerima pembayaran
8. Apabila invoice asli sudah sesuai dengan salinannya maka selanjutnya menerima pembayaran barang
9. Saat menerima pembayaran, periksa dahulu uang tunai yang dibayarkan dengan teliti baik jumlahnya maupun keaslian uang
10. Membuat bukti penerimaan uang atau kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima
11. Mengirimkan barang yang dijual kepada konsumen/pembeli.
Selanjutnya pengertian outbound logistic, Outbound logistic berarti mengangkut produk jadi dari bisnis ke pelanggan. Jaringan outbound logistic biasanya mencakup banyak mitra – produsen, distributor, pengecer, dan tim transportasi. Outbound logistics merupakan kegiatan pengeluaran serta aset yang berhubungan dengan mendistribusikan produk kepada pembeli yang terdiri dari finished good warehousing, order processing, order picking and packing, shipping serta delivery vehicle operations (Hadiwidjojo, 2016:52).
17
BAB III
“TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI SURAT PESANAN OUTBOUND LOGISTIC PADA UNIT BIDDING MANAGEMENT PT
TELKOM REGIONAL III”
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk (Telkom) adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa layanan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dan jaringan telekomunikasi di Indonesia. Pemegang saham mayoritas Telkom adalah Pemerintah Republik Indonesia sebesar 52.09%, sedangkan 47.91% sisanya dikuasai oleh publik. Saham Telkom diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (BEI) dengan kode “TLKM” dan New York Stock Exchange (NYSE) dengan kode “TLK”.
Dalam upaya bertransformasi menjadi digital telecommunication company, Telkom Group mengimplementasikan strategi bisnis dan operasional perusahaan yang berorientasi kepada pelanggan (customer-oriented). Transformasi tersebut akan membuat organisasi TelkomGroup menjadi lebih lean (ramping) dan agile (lincah) dalam beradaptasi dengan perubahan industri telekomunikasi yang berlangsung sangat cepat. Organisasi yang baru juga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menciptakan customer experience yang berkualitas.
Kegiatan usaha Telkom Group bertumbuh dan berubah seiring dengan perkembangan teknologi, informasi dan digitalisasi, namun masih dalam koridor
18
19
industri telekomunikasi dan informasi. Hal ini terlihat dari lini bisnis yang terus berkembang melengkapi legacy yang sudah ada sebelumnya.
Telkom menyediakan jasa telepon tetap kabel (fixed wireline), jasa telepon tetap nirkabel (fixed wireless), jasa telepon bergerak (mobile service), data/internet serta jasa multimedia lainnya. Berikut adalah beberapa layanan telekomunikasi Telkom:
Telepon, data, dan Internet
a) IndiHome Fiber merupakan layanan Triple Play dari Telkom dengan teknologi 100% fiber yang terdiri dari Internet Fiber atau High Speed Internet (Internet Cepat), Interactive TV (UseeTV) dan Phone (Telepon Rumah)
b) Telepon tetap (PSTN): layanan telepon tetap yang pernah menjadi monopoli Telkom di Indonesia
c) Flexi: layanan telepon, data dan internet berbasis fixed wireless CDMA d) TelkomNet Instan: layanan akses internet dial up
e) TelkomNet Astinet: layanan akses internet berlangganan dengan fokus perusahaan
f) Speedy: layanan akses internet dengan kecepatan tinggi (broad band) menggunakan teknologi ADSL
g) e-Business (i-deal, i-manage, i-Settle, i-Xchange, TELKOMWeb Kiostron, TELKOMWeb Plazatron)
h) Solusi Enterprise - INFONET i) TELKOMLink DINAccess
20
j) TELKOMLink VPN IP: layanan komunikasi data any to any connection berbasis IP MPLS.
k) TELKOMNet Whole Sale (VPN Dial): Layanan akses dial up ke intranet suatu perusahaan yang dilakukan secara remote dan mobile melalui jaringan data berbasis TCP IP (MPLS/tunneling) pada TELKOMNet.
l) TELKOM ISDN: jaringan digital yang menyediakan layanan telekomunikasi multimedia, merupakan pengembangan dari sistem telepon yang telah terintegrasi.
m) e-Health: layanan solusi untuk entitas kesehatan yang meliputi sistem informasi dan aplikasi (ePuskesmas, ePharmacy, HIE (Health Information Exchange).
Telkom Group adalah gabungan dari seluruh anak perusahaan yang dimiliki oleh Telkom Indonesia. Berikut ini daftar anak perusahan Telkom Group:
a) PT Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) b) PT Multimedia Nusantara (Telkom Metra) c) Mojopia (Metranet)
d) PT Sigma Cipta Caraka (TelkomSigma) e) PT Administrasi Medika (AdMedika) f) PT Finnet Indonesia (Finnet)
g) PT Melon Indonesia (Melon)
h) PT Patra Telekomunikasi Indonesia (Patrakom) i) PT PINS Indonesia (PINS/Pramindo)
j) PT Infomedia Nusantara (Infomedia)
21
k) PT Balebat Dedikasi Prima (Balebat) l) PT METRA-NET
m) PT Telekomunikasi Indonesia International
n) PT Dayamitra Telekomunikasi (Mitratel/Dayamitra) o) PT Graha Sarana Duta (TelkomProperty/GSD) p) PT Telkom Akses
PT Telkom Indonesia terletak di jalan di Jl. Japati No 1, Sadang Serang, Kecamatan Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat, sebuah lokasi strategis. Aksesnya mudah dijangkau karena dekat dengan Jalan Layang Pasupati. Gedung Telkom Indonesia (Graha Merah Putih) mengalami renovasi pada tahun 2017. Dinding yang tadinya berwarna putih dan lantai yang dilapisi keramik biasa diubah menggunakan aksentuasi warna sesuai logo Telkom yaitum merah, putih dan abu- abu kombinasi ini disebut sebagai red shades of grey. Dibangun pula perpustakaan mini, lounge dan playground yang lantainya sebagian terbuat dari rumput buatan.
Manajemen gedung Graha Merah Putih dikelola oleh anak perusahaan PT Telkom, yaitu Telkom Property. Bukan sekadar mengelola properti milik Telkom, Telkom Property juga merambah pada usaha property di luar Telkom. Selain membangun empat gedung perkantoran yang mengusung nama Telkom di empat kota, yaitu Graha Merah Putih Medan, Graha Merah Putih Pekan Baru, Graha Merah Putih Buah Batu Bandung, dan Telkom Smart Office di Surabaya, Telkom Property juga membangun kawasan perumahan dan kondominium.
22
Visi
1. Menjadi digital telco pilihan utama untuk memajukan masyarakat.
2. Menjadi perusahaan yang unggul dalam penyelenggaraan 3. Telecommunication, Information, Media dan Edutainment (TIME) di
kawasan regional.
4. Menjadi Raja di udara melalui Telkomsel Misi
1. Mempercepat pembangunan Infrastruktur dan platform digital cerdas yang berkelanjutan, ekonomis, dan dapat diakses oleh seluruh masyarakat.
2. Mengembangkan talenta digital unggulan yang membantu mendorong kemampuan digital dan tingkat adopsi digital bangsa.
3. Mengorkestrasi ekosistem digital untuk memberikan pengalaman digital pelanggan terbaik.
23
Mengenai budaya organisasi di PT Telkom Indonesia Persero Tbk dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini :
GAMBAR 3. 1
BUDAYA PERUSAHAAN (THE TELKOM WAY)
Sumber : http://telkominfra.co.id/id/company-culture/
Pondasi dari The Telkom Way adalah Telkom Corporate Philosophy: Always The Best yang sekaligus menjadi Basic Belief. Principles to be the Star dari The Telkom Way adalah 3S, yakni Solid, Speed, Smart yang sekaligus menjadi Core
Values atau Great Spirit. Penjelasan dari Solid, Speed, Smart adalah sebagai berikut:
24
GAMBAR 3. 2
PRINCIPLES TO BE THE STAR (THE TELKOM WAY)
Sumber : https://jobtrenurtika.wordpress.com
1. Solid adalah terwujudnya 1 Hati (Rasa), Pikiran (Rasio), dan 1 Tindakan (Raga). Adanya soliditas akan melahirkan sahabat sejati, dan itu berarti saling menyayangi, saling melindungi, saling membela. Untuk meningkatkan soliditas, terdapat tiga hal yang diperlukan sehingga terbangun kohesivitas dan rasa saling percaya antar insan TELKOM, yakni the shared vision (semua memiliki tujuan yang sama – 1 Rasa), the shared values (selalu mengacu pada nilai panduan dalam pengambilan keputusan – 1 Rasio), dan the culture of trust (empowering/mempercepat proses pengambilan keputusan dan kemudahan untuk segera beradaptasi terhadap perubahan – 1 Raga).
2. Speed merupakan sikap mental untuk bertindak sebagai pionir/pelopor (Awal), sesuai dengan Arah yang sudah ditentukan dalam bentuk tindakan (Aksi) untuk mewujudkan kecepatan dalam merespon peluang bisnis, ketepatan
25
penyampaian produk, dan kecepatan dalam memberikan layanan ke pelanggan atau disebut QCD (quality, cost, delivery).
3. Smart merupakan sikap untuk berpikir dan bertindak secara cerdas dalam pekerjaan yang kita lakukan, Smart terwujud melalui Olah rasa melalui Intuisi yang tajam, Olah Rasio melalui kreativitas dan Inovasi yang menghasilkan terobosan (breakthrough), dan Olah Raga melalui aksi-aksi yang Impresif.
Adapun penjelasan dari Integrity, Enthusiasm dan Totality sebagai berikut:
1. Integrity adalah adanya keselarasan antara hati, perbuatan dan pikiran sesuai dengan etika/norma sosial dalam memenuhi tanggung jawab yang sudah menjadi komitmennya
2. Enthusiasm merupakan adanya keinginan yang diwujudkan dalam kesungguhan untuk menjadi yang terbaik.
3. Totality merupakan mendedikasikan seluruh potensi dan kemampuan yang dimilikinya untuk mewujudkan yang terbaik.
Practices to be the Winner dari The Telkom Way adalah IFA, yakni Imagine, Focus, Action sekaligus sebagai Key Behaviors. Penjelasan dari Imagine, Focus dan Action adalah adalah sebagai berikut:
26
GAMBAR 3. 3
PRACTICES TO BE THE WINNER (THE TELKOM WAY)
Sumber : https://jobtrenurtika.wordpress.com
1. Imagine adalah praktek berperilaku yang selalu berawal dari akhir (starting from the end) dalam merencanakan dan menjalankan aktivitasnya. Sebuah kerja besar harus dimulai dari mimpi dan cita-cita besar yang hendak dicapai. Praktek ini identik dengan Visi atau Mimpi seorang pemimpin. Ia menggambarkan Desireability (keinginan) bukan Feasibilty (kebiasaan).
2. Focus adalah praktek berperilaku yang selalu mengutamakan yang utama.
Kalau digambarkan bahwa aktivitas yang kita lakukan sebagai sebuah peperangan, maka kita harus memiliki prioritas dalam memenangkan peperangan. Kita harus menetapkan bukit-bukit pertempuran mana saja yang harus dimenangkan untuk memenangkan seluruh peperangan. Fokuskan
27
kekuatan utama dengan mengalokasikan sumber daya sesuai prioritas untuk merebut bukit-bukit utama.
3. Action adalah berperilaku yang selalu menekankan tindakan kongkrit dalam mencapai sebuah hasil. Imagine dan Focus hanya bisa bermuara pada hasil yang nyata jika dikerjakan (Action) atau diimplementasikan dan sekaligus dikontrol.
Visi tanpa aksi itu fantasi, Aksi tanpa Visi sensasi (sesaat). Dalam menjalankan praktek ini kita dituntut untuk selalu belajar dari orang lain (Benchmark) dan meraih kemenangan-kemenangan kecil (Quick Wins) untuk membangun kepercayaan diri dalam menggapai kemenangan.
Dengan terciptanya keselarasan Telkom Corporate Philosophy, Telkom Leadership Architecture dan Telkom Way, maka akan terwujud Philosophy To Be The Best, Priciples To Be The Star, dan Practices To Be The Winner.
GAMBAR 3. 4
LOGO TELKOM INDONESIA
Sumber : https://www.telkom.co.id
28
Seperti halnya sebuah nama, logo organisasi pun memiliki arti atau makna tersendiri. Adapun arti dari logo pada PT Telkom Indonesia ialah:
1. Bentuk Lingkaran
Simbol dari produk dan layanan dalam portofolio bisnis baru telkom yaitu Telecommunication Information, media and education (TIME), Expertise.
2. Tangan Yang Meraih Keluar
Simbol ini mencerminkan pertumbuhan dan ekspansi keluar.
3. Jemari Tangan
Simbol ini memaknai sebuah kecermatan, perhatian, serta kepercayaan dan hubungan erat. Keyakinan dalam tindakan kita, nilai-nilai, dan jaringan yang meningkatkan kepercayaan dan loyalitas.
4. Kombinasi Tangan dan Lingkaran
Simbol dari matahari terbit yang maknanya adalah perubahan dan awal yang baru. Dan terdepan dalam teknologi, pemikiran, produk, dan customer service.
5. Telapak Tangan
Simbol ini mencerminkan kehidupan untuk menggapai masa depan, dan melayani dengan hati setiap kebutuhan dalam segala hal yang kita lakukan untuk kebutuhan stakeholders.
29
Logo Telkom menampilkan warna merah, putih, hitam, dan abu-abu dari warna biru dan kuning pada logo sebelumnya. Filosofi warna logo PT Telkom Indonesia, yaitu:
1. Warna Merah
Melambangkan keberanian, energi, cinta, ulet yang mencerminkan spirit Telkom untuk selalu optimis dan berani dalam menghadapi segala tantangan.
2. Warna Putih
Melambangkan kesucian, kedamaian, cahaya, bersatu yang mencerminkan spirit Telkom untuk memberikan yang terbaik bagi bangsa.
3. Warna Hitam
Melambangkan kemauan keras.
4. Warna Abu
Melambangkan teknologi.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PT Telkom Indonesia Persero Tbk dapat dilihat pada gambar 3.5 dibawah ini:
30
GAMBAR 3. 5
STRUKTUR ORGANISASI TELKOM REGIONAL III
Sumber : PT TELKOM (2021)
GAMBAR 3. 6
STRUKTUR ORGANISASI (UNIT BGES TREG III)
Sumber: PT.TELKOM (2021)
31
3.3 Unit Bidding Management
Adapun unit kerja yang akan penulis jelaskan sebagai berikut:
Bidding Management tugas pokok dan fungsi unit ini adalah merencanakan, mengarahkan atau mengkoordinasikan kebijakan dan program periklanan dan membuat penyusunan kontrak layanan yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Legal lalu dikoordinasikan dengan Mitra Pelaksana. Unit ini memastikan terpenuhinya prinsip Back to Back yaitu mekanisme pembayaran yang berlaku untuk mitra yang bukan anak perusahaan Telkom. Jadi sistem pembayaran mitra bisa dilakukan oleh Telkom setelah pelanggan membayar pada Telkom.
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Selama melaksanakan kerja praktik penulis mengumpulkan data-data yang dilengkapi dengan informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan kerja praktik ini.
Penulis mengumpulkan data dan informasi melalui : 1. Teknik Observasi
Metode observasi ini dilakukan dengan cara peneliti melakukan pengamatan secara langsung selama praktik kerja lapangan. Teknik Observasi yaitu mengadakan pengamatan secara langsung kepada lokasi penelitian untuk mengetahui situasi dan kondisi yang berkaitan dengan objek penelitian (Sugiyono, 2014:291).
32
2. Studi Pustaka
Studi pustaka yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan sumber data dari laporan penelitian berupa buku-buku ilmiah, artikel, dan juga situs web yang berhubungan dengan penelitian. Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku- buku, litertur-literatur, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan (M. Nazir, 1988.11).
3. Teknik Wawancara
Metode wawancara ini dilakukan dengan cara penulis melakukan teknik wawancara secara langsung dengan karyawan mengenai tugas-tugas yang dilakukan di perusahaan tersebut. Wawancara adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang untuk bertukar informasi maupun suatu ide dengan cara tanya jawab, sehingga dapat dikerucutkan menjadi sebuah kesimpulan atau makna dalam topik tertentu (Esternberg (dalam Sugiono, 2015:72).
4. Teknik Dokumen
Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang ada kaitannya dengan perusahaan. Data ini bersumber langsung dari perusahaan tersebut.
Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seorang.
Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan (life histories), ceritera, biografi, peraturan kebijakan. Dokumen yang berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen
33
yang berbentuk karya misalnya karya seni, yang dapat berupa gambar, patung, film dan lain-lain. Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif (M Sugiyono, 2016: 240).
34
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Proses administrasi surat pesanan outbound logistic di unit Bidding Management
Bidding Management adalah Unit yang bertanggung jawab atas pelaksanaan, pengendalian dan pengelolaan bidding di lingkungan Corporate Customer yang diikuti Telkom sejak diterimanya informasi keikutsertaan tender dari unit terkait sampai dengan pemenangannya, didukung oleh fungsi Bidding Offering (BNO) , Business Contract (BLC) dengan Customer, pemenuhan Outbound Logistic (OBL) serta Pengelolaan Customer Premises Equipment (CPE).
Khususnya Outbound Logistic, mempunyai fungsi pengelolaan Mitra pendamping dan Mitra pelaksanaan Outbound Logistic, pengelolaan pemenuhan barang dan jasa Outbound Logistic (Process Procurement pemenuhan barang dan jasa untuk pemenuhan layanan ke Pelanggan), pengelolaan database harga, serta evaluasi Mitra.
35
36
Berikut adalah proses transaksi Outbound Logistic :
KODE PENJELASAN
P0 Justifikasi Izin Prinsip (Komposisi MITRA>60%) P1 Justifikasi Kebutuhan Barang/Jasa
P2 Evaluasi dan Penetapan Calon MITRA Pelaksana P3 SPPH atau Indicative Offering Request
P4 Berita Acara Rapat Pelaksanaan Pekerjaan SPH (Indicative Offering)
P5 Berita Acara Evaluasi Indicative Offering P6 Berita Acara Klarifikasi & Negosiasi (BAKN) P7 Penetapan Calon MITRA Pelaksana
KB/KFS Kontrak Berlangganan dengan Customer P8 Penetapan MITRA Pelaksana
SK Surat Kesanggupan dari MITRA Kerja KL Kontrak Layanan antara TELKOM-MITRA
TABEL 4. 1
PROSES TRANSAKASI OUTBOUND LOGISTIC
Sumber : PT TELKOM (2021)
37
GAMBAR 4. 1
PROSES OUTBOUND LOGISTIC MELALUI SURAT PESANAN Sumber : PT TELKOM (2021)
38
Berikut proses administrasi Outbound Logistic surat pesanan : 1. Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan/atau Jasa
Berdasarkan hasil evaluasi dokumen Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Pengadaan, apabila dalam proses identifikasi kebutuhan Pelanggan Korporat atau rencana penawaran proposal atas inisiatif TELKOM, terdapat kebutuhan barang dan/atau jasa dari Calon Mitra Pelaksana, maka Unit Inisiator wajib membuat Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan/ atau Jasa yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang:
a. Dasar dokumen rujukan
b. Lingkup pekerjaan/Scope of work
c. Spesifikasi teknis dan volume barang dan/ atau jasa yang dibutuhkan (Bill of Quantity)
d. Estimasi waktu penggunaan/target delivery e. Skema bisnis
f. Estimasi harga atau pagu anggaran
Justifikasi kebutuhan pengadaan barang dan/ atau jasa sebagaimana dimaksud angka 1, ditetapkan oleh EVP Unit Bisnis atau EVP Unit Teritori atau pejabat yang ditunjuk sebagaimana diatur pada matriks kewenangan yang merujuk pada kebijakan yang diatur oleh Unit Bisnis.
39
GAMBAR 4. 2
JUSTIFIKASI IZIN PRINSIP
Sumber : PT TELKOM (2021)
2. Pemilihan dan Penetapan Calon Mitra Pelaksana
Proses pemilihan Calon Mitra Pelaksana dilakukan Unit Pelaksana OBL berdasarkan Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan /atau Jasa yang diterima dari Unit Inisiator. Penetapan sebagai Calon Mitra Pelaksana dilakukan melalui proses evaluasi dengan mengacu pada kriteria yang ditetapkan dalam Justifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan atau Jasa, serta
40
aspek-aspek lain yang dinilai penting dalam upaya pemenangan Pengadaan atau keberhasilan proposal.
GAMBAR 4. 3
JUSTIFIKASI KEBUTUHAN BARANG/JASA
Sumber : PT TELKOM (2021)
41
3. Indicative Offering Request
Berdasarkan penetapan Calon Mitra Pelaksana, selanjutnya Unit Pelaksana OBL mengirimkan Indicative Offering Request kepada Calon Mitra Pelaksana.
Indicative Offering Request/Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) memuat informasi tentang:
a) Nama Proyek dan Pelanggan Korporat (bisa disamarkan jika ada pertimbangan lain);
b) Gambaran umum tentang uraian pekerjaan/scope of work (jenis, volume, spesifikasi,dll)
c) Waktu dan tempat acara rapat penjelasan/Aanwijzing (jika diperlukan);
d) Batas waktu berlakunya penawaran (validity);
e) Batas waktu pemasukan dokumen penawaran; dan f) Alamat penyerahan dokumen penawaran.
Indicative Offering Request ditetapkan oleh pejabat setingkat Manager.
42
GAMBAR 4. 4
INDICATIVE OFFERING REQUEST
Sumber : PT TELKOM (2021)
4. Rapat Penjelasan Pengadaan
Rapat Penjelasan Pengadaan dilakukan untuk pengadaan yang sifatnya kompleks atau membutuhkan uraian lingkup pekerjaan/spesifikasi teknis secara detail kepada Calon Mitra Pelaksana. Berita acara rapat penjelasan ditandatangani oleh TELKOM (Unit Pelaksana OBL dan Unit Inisiator) dan wakil Calon Mitra Pelaksana.
43
GAMBAR 4. 5
BERITA ACARA RAPAT PELAKSANAAN PEKERJAAN
Sumber : PT TELKOM (2021)
44
5. Indicative Offering dari Calon Mitra Pelaksana
Berdasarkan Indicative Offering Request dan/ atau Berita Acara Rapat Penjelasan, Calon Mitra Pelaksana wajib menyampaikan Indicative Offering/
Surat Penawaran Harga kepada TELKOM. Indicative Offering ditetapkan atau ditandatangani oleh Direktur Perusahaan sesuai Akta Perusahaan yang berlaku atau pejabat yang diberi kewenangan berdasarkan Surat Kuasa atau peraturan yang berlaku di Perusahaan Calon Mitra Pelaksana.
6. Evaluasi Indicative Offering
Evaluasi dilakukan oleh Unit Pelaksana OBL bersama Unit Inisiator, dengan mempertimbangkan kesesuaian spesifikasi teknis dan volume antara Indicative Offering dari Mitra dengan Indicative Offering Request dan/atau Berita Acara Rapat Penjelasan dalam upaya pemenangan pengadaan atau keberhasilan penawaran/proposal kepada Pelanggan Korporat. Hasil evaluasi atas Indicative Offering dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi Indicative Offering yang ditandatangani oleh wakil Unit Pelaksana OBL dan Unit Inisiator.
45
GAMBAR 4. 6
BERITA ACARA EVALUASI INDICATIVE OFFERING
Sumber : PT TELKOM (2021)
7. Klarifikasi & Negosiasi Indicative Offering
Negosiasi harga dilakukan untuk mendapatkan harga yang terbaik dengan memperhatikan aspek tepat mutu (Quality), tepat /kewajaran harga (Cost), tepat waktu penyerahan (Delivery), dan tepat sumber (Source), dengan memperhatikan harga history (data base harga) barang dan/ atau jasa yang sesuai. Untuk mendapatkan hasil klarifikasi dan negosiasi yang terbaik, Unit
46
pelaksana OBL dapat melibatkan atau berkoordinasi dengan Unit Inisiator atau Unit lain jika dipandang perlu. Hasil klarifikasi dan negosiasi harga dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi yang ditandatangani oleh wakil sah dari Calon Mitra Pelaksana dan Unit Pelaksana OBL.
GAMBAR 4. 7
BERITA ACARA KLARIFIKASI & NEGOSIASI (BAKN) Sumber : PT TELKOM (2021)
47
8. Penetapan Calon Mitra Pelaksana
Penetapan Calon Mitra Pelaksana disampaikan kepada Calon Mitra Pelaksana atau Calon Mitra Pelaksana yang memberikan penawaran terbaik (apabila dilakukan dengan pemilihan langsung), setelah melalui proses evaluasi dokumen indicative offering, klarifikasi dan negosiasi.
48
GAMBAR 4. 8
PENETAPAN CALON MITRA PELAKSANA
Sumber : PT TELKOM (2021)
9. Surat Kesanggupan Melaksanakan Pekerjaan dari Calon Mitra Pelaksana Setelah menerima Surat Penetapan Calon Mitra Pelaksana Pekerjaan, Calon Mitra Pelaksana harus menyampaikan Surat Pernyataan Kesanggupan melaksanakan Pekerjaan yang dibuat di atas kertas berlogo perusahaan dan ditandatangani oleh direktur perusahaan sesuai akta perusahaan yang berlaku atau pejabat yang diberi kewenangan berdasarkan Surat Kuasa atau Peraturan yang berlaku di Perusahaan Calon Mitra Pelaksana, kecuali apabila proses
49
Pengadaan atau penawaran (proposal) kepada Pelanggan Korporat merupakan amandemen pekerjaan maka Surat Pernyataan Kesanggupan diserahkan Calon Mitra Pelaksana setelah Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi ditanda tangani.
GAMBAR 4. 9 SURAT KESANGGUPAN
Sumber : PT TELKOM (2021)
50
10. Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan
Jika dalam proses Pengadaan atau penawaran (proposal) kepada Pelanggan Korporat, TELKOM dinyatakan sebagai pemenang atau pelaksana pekerjaan oleh Pelanggan Korporat, maka Unit Inisiator akan menyampaikan informasi/notifikasi penunjukan TELKOM sebagai Pelaksana Pekerjaan dari Pelanggan Korporat kepada Unit Pelaksana OBL.
Berdasarkan informasi/notifikasi penunjukkan TELKOM sebagai Pelaksana Pengadaan oleh Pelanggan Korporat, Unit Pelaksana OBL membuat Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan sebagai dasar bagi Mitra Pelaksana untuk memulai pekerjaan. Dengan diterbitkannya Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan, Mitra Pelaksana harus tunduk pada syarat-syarat dan ketentuan yang telah disepakati termasuk kewajiban tunduk pada ketentuan- ketentuan yang ditetapkan Pelanggan Korporat. Surat Penetapan Mitra Pelaksana Pekerjaan ditembuskan atau disampaikan kepada Unit Pelaksana Delivery OBL untuk pengawasan lebih lanjut proses delivery pekerjaan yang dilaksanakan oleh Mitra Pelaksana.
51
52
GAMBAR 4. 10 SURAT PESANAN
Sumber : PT TELKOM (2021)
4.2 Analisis Proses Administrasi Outbound Logistic Surat Pesanan
Penulis melaksanakan pengamatan langsung dalam pelaksanaan kerja praktik, sehingga dapat mengetahui pelaksanaan administrasi pengadaan barang/jasa pada Unit Bidding Management, khususnya dalam pelaksanaan administrasi
53
pengadaan barang/jasa dengan metode pengadaan langsung. Selama melaksanakan kegiatan kerja praktik, penulis menganalisis pelaksanaan administrasi pengadaan barang/jasa metode pengadaan langsung. Pada praktik pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan pada PT Telkom Regional III Bandung, telah sesuai dengan teori yang telah disebutkan pada Bab II proses administrasi surat pesanan yaitu :
1. Permintaan barang dari konsumen/pembeli dibuktikan dengan surat pesanan (order) dari calon pembeli
2. Melakukan negosiasi yang dibuktikan dengan adanya notulen yang berisi catatan kesepakatan walaupun masih bersifat sementara sebagai bukti pertemuan
3. Membuat dan menandatanganii surat perjanjian
4. Membuat faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan pihak perusahaan dan konsumen/pembeli
5. Faktur dibuat dalam beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi baik untuk pihak perusahaan maupun pihak konsumen/pembeli
6. Memeriksa kesesuaian barang dagangan sebelum diserahkan kepada konsumen/pembeli. Apabila barang dagangan sudah sesuai dengan pesanan dan standar mutu barang dikirim kepada konsumen/pembeli. Namun, apabila tidak sesuai maka barang dagangan dikembalikan lagi ke gudang
7. Mencocokkan invoice asli dengan salinannya/rangkapnya sebelum menerima pembayaran
54
8. Apabila invoice asli sudah sesuai dengan salinannya maka selanjutnya menerima pembayaran barang
9. Saat menerima pembayaran, periksa dahulu uang tunai yang dibayarkan dengan teliti baik jumlahnya maupun keaslian uang
10. Membuat bukti penerimaan uang atau kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima
11. Mengirimkan barang yang dijual kepada konsumen/pembeli.
Proses administrasi Outbound Logistic melalui surat pesanan di Unit Bidding Management telah sesuai dengan standar operasional prosedur perusahaan dan teori dari Willem Siahaya mengutip dari Business Dictory (2013:3) menyatakan bahwa
“Pengadaan adalah aksi dari mengadakan pencairan dari sesuatu yang dibeli dalam satu sumber pada tujuan. Membeli adalah aksi dari pembelian jasa maupun barang untuk menjadi bagian pengadaan aktivitas dari pencarian penyedia, negosiasi, penentuan harga, dan kesepakatan pengantaran.
Menurut analisa penulis, proses administrasi surat pesanan Outbound Logistic telah sesuai dengan teori tersebut di atas. Secara keseluruhan memiliki struktur yang mudah dimengerti oleh semua karyawan, karena dibuat sedetail mungkin dan perusahaan memiliki buku petunjuk pelaksanaan Outbound Logistic yang dapat digunakan oleh karyawan sebagai pedoman untuk pemenuhan layanan bagi pelanggan.
55
4.3 Pembahasan
Berdasarkan teori yang telah diuraikan, dan hasil analisis penulis selama melaksanakan kerja praktik, proses administrasi surat pesanan outbound logistic dilaksanakan dengan baik sesuai dengan standar operasional prosedur perusahaan.
Langkah-langkahnya pengerjaannya sesuai dengan teori dari Willem Siahaya mengutip dari Business Dictory (2013:3) menyatakan bahwa “Pengadaan adalah aksi dari mengadakan pencairan dari sesuatu yang dibeli dalam satu sumber pada tujuan.
Membeli adalah aksi dari pembelian jasa maupun barang untuk menjadi bagian pengadaan aktifitas dari pencarian penyedia, negosiasi, penentuan harga, dan kesepakatan pengantaran.
56
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Setelah melaksanakan kerja praktik dan mengkaji serta menganalisis permasalahan yang ada khususnya mengenai “Tinjauan Proses Aministrasi Surat Pesanan Outbound Logistic Pada Unit Bidding Management PT Telkom Regional III”
penulis mempunyai simpulan yaitu :
Proses administrasi surat pesanan outbound logistic telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan standar operasional prosedur perusahaan dan sesuai dengan teori dari Willem Siahaya mengutip dari Business Dictory (2013:3) menyatakan bahwa
“Pengadaan adalah aksi dari mengadakan pencairan dari sesuatu yang dibeli dalam satu sumber pada tujuan. Membeli adalah aksi dari pembelian jasa maupun barang untuk menjadi bagian pengadaan aktivitas dari pencarian penyedia, negosiasi, penentuan harga, dan kesepakatan pengantaran. Secara keseluruhan memiliki struktur yang mudah dimengerti oleh semua karyawan, karena dibuat sedetail mungkin dan perusahaan memiliki buku petunjuk pelaksanaan outbound logistic yang dapat digunakan oleh karyawan sebagai pedoman untuk pemenuhan layanan bagi pelanggan.
57
58
5.2 Saran
Berdasarkan hasil pengamatan serta analisis yang telah dilakukan oleh penulis pada unit Bidding Management. Adapun saran yang ingin disampaikan oleh penulis untuk meningkatkan proses administrasi surat pesanan outbound logistic secara efektif dan efisien yaitu:
1. Sebaiknya dalam melakukan pengiriman barang harus lebih teliti agar barang tidak terjadi kerusakan.
2. Memeriksa kembali jumlah yang dipesan dengan teliti agar tidak terjadi kekurangan.
3. Alangkah baiknya perusahaan memperhatikan sarana mesin kantor seperti komputer, printer/scanner dilakukan secara rutin agar proses pengerjaan tugas kantor tidak terhambat dan melakukan perbaikan serta pemeliharaan untuk menunjang proses admiministrasi surat pesanan Outbound Logisitc di Unit Bidding Management.
Demikian simpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan dan menjadi masukan bagi instansi guna mencapai tujuan bersama yang diinginkan.
60
DAFTAR PUSTAKA
Buku, Disertasi dan Jurnal :
Ainin, Q. (2017). Pengaruh Model Cooperative Learning Tipe Course Review Horay (CRH) Terhadap Keaktifan Belajar Siswa (Studi kasus pada siswa kelas X IPS 2 SMA Bina Dharma Bandung Tahun Pelajaran 2016/2017) (Disertasi). FKIP UNPAS).
Budiarto, F. W. (2020). Pengaruh Kesiapan Organisasi, Teknologi Informasi Dan Lingkungan Eksternal Terhadap Adopsi E-Commerce (Siplah) Pada Usaha Penerbit Di Kabupaten Bandung (Disertasi). Universitas Komputer Indonesia).
Evans, J. R., Lindsay, W. M. (2014). An Introduction to Six Sigma and Process Improvement. Austria: Cengage Learning.
Gie, The Liang. (2012). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Handayaningrat, Soewarno. 1992. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta : Cv Haji Masagung.
Hastuti, I. W., & Sulandari, S. (2018). Analisis Inovasi Pelayanan Perizinan Jemput Bola Di Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Dpmptsp) Kabupaten Semarang. Journal of Public Policy and Management Review, 7(4), 43-61.
Jamil, A. Y. (2016). Pengaruh Motivasi Terhadap Kinerja Pegawai Bidang Kepegawaian Dinas Perhubungan Kota Bandung (Disertasi).
Perpustakaan).
Kamaluddin, A. (2017). Administrasi Bisnis Cet.1. Makassar: CV Sah Media.
Marliani, L. MS, 2019. Definisi Administrasi Dalam Berbagai Sudut Pandang. J.
Chem. Inf. Model, 53, 1689-1699.
Pradnya, I. (2020). Prosedur Outbound Barang Pada Gudang Pt. Iron Bird Logistics (Disertasi). Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia Jakarta).
60
