HASIL DAN PEMBAHASAN
3.2 Perbandingan antara Teori dan Pratek
3.2.3 Proses pencatatan sistem akuntansi penjualan menggunakan Accurate PT Indomulti Mas Perkasa
Dalam sistem akuntansi menggunakan aplikasi berbasis Accurate ini terdapat lima aktivitas yang digunakan dalam mencatat penjualan. Untuk melakukan aktivitas pencatatan penjualan tidak bisa dilakukan oleh semua pihak. Hanya pihak-pihak tertentu yang sudah ditentukan untuk dapat mengakses kedalam aktivitas penjualan ini. Sistem ini sangat membantu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan penjualan yang dilakukan setiap harinya. Aktivitas penjualan tersebut berupa formulir – formulir yang harus dibuat sebagai langkah awal untuk mendapatkan laporan penjualan yang sudah dilakukan oleh perusahaan per periode. Berikut penjelasan mengenai 5 formulir yang terdapat di Accurate ;
1. Pesanan Penjualan ( Sales Order )
Pesanan penjualan ( Form Sales Order ) merupakan fomulir yang berfungsi untuk mencatat pesanan yang diterima dari Customer (pelanggan), jadi dengan fomulir ini dapat mencatat PO yang diterima dari Customer (pelanggan). Pembuatan Pesanan Penjualan ini hanya bisa diakses/dapat dilakukan oleh Supervisor accounting/finance.
Pesanan penjualan dapat terjadi dengan berbagai variasi, antara lain :
a. Pesanan penjualan dengan mata uang lokal atau dengan mata uang asing dengan mengisikan kurs transaksi atas penjualan tersebut.
b. Pesanan penjualan dengan taksiran biaya angkutan.
c. Pesanan penjualan dengan pembayaran mata uang muka terlebih dahulu. 2. Pengiriman Pesanan ( Form Delivery Order )
Pengiriman pesanan (Form Delivery Order) adalah formulir (surat jalan) yang dikirimkan kepada pelanggan bersama dengan barang yang dipesan pelanggan. Formulir ini berfungsi sebagai alat pedomanbagi pelanggan untuk
mengecek barang yang diterima apakah sesuai dengan pesanan yang telah dibuat sebelumnya. Pengiriman pesanan ini dibuat oleh bagian pengiriman / logistik.
Aktivitas pengiriman barang yang dapat dicatat dengan formulir ini adalah aktivitas pengriman barang yang tidak disertai dengan tagihan kepada pelanggan ( waktu pengiriman tagihan dan barang berbeda ).
3. Faktur Penjualan ( Sales Invoice)
Faktur penjualan atau Sales Invoice adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah dikirimkan kepada customer/pelanggan (Delivery Order). Faktur penjualan ini dibuat oleh bagian accounting.
4. Retur Penjualan ( Form Sales Return )
Formulir Retur Penjualan berfungsi untuk mencatat aktivitas penerimaan barang-barang yang dikembalikan customer/ pelanggan karena cacat/rusak atau barang-barang tersebut tidak sesuai dengan PO customer/pelanggan tersebut. Retur penjualan ini dibuat oleh bagian accounting.
5. Penerimaan Pelanggan ( Form Customer Receipt )
Formulir penerimaan pelanggan merupakan salah satu formulir yang tersedia dalam penjualan Accurate. Formulir ini berfungsi untuk mencatat aktivitas penerimaan pelunasan piutang pelanggan, formulir ini juga berfungsi untuk mencatat penerimaan cash/bank atas uang muka penjualan dari pelanggan atas pesanan penjualan ( Sales Order ). Penerimaan pelanggan pencatatan nya dilakukan oleh bagian accounting/finance.
Langkah – langkah yang dilakukan dalam membuat 5 formulir penjualan : 1. Pengiriman Pesanan ( Sales Order )
Aktivitas Pengiriman pesanan dapat dibuka dengan cara : a. Klik Menu utama Aktivitas – Penjualan – Pesanan Penjualan
Atau klik tombol Penjualan (Sales) yang terdapat pada menu Jelajah (Exploler) lalu pilih Pesanan Penjualan
B. Tampilan Pesanan Penjualan
a. Mengisi kolom customer/ pelanggan yang memesan barang.
b. Isi tanggal sesuai dengan PO dari customer.
c. Isikan No. PO customer
d. Option sudah akan otomatis tercentang jika tax (pajak) untuk masing- masing customer sudah disetting sebelumnya.
e. Option ini sama dengan langkah sebelumnya , akan tercentang otomatis karena sudah disetting pada saat membuat daftar pelanggan.
f. Pilih barang yang dipesan oleh customer dan masukan jumlah barang yang dipesan dan harga jual barang tersebut.
g. Tombol ini berfungsi untuk mencatat uang muka penjualan jika ada customer yang membayar uang muka.
h. Option ini akan otomatis jika SO sudah diisi dan disimpan. a b c e d g h f
C. Daftar Pesanan Penjualan ( List Sales Order )
Keterangan gambar
Baru : Tombol ini berfungsi untuk membuatform sales order yang baru. Ubah : Tombol ini berfungsi untuk mengubah/mengedit sales order yang telah dibuat.
Hapus : Tombol ini untuk mengapus sales order yang telah dibuat. Perbarui : Tombol ini berfungsi untuk memperbaharui tampilan sales order Cari : Berfungsi untuk mempermudah mencari SO yang sedang diperlukan.
List Sales Order ( Daftar Pesanan Penjualan ) menampilkan semua form Sales Order ( Formulir Pesanan Penjualan ) yang pernah di-Entry di Accurate. Langkah untuk membuka Daftar Pesanan Penjualan dari menu utama Daftar – Sales ( Penjualan ) – Sales Order Penjualan. Dalam Daftar Pesanan Penjualan terdapat empat status SO antara lain :
1. Proceeded ( Terproses) : SO dengan status Proceeded (Terproses) artinya barang yang dipesan dalam SO tersebut sudah dikirim ke semua customer.
2. Closed (Tutup) : SO dengan status Closed ( Tutup) artinya barang yang dipesan dalam SO tersebut sebagian atau seluruhnya dibatalkan.
3. Waiting ( Menunggu) : SO dengan status Waiting ( Menunggu ) artinya barang yang dipesan dalam SO sebagian sudah ada yang dikirim ke customer.
4. Queue ( Mengantri ) : SO dengan status Queue ( Mengantri) artinya barang yang dipesan dalam SO sama sekali belum dikirimkan (SO belum diproses).
Pesanan penjualan ini juga dapat dibatalkan / barang tidak jadi dipesan. Berikut cara yang dapat dilakukan untuk membatalkan SO yang telah dibuat didalam Accurate :
1. Buka formulir SO yang ingin dibatalkan dari menu utama Daftar – Penjualan – Pesanan Penjualan
2. Setelah tampilan SO terbuka, langkah yang dapat anda lakukan selanjutnya adalah mencentang pilihan close yang yang terdapat pada tampilan SO tersebut.
Untuk membatalkan SO yang sudah dibuat centang option box Tutup
2. Pengiriman pesanan
Cara mencatat aktivitas Pengiriman pesanan dapat dicatat dengan cara : 1. Buka pengiriman pesanan dengan cara klik menu utama Aktivitas –
Penjualan – Pengiriman Pesanan
Pengiriman pesanan juga dapat dibuka dengan cara klik tombol penjualan yang terdapat di menu explorer lalu klik Pengiriman pesanan
Tampilan pengiriman pesanan :
Cara mengisi Pengiriman pesanan :
a. Isi kolom nama customer/ pelanggan yang barang pesananya akan dikirim
b. Isi nomor pengiriman sesuai dengan nomor pengiriman yang ada secara urut.
c. Isi tanggal pengiriman sesuai dengan pengiriman barang.
d. Isi kolom tersebut untuk nama supir yang bertanggungjawab atas barang yang dikirim dan nomor mobil yang akan dipakai untuk pengiriman barang tersebut.
e. Isi warehouse harus benar sesuai dengan barang yang akan dikirim diambil.
f. Pada formulir pengiriman pesanan ini isi detail barang yang akan dikirimkan kepada pelanggan, jika formulir pengiriman pesanan ini
A B C D E F F
bedasarkan SO maka untuk mengisi detail pengiriman pesanan dapat memklik pilih order.
g. Setelah seluruh informasi pengiriman barang telah diisi, dapat diprint sebagai surat jalan atas pengiriman barang tersebut. Setelah diprint disimpan dan tutup.
3. Faktur Penjualan ( Sales Invoice ) Cara mengisi formulir faktur penjualan :
1. Klik menu utama aktivitas – penjualan – faktur penjualan
Atau dapat dibuka dari menu Exploler , klik tombol penjualan lalu klik faktur penjualan :
Mengenal tampilan faktur penjualan :
Dalam tampilan faktur penjualan terdapat empat bagian yaitu : 1. Bagian Header ( Atas ) terdiri dari :
a. Pelanggan
Pilih nama customer yang membeli item/ barang. b. Ship to
Field ini secara otomatis terisi sesuai dengan default nama customer. Jika alamat penagihan berbeda dengan alamt pengiriman barang, maka alamat pengiriman barang dapat di edit dengan cara mengetikan langsung alamat yang diinginkan.
c. Kena pajak
Pilihan ini akan otomatis tercentang jika pelanggan yang dipilih, pajaknya sudah disetting.
HEADER
DETAIL
FOOTER TOM BOL
d. No.Po
Isi no. Po yang bersangkutan (jika ada ) e. Termasuk pajak
Pilihan ini akan otomatis aktif jika termasuk pajak sudah tercentang. Jika termasuk pajak ini sudah tercentang maka harga jual barang sudah termauk PPN.
f. No. Faktur
Secara otomatis akan terisi sesuai urutan yang sudah sesuai dengan penomoran invoice yang dibuat. Jika terdapat nomor yang sama atau double maka Accurate akan memberikan warning bahwa nomor tersebut sudah ada.
g. Tanggal Faktur
Isi tanggal faktur. Secara default field ini sudah terisi sama dengan tanggal dikomputer.
h. Nilai tukar
Jika pelanggan yang sedah dinput faktur penjualannya currency-nya IDR maka field ini secara otomatis akan terisi dengan 1, tetapi jika currency-nya mata uang asing maka harus mengisi field tersebut sesuai dengan rate transaksi (komersial).
i. FOB
Freight On Board terdiri dari FOB destination sebagai penjual menanggung biaya transportasi hingga ketempat pelanggan dan FOB Shipping Point adalah sebagai pembeli menanggung biaya transportasi dari tempat asal barang.
j. Syarat pembayaran
k. Nilai Tukar Pajak
Field ini disii untuk sebagai perhitungan pajak penjualan / pembelian. l. Tanggal kirim barang
Isi tanggal pengiriman barang. m. Pengirim
Pilih jenis angkutan pengiriman barang yang akan digunakan. 2. Bagian Detail ( Tabel Isian ) terdiri dari :
a. DO. No
Pilih nomor item yang dijual. b. Deskripsi Barang
Secara otomatis field ini akan terisi sesuai dengan no. DO yang dipilih. Field deskripsi barang ini dapat diubah langsung dengan cara mengetik pada field tersebut.
c. Qty
Isi kuantitas (jumlah) barang yang akan dijual. d. Satuan
Pilih jenis satuan atas kuantitas barang yang dijual. e. Harga Satuan
Isi harga penjualan per kuantitas satuan barang. f. Diskon
Di isi jika ada pengurangan harga. g. Pajak
Field ini akan otomatis terisi denga kode pajak jika item yang dijual kode penjualan pajaknya sudah disetting. Jika kolom ini tidak terisi otomatis dapat diketik sesuai dengan settingan pajak pelanggan. h. Warehouse
3. Bagian Footer ( Bagian Bawah) , terdiri dari : a. Total sub
Penjumlahan dari total didalam detail invoice b. Diskon
Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon (multi diskon) dan amount diskon (dalam jumlah uang ).
c. Biaya kirim
Isi jika ada biaya angkut yang harus ditanggung pembeli atas penjualan barang tersebut.
d. Total
Total penjualan (Subtotal – Diskon+ Tax+Freight) e. Pembayaran
Isikan jumlah penerimaan yang dilakukan seketika (bersama-an) dengan transaksi penjualan tersebut.
f. Keterangan
Isikan keterangan tentang penjualan barang tersebut. 4. Tombol yang ada, terdiri dari :
a. Tombol Pilih pengiriman
Menampilkan daftar Pengiriman pesanan yang belum ditagih (belum dijadikan faktur penjualan)
b. Tombol Pilih Order
Menampilkan daftar Pesanan Penjualan yang belum diproses. c. Tombol Sesudah
Menampilkan data Faktur Penjualan sesudahnya. d. Tombol Sebelum
e. Simpan dan Baru
Menyimpan Faktur Penjualan yang tampil sekaligus membuka tampilan Faktur Penjualan yang baru.
f. Simpan dan Tutup
Menyimpan Faktur Penjualan yang tampil dan keluar dari formulir faktur penjualan.
g. Batal
Membatalkan Faktur Penjualan yang belum disimpan. h. Preview
Melihat tampilan cetakan faktur penjualan dilayar sebelum dicetak. 4. Retur Penjualan ( Sales Return )
Cara mencatatat aktivitas Retur Penjualan ( Sales Return) : 1. Klik menu utama pada aktivitas – penjualan – retur penjualan
Atau klik tombol Penjualan yang terdapat pada menu Exploler (menu jelajah) lalu klik Retur Penjualan.
Tampilan pada Retur Penjualan sebagai berikut : a b c d e f
a. Masukan nama pelanggan
b. Masukan No Faktur penjualan yang diretur pelanggan.
c. Isi tanggal sesuai dengan tanggal terjadinya retur penjualan yang dilakukan oleh pelanggan.
d. Isi keterangan dengan jelas.
e. Setelah mengisi keterangan nama pelanggan, no faktur penjualan dan tanggal serta keterangan langkah selanjutnya mengisi deksripsi barang dengan cara mendouble klik pada kolom deskripsi , lalu pilih item barang dan masukan jumlah barang yang ingin diretur.
f. Klik tombol simpan dan baru untuk menutup tampilan Retur penjualan. 5. Penerimaan Pelanggan ( Customer Receipt)
Aktivitas penerimaan pelunasan dari pelanggan dapat dicatat dengan cara : a. Membuka formulir Penerimaan Pelanggan yang baru dengan cara klik
menu utama Aktivitas – Penjualan – Penerimaan Pelanggan.
Atau dengan cara klik Tombol Penjualan yang terdapat pada menu Explorer kemudian klik Penerimaan Pelanggan.
Pada tampilan Penerimaan Pelanggan : a b c d e f
a. Pilih field penerimaan pilih nama pelanggan yang melakukan pembayaran.
b. Pilih field Bank pilih akun kas/bank penerima pelunasan piutang.
c. Isi tanggal sesuai dengan dengan tanggal penerimaan pelunasan, jika pelanggan membayar menggunakan cek, isi kolom tanggal cek sesuai dengan tanggal cek.
d. Pada kolom catetan isi keterangan sehubungan dengan aktivitas penerimaan pelanggan yang dilakukan.
e. Pada detail penerimaan pelanggan, centang kolom pay pada baris faktur yang dilunasi, secara otomatis kolom pembayaran akan terisi sesuai dengan total nominal piutang atas invoice yang terutang. Jika pelanggan hanya membayar sebagian dari total nilai tagihan piutang maka dapat langsung mengisi dikolom pembayaran sesuai dengan jumlah yang anda terima.
f. Klik tombol hitung untuk mengisi jumlah yang dibayar. Jika sudah klik simpan dan tutup untuk menyimpan dan menutup tampilan penerimaan pelanggan.
Dari langkah – langkah pencatatan aktivitas penjualan dalam software accurate ini maka akan menghasilkan beberapa laporan yang dapat dipakai oleh pihak manajemen. Ada 4 laporan yang dapat dihasilkan oleh software accurate ini sebagai berikut :
1. Laporan Pengiriman Pesanan
Laporan ini biasanya dipakai oleh pihak manajemen dalam menghitung jumlah pengiriman barang perhari atau perbulan sesuai dengan surat jalan yang tercetak.
2. Laporan Rincian Retur Penjualan
Laporan ini dipakai pihak manajemen dalam mengetahui jumlah retur yang terjadi saat pengiriman secara terinci.
3. Laporan Rekap Bersih barang per Pelanggan
Laporan ini untuk mengetahui jumlah dan nilai penjualan bersih per pelanggan. 4. Laporan Rincian Umur Piutang
Laporan ini untuk mengetahui jumlah piutang per faktur penjualan yang sudah dikirimkan ke pelanggan. Laporan ini bermanfaat bagi manajemen dalam memantau piutang pelanggan sudah jatuh tempo.
Selain memiliki kelebihan, software accurate ini juga memiliki kekurangan dalam penyimpanan data didalam databasenya tidak bisa terlalu banyak. Hal ini memang sangat mengganggu aktivitas pencatatan dalam software accurate karena dalam membuat dan membuka data diperlukan waktu yang tidak cepat seperti biasanya dan terjadi eror sistem karena penuhnya data didalam database tersebut. Tapi hal itu bukan merupakan penghambat yang menjadi masalah karena dapat diatasi dengan cara memotong atau membuat database baru dengan melanjutkan penyimpanan dan pencatatan setelah database sebelumnya.