BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Proses Pengolahan Data Akuntansi
Terdapat tiga tahap dalam pemrosesan data dalam sistem akuntansi berbasis komputer yaitu :
1. Input Data
Input data merupakan memasukkan data. Data berarti fakta yang belum tersusun/sifatnya yang masih mentah. Dahulu, perusahaan kebanyakan
menggunakan dokumen (source document), untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan kemudian memindahkan data tersebut ke komputer. Namun, sekarang sebagian besar data aktivitas tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data entry
screen), biasanya, tampilan untuk entry data menyimpan nama yang sama dengan
dokumen sumber manual yang digantikan.
Dokumen sumber yang di desain baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data dari aktivitas bisnis. Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah dicatat nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secara otomatis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru. Pemberian nomor itu akan menyederhanakan / mempermudah verifikasi bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. Formilir yang di desain dengan baik dan tampilan entry data dapat memperbaiki akurasi dengan cara memberikan intruksi atau saran tentang data yang harus dikumpulkan, dengan cara pengelompokkan informasi-informasi yang secara logika saling berhubungan melalui pemakaian kotak yang ditempatkan (check off boxes) atau menu pulldown untuk menyajikan pilihan yang tersedia, serta dengan cara pemakaian bayangan dan garis-garis batas yang sesuai, untuk memisahkan tiap data secara jelas.
Apabila dokumen manual masih harus diberikan kepelanggan atau pemasok, akurat input data dan efisiensinya dapat diperbaiki lebih jauh dengan menggunakan dokumen turnaround, yang memuat catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, dan kemudian kembali lagi sistem sebagai input.
Dokumen turn around dipersiapkan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer untuk memudahkan proses pencatatan input yang berikutnya.
Dengan otomatis dokumen sumber (source data automation) juga merupakan cara untuk memperbaiki segera akurasi dan efisiensi pada input data. Alat otomatisasi dokumen sumber akan mencatat transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca komputer pada waktu dan tempat terjadinya transaksi.
2. Pemprosesan Data
Pemrosesan data adalah aktifitas mentransformasikan input menjadi output atau dengan kata lain mengubah data menjadi informasi. Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, maka langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disampaikan sebelum tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat didalam aktivitas tersebut. Proses pembaruan yang dilakukan selalu ada jeda waktu atau secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch, contohnya adalah proses penggajian yang mana proses ini dilakukan hanya setiap periode tertentu saja. Proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadi transaksi, dinamakan proses on-line atau real-time.
Sistem Informasi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok yaitu
sistem batch dan sistem real-time. Sistem batch mengatur transaksi dalam
kelompok-kelompok pemprosesan. Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul, karena record tidak dikumpulkan
dalam batches. Perbedaan karateristik antara pemprosesan batch dan real-time, yaitu :
Karakteristik yang
membedakan
Metode Pemrosesan Data
Batch Real-time
Kerangka
waktu informasi
Jangka waktu terjadi diantara terjadinya peristiwa ekonomi dan ketika peristiwa itu dicetak
Pemprosesan dilakukan ketika peristiwa
ekonomi terjadi Sumber daya Pada umumnya
menguntungkan lebih sedikit sumber daya (perangkat keras, program, pelatihan)
Lebih banyak membutuhkan sumber daya dari pemprosesan batch
Efisensi Sejumlah besar transaksi diproses dengan lebih sedikit sumber daya
Sumber daya yang lebih besar dibutuhkan per unit output
Tabel II-2. Perbedaan Karakteristik antara pemprosesan batch dan
real-time
Sumber : James A Hall, 2001, system Informasi Akuntansi, Salemba
Empat, Jakarta, h. 84
3. Penyimpanan Data
Komputer menyimpan data dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik (physical space) atau yang disebut dengan field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama maka membentuk catatan (record). Field yang didalam record, atau isinya disebut dengan nilai data (data value).
Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file, setelah itu file yang saling berhubungan, dan dikoordinasikan dari pusat disebut dengan database. Dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA), file yang
dipergunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger (didalam sistem manual ledger benar- benar berupa buku karena dari kalimatnya “keeping the books” maksudnya yaitu pada proses pemeliharaan dan pembaharuan buku besar). Buku besar (general
ledger) memasukan data dalam bentuk rekapitulasi untuk tiap akun aktiva,
kewajiban, ekuitas pendapatan, dan biaya (expense) organisasi. Buku pembantu (subsidiary ledger) mencatat data rinci yang berfungsi untuk akun besar yang memiliki banyak sub akun terpisah. Buku pembantu piutang memiliki berbagai catatan terpisah untuk tiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi terinci diantaranya (nama, alamat, saldo, batas kredit, dan lain-lain) tentang pelanggan, buku pembantu umumnya dipergunakna untuk piutang, persediaan, aktiva tetap dan utang.
Akun buku besar yang sesuai dengan buku pembantu dinamakan akun pengendalian hubungan, antara akun pengendali buku besar dengan saldo tiap akun dibuku pembantu, memiliki peranan penting dalam memelihara akurasi data yang disimpan di dalam SIA. Setiap akun buku besar diberi nomor tertentu. Daftar akun (chart of account), adalah daftar akun adalah salah satu dari aspek-aspek terpenting SIA, karena dapat mempengaruhi persiapan laporan keuangan. Data yang disimpan dala akun individual dapat dengan mudah di jumlahkan untuk disajikan dilaporkan, akan tetapi data yang disimpan dalam akun rekapitulasi tidak dapat dengan mudah dipisah-pisahkan dan dilaporkan secara lebih terinci. Konsekuensinya, merupakan hal yang penting dalam daftar akun untuk memiliki rincian yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi.
b. Database
Sistem database dibuat untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan dan dikoordinasikan secara terpusat. Pendekatan database membuat data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan dan dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, tidak hanya oleh suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah integrasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya. Integrasi data yang dicapai dengan mengkombinasikan beberapa file utama dalam ‘kolam’ (pool) data yang dapat diakses oleh berbagai program aplikasi.
Dalam hal ini dapat dicapai dengan mempergunakan sebuah program yang disebut sebagai database management system (DBMS). Program ini bertindak sebagai jarak antara database dengan berbagai program aplikasi. DBMS adalah suatu set perangkat lunak yang memiliki tujuan keseluruhan untuk mengolah data dalam suatu database. DBMS mengendalikan database agar para pemakai dapat mengakses, membuat permintaan, atau memperbaharuinya tanpa harus mencari terlebih dahulu dimana suatu data disimpan secara fisik. Kombinasi database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS disebut sebagai sistem database.
c. Sistem Database
Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana para pemakai atau programmer secara konseptual mengatu Tampilan Logis dan Fisk (logical view and physical view) Data
dan memahami sebuah data. Sebagai contoh, seorang manajer penjualan merencanakan seluruh informasi mengenai para pelanggan, yang menyimpannya dalam bentuk tabel. Tampilan fisik adalah data yang digunakan dalam menyusun dan menyimpan data seperti kedalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya. Memisahkan tampilan logis dan fisik memungkinkan pengembangan aplikasi baru karena programmer dapat berkonsentrasi untuk memasukkan kode (coding / hal-hal yang akan dilakukan program) kedalam logika aplikasi dan tidak perlu memusatkan perhatian pada bagaimana dan dimana berbagai data disimpan atau diakses.
d. Skema
Skema (schema) menjelaskan struktur logis database. Terdapat tiga tingkat skema, yaitu : konseptual, eksternal, dan internal. Skema tingkat konseptual (conceptual level schema) adalah tampilan dari seluruh database dalam tingkat organisasi. Skema ini mendaftar elemen-elemen data dan hubungan antar mereka. Skema tingkat eksternal terdiri dari satu set tampilan individual bagi pemakai dari berbagai bagian database, yang setiap bagiannya merupakan subskema. Skema tingkat internal menyediakan tampilan tingkat rendah dari database. Skema ini menjelaskan bagaimana data sebenarnya disimpan dan diakses, termasuk informasi mengenai petunjuk (pointer), indeks, panjang catatan, dan seterusnya.
e. Kamus Data
Salah satu komponen terpenting dari DBMS adalah kamus data (data
elemen data yang disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki catatan di kamus data yang mendeskripsikan elemen tersebut. DBMS biasanya memelihara kamus data. Kamus data ini sering kali menjadi salah satu aplikasi pertama dari sistem database yang baru diterapkan. Masukkan (input) untuk kamus data mencakup elemen data yang baru atau telah terhapus serta perubahan nama dan pengguna elemen data yang ada. Keluaran (output) mencakup berbagai laporan yang berguna bagi programmer, perancang database, dan pemakai sistem informasi. Laporan-laporan itu sendiri mencakup daftar dari semua program dimana suatu data digunakan, daftar dari semua sinonim untuk elemen dalam file tertentu, daftar dari semua elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu, dan data dari seluruh laporan output dimana elemen data digunakan. Laporan-laporan ini berguna dalam perancangan dan impelementasi sistem database, penyedian dokumentasi sistem, dan dapat bagian menjadi bagian dari jejak audit.
f. Bahasa-bahasa DBMS
Setiap DBMS harus menyediakan sarana untuk pelaksanaan fungsi dasar, yaitu : menciptakan, mengubah, dan mempertanyakan database. Sekelompok perintah yang digunakan untuk menjalankan tiga fungsi tersebut, secara berurutan diacu sebagai bahasa untuk di definisi data, bahasa untuk manipulasi data, bahasa untuk di definisi data, bahasa untuk manipulasi data, bahasa untuk meminta data. Berikut ini jenis-jenis dari bahasa-bahasa DBMS : 1) Bahasa definisi data (data definition language – DDL) digunakan untuk membangun kamus data, mengawali atau menciptakan database,
mendeskripsikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau programmer, memberikan batasan untuk keamanan field atau catatan pada database. Dengan kata lain DDL merupakan penghubung data logis dengan data fisik.
2) Bahasa manipulasi data (data manipulation language-DML) digunakan untuk mengetahui bagaimana cara database yang sedang diproses, mencakup operasi seperti pembaharuan (updating), penyisipan (inserting), dan penghapusan (deleting) suatu bagian dari database. DML memudahkan program penulisan (writing program ) untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan hanya menanyakan suatu nama dari bagian data, bukan meminta lokasi penyimpanan fisiknya.
3) Bahasa Permintaan data (data query language – DQL) dipergunakan untuk menyelidiki database. Apabila DML dipergunakan untuk mengubah isi database, maka DQL hanya dipergunakan untuk mengambil data, menyortir data, menyusun data, dan menyajikan suatu bagian dari
database sebagai respon atas permintaan data. Umumnya DQL berisi
perintah yang cukup luas, tetapi mudah dipergunakan, sehingga para pemakainya dapat memuaskan sebagian besar kebutuhan informasinya sendiri, tanpa bantuan dari programmer.
Banyak DBMS yang juga memasukkan penulis laporan (report writer), yaitu sebuah bahasa yang menyederhanakan pembuatan laporan. Umumnya, pemakai hanya perlu menspesifikasikan elemen data yang ingin mereka cetak dan bagaimana format laporan tersebut. Penulis laporan kemudian akan mencari
dalam database data yang di spesifikasikan, mengekstrasi bagian data tersebut, mencetaknya sesuai dengan format yang telah ditentukan oleh pemakai. Seluruh pemakai umumnya memiliki akses ke DQL dan penulis laporan. Akses ke DDL dan DML seharusnya hanya dibatasi untuk para pegawai yang memiliki tanggung jawab administrasi dan pemograman. Hal ini membantu membatasi jumla pegawai yang memiliki kemampuan untuk membuat perubahan dalam database.
D. Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan