data informasi Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi
gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan.
Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya.
Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.
SIKLUS INFORMASI
Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti :
D A T
A
P R O S E H A S I L T I N D A K A N K E P U T U S A N I N F O R M A SGambar 6. Siklus Informasi
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.
KARAKTERISTIK INFORMASI
Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain adalah:
1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi
2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya 3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai
tambah pada informasi yang telah ada
4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi sebelumnya, salah atau palsu
5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.
NILAI INFORMASI
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu:
♦ Manfaat (use) ♦ Biaya (cost)
suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.
a. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran.
b. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :
* Kelengkapan (completeness) informasi
“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
* Kebenaran (correctness) informasi
“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
* Keamanan (security) informasi.
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut.
“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.
Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.
Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen tambahan antara lain adalah :
* Ekonomis (economy).
“what level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah. * Efisien (efficiency).
Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.
* Dapat dipercaya (reliability)
USIA INFORMASI
Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain.
Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :
♦ Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang berhubungan dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory
♦ Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003.
Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit.
Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh:
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah 2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar 3. Data hilang atau tidak terolah
4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data
5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ). 6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer )
7. Kesalahan yang disengaja
Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.
Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan:
1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan. 2. Audit intern dan ekstern.
3. Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi.
Bentuk penyajian Bias keputusan akibat penyajian data
Abjad, butir – butir pertama cenderung Mendapat perhatian lebih banyak Daripada yang kemudian.
Urutan berdasarkan Butir – butir dengan tingkat Tingkat keuntungan keuntungan tertinggi diperhatikan
Dengan agak mengabaikan industri, Ukuran dan sebagainya.
Urutan berdasarkan tingkat keuntungan dalam industri Tingkatan keuntungan akan diperhatikan. Ukuran, dan
Dalam industri sebagainya akan kurang berpengaruh.
Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data.
Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang mungkin untuk mengambil keputusan.