Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari system lama ke sistem baru. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika Konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem baru (konversi sistem) hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi perusahaan. Fenomena kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi yaitu : 1) Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design. 2) Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian.
3) Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software),
meliputi kegiatan :
a. Developmental (error testing per modul oleh programmer).
b. Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester).
c. Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya).
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut sebelum konversi dilakukan akan mampu meminimalisir kesalahan dalam melakukan konversi sistem.
II.2 Pelaksanaan Konversi Sistem Informasi
Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat tidak baik bagi perusahaan, hal ini terjadi karena beberapa hal antara lain : 1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.
2. sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
6. Tingkat kematangan dan penguasaan perusahaan terhadap IT masih rendah. Hal-hal tersebut terjadi karena adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi suatu keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa :
2. Kultural (perilaku, pola pikir, komitment).
3.Politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management).
Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling menyalahkan di dalam tubuh perusahaan, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti IT itu sendiri.
Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat dihindari yaitu :
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang IT sedikit, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan IT ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
1. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak- dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan. 4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama,
identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja dalam mencapai tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.
II.3 Metode-Metode Konversi Sistem Informasi Terdapat empat metode konversi sistem, informasi yaitu : 1. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru.. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem
lama.
Asumsi dari penggunaan sistem ini adalah :
1. Data sistem yang lama bias digantikan sistem yang baru 2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan dari sistem konversi langsung ini adalah sistem ini relatif murah, namun memiliki tingkat resiko kegagalan yang cukup besar.
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Kelebihan dari sistem ini yaitu merupakan pendekatan yang paling aman sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Besarnya biaya dikeluarkan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi Bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru tersebut kan dipasangkan lagi untuk mengganti modul- modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Kelebihan dari sistem konversi ini yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimalisir, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya serapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat didalam internal perusahaan, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
Sistem konversi ini dianggap lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan
metode Konversi Pilot, maka hanya sebagian dari perusahaan yang mencoba mengembangkan sistem baru. Jika metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi perusahaan.
II.4 Pelaksanaan Tehnis Konversi File Data
Keberhasilan konversi sistem informasi sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem mempersiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :
1. Format file tersebut 2. Isi file tersebut
3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan
Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file yaitu :
1. Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas.
2. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
Konversi File Total :
Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru penggabungan item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi:
a. File Master
Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem. b. File Transaksi
File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.
c. File Index
File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru diciptakan kapan saja saat file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.
d. File Tabel
sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
e. File Backup
Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.
Konversi File Gradual :
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng- update-an record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru. Tahap akhir dalam siklus pengembangan sistem yaitu melibatkan pengintegrasian semua komponen rancangan sistem termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke operasi.
Rencana Implementasi
Adalah formulasi detail dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada
Kompleksitas proyek). Team Implementasi :
a. Profesional sistem yang merancang sistem b. Para manajer dan beberapa staff c. Perwakilan Vendor
d. Pemakai Primer e. Pengkode f. Teknisi
Bagian Pokok Implementasi Diperlukan : a. Persiapan tempat
b. Pelatihan personil
c. Persiapan/pembuatan dokumentasi d. Konversi file & sistem
e. Peninjauan Pasca Implementasi Persiapan tempat untuk pelaksanaan yaitu :
1. Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan – Micro, mini atau mainframe)
2. Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat
personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis
3. Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor) Pelatihan Personil
Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar. Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.
Yang perlu diberi pelatihan :
• Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tsb. • Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
• Manajer Umum
• (Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem)
Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :
Cakupan pelatihan :
• Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.
Program Pelatihan : • Pelatihan In house
• Pelatihan yang disediakan oleh vendor • Jasa pelatihan luar
Teknik dan Alat bantu pelatihan : • Teleconferencing
• Perangkat lunak pelatihan interaktif • Pelatihan dengan instruktur • Pelatihan magang • Manual prosedur • Buku teks
Perangkat lunak pelatihan interaktif : • CBT (Computer-Based Training) • ABT (Audio-Based Training) • VBT (Video-Based Training) • VOD (Video-Optical Disk) Persiapan Dokumen
Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)
Tujuan Dokumentasi : 1. Pelatihan 2. Penginstruksian 3. Pengkomunikasian 4. Penetapan standart kinerja 5. Pemeliharaan sistem 6. Referensi historis
Empat Area Utama Dokumentasi : 1. Dokumentasi Pemakai
2. Dokumentasi Sistem 3. Dokumentasi Perangkat Lunak 4. Dokumentasi Operasi