BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa Studi Kasus
4.1.1. Proses Bisnis Department Finance Accounting
Proses bisnis yang berada pada departemen Finance accounting terbagi menjadi beberapa sesuai dengan pembagian kerja. Pembagian kerja tersebut disesuaikan dengan pembagian modul dalam aplikasi ERP Oracle Finance. Pembagian kerja tersebut dimungkinkan karena Oracle Finance sudah terintegrasi antar modul-modulnya. Proses bisnis tersebut digambarkan dalam gambar 4-1.
Gambar 4-1 Integrasi Modul Oracle Finance
4.1.1.1.Account Payables
Transaksi account payables (AP) berkaitan dengan transaksi utang perusahaan. Transaksi ini dibagi menjadi 3 yaitu:
1. Invoice (tagihan) a. Trade
Transaksi trade atau dagang seperti pembelian material, finish goods (barang jadi).
Universitas Indonesia Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014
Universitas Indonesia b. Forwarder
Transaksi forwarder seperti transaksi pada freight in dan freight out, contohnya biaya transportasi pembelian dan penjualan.
c. Others
Transaksi lain-lain yang tidak termasuk trade dan forwarder.
Transaksi trade dan forwarder memberikan sebanyak 70-85 % dokumen tagihan dalam sebulan dimana dalam sebulan bisa mencapai 2000 dokumen tagihan. 2. Prepayment (uang muka)
Uang muka di PASI didefinisikan sebagai pengeluaran uang kas lebih besar sama dengan 1 juta rupiah. Pembayaran uang muka dilakukan dengan transfer.
3. Payment (pembayaran)
Pembayaran dilakukan 2 kali dalam seminggu, dan dilakukan dengan transfer. Pembayaran dilakukan berdasarkan laporan aging dari sistem yang sudah ditentukan dari awal ketika memasukkan data transaksi dalam sistem. Proses bisnis pembayaran ini dapat dilihat pada Gambar C-14.
Untuk proses pencatatan jurnal dilakukan di modul AP, dimana proses tersebut dilakukan pada hari kedua closing period bulanan. Seluruh jurnal yang dibentuk di modul AP akan dikirim ke modul GL. Untuk proses pengiriman jurnal yang dilakukan dari modul AP ke GL dapat dilihat pada Gambar C-1 dan C-3. Untuk proses pencatatan jurnal akuntansi secara detail dapat digambarkan sesuai Lampiran D.
4.1.1.2.Account Receivables
Transaksi account receivables (AR) terdiri dari piutang-piutang usaha dan pembayaran piutang. Pembuatan delivery order dan sales order diatur di dalam sistem yang terpisah. Sehingga data-data transaksi tersebut perlu diberikan kepada Departemen Finance Accounting untuk dicatat dalam sistem.
Universitas Indonesia Transaksi yang belum diketahui nomor tagihan piutangnya disebut sebagai unapplied receipt. Kondisi dimana penerimaan kelebihan dari yang seharusnya disebut sebagai over receipt, sehingga transaksi yang kelebihan tersebut dicatat sebagai on account.
Transaksi pada modul AR terbagi menjadi 2 yaitu: 1. AR Non Trade
Transaksi penerimaan yang tidak berasal dari proses jual beli dari produk yang dihasilkan oleh proses produksi. Data transaksi tersebut didapat dari bagian Finance.
2. AR Trade
Transaksi penerimaan yang berasala dari proses jual beli dari produk yang dihasilkan proses produksi. Data transaksi tersebut berasal dari pelanggan, gudang, dan bagian pengadaan. Data yang ada diolah untuk menjadi laporan penjualan. Proses pencatatan jurnal dilakukan di modul AR, dimana keseluruhan jurnal akan dikirim ke modul GL. Proses pencatatan jurnal akuntansi bisa dilihat pada lampiran D. Modul AR terintegrasi dengan modul GL dimana proses pengiriman jurnal akuntasi terjadi lewat proses journal import yang dilakukan oleh sistem. Proses ini dapat ditunjukkan pada Gambar C-3, adapun integrasi ditunjukkan lewat Gambar C-1.
4.1.1.3.Fixed Asset
Modul Fixed Asset atau biasa disebut dengan FA terintegrasi juga dengan modul GL. Integrasi modul ini dapat dilihat pada Gambar C-2. Untuk pengelolaan aset di PASI dibagi menjadi beberapa proses yaitu:
1. Penambahan Aset
Penambahan aset dimulai dari pembelian aset dimana tagihan dicatat di AP (account payables). Lalu dilakukan proses mass addition create oleh sistem untuk mengirim data ke modul aset. Setiap data aset yang masih baru diatur di modul
Universitas Indonesia aset dan dilengkapi data-datanya. Setelah lengkap maka dilakukan proses post mass addition. Saat proses post mass addition tersebut dilakukan maka aset mendapat penomoran secara otomatis oleh sistem dan diakui perolehannya. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-10.
2. Penyusutan Aset
Penyusutan aset dilakukan setiap bulan menjelang tutup buku bulanan. Penyusutan tersebut dihitung secara otomatis dalam sistem. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-11.
3. Pembuangan Aset
Pembuangan aset atau bisa disebut dengan asset disposal atau asset retirement terjadi karena umur manfaat dari aset tersebut sudah habis. Peristiwa tersebut juga terjadi karena adanya aset yang hilang atau terkena kebakaran. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-12.
4. Transfer Aset
Peristiwa transfer aset terjadi jikalau ada perpindahan aset antar departemen atau cost center. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-13.
5. Penyesuaian Nilai Perolehan Aset
Penyesuaian nilai perolehan aset dilakukan ketika ada penambahan atau pengurangan nilai perolehan aset. Penambahan atau pengurangan terjadi dalam sistem jikalau ada penambahan aset atau pengurangan aset.
4.1.1.4.General Ledger
General Ledger (GL) merupakan modul yang berperan sebagai muara dari semua jurnal yang terbentuk di masing-masing modul. Untuk pencatatan yang tidak dilakukan di modul AP, AR, dan FA dilakukan di GL. Pencatatan tersebut meliputi:
1. Jurnal Memorial / Manual
Universitas Indonesia Pencatatan jurnal yang dilakukan secara manual tiap bulanan yang dilakukan karena ada penyesuaian pencatatan laporan keuangan, jurnal amortisasi, jurnal pembiayaan, jurnal penyesuaian hasil audit.
2. Revaluasi
Proses ini dilakukan karena transaksi yang dicatat dalam mata uang asing dan lewat proses ini dapat diketahui nilai dari unrealized gain or loss.
3. Budgeting
Pencatatan budget dalam sistem diperlukan untuk mengetahui realisasi yang terjadi dan dibandingkan dengan budget yang sudah direncanakan atau dialokasikan. Penyusunan budget atau anggaran di PASI menggunakan fitur Budget Journals yang disediakan oleh sistem. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-9.
Secara keseluruhan proses pencatatan transaksi dan pengelolaan laporan keuangan seperti laporan neraca saldo dan laporan laba rugi dapat dilihat pada Lampiran D. Seluruh proses pencatatan transaksi baik pencatatan piutang usaha, utang usaha serta pembayaran baik dari pelanggan atau pemasok dilakukan di modul AR dan AP. Sistem akan melakukan accounting process dimana proses yang terjadi adalah pembuatan jurnal atas setiap transaksi yang dicatat. Keseluruhan jurnal tersebut akan dikirim ke modul GL.
Pada modul FA, setiap transaksi yang dicatat akan menghasilkan jurnal juga melalui peristiwa accounting process yang akan dilakukan oleh sistem. Semua jurnal yang terbentuk akan terkirim ke modul GL.