PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.4 Proses pemilihan supplier yang dilakukan oleh PT. Liku Telaga
sulfat. Untuk bahan baku penolong V2O5 (Vanadium pentaoksida), dipakai dalam proses pembuatan asam sulfat sebagai katalis yang diletakkan dalam konventer.
4.3.1 Proses pembelian material bahan baku
Proses pembelian bahan baku PT. Liku Telaga yaitu dengan memesan ke supplier-supplier dari dalam dan luar negeri. Dari supplier luar negeri kemudian dikirim ke pelabuhan perak dan oleh jasa pengiriman yaitu MKL (Muatan Kapal Laut) menyewa PBM (Perusahaan Bongkar Muat) dan kemudian dikirim ke perusahaan. Untuk lebih jelasnya aliran pemesanan bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.2.
4.4 Proses pemilihan supplier yang dilakukan oleh PT. Liku Telaga
Penilaian dalam pemilihan supplier ini bertujuan untuk memperoleh supplier yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Evaluasi ini menjadi tanggungjawab dan wewenang dari Ka. Personalia. Ka.Transportasi dan Ka. Pengadaan sehingga kelancaran suatu sistem terjaga dan dapat memenuhi target. Kriteria-kriteria yang selama ini digunakan untuk mengevaluasi supplier dapat dilihat pada tabel 4.1.
Tabel 4.1 Daftar nilai masing-masing kriteria untuk mengevaluasi supplier
Kriteria Nilai Keterangan
100 Barang dan produk dalam kondisi baik 90 Barang dan produk dalam kondisi cukup baik Mutu 80 Barang dan produk dalam kondisi kurang baik
70 Barang dan produk dalam kondisi sangat kurang baik 100 Harga yang paling murah dengan kwalitas barang yang baik Harga
90 Harga yang murah dengan kwalitas barang yang baik SUPPLIER (Dalam negeri) PT. LIKU TELAGA (PT. Lautan Luas) SUPPLIER (Luar negeri) PELABUHAN PERAK MKL (Muatan Kapal Laut) PBM
(Perusahaan Bongkar Muat)
Order Order Dikirim Jasa pengiriman Sewa Dikirim Dikirim
80 Harga yang sama dengan pasaran dan kwalitas barang yang baik 70 Harga yang sama dengan pasaran dan kwalitas barang yang kurang baik 100 Barang yang dikirim ke pabrik sebanyak x kali pemesanan dan sebanyak x kali
pemesanan dengan semua pengiriman tepat waktu
90 Barang dikirim ke pabrik sebanyak x kali pemesanan dan 1 kali terlambat kirim 80 Barang dikirim ke pabrik sebanyak x kali pemesanan dan 2 kali terlambat kirim Delivery
70 Barang dikirim ke pabrik sebanyak x kali pemesanan dan 3 kali terlambat kirim 100 Penggunaan alat safety yang lengkap saat pengiriman
90 Penggunaan alat safety yang kurang lengkap saat pengiriman 80 Penggunaan alat safety yang minim saat pengiriman K3L
70 Tidak penggunaan alat safety saat pengiriman Sumber: PT. Liku Telaga, 2009
Cara perhitungan dalam penilaian supplier selama ini adalah:
4
_total Q P D O
nilai = + + +
Dimana Q adalah mutu, P adalah harga, D adalah delivery dan O adalah K3L, selanjutnya dari total nilai tersebut dirata-rata. Dari hasil penilaian yang dilakukan oleh Ka. Personalia, Ka. Transportasi dan Ka. Pengadaan kemudian didapatkan range nilai yang sudah ditentukan perusahaan. Range nilai pemilihan supplier dapat dilihat pada tabel 4.2.
Tabel 4.2 Data penilaian supplier berdasarkan rata-rata
Rata-rata nilai Penilaian
91-100 Sangat Baik (A)
81-90 Baik (B)
71-80 Cukup (C)
Sumber: PT.Liku Telaga, 2009
Yang bertanggung jawab terhadap pemilihan dan penilaian performansi supplier yang ada di PT. Liku Telaga adalah Ka. Personalia, Ka. Transportasi dan Ka. Pengadaan. Umumnya supplier yang ada diperusahaan telah menjalin kerjasama cukup lama, sehingga pengambil keputusan telah mengetahui kondisi secara umum dari tiap supplier. Untuk supplier sulfur dan aluminium hidroksida, perusahaan memiliki daftar beberapa supplier yang memenuhi persyaratan untuk mensupply pada periode tertentu.
Untuk evaluasi supplier, perusahaan menggunakan kriteria-kriteria yaitu: mutu, harga, delivery dan K3L. Bobot yang diberikan perusahaan untuk tiap kriteria tersebut adalah sama. Kriteria diatas digunakan untuk evaluasi rutin terhadap supplier yang saat ini mensupply bahan baku.
Tabel 4.1 Daftar nilai masing-masing kriteria untuk mengevaluasi supplier (lanjutan)
50 4.5 Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan untuk mengetahui dan mengenal lebih lanjut keinginan dan kebutuhan perusahaan akan performansi supplier dalam melakukan pemenuhan bahan baku. Pengumpulan data untuk metode Fuzzy-Quality Function
Deployment akan dilakukan menggunakan kuesioner yang akan diberikan kepada
departemen-departemen yang terkait langsung dengan proses pembelian bahan baku. Sedangkan data-data yang digunakan untuk metode Goal Programming diperoleh dari data-data perusahaan seperti data kebutuhan, harga bahan baku dan lain-lain.
4.5.1 Identifikasi kriteria pemilihan supplier
Kriteria yang digunakan dalam penelitian ini merupakan kebutuhan dan keinginan perusahaan terhadap bentuk layanan yang diberikan supplier untuk pemenuhan order. Dimana sebagian besar kriteria performansi yang ada telah dibuat berdasarkan jurnal dan masukan dari pihak perusahaan. Kriteria yang disusun dalam kuisioner disebarkan dan diisi oleh responden pada bagian departemen yang terkait untuk mendapatkan preferensi mengenai performansi supplier yang diinginkan. Dengan demikian perusahaan akan mendapatkan gambaran tentang kriteria-kriteria apa yang harus dimiliki oleh supplier.
4.5.2 Pembuatan kuisioner
Untuk mengetahui kebutuhan perusahaan maka digunakan metode kuisioner dimana metode ini cukup baik digunakan untuk menggali informasi dari responden.
Terdapat lima tahapan kuisioner yang dibuat untuk mendapatkan informasi tentang kriteria performansi supplier serta tingkat kepentingannya.
1. Mengidentifikasi kriteria-kriteria apa yang dibutuhkan perusahaan (what) dalam pemilihan supplier.
2. Mengidentifikasi bobot nilai kebutuhan perusahaan (what) dalam pemilihan supplier yang diberikan oleh pengambil keputusan.
4. Mengidentifikasi bobot nilai antara kebutuhan perusahaan (what) dengan respon teknik (how) yang diberikan oleh pengambil keputusan,
5. Mengidentifikasi preferensi dari masing-masing supplier terhadap respon teknis (how) yang diberikan pengambil keputusan.
Bentuk dan format dari kuisioner secara lengkap dapat dilihat di lampiran A.
4.5.3 Penyebaran kuisioner
Penyebaran kuisioner ini dilakukan pada departemen-departemen yang ada di perusahaan untuk mendapatkan responden yang diinginkan. Penyebaran dilakukan terhadap 12 responden yang memenuhi syarat untuk menjawab kuisioner yang disebarkan untuk semua departemen terkait dalam proses pembelian bahan baku. Responden dalam mengidentifikasi kriteria pemilihan supplier dapat dilihat pada tabel 4.3.
Tabel 4.3 Data responden untuk penentuan kriteria pemilihan supplier
No. Nama Responden Jabatan
1. Bp. Ir. Buwono, MT Bagian Sulfuric Acid Production
2. Bp. Ir. Bayu Wijaya Putra, MT Bagian Aluminium Sulphate Production 3. Bp. Ir. Lazuardi Sudirman Bagian Sodium Silicate Production
4. Bp. Ir. Kristanto Bagian Maintenance
5. Bp. Ir. Ardi Dirman Bagian Quality Control
6. Ibu Siti Maria Ulfa, ST Bagian Logistic
7. Ibu Dra. Eko Mimik Bagian Marketing
8. Ibu Aminatul Zuhro, ST Bagian Laboratorium
9. Bp. Arief Falachudin, ST Bagian Transportasi 10. Bp. Ir.Isman Subagya, MT Bagian Personalia
11. Ibu Susanah, SE Bagian Finance
12. Ibu Rafida Yusrini, ST Bagian Purchasing
Sumber: PT. Liku Telaga, 2009
4.5.4 Menentukan pengambil keputusan
Setelah menentukan kriteria untuk pemilihan supplier langkah berikutnya adalah memutuskan siapa saja orang-orang yang ditunjuk sebagai pengambil keputusan. Untuk proses penentuan kriteria pemilihan supplier melibatkan beberapa pihak yaitu Ka. bagian purchasing, Ka. bagian personalia dan Ka.
52
bagian transportasi. Adapun responden dalam pengambil keputusan dapat dilihat pada tabel 4.4.
Tabel 4.4 Data responden sebagai pengambil keputusan
No. Nama Responden Jabatan
1 Bp. Ir. Isman Subagya, MT Kepala Bagian Personalia
2 Bp. Arief Falachudin, ST Kepala Bagian Transportasi
3 Ibu Rafida Yusrini, ST Kepala Bagian Purchasing
Sumber: PT. Liku Telaga, 2009
4.5.5 Daftar supplier bahan baku
Perusahaan mendapatkan bahan baku aluminium sulfat yaitu sulfur dan aluminium hidroksida dari beberapa supplier. Dimana material sulfur dan aluminium hidroksida masing-masing mempunyai empat supplier. Data nama supplier untuk sulfur dan aluminium hidroksida pada tabel 4.5.
Tabel 4.5 Nama-nama supplier bahan baku aluminium sulfat
Material Supplier Alamat
Standart Chemical Corp.
PTE.LTD Jalan Besut, Jurong 5 Singapore 619559
PT. Lautan Luas Bukit Timah 75 Road # 05-14. Boon Siew Bulding Singapore
PT. Yosomulyo Jajag Jl. Rajawali no. 84 Surabaya 60164 Sulfur
CV. Archindo Jl. Ametiz III/16 Bunder Asri Gresik
PT. Bisindo Kencana Wisma Bisnis Indonesia Lt.4 Jl. Letjen.S.Parman Kav. 12 Jakarta 11480
Hindalco Industries Limited 1, Middleton Street, Calcuta 700071, India Aluminium
hidroksida Sumitomo
Rodovia Pocos-Andradas KM 10 37701-970-Pocos de Caldas-MG-Brazil
Chemindus SDN BHD
No. 20&22, Jalan Selat Selatan 6,Off Jalan Banting, Landpack Industrial Part,42000 Part Klang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia
Sumber:PT. Liku Telaga, 2009
4.5.6 Kebutuhan bahan baku aluminium sulfat
Kebutuhan masing-masing material yang digunakan untuk produksi adalah kendala yang digunakan untuk membatasi order yang akan dialokasikan pada masing-masing supplier. Data kebutuhan material untuk produksi didapatkan dari catatan produksi dimana kebutuhan material dapat dilihat pada tabel 4.6.
Tabel 4.6 Data kebutuhan bahan baku aluminium sulfat Kebutuhan bahan baku (ton) No. Bulan
Sulfur Aluminium hidroksida
1 Januari 600 900 2 Februari 950 1050 3 Maret 900 1050 4 April 750 1300 5 Mei 750 1350 6 Juni 950 1300
Sumber: PT. Liku Telaga, 2009
4.5.7 Harga material
Harga material perusahaan yaitu sulfur dan aluminium hidroksida sesuai dengan harga yang sudah ditetapkan oleh masing- masing supplier. Daftar masing-masing supplier sulfur dan harga aluminium hidroksida pada dilihat pada tabel 4.7.
Tabel 4.7 Daftar harga bahan baku aluminium sulfat
Material Supplier Harga/ton
Standart Chemical Corp. PTE.LTD $ 105
PT. Lautan Luas $ 110
PT. Yosomulyo Jajag $ 106
Sulfur
CV. Archindo $ 108
PT. Bisindo Kencana $ 306
Hindalco Industries Limited (HiL) $ 310
Sumitomo $ 309
Aluminium hidroksida
Chemindus SDN BHD $ 307
Sumber: PT. Liku Telaga, 2009
4.5.8 Kapasitas
Data kapasitas yang digunakan dalam penelitian ini terdiri atas 2, yaitu: a. Kapasitas supplier
Kapasitas supplier digunakan untuk membatasi order pada masing-masing supplier sesuai dengan kemampuan kapasitas dari tiap-tiap supplier. Data kapasitas supplier didapatkan dari kapasitas maksimum supplier untuk memenuhi kebutuhan material yang diorder oleh perusahaan. Kapasitas supplier sulfur dan supplier aluminium hidroksida pada tabel 4.8 berikut ini.
54
Tabel 4.8 Data kapasitas maksimal masing-masing supplier
Material Supplier Kapasitas supplier
(ton/bulan) Standart Chemical Corp. PTE.LTD 3000
PT. Lautan Luas 1000
PT. Yosomulyo Jajag 50
Sulfur
CV. Archindo 30
PT. Bisindo Kencana 500
Hindalco Industries Limited (HiL) 2500
Sumitomo 350
Aluminium hidroksida
Chemindus SDN BHD 168
b. Kapasitas gudang perusahaan
Kapasitas gudang adalah seberapa banyak material yang dapat disimpan di gudang penyimpanan milik perusahaan. Data kapasitas gudang untuk produksi didapatkan dari catatan bagian gudang. Kapasitas gudang dapat dilihat pada tabel 4.9.
Tabel 4.9 Data kapasitas gudang perusahaan
Material Kapasitas gudang (ton)
Sulfur 1000
Aluminium hidroksida 2000
Sumber: PT. Liku Telaga, 2009 4.5.9 Safety stock
Safety stock digunakan untuk melakukan pemesanan kembali dan bertujuan untuk menghindari kekurangan bahan baku. Besarnya safety stock tergantung pada kebijaksanaan manajemen masing-masing perusahaan. Safety stock dari masing-masing material dapat dilihat pada tabel 4.10.
Tabel 4.10 Data safety stock perusahaan per bulan Material Safety stock (ton/bulan)
Sulfur 100
Aluminium hidroksida 500
Sumber: PT. Liku Telaga, 2009 4.5.10 Nilai ketepatan waktu pengiriman
Nilai ketepatan waktu pengiriman menggambarkan ketepatan pengiriman supplier. Ketepatan dinyatakan dengan selisih antara waktu kedatangan order
dengan jadwal kedatangan yang sudah ditentukan. Nilai prosentase pengiriman material sulfur dan material aluminium hidroksida dapat dilihat pada tabel 4.11.
Tabel 4.11 Nilai prosentase ketepatan pengiriman material per bulan Ketepatan waktu pengiriman (bulan ke-)
Material Supplier
1 2 3 4 5 6
Standart Chemical Corp. PTE.LTD 1 1 1 1 1 1
PT. Lautan Luas 1 1 1 1 1 0,9
PT. Yosomulyo Jajag 1 1 0,9 1 1 0,9
Sulfur
CV. Archindo 0,9 1 1 0,9 1 1
PT. Bisindo Kencana 1 1 1 1 1 0,9
Hindalco Industries Limited 1 1 1 1 1 1
Sumitomo 0,9 1 1 1 1 1
Aluminium hidroksida
Chemindus SDN BHD 1 1 0,9 0,9 1 0,9
Sumber: PT. Liku Telaga, 2009 Keterangan:
Nilai 1 = barang yang dikirim ke pabrik sebanyak x kali pemesanan dengan semua pengiriman tepat waktu.
Nilai 0,9 = barang yang dikirim ke pabrik sebanyak x kali pemesanan dan 1 kali terlambat kirim.
Nilai 0,8 = barang yang dikirim ke pabrik sebanyak x kali pemesanan dan 2 kali terlambat kirim.
4.5.11 Nilai produk baik
Nilai prosentase produk baik menggambarkan rata-rata produk baik terjadi pada periode pengiriman selama enam bulan sebelumnya. Nilai produk baik sulfur dan aluminium sulfat dapat dilihat pada 4.12.
Tabel 4.12 Nilai prosentase produk baik per bulan
Produk baik (bulan ke-)
Material Supplier
1 2 3 4 5 6
Standart Chemical Corp. PTE.LTD 1 1 1 1 1 1
PT. Lautan Luas 1 1 1 1 1 1
PT. Yosomulyo Jajag 1 1 1 0,9 0,9 1
Sulfur
CV. Archindo 0,8 1 1 0,9 1 1
PT. Bisindo Kencana 0,9 1 1 1 1 1
Hindalco Industries Limited 1 1 1 1 1 1
Sumitomo 1 1 0,9 1 1 1
Aluminium hidroksida
Chemindus SDN BHD 1 0,9 1 1 0,8 1
56 Keterangan:
Nilai 1 = barang dan produk dalam kondisi sangat baik Nilai 0,9 = barang dan produk dalam kondisi baik Nilai 0,8 = barang dan produk dalam kondisi cukup baik
4.5.12 Target perusahaan dalam pemilihan supplier
Dalam pencapaian tujuan perusahaan untuk memilih dan pengalokasian order kepada supplier diperlukan suatu target masing-masing fungsi tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Untuk mencapai tujuan dalam memenuhi target perusahaan pada masing-masing kriteria untuk memilih supplier tersebut maka ada beberapa perjanjian atau kontrak antara perusahaan dengan supplier, yaitu berhubungan dengan aktifitas supplier dan juga penalti yang diberikan pada supplier jika terjadi pelanggaran terhadap peraturan yang telah dilakukan. Dimana target perusahaan yang diinginkan pada supplier sulfur dan aluminium hidroksida pada tabel 4.13.
Tabel 4.13 Target perusahaan dalam pembelian material ke supplier
Material Kriteria Target Keterangan
Produk baik
100% (sesuai pesanan)
Produk baik yang diharapkan perusahaan 100% dalam kondisi baik sesuai dengan jumlah pesanan.
Pengiriman 0 hari
(sesuai hari H)
Pengiriman yang diharapkan perusahaan adalah tepat waktu sesuai dengan jumlah barang yang dipesan.
Harga $ 100
(harga terendah)
Harga yang diharapkan perusahaan adalah harga yang termurah.
Sulfur
Scoring
supplier
100 (nilai tertinggi)
Skor yang diharapkan perusahaan adalah skor yang tertinggi.
Produk baik
100% (sesuai pesanan)
Produk baik yang diharapkan perusahaan 100% dalam kondisi baik sesuai dengan jumlah pesanan.
Pengiriman 0 hari
(sesuai hari H)
Pengiriman yang diharapkan perusahaan adalah tepat waktu sesuai dengan jumlah barang yang dipesan.
Harga $ 306
(harga terendah)
Harga yang diharapkan perusahaan adalah harga yang termurah.
Aluminium hidroksida Scoring supplier 100 (nilai tertinggi)
Skor yang diharapkan perusahaan adalah skor yang tertinggi.