BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.2. Dasar Teori
2.2.4. Seleksi dan prioritisasi portfolio proyek
telah ditinjau untuk keperluan prioritisasi terhadap alokasi sumber daya, dan tahapan-tahapan dalam siklus manajemen portfolio telah konsisten dengan strategi organisasi [20]. Permasalahan dalam seleksi dan prioritisasi proyek telah disebut dalam kerangka manajemen portfolio yang luas [21]. Dalam melakukan investasi TI, prioritisasi merupakan sebuah hal yang umum dilakukan sebuah perusahaan. Pandangan umum dalam project portfolio management telah menganggap prioritisasi sebagai sesuatu yang vital di dalam menyukseskan proyek TI yang secara tidak langsung akan mendukung kelancaran bisnis.
Adanya keterbatasan sumber daya, baik sumber daya manusia, biaya dan waktu memaksa adanya kondisi dimana tidak semua proyek dalam portfolio dapat dijalankan dalam waktu yang bersamaan. Dalam area kepemerintahan, hal tersebut mencerminkan pentingnya pemerintah untuk dapat memilah-milah proyek yang perlu didahulukan atau diprioritaskan, dan dikembangkan dalam waktu selanjutnya [22].
Tidak heran jika tugas utama di dalam portfolio management adalah untuk mengatur prioritas terhadap masing-masing proyek dan membuat model penyeleksian proyek yang paling memungkinkan dan fit-in dengan kondisi perusahaan atau
organisasi. Banyak metode prioritisasi proyek yang telah dibangun, tetapi tidak sedikit yang sukses diadopsi organisasi [23].
Dalam beberapa literatur mengenai prioritisasi proyek, prioritasi proyek TI mewarisi banyak metode yang diciptakan dan dipromosikan oleh literatur New Product Development, Research and Development, and Project Management lite yang berfokus pada metode pemilihan dan memprioritaskan proyek dengan portofolio optimal [24, 25, 26, 27, 28]. Di saat yang sama, organisasi banyak yang mengimplementasikan mekanisme analitis yang ditujukan untuk membuat keputusan prioritas. Namun, terdapat banyak kritik yang ditujukan untuk model tersebut karena dinilai memiliki pandangan yang sempit terhadap nature dari TI. Menurut Bannister & Remenyi, keterbatasan hal tersebut menimbulkan kecenderungan para pengambil keputusan untuk lebih mengedepankan ‘gut feeling’ atau firasat dalam menentukan prioritas proyek [29].
2.2.4.1. Kerangka seleksi porftolio proyek oleh NP
Archer & Ghasemzadeh
Pada penelitian ini, kerangka yang digunakan sebagai acuan dalam metode seleksi dan prioritisasi portfolio aplikasi adalah Integrated Framework for Project Portfolio Selection yang dibuat oleh NP Archer dan F Ghasemzadeh [30]. Kerangka yang sama juga pernah dijadikan acuan dalam penelitian Olivia Renanda dalam menentukan tahapan untuk seleksi dan prioritisasi di Bank Indonesia. Gambar 2. 4 berikut merupakan gambaran kerangka seleksi yang dikembangkan Archer & Ghasemzadeh.
Gambar 2. 4 Kerangka seleksi portfolio proyek NP Archer & Ghasemzadeh
Tahapan pre-screening merupakan tahapan awal yang dilakukan untuk memastikan bahwa proyek yang dipertimbangkan sebagai portfolio telah memenuhi fokus strategis. Hal ini juga dapat memastikan bahwa metodologi atau mekanisme tahapan dalam proses seleksi telah tersedia secara lengkap dan dipahami oleh seluruh pengguna maupun pengambil keputusan, termasuk kriteria penilaian dan pedoman penggunaan dari perangkat-perangkat yang mendukung setiap tahapan.
Tahapan individual project analysis dilakukan untuk menganalisis masing-masing proyek, terhadap metode perhitungan tertentu. Output dari tahap ini akan dijadikan pertimbangan utama dalam tahap seleksi selanjutnya.
Tahapan screening adalah melakukan pemeriksaan secara singkat terhadap atribut yang dinilai dari tahapan sebelumnya serta histori analisis pada tahapan tersebut.
Tahapan optimal portfolio selection, proyek dinilai menurut kriteria yang diminta, jika terdapat kriteria yang memerlukan data kuantitatif dapat diambil dari tahap analisis sebelumnya. Dalam tahapan ini, setiap kriteria memiliki bobot masing-masing yang sudah ditentukan dengan melihat perbandingan kontribusi kriteria terhadap kesuksesan proyek.
Tahapan portfolio adjustment adalah tahapan terakhir yang dilakukan dengan menyediakan keseluruhan pandangan terhadap karakteristik proyek yang menjadi hal-hal kritis terkait dengan optimisasi proyek.
Dalam penelitiannya, terdapat beberapa proposisi yang menunjukkan adanya kebutuhan atau tuntutan sebuah mekanisme yang terstruktur yang harus memenuhi isu-isu tersebut sehingga dapat menjamin ketercapaian tujuan mekanisme.
Proposisi 1
Keputusan strategis yang terkait dengan portfolio dan pertimbangan biaya keseluruhan harus dibuat dalam sebuah konteks yang luas, yang menggunakan faktor bisnis
internal dan eksternal, sebelum portfolio diseleksi.
Justifikasi:
Metodologi yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi harus dipersiapkan sebelum melakukan penyeleksian. Setiap metodologi yang digunakan organisasi memiliki keunikannya masing-masing karena membawa kultur dan pandangan organisasi mengenai kompetensi portfolio untuk dapat terpilih.
Proposisi 2
Sebuah kerangka kerja seleksi proyek harus dapat fleksibel sehingga memudahkan stakeholder agar dapat memilih teknik atau metodologi tertentu yang mereka kuasai dan anggap relevan, dalam rangka analisis data dan pembuatan
keputusan proyek yang akan direalisasikan.
Justifikasi:
Proses seleksi portfolio harus dapat dilaksanakan dengan cara yang logis dan efisien untuk mengatasi paradigma mengenai tingginya kompleksitas hal-hal yang harus dijalankan dalam proses seleksi dan prioritisasi. Pengguna diharapkan tidak mengalami overload atau memiliki beban yang berat dalam mengolah atau menganalisis data yang diperlukan.
Proposisi 3
Untuk menyederhanakan proses seleksi portfolio, perlu adanya rangkaian tahapan yang terorganisasi, yang dapat memudahkan para pengambil keputusan untuk berpikir dan
bergerak secara logis dalam mempertimbangkan proyek yang dapat direalisasikan berdasarkan model secara
teoretis.
Justifikasi:
Proses seleksi dan prioritisasi portfolio harus berisi tahapan atau tahapan yang runtut dan memiliki perangkat yang relevan sehingga tujuan dari tahapan dapat terpenuhi dengan baik. Dengan demikian, keberlanjutan penggunaan input dan output dari tahapan satu ke tahapan lain akan bisa terwujud.
Proposisi 4
Pengguna tidak boleh mengalami overload terhadap data-data yang tidak dibutuhkan, namun harus tetap memiliki
kemudahan untuk mengakses data ketika diperlukan.
Ketersediaan data yang lengkap dan relevan dengan kebutuhan penelitian harus terjamin sehingga dapat memudahkan pengguna untuk mempergunakan data tersebut sewaktu-waktu.
Proposisi 5
Perhitungan umum harus dipilih sehingga dapat menghitung setiap proyek melalui pertimbangan tertentu
secara terpisah. Hal ini dapat mewujudkan adanya perbandingan yang adil dari proyek selama proses seleksi
tersebut.
Justifikasi:
Jika terdapat kebutuhan untuk penilaian proyek yang didasari oleh perhitungan matematis, maka harus diupayakan adanya metode yang general sehingga dapat digunakan oleh seluruh proyek.
Proposisi 6
Proyek-proyek tertentu yang telah mencapai milestone utama harus di evaluasi ulang di waktu yang sama.
Justifikasi:
Dalam proses seleksi dan prioritisasi, harus mengandung proses screening dan pemilihan berlapis sehingga dapat memfilter portfolio yang memiliki benefit dan feasibility yang besar.
Proposisi 7
Screening harus digunakan berdasarkan kriteria yang dispesifikasikan, dengan tujuan untuk menghilangkan proyek yang sudah berjalan dari daftar pertimbangan untuk
pelaksanaan seleksi portfolio.
Justifikasi:
Dalam proses seleksi, harus terdapat tahapan yang dapat menghilangkan posisi proyek yang sudah direalisasikan dan mencapai milestone tertentu dari daftar pertimbangan. Hal ini
diupayakan agar pada saat penilaian tidak rancu dan terjadi redundansi pada obyek penilaian.
Proposisi 8
Interaksi proyek terhadap dependensi atau kompetisi sumber daya harus dipertimbangan dalam seleksi portfolio.
Justifikasi:
Perlunya mempertimbangkan dependensi antar proyek dan keterbatasan sumber daya yang harus dimaksimalkan dan dieksploitasi dengan baik, sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan tujuan organisasi.
Proposisi 9
Seleksi portfolio harus mempertimbangkan ketergantungan terhadap waktu yang secara tidak langsung berdampak
pada penggunaan sumber daya proyek.
Justifikasi:
Pengambilan keputusan harus memiliki justifikasi yang benar dan logis dalam mempertahankan hasil seleksi dan prioritisasi. Diharapkan dengan adanya kebutuhan ini dapat menghindarkan mekanisme terhadap intervensi dari dalam atau luar.
Proposisi 10
Pengambil keputusan harus disediakan mekanisme yang interaktif, yang ditujukan untuk controlling dan overriding seleksi portfolio yang dihasilkan dari berbagai model, serta mereka harus menerima feedback sebagai konsekuensi dari
perubahan tersebut.
Justifikasi:
Proses seleksi dan prioritisasi harus memiliki unsur dokumentasi untuk controlling dan justifikasi pada saat pengambilan keputusan, yang dapat diwujudkan dalam berbagai media.
Proposisi 11
Seleksi portfolio harus dapat diadaptasi oleh lingkungan kelompok pengambil keputusan.
Justifikasi:
Pengambil keputusan harus memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk mempergunakan perangkat seleksi dan prioritisasi dengan baik sehingga keberlangsungan proses akan terjamin dengan baik.
2.2.4.2. Model seleksi dan prioritisasi oleh Olivia
Renanda
Salah satu kerangka atau model seleksi dan prioritisasi yang menjadi referensi penelitian ini adalah model yang dikembangkan oleh Olivia Renanda. Model tersebut secara spesifik ditujukan untuk Bank Indonesia yang dihasilkan dengan cara melakukan kajian empiris yang kemudian disesuaikan dengan isu lokal dan evaluasi proses seleksi dan prioritisasi yang pernah diterapkan. Pada dasarnya, model yang dikembangkan merupakan hasil adopsi kerangka seleksi portfolio proyek oleh Archer dan Ghasemzadeh, namun dimodifikasi untuk keperluan pengimplementasian di studi kasus, yaitu Bank Indonesia. Berikut merupakan tahapan dalam model seleksi dan prioritisasi yang diusulkan Olivia Renanda untuk Bank Indonesia [2].
Gambar 2. 5 Model rekomendasi seleksi dan prioritisasi oleh Olivia Renanda
Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing tahapan dalam model rekomendasi seleksi dan prioritisasi.
1. Penilaian keselarasan strategi
Tahapan ini menggunakan teknik scoring method untuk menilai kriteria kualitatif dan kuantitatif serta kriteria yang familier digunakan oleh peserta IT Steering Committee di Bank Indonesia. Melalui teknik tersebut, dihasilkan ketetapan nilai minimum keselarasan proyek dengan strategi Bank Indonesia untuk kepentingan eliminasi proyek yang tidak memenuhi nilai minimum.
2. Penilaian proyek
Tahapan ini menggunakan teknik indepth interview untuk menggali informasi proyek, dan scoring method untuk menilai masing-masing proyek.
3. Filterisasi proyek
Tahapan ini menggunakan teknik ad hoc approach as profiles dengan ketetapan batas bawah masing-masing nilai dalam spreadsheet untuk penilaian proyek. Dengan adanya batas bawah tersebut, diketahui proyek yang lolos dan tidak lolos.
Penilaian keselarasan strategi
Penilaian proyek
Filterisasi proyek
Prioritisasi proyek
4. Prioritisasi proyek
Tahapan ini menggunakan teknik scoring method untuk prioritisasi proyek, dan matriks 2x2 untuk pemetaan proyek dalam matriks prioritisasi.
5. Visualisasi portfolio
Tahapan ini menggunakan matrik aggregate project plan yang dapat merangkum keseluruhan proses dalam proses seleksi dan prioritisasi dengan simbol yang merepresentasikan atribut proyek.