Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut :
Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.
Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.
1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar
2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu
Input Model Output
Database Technology Control User User
User
User User
3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas
4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system
5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya
6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem.
PERANGKAT SISTEM INFOMASI
Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :
1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer
2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
♦ Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware,dan lain sebagainya.
♦ Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain sebagainya.
♦ Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain. ♦ Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan lain – lain.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya
4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya
5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah :
♦ Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator
♦ First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah
♦ Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan
♦ Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas
PENGELOLA SISTEM INFORMASI
Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya
• Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.
DIREKTUR SISTEM INFORMASI MANAJER PENGEMBANGAN SISTEM MANAJER KOMPUTER DAN OPERASIONAL ANALISIS SISTEM PROGRAMMER
kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem
Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.
PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan
Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :
• Akuntansi ( Accounting Information Systems ) • Pemasaran ( Marketing Information Systems ) • Penyediaan ( Inventory Information System ) • Personalia ( Personnel Information System ) • Distribusi ( Distribution Information System ) • Pembelian ( Purchasing Information System ) • Kekayaan ( Treasury Information System )
• Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system )
• Teknik ( engineering information system )