BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3 Prosedur Pengolahan Dokumen Elektronik
4.3.3 Proses Uploading
PELAKSANA PROSES
Staf Perpustakaan bag.Pengolahan
Gambar 2. Alur Proses Editing Dokumen Elektronik Skripsi Perpustakaan STMIK TIME
4.3.3. Proses Uploading
Setelah dokumen elektronik melalui proses pemilihan/seleksi dan proses penyuntingan (editing), maka langkah selanjutnya adalah meng-upload dokumen elektronik skripsi tersebut ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME (stmik-time.ac.id/perpustakaan). Pada Perpustakaan STMIK TIME sebelum melalui
Mulai
Selesai Konversi file .doc ke bentuk .pdf
Melakukan proses pemberian security seperti menambah footer
dan watermark. Proses pemecahan file menjadi beberapa bagian
yaitu: Cover, Chapter I, Chapter II, Chapter III-V
49
proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu.
Proses entry data merupakan proses penentuan deskripsi fisik, tajuk subjek dan nomor kelas yang dimasukkan ke dalam database perpustakaan secara lengkap. Dalam kegiatan ini Perpustakaan STMIK TIME sudah menggunakan sistem. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh I3.
Untuk proses entry data, pustakawan menggunakan perangakat lunak aplikasi perpustakaan Senayan Library Management Systems (SliMS 5.0 Meranti). Sehingga lebih mudah dalam proses pengerjaannya, dan juga hasilnya (output) akan dapat langsung dilihat melalui OPAC Perpustakaan STMIK TIME yang dapat diakses melalui jaringan intranet (LAN).
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa proses entry data adalah memasukkan data-data berupa judul, pengarang, tajuk subjek, nomor kelas hingga deskripsi fisik dokumen dimasukkan secara lengkap dalam komputer menggunakan perangkat lunak aplikasi SliMS 5.0 Meranti. Aplikasi tersebut juga menyediakan fasilitas OPAC sebagai sarana penelusuran sehingga pengguna lebih mudah dalam melakukan pencarian koleksi yang dibutuhkan dan mengetahui letak koleksi skripsi tercetak disimpan.
Informan mengemukakan penjelasan bahwa proses entry data koleksi buku dengan koleksi skripsi hampir sama. Perbedaannya terletak pada adanya cantuman abstrak skripsi dan lampiran file skripsi elektronik yang dapat diunduh oleh pengguna.
50
Adapun langkah-langkah entry data ke dalam sistem perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pustakawan membuka situs Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME (stmik-time.ac.id/perpustakaan). Kemudian memilih menu “MASUK Pustakawan”. Maka akan muncul login form pustakawan dan meminta untuk memasukkan username dan password. Maka pustakawan akan mengetik username dan password yang hanya diketahui oleh pustakawan itu sendiri, agar dapat masuk ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME.
Gambar 3. Tampilan Form Login Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME
2. Setelah terbuka maka akan muncul beranda dari Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME yang berisikan menu-menu seperti menu Home, OPAC, Bibliography, Sirkulasi, Keanggotaan, Master File, Inventarisasi, Sistem, Pelaporan, Kendali Terbitan Berseri dan menu Logout (Keluar).
51
Gambar 4. Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME
3. Selanjutnya pustakawan memilih menu Bibliography > Tambah Bibliography Baru. Maka akan muncul form input bibliography baru.
52
4. Langkah selanjutnya mengisi informasi sesuai dengan kotak. a. Judul
Diiisi dengan judul dokumen secara utuh (tidak boleh dipotong). Penulisan judul menggunakan format huruf kapital seluruhnya. Contoh: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI SECARA ONLINE DI STMIK TIME. b. Pengarang
Diisi dengan mengetik nama lengkap dari pemilik skripsi dengan cara membalikkan nama pengarang. Contoh: Cahyo, Adhi Dwi.
c. GMD
Pilihan yang disediakan di GMD (General Material Designation) adalah book, journal, skripsi, reference, deposit berdasarkan jenis koleksi yang dimiliki Perpustakaan STMIKTIME. Kemudian pustakawan memilih “skripsi”.
d. Penerbit
Diiisi berdasarkan program studi. Pilih program studi yang sudah ada pada Master File. Contoh: Teknik Informatika-STMIK TIME
e. Tahun terbit f. Tempat terbit g. Deskripsi fisik
Diisi dengan deskripsi fisik dokumen. Contoh: xii,89 hlm.;30 cm. h. No.panggil
Diisi dengan nomor panggil koleksi. Kegunaannya untuk pencarian koleksi skripsi tercetak di rak. Penomoran dilakukan berdasarkan DDC (Dewey Decimal Classification)
i. Subyek
Diisi dengan keywords/kata kunci dari dokumen yang dimaksud. j. Bahasa
k. Abstrak/catatan
Diisi dengan bagian abstrak seluruhnya (tanpa dipotong) dari skripsi tersebut.
53
5. Selanjutnya masuk ke proses uploading, staf perpustakaan bagian pengolahan harus mengisi “Lampiran Berkas”. Berkas yang dimaksud adalah dokumen elektronik skripsi yang sudah melalui proses editing.
Ketika staf perpustakaan bagian pengolahan meng-klik menu “tambah lampiran” maka akan muncul tampilan baru untuk lampiran berkas. Kemudian staf perpustakaan bagian pengolahan mengisi informasi sesuai dengan kotak.
a. Judul
Diisi berdasarkan nama file skripsi yang akan di-upload. Contoh: Cover, Chapter I, Chapter II, Chapter III-V, atau Reference.
b. Direktori Repository
Sudah terotomatis diisi dengan Repository ROOT. c. Berkas untuk Dilampirkan
Pilih file yang akan di-upload sesuai dengan dokumen elektronik skripsi yang sudah melalui proses editing sebelumnya. Contoh: upload
file “cover” dalam bentuk .pdf d. Url
Diisi dengan link dokumen elektronik e. Deskripsi
Diisi dengan deskripsi singkat tentang file yang akan di-upload
f. Akses dan Pembatasan Akses Berdasarkan Tipe Keanggotaan Berikut ketentuan pembatasan akses:
1) Pembatasan akses file terintegrasi dengan jenis keanggotaan. Tidak bisa dilakukan pembatasan akses berdasarkan perorangan. 2) Ada dua jenis akses dalam akses ke file: “publik” dan “tertutup”. 3) Jika dipilih akses “tertutup” maka file sama sekali tidak bisa
diakses oleh siapapun.
4) Jika file dipilih akses “publik” dan tidak di cek group mana saja yang bisa mengakses, maka file bisa di-download oleh semua orang.
54
5) Jika file dipilih akses “publik” dan di cek group mana saja yang bisa mengakses, maka file bisa di-download hanya oleh anggota yang telah melakukan login dan terdaftar dalam group tersebut.
Gambar 6. Tampilan Untuk Mengupload Dokumen Elektronik Skripsi
Maka pembatasan akses yang diatur staf perpustakaan bagian pengolahan STMIK TIME adalah sebagai berikut:
1) Untuk file Cover, Chapter I, Chapter II dan Reference diatur dengan file dipilih akses “publik” dan tidak di cek group mana saja yang bisa mengakses.
2) Untuk file Chapter III-V , dipilih akses “publik” dan di cek group Mahasiswa, Karyawan dan Dosen. Artinya, untuk Chapter III-V hanya dapat diakses ketika pengguna telah login terlebih dahulu ke dalam sistem.
55
6. Setelah semua informasi dalam kotak telah diisi, dan semua dokumen elektronik skripsi telah selesai diunggah maka klik “Simpan” untuk memasukkan data informasi tersebut ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME.
Setelah semua dokumen elektronik skripsi tersebut selesai di upload ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME, mahasiswa/i dapat mencari dan melihat dokumen elektronik tersebut di dalam Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME melalui OPAC Perpustakaan STMIK TIME bagian “Lampiran Berkas”.
56
Gambar 8. Alur Proses Upload Dokumen Elektronik Skripsi Perpustakaan STMIK TIME Mulai
Selesai Buka sistem online
perpustakaan STMIK TIME
Entry data skripsi baru dengan “Tambah
Bibliography”
Upload file pada menu “Lampirkan Berkas” Menu Login Pustakawan Masuk ke menu Bibliography
Setelah selesai klik “simpan”
57 4.4. Proses Penyimpanan
Dalam proses penyimpanan dokumen elektronik skripsi di Perpustakaan STMIK TIME cukup sederhana. Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh I1:
Dalam proses penyimpanannya kita menyimpan di media komputer dan CD. Yaitu dengan membuat folder-folder khusus untuk data skripsi. Hal ini dilakukan agar kami mudah menemukannya jika suatu saat data tersebut diperlukan.
Dokumen elektronik skripsi tersebut disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama “Skripsi” dengan subfolder berdasarkan NIM dan nama mahasiswa pemilik skripsi. Subfolder tersebut berisikan “Cover, Chapter I, Chapter II, Chapter III-V, atau Reference” dalam bentuk PDF. Hal itu dilakukan agar mempermudah pustakawan ketika mencari folder tersebut pada saat proses
Upload ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME.
Sedangkan dokumen elektronik skripsi yang disimpan dalam media
Compact Disk (CD) adalah seluruh dokumen elektronik skripsi yang sudah
di-upload untuk disimpan berdasarkan tahun yang kemudian akan diletakkan di rak penyimpanan CD sebagai back-up data.
58
