ANALISIS PENGOLAHAN SKRIPSI ELEKTRONIK (E-SKRIPSI) SEBAGAI SALAH SATU BENTUK DOKUMEN ELEKTRONIK DENGAN
MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK APLIKASI SENAYAN PADA PERPUSTAKAAN STMIK TIME
Skripsi
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)
dalam bidang Studi Perpustakaan dan Informasi
Oleh :
MARATUL QIBTIYYAH NIM: 130723024
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik (E-Skripsi) Sebagai Salah Satu Bentuk Dokumen Elektronik Dengan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK TIME
Oleh : Mar’atul Qibtiyyah NIM : 130723024
Pembimbing I : Himma Dewiyana, S.T., M.Hum Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II: Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.I.Kom Tanda Tangan :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik (E-Skripsi) Sebagai Salah Satu Bentuk Dokumen Elektronik Dengan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK TIME
Oleh : Mar’atul Qibtiyyah NIM : 130723024
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua : Dr. Irawaty A.Kahar, M.Pd
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A Tanda Tangan :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lainnya.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, April 2015 Penulis
i ABSTRAK
Qibtiyyah, Mar’atul. 2015. Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik (E-Skripsi) Sebagai Salah Satu Bentuk Dokumen Elektronik Dengan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK TIME. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengolahan skripsi elektronik (e-skripsi) sebagai salah satu bentuk dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi Senayan yang dilaksanakan pada Perpustakaan STMIK TIME. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Waktu pengambilan data dilakukan pada bulan desember 2014. Karakteristik informan dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai perpustakaan di Perpustakaan STMIK TIME yang melaksanakan pengadaan dan pengolahan dokumen elektronik skripsi hingga siap untuk dilayankan kepada pengguna, yaitu kepala perpustakaan yang membawahi langsung kegiatan pengolahan dokumen elektronik, staf perpustakaan bagian pengadaan dan staf perpustakaan bagian pengolahan. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara mendalam (depth interview) menggunakan pedoman wawancara, observasi dan studi dokumentasi.
Hasil penelitian diperoleh bahwa Perpustakaan STMIK TIME memiliki jumlah dokumen tercetak skripsi 1.365 judul dan dokumen elektronik skripsi 360 item yang jika dipersentasikan hanya 26% item yang sudah dipublikasikan di Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Proses pengolahan dokumen elektronik Perpustakaan STMIK TIME melalui beberapa langkah. Adapun langkah-langkahnya adalah: karya ilmiah diterima dan diseleksi, lalu melalui proses editing meliputi proses konversi dari word ke dokumen .pdf, pemecahan file menjadi beberapa bagian, dan pemberian security. Selanjutnya dokumen elektronik skripsi tersebut diupload ke situs (stmik-time.ac.id/perpustakaan). Pengguna harus terdaftar sebagai anggota pada Perpustakaan STMIK TIME agar dapat mengakses dokumen elektronik skripsi dalam bentuk teks penuh (fulltext), sedangkan yang tidak terdaftar hanya dapat mengakses abstraknya saja. Format yang dilayankan adalah format Portable Document Format (PDF). Dalam penelusuran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pencarian sederhana dan pencarian lanjut dengan menggunakan beberapa titik akses seperti judul, penulis, subjek dan abstrak.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ANALISIS PENGOLAHAN SKRIPSI ELEKTRONIK (E-SKRIPSI) SEBAGAI SALAH SATU BENTUK DOKUMEN ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK APLIKASI SENAYAN PADA PERPUSTAKAAN STMIK TIME.
Penulis menyadari bahwa semua ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan dukungan dari keluarga yang tiada hentinya memberikan limpahan kasih sayang kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terimakasih sedalam-dalamnya kepada ayahanda Supriadi dan Ibunda Nur’ainun yang telah banyak memberikan bantuan moril dan materil serta kepercayaan besar kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan skripsi ini.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak menerima masukan dan bantuan dari beberapa pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum selaku dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan, bimbingan, dan arahan serta waktu dalam penulisan skripsi ini.
4. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.I.Kom selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis.
5. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang dengan tulus bersedia meregenarisasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki.
6. Seluruh staf di Perpustakaan STMIK TIME yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian ini.
7. Kepada adik penulis tersayang Khairul Azmi
8. Teman-teman seperjuangan anak Ekstensi 2013 yang telah memberikan masukan dan semangat kepada penulis selama mengerjakan skripsi ini. Semoga karya yang singkat ini dapat bermanfaat bagi banyak orang dan memperkaya khasanah ilmu perpustakaan.
Medan, April 2015 Penulis,
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1Latar Belakang ... 1
1.2Rumusan Masalah ... 6
1.3Tujuan Penelitian ... 6
1.4Manfaat Penelitian ... 7
1.5Ruang Lingkup Penelitian ... 7
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 8
2.1Dokumen Elektronik ... 8
2.1.1 Pengertian Dokumen Elektronik ... 9
2.1.2 Jenis-Jenis Dokumen Elektronik ... 11
2.1.3 Format Dokumen Elektronik ... 12
2.2Pengolahan Dokumen Elektronik ... 14
2.2.1 Proses Digitalisasi ... 14
2.2.2 Proses Penyimpanan ... 16
2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen ... 18
2.3Sistem Automasi Perpustakaan ... 20
2.3.1 Pengertian Sistem Automasi Perpustakaan ... 20
2.3.2 Alasan dan Tujuan Sistem Automasi Perpustakaan ... 22
2.3.3 Unsur-Unsur Sistem Automasi Perpustakaan ... 24
2.4Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Dalam Pengolahan
Dokumen Elektronik ... 27
2.4.1 Pengadaan ... 27
2.4.2 Pengatalogan ... 28
2.4.3 Online Public Access Catalog (OPAC)... 28
2.4.4 Metadata ... 29
BAB III METODE PENELITIAN ... 34
3.1Gambaran Umum ... 34
3.2Lokasi dan Waktu Penelitian ... 34
3.3Pendekatan dan Metode Yang Digunakan ... 35
3.4Jenis dan Sumber Data ... 35
3.5Prosedur Pengumpulan Data ... 36
3.6Analisis Data ... 37
3.7Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ... 37
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 39
4.1Karakteristik Informan ... 39
4.2Pedoman Pengolahan Dokumen Elektronik... 40
4.3Prosedur Pengolahan Dokumen Elektronik ... 42
4.3.1 Proses Pemilihan dan Seleksi Dokumen Elektronik ... 42
4.3.2 Proses Editing ... 45
4.3.3 Proses Uploading ... 48
4.4Proses Penyimpanan ... 57
4.5Proses Pengaksesan dan Temu Kembali ... 58
4.6Isi Dokumen Yang Dilayankan ... 59
4.7Format File ... 60
4.8Kelebihan Dokumen Elektronik ... 60
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 62
5.1Kesimpulan ... 62
5.2Saran ... 63
DAFTAR PUSTAKA ... 65
DAFTAR TABEL
Tabel – 1: Perbedaan File Basic Approach dan Database Approach ... 17
Tabel – 2: Perbandingan Metadata MARC dan Dublin Core ... 32
Table – 3: Karakteristik Informan ... 39
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1: Alur Pemilihan dan Penyeleksian Dokumen Elektronik ... 44
Gambar-2: Alur Proses Editing Dokumen Elektronik Skripsi ... .. 48
Gambar-3: Tampilan Form Login Sistem Perpustakaan Online ... .. 50
Gambar-4: Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online ... .. 51
Gambar-5: Tampilan Awal Input Skripsi ... .. 51
Gambar-6: Tampilan Untuk Mengupload Dokumen Elektronik Skripsi ... .. 54
Gambar-7: Tampilan Depan Dokumen Elektronik Skripsi ... .. 55
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran-1: Gambaran Umum Perpustakaan STMIK TIME ... 68
Lampiran-2: Pedoman Wawancara Untuk Informan 1 (I1) ... 76
Lampiran-3: Pedoman Wawancara Untuk Informan 2 (I2) ... 77
Lampiran-4: Pedoman Wawancara Untuk Informan 3 (I3) ... 78
Lampiran-5: Hasil Wawancara Dengan Informan 1 (I1) ... 79
Lampiran-6: Hasil Wawancara Dengan Informan 2 (I2) ... 84
i ABSTRAK
Qibtiyyah, Mar’atul. 2015. Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik (E-Skripsi) Sebagai Salah Satu Bentuk Dokumen Elektronik Dengan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK TIME. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengolahan skripsi elektronik (e-skripsi) sebagai salah satu bentuk dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi Senayan yang dilaksanakan pada Perpustakaan STMIK TIME. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Waktu pengambilan data dilakukan pada bulan desember 2014. Karakteristik informan dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai perpustakaan di Perpustakaan STMIK TIME yang melaksanakan pengadaan dan pengolahan dokumen elektronik skripsi hingga siap untuk dilayankan kepada pengguna, yaitu kepala perpustakaan yang membawahi langsung kegiatan pengolahan dokumen elektronik, staf perpustakaan bagian pengadaan dan staf perpustakaan bagian pengolahan. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara mendalam (depth interview) menggunakan pedoman wawancara, observasi dan studi dokumentasi.
Hasil penelitian diperoleh bahwa Perpustakaan STMIK TIME memiliki jumlah dokumen tercetak skripsi 1.365 judul dan dokumen elektronik skripsi 360 item yang jika dipersentasikan hanya 26% item yang sudah dipublikasikan di Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Proses pengolahan dokumen elektronik Perpustakaan STMIK TIME melalui beberapa langkah. Adapun langkah-langkahnya adalah: karya ilmiah diterima dan diseleksi, lalu melalui proses editing meliputi proses konversi dari word ke dokumen .pdf, pemecahan file menjadi beberapa bagian, dan pemberian security. Selanjutnya dokumen elektronik skripsi tersebut diupload ke situs (stmik-time.ac.id/perpustakaan). Pengguna harus terdaftar sebagai anggota pada Perpustakaan STMIK TIME agar dapat mengakses dokumen elektronik skripsi dalam bentuk teks penuh (fulltext), sedangkan yang tidak terdaftar hanya dapat mengakses abstraknya saja. Format yang dilayankan adalah format Portable Document Format (PDF). Dalam penelusuran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pencarian sederhana dan pencarian lanjut dengan menggunakan beberapa titik akses seperti judul, penulis, subjek dan abstrak.
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Peranan perpustakaan dewasa ini sangat penting mengingat semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dalam era globalisasi. Dalam pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu unsur penting untuk mendukung proses belajar mengajar. Keberadaan perpustakaan di suatu perguruan tinggi diharapkan dapat membantu mahasiswa dan dosen dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan, untuk meningkatkan ilmu pengetahuan mahasiswa dan dosen, serta dapat mendukung terlaksananya program Tridarma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
2
Perpustakaan STMIK TIME tidak luput dari keharusan untuk melengkapi koleksinya dengan karya ilmiah. Hal ini erat hubungannya dengan fungsi Perpustakaan STMIK TIME sebagai pusat deposit terbitan STMIK TIME baik berbentuk tercetak maupun elektronik. Koleksi Deposit Perpustakaan STMIK TIME adalah karya ilmiah berupa skripsi, yang dihasilkan mahasiswa. Dalam perkembangannya dari tahun ke tahun, STMIK TIME semakin banyak menghasilkan lulusan Strata (S-1) yang berkualitas dan berdaya guna bagi masyarakat sekitar. Untuk menyelesaikan program S-1, seorang mahasiswa harus dapat menyelesaikan sebuah skripsi. Biasanya setiap mahasiswa STMIK TIME yang telah menyelesaikan studinya maka akan menyerahkan skripsi tersebut ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda.
3
melalui SK Rektor adalah salah satu solusi untuk meminimalkan masalah tersebut baik dalam hal pengolahan maupun pemanfaatan.
Saat ini jenis dokumen elektronik yang dihasilkan Perpustakaan STMIK TIME hanya koleksi skripsi, hal itu dikarenakan STMIK TIME tergolong jenis sekolah tinggi yang hanya menghasilkan lulusan S-1. Pihak STMIK TIME terutama mahasiswa mengenalnya dengan istilah e-skripsi (skripsi elektronik). Berdasarkan observasi yang penulis lakukan melalui internet ada beberapa perpustakaan yang juga menggunakan istilah e-skripsi, yaitu:
1) FKIP UNIVERSITAS JAMBI
2) FT UNIVERSITAS MALIK SHALEH <
http://www.ft.unimal.ac.id/pus_teknik_mesin/index.php/>
Namun penggunaan istilah skripsi saat ini belum meluas seperti istilah
e-book dan e-journal. Sedangkan pengertian dari istilah e-skripsi yang dimaksud mahasiswa/i STMIK TIME yaitu file elektronik skripsi yang dapat diunduh melalui Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Dalam dunia perpustakaan istilah tersebut dikenal dengan istilah dokumen elektronik. Menurut Pangaribuan (2008) dalam Pelatihan Perpustakaan KOPERTIS Wilayah I menyebutkan bahwa salah satu jenis dokumen elektronik selain e-book dan e-journal adalah:
4
Perpustakaan STMIK TIME memiliki koleksi dokumen elektronik yang masih sedikit jumlahnya dan dokumen elektronik tersebut seluruhnya bersumber dari format elektronik skripsi yang dikemas dalam bentuk media compact disk
(CD) yang diserahkan mahasiswa saat menyerahkan skripsi tercetak dengan melampirkan dokumen elektroniknya sesuai dengan kebijakan yang telah dikeluarkan melalui SK Pembantu Ketua (PUKET-1) Bidang Akademik no. no.1025/SK/P1/VI/2013.
Berdasarkan observasi terdapat 1.365 dokumen skripsi tercetak (per tanggal 09 November 2014). Namun, dokumen elektronik skripsi yang telah dipublikasikan pada Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME keseluruhannya masih terdiri dari 360 item. Jika di persentasikan hanya 26% item yang dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dari jumlah keseluruhan dokumen skripsi tercetak. Perbedaan jumlah tersebut dikarenakan belum adanya skripsi hasil digitalisasi (scanning) dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menangani pengolahan dokumen elektronik tersebut hanya berjumlah 3 (tiga) orang. Oleh karena itu, dokumen-dokumen lambat untuk dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME.
5
yang seringkali dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Jika dibandingkan dengan dokumen tercetak, dokumen elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh tanpa harus datang langsung ke perpustakaan.
Sejak tahun 2013, Perpustakaan STMIK TIME dalam kegiatan pengolahan sudah menggunakan komputer dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi
Senayan Library Management Systems (SliMS 5.0 meranti). Sehingga proses pengolahan dapat dilakukan dengan cepat. Pengolahan skripsi tidak jauh berbeda dengan pengolahan buku (monograf). Setelah skripsi diterima langsung diberikan stempel/cap milik perpustakaan kemudian diinventarisasi, yaitu diberikan stempel inventaris, nomor inventaris, nomor barcode, memasukkan nomor barcode ke komputer, setelah itu diklasifikasi dan dikatalog kemudian disimpan dan ditempatkan di rak khusus koleksi skripsi. Perbedaannya terletak pada proses
input data ke dalam sistem, tidak semua informasi di buku ada pada skripsi. Contohnya ketika meng-input skripsi tidak perlu mencantumkan edisi dan ISBN seperti halnya meng-input buku. Kelebihan pengolahan skripsi adalah adanya cantuman abstrak yang bisa dilihat pengguna ketika menelusur melalui sistem OPAC Perpustakaan STMIK TIME.
6
koleksi. Tujuannya adalah untuk mempermudah kinerja pengolahan skripsi dan hanya sebatas untuk kebutuhan internal yaitu pihak pustakawan STMIK TIME. Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dapat diakses melalui:
1. jaringan intranet (LAN) dengan alamat http://192.168.0.241
2. jaringan internet dengan alamat http://stmik-time.ac.id/perpustakaan
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk menganalisis bagaimana pengolahan dokumen elektronik Perpustakaan STMIK TIME oleh pustakawan Perpustakaan STMIK TIME. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian ini adalah “analisis pengolahan skripsi elektronik (e-skripsi) sebagai salah satu bentuk dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi senayan pada perpustakaan STMIK TIME.”
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka penulis menetapkan perumusan masalah dalam penelitian ini adalah proses pengolahan skripsi elektronik (e-skripsi) sebagai salah satu bentuk dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi senayan pada Perpustakaan STMIK TIME.
1.3. Tujuan Penelitian
7 1.4. Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian maka manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Perpustakaan STMIK TIME Medan, yaitu sebagai bahan masukan untuk
meningkatkan pengolahan dokumen elektronik.
2. Peneliti lain, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan bagi penelitian selanjutnya dengan topik yang berhubungan.
3. Penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang pengolahan dokumen elektronik.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
8 BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1. Dokumen Elektronik
Keinginan dalam merubah bentuk dokumen ke dalam bentuk yang lebih interaktif merupakan suatu perubahan yang memungkinkan pengguna menikmati sajian informasi dalam bentuk yang berbeda dari sekarang. Peneliti menyimpulkan istilah yang sering dipakai untuk maksud yang sama ialah koleksi digital (digitasi), sumber daya informasi elektronik (e-resources), dan dokumen elektronik.
Menurut Reitz (2004) dalam Online Dictionary Of Library and Information Science koleksi digital diartikan sebagai “a collection of library or archival materials converted to machine readable format for preservation, or to
provide access electronically”. Jadi, koleksi digital merupakan koleksi perpustakaan atau materi-materi arsip yang diubah ke dalam format yang terbacakan mesin dengan tujuan untuk pelestarian bahan pustaka atau untuk penyediaan akses secara elektronik.
Brophy (2000) menyatakan sumber daya informasi elektronik ( e-resources) adalah “every document in electronic form which needs special equipment to be used. Electronic resources include digital documents, electronic
serials, databases, patents in electronic form and networked audiovisual
9
berseri elektronik, database (pangkalan data), hak paten dalam format elektronik dan dokumen jaringan kerja audiovisual.
Menurut Pangaribuan (2008) “dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (e-book), jurnal elektronik (e-journal), atau dokumen lain dalam format eletronik”. Pada prinsipnya muatan isi (content) dokumen elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa ketiga istilah tersebut sama-sama memiliki arti yaitu suatu hasil dari koleksi yang telah dialihmediakan dan hanya dapat dibaca dengan bantuan piranti komputer. Dalam penelitian skripsi ini peneliti menggunakan istilah dokumen elektronik.
2.1.1. Pengertian Dokumen Elektronik
Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam mendirikan suatu perpustakaan.Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 1 ayat 2 disebutkan bahwa “koleksi perpustakaan merupakan semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan”.
10
Setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Menurut Hamdan (2008) dokumen elektronik adalah:
perangkat komputer atau perangkat elektronik lain untuk menampilkan, menafsirkan atau memprosesnya. Dokumen-dokumen tersebut berupa teks, grafik atau spreadsheet, yang dihasilkan ole disimpan melalui media magnet (disc) atau media optik (CD, DVD), serta surat elektronik dan dokumen yang ditransmisikan melalui pertukara elektronik (Electronic data interchange/EDI). Berbeda dengan dokumen kertas, dokumen elektronik dapat berisi informasi data non-linear seperti
hypertex yang bisa terkoneksi melalui hyperlinks.
Selain pendapat di atas, definisi lain dari Andika (2008) menyebutkan bahwa dokumen elektronik “berarti data yang dicatat atau disimpan pada media apapun di atau dengan sistem komputer atau perangkat lain sejenis dan yang dapat dibaca atau dirasakan oleh seseorang atau suatu sistem komputer atau perangkat sejenis lainnya. Ini mencakup tampilan, hasil cetak atau output lain dari data”.
11 2.1.2. Jenis-Jenis Dokumen Elektronik
Menurut Pangaribuan (2008) jenis dokumen elektronik yaitu:
1. Buku elekronik (e-book) adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik. Pada prinsipnya muatan isi (content) buku elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainnya, tetapi ada yang dilanggan secara
online.
2. Jurnal elektronik (e-journal) pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan buku elektronik, muatan isi dalam jurnal elektronik sama dengan versi cetaknya. Akan tetapi pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara
online apakah per judul atau dalam bentuk paket. Biasanya bila perpustakaan melanggan jurnal elektronik selalu disertai back issue.
3. Dokumen lain yang tersedia dalam format elektronik adalah seperti kamus elektronik, ensiklopedia elektronik dan sebagainya.
12
setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis dokumen elektronik berupa buku elektronik (e-book), jurnal elektronik (e-journal), dokumen lain dalam format elektronik atau dokumen hasil alihmedia (digitalisasi).
2.1.3. Format Dokumen Elektronik
Menurut Ardoni (2008) penyajian dokumen elektronik terdapat dalam berbagai format antara lain:
1. Format Teks
13
format teks dapat dibuat read-only, namun untuk menghilangkan atribut itu tidaklahs ulit bagi pemakai yang memiliki sedikit saja kemampuan mengutak-atik komputer.
2. Format Gambar
Dokumen dalam format gambar dibaca dengan perangkat lunak pembaca gambar, seperti Adobe Acrobat Reader. Berbeda dengan format teks, dokumen elektronik format gambar relatif lebih aman dari kejahilan pemakai. Dengan menyimpan dokumen dalam format gambar, misalnya PDF (portable document format), maka pemakai hanya dapat membaca dan tidak dapat mengubah sedikitpun dokumen tersebut. Alasannya adalah format PDF dibaca dengan Adobe Acrobat Reader yang hanya dapat digunakan untuk pembaca (reader). Format PDF juga tidak berukuran besar seperti format gambar lain, seperti BMP, JPG, atau TIFF. Format PDF juga merupakan pilihan yang lebih baik bila digunakan untuk dokumen hasil alihmedia dari kertas ke elektronik, misalnya pada alihmedia skripsi. Perangkat keras pengalih media memiliki fasilitas untuk membuat dokumen elektronik berformat PDF. Apabila suatu saat diperlukan untuk memindahkan dokumen ke format teks, hanya dengan satu klik mouse (misalnya dengan program OmniPage), dokumen PDF akan beralih menjadi dokumen berformat teks.
14 2.2. Pengolahan Dokumen Elektronik
Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya. Dalam buku panduan manajemen sistem dokumen elektronik (2003) sistem manajemen dokumen elektronik yang baik akan mendukung:
a. pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah;
b. menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik;
c. prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi; d. pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga
pemerintah.
Proses pengolahan dokumen elektronik pada prinsipnya memerlukan teknik khusus dengan pengolahan dokumen tercetak. Tahapan yang dilakukan dalam proses pengolahan dokumen elektronik yaitu proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen.
2.2.1. Proses Digitalisasi
15
sistem pengelolaan dokumen elektronik, namun untuk dokumen yang merupakan hasil digitalisasi maka ada beberapa cara dalam memindahkan dokumen cetak ke dalam sistem dokumen elektronik.
Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam
bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer
dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu di edit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR, saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda. Kami menggunakan software OMNIPAGE PRO 14 karena software
16
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan
meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang
di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan
password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadatayang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain sebagaimana telah dibicarakan di dalam Bab 9 oleh Ibu Irma Aditirto. (Pendit 2007, 244).
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap: scanning yaitu dokumen tercetak (buku, jurnal, karya deposit, dan sebagainya) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses input metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke Sistem Perpustakaan.
2.2.2. Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC (Universal Dewey Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classification).
17
penyimpanan yang sekarang tersedia dan juga yang akan datang, hal ini untuk memberikan kepastian penggunaan serta penyimpanan jangka panjang.
Kondisi penyimpanan harus dapat memastikan bahwa data terjaga, mudah diakses dan dikelola dengan efektif. Sistem back-up dilakukan untuk menghindari kehilangan atau kegagalan sistem, seperti mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat kopi dalam berbagai media, penyebaran kopi ke berbagai tempat, pemeliharaan proses untuk menghindari kerusakan media, data perlu di transfer ke dalam media yang baru.
Connoly dan Begg dalam Wahono (2006, 4) menyatakan bahwa “ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach)”.
[image:31.595.133.493.472.595.2]Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel-1: Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase Approach Database Approach Data duplication Data sharing and no duplication Data dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
Sumber : Supriyanto dan Ahmad (2008, 45)
18
2.2.3. Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
Temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna sistem temu kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda.
Seperti yang dikutip oleh Hardi (2006, 22) bahwa “Lancaster mendefinisikan temu kembali informasi sebagai suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah luas untuk mengidentifikasi dokumen yang berhubungan dengan subjek tertentu”. Hal ini berarti bahwa sistem temu kembali informasi merupakan jalan menuju perolehan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Hasugian (2006, 2) juga mengemukakan bahwa “pada dasarnya sistem temu kembali informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieve) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi”.
Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008) mengemukakan bahwa temu kembali informasi (information retrieval) adalah:
19
Dari pendapat-pendapat di atas dapat diketahui bahwa proses temu kembali dokumen adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.
Dalam sistem temu kembali dokumen ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa ilmiah (natural language) dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. (Hasugian 2006, 7). Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua pendekatan tersebut.
Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna. Salton dalam Saptari (2006, 4) mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan.
2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)
3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.
4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.
5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.
6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.
20
Sistem Pengolahan Dokumen Elektronik memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.
2.3 Sistem Automasi Perpustakaan
2.3.1 Pengertian Sistem Automasi Perpustakaan
Penggunaan teknologi informasi khususnya komputer di perpustakaan bukanlah merupakan suatu fenomena baru jika dilihat dari segi manajemen (teknik pengelolaan). Dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian terkenal dengan sebutan sistem automasi perpustakaan (library automation system).
21
Sedangkan menurut Duval dan Main dalam Hasugian (2009, 1) menjelaskan bahwa automasi perpustakaan adalah “pemanfaatan komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, serial kontrol, pangkalan data/manajemen katalog, sirkulasi, katalog online, laporan statistik dan penyebaran informasi”.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan secara sederhana bahwa sistem automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan meliputi pengadaan, serial kontrol, pangkalan data/manajemen katalog, katalog online, laporan statistik dan penyebaran informasi dengan menggunakan bantuan mesin (komputer).
Pemanfaatan perangkat komputer pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan (Library House Keeping) bukanlah merupakan hal yang baru. Menurut Tedd seperti yang dikutip Hasugian (2009, 1) mengemukakan bahwa pada permulaan dasawarsa 1960-an, beberapa perpustakaan di Amerika Serikat dan Inggris telah menggunakan komputer untuk melaksanakan kegiatan perpustakaan, terutama kegiatan sirkulasi. Penggunaannya semakin meningkat sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya teknologi informasi.
22
fase pertama yaitu sistem sirkulasi, pengatalogan dan pengadaan digunakanlah komputer untuk pengawasan sirkulasi (circulation control) yang telah menggantikan kegiatan manual mem file kartu-kartu buku yang terlambat dikembalikan. Sedangkan pada fase kedua yaitu memperluas daya dan cakupan temu kembali informasi.Pada perpustakaan yang sudah memakai sistem automasi telah dihasilkan sejumlah produk yang dapat menelusur informasi melalui teknik penelusuran yang lebih canggih.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa automasi perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan sejak lama, namun di indonesia baru populer baru-baru ini setelah perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.
2.3.2 Alasan dan Tujuan Sistem Automasi Perpustakaan
Setiap perpustakaan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaannya dari sistem manual menjadi suatu sistem berbasis komputer.
Alasan-alasan umum tersebut menurut Siregar (1997) antara lain:
1. Penggabungan Perpustakaan
Penggabungan beberapa perpustakaan yang tadinya berpisah baik secara fisik maupun administratif
2. Fasilitas Kerjasama
Tersedianya katalog dalam bentuk yang terbacakan komputer merupakan suatu prasyarat pendukung untuk mengembangkan jaringan kerjasama antara perpustakaan yang efisien.
3. Pelayanan Baru
Suatu sistem perpustakaan berbasis komputer menawarkan sejumlah pelayanan yang ekstra dengan sedikit usaha ekstra.
4. Peningkatan Moral Staf dan Kepuasan Kerja
Satu alasan dalam pengembangan sistem berbasis komputer adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya klerikal, rutinitas dan berulang-ulang dapat dilakukan dengan lebih akurat, lebih cepat dan dengan pengawasan yang lebih baik dibandingkan dengan sistem manual.
5. Peningkatan Informasi Manajemen
23
Sedangkan menurut Arif (2003) beberapa alasan yang digunakan untuk mengaplikasikan komputer (automasi) di perpustakaan yaitu:
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan 3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Salmon seperti yang dikutip Hasugian (2003, 4) menyatakan alasan yang valid untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaannya menjadi sistem berbasis komputer adalah “untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat, atau lebih murah dibandingkan dengan sistem manual atau untuk memberikan suatu pelayanan yang baru”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa alasan untuk sistem automasi perpustakaan adalah untuk mempermudah pekerjaan, mengembangkan jaringan kerjasama antar perpustakaan dan memberikan layanan yang lebih baik dan lebih cepat kepada pengguna.
Beberapa tujuan dan manfaat dari adanya sistem automasi perpustakaan menurut Lasa (2009, 223) adalah:
1. Meringankan beban pekerjaan, khususnya yang rutin dan berulang-ulang 2. Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efektifitas
dan efisiensi dalam bekerja
3. Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual 4. Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten dan akurat
5. Memberikan kualitas layanan kepada pengguna
6. Meningkatkan pencitraan yang positif terhadap perpustakaan 7. Meningkatkan daya saing
24
Kusumaningrum yang dikutip oleh Ardoni (2005, 33) menyatakan tujuan dari sistem automasi perpustakaan adalah “untuk mengatasi pekerjaan yang menumpuk, meningkatkan efisiensi, memberikan pelayanan baru serta mengadakan kerjasama dan sentralisasi”.
Berdasarkan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem automasi perpustakaan adalah memungkinkan ketersediaan informasi baik kualitas dan kuantitas yang memadai, cepat, akurat dan memudahkan sistem pelayanan.
2.3.3 Unsur-Unsur Sistem Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya. Menurut Arif (2003) unsur-unsur tersebut adalah: pengguna (users), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan (network), dan data.
1) Pengguna (Users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan.
2) Perangkat Keras (Hardware)
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3) Perangkat Lunak (Software)
25
dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
4) Jaringan (Network)
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card (LAN Card terminal kabel (Hub)), jaringan telepon atau radio,modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah: a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
b. Lokasi dari hardware: komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
c. Protokol komunikasi yang digunakan
d. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan
5) Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $dan /. Data disusun mulai dari
bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
26
2.3.4 Metode Sistem Automasi Perpustakaan
Untuk mencapai tujuan sistem automasi perpustakaan tersebut perpustakaan biasanya menggunakan beberapa metode atau cara. Menurut Corbin yang dikutip oleh Hasugian (2009, 173) membagi metode sistem automasi perpustakaan atas 4 (empat) yaitu :
1. Membeli Sistem Turnkey
Sistem Turnkey adalah sistem komputer yang telah dirancang, diprogram, diuji, dan kemudian dijual oleh perusahaan kepada perpustakaan dalam siap dipasang dan dioperasikan.
2. Mengembangkan Sistem Melalui Jaringan (Network System)
Perpustakaan juga dapat mengembangkan sistem dengan cara mengadaptasikan sistem melalui kerjasama jaringan.
3. Mengadaptasikan Sistem dari Perpustakaan Lain
Cara lain yang dapat digunakan perpustakaan dalam mengembangkan automasi perpustakaan adalah menduplikasi atau mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain.
4. Mengembangkan Sistem Lokal
Perpustakaan dapat juga mengembangkan sistem lokal atau in-house development system.
27
2.4 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Dalam Pengolahan Dokumen Elektronik
Pada Perpustakaan STMIK TIME, pengolahan dokumen elektronik skripsi tidak terlepas dari Sistem Automasi Perpustakaan yang digunakan.
2.4.1 Pengadaan
Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.
Menurut Siregar (2008) pengadaan (acquisition) adalah:
Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Dalam kegiatan ini juga termasuk kegiatan pengecekan bibliografis (bibliographical checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Sub-sistem pengadaan terautomasi biasanya memelihara tiga buah file yaitu file bahan pustaka, pemasok, dan pemesan.
28 2.4.2 Pengatalogan
Kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan perpustakaan agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit, dan nomor DDC (Dewey Decimal Classification).
Menurut Siregar (2008) pengatalogan (cataloguing) adalah:
Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (records) bibliografis untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana untuk mengakses koleksi perpustakaan. Sub-sistem pengatalogan biasanya memelihara satu buah file untuk seluruh jenis bahan pustaka. Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk membuat katalog perpustakaan agar dapat mudah untuk ditemukembalikan. Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan sistem automasi perpustakaan.
2.4.3 Online Public Access Catalogue (OPAC)
Menurut Siregar (2008) katalog talian atau OPAC adalah:
29
memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan. Dewasa ini, melalui antarmuka OPAC, pengguna juga dapat mengakses informasi lain termasuk database bibliografis tentang artikel dan dokumen teks penuh.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan secara sederhana bahwa OPAC dapat membantu pengguna untuk menemukan koleksi yang diinginkan dengan cepat dan tepat melalui suatu antarmuka (interface), dan juga dapat melihat status bahan pustaka sedang dipinjam atau tersedia.
2.4.4 Metadata
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerja sama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan tidak memperhatikan standar yang ada.
Perpustakaan sudah lama menciptakan metadata dalam bentuk pengkatalogan koleksi. Menurut Arif (2003) metadata adalah “sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data”. Sedangkan ALA berbunyi sebagai berikut: “Metadata are structured, encoded data that describe characteristics of information bearing
entitites to aid in the identification, discovery, assessment and management of the
30
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa metadata adalah data terstruktur untuk data/informasi. Data dikodekan yang menggambarkan karakteristik informasi untuk membantu dalam identifikasi, penemuan, penilaian dan pengelolaan informasi.
Metadata yang biasa digunakan di perpustakaan yaitu: 1. MARC & INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan catalog koleksi perpustakaan. Standar metadata catalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress (LC), format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat Negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing. Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subjek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik. Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen pengetahuan, seperti monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; buku pamflet, lembar tercetak, atlas, skripsi, tesis, dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan jurnal buku langka.
2. Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk
web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bias digunakan untuk sumber informasi dalam world wide web. Element Dublin Core dan MARC intinya bias saling dikonversi. Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
31 Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu : 1. Title : judul dari sumber informasi 2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi 6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber
informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya 9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi,
sumber informasi
10.Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11.Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12.Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi 13.Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber
informasi lainnya.
14.Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu 15.Rights : pemilik hak cipta sumber informasi (Arif, 2003)
32
Tabel-2. Perbandingan Metadata MARC dan DC
Tengara MARC Unsur DC Keterangan
100, 110, 111, 710, 711, 720
Contributor Pada MARC disebut sebagai penanggung jawab
perorangan, korporasi, konferensi.
651, 662, 751, 752 Coverage Nama geografis, nama tempat hirarki dimasukan dalam cakupan pada unsur DC.
Creator Ketika terjadi pengubahan dari MARC ke DC, unsur Creator tidak digunakan.
008/07-10, 260$c$g Date 500-599, kecuali 506,
530, 540, 546
Description Kecuali catatan pembatasan akses, keterangan fisik, catatan bahasa
340, 856$q Format Media fisik dan lokasi digital 020$a, 022$a, 024$a,
856$u
Identifier Catatan identifier berupa ISBN, URL/URI dan identifier lain.
008/35-37,
041$a$b$d$e$f$g$h$j, 546
Language
260$a$b Publisher Tempat dan nama penerbit. 530, 760-787$o$t Relation Hubungan dengan bentuk lain.
506, 540 Rights
534$t, 786$o$t Source 050, 060, 080, 082, 600,
610, 611, 630, 650, 653
Subject
45, 246 Title Setiap tengara diulang pada dc:title. Beberapa aplikasi mungkin akan memasukan 210, 222, 240, 242, 243, dan 247 kedalam dc:title.
Leader06, Leader07, 655
Type
33
dapat dipahami oleh profesional informasi, sedangkan istilah-istilah pada Dublin Core lebih mudah dipahami walaupun bagi orang awam. Perbedaan tersebut dikarenakan adanya perbedaan dalam tujuan penciptaan MARC ataupun DC.
Perangkat lunak aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS 5.0 Meranti) yang digunakan oleh Perpustakaan STMIK TIME memiliki fitur MARC Import. Nugraha (2010) dalam Buku Dokumentasi SLiMS menjelaskan bahwa “saat ini SLiMS 5.0 Meranti memiliki fitur MARC Import yang digunakan untuk mengimport data MARC baik itu berekstensi .mrc ataupun .xml.”
34 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Gambaran Umum
Berdasarkan observasi terdapat 1.365 dokumen skripsi tercetak (per tanggal 09 November 2014) dan jumlah skripsi potensial setiap tahunnya mencapai 100 eksemplar/tahun. Namun, dokumen elektronik skripsi yang telah dipublikasikan pada Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME keseluruhannya masih terdiri dari 360 item. Jika di persentasikan hanya 26% item yang dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dari jumlah keseluruhan dokumen skripsi tercetak. Perbedaan jumlah tersebut dikarenakan belum adanya skripsi hasil digitalisasi (scanning) dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menangani pengolahan dokumen elektronik tersebut hanya berjumlah 3 (tiga) orang. Oleh karena itu, dokumen-dokumen lambat untuk dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dapat diakses melalui:
3. jaringan intranet (LAN) dengan alamat http://192.168.0.241
4. jaringan internet dengan alamat http://stmik-time.ac.id/perpustakaan
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
35
3.3. Pendekatan dan Metode yang Digunakan
Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu (Sugiyono 2006,1). Metode yang diterapkan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode kualitatif deskriptif. Penulis memilih penelitian kualitatif deskriptif dengan maksud prosedur penelitian yang dihasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Karena penelitian kualitatif tidak mengutamakan besarnya populasi, tetapi lebih mengutamakan kualitas data, sehingga analisis tentang pengolahan dokumen elektronik yang dihasilkan dari penelitian ini akan semakin dalam pemaparannya.
3.4. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian ini adalah :
1. Data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari informan melalui wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
36 3.5. Prosedur Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data dimulai dengan menentukan informan, menyusun pedoman wawancara dan menyusun catatan hasil observasi. Pada penelitian ini yang menjadi informan penelitian adalah seluruh pegawai perpustakaan di Perpustakaan STMIK TIME yang melaksanakan pengadaan dan pengolahan dokumen elektronik skripsi hingga siap untuk dilayankan kepada pengguna. Dari data diperoleh jumlah pegawai perpustakaan 3 (tiga) orang yaitu kepala perpustakaan yang membawahi langsung kegiatan pengolahan dokumen elektronik, staf perpustakaan bagian pengadaan dan staf perpustakaan bagian pengolahan.
37 3.6. Analisis Data
Data yang berasal dari jawaban-jawaban informan yang telah dikumpulkan melalui wawancara selanjutnya dianalisa, dengan menggunakan metode analisa interaktif, yang dimulai dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan yang akan menjadi sumber pembuatan laporan hasil penelitian.
Pengumpulan data merupakan pencarian informasi, baik melalui data primer maupun data sekunder. Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan dan penyederhanaan data. Penyajian data adalah rangkaian informasi yang membentuk argumentasi bagi penyusunan kesimpulan penelitian. Sedangkan penarikan kesimpulan adalah merupakan suatu upaya menarik konklusi dari hasil reduksi dan penyajian data.
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data
Peneliti menggunakan teknik trianggulasi data, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta keterangan lebih lanjut. Menurut Moleong (2007, 330), “trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain”. Adapun teknik trianggulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Trianggulasi Data
38 2. Trianggulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk mempergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
3. Trianggulasi Metode
39 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara, metode tersebut dilakukan dengan wawancara mendalam dimana pertanyaan diajukan berdasarkan pedoman wawancara untuk dijawab oleh informan. Maka pada bab berikut akan dijabarkan hasil dari penelitian yang dilakukan dan pembahasannya.
4.1. Karakteristik Informan
[image:53.595.131.494.463.597.2]Informan dalam penelitian ini adalah para pegawai yang bekerja di Perpustakaan STMIK TIME yang terlibat dalam tugas mengelola dokumen elektronik skripsi hingga siap untuk dilayankan melalui Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME.
Tabel-3. Karakteristik Informan
No Kode Informan Informan Penempatan
Tugas/Bagian
1 I1 Rasiman S.Sos Ka. Perpustakaan dan
Sistem Informasi
2 I2 Ade Irma Suryani S.Kom Staf bagian pengadaan
3 I3 Mervin B.Bus Staf bagian pengolahan
40
informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan wawancara mendalam (depth interview). Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.
4.2. Pedoman Pengolahan Dokumen Elektronik
Dalam melakukan pengolahan dokumen elektronik juga dibutuhkan suatu pedoman. Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh I1:
Pedoman yang digunakan Perpustakaan STMIK TIME berupa alur kerja
produksi digital yang dibuat oleh saya selaku Kepala Perpustakaan disini.
Sedangkan metadata koleksi materi digital (elektronik) di Perpustakaan
STMIK TIME masih menggunakan Format MARC karena pengolahan
dokumen elektronik tidak terpisah dari library housekeeping STMIK TIME
yang menggunakan aplikasi SLiMS 5.0 Meranti yang mendukung
berjalannya pengolahan dokumen elektronik karena tersedianya fasilitas
Attachment File untuk meng-upload file elektronik dari skripsi tersebut.
41
Tabel-4. Alur Kerja Produksi Digital
Fungsi dan Aktivitas Kerja Jenis Dokumen Scanning Editing dan Uploading
1. JENIS DOKUMEN
Dokumen kertas yang dipilih merupakan Skripsi terbitan tahun 2000 ke atas. Sedangkan dokumen yang sudah dalam bentuk elektronik adalah file elektronik Skripsi terbitan 2013 ke atas
2. SCANNING
Men-scan dokumen kertas mulai dari halaman judul hingga lampiran, dan file elektronik disimpan dalam format PDF. Pemberian nama file sesuai dengan NIM dan nama mahasiswa.
3. EDITING
Membuat satu file fulltext (PDF) serta memberikan
watermark, dan footer pada file PDF tersebut
4. UPLOADING
Mengupload file Fulltext
(PDF) serta memasukkan metadata seperti judul, pengarang, subyek, deskripsi bibliografi ke dalam sistem
Proses pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Pengolahan informasi yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).
42 4.3. Prosedur Pengolahan
Untuk saat ini Perpustakaan STMIK TIME dalam prosedur pengolahan dokumen elektronik melalui 3 tahapan yaitu pemilihan dan seleksi dokumen,
editing, dan uploading. Pertama dilakukan proses pemilihan dan seleksi dokumen elektronik (dalam media CD) yang diterima dari mahasiswa saat penyerahan skripsi tercetak, kemudian dilakukan proses editing dengan memberikan
watermark dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu
meng-upload metadata-metadata yang diperlukan ke dalam sistem.
4.3.1 Proses Pemilihan Dokumen Dan Seleksi Dokumen
Semua bahan pustaka hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna. Langkah pertama yang dilakukan pustakawan dalam proses pemilihan dokumen yaitu menerima file dokumen elektronik skripsi dari mahasiswa/i STMIK TIME. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh I2:
Koleksi dokumen elektronik yang dimiliki Perpustakaan STMIK TIME
diperoleh dari karya ilmiah berupa skripsi yang dihasilkan mahasiswa
STMIK TIME yang wajib diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk
tercetak dan file elektronik (CD) sebagai salah satu syarat wisuda sesuai
dengan keputusan PUKET-1 no.1025/SK/P1/VI/2013.
Untuk skripsi yang tahun lama atau tahun 2000 ke atas belum ada yang
dialihmediakan menjadi dokumen elektronik karena kendala biaya dan
43
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa dokumen elektronik Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME hanya diperoleh dari skripsi yang dihasilkan mahasiswa/i dalam bentuk file elektronik (CD) yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda sesuai dengan keputusan PUKET-1 no.1025/SK/P1/VI/2013.
Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap CD yang diterima dan melakukan pemeriksaan agar tidak terjadi kekeliruan. Adapun prosedur kerja yang dilakukan dalam proses penerimaan skripsi tercetak dan elektronik adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik (CD) ke perpustakaan.
2. Kemudian staf perpustakaan bagian pengadaan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak skripsi dengan dokumen elektroniknya (CD) yang dilampirkan.
3. Apabila terdapat kekurangan dan tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa untuk diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan.
4. Jika dokumen tercetak skripsi dan dokumen elektronik skripsi sesuai maka kepada yang bersangkutan diberikan surat keterangan.
5. Setelah itu dokumen tercetak skripsi dan elektroniknya siap untuk diproses agar dapat dilayankan.
44
PELAKSANA PROSES
Mahasiswa
Staf Perpustakaan bag.Pengadaan
[image:58.595.90.530.98.649.2]Staf Perpustakaan bag.Pengadaan
Gambar 1. Alur Pemilihan dan Penyeleksian Dokumen Elektronik Skripsi Mulai
Memberikan skripsi & softcopy dalam bentuk Compact Disk (CD)
Menerima skripsi & softcopy dalam bentuk CD
Dokumen CD diproses lebih lanjut dan
diserahkan ke bag.pengolahan untuk melalui proses editing
Memilih dokumen CD yang memenuhi
syarat
tidak
ya
45 4.3.2. Proses Editing
Proses editing adalah proses mengelola file Portable Document Format
(PDF) termasuk memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di-upload ke dalam Sistem Perpustakaan Online. Ada tiga kegiatan yang harus dilakukan dalam proses
editing pada Perpustakaan STMIK TIME yaitu proses konversi, proses pemecahan file dan proses pemberian security sesuai dengan pernyataan I3:
Dalam proses editing ada tiga kegiatan yang harus dilakukan. Yaitu
pertama proses konversi file .doc menjadi .pdf, kedua proses pemecahan
file menjadi beberapa bagian dan terakhir proses pemberian security
meliputi proses pemberian footer dan watermark pada file skripsi yang
mau diedit.
Berdasarkan observasi, langkah-langkah yang dilakukan I3 dalam proses editing adalah sebagai berikut:
1. Konversi
46
aplikasi perangkat lunak Nitro pro 9 yang sudah terintegrasi dengan aplikasi perangkat lunak Microsoft Word 2007.
2. Pemecahan File
Pustakawan menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro kemudian memecahkan file menjadi beberapa bagian yaitu Cover, Chapter I, Chapter II, Chapter III-V dan Reference dalam bentuk format .pdf dan disimpan dalam satu folder yang sama pada proses awal konversi.
3. Proses Pemberian Security
Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian security berupa
watermark dan footer dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8.0 Pro. Berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pemberian security:
1. Menambahkan Footer
a) Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro.
b) Pilih File > Open (buka file PDF yang akan di edit), kemudian klik Open.
c) Pilih menu Document > Header & Footer > Add
d) Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama penulis, Judul, Tahun Terbit dan Copyright.
e) Pilih OK. f) Selesai 2. Mengedit Footer
a) Dari menu utama Adobe Acrobat 8.0 Pro, pilih File > Open (buka file PDF yang akan di edit), kemudian klik Open.
b) Pilih menu Document > Header & Footer > Update.
c) Lakukan perubahan seperlunya jika ada kesalahan saat menambahkan footer sebelumnya.
47 3. Menambahkan Watermark
a) Dari menu utama pilih File > Open (buka file PDF yang akan di edit), kemudian klik Open.
b) Pilih menu Document > Watermark > Add.
c) Pilih bagian File > Browser, kemudian pilih LogoTIME.bmp. d) Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark.
e) Kemudian pada bagian Apperance > Capacity ubah menjadi 10%.
f) Pilih OK. g) Selesai.
4. Mengedit Watermark
a) Dari menu utama Adobe Acrobat 8.0 Pro pilih File > Open (buka file PDF yang akan di edit), kemudian klik Open.
b) Pilih menu Document > Watermark > Update c) Lakukan perubahan seperlunya.
48
PELAKSANA PROSES
[image:62.595.98.525.110.552.2]Staf Perpustakaan bag.Pengolahan
Gambar 2. Alur Proses Editing Dokumen Elektronik Skripsi Perpustakaan STMIK TIME
4.3.3. Proses Uploading
Setelah dokumen elektronik melalui proses pemilihan/seleksi dan proses penyuntingan (editing), maka langkah selanjutnya adalah meng-upload dokumen elektronik skripsi tersebut ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME (stmik-time.ac.id/perpustakaan). Pada Perpustakaan STMIK TIME sebelum melalui
Mulai
Selesai Konversi file .doc ke bentuk .pdf
Melakukan proses pemberian security seperti menambah footer
dan watermark. Proses pemecahan file menjadi beberapa bagian
yaitu: Cover, Chapter I, Chapter II, Chapter III-V
49
proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu.
Proses entry data merupakan proses penentuan deskripsi fisik, tajuk subjek dan nomor kelas yang dimasukkan ke dalam database perpustakaan secara lengkap. Dalam kegiatan ini Perpustakaan STMIK TIME sudah menggunakan sistem. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh I3.
Untuk proses entry data, pustakawan menggunakan perangakat lunak
aplikasi perpustakaan Senayan Library Management Systems (SliMS 5.0
Meranti). Sehingga lebih mudah dalam proses pengerjaannya, dan juga
hasilnya (output) akan dapat langsung dilihat melalui OPAC
Perpustakaan STMIK TIME yang dapat diakses melalui jaringan intranet
(LAN).
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa proses entry data adalah memasukkan data-data berupa judul, pengarang, tajuk subjek, nomor kelas hingga deskripsi fisik dokumen dimasukkan secara lengkap dalam komputer menggunakan perangkat lunak aplikasi SliMS 5.0 Meranti. Aplikasi tersebut juga menyediakan fasilitas OPAC sebagai sarana penelusuran sehingga pengguna lebih mudah dalam melakukan pencarian koleksi yang dibutuhkan dan mengetahui letak koleksi skripsi tercetak disimpan.
50
Adapun langkah-langkah entry data ke dalam sistem perpustakaan adalah sebagai berikut:
[image:64.595.123.505.314.491.2]1. Pustakawan membuka situs Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME (stmik-time.ac.id/perpustakaan). Kemudian memilih menu “MASUK Pustakawan”. Maka akan muncul login form pustakawan dan meminta untuk memasukkan username dan password. Maka pustakawan akan mengetik username dan password yang hanya diketahui oleh pustakawan itu sendiri, agar dapat masuk ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME.
Gambar 3. Tampilan Form Login Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME
51
Gambar 4. Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME
3. Selanjutnya p
