BAB III PENYAMPAIAN LAYANAN
H. Rekomendasi Importir Produsen Bahan Berbahaya
a. Persyaratan Umum : 1) Surat permohonan
2) Izin / Sertifikat Produksi Kosmetika bagi perusahaan yang memiliki NIB yang berlaku sebagai API-P
3) Izin Usaha Industri (IUI) bagi perusahaan yang memiliki NIB yang berlaku sebagai API-U
4) Surat pernyataan tujuan pendistribusian B2
5) Surat pernyataan bahwa akan menyampaikan laporan realisasi penggunaan/pendistribusian bahan berbahaya ke Deputi Bidang Pengawasan Obat Tradisional, Suplemen Kesehatan dan Kosmetik setiap 3 (tiga) bulan sejak tanggal penerbitan PI-B2
b. Persyaratan Khusus :
1) Daftar B2 yang akan diimpor dengan mencantumkan Nomor CAS dan HS Code 2) Jastifikasi jumlah kebutuhan
3) Laporan realisasi dan/atau pendistribusian B2 yang diimpor sebelumnya
31 | Standar Pelayanan Publik Direktorat Pengawasan Kosmetik 2. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur
Keterangan :
a. Pemohon mengajukan permohonan Rekomendasi Importir Produsen Bahan Berbahaya Untuk Kosmetika yang dilengkapi dengan dokumen persyaratan melalui email ke [email protected]
b. Evaluator melakukan evaluasi terhadap permohonan sesuai dengan persyaratan peraturan perundang-undangan.
c. Jika setiap persyaratan telah dipenuhi dengan lengkap dan benar, maka Evaluator membuat konsep surat rekomendasi.
d. Sub Koordinator melakukan verifikasi dan menindaklanjuti hasil evaluasi permohonan dari Evaluator
e. Pengajuan Rekomendasi Importir Produsen Bahan Berbahaya Untuk Kosmetika yang telah ditindaklanjuti oleh Sub Koordinator kemudian akan di verifikasi kembali olek Koordinator.
f. Persetujuan dan Penerbitan Rekomendasi Importir Produsen Bahan Berbahaya Untuk Kosmetika akan dilakukan atas nama Direktur unit yang melakukan pelayanan.
g. Permohonan dapat dikembalikan/ditolak jika terdapat hal yang tidak sesuai.
3. Jangka Waktu Pelayanan
Rekomendasi Importir Produsen Bahan Berbahaya (IPB2) Untuk Kosmetika diterbitkan dalam batas waktu paling lama 3 (tiga) Hari Kerja terhitung sejak permohonan diterima secara lengkap
dan memenuhi persyaratan.
4. Biaya/Tarif
Tidak ada biaya/tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 5. Produk Pelayanan
Rekomendasi untuk Mendapatkan Pengakuan sebagai IP-B2.
33 | Standar Pelayanan Publik Direktorat Pengawasan Kosmetik BAB IV
PENGELOLAAN LAYANAN
A. Dasar Hukum
1. Dasar hukum terkait layanan sertifikasi sarana kosmetik, meliputi:
a) Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko;
b) Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2017 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku pada Badan Pengawas Obat dan Makanan;
c) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 10 tahun 2021 tentang Standar Kegiatan Usaha dan Produk pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Obat dan Makanan;
d) Peraturan Badan Nomor 33 Tahun 2021 tentang Sertifikasi Cara Pembuatan Kosmetika Yang Baik.
e) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 31 tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 25 Tahun 2019 tentang Pedoman Cara Pembuatan Kosmetika Yang Baik;
f) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 25 tahun 2019 tentang Pedoman Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik;
g) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan No. 26 tahun 2018 tentang Pelayanan Perizinan Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik Sektor Obat dan Makanan;
2. Dasar hukum terkait layanan ekspor impor kosmetik, meliputi:
a) Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko;
b) Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 2017 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku pada Badan Pengawas Obat dan Makanan
c) Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 20 Tahun 2021 tentang Kebijakan dan Pengaturan Impor
d) Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 25 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 20 Tahun 2021 tentang Kebijakan dan Pengaturan Impor e) Peraturan Badan POM No. 10 Tahun 2021 Tentang Standar Kegiatan Usaha dan Produk
Pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Obat dan Makanan
f) Peraturan Badan POM Nomor 14 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Badan POM Nomor 29 Tahun 2017 Tentang Pengawasan Pemasukan Bahan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia;
g) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 15 Tahun 2020 tentang Perubahan
Atas Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 30 Tahun 2017 tentang Pengawasan Pemasukan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia;
h) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2018 Tentang Pelayanan Perizinan Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik Sektor Obat dan Makanan;
i) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan No. 27 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Publik di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;
j) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 29 Tahun 2017 tentang Pengawasan Pemasukan Bahan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia;
k) Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 30 Tahun 2017 tentang Pengawasan Pemasukan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia;
B. Sarana dan Prasarana dan/atau Fasilitas 1. Parkir dan Ruang Tunggu;
2. Sarana dan Prasarana bagi yang berkebutuhan khusus, antara lain:
a. Parkiran;
3. Sarana Penunjang Lain, antara lain:
a. Ruang laktasi/nursery;
b. Ruang ibadah;
c. Arena bermain anak;
d. Kantin;
e. Anjungan tunai mandiri (ATM);
f. Sistem antrian online;
g. Alat pemadam api ringan (APAR);
h. Hydrant
35 | Standar Pelayanan Publik Direktorat Pengawasan Kosmetik 4. Sarana Front Office.
C. Tempat dan Waktu Pelayanan 1. Tempat Pelayanan
a. Loket layanan sertifikasi sarana kosmetik : Gedung Athena Lt. 6, BPOM b. Loket layanan ekspor impor kosmetik : Gedung Athena Lt. 4, BPOM c. Office : Gedung C Lantai 3
2. Waktu Pelayanan
a. Hari Kerja : Senin – Jumat
b. Jam kerja layanan harian dari Pukul 08.00 – 16.00 WIB tanpa jeda waktu istirahat pelayanan, baik untuk layanan informasi,konsultasi, dan pengaduan serta Customer Service (dengan sistem istirahat bergilir bagi pegawai tanpa menghentikan pelayanan bagi publik saat istirahat).
Khusus di hari Jumat minggu ke-2 dan minggu ke-4 : Pukul 08.00 - 17.00 WIB. Pelayanan berupa pemberian informasi, konsultasi, dan pengaduan melalui zoom / Whatsapp / Desk.
D. Penanganan Pengaduan, Saran, Masukan/Apresiasi
Pengaduan, saran, dan masukan disampaikan secara langsung kepada Badan POM melalui Unit Layanan Pengaduan Konsumen atau melalui media, meliputi:
1) kanal pengaduan SP4N-LAPOR!:
a) website : lapor.go.id;
b) sms : 1708; dan
c) aplikasi android/iOS: SP4N LAPOR!
2) Telepon :1500-533 3) SMS : 081.21.9999.533 4) Whatsapp : 081.191.81.533 5) Subweb : www.ulpk.pom.go.id 6) media sosial:
a) instagram : @bpom_ri
b) twitter : @BPOM_RI; dan c) facebook : @bpom.official
d) surat elektronik / email : [email protected] 7) Aplikasi BPOM Mobile.
8) Pengelolaan Pengaduan oleh unit penyelenggaraan pelayanan publik:
a) Telepon : 021-4244691 ext 1040/1041
b) Whatsapp: +62 857-7289-7839 (layanan sertifikasi sarana kosmetik) dan +62 813-1634-7433 (layanan ekspor impor kosmetik)
c) Email: [email protected]; [email protected];
[email protected]; [email protected]
Terhadap pengaduan yang diterima oleh Direktorat Pengawasan Kosmetik ditindaklanjuti secara langsung oleh petugas layanan.
Direktorat Pengawasan Kosmetik yang menerima pengaduan, saran, dan masukan menyampaikan laporan kepada Unit Layanan Pengaduan Konsumen Pusat.
E. Kompetensi Pelaksana
1. Pegawai yang memiliki pengetahuan di bidang pengawasan kosmetika serta peraturan perundang-undangan;
2. Pegawai yang memiliki keterampilan mengelola data dan informasi;
3. Pegawai yang mampu menyampaikan informasi secara lengkap, terbuka, bertanggung jawab, serta santun kepada pihak yang memerlukan; dan
4. Pegawai yang mampu mengoperasikan komputer.
Kompetensi pelaksana penyelenggaraan pelayanan di Direktorat Pengawasan Kosmetik dimulai dengan jenjang pendidikan terendah yaitu D3 hingga jenjang pendidikan tertinggi yaitu Master/Magister. Berikut gambaran dari kompetensi pelaksana pelayanan di Direktorat Pengawasan Kosmetik.
1. Dilakukan secara berjenjang hingga di tingkat pengawasan Jabatan Pimpinan Tinggi Madya terkait;
2. Dilakukan sistem pengendalian internal pemerintah dan pengawasan fungsional oleh Inspektorat;
dan
3. Dilakukan secara berkelanjutan.
37 | Standar Pelayanan Publik Direktorat Pengawasan Kosmetik G. Jumlah Pelaksana
Jumlah tenaga pelaksana penyelenggaraan pelayanan di Direktorat Pengawasan Kosmetik pada tahun 2022 yaitu sejumlah 33 tenaga pelaksana, dengan rincian sebagai berikut:
Koordinator Staf Evaluator Staf Front Office PPNPN
H. Jaminan Pelayanan
1. Pelayanan yang diberikan sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan; dan
2. memberikan pelayanan sesuai dengan kewajiban dan akan melakukan perbaikan secara terus-menerus.
I. Jaminan Keamanan dan Keselamatan Pelayanan
1. Pelayanan yang diberikan kepada pengguna layanan bersifat akuntabel, profesional, bersih dari korupsi, dan tidak ada konflik kepentingan;
2. Informasi yang diberikan dijamin keabsahannya dan dapat dipertanggungjawabkan; dan 3. Setiap pengguna layanan dijamin kerahasiaan data dan identitas.
J. Evaluasi Kinerja Pelaksana
1. Evaluasi Kinerja Pelaksana dilakukan secara rutin minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun;
2. Pelaksanaan survei kepuasan untuk perbaikan dan peningkatan kinerja pelayanan.
No. Jabatan Jumlah
SDM
1 Koordinator 2
2 Staf Evaluator 22
3 Staf Front Office 2
4 PPNPN 7
BAB V PENUTUP
Implementasi Standar Pelayanan Direktorat Pengawasan Kosmetik ini secara terus menerus selalu dipantau pelaksanaannya. Pemantauannya tidak hanya terkait dengan sejauh mana pelayanan telah memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan tetapi juga terkait dengan aspek manajemen dalam penyelenggaraan pelayanan izin.
Direktorat Pengawasan Kosmetik sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 sejak Tahun 2017 dan secara konsisten mulai dari pimpinan sampai staf paling bawah, penerapan sistem manajemen mutu diharapkan melakukan perbaikan/peningkatan kualitas pelayanan dari tahun ke tahun atau selalu melaksanakan perubahan kearah yang lebih baik dengan terobosan dan inovasi-inovasi baru.
Dengan melakukan pemantauan pada pelaksanaan Standar Pelayanan Direktorat Pengawasan Kosmetik maupun penerapan sistem manajemen mutu dengan harapan akan tercipta peningkatan kepuasan pelayanan. Adapun implementasi Monitoring dan Evaluasi yang telah dilaksanakan di Direktorat Pengawasan Kosmetik melalui :
A. Monitoring
1. Audit Eksternal, dilaksanakan oleh pihak ketiga setahun sekali;
2. Audit Eksternal Reformasi Birokrasi dilaksanakan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi setahun sekali; dan
3. Audit Internal, dilaksanakan oleh Tim Auditor Internal di Lingkungan Badan POM setahun sekali;
B. Evaluasi
1. Rapat Tinjau Manajemen (RTM) dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam setahun, dimaksudkan untuk mengevaluasi hal-hal yang bersifat mendesak untuk segera ditindaklanjuti, seperti hasil penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM), pelayanan perijinan terkait persyaratan, tindak lanjut hasil audit, pengukuran kinerja penyedia eksternal, kebutuhan sumber daya, pencapaian sasaran mutu serta peluang-peluang untuk peningkatan;
2. Pemberian Reward untuk mengetahui tingkat kinerja staf pelaksana secara periodik. Penilaian dilaksanakan oleh Tim Penilai Reward setiap 1 bulan sekali dan hasil penilaiannya diumumkan pada saat pelaksanaan sosialisasi Employee of the month serta foto staf terbaik terpasang di ruang pelayanan;
3. Survey Kepuasan Masyarakat ( SKM ) oleh Inspektorat Badan Pengawas Obat dan Makanan, setahun sekali;
39 | Standar Pelayanan Publik Direktorat Pengawasan Kosmetik
4. Survey Kepuasan Masyarakat dilaksanakan secara mandiri oleh Direktorat Pengawasan Kosmetik secara berkala setiap diadakannya kegiatan atau desk konsultasi bagi pelaku usaha.
5. Membuat Laporan Tahunan Direktorat Pengawasan Kosmetik dilaksanakan setiap tahun;
6. Membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) pada tingkat Eselon I (Kedeputian) dilaksanakan setiap tahun;
LAMPIRAN I
MAKLUMAT PELAYANAN
DIREKTORAT PENGAWASAN KOSMETIK
Maklumat Pelayanan yang dipublikasikan kepada seluruh lapisan masyarakat
41 | Standar Pelayanan Publik Direktorat Pengawasan Kosmetik LAMPIRAN II
HASIL SURVEY KEPUASAN MASYARAKAT