BAB I
KONSEP DASAR SISTEM
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.
1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain.
2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.
3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai Sistem Informasi.
KONSEP SISTEM
SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.
• Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.
• Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak. • Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah,
sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil.
• Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.
• Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.
KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM
lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.
Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi
Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi
Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda.
Struktur
Organisasi Teknologi
Tugas / Prosedur Manusia
• Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
• Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data. • Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)
Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia Cara Kerja EDI
Pembuatan Keputusan
Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi.
Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan.
• Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.
• Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada. • Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.
• Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepet waktu dan efisien.
• Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.
Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi, tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem informasi tersebut.
Intelligence
Follow-Up Desain
Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan
KARAKTERISTIK SISTEM
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.
1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.
6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut
Pilihan Implementasi
bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
Gambar 1.4. Karakteristik Suatu Sistem
Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian
Sistem Penggajian
Batasan Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain Lingkungan Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank Input Kartu gaji
Output Cek gaji
Komponen • Menghitung total pembayaran • Menghitung pengurangan
Interface • Mencocokan kartu gaji dengan pegawai
• Menyortir cek pembayaran menurut departemen Storage • Tunjangan pegawai
• Tunjangan pembayaran
Keluaran Lingkungan
Masukan 1
Masukan 2
Batasan
Komponen 1
Komponen 3
Komponen 2
Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)
Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.
a. Sistem Logik (Logical System)
Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.
b. Sistem Fisik (Physical System)
Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.
Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik : Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan
BAB II
KONSEP DASAR INFORMASI
PENDAHULUAN
dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data, karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen.
LINGKUNGAN INFORMASI
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.
Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.
Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.
tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar piramida di bawah ini.
Gambar 2.1. Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi
DATA
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.
Pemaso k Pelangga
n
Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.
Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.
INFORMASI
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
1.3 Perhitungan Rata-rata 1.4 rata-rata penjualan daalm 1.5 penjualan dalam kuartal terakhir 1.7 kuartal terakhir sebesar 1,3 milyar …
Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi
Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.
Gambar 2.3. Siklus Informasi
Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :
1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.
2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.
HIERARKI DATA
Masukan (Data)
Hasil Tindakan
Tindakan Keputusan
Penerima Proses
(Model)
Keluaran (Informasi)
Data (ditangkap)
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.
Gambar 2.4. Hierarki Data
• Elemen Data
Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribut lain yang berkaitan dengan pegawai.
Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.
• Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris.
• Berkas
Berkas
Rekaman Rekaman
Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi.
Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.
KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI
Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.
Tabel 2.1. Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood
Karakteristik
Sumber Banyak dari internal Banyak dari
eksternal
Karakteristik Pokok Permasalahan
1. Tipe data Apakah tipe data sesuai denagn tujuan? 2. Akurasi/Presisi Apakah data cukup presisi?
3. Usia Apakah data tepat waktu?
4. Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan?
5. Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail?
6. Kelengkapan Apakah data kurang lengkap atau berlebihan?
7. Kemudahan akses Apakah data mudah diakses?
8. sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat? 9. Relevansi/Nilai Apakah data mempengaruhi keputusan?
Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?
KUALITAS INFORMASI
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :
• Aman (Secutiy)
• Tepat Waktu (Timeliness) • Akurat (Accurate)
• Terkait (Relevance) • Lengkap (Completeness) • Korektif (Corectness) • Jelas (Clearly)
sering dikenal dengan istilah STAR-C3
INFORMASI untuk MANAJEMEN
Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori, yaitu :
1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi yang telah berlangsung.
2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan terjadi.
3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan.
4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer.
5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.
BAB III
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
PENDAHULUAN
pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.
PENGERTIAN
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi
(jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).
KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI
Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi
Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.
• Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.
• Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis Internet.
• Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
• Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam bisnis.
JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI
Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.
Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi
Sistem Pendukung Operasi
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk
secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan.
Sistem Pendukung Manajemen
Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.
Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi
FUNGSI SISTEM INFORMASI
• Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.
• Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
• Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis.
• Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global.
• Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita.
• Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah :
• Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi.
• Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan.
• Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.
Tabel 3.1. Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya
Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya Sumber Daya Manusia
Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.
Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi.
Sumber Daya Hardware
Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai optikal.
Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas.
Sumber Daya Software
Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program
word processing, program penggajian.
Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji.
Sumber Daya Data
Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan.
Sumber Daya Jaringan
Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan.
Produk Informasi
Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.
AKTIVITAS SISTEM INFORMASI
Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.
• Pemrosesan Data Menjadi Informasi
Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.
• Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.
• Penyimpanan Sumber Daya Data
• Pengendalian Kinerja Sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.
Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis
Aktivitas Sistem Informasi
Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang menggunakan kode garis.
Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji lainnya.
Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan. Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan
produk.
Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.
SISTEM
1. PENGERTIAN SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh – contoh sbb:
Sistem peredaran darah
Jantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh tubuh.
Sistem transportasi
Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa. indonesia-nya, ”sIstem” diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti susunan jaringan dsb.
M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju satu atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem.
penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu:
a. Maintenance input
Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan (decision maker)
adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut (decision support system)
Komponen Proses
Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi, peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian keuangan, bagian inventory dan lain – lain.
Komponen Output
Komponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari suatu sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang, kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat atau lokasi pembelian dan sebagainya.
Komponen Tujuan
Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya.
Komponen Kendala
Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau batas – batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya kendala atau batas – batas yang jelas, maka akan mampu mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan sistem.
Komponen Kontrol
Komponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain.
Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan respon atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem. seperangkat unsure yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sifat dasar/ karakteristik yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah:
1. Subbsistem
Adalah unsur – unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem yang satu dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem mempunyai tugas masing – masing.
2. Boundary
Adalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau subsistem
3. Interface
Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi output Tabel 1. Contoh subsistem dan interface
Sistem Subsistem Interface
Komputer unit pengolahan pusat saluran
unit masukan unit keluaran
penyimpanan tambahan
Unit pengolahan pusat unit penghitung kawat
unit pengendali penghubung
unitpenyimpan
Pengolahan bact kerja edit alih data
dengan kerja kerja sortir kerja satu dengan
terpisah(separate run) kerja update lainnya, misalnya
kerja keluaran pita data
4. Environment
Adalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem dalam mencapai tujuan
Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara
1
Gambar 2. Environment Terhadap Sistem
5. Input
Adalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses), melalui : menangkap (capture) dan menerima (entry)
6. Proses
Adalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi sesuatu yang mempunyai nilai manfaat.
7. Output
Adalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat. 8. Goal
Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah sistem
9. Objective
Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah subsistem
Gambar 3. Karakteristik Sistem 3. Klasifikasi Sistem
Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya : ♦ Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan
8
3 4 2
5 6 7 System
Subsystem
Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi, contoh: sistem teologi
Physical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer ♦ Berdasarkan Kejadian, dibedakan
Natural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem tata surya
Human mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir, sistem tata kota
♦ Berdasarkan Sifat, dibedakan
Deterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visual
Probabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang.
♦ Berdasarkan Metode, dibedakan
Closed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah tabung berisolasi dan tertutup.
Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem biologis, sistem keorganisasian
4. Pengendalian Dalam Sistem
Gambar 4. Pengendalian Sistem
INFORMASI
TENTANG INFORMASI
Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.
1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan. 2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya. 4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan keputusan bisnis.
data informasi Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi
gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan.
Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya.
Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.
SIKLUS INFORMASI
Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti :
D A T
A
P R O S E
H A S I L
T I N D A K A N K E P U T U S A N
Gambar 6. Siklus Informasi
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.
KARAKTERISTIK INFORMASI
Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain adalah:
1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi
2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya 3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai
tambah pada informasi yang telah ada
4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi sebelumnya, salah atau palsu
5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.
NILAI INFORMASI
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu:
♦ Manfaat (use) ♦ Biaya (cost)
KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.
a. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran.
b. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :
* Kelengkapan (completeness) informasi
“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
* Kebenaran (correctness) informasi
“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
* Keamanan (security) informasi.
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut.
“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.
Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.
Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen tambahan antara lain adalah :
* Ekonomis (economy).
“what level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah. * Efisien (efficiency).
Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.
* Dapat dipercaya (reliability)
USIA INFORMASI
Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain.
Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :
♦ Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang berhubungan dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory
♦ Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003.
Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah 2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar 3. Data hilang atau tidak terolah
4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data
5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ). 6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer ) ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.
Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan:
1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan. 2. Audit intern dan ekstern.
3. Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi.
Bentuk penyajian Bias keputusan akibat penyajian data
Abjad, butir – butir pertama cenderung Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data.
Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut :
Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.
Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.
1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar
3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas
4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system
5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya
6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem.
PERANGKAT SISTEM INFOMASI
Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :
1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer
2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
♦ Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware,dan lain sebagainya.
♦ Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain sebagainya.
♦ Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain. ♦ Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan lain – lain.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya
4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya
5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah :
♦ First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya
• Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem
Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.
PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan
Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :
• Akuntansi ( Accounting Information Systems ) • Pemasaran ( Marketing Information Systems ) • Penyediaan ( Inventory Information System ) • Personalia ( Personnel Information System ) • Distribusi ( Distribution Information System ) • Pembelian ( Purchasing Information System ) • Kekayaan ( Treasury Information System )
• Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system )
• Teknik ( engineering information system )
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM
Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar sejak Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State University di Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource Management Association dan mulai menerbitkan Information Resource Management journal. Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang professor MIS pada St. Cloud State University, mengemukakan bahwa walaupun telah banyak tulisan mengenai IRM, namun tak ada satupun definisi yang diterima secara umum. Ia memberi tiga pandangan pokok. Pandangan pertama menyatakn bahwa informasi adalah sebagai sumber yang harus dikelola, yang kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system, dan yang ketiga berkenaan dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan informasi.
IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.
IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.
Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya DSS.
Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.
IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia mengelola informasinya.
PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM
Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama. “Ia mengidentifikasi sumber informasi yang meliputi: informasi, hardware pemrosesan, software pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.
INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
Gambar 19.1 perusahaan berada dalam lingkungannya
Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya
PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF
Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan. Mungkin perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk yang dibuat oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan dan juga memberikan informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara penggunaan produk yang dibelnya. Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan pada produk, yang menjelaskan mengenai pengasemblingannya dan fasilitas pengamannya. Ketiga, perusahaan memperoleh informasi feedback dari pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi. Pelanggan dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan keluhannya, dan riset marketing dapat melakukan survey mengenai pelanggan.
contohnya. Baik American Airlines maupun United Airlines menginvestasikan dalam jumlah besar pada sistem reservasi mereka dan membuatnya bisa digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini, mereka dapat mencapai sisi kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti apa yang telah dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya, maka American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian.
Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk memenangkan persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply dan McKesson Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para pelanggannya melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson melakuka hal yang sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut disederhanakan, dana para pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih cepat daripada jika ia melakukan pemesanan melalui pengiriman. McKesson bisa mengurangi 250 klerknya yang tugasnya mengurusi form pemesanan dan pembelian, dan American Hospita Supply bisa meningkatkan tiga kali volume penjualannya, tanpa adanya penambahan staf. Para pesaing kedua perusahaan tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem yang sama bila mereka tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi.
PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF
standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika perusahaan ingin mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia menetapkan arus informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak boleh menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya.
Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok, operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan.
Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya. Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar; aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna jual. Masing-masing aktivitas utama ini mempunyai komponen fisik yang menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan informasi yang dibutuhkan.
Gambar 19.3 sambungan nilai perusahaan
menggunakan teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar. Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya dengan porsi keuntungan dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk aktifitas yang lain dapat dilihat pada gambar diatas.
Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system (sistem nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu) dapat diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value (nilai hilir) dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan pelanggan.
Gambar 19.4 sistem nilai
MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF
Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif dari yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat mengenai bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk memecahkan masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja sama dengan elemen-elemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap perusahaan akan mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi.
PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI
