STMIK DIPANEGARA
MAKASSAR
Informasi Dan Proses Bisnis
kelompok 8
Nama:
Gigih Dwinanda Saputra (161220)
Ita Wardiana (161229)
-
Wahyu Ramadhan (161203)
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya lah
kami dapat menyelesaikan
TUGAS BESAR INFORMASI DAN
PROSES BISNIS
ini sebatas pengetahuan dan kemampuan
yang kami dimiliki. Dan juga kami berterima kasih pada ibu
Rismayani s.kom M.T selaku Dosen mata kuliah informasi dan
proses bisnis yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka
menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai penjualan.
Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam tugas ini terdapat
kekurangan-kekurangan dan jauh dari apa yang kami harapkan.
Untuk itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi
perbaikan di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu
yang sempurna tanpa sarana yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun
yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat
berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya.
Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata
yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang
membangun demi perbaikan di masa depan.
Makassar, Mei 2017
UCAPAN TERIMA KASIH
Assalamu alaikum Wr.Wrb
Makalah ini disusun untuk memenuhi suatu Tugas besar
yang di berikan oleh matakuliah Informasi Pengantar Bisnis Dengan
selesainya tugas ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada ibu
Rismayani S.kom, M.T atas kesabaran.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada blog/web jurnal
ilmiah yang telah membantu memberikan kemudahan dalam
pengumpulan data. Terima kasih kepada anggota yang telah
membantu dalam pekerjaan tugas ini
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan
dapat diterima oleh ibu selaku dosen pemberi tugas ini
Wassalamu alaikum wr.wrb
Makassar, 05 Juni 2017
DAFTAR ISI
Hal
Kata pengantar……….. i
Ucapan terima kasih………. ii
Daftar isi………
iii
BAB I Pendahuluan
-
Latar belakang……….
1
-
Rumusan masalah………...
3
-
Tujuan masalah………..
3
BAB II Pembahasan
-
Proses bisnis………
4
Proses Bisnis SDM………...
13
Proses Bisnis Keuangan………..
25
Proses Bisnis Konversi………
27
-
Prinsip-Prinsip Bisnis……….
34
-
Komponen – Komponen Bisnis……….
38
-
Contoh kasus……….
41
-
Saran………..
49
Daftar Pustaka………
50
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
Davenport (1993) [1] mendefinisikan proses bisnis sebagai:
“aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.”
Definisi dari Hammer dan Champy’s (1993) [2] bisa dianggap merupakan turunan dari
definisi Davenport. Mereka mendefinisikan proses sebagai
“kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan output yang bermanfaat/bernilai bagi pelanggan”
1. Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis
2. Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.
Banyak proses bisnis yang terikat dengan wilayah fungsional tertentu. Contohnya pada wilayah fungsional keuangan dan akuntansi, proses bisnisnya meliputi membayar kreditor, membuat laporan keuangan, dan mengelola akun kas. Keseluruhan proses tersebut membutuhkan sistem informasi untuk menjadi lebih efisien.
Contoh kongkrit, hampir semua bisnis memiliki cara untuk mempekerjakan karyawannya. Proses mempekerjakan karyawan inilah yang disebut dengan proses bisnis dalam pengertian bahwa hal ini adalah seperangkat aktivitas yang digunakan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan baru.
Lebih jauh lagi, kinerja perusahaan tergantung kepada seberapa baik proses bisnisdirancang dan dikoordinasikan. Banyak proses Bisnis yang terkait dengan wilayah fungsional tertentu, sebagai contoh, fungsi penjualan dan pemasaran akan bertanggungjawab untuk mempekerjakan
Contoh Proses Bisnis Fungsional • Wilayah Fungsional Proses Bisnis
• Manufaktur dan Produksi Menggabungkan Produk • Mengecek Kualitas
• Membuat tagihan Bahan Baku
• Penjualan dan pemasaran Mengenali Pelanggan • Membuat pelanggan sadar akan produk • Menjual produk
• Keuangan dan akutansi Membayar Kreditor • Membuat laporan keuangan
• Mengeola Akun kas
• Sumber daya Manusia Mempekerjakan Pelanggan • Mengevaluasi Kinerja pekerjaan karyawan • Melibatkan karyawan pada rencana manfaat
Bagaimana tepatnya sistem informasi meningkatkan proses bisnis? Dua cara yang utama adalah : meningkatkan efesiensi proses yang telah ada dan
Cara utama sistem informasi meningkatkan proses bisnis adalah meningkatkan efesiensi proses yang telah ada dan memungkinkan keseluruhan proses baru yang memungkinkan merubah bisnis.
2. Rumusan masalah
Bagaimana proses bisnis pada bagian SDM?
Bagaimana proses bisnis pada bagian Keuangan?
Bagaimana proses bisnis pada bagian konversi?
Apa saja prinsip-prinsip solusi bisnis ?
Apa saja komponen pada bisnis ?
3.
Tujuan masalah
Kita dapat mengetahui proses bisnis pada bagian sdm
Kita dapat mengetahui proses bisnis pada bagian keuangan
Kita dapat mengetahui proses bisnis pada bagian konversi
Dapat mengetahui apa saja prinsip-prisip pada solusi bisnis
BAB II
PEMBAHASAN
1. Proses Bisnis SDM, KEUANGAN, KONVERSI
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
Davenport (1993) [1] mendefinisikan proses bisnis sebagai:
“aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.”
Definisi dari Hammer dan Champy’s (1993) [2] bisa dianggap merupakan turunan dari
definisi Davenport. Mereka mendefinisikan proses sebagai
“kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan output yang bermanfaat/bernilai bagi pelanggan”
1. Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis
2. Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
3. Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.
Prose bisnis mengacu kepada metode dimana pekerjaan dikelola, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk memproduksi produk atau jasa yang bernilai.
Proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku, informasi dan pengetahuan seperangkat aktifitas. Proses bisnis juga mengacu kepada cara unik dimana manajemen untuk memilih mengoordinasikan pekerjaan.
Salah satu tujuan utama dari sistem informasi adalah untuk memungkinkan proses bisnis yang sangat efisien. Kinerja perusahaan tergantung kepada seberapa baik proses bisnis dirancang dan dikoordinasikan.
Banyak proses bisnis yang terikat dengan wilayah fungsional tertentu. Contohnya pada wilayah fungsional keuangan dan akuntansi, proses bisnisnya meliputi membayar kreditor, membuat laporan keuangan, dan mengelola akun kas. Keseluruhan proses tersebut membutuhkan sistem informasi untuk menjadi lebih efisien
proses yang telah ada dan memungkinkan keseluruhan proses baru yang memungkinkan merubah bisnis.
Sistem informasi mengotomatiskan banyak tahap pada proses bisnisyang sebelumnya dilakukan secara manual. Teknologi baru dapat mengubah arus informasi,
menggantikan langkah berurutan dengan tugas yang dapat dilakukan bersamaan secara paralel, dan menghilangkan penundaan pada pembuatan keputusan. Informasi dapat mengubah cara bisnis bekerja dan mendorong model bisnis yang sepenuhnya baru.
Dengan melakukan analsis proses bisnis kita dapat mengerti bagaimana untuk mengubah bisnis agar menjadi lebih efisien atau efektif.
JENIS SISTEM INFORMASI BISNIS
Bisnis memliki 10 atau bahkan ratusan proses bisnis yang berbeda, karena terdapat orang-orang, keahlian, dan tingkatan yang berbeda pada organisasi.
Melihat pada seluruh sistem yang berbeda dari dua sudut pandang yaitu sudut pandang fungsional yang mengenali sistem berdasarkan fungsi bisnis utama, dan sudut pandang pilihan yang mengenali sistem sebagai kelompok organisasi utama yang dilayaninya.
1.SISTEM DARI SUDUT PANDANG FUNGSIONAL
bisnis. Sistem ini terletak pada departemen khusus, seperti akuntansi, pemasaran dan penjualan, produksi, dan sumber daya manusia.
Contoh sistem informasi penjualan dan pemasaran yaitu sistem pemrosesan pesanan dengan gambaran memasukkan, memproses dan melacak pesanan. Dengan kelompok yang dilayani adalah manajemen operasional dan karyawan.
2.SISTEM PENJUALAN DAN PEMASARAN
Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung jawab dalam menjual produk atau jasa organisasi. Pemasaran mengenali pelanggan produk atau jasa perusahaan,
menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan, merencanakan dan
mengembangkan produk, dan mengiklankan serta mempromosikan produk dan jasa tersebut. Penjualan berkaitan dengan menghubungi pelanggan, menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan melanjutkan penjualan.
Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen senior untuk mengawasi pergerakan yang mempengaruhi produk baru dan kesempatan penjualan, mendukung perencanaan untuk produk dan jasa yang baru, dan mengawasi kinerja pesaing. Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen menengah dengan mendukung penelitian pasardan dengan menganalisis kampanye periklanan dan promosi, keputusan penetapan harga, dan kinerja penjualan.
Contoh sistem informasi penjualan yaitu sistem menangkap data penjualan pada saat penjualan terjadi guna membantu perusahaan mengawasi transaksi penjualan dan menyediakan informasi untuk membantu manajemen menganalisa tren penjualan dan efektivitas kampanye pemasaran.
3.SISTEM MANUFAKTUR DAN PRODUKSI
Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas produksi, penetapan sasaran produksi, dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir.
Kebanyakan sistem manufaktur dan produksi menggunakan sejenis sistem persediaan. Sistem membuat laporan yang memberikan informasi mengenai hal-hal seperti jumlah setiap barang yang tersedia, jumlah unit dari setiap barang untuk dipesan kembali, atau barang pada persediaan yang harus diisi kembali. Sehingga perusahaan dapat menggunakan formula untuk menghitung kuantitas yang paling tidak mahal untuk dipesan kembali yang disebut dengan jumlah pemesanan ekonomis (economic order quantity).
4.SISTEM KEUANGAN DAN AKUNTANSI
Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola asset keuangan perusahaan seperti uang tunai, obligasi dan investasi lainnya untuk memaksimalkan pengembalian atas asset ini.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan –penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian- untuk menghitung arus dana dalam perusahaan.
Manajemen senior menggunakan sistem keuangan dan akuntansi untuk menetapkan sasaran investasi jangka panjang untuk perusahaan dan untuk memberikan peramalan jangka panjang mengenai kinerja keuangan perusahaan. Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem keuangan dan akuntansi untuk mengamati dan mengendalikan sumber daya keuangan perusahaan.
5.SISTEM SUMBER DAYA MANUSIA
mendukung aktifitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada, dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.
Sistem sumber daya manusia membantu manajemen senior mengenali kebutuhan sumber daya manusia untuk memenuhi rencana bisnis jangka panjang perusahaan. Manajemen tingkat menengah menggunkan sisitem ini untuk memonitor dan menganalisis perekrutan, penempatan dan kompensasi karyawan.
6.SISTEM DARI SUDUT PANDANG KONSTITUEN
Sistem dari sudut pandang konstituen , merupakan sudut pandang yang memeriksa sistem dalam bentuk beragam tingkatan manajemen dan jenis keputusan yang didukungnya. Sertiap tingkatan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda sesuai dengan tanggung jawab yang berbeda. Dan masing-masing dapat dilihat sebagai pilihan informasi utama.
1)SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
Sebuah Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan pengiriman.
Tujuan utama sistem ini adalah unuk menjawab pertanyaan rutindan untuk melacak arus transaksi yang melalui organisasi. Manajer membutuhkan TPS untuk memonitor status operasi internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. 2)SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi. Data transaksi dasar dari TPS dipadatkan dan biasanya disajikan pada laporan yang dibuat berdasarkan jadwal yang teratur. SIM menyediakan laporan kinerja terbaru perusahaan kepada manejer tingkat menengah Informasi ini digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan bisnis dan memperediksi kinerja masa depan. SIM merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi.
Sistem Pendukung Keputusan (ESS) menunjang pembuatan keputusan yang tidak rutin untuk manajemen tingkat menengah. Sistem ini berfokus pada masalah yang unik dan cepat berubah, dimana prosedur untuk mendapatkan solusi belum tentu ditentukan sebelumnya.
Sistem Pendukung Eksekutif
Sistem pendukung keputusan (ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan ini. ESS menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan evaluasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi. ESS menyediakan perhitungan umum dan kapasitas komunikasi yang dapat diterapkan pada berbagai perubahan masalah.
ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, seperti hokum pajak yang baru atau pesaing, tetapi system ini juga menggambarkan rangkuman informasi dari SIM dan DSS internal, system ini menyaring, memadatkan, dan melacak data penting, menampilkan data dengan kepentingan terbesar bagi manajer senior.
yang dipersonalisasi dan terintergrasi.
3. SISTEM YANG MELINGKUPI PERUSAHAAN Aplikasi Perusahaan
Aplikasi perusahaan yang merupakan sistem yang melingkupi area fungsional, berfokus pada menjalankan proses bisnis di dalam proses bisnis, dan temasuk seluruh tingkatan manajemen. Aplikasi perusahaan membantu bisnis untuk menjadi lebih fleksibel dan produktuf dengan mengoordinasikan proses bisnis dengan lebih dekat dan mengintergrasikan sekelompok proses agar mereka berfokus pada pengelolaan sumber daya yang efisien dan pelayanan pelanggan.
Terdapat empat aplikasi perusahaan utama: sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem pengelolaan hubungan pelanggan, dan sistem pengelolaan pengetahuan. Setiap aplikasi perusahaan ini menyatukan seperangkat fungsi dan proses bisnis terkait untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. • Sistem Perusahaan
Sistem perusahaan (enterprise system), yang juga dikenal sebagai sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning – ERP), menyelesaikan masalah ini dengan mengumpulkan data dari beragam proses bisnis inti pada manufaktur produksi, keuangan, dan akutansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia dan menyimpan data pada penyimpanan data pusat tunggal. Hal ini memungkinkan bagi informasi yang sebelumnya terpecah pada sistem-sistem yang berbeda untuk dibagikan keseluruh perusahaan dan untuk bagian bisnis yang berbeda untuk bekerja lebih dekat lagi bersama.
• Sistem Manajemen Rantai Pasokan
Sistem manajemen rantai pasokan ( supply chain management-SCM) membantu bisnis membangun hubungan dengan pemasok mereka. Sistem ini menyediakan inforamsi untuk membantu pemasok , prusahaan pembeli, distributor, dan perusahaan logistic untuk berbagi informasi mengenai pemesanan, produksi, tingkat persediaan, dan pengantara produk dan jasa agar mereka dapat mencari sumber, memproduksi, dn mengirimkan barang dan jasa dengan efisien.
Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan jumlah produk yang tepat dari sumber mereka menuju titik konsumsi dengan jumlah waktu tersingkat dan dengan biaya terendah.
• Sistem Manajemen hubungan pelanggan
Sistem manajemen hubungan pelanggan ( costumer relationship management- CRM) membantu perusahaan mengelola hubungannya dengan pelanggan. Sistem CRM menyediakan informasi untuk mengkoordinasikan seluruh proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dengan pelanggan dalam hal penjualan, pemasaran, dan pelayanan untuk mengoptimalkan pendapatan, kepuasan pelanggan, dan mempertahankan pelanggan. Informasi ini membantu perusahaqan menngenali, menarih dan mempertahankan pelanggan yang palinng menguntungkan:
menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan yang ada: dan diharapkan meningkatkan penjualan.
• Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan ( knowledge management system-KMS)
memungkinkan organisasi untuk lebih baik dalam mengelola proses pemerolehan dan penerapan pengetahuan dan keahlian.
ke sumber pengetahuan eksternal. 4. INTRANET DAN EKSTRANET
Intranet dan ekstranet lebih merupakan dasar teknologi dibandingkan aplikasi tertentu, tetapi pantas disebutkan disini sebagai salah satu peralatan yang digunakan perusahaan untuk meningkatkan integrasi dan untuk mempercepat arus informasi di dalam perusahaan, dan dengan pelanggan dan pemasok.
Intranet adalah jaringan internal yang dibangun dengan peralatan yang dan standard komunikasi yang sama dengan internet dan dibangun untuk distribusi informasisecara internal kepada karyawan, dan sebagai penyimpan kebijakan, program dan data perusahaan.
Ekstranet adalah intranet yang diperpanjang kepada pengguna yang diizinkan dluar perusahaan.
5. E-BUSINESS, E-COMMERCE, DAN E-GOVERNMENT
Bisnis elektronik, atau e-business, mengacu kepada penggunaan teknologi digital an internet untuk menjalankan proses bisnis utama pada perusahaan. E-business termasuk aktifitas untuk pengelolaan internal perusahaan dan untuk koordinasi dengan pemasok dan rekan bisnis lainnya. Hal ini juga termasuk perdagangan elektronik, atau e-commerce.
E-comerce adalah bagian dari e-business yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet. Hal ini juga meliputi aktivitas yang menunjang transaksi pasar tersebut, seperti periklanan, pemasran, dukungan pelanggan, keamanan, pengiriman dan pembayaran.
Teknologi yang berhubungan dengan e-business juga telah membawa perusahaan serupa pada sector public. Pemerintah pada setiap tingkat pengguna teknologi internet untuk menyampaikan informasi dan pelayanan kepada masyarakat, karyawan, dan bisnis yang bekerja pada mereka.
E-government mengacu kepada aplikasi internet dan teknologi jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan pemerintah dan agen sector public dengan masyarakat, bisnis dan perpanjangan pemerintah lainnya. Selain untuk meningkatkan pelayanan pemerintah , e-government dapat membuat operasi pemerintah lebih evisien dan juga memberdayakan masyarakat dengan memberdayakan masyarakat dengan memberikan mereka akses yang lebih mudah keinformasi dan kemampuan untuk berhubungan secara elektronik dengan masyarakat lainnya.
6. FUNGSI SISTEM INFORMASI PADA BISNIS Departemen Sistem informasi
Departemen Sistem Informasi (information system department) adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab atas jasa teknologi informasi. Departemen sistem informasi bertanggung jawab untuk memelihara peranti keras, peranti linak, menyimpan data dan jaringan yang mengatur infrastruktur teknologi informasi perusahaan.
Departemen sistem informasi terdiri atas specialis, seperti programmer (programmer) analis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi sistem.
Programmer adalah specialis teknik yang sangat terlatih yang menulus intruksi peranti lunak untuk computer. Analis sistem (system analyst) termasuk penghubung utama antara kelompok sistem informasi dengan seluruh organisasi.merupakan pekerjaan analis sistem untuk menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis menjadi kebutuhan informasi dan sistem.
telekomunikasi dan specialis data.manajer ini juga merupakan pengelola staf pengoperasian komputer dan staf yang memasukkan data juga spesialis eksternal. Pada banyak perusahaan departemen sistem informasi dikepalai oleh direktur informasi (chief information officer-CIO). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi pada perusahaan.
Pengguna akhir (End user) adalah perwakilan-perwakilan departemen diluar kelompok sistem informasi, dan aplikasi dikembangkan untuk pengguna akhir. 7. PRAKTIK APLIKASI SIM
Proyek pada bagian ini memberikan anda pengalamna langsung menganalisis data keuangan dan penjualan perusahaan untuk menilai kinerja bisnis dan profitabilitas, menggunakan spreadsheet untuk meningkatkan pembuatan keputusan pemasok, dan mengunakan peranti lunak internet untuk merencanakan rute transportasi yang efisien.
• Menganalisis Kinerja Keuangan
• Memperbaiki Proses Pengambilan Keputusan : Menggunakan Spreadsheet untuk memilih Pemasok
• Mencapai Keunggulan Operasional : Penggunaan Peranti Lunak Internet Untuk Merencanakan Rute Transportasi Yang Efisien
Sumber: Bab 2.E-Busines Globa: Bagaiamana Bisnis Menggunkan Sistem Informasi .Kenne C. Laudon dan Jane P. Laudon.2012.Sistem Informasi Manajeme.Salemba Empat
- PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS SAAT INI
1.Bagaimana Sistem Informasi Mengubah Bisnis
Perubahan besar terjadi di pasar media. Lebih dari 35 juta orang membaca berita di Internet yang telah meyebabkan jumlah pembaca surat kabar terus meurun. Tiga puluh juta orang Amerika kini membaca blog, dan 8 juta orang menulis blog yang menciptakan ledakan penulis-penulis baru dan bentuk baru dari umpan balik pelanggan yang tidak terjadi lima tahun lalu
2.Kesempatan Menuju Globalitas
Pertumbuhan persentasi dari ekonomi Amerika dan ekonomi industri maju di eropa dan asia tergantung pada ekspor dan impor. Perdangan luar negeri, baik ekspor maupun impor tercatat sebesar lebih dari 25% dari barang dan jasa yang diproduksi di Amerika, terlebih lagi di negara seperti jepang dan jerman
3.Berkembangnya Perusahaan Digital
4.Tujuan Bisnis Strategis Sistem Informasi
Hampir tidak ada dibayangkan bagaimana seluruh sektor ekonomi tanpa mereka melakukan investasi penting pada sistem informasinya. Perusahaan e-commerce seperti Amazon, eBay, Google, dan E*Trade sepertinya tidak akan ada lagi.
a.Keunggulan Operasional
Perusahaan terus melakukan perbaikan efisiensi operasi mereka dengan tujuan mencapai profitablitas yang lebih tinggi. Sistem dan teknologi informasi adalah beberapa perangkat penting yang tersedia bagi manajer untuk mencapai tingkat efisiensi dan profuktivitas yang lebih tinggi dalam operasi bisnis, khususnya saat digabungkan dengan perubahan dalam praktik bisnis dan perulaku manajemen
b.Produk, Jasa, dan Model Bisnis Baru
Teknologi dan sistem informasi merupakan alat penting bagi perusahaan untuk menciptakan produk dan jasa baru sebagaimana model bisnis yang benar-benar baru. Model bisnis merupakan cara perusahaan memproduksi, menyampaikan dan menjual produk atau jasa untuk menciptakan keuntungan
c.Hubungan Pelanggan dan Pemasok
Jika bisnis memahami dan melayani para pelanggannya dengan baik, memahami bagaimana mereka ingin dilayanim pelanggan biasanya akan kembali dan membeli lebih banyak.
d.Pengambilan Keputusan yang Semakin Baik
Banyak manajer bisnis berjalan dalam sumber informasi yang tidak jelas, hampir tidak pernah memiliki informasi tepat pada saat yang tepat bagi pengambilan keputusan.
e.Keunggulan Kompetitif
Mungkin tidak ada perusahaan di Amerika yang menunjukkan karakteristik menuju keunggulan kompetitif lebih dibandingkan Dell Komputer. Dalam priode penurunan harga PC sebesar 25% per tahun yang menyebabkan kerugian bagi banyak produsen, Dell komputer menunjukkan profitabilitas yang konsisten selama jangka waktu usia perusahaan yaitu 25 tahun.
Ada ba yam peraturan dan undang-udang pemerintah federal dan nasional yang menciptakan kewajiban legal bagi perusahaan dan karyawannya untuk menyumpan catatan, termasuk pencatatan secara digital
- PERSPEKTIF DALAM SISTEM INFORMASI
1. Apa itu Sistem Informasi ?
Sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekunpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.
2. Dimensi Sistem Informasi
a. Organisasi
Organisasi memiliki struktur yang terdiri atas tindakan dan keahlian yang berbeda. Struktur biasanya akan menggambarkan dengan jelas pembagian kerja. Wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan bisnis diorganisasikan sebagai suatu hierarki atau struktur piramida dan wewenang dan tanggung jawab.
b.Manajemen
Tugas manajemen adalah untuk berusaha memahami banya keadaan yang dihadapi oleh organisasi, mengambil keputusan, dan merumuskan rencana kegiatan untuk memecahkan permasalahan organisasi
c.Teknologi
Teknologi informasi adalah satu dari banyak alat yang digunakan manajer untuk menghadapi perubahan.
- INI BUKAN SEKEDAR TEKNOLOGI : SEBUAH PERSPEKTIF BISNIS ATAS SISTEM INFORMASI
Dari perspektif bisnis, sistem informasi merupakan bagian dari rentetan kegiatan menambah nilai untuk mendapatkan, mengubah, dan menyebarkan informasi yang dapat digunakan manajer untuk menungkatkan pengambilan keputusan,
- ASET KOMPLEMENTER : MODAL ORGANISASI DAN MODEL BISNIS YANG TEPAT
Aset komplementer merupakan aset-aset yang dibutuhkan untuk mendapatkan nilai dari investasi utamanya. Yang termasuk ke dalam aset-aset komplementer ini, yaitu: (1) aset organisasi seperti model bisnis yang tepat, proses bisnis yang efisien, dsb., (2) aset manajerial seperti insentif atas motivasi mnajemen, kerja tim dan lingkungan kerja yang kolaboratif, dsb., (3) aset sosial seprti infrastruktur internet dan
telekomunikasi, hukum dan peraturan, dan standar.
- PENDEKATAN KONTEMPORER TERHADAP SISTEM INFORMASI
Sistem informasi tetap membutuhkan substansi sosial, organisasi, dan investasi intelektual untuk bisa berjalan dengan layak walaupun sistem ini terdiri dari mesi dan teknologi fisik. Berikut merupakan pendekatan kontemporer terhadap sistem informasi, yaitu:
1. Pendekatan Teknis
Pendekatan ini menekankan model matematika untuk mempelajari sistem informasi, serta penekanan pada teknologi secara fisik dan kemampuan format dari sistem tersebut. Disiplin ilmu yang berkontribusi adalah ilmu komputer, metode kuantitatif, dan riset operasi.
2. Pendekatan Perilaku
Pendekatan perilaku sebenarnya tidak mengabaikan teknologi, teknologi sistem informasi sering menjadi penyebab bagi permasalahan atau isu perilaku. Pendekatan prilaku berkonsentrasi pada perubahan tingkah laku, kebijakan manajemen dan organisasi, dan perilaku.
3. Pendekatan Buku Ini: Sistem Sosioteknis
Dalam perspektif sosioteknis, kinerja sistem akan optimal pada saat teknologi dan organisasi secara bersama-sama saling menyesuaikan sampai tingkat kombinasi memuaskan diperoleh.
Proses Bisnis SDM
organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pkerjaan adalah contoh dari informasi smber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi.Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian dan histori karyawan.
A. Pemrosesan SDM pada SAP R/3
Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara
terintegrasi, pada lingkungan online. Komponen sumber daya manusia dpat diimplementasikan secara mandiri ataupun secara terintegras dengan modul yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan pabrik. SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data kinerja karayawan.
Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD)
menyedialan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada modul sumber daya manusia.Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasiwaktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran.Komponen penggajian dpat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran.Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau dicetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3.Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untk memproses biaya karyawan.Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke rekening karyawan di bank.Beberapa posisi yang ditandai kosong dalam modul HR-PA dapat diakses secara otomatis dalam komponen rekrutmen pada HR-PA.
B. Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen : · Data master sumber daya manusia
· Organisasi data sumber daya manusia · Tujuan sumber daya manusia
Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekrjaan, karyawan, dan pelatihan. Record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.
Organisasi Data
infotype yang umum dalam sumebr daya manusia. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajakatau sistem tunjangan dari berbagai negara. Cetak biru dari infotype ini dimasukkan dalam implementasi sumber daya manusia, jika diperlkan. Jika infotype yang ada sudah tersedia ketika sebuah infotype akan dibuat, maka ia akan dibatasi secara otomatis. Event dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia.Event “perubahan pekerjaan” dimasukkan dalam layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk mengubah pekerjaan karyawan dalam organisasi.Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari organisasi.
Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi.Setiap karaywan juga punya nomer personel unik untuk engidentifikasi dirinya melalui sistem informasi.Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi.
Prinsip Perencanaan SDM
Selanjutnya, terdapat tiga prinsip utama yang perlu diperhatikan dengan cermat ketika melakukan proses perencanaan SDM :
1. Tujuan Perencanaan SDM harus dihubungkan dengan program dan kegiatan bisnis yang diemban oleh setiap unit kerja. Strategi dan rencana bisnis ke depan merupakan dasar yang sangat penting untuk mulai menyusun perencanaan SDM
2. Penetapan persyaratan atau kualifikasi SDM yang tepat harus dirancang dan dipergunakan dalam rekrutmen dan seleksi. Perencanaan SDM yang baik juga selalu diawali dengan penetapan kualifikasi SDM yang jelas dan diterapkan secara konsisten dalam proses
rekrutmen/seleksi.
3. Proses perencanaan SDM harus juga disertai dengan prediksi permintaan (demand) dan persediaan (supply) pasar tenaga kerja (internal dan eksternal). Perencanaan SDM harus didasarkan pada prediksi yang cukup akurat dan dilakukan secara kontinyu, mengenai pola demand dan supply tenaga kerja, baik pada sisi internal perusahaan ataupun sisi eksternal
Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll.
Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktek manajemen yang mempengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah
pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau Human Resource
Department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia
adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.
Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain sistem perencanaan,
penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja,
kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.
Berikut ini adalah pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) menurut para ahli:
a. Menurut Melayu SP. Hasibuan.
MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.
b. Menurut Henry Simamora
MSDM adalah sebagai pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balasan jasa dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi atau kelompok bekerja. MSDM juga menyangkut desain dan implementasi system perencanaan, penyusunan personalia,
pengembangan karyawan, pengeloaan karir, evaluasi kerja, kompensasi karyawan dan hubungan perburuhan yang mulus.
c. Menurut Achmad S. Rucky
pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya.
d. Menurut Mutiara S. Panggabean
MSDM adalah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembngan, kompensasi, promosi dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
e. Menurut Mutiara S. Panggabaean
Kegiatan di bidang sumber daya manusia dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu dari sisi pekerjaan dan dari sisi pekerja. Dari sisi pekerjaan terdiri dari analisis dan evaluasi pekerjaan. Sedangkan dari sisi pekerja
meliputi kegiatan-kegiatan pengadaan tenaga kerja, penilaian prestasi kerja, pelatihan dan pengembangan, promosi, kompensasi dan pemutusan hubungan kerja.
Dengan definisi di atas yang dikemukakan oleh para ahli tersebut menunjukan demikian pentingnya manajemen sumber daya manusia di dalam mencapai tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.
TujuanPengelolaan Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi.Tujuannya adalah memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan bagaimana seharusnya perusahaan mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah (kuantitas) dan tipe (kualitas) yang tepat. Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Tujuan-tujuan MSDM terdiri dari empat tujuan, yaitu :
a. Tujuan Organisasional
Ditujukan untuk dapat mengenali keberadaan manajemen sumber daya manusia (MSDM) dalam memberikan kontribusi pada pencapaian efektivitas organisasi. Walaupun secara formal suatu departemen sumber daya manusia diciptakan untuk dapat membantu para manajer, namun demikian para manajer tetap bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. Departemen sumber daya manusia membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Ditujukan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga jika manajemen sumber daya manusia memiliki kriteria yang lebih rendah dari tingkat kebutuhan organisasi.
c. Tujuan Sosial
Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumber dayanya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan.
d. TujuanPersonal
Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuan-tujuan yang dapat mempertinggi kontribusi individual terhadap organisasi. Tujuan personal karyawan harus dipertimbangkan jika parakaryawan harus dipertahankan, dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan dapat meninggalkan organisasi.
Model Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Di dalam memahami berbagai permasalahan pada manajelen sumber daya manusia
dan sekaligus dapat menentukan cara pemecahannya perlu diketahui lebih dahulu model-model yang digunakan oleh perusahaan kecil tidak bias menerapkan model yang biasa digunakan oleh perusahaan besar. Demikian pula sebaliknya. Dalam perkembangan model- model ini berkembang sesuai dengan situasi dan kondisi serta tuntutannya. Untuk menyusun berbagai aktifitas manajemen sumber daya manusia ada 6 (enam) model manajemen sumber daya manusia yaitu:
a. Model Klerikal
Dalam model ini fungsi departemen sumber daya manusia yang terutama adalah memperoleh dan memelihara laporan, data, catatan-catatan dan melaksanakan tugas-tugas rutin. Fungsi departemen sumber daya manusia menangani kertas kerja yang dibutuhkan, memenuhi berbagai peraturan dan melaksanakan tugas-tugas kepegawaian rutin.
b. Model Hukum
Dalam model ini, operasi sumber daya manusia memperoleh kekutannya dari keahlian di bidang hukum. Aspek hukum memiliki sejarah panjang yang berawal dari hubungan perburuhan, di masa negosiasi kontrak, pengawasan dan kepatuhan merupakan fungsi pokok disebabkan adanya hubungan yang sering bertentangan antara manajer dengan karyawan.
c. Model Finansial
utama mengapa para manajer sumber daya manusia semakin meningkat.
d. Model Manajerial
Model manajerial ini memiliki dua versi yaitu versi pertama manajer sumber daya manusia memahami kerangka acuan kerja manajer lini yang berorientasi pada produktivitas. Versi kedua manajer ini melaksanakan beberapa fungsi sumber daya manusia. Departemen sumber daya manusia melatih manajer lini dalam keahlian yang diperlukan untuk menangani fungsi-fungsi kunci sumber daya manusia seperti pengangkatan, evaluasi kinerja dan pengembangan. Karena karyawan pada umumnya lebih senang berinteraksi dengan manajer mereka sendiri disbanding dengan pegawai staf, maka beberapa departemen sumber daya manusia dapat menunjukan manajer lini untuk berperan sebagai pelatih dan fasilitator.
e. Model Humanistik
Ide sentral dalam model ini adalah bahwa, departemen sumber daya manusia dibentuk untuk mengembangkan dan membantu
perkembangan nilai dan potensi sumber daya manusia di dalam organisasi. Spesialis sumber daya manusia harus memahami individu karyawan dan membantunya memaksimalkan pengembangan diri dan peningkatan karir.
Model ini menggabarkan tumbuhnya perhatian organisasi terhadap pelatihan dan pengembangan karyawan mereka.
f. Model Ilmu Perilaku
Model ini menganggap bahwa, ilmu perilaku seperti psikologi dan perilaku organisasi merupakan dasar aktivitas sumber daya manusia. Prinsipnya adlah bahwa sebuah pendekatan sains terhadap perilaku manusia dapa diterapkan pada hampir semua permasalahan sumber daya manusia bidang sumber daya manusias yang didasarkan pada prinsip sains meliputi teknik umpan balik, evaluasi, desain program dan tujuan pelatihan serta manajemen karir.
Proses Pengelolaan SDM dalam Sebuah Organisasi
Proses manajemen sumber daya manusia adalah segala proses yang berkaitan dengan upaya yang dilakukan dari mulai perencanaan sumber daya manusia, perekrutan, penandatanganan kontrak kerja, penempatan tenaga kerja, hingga pembinaan dan pengembangan tenaga kerja guna menempatkan dan tetap memelihara tenaga kerja pada posisi dan kualifikasi tertentu serta bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang diberikan kepada tenaga kerja tersebut.
Secara garis besar proses manajemen SDM dibagi ke dalam lima bagian fungsi utama yang terdiri dari:
a. Perencanaan Sumber daya manusia ( Human Resource
Planning )
perusahaan. Paling tidak, ada beberapa langkah strategis sehubungan dengan perencanaan sumber daya manusia, diantaranya:
· Langkah Pertama
Representasi dan refleksi dari rencana strategis perusahaan perencanaan SDM sudah semestinya merupakan representasi dan refleksi dari keseluruhan rencana strategis perusahaan. Artinya, kualifikasi sumber daya manusia yang nantinya dirumuskan sudah semestinya memenuhi kriteria sebagaimana yang disyaratkan dalam perencanaan strategis perusahaan secara keseluruhan, serta terintegrasi dengan bagian-bagian perusahaan lainnya.
· Langkah Kedua
Analisa dari kualifikasi tugas yang akan diemban oleh tenaga kerja. Langkah ini merupakan upaya pemahaman atas kualifikasi kerja yang diperlukan untuk pencapaian rencana strategis perusahaan. Pada tahap ini ada tiga hal yang biasanya dilakukan,antara lain:
- Analisis jabatan (job analysis),merupakan persyaratan detail tentang jenis pekerjaan yang diperlukan serta kualifikasi tenaga kerja yang diperlukan untuk mampu menjalankannya.
- Deskripsi jabatan (job description), meliputi rincian pekerjaan yang akan menjadi tugas tenaga kerja tersebut.
- Spesifikasi jabatan (job specification ), merupakan rincian karakteristik atau kualifikasiyang diperlukan bagi tenaga kerja yang dipersyaratkan.
· Langkah Ketiga
Analisa ketersedian tenaga kerja. Langkah ini merupakan sebuah perkiraan tentang jumlah tenaga kerja beserta kualifikasinya yang ada dan diperlukan bagi perencaan perusahaan di masa yang akan datang. Termasuk di dalam langkah ini adalah berapa jumlah tenaga kerja yang perlu di promosikan, ditransfer, dan lain sebagain, berdasarkan evaluasi kegiatan perusahaan dalam periode sebelumnya dan rencana
perusahaan pada periode berikutnya, maka perusahaan menganalisa apakah ketersediaan tenaga kerja yang di miliki oleh perusahaan mencukupi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang mencukupi atau tidak.
· Langkah Keempat
Melakukan tindakan Inisiatif. Analisa terhadap ketersediaan tenaga kerja yang ada di dalam perusahaan dan keperluannya di masa yang akan datang.
· Langkah Kelima
Evaluasi dan modifikasi tindakan.Manajemen adalah yang terus-menerus berkelanjutan. Oleh karena itu, apa yang telah direncanakan dalam manajemen sumber daya manusia juga harus senantiasa di evaluasi dan dilakukan tindakan korektif sekiranya ada ketidaksesuaian atau terjadi perubahan seiring dengan perkembangan yang ada di perusahaan.
b. Penyediaan Sumber Daya Manusia (Personal Procurement)
sumber daya manusia di buat, maka langkah selanjutnya dalam pelaksanaannya adalah penyediaan sumber daya manusia dengan proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan tenaga kerja. Rekrutmen adalah upaya untuk mendapatkan tenaga kerja yang di butuhkan sesuai dengan kualifikasi sesuai dengan perencanaan tenaga kerja. Seleksi adalah upaya memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat kualifikasi. Penempatan, proses pemilihan kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang dipersyaatkan serta menempatkanya pada tugas yang telah diterapkan.
Dalam penyediaan sumber daya manusia terdapat dua macam rekrutmen antara lain rekrutmen internal dan rekrutmen eksternal. Rekrutmen Internal adalah proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada atau yang sudah di miliki perusahaan,seperti halnya rotasi tempat kerja. Rekrutmen Eksternal adalah proses perekrutan perusahaan yang di dapat dari luar perusahaan atau sering kali disebut dengan Out sourcing. Upaya ini dapat dilakukan melalui iklan-iklan di media massa, interview di kampus-kampus, atau melalui agen penyaluran tenaga kerja tertentu.
Seleksi Tenaga Kerja adalah langkah selanjutnya yang harus dilakukan perusahaan setelah perusahaan menetapkan jenis rekrutmen yang akan dilakukan.
· Seleksi Administrasi, proses bagaimana melakukan validasi dan verifikasi atas segala persyaratan administratif yang dipersyaratkan kepada calon tenaga kerja yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu.
· Seleksi Kualifikasi, perusahaan melakukan seleksi atas calon-calon tenaga kerja dari sisi kualifikasinya menyangkut kesesuaian calon tenaga kerja denga jabatan yang akan ditempatinya, dan biasanya dilakukan dengan dua seleksi yaiti seleksi tertulis dan tidak tertulis. · Seleksi Sikap dan Perilaku, calon tenaga kerja diuji dari sisi sikap dan perilakunya sebagai pribadi terkait dengan motivasi, harapan, dan visi.
· Penempatan Tenaga Kerja, dengan adanya program penempatan tenaga kerja yang berbeda-beda maka kecenderungan dan kualifikasi tenaga kerja akan lebih terlihat oleh perusahaan.
c. Pengembangan Sumber Daya Manusia ( Personnnel Development )
Pengembangan sumber daya manusia merupakan langkah kelanjutan dari proses penyediaan tenaga kerja yang pada dasarnya bertujuan untuk memastikan dan memelihara tenaga kerja yang tersedia tetap memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan sehingga selaras dengan perencanaan strategis perusahaan serta tujuan perusahaan dapat tercapai sebagaimana yang direncanakan.
termasuk di dalamnya pengenalan tenaga kerja lainnya sehingga proses kerja secara tim bias dibentuk sejak awal. Perusahaan perbankan adalah di antara perusahaan yang senantiasa melakukan program pelatihan orientasi sebelum tenaga kerja mereka ditetapkan sebagai tenaga kerja yang tetap ataupun tidak.
Bagi tenaga kerja yang lama, upaya untuk tetap memelihara produktivitas, efektivitas dan efisiensi perlu terus dilakukan untuk memastikan tenaga kerja tetap terpelihara kualifikasinya sesuai dengan perencanaan strategis perusahaan. Oleh karena itu program-program pembinaan bagi tenaga kerja yang lama juga perlu dilakukan. Secara garis besar program pengembangan tenaga kerja dapat dibagi dua, yaitu
on the job dan off the job. Metode on the job bias berupa
kegiatan-kegiatan, seperti :
· Coaching, yaitu program berupa bimbingan yang diberikan atasan kepada bawahan mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan. · Planned Progression, yaitu program berupa pemindahan tenaga kerja kepada bagian-bagian lain melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda-beda.
Job Rotation, yaitu program pemindahan tenaga kerja ke bagian yang berbeda-beda dan tugas yang berbeda-beda, agar tenaga kerja lebih dinamis dan tidak monoton.
· Temporary Task, yaitu berupa pemberian tugas pada suatu kegiatan atau proyek atau jabatan tertentu untuk periode waktu tertentu. · Program penilaian prestasi atau performance appraisal.
Adapun metode off the job yang dapat dilakukan diantaranya adalah: · Executive Development Programme, yaitu berupa program pengiriman manajer atau tenaga kerja untuk berpartisipasi dalam berbagai program-program khusus diluar perusahaan yang terkait dengan analisa kasus, simulasi, maupun metode pembelajaran lainnya. · Laboratory Training, yaituberupa program yang ditujukan kepada tenaga kerja untuk mengikuti program-program berupa simulasi atas dunia nyata yang terkait dengan kegiatan perusahaan di mana metode yang biasanya digunakan adalah berupa role playing, simulasi, dan lain-lain.
· Organizational Development, yaitu program yang ditujukan kepada tenaga kerja dengan mengajak mereka untuk berpikir mengenai bagaimana cara memajukan perusahaan mereka.
d. Pemeliharaan Tenaga Kerja(Personnel Maintanance)
Perusahaan perlu memahami bahwa tenaga kerja memiliki motif yang berbeda-beda, oleh karena itu pemenuhan terhadap setiap motif tenaga kerja adalah termasuk hal yang harus dilakukan perusahaan selain perusahaan menuntut tenaga kerja tersebut untuk menunjukkan kinerja terbaik bagi perusahaan. Secara garis besar, bentuk pemeliharaan tenaga kerja yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah berupa program pemberian kompensasi dan benefit.
Pemberian kompensasi adalah penghargaan yang diberikan perusahaan sebagai balasan atas prestasi kerja yang diberikan oleh tenaga kerja. Benefit adalah penghargaan selain kompensasi yang diprogramkan bagi tenaga kerja dengan tujuan agar kebutuhan tenaga kerja tetap dapat dipelihara sehingga tenaga kerja dapat tetap memberikankine atau sejenisnhya yangentuk uangrja yang terbaik bagi perusahaan. · Kompensasi
Kompensasi umumnya terkait dengan penghargaan dalam bentuk uang atau sejenisnya yang sering kali dunamakan sebagai insentif. Program yang perlu dilakukan oleh perusahaan terkait dengan pemberian kompensasi adalah tingkat upah atau pendapatan (wage-levels) yaitu berapa pendapatan yang akan diberikan kepada tenaga kerja tersebut sesuaidengan pekerjaan yang dilakukan, demikian juga struktur penggajian (wage-structure) yaitu tingkatan-tingkatan upah yang akan diberikan diperusahaan tersebut.
· Benefit
Benefit adalah penghargaan dan bentuk perhatian perusahaan selain kompensasi yang diberikan atau disediakan perusahaan sebagai upaya untuk memelihara tenaga kerja tersebut agar tetap dapat memberikan kinerja yang terbaik bagi perusahaan sekaligus menjawab apa yang menjadi kebutuhan tenaga kerja. Benefit dapat berupa cuti bergaji, asuransi kesehatan dan kecelakaan kerja, poliklinik gratis bagi pihak keluarga tenaga kerja.
e. Pemanfaatan Sumber Daya Manusia (Personnel Utilization)
Arti Penting Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Pentingnya pengelolaan sumber daya manusia ini dapat disoroti dari berbagai perspektif. S.P. Siagian menyoroti relevansi dan pentingnya pengelolaan sumber daya manusia dari enam prespektif yaitu perspektif politik, ekonomi, sosial-kultural, hukum, administrasi dan teknologi.
a. Perspektif Politik
Pentingnya MSDM pada perspektif ini lebih banyak mengarah pada sudut makro, bahwa sumber daya manusia merupakan asset yang penting yang dimiliki oleh suatu organisasi mulai dari level makro (Negara), bahkan internasional, hingga level mikro. Sumber day amanusia ynag terdidik, trampil, cakap, disiplin, tekun, kreatif, idealis, mau bekerja keras, kuat fisik/mental, setyia pada cita-cita dan tujuan organisasi, akan sangat berpengaruh positif pada keberhasilan dan kemajuan organisasi. Jadi sumber dya manusia memegang peranan sentral dan paling menentukan. Tanpa MSDM yang handal pengolahan, penggunaan dan pemanfaatan sumber-sumber lainnya itu akan menjadi tidak efektif, efisien dan produktif.
b. Perspektif Ekonomi
Dari perspektif ekonomi orang sering beranggapan bahwa pemahaman MSDM tidak lain karena untuk kepentingan ekonomi semata-mata. Anggapan yang demikian dijustifikasikan oleh kenyataan bahwa manusia sering dipandang sebagai salah satu factor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa oleh satuan-satuan ekonomi. Manusia tidak bias diasamakan dengan begitu saja dengan mesin, peralatan, modal, metode dan pasar. Hal seperti tersebut merupakan tindakan yang mengingkari kenyataan bahwa manusia sebagai makhluk yang dinamis, penuh cinta, rasa, dan karsa. Jadi manusia adlah pusat segalanya bagi suatu organisasi. Manusia bisa menjadi pusat persoalan organisasi manakala tidak dikembangkan dan tidak ditingkatkan potensi-potensinya. Sebaliknya manusia merupakan pusat segala keberhasilan organisasi manakala segala dayanya dikembangkan secara wajar dan meyakinkan.
c. Perspektif Hukum
Dalam organisasi terdapat berbagai peraturan, ketentuan, atu perjanjian yang kesemuanya dasarnya mengatur tentang hak dan kewajiban secara timbal balik antar organisasi dengan anggotanya, antara orang yang memperkerjakan dengan orang yang dipekerjakan. Pemeliharaan keseimbangan tersebut menuntut adanya kejelasan mengenai hak dan kewajiban itu sendiri dari masing-masing pihak dalam organisasi. Semua itu bisa menjadi jelas dan bisa diwujudkan hanya melalui suatu sitem amnajemen yang tepat. MSDM yang dikelola secara tepat dan teratur merupakan alternative yang paling relevan.
d. Perspektif Sosial Kultural
Ada dua alasan utama yang mendasari perspektif ini yaitu:
fisisk, diman bekerja tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan fisik saja melainkan juga untuk diwujudkannya kebutuhan sosio-psikologis. · Kedua, ditekankan bahwa sulit diperoleh suatu system MSDM yang bebas nilai. Pemenuhan kebutuhan sosio-psikologis teriakt pada norma-norma sosial yang berlaku didalam masyarakat dimana ornag itu menjadi bagian. Nilai-nilai itulah yang akan menentukan baik-buruknya,wajar-tidaknya, dan sekaligus menjadi barometer penilaian bagi seseorang.
e. Perspektif Administrasi
Perspektif ini menekankan bhawa peranan organisasi pada jama modern ini menjadi semakin penting. Manusia moder sekarang lebih mengenal pameo manusia organisasional. Tanpa organisasi tanap bantuan orang lain tiadk akan bisa mewujudkan impiannya. Ketergantungan kepada orang lain inilah yang mendorong manusia untuk berorganisasi. Ini mengindikasikan bahwa maju atau mundurnya kehidupan manusia tergantung pada kemampuannya untuk mengatur dan memanfaatkan sumber daya yang ada pada organisasi. Disinilah letak relevansi dan pentingnya MSDM.
f. Perspektif Teknologi
Relevansi dan pentingnya MSDM tidak terlepas dari berbagi perkembangan dan kemajuan yang dicapai dibidang IPTEK. Manusia diharapkan agar dapat menyesuaikan diri dengan berbagai
perkembangan terbut. Untuk itu manusia perlu berbekal kemampuan, kecakapan, ketrampilna yang sesuai. Hal ini hanya bisa dicapai melalui suatu system manjemen sumber daya manusia yang tepat.
Proses Bisnis Keuangan
Proses Bisnis dan Sistem Informasi Keuangan
Proses bisnis (Business Process) adalah urutan aktifitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh barang dan jasa. Siklus transaksi (Transaction Process) adalah menggelompokkan kejadian yang terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (Event) adalah aktifitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Tiga siklus transaksi, yaitu :
1. Siklus Pemerolehan (Pembelian : proses mendapatkan barang atau jasa) 2. Siklus konversi (proses mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa) 3. Siklus pendapatan (penyediaan barang atau jasa untuk konsumen)
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem yang menangkap, menyimpan, memelihara data, dan menyediakan informasi bagi manajemen.
Lingkup Sistem Informasi Keuangan
mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan. Penggunaan sistem informasi akuntansi (SIA), yaitu :
1. Membuat laporan eksternal
Laporan ini mencangkup laporan keuangan, seperti pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.
2. Mendukung aktifitas rutin
Sistem SIA digunakan untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan
Informasi diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat pada suatu organisasi.
4. Perencanaan dan Pengendalian
Suatu sistem informasi diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian. 5. Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian internal ( internal control) mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
Aplikasi Peranti Lunak Akuntansi
Aplikasi (application) adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu.Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorang pengguna terdiri atas :
1. Pencatatan kejadian
2. Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk 3. Pencetakan dokumen
4. Pencetakan laporan
5. Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud
Peran Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA
International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan, pedoman 11, “Teknologi informasi didalam kurikulum akuntansi,” yang
mengidentifikasi 4 peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi, diantaranya :
1. Pengguna
Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll).
2. Manajer
Manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
3. Konsultan
Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik.
4. Evaluator
1. Auditor internal
Auditor internal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif. 2. Auditor eksternal
Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.
3. Penyedia jasa assurance (pemberi keyakinan) lainnya.
Para akuntan memperluas peran mereka sebagai ava-luator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance (assurance service).
5. Penyedia jasa akuntansi dan perpajakan
Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.
proses bisnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak lain.dan dalam pembuatannya dibutuhkan diagram system untuk menganalisis proses-proses yang terjadi didalam perusahaan dan diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek dari suatu proses bisnis seperti tanggung jawab,kejadian,dokumen, dan tabel-tabel.
Diagram Aktivitas UML (Unfined Modeling Language)
Maksud dari diagram aktivitas UML sendiri adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasi, membangun dan mendokumentasi suatu sistem informasi.UML sendiri adalah merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industry piranti lunak dan pengembangkan system.alasan lain memilih UML adalah menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis dan system informasi.selain diagram aktivitas uml juga ada overview activity diagram & diagram detailed activity.
Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity
Overview diagram
Yaitu menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian – kejadian penting, urutan kejadian- kejadian, dan aliran informasi antar kejadian.
· Detailed diagram
yaitu sama dengan petadari sebuah kota.diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan kepada overview diagram.
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari system lama ke sistem baru. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika Konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem baru (konversi sistem) hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi perusahaan. Fenomena kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi yaitu : 1) Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design. 2) Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian.
3) Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software),
meliputi kegiatan :
a. Developmental (error testing per modul oleh programmer).
b. Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester).
c. Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya).
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut sebelum konversi dilakukan akan mampu meminimalisir kesalahan dalam melakukan konversi sistem.
II.2 Pelaksanaan Konversi Sistem Informasi
Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat tidak baik bagi perusahaan, hal ini terjadi karena beberapa hal antara lain : 1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.
2. sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
6. Tingkat kematangan dan penguasaan perusahaan terhadap IT masih rendah. Hal-hal tersebut terjadi karena adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi suatu keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa :
2. Kultural (perilaku, pola pikir, komitment).
3.Politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management).
Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling menyalahkan di dalam tubuh perusahaan, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti IT itu sendiri.
Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat dihindari yaitu :
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang IT sedikit, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan IT ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
1. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan. 4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama,
identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja dalam mencapai tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.
II.3 Metode-Metode Konversi Sistem Informasi Terdapat empat metode konversi sistem, informasi yaitu : 1. Konversi Langsung (Direct Conversion)
lama.
Asumsi dari penggunaan sistem ini adalah :
1. Data sistem yang lama bias digantikan sistem yang baru 2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan dari sistem konversi langsung ini adalah sistem ini relatif murah, namun memiliki tingkat resiko kegagalan yang cukup besar.
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Kelebihan dari sistem ini yaitu merupakan pendekatan yang paling aman sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Besarnya biaya dikeluarkan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi Bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul baru tersebut kan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Kelebihan dari sistem konversi ini yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimalisir, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya serapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat didalam internal perusahaan, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
Sistem konversi ini dianggap lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
