BAB II TINJAUAN PUSTAKA
D. Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan
2. Sistem Pengeluaran Kas
Pada sistem informasi pengeluaran kas yang terkomputerisasi proses pengeluaran kas juga menggunakan sistem batch seperti pada sistem informasi penerimaan kas. Dimana James Hall (2001 : 285) membagi pengeluaran kas sebagai berikut departemen pemrosesan data, departemen pengeluaran kas dan departemen utang dagang. Berikut ini langkah-langkah dalam sistem pengeluaran kas:
a. Departemen Pemrosesan Data
Setiap hari, sistem akan meregister voucher dari tanggal yang telah jatuh tempo setiap item secara langsung. Setelah itu mencari file voucher untuk item-item yang jatuh tempo menulis cek. Cek tersebut dicatat dalam register cek (jurnal pengeluaran kas) menutup file voucher dan mengirim item-item tersebut ke file utang dagang yang tertutup. Lalu salinan-salinan cek tersebut di kirim ke bagian / departemen pengeluaran kas, dan akhirnya total dari batch file utang dagang tertutup, pengeluaran kas disiapkan untuk meng-update buku besar umum. Total batch dari file utang dagang terbuka (karena belum dibayar) akan tetap tertutup (karena telah dibayar). Pengeluaran kas, persediaan dan buku besar umum dilaporkan ke bagian dagang. Dan total dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kasnya harus sama.
b. Departemen Pengeluaran Kas
Dibagian ini petugas pengeluaran kas merekonsiliasi salinan-salinan cek tersebut dengan daftar-daftar transaksi, lalu menyreahkan cek yang dapat dinegoisasi ke pihak manajemen untuk disetujui dan ditandatangani.
Kemudian cek-cek tersebut dikirim ke pemasok dan satu salinan dari setiap cek akan dikirim ke bagian utang dagang, beserta salinan lainnya akan disimpan ke bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar-daftar transaksi. c. Departemen Utang Datang
Dibagian ini petugas menerima salinan cek, dan mencocokkan cek dengan dokumen pendukung di file voucher terbuka dan mentransfer / mengirim item- item tertutup ini ke bagian file voucher tertutup. Dan menutup file voucher, maka prosedur pengeluaran kas diakhiri dengan langkah ini.
Perusahan terkadang untuk membiayai dengan operasionalnya menggunakan dana kas kecil. Pengertian dana kas kecil menurut Skousen & Stice (2001 : 379), yaitu “Jumlah dana kecil kas yang disimpan ditangan untuk tujuan pembuatan pembayaran bermacam-macam”. Dalam penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu:
a. Sistem Saldo Berflukt uasi
Dalam sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system) ini penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur Sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil.
2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saldo rekenig ini berfluktuasi.
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dan kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. b. Sistem Imprest
Dalam sistem ini, penyelenggara dana kas kecil dilakukan sebagai berikut : 1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil), bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan secara periodic atau secara mendadak menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan-permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggung jawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil,
harus sama dengan saldo rekening dan kas kecil yang tercantum dalam buku besar.
Dalam bukunya Mulyadi (2001 : 534) menjelaskan tentang adanya fungsi dalam sistem dana kas kecil yaitu:
Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Fungasi kas.
2. Fungsi akuntansi
3. Fungsi pemegang dana kas kecil.
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai. 5. Fungsi pemeriksa intern.
Adapun uraian dari fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut: Ad 1) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek tersebut kepada pemegang dana kas kecil pada waktu pembentukan dana kas kecil dan pada waktu pengisian kembali dana kas kecil.
Ad 2) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, transaksi pembentukan dana kas kecil, pengisian kembali dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pengeluaran dana kas kecil dala jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam
fluctuating final balance system) dan pembuatan bukti kas keluar yang
memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar tercantum dalam dokumen yang telah dibuat, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melaksanakna vertifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung yang dipakai sebagai pembuatan bukti kas keluar.
Ad 3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penyimpanan daa kas kecil, dimana pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang telah ditunjuk, dan permintaan untuk pengisian kembali dana kas kecil.
Ad 4) Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai
Fungsi ini memerlukan dana / pembayaran tunai untuk setiap transaksi yang menggunakan dana tunai.
Ad 5) Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodic dan pencocokan hasil perhitungannya dicatat ke kas, dan fungsi ini juga bertanggung jawab atas audit secara mendadak (surprise audit) terhadap jumlah saldo dana kas kecil ditangan pemegang dana kas kecil.
Gambar II-9 Flowcart Sistem Pengeluaran Kas Sumber : James Hall (2001 : 288)
E. Pengendalian Intern Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data