BAB V IMPLEMENTASI
6.3. Metode seleksi dan prioritisasi
6.3.6. Rekapitulasi dan publikasi
Tujuan tahapan ini adalah untuk membuat rekapan terhadap seluruh penilaian yang sudah dilaksanakan oleh Bappeko dan Diskominfo dan mempublikasikan hasil prioritisasi aspek teknis kepada SKPD sebagai bentuk pertanggungjawaban atas penilaian yang telah dilakukan.
Dengan demikian, transparansi penilaian akan terwujud untuk menghadapi potensi intervensi dan ketidaksetujuan dari masing-masing SKPD atas pemilihan portfolio aplikasi layanan publik yang akan direalisasikan di proses selanjutnya. Pihak yang berwenang dalam tahapan ini adalah Bappeko selaku
badan yang punya otoritas untuk mengambil keputusan terkait dengan program pembangunan kota di Pemerintah Kota Surabaya. Secara singkat, ringkasan dari tahapan ini ada pada Tabel 6. 20 berikut.
Tabel 6. 20 Detil tahapan rekapitulasi dan publikasi Nama
tahapan Rekapitulasi dan publikasi Input proses Hasil prioritisasi pengembangan
Output proses
Rekapan keseluruhan penilaian
Urutan pengembangan aplikasi layanan publik berbasis online
Referensi Peneliti Aktor Bappeko
Tahapan
a) Membuat rekapan penilaian aspek strategis dan aspek teknis
b) Membuat surat mengenai instruksi Pengembangan aplikasi layanan publik berbasis online
c) Mendistribusikan rekapan keseluruhan penilaian kepada SKPD
d) Menyerahkan surat mengenai instruksi Pengembangan aplikasi layanan publik berbasis online kepada Diskominfo
Perubahan tahapan dalam metode seleksi dan prioritisasi yang mengacu pada kerangka seleksi portfolio proyek oleh Archer & Ghasemzadeh, baik secara urutan maupun teknik di dalamnya, didasarkan atas pedoman dalam proposisi-prosisi dalam kerangka tersebut. Melalui proposisi-proposisi yang diberikan, maka kerangka seleksi yang asli dikembangkan oleh Archer & Ghasemzadeh dapat dimodifikasi agar dapat memenuhi kondisi dan kebutuhan Pemkot terkait dengan manajemen portfolio aplikasi. Pada Tabel 6. 21 disajikan proposisi yang diturunkan dari kerangka seleksi dan prioritisasi proyek oleh Archer & Ghasemzadeh dengan bentuk pemenuhannya melalui metode seleksi dan prioritisasi yang dihasilkan penelitian ini.
142
No Proposisi Pemenuhan
1
Keputusan strategis yang terkait dengan portfolio dan pertimbangan biaya keseluruhan harus dibuat dalam sebuah konteks yang luas, yang menggunakan faktor
bisnis internal dan eksternal, sebelum portfolio diseleksi.
Setiap metodologi yang digunakan organisasi memiliki keunikannya masing-masing karena membawa kultur dan pandangan organisasi mengenai kompetensi portfolio untuk dapat terpilih. Termasuk usulan proses seleksi dan prioritisasi ini yang memiliki tahapan-tahapan penting di dalamnya yang bersifat unik dan khas untuk lingkungan Pemerintah Kota Surabaya, khususnya terkait dengan pengembangan aplikasi layanan publik berbasis online. Serta dalam usulan ini melibatkan konteks bisnis dari dua sisi yang diwakilkan melalui perspektif strategis (yaitu Bappeko) dan teknis (yaitu Diskominfo).
2
Sebuah kerangka kerja seleksi proyek harus dapat fleksibel sehingga memudahkan stakeholder agar dapat memilih teknik atau metodologi tertentu yang mereka kuasai dan anggap relevan, dalam rangka analisis data dan pembuatan keputusan proyek yang akan
direalisasikan.
Kerangka seleksi portfolio proyek tidak menentukan secara
strict metodologi dan teknik yang digunakan untuk penggunanya. Dengan demikian, pengubahan tahapan dan pemodifikasian teknik yang mendukung tujuan tahapan merupakan hal yang diperbolehkan selama hal tersebut didasarkan oleh studi analisis tertentu serta berorientasi pada kemudahan pengguna akhir.
143
No Proposisi Pemenuhan
3
Untuk menyederhanakan proses seleksi portfolio, perlu adanya rangkaian tahapan yang terorganisasi, yang dapat memudahkan para pengambil keputusan untuk berpikir dan
bergerak secara logis dalam mempertimbangkan proyek yang dapat direalisasikan berdasarkan model secara
teoretis.
Pengorganisasian tahapan yang secara runtut dituntut dalam metodologi atau mekanisme ditekankan melalui proposisi tersebut. Dalam usulan proses seleksi dan prioritisasi, bisa dikatakan sudah memenuhi proposisi tersebut dengan adanya tahapan yang urut, baik secara urutan maupun penggunaan input output nya. Penyusunan tahapan yang urut tersebut akan berujung pada pengambilan keputusan terkait dengan prioritisasi aplikasi layanan publik online seperti yang diinginkan organisasi.
4
Pengguna tidak boleh mengalami overload terhadap data-data yang tidak dibutuhkan, namun harus tetap memiliki kemudahan untuk
mengakses data ketika diperlukan.
Dalam proses seleksi dan prioritisasi portfolio, dalam setiap tahapan akan memiliki kebutuhan informasi masing-masing, yang harus dipenuhi oleh pihak yang terkait. Sesuai dengan hasil verifikasi, dinyatakan bahwa masing-masing pihak yang terkait dapat mengakomodasi kebutuhan informasi.
5
Perhitungan umum harus dipilih sehingga dapat menghitung setiap proyek melalui pertimbangan tertentu secara terpisah. Hal ini dapat mewujudkan adanya perbandingan
yang adil dari proyek selama proses seleksi tersebut.
Penggunaan penilaian dengan pelevelan diperbolehkan dengan adanya proposisi tersebut. Penilaian aspek strategis dan teknis yang memiliki tujuan masing-masing disajikan secara terpisah dan memiliki kriteria tersendiri.
144
No Proposisi Pemenuhan
6 Proyek-proyek tertentu yang telah mencapai milestone utama harus di evaluasi ulang di waktu yang sama. -
7
Screening harus digunakan berdasarkan kriteria yang dispesifikasikan, dengan tujuan
untuk menghilangkan proyek yang sudah berjalan dari daftar pertimbangan untuk
pelaksanaan seleksi portfolio.
Terdapat tahapan penyaringan input untuk menyaring input penilaian, yaitu hanya layanan publik yang masih offline saja yang akan menjadi obyek penilaian.
8
Interaksi proyek terhadap dependensi atau kompetisi sumber daya harus dipertimbangan
dalam seleksi portfolio.
Dalam kriteria yang digunakan di penilaian aspek strategis dan teknis, terdapat kriteria yang menyangkut tentang interaksi dan dependensi antar satu layanan dengan layanan lain, serta kompetisi sumber daya menjadi satu kriteria yang nantinya akan dilengkapi dengan atribut penilaian yang relevan.
9
Seleksi portfolio harus mempertimbangkan ketergantungan terhadap waktu yang secara tidak langsung berdampak pada penggunaan
sumber daya proyek.
145
No Proposisi Pemenuhan
10
Pengambil keputusan harus disediakan mekanisme yang interaktif, yang ditujukan
untuk controlling dan overriding seleksi portfolio yang dihasilkan dari berbagai model, serta mereka harus menerima feedback
sebagai konsekuensi dari perubahan tersebut.
-
11 Seleksi portfolio harus dapat diadaptasi oleh lingkungan kelompok pengambil keputusan. Usulan proses seleksi dan prioritisasi sudah divalidasi dan verifikasi oleh pengguna selaku pengambil keputusan. Tabel 6. 21 Pemenuhan proposisi kerangka seleksi & prioritisasi
Dengan adanya kesesuaian antara proposisi dengan usulan proses seleksi dan prioritisasi portfolio tersebut, menunjukkan bahwa secara teori pengubahan atau penyesuaian tahapan di dalamnya adalah hal yang dibenarkan dan secara keseluruhan tahapan ini memenuhi proposisi yang ditentukan oleh kerangka seleksi portfolio yang asli, yang dikembangkan oleh Archer & Ghasemzadeh.