HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Proses Pengendalian Piutang
Sebagaimana diketahui bahwa pengelolaan administrasi pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar seiring dengan ditemukan pegawai kurang memliki kemampuan untuk melindungi dan memainkan harta kekayaan perusahaan.Penyimpangan/ kesalahan dari kebijaksanaan yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar kurang akuratnya data akuntansi yang disajikan.
Hal tersebut diatas menunjukkan bahwa fungsi-fungsi manajemen piutang dalam meningkatkan penerimaan kas, maka sistem pengendalian intern pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar kurang berfungsi dengan baik. Untuk membantu dalam memperbaiki kondisi perusahaan khususnya pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar, dalam hal ini perlu adanya pembinaan dengan management sistem penerimaan kas pada perusahaan dengan sistem dan prosedur yang ditetapkan pada semua kegiatan mengenai pelayanan air bersih, baik peranan dan fungsi bagian kasir atau keuangan dan sangat membantu untuk mempercepat proses tersebut.
Pengendalian penerimaan kas menumbuhkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan, serta akan membantu pembinaan terhadap kegiatan perusahaan, untuk itu pengetahuan tentang internal control dalam meningkatkan penerimaan kas perlu lebih dipelajari dan dihayati.
48
Jadi dalam arti luas, mengenai sistem pengendalian kas mencakup pengendalian yang bersifat akuntansi dan administratif, sebagai berikut :
1. Pengendalian akuntansi
Dalam pengelolaan usaha pelayanan air bersih di Kota Makassar semua cara serta prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan langsung dengan pengamanan harta untuk Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar yang umumnya meliputi :
a. Sistem pemberian wewenang b. Sistem persetujuan
c. Pemisahan antara tugas operasional atau tugas yang berhubungan harta kekayaan dan tugas pencatatan.
2. Pengendalian administratif
Pengendalian administratif yang meliputi rencana organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar dan semua cara serta prosedur yang ketaatan terhadap kebijaksanaan Direktur perusahaan dan pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan perusahaan pada umumnya, meliputi :
a. Analisa statistic
b. Laporan pencatatan kegiatan
c. Program catatan karyawan dan anggota
Untuk menciptakan suasana sistem pengawasan dalam meningkatkan penerimaan kas yang baik pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar harus melakukan 3 (tiga) persyaratan, sebagai berikut :
1. Prosedur, harus ada prosedur tertentu dan prosedur ini harus dijalankan prosedur yang telah ditentukan tetapi tidak dijalankan, tidak mempunyai arti dari segi pengendalian.
2. Pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan itu harus dijalankan oleh orang yang cakap. Kecakapan meliputi kombinasi dari keahlian, pengetahuan, ketelitian, dan adanya wewenang.
3. Pemisahan tugas, jika seorang menjalankan beberapa prosedur yang satu sama lainnya bertentangan, sistem pengendalian kas tidak dapat berfungsi.
B. Pelaksanaan Pengawasan Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Pelaksanaan Pengawasan Penerimaan Kas
Dalam pelaksanaan pengawasan dalam penerimaan kas pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar yang mempunyai sistem dan prosedur harus dijalankan serta ditetapkan harus memperhatikan kepentingan perusahaan utamanya menyangkut wewenang dalam pelaksanaan tugas, sebagai berikut :
a. Pengendalian intern kas dan Bank
Pengendalian intern kas bank yang dilakukan oleh anggota Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar, antara lain : 1) Penerimaan dan pengeluaran kas harus dibuatkan bukti kas masuk dan
kas keluar yang disetujui oleh yang berwewenang pada perusahaan.
2) Bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas harus dibuatkan nomor urut cetak.
3) Bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas harus ditandatangani oleh yang menerima uang.
4) Bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas yang dibatalkan harus diberi tanda bukti sedemikian rupa sehingga tidak bisa digunakan lagi.
5) Penerimaan dan pengeluaran kas yang harus dicatat/ dibukukan dengan segera.
6) Adanya pemisahan tugas antara menerima dan yang mengeluarkan kas (kasir) dengan petugas yang menyelenggarakan pembukuan.
7) Adanya pengecekan secara berkala oleh pejabat yang berwenang atas sisa kas yang dibandingkan dengan buku catatan kasir dan buku besar perkiraan kas.
8) Adanya pembatasan sisa kas yang ada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar.
9) Adanya pemeriksaan kas secara mendadak oleh pejabat yang berwenang dari dalam perusahaan itu sendiri.
10) Adanya penyimpangan-penyimpangan uang kas di tempat yang aman.
11) Menerima R/K dari bank dan membuat rekomendasi bank secara berkala.
12) Mengadakan tindak lanjut atas pos-pos rekonsiliasi bank.
13) Berusaha memberikan informasi ke bank jika terdapat perbedaan-perbedaan yang kurang jelas antara R/K bank dengan buku harian Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Makassar.
Pengendalian Intern Dalam Meningkatkan Penerimaan Kas
Pada pengendalian intern atas dalam meningkatkan penerimaan kas pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Makassar dimulai dengan order-order yang diterima sampai dengan piutang ditagih.Metode pengendalian ini berupa adanya sistem asosiasi atas salah pesanan, atas pinjaman yang diberikan, atas pengiriman barang, atas penerimaan barang, pencatatan yang cepat penerimaan kas, penyetoran ke pelanggan.
b. Pengendalian intern atas piutang
Pengendalian intern atas piutang dengan PDAM antara lain :
1) Bagian penerimaan harus dipisahkan dengan bagian pembukuan atas penerimaan.
2) Bagian pembukuan atas penerimaan hasil tagihan harus dipisahkan dengan bagian kasir (penerimaan kas) dari penjualan/tagihan.
3) Untuk pembayaran angsuran kredit, bukti pembayaran harus sama dengan yang terjadi pada mutasi penagihan pembayaran.
c. Pengendalian atas persediaan barang
Pengendalian kas atas persediaan barang dilakukan dengan cara, sebagai berikut :
1) Persediaan barang harus dihubungi dengan baik kerusakan, kebakaran, kehancuran dan sebagainya.
2) Peralatan dan perlengkapan persediaan dibuat agar dapat menunjukkan mutasi dan saldo persediaan barang-barang setiap saat.
3) Secara berkala harus diadakan perhitungan fisik atas persediaan barang (inventory taking stock opname).
4) Pemisahan fungsi pencatatan dan fungsi penerimaan/ pengeluaran barang-barang.
5) Persediaan barang juga sebaiknya diasuransikan terhadap resiko rusak atau kehilangan.
d. Pengendalian atas aktiva tetap
Pengendalian intern atas aktiva tetap oleh Perusahaan Daerah Air Minum Kota Makassar dilakukan dengan cara :
1) Adanya anggaran untuk pengeluaran/pembelian aktiva yang disetujui
oleh yang berwenang Perusahaan Daerah Air Minum Kota Makassar.
2) Adanya kebijaksanaan kapitalisasi secara tertulis yang membedakan antara pengeluaran yang dianggap sebagai aktiva tetap dan pengeluaran bukan aktiva tetap.
3) Adanya bukti-bukti aktiva tetap/catatan dan adanya inventarisasi atas aktiva tetap secara berkala atau periode.
4) Adanya dokumen-dokumen pendukung atas transaksi aktiva tetap.
5) Adanya pengawasan terhadap aktiva tetap.
6) Perlunya aktiva tetap diasuransikan dalam asuransi kerugian yang menandai atas aktiva tetap.
e. Pengendalian hutang/ kewajiban perusahaan
Pengendalian Kas atas Modal Perusahaan Pengendalian kas tersebut yang dilakukan oleh Perusahaan Daerah Air Minum Kota Makassar antara lain :
1) Ketetapan mengenai besarnya dan cara-cara pembayaran serta dalam pengiriman barang dan pemerinaan barang yang menggunakan jasa pelabuhan berdasarkan ketentuan dalam anggaran dan keputusan dari Pimpinan.
2) Perubahan-perubahan yang terjadi atas pengiriman dan penerimaan barang berdasarkan atas anggaran kas negara.
3) Penentuan besarnya dan penggunaan cadangan harus berdasarkan hasil keputusan rapat.
4) Pengolahan modal yang harus sesuai dengan tujuan dan pemberian
modal tersebut.
5) Penentuan mengenai penggunaan dan pembagian laba usaha bila ada pegawai mendapat konpensasi.
f. Pengendalian intern atas modal perusahaan
Pengendalian kas atas biaya yang dilakukan oleh Perusahaan Daerah Air Minum Kota Makassar, dengan dokumen-dokumen pendukung beserta bukti-bukti pembukuan dengan persetujuan dari yang berwenang dengan perhatian sebagai berikut :
1) Semua pengeluaran biaya harus berdasarkan bukti-bukti dan telah disetujui oleh pimpinan.
2) Semua biaya yang menjadi beban perusahaan dengan segera dan benar.
3) Pengeluaran biaya hendaknya diadakan tingkat otorisasi untuk jumlah-jumlah yang tertentu dan pada petugas yang tertentu pula.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur pengeluaran kas sebagai dasar mengetahui jalur mengenai urutan-urutan pengeluaran dan penerimaan kas yang telah ditetapkan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Makassar adalah melalui bank yang disepakati bersama atau sebagai mitra kerja.
Proses penerimaan dan pengeluaran kas melalui bank ini merupakan pengendalian intern terhadap aliran kas yang disebabkan oleh adanya kemungkinan yang perlu dijamin pencatatan yang dimiliki, dan dalam rangka keamanan bagi kas perusahaan.
Proses kegiatan penerimaan maupun pengeluaran kas yang diselenggarakan bank tersebut menunjukkan bahwa perusahaan mampu menerapkan internal kontrol terhadap kegiatan yang dijalankan dan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan pihak perusahaan.
Tindakan-tindakan pengeluaran kas Perusahaan Daerah Air Minum Kota Makassar, seperti pembayaran pengiriman barang ke kantor perwakilan atau pembayaran gaji pegawai upah pekerja, biaya angkutan dan biaya umum, melibatkan pihak-pihak lain seperti halnya bank-bank serta cadangan-cadangan dan perwakilan yang ikut ambil bagian di dalamnya.
Untuk lebih jelasnya mengenai arus dokumen di atas,sebagai berikut : a. Berdasarkan penerimaan fisik barang oleh bagian gudang terlebih dahulu
mencocokkan surat-surat kontrak, maka bagian gudang membuat berita acara pemasukan barang (BAPB) sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama diberikan kepada leveransir atau perusahaan-perusahaan pengangkutan, lembar ke dua diserahkan kepada seksi persediaan dan pergudangan dan lembar ke tiga sebagai arsip.
b. Sesuai dengan berita acara pemasukan, Sesuai dengan berita acara pemasukan barang (BPAB) yang dapat diterima dari Perusahaan Daerah Air Minum Kota Makassar membuat faktur dengan menyebutkan surat kontrak dalam faktur yang bersangkutan Faktur adalah sebagai tanda bukti penagihan perusahaan yang bersangkutan dan diterima oleh Kepala seksi keuangan.
c. Faktur tersebut dicocokkan dengan surat bukti pada pendukungnya seperti surat kontrak, berita acara (BAPB) atau faktur yang harus dilampirkan oleh seksi keuangan dan menguji kebenaran semestinya dan apabila semuanya telah sesuai maka seksi keuangan membuat nota verivikasi oleh seksi keuangan dan bukti pengeluaran kas masing-masing dalam 4 (empat) rangkap dan 2 (dua) rangkap nota verivikasi oleh seksi keuangan diperiksa setiap kolom, seperti nomor dan tanggal verifikasi, nama perusahaan dan kepada siapa harus dibayar, jumlah yang akan dibayar, dan tanggal berapa kontrak diberikan paraf. Demikian halnya dengan buku pembayaran kas oleh seksi keuangan diisi dengan nama perusahaan
atau kepada pembayaran harus dilakukan, berapa jumlah yang harus dibayar, nomor surat pendukung, seperti nomor SK. Nota verifikasi dan bukti pengeluaran kas, yakni setelah mendapat persetujuan pembayaran dengan mengeluarkan SPP/Giro/Cek kepada leveransir atau perusahaan yang bersangkutan.
d. Nota verifikasi (NV) sebagai bukti pengeluaran kas (BPK) dan faktur beserta pendukung-pendukungnya diteruskan ke seksi verifikasi, pada seksi verifikasi dokumen-dokumen ini yang saling dicocokkan atau sama lainnya dan jika semuanya telah sesuai maka seksi verifikasi mengisi kolom-kolom tertentu pada nota verifikasi (NV) dan bukti pengeluaran kas (BKP). Seperti kolom-kolom cekking bukti-bukti pada nota verifikasi, nomor SPP/Giro/Chek dan nama rekening pada bukti pembayaran kasnya.
Nota verifikasi ini ditandatangani kembali, semua dokumen-dokumen dimintakan persetujuan pembayaran kepada Kepala devisi Administrasi dan keuangan.
e. Persetujuan pembayaran oleh devisi administrasi dan keuangan ditandai dengan nota verifikasi (NV) dan bukti pengeluaran kas (BPK) serta SPP/Giro/Chek dan faktur lembar kedua diserahkan kepada leveransir (perusahaan sebagai sub agen atau agen) dengan terlebih dahulu mendahului tanda lunas (telah) demikian dengan dokumen-dokumen lainnya seperti nota verifikasi (NV), bukri pengeluaran, faktur, surat berita acara pemasukan barang, kesemuanya harus dicap lunas oleh seksi keuangan sebelum diarsipkan dan didistribusikan.
f. Lembar pertama dari nota verifikasi sebagai bukti untuk pembayaran kas untuk selanjutnya diteruskan ke seksi Akuntansi. Seksi ini sebelum mencatat pengeluaran kas, terlebih dahulu melengkapi BPK dengan mengisi kolom nomor rekening serta menanda tangani. Pengeluaran kas tersebut dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, kemudian ke dalam buku besar dan terakhir ini dicatat ke dalam buku pembantu.
g. Lembar ketiga dari nota verifikasi dan lembar kedua bukti pengeluaran kas diteruskan ke seksi keuangan dan dokumen lainnya diarsipkan oleh seksi verifikasi. Seksi keuangan melengkapi nota verifikasi dengan hal-hal seperti nomor SPP/Giro/Chek dan kolom pembayaran.
3. Perkembangan Piutang Tagihan dan Realisasinya Pada Perusahaan
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Makassar periode tahun 2011-2015 perkembangan piutang dapat dilihat pada tabel dan realisasinya, sebagai berikutTABEL I
PERKEMBANGANPIUTANG/ TAGIHAN DAN REALISASINYA PERIODE TAHUN TAHUN 2011 - 2015
Tahun Tagihan Tunggakan
Kuitansi Piutang Rata-Rata (Rp)
Kredit (Rp) 2011 625.000 100.059.978.631.00 71.323.192.137.99 2012 717.583 112.507.100.393.98 48.050.773.336.68 2013 125.234 105.300.977.354.00 27.345.899.893.00 2014 527.589 75.263.833.749.48 14.565.825.574.38 2015 435.735 122.631.463.612.30 9.710.550.382.92 Sumber :PDAM Kota Makassar
Dalam rekening yang masih ditagih sumber data diambil dari laporan penagihan khususnya (LPP-A) daftar rekening air yang masih harus ditagih (DRD-A) laporan efisiensi penagihan tahun lalu.
4. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tingkat Piutang a. Volume Penjualan
Dalam tahun buku 2011 Perusahaan Air Minum (PDAM) Makassar memperoleh hasil penjualan barang campuran sebesar Rp.
169.326.824.617.57 dan pada tahun buku tahun 2013 yaitu sebesar Rp. 188.869.383.992.00 tingkat piutang ini mengalami
kenaikan yaitu sebesar Rp.203.568.786.795.07 atau total penjualan sebelumnya di tahun buku 2014.
Penjualan Tahun Buku 2014 Tahun Buku 2015
Air Bersih M3 (Rp) M3 (Rp)
1. Air Langganan Umum
17.353.253 41.136.068.086.00 14.892.050 43.552.322.124.00
2. Air Langganan ABRI
2.366.662 11.719.966.883.29 1.894.202 8.519.669.133.83
3. Kendaraan/
alat peng.
41.398 1.929.814.635.00 167.666 1.929.814.635.00
4. Pendapatan A lainnya
719.835 4.509.624.062.78 2.407.900 4.246.894.623.88
Jumlah 19.761.31 59.280.472.867.07 16.953.912 58.247.699.516.71
Sumber : PDAM Kota Makassar
Dari total penjualan tinta offset tersebut, hampir seluruhnya dilakukan dengan penjualan kredit sehingga secara langsung menaikkan jumlah piutang pelanggan air bersih.
TABEL III
DAFTAR TARIF JUMLAH LANGGANAN PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM KOTAMAKASSAR
PERIODE 2011 - 2015
NO. Kode Tarif Jenis Pelanggan Tariff Upah
(Rp)
1. 1 A Sosial Umum 310
2. 1 B Sosial Khusus 375
3. 2 A Rumah Tangga A 400
4. 2 A Rumah Tangga B 550
5. 2 A Kedutaan/Konsultan 550
6. 2 D ABRI/Pemerintah 800
7. 3 A Niaga Kecil 975
8. 3 B Niaga Besar 2.500
9. 4 A Industri Kecil 1.000
10. 4 B Industri Besar 3.000
11. 5 A Khusus 3.500
Sumber : PDAM Kota Makassar
Dari data di atas dapat dijelaskan bahwa penerapan standar kredit yang longgar untuk setiap pelanggang tercermin oleh tarif yang berbeda pada
masing-masing jenis pelanggan.Jadi siapa saja dapat menjadi pelanggan dengan kriteria harus membayar sesuai tarif yang sudah ditentukan.
b. Jangka Waktu Kredit
Jangka waktu kredit ini dengan cara pada prinsipnya ditempuh dengan perpanjangan jangka waktu pengembalian dengan harapan agar penjualan bisa meningkat. Piutang air bersih melalui Peruahaan Daerah Air Minum Kota Makassar yang merupakan perusahaan milik swasta ketetapan daerah yang oleh Kepala Daerah yaitu Walikota Makassar begitupun halnya dengan periode piutangnya yang perusahaan terhadap air bersih untuk rumah tangga, industri atau lembaga sosial. Hal tersebut dilakukan berkaitan dengan penggunaan tarif untuk masing-masing pelanggan tersebut.