4.2 Prosedur kemitraan
4.2.1 Proses seleksi calon mitra
Pengadaan badan usaha calon mitra kerjasama dilakukan melalui proses seleksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4.2.1.1 Prakualifikasi
Kegiatan prakualifikasi adalah kegiatan seleksi awal badan usaha swasta (BUS) yang berminat dalam penyelenggaraan KPS. Dalam seleksi awal ini dilakukan pemilihan BUS yang memiliki kemampuan manajemen, teknis dan keuangan, yang dapat diikutsertakan pada pelelangan KPS dalam penyelenggaraan air minum.
Kegiatan prakualifikasi harus diumukan secara terbuka melalui media massa cetak dan atau elektronik domestik atau internasional untuk mengundang pihak swasta dalam negeri maupun luar negeri dalam penyelenggaraan KPS. Semua persyaratan yang ditentukan panitia prakualifikasi yang tercantum dalam dokumen prakualifikasi berlaku untuk semua peserta prakualifikasi. Tidak ada diskriminasi berdasarkan kebangsaan dan lainnya dan atau dengan cara-cara yang tidak obyektif dan bertentangan dengan hukum di Indonesia.
Dokumen prakualifikasi berisi informasi sebagai berikut:
a. Penjelasan singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan meliputi lingkup kegiatan, lokasi, jadwal waktu yang diusulkan dan jangka waktu kerjasama.
b. Daftar persyaratan-persyaratan administrasi, teknis dan keuangan yang harus diajukan BUS, terdiri dari:
• Surat pernyataan minat untuk mengikuti prakualifikasi.
• Kelengkapan administrasi (akte notaris pendirian perusahaan).
• Informasi tentang BUS.
• Informasi tentang kesesuaian bidang usaha dengan lingkup pekerjaan kegiatan investasi.
• Informasi tentang kecukupan keahlian dan pengalaman serta kemampuan untuk menangani pekerjaan yang sesuai dengan lingkup pekerjaan investasi.
• Indikasi tentang upaya-upaya dan potensi yang dimiliki guna menjamin kualitas pelaksanaan investasi sesuai dengan kinerja yang ditentukan.
• Keadaan keuangan BUS (laporan keuangan tiga tahun terakhir yang diaudit oleh akuntan publik).
• Indikasi tentang pilihan langkah pendanaan pembangunan dan rencana investasi, termasuk informasi penyandang dana dan kreditur pendukung, serta bukti kinerja perusahaan dalam investasi.
• Bentuk asosiasi atau konsorsium yang diajukan untuk melaksanakan kegiatan investasi.
c. Kriteria penilaian prakualifikasi.
d. Penjelasan mengenai tanggal, tempat, dan waktu penyerahan dokumen prakualifikasi yang telah diisi oleh BUS yang berminat.
Selanjutnya dilakukan penilaian dokumen prakualifikasi yang merupakan evaluasi terhadap dokumen prakualifikasi yang diajukan oleh BUS sesuai dengan kriteria penilaian yang meliputi kelengkapan administrasi, pengalaman perusahaan yang relevan, kapasitas yang berhubungan dengan kemampuan personalia, peralatan, serta keuangan untuk melaksanakan kegiatan sesuai kebutuhan sektor air minum.
Contoh dari kriteria penilaian terhadap kualifikasi BUS peserta prakualifikasi adalah: a. Kesesuaian bidang usaha untuk melaksanakan lingkup pekerjaan dan pelayanan
yang direncanakan.
b. Pengalaman melaksanakan pekerjaan untuk proyek serupa dalam 10 tahun terakhir, dan pemikiran tentang rancangan pelaksanaan pembangunan dan pengelolaannya. c. Langkah pendanaan untuk fase pembangunan maupun operasional proyek, termasuk
dukungan dari penyandang dana atau kreditor potensial, pemikiran tentang tarif dan asset.
d. Kinerja keuangan perusahaan berdasarkan neraca perusahaan yang sudah diaudit akuntan publik.
e. Skema penjaminan kualitas yang diusulkan guna memenuhi tolok ukur kinerja yang disebutkan dalam uraian singkat proyek.
f. Kelengkapan persyaratan administrasi sesuai yang ditentukan dalam dokumen Prakualifikasi.
ditetapkan daftar pendek (short list) peserta lulus prakualifikasi yang dapat diikutsertakan dalam proses pelelangan. Pengumuman daftar pendek kepada peserta lulus prakualifikasi dilakukan secara tertulis.
Pedoman terinci pelaksanaan prakualifikasi kegiatan investasi KPS terdapat pada Kepmenkimpraswil no. 409/KPTS/2002, tentang pedoman kerjasama pemerintah dan badan usaha swasta dalam penyelenggaraan dan atau pengelolaan air minum dan sanitasi, lampiran II.
4.2.1.2 Pelelangan
Proses pelelangan adalah kegiatan pemilihan badan usaha swasta yang telah lulus prakualifikasi untuk melaksanakan kegiatan kemitraan. Pelelangan yang merupakan tahapan dalam proses kerjasama ini dilakukan secara adil, terbuka, transparan, kompetitif, dan bertanggung-gugat.
Bagi semua peserta yang lulus prakualifikasi diberikan dokumen pelelangan yang minimal berisikan:
• Peraturan pelelangan.
• Pedoman pengajuan penawaran (PPP).
• Pra studi kelayakan.
• Rancangan perjanjian kerjasama.
PPP adalah bahan acuan bagi perserta lelang dalam penyusunan penawaran yang tanggap dan responsif yang minimal mencakup gambaran kegiatan yang dikerjasamakan, tolok ukur, persyaratan keuangan, alokasi resiko, tata cara pengajuan penawaran, serta kriteria (teknis dan keuangan) dan prosedur penilaian. Secara terinci PPP berisi:
a. Pendahuluan yang memuat maksud dan tujuan dari penyusunan PPP.
b. Ikhtisar gambaran KPS yang memberikan uraian ringkas mengenai kegiatan investasi yaitu: penjelasan umum dan tujuan investasi, ruang lingkup, hasil yang diharapkan, masyarakat yang akan menikmati, rancangan dan standar kinerja minimum.
c. Prosedur pengajuan penawaran yang mencakup masa berlaku penawaran; cara pemasukan penawaran (satu atau dua amplop); tanggal, batas waktu dan tempat pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran; prosedur pembukaan dokumen penawaran; jaminan penawaran dan masa berlakunya dari bank pemerintah yang nilainya ditetapkan oleh panitia lelang.
d. Keterangan minimum yang harus dilengkapi BUS:
i) Persyaratan administratif yang harus memuat: surat penawaran yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan, atau oleh seluruh direktur anggota konsorsium jika ada; surat kuasa yang memuat nama lengkap, jabatan dan alamat orang yang diberi kuasa; surat jaminan penawaran; surat pernyataan kesediaan dari bank untuk mendukung pembiayaan investasi jika peserta lelang telah mendapatkan kontrak kerjasama.
ii) Ringkasan Eksekutif berisi ikhtisar penawaran teknis lebih kurang lima (5) halaman.
iii) Kualifikasi teknis, manajemen, dan keuangan peserta pelelangan untuk melakukan perencanaan, pembangunan, pengoperasian, dan pemeliharaan kegiatan investasi dalam rangka perjanjian kerjasama Pemerintah-BUS.
iv) Pendekatan kerja peserta lelang, yang menggambarkan pendekatan terhadap kelayakan operasional dan teknis yang meliputi gambaran bagaimana mengembangkan, mengelola, melaksanakan, serta memelihara prasarana dan sarana, termasuk:
(a) rencana pembangunan; (b) standar konstruksi;
(c) rencana manajemen dan operasional; (d) rencana pemeliharaan;
(e) rencana dokumentasi asset;
(f) pendekatan teknis dan administratif; (g) jadwal implementasi.
v) Rencana investasi dan proyeksi keuangan.
vi) Kemampuan dan sumber pendanaan tentang dukungan pembiayaan kegiatan investasi apabila peserta lelang telah mendapat persetujuan; dan kontribusi modal. vii) Standar kinerja; memuat pengertian dan pemenuhan terhadap tolok ukur yang
ditetapkan.
viii) Pengembalian investasi dengan tingkat pengembalian yang wajar dan perumusan tarif yang dipakai.
ix) Konsep hubungan kerja, yaitu dengan menunjukkan langkah-langkah yang diusulkan peserta lelang untuk mengadakan hubungan dengan pemanfaat.
x) Konsep sosialisasi dan hubungan masyarakat, dengan menunjukkan gambaran langkah-langkah yang diusulkan peserta lelang untuk meningkatkan pelayanan.
manajemen, dan staf operasional.
xii) Laporan kinerja, menggambarkan pengertian dan cara peserta lelang untuk memenuhi persyaratan laporan kinerja, yaitu laporan keuangan dan kemajuan rencana usaha (business plan) yang meliputi pelaksanaan fisik investasi dan aspek operasional.
e. Pengaturan yang jelas mengenai penanganan asset, meliputi asset yang telah ada maupun yang akan dibangun oleh BUS.
f. Kebutuhan dana penanggungjawab kegiatan KPS, yang meliputi royalty, sewa asset (kompensasi asset), biaya supervise, biaya badan regulator (bila dibutuhkan), biaya auditor independen.
g. Pengaturan mengenai terminasi atau pengakhiran yang dapat terjadi pada masa kerjasama berjalan atau pada akhir masa kerjasama.
h. Pengaturan mengenai penalti dan sanksi apabila kinerja tidak memenuhi tolok ukur yang ditetapkan.
i. Kriteria penilaian yang berisikan ketentuan dan bobot penilaian dalam pelaksanaan evaluasi dokumen penawaran BUS.
j. Prosedur penilaian yang berisikan ketentuan yang mengatur tahapan dan tata cara penilaian dokumen penawaran BUS.
Dalam melaksanakan evaluasi dari penawaran yang masuk, kriteria evaluasi terhadap penawaran BUS sesuai Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah no.409 tahun 2002, terdiri dari:
a. Kriteria penilaian administrasi, didasarkan pada:
i) Struktur kepemilikan modal atau kepengurusan perusahaan. Harus dipastikan bahwa peserta lelang tidak berada dalam satu kendali pemilik modal atau kepengurusan perusahaan sehingga tidak memungkinkan kolusi diantara peserta lelang yang akan merugikan PDAM/Pemda.
ii) Isi dokumen penawaran untuk memastikan kelengkapan dan kesesuaiannya dengan ketentuan dokumen penawaran.
iii) Dokumen penting lainnya seperti akta pendirian perusahaan, surat izin usaha, dan nomor pokok wajib pajak, yang menunjukkan bahwa dokumen tersebut adalah benar, jelas, dan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
b. Kriteria penilaian teknis, didasarkan pada:
i) Pendekatan kegiatan investasi, melihat gambaran yang diberikan oleh peserta lelang terhadap kelayakan operasional dan kelayakan teknis kerjasama sebagai ringkasan dari studi kelayakan yang dibuat peserta lelang.
ii) Penyelenggaraan, melihat gambaran yang diberikan oleh peserta lelang bagaimana menyelenggarakan kegiatan investasi secara teknis sesuai lingkup pekerjaan.
iii) Disain dasar yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kriteria teknis dan standar lingkungan yang ditetapkan dalam dokumen penawaran.
iv) Rencana teknis yang diusulkan, apakah sudah mempertimbangkan hasil survey atau penelitian lapangan dan apakah sudah disusun jadwal pelaksanaannya.
v) Pengaturan organisasi yang diusulkan, serta pengaturan operasi dan pemeliharaan, apakah menjamin kinerja yang direncanakan sesuai dengan standar kinerja yang ditetapkan.
vi) Operasional, melihat bagaimana peserta lelang mengelola, mengoperasikan, dan memelihara asset investasi untuk mencapai kualitas, kuantitas dan kontinuitas pelayanan sesuai standar kinerja operasional.
vii) Rencana pembiayaan:
• Perhitungan biaya harus lengkap dengan memperhitungkan semua pembiayaan mulai dari penyiapan disain konstruksi dan pengoperasiannya, termasuk perkiraan dana cadangan (contingency) untuk menutup kemungkinan kenaikan biaya (cost overrun), keterlambatan pekerjaan, dll.
• Perhitungan biaya harus mencakup pembiayaan personil/tenaga ahli, biaya operasi dan pemeliharaan, besarnya modal kerja dan peruntukkannya, biaya penggantian dan perbaikan selama masa pembangunan dan pengoperasian, termasuk perolehan lisensi, izin serta pajak-pajak.
viii)Analisis keuangan:
• Menggunakan prinsip ‘discounted present value’; tingkat suku bunga (discount
rate) yang digunakan dalam perhitungan adalah discount rate “Sertifikat Bank
Indonesia” untuk tiga (3) bulan pada tanggal yang telah disepakati atau discount
rate lain yang telah disetujui.
• Proyeksi keuangan yang digunakan dalam menyusun penawaran harus sesuai dengan ketentuan disain teknis (basic design) dan sesuai dengan format yang telah ditetapkan, yang dilengkapi dengan data elektronik beserta rumusannya serta ketentuan-ketentuan lain yang ditetapkan dalam dokumen pelelangan.
kerjasama sebagaimana tertulis pada dokumen pelelangan.
• Mata uang yang digunakan untuk evaluasi penawaran adalah Rupiah Indonesia. Apabila terdapat komponen yang menggunakan mata uang asing, maka nilai tukar yang dipakai untuk membandingkan adalah nilai kurs tengah Bank Indonesia yang berlaku pada saat satu (1) bulan sebelum tanggal pemasukan dokumen penawaran atau tanggal lain yang ditetapkan pada dokumen pelelangan.
• Konsistensi antara jadwal pelaksanaan proyek, proyeksi keuangan, dan bantuan pemerintah sebagai bagian dari usulan keuangan yang sudah dinyatakan secara tepat dan jelas serta diperhitungkan dalam analisis.
ix) Kemampuan keuangan, dengan melihat keterangan keuangan yang memadai untuk mengembangkan komponen investasi.
x) Standar Kinerja, dengan melihat bagaimana pengertian dan pemenuhan peserta lelang terhadap standar kinerja.
xi) Struktur tarif, dengan melihat gambaran yang diusulkan oleh peserta lelang yang harus menjamin pengembalian biaya. Struktur tarif bisa mengacu pada Permendagri no.23/2006.
xii) Konsep hubungan pelanggan, dengan melihat langkah-langkah yang diusulkan peserta lelang untuk mengadakan hubungan dengan para pelanggan,
xiii) Konsep sosialisasi dan hubungan masyarakat, dengan melihat langkah-langkah yang diusulkan peserta lelang untuk meningkatkan pelayanan penyediaan air minum.
xiv) Rekrutmen dan pengembangan sumber daya manusia, dengan melihat kebijakan di bidang SDM, mulai dari rekrutmen sampai pengembangan bagi eksekutif, staf manajemen, dan staf operasional.
xv) Laporan kinerja, dengan melihat pengertian dan cara peserta lelang untuk memenuhi persyaratan dan laporan kinerja, yaitu laporan keuangan dan laporan teknis yang meliputi pelaksanaan fisik investasi, aspek operasional, dan pelayanan terhadap kinerja.
c. Kriteria penilaian keuangan, didasarkan pada:
i) Perhitungan pengembalian investasi yang sesuai dengan pedoman yang tertulis pada dokumen pelelangan.
Selanjutnya panitia pelelangan akan mengevaluasi dokumen penawaran teknis dengan menggunakan kriteria penilaian di atas. Hasil evaluasi penawaran teknis akan diumumkan kepada seluruh peserta lelang. Penawaran keuangan yang dibuka di hadapan peserta lelang hanyalah penawaran keuangan dari peserta lelang yang memiliki skor penawaran teknis yang sama atau lebih besar dari skor minimum yang disepakati. Jika terdapat hal-hal yang tidak jelas atau tidak konsisten dalam penawaran badan usaha, maka panitia pelelangan dapat meminta penjelasan melalui proses klarifikasi.