BAB II PERENCANAAN
2.4 Proses Perencanaan
Untuk memahami proses perencanaan di dalam organisasi perlu diuraikan beberapa hal yang berkaitan dengan proses perencanaan, meliputi type perencanaan, jenis perencanaan, proses perencanaan, dan hambatan dalam perencanaan.
a. Tipe Perencanaan
Dalam perencanaan ada tiga tipe rencana yang akan dihasilkan, yaitu :
1) Rencana berdasarkan sasaran (objectives/goals tactical plan)
Pada type ini, setiap pimpinan harus mempunyai sasaran yang jelas mengenai apa yang harus dicapai melalui suatu kegiatan dalam kurun waktu tertentu. Berapa biaya yang dibutuhkan, dan peralatan apa yang diperlukan untuk implementasi rencana yang bersangkutan. Selain itu, siapa saja yang akan dilibatkan dalam pencapaian sasaran tersebut, karena personil yang ada di bawahnya harus mengetahui secara jelas.
Sasaran ini akan memberikan arah kegiatan bagi personil dan unit-unit kerja dalam organisasi.
Rencana seperti ini sering disebut juga dengan Action Plan atau Tactical Plan. Satu action plan terdiri atas: a) Uraian tujuan yang akan dicapai,
b) Anggaran, peralatan, dan batas waktu,
c) Pembagian tugas bagi para pelaksananya (bagian, tim, regu, serta anggota),
d) Sasaran kegiatan (operating goals) yang harus dilaksanakan dan dicapai oleh satuan pelaksana, e) Petunjuk teknis operasionalnya, terdiri atas metode
prosedur pelaporan, dan lain-lain. 2) Rencana Tunggal (Single Use Plan)
Rencana tunggal ini dibuat untuk menentukan langkah-langkah dalam suatu kegiatan tertentu dalam pencapaian suatu tujuan yang sudah ditentukan. Apabila tujuan sudah dicapai, maka selesailah rencana tersebut. Ada empat macam yang termasuk kategori rencana tunggal, yaitu:
a) Program utama, merupakan penjabaran lebih lanjut dan terinci dari tugas pokok dan fungsi organisasi, terdiri atas beberapa kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi selama kurun waktu tertentu.
Rencana ini secara berkala perlu ditinjau kembali, dirubah sesuai dengan sasaran baru dan tujuan organisasi. Pada umumnya rencana ini dibuat oleh pimpinan berdasarkan masukan- masukan atau usulan-usulan dari unit-unit kerja yang berada di bawahnya.
Dalam organisasi besar, rencana ini disusun oleh unit khusus yang bertugas untuk menangani perencanaan.
b) Proyek, merupakan satu kegiatan khusus, bagian dari suatu program utama (umum) yang disusun dan dilaksanakan secara otonom (berdiri sendiri). Suatu proyek mempunyai jangka waktu tertentu, dengan demikian sudah ditentukan awal dan akhir dari suatu kegiatannya. Pelaksanaan proyek biasanya terdiri atas personil yang direkrut sementara dari beberapa unit dalam organisasi dan bersifat temporer. Setelah proyek selesai, akan dikembalikan kepada unit semula. Demikian pula sarana dan peralatan yang digunakan, umumnya merupakan pinjaman dari unit organik yang harus segera dikembalikan apabila proyek telah selesai.
c) Porogram Khusus, yaitu rencana yang mendapat perhatian khusus, karena sifatnya yang khusus pula. Program ini biasanya diadakan apabila organisasi menghadapi masalah yang luar biasa dan mempunyai dampak serius kepada organisasi. Kebijakan untuk mengadakan program khusus biasanya ditetapkan oleh pimpinan puncak organisasi.
d) Rencana terinci, merupakan penjabaran secara lebih rinci dari suatu program. Tujuannya agar lebih jelas dan terarah tentang langkah-langkah yang harus dilakukan oleh para pelaksana di lapangan. Rencana ini biasanya disebut petunjuk pelaksanaan (juklak).
3) Rencana Induk (Standing Plan/Master Plan)
Rencana induk adalah suatu rencana yang bersifat luas dan menyeluruh, serta dipergunakan secara terus- menerus. Rencana-rencana yang lain harus sinkron
dengan rencana induk. Ada tiga macam yang termasuk ke dalam rencana induk, yaitu :
a) Kebijaksanaan dasar, merupakan suatu pedoman organisasi dalam menjalankan tugas. Kebijakan ini bertungsi juga sebagai Pedoman dasar bagi organisasi yang menjadi kerangka acuan pokok dalam menyelenggarakan berbagai kegiatan organisasi. Kegiatan itu dapat berupa kegiatan fisik pengembangan organisasi, pengembangan perluasan pembangunan kantor, pengembangan pegawai, dan yang lainnya.
b) Prosedur, rencana ini merupakan prosedur yang harus diikuti dalam melaksanakan kegiatan agar efisien dan efektif. Prosedur merupakan jalur kegiatan yang harus ditempuh dalam menyelesaikan suatu tugas atau urusan, juga dapat mencerminkan hirarki jabatan, pertanggugjawaban, pelaporan, dan lain-lain. Prosedur ini akan berkembang menjadi satu budaya organisasi yang akan dipatuhi dan dihormati oleh setiap aparat yang terlibat dalam organisasi.
c) Metode, disebut juga tatata-cara atau aturan, yaitu cara yang terbaik untuk melakukan suatu pekerjaan. Metode ini lebih bersifat petunjuk praktis dalam melakukan berbagai kegiatan, perbedaan yang disusun untuk memudahkan para pelaksana. Metode atau aturan ini dapat dituangkan ke dalam, suatu aturan tertulis, dapat juga berupa suatu konvensi.
b. Jenis Perencanaan
Jenis-jenis perencanaan yang dilakukan dalam organisasi dapat dibedakan dari beberapa segi, antara lain berdasarkan:
1) Menurut ruang lingkup kegiatan. Berdasarkan ruang lingkupnya, perencanaan yang dibuat dapat berupa: a) Rencana Kebijakan, yang ditetapkan oleh pucuk
pimpinan organisasi dan bersifat garis besar. Rencana Kebijakan ini akan menjadi pedoman atau acuan utama dalam penyusunan rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh bagian atau unit-unit dalam organisasi.
Dalam organisasi pemerintahan, rencana kebijakan ini biasanya ditetapkan oleh Menteri untuk tingkat Departemen, oleh Gubernur untuk tingkat Propinsi, dan seterusnya.
Dalam rencana kebijakan ini tujuan, sasaran, dan indikator-indikatornya masih bersifat kualitatif. Sehingga belum dapat dilaksanakan, karena harus diterjemahkan terlebih dahulu ke dalam program- program kegiatan yang lebih konkrit.
b) Rencana Program, merupakan penerjemahan dari suatu kebijakan yang telah ditetapkan oleh pucuk pimpinan organisasi. Rencana program masih bersifat umum, akan tetapi sudah mulai menampakan adanya sasaran dan tujuan yang ingin dicapai, sekali pun jangka waktunya kadang-kadang terlalu panjang. Sedangkan tujuan, sasaran, dan indikatornya sudah mulai menampakkan adanya ukuran kuantitatif.
Misalnya dalam perusahaan yang sudah menetapkan patok-duga (benchmarking), kemudian harus diterjemahkan perusahaan mana yang akan dijadikan patok-duga, selanjutnya disusun bagaimana cara pelaksanaannya, dan berapa lama kontraknya.
c) Rencana Proyek, merupakan kegiatan khusus dan tertentu (terukur), dalam pengerahan waktu, biaya, dan tenaganya. Rencana proyek ini bersifat operasional dan teknis, serta sudah tercermin secara jelas dan terukur (kuantitatif). Baik mengenai sasaran yang harus dicapai, jadwal kegiatan, tenaga pelaksana, organisasi pelaksana, penanggungjawabnya maupun anggarannya. Satu proyek dalam perusahaan atau organisasi kegiatannya bersifat otonom, dan akan berakhir apabila seluruh sasaran telah tercapai.
d) Rencana Pelaksanaan, merupakan rincian langkah-langkah kegiatan yang harus dilaksanakan. Rencana pelaksanaan ini bisa berupa kegiatan rutin, bisa juga berupa kagiatan proyek dan umumnya sudah sangat rinci baik sasarannya maupun ukuran-ukuran indikatornya. 2) Menurut Jangka Waktu Perencanaan, pada umumnya
tujuan suatu organisasi tidak dapat dicapai sekaligus dalam kurun waktu tertentu, hal ini karena keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki. Bahkan bisa saja terjadi tujuan tersebut tidak tercapai sebagai akibat dari adanva tuntutan baru dan hambatan lainnya. Sehubungan dengan hal tersebut, perencanaan akan memperhatikan tentang waktu yang umumnya terdiri atas:
a) Perencanaan jangka lama, yang menghasilkan rencana jangka lama (long run).
Rencana ini tanpa batas waktu tertentu, biasanya tertuang dalam peraturan perundangan pendirian organisasi. Misalnya dalam organisasi bisnis tertuang dalam akta pendiriannya.
b) Perencanan jangka panjang, menghasilkan rencana jangka panjang (purpose). Rencana ini telah mulai dibatasi jangka waktunya, yakni antara 20 sampai 30 tahun, ditetapkan oleh pimpinan puncak dan bersifat normatif. Rencana ini belum dapat diimplementasikan, karena masih memerlukan penjabaran kepada rencana yang lebih operasional.
c) Perencanaan jangka menengah, yang menghasilkan rencana jangka menengah (aim). Jangka yang ditetapkan antara 3 sampai 6 tahun, sudah mulai bersifat konkrit dan memiliki sasaran yang jelas. Sasaran-sasaran yang ingin dicapai dituangkan ke dalam rencana ini bersifat kuantitatif.
d) Perencanaan jangka pendek, yang manghasilkan rencana jangka pendek (goals). Rencana ini memiliki jangka waktu yang cukup singkat, yakni bulanan, triwulanan, sampai satu tahunan. Rencana jangka pendek sifatnya sudah konkrit, sehingga sasaran dan tujuan yang ingin dicapai telah dirinci secara nyata, baik mengenai alokasi biaya, tenaga kerja, peralatan metode pelaksanaan, serta batas waktu pelaksanaan kapan harus mulai dan kapan harus berakhir.
3) Menurut Materi yang direncanakan, rencana biasanya berupa:
a) Rencana personal (personal plan), mengenai kebutuhan pegawai, pengadaan, penempatan, pembinaan dan pengembangan karier, penggajian dan kesejahteraan, pemberhentian, dan lain-lain. b) Rencana Financial (financial plan), berkaitan
dengan penerimaan dan penggunaan keuangan dalam, suatu organisasi.
c) Rencana Pendidikan (educational plan), dibuat untuk kependidikan berkaitan dengan jenis program kurikulum, jadwal waktu, dan tempat pelaksanaan, pengajar, syarat peserta, biaya, dan lain-lain.
d) Rencana Logistik (logistical plan), berhubungan dengan rencana logistik untuk pelaksanaan kegiatan jenis dan jumlah kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, inventarisasi, dan lain-lain.
4) Menurut Daerah yang menjadi objek perencanaan, rencana ini dapat juga dilihat dan segi luas dan lingkup wilayah pelaksanaannya, antara lain berupa: a) Rencana pedesaan (rural plan), yaitu rencana yang
menyangkut pembangunan penataan wilayah pedesaan, biasanya diputuskan secara musyawarah pada forum rembuk desa yang dihadiri oleh tokoh masyarakat desa setempat.
b) Rencana perkotaan (urban plan), rencana yang menyangkut penataan dan pembangunan wilayah perkotaan, biasanya disebut juga sebagai Rencana.
Umum Tata Ruang Kota. Rencana ini pelaksanaannya perlu disetujui terlebih dahulu oleh Dewan Kota. Di Indonesia disahkan melalui permusyawaratan di DPRD, kemudian diundangkan dalam bentuk hukum atau disebut Peraturan Daerah.
c) Rencana Daerah (regional plan), rencana ini menyangkut penataan dan pembangunan satu daerah, baik yang bersifat umum maupun khusus. Di Indonesia dikenal adanya provinsi, kota dan kabupaten. Proses perencanaan hampir sama dengan rencana perkotaan, hanya cakupannya lebih luas tidak sekedar menyangkut wilayah kota.
d) Rencana Nasional (national plan), rencana ini menyangkut perencanan negara dan pembangunan dalam lingkup nasional. Rencana nasional umumnya bersifat garis besar, dan sebelum disyahkan perlu disetujui oleh lembaga Perwakilan Rakyat. Misalnya GBHN, harus disetujui dan ditetapkan oleh MPR, sedangkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) terlebih dahulu harus disetujui oleh DPR.
5) Menurut kekhususan dari perencanaan, antara lain sebagai berikut:
a) Rencana umum (general plan), rencana yang bersifat garis besar yang akan dilaksanakan di masa depan. Biasanya dijadikan pedoman yang bersifat menyeluruh dan masih perlu diikuti oleh jenis-jenis rencana lainnya.
b) Rencana Khusus (special plan), rencana yang bersifat khusus baik karena keadaan yang perlu dilaksanakan secara khusus, maupun karena keistimewaannya.
c) Program Darurat (crash program), program ini sifatnya temporer dan terutama untuk mengatasi keadaan darurat atau mendesak.
d) Rencana penanggulangan (interim/contingency plan), rencana yang bertujuan untuk menanggulangi satu peristiwa tertentu misalnya rehabilitasi setelah terjadinya bencana alam agar dampaknya tidak meluas.
c. Proses Perencanaan
Dalam proses perencanaan ada empat hal pokok yang harus diketahui dan dipahami dengan jelas, yakni :
1) Tujuan yang hendak dicapai, 2) Sumber-sumber data/informasi,
3) Sistem/Metoda untuk mencapai tujuan, 4) Jangka waktu yang diperlukan.
Pada umumnya, proses perencanaan terdiri atas lima tahapan, yaitu :
1) Penyusunan Rencana
a) Tinjauan keadaan (situasi dan kondisi intern organisasi).
- Identifikasi masalah-masalah pokok yang dihadapi organisasi.
- Prestasi dan kemajuan apa yang telah dicapai sebelumnya.
- Berapa besar sumber daya yang dimiliki organisasi.
- Potensi sumber daya yang dimiliki dan dapat dikembangkan.
- Identifikasi situasi dan kondisi lingkungan sekitar organisasi (ekonomi, sosial, teknologi, dll).
b) Tetapkan tujuan dan sasaran-sasaran yang akan dicapai, penetapannya agar diusahakan secara konkrit, realistis, dan terukur.
c) Perkiraan keadaan waktu yang akan dilalui, yaitu membuat perkiraan-perkiraan tentang masalah- masalah yang mungkin terjadi pada waktu pelaksanaan rencana serta merumuskan tindakan untuk mengantisipasinya baik yang bersifat pencegahan maupun berupa penanggulangan. d) Identifikasi kebijakan dan usaha-usaha yang
perlu dikerjakan untuk mendukung rencana (peraturan perundang-undangan, perizinan, dll). e) Susunan Pengesahan Rencana: Perumusan final
suatu rencana yang memerlukan pengesahan dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk itu. Misalnya dalam perencanaan suatu perusahaan, setelah ditandatangani oleh Kepala Bagian Perencanaan, kemudian untuk menyediakan kebutuhan anggaran perlu pengesahan oleh Direktur Keuangan, untuk pengesahan akhir perlu ditandatangani oleh Direktur Utama. Dalam dokumen suatu rencana biasanya dilampirkan struktur organisasi pelaksana, penjadwalan dengan gantt chart, prosedur kerja dengan flow chart, dll.
2) Penyusunan Program Rencana
Dalam tahapan ini kegiatan berupa penjabaran secara rinci mengenai program yang akan dilaksanakan, jumlah biaya yang diperlukan, penentuan unit mana yang menjadi pelaksananya, siapa saja yang harus melaksanakan dan siapa yang bertanggungjawab, dll. Berkaitan dengan waktu perlu ditetapkan mengenai kapan waktunya untuk memulai kegiatan, berapa waktu yang diperlukan, kapan kegiatan harus berakhir. Kemudian, sarana, prasarana, atau peralatan apa yang diperlukan untuk pelaksanaanya. Penyusunan rencana ini biasanya disusun berdasarkan kronologis atau urutan kegiatan kerja.
3) Pelaksanaan Rencana, dalam rencana yang baik biasanya dibuat suatu pedoman pelaksanaan yang akan dipakai sebagai petunjuk bagi para pelaksana agar apa yang dilakukan sesuai dengan yang diharapkan, serta tidak melanggar ketentuan yang berlaku.
Dalam pelaksanaan kegiatan mungkin juga terjadi adanya penyesuaian-penyesuaian dengan keadaan dan perubahan yang terjadi selama pelaksanaan.
4) Pengawasan terhadap Pelaksanaan Rencana
Agar sasaran dapat dicapai sebaik-baiknya, pada waktu pelaksanaan rencana diperlukan pengawasan dan pengendalian. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi adanya penyimpangan yang dapat mengakibatkan tidak tercapainya tujuan.
Apabila ternyata ada penyimpangan, tentunya akan dapat diatasi secepat mungkin serta dilakukan
tindakan-tindakan baik pencegahan (preventif) maupun penanggulangan (korektif).
5) Evaluasi terhadap Rencana dan Proses Perencanaan Setelah suatu kegiatan yang direncanakan selesai dilaksanakan, maka diperlukan adanya evaluasi terhadap rencana tersebut, apakah masih dapat dilanjutkan atau perlu adanya penyesuaian.
Sering terjadi juga bahwa pada waktu rencana sedang dijalankan, kegiatan perencanaan untuk tahun berikutnya sudah dimulai. Maka untuk keperluan ini. hasil evalusi dari pelaksanaan kegiatan yang sedang berjalan akan memberikan tambahan informasi bagi perencanaan tahun berikutnya, sehingga rencana yang dilakukan akan lebih baik.
d. Hambatan dalam Perencanaan
Proses perencanaan bukan sesuatu yang bebas dan gangguan atau hambatan, apalagi menyangkut berbagai sumber daya, baik manusia maupun bukan manusia. Maka pembuatan suatu rencana bukan pekerjaan yang mudah, melainkan memerlukan suatu keahlian khusus disertai dengan semangat kerja yang tinggi, ulet, tekun, dan bertanggugjawab.
Sering terjadi adanya hambatan atau gangguan dalam proses perencanaan, hambatan-hambatan tersebut antara lain berupa:
1) Perubahan-perubahan informasi, personal, kebijaksanaan, keuangan, dan lain-lain. Apa yang sudah direncanakan sebaik-baiknya, dengan adanya perubahan tersebut akan mengacaukan pelaksanaannya. Oleh karena itu, untuk menghindari risiko yang besar perencanaan terus dibuat fleksibel
atau tidak kaku agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi.
2) Tidak adanya dukungan dari pihak lain (atasan, unit kerja yang terkait). Sehingga walaupun perencanaan telah disusun dengan baik apabila tidak mendapat dukungan dari atasan atau unit kerja yang berkaitan maka akan menghambat terhadap pelaksanaan rencana tersebut.
3) Wewenang yang didelegasikan kepada pelaksana kurang tegas/jelas, sehingga akan menyebabkan keragu-raguan bagi para pelaksana yang bersangkutan. Untuk mengatasi hal itu, penempatan jenjang jabatan perencana tidak terlalu jauh dengan jabatan pimpinan dari suatu lembaga/organisasi. 4) Perencanaan yang tidak sempurna, sebagai akibat dari
kualifikasi perencana (orang yang merencanakan) yang kurang memiliki keahlian di bidangnya. Oleh karena itu, sebagai seorang perencana yang baik, diperlukan keterampilan teknik secara substansial dan kemampuan teknik perencanaan yang didukung oleh pengalaman dan wawasan yang luas.