BAB 5. PEMBAHASAN
5.1. Proses Pelaksanaan Sistem Kemitraan Dinas Kesehatan
5.1.6. Rekomendasi Model Sistem Manajemen
peneliti memiliki suatu pemikiran dan ide dalam bentuk kerangka konseptual yang sistematis. Hal ini dapat digunakan sebagai acuan dan dasar bagi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Utara dalam menjalankan salah satu fungsinya yaitu membangun hubungan kemitraan dengan pihak luar, baik intitusi publik, swasta maupun masyarakat. Konsep ini didasari oleh teori-teori kemitraan yang ada dan mempertimbangkan beberapa model kemitraan yang telah peneliti uraikan pada bab sebelumnya, serta disesuaikan pula dengan kondisi internal dan eksetrnal yang ada pada Dinas Kesehatan Aceh Utara saat ini. Berikut ini merupakan alur mekanisme penyusunan perencanaan strategis yang dilakukan pada Dinas Kesehatan Aceh Utara.
Gambar 5.5. Mekanisme Perencanaan Daerah
Sebelum menjalin hubungan kemitraan dengan berbagai pihak tentunya dilakukan analisis kebutuhan dan manfaat yang diperoleh dari proses tersebut. Penting bagi institusi publik untuk melakukan pemahaman dan penajaman visi dan misi organisasi sebagai acuan bahwa proses yang akan dilakukan tidak keluar dari arah dan tujuan organisasi. Ketika sebuah organisasi menjalankan sistem manajemen untuk mencapai tujuan tersebut, tentunya harus dibarengi oleh kemampuan dalam mengelola sumber daya yang ada dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal organisasi. Proses ini sangat menentukan arah dan strategi yang akan diterapkan dalam upaya menjalankan semua program yang telah direncanakan sebelumnya. Strategi yang tepat dan mengarah kepada tujuan akan memberikan dampak yang positif, dan pada akhirnya akan menjaga kesinambungan hubungan kemitraan. Hal ini terjadi karena adanya komunikasi yang terbuka dan transparan
Visi Tujuan dan Sasaran Misi Data Sekunder Analisis Situasi Kebijakan Dan Strategi Program Kegiatan
serta kesetaraan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Berikut ini adalah model dan langkah-langkah strategis dalam menjalankan sistem kemitraan antara Dinas Kesehatan Aceh Utara dengan berbagai pihak, baik institusi publik, swasta maupun lembaga swadaya masyarakat dalam bentuk kerangka konseptual yang sistematis. Tahapan yang dilakukan akan disesuaikan dengan mekanisme perencanaan yang berlaku selama ini di Dinas Kesehatan Aceh Utara. Upaya ini dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih tanggungjawab dan tidak membingungkan unit pelaksana yang akan menjalankannya.
Gambar 5.6. Sistem Kemitraan Dinas Kesehatan
Analisis Situasi Program
Kegiatan Kebijakan dan
Strategis Visi, misi dan tujuan
organisasi
Analisis Internal (Kekuatan dan kelemahan)
Berdasarkan prinsip 6 M Analisis Eksternal
(Tantangan dan Peluang) Pemetaan Stakeholders (Pemerintah, perusahaan dan sosial masyarakat) Penentuan Prioritas Stakeholders Rencana tindak lanjut (Plan Of Action) Proses komunikasi dan negosiasi dgn stakeholders Pelaksanaan Monitoring Evaluasi
1. Tahap Analisa Situasi
Pada tahap analisis situasi, Dinas Kesehatan Aceh Utara diharapkan mampu menerjemahkan dan mendefenisikan secara jelas visi misi organisasinya sehingga setiap program yang disusun sejalan dengan tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang. Secara konseptual dan filosofi Dinas Kesehatan Aceh Utara harus mampu memberikan pemahaman yang jelas kepada para staf yang secara struktural berperan sebagai pelaksana teknis dilapangan. Hal ini merupakan kunci keberhasilan dari keseluruhan proses yang akan dijalankan. Tentunya tugas dan peran pimpinan dalam upaya mentransfer pengetahuan dan pemahamannya sangat dibutuhkan agar setiap kegiatan dapat dilakukan secara jelas dan terukur serta sesuai dengan arah dan kebijakan organisasi.
Prinisip yang dijalankan dalam audit internal organisasi berkaitan dengan proses analisis internal yang dilihat dari aspek 6 M (Men, Methode, Machine, Market, Money, Material). Setiap komponen harus dianalisis terkait kondisinya Dinas Kesehatan Aceh Utara saat ini, kondisi sumber daya manusianya secara kualitas dan kuantitas, begitu pula sarana dan prasarana pendukung lainnya sudah memadai atau masih ada yang perlu dibenahi lagi. Kondisi finansial juga sangat penting terutama dalam mendukung program-program yang akan dijalankan, selain itu pula perlu adanya suatu mekanisme yang jelas dan sistematis dalam mengatur dan menjalanakan segala tahapan tersebut.
Tahapan selanjutnya yang tidak kalah penting adalah melakukan penilaian terhadap berbagai macam stakeholders. Stakeholders yang dinilai adalah yang dianggap mampu memberikan dampak yang positif bagi kemajuan Dinas Kesehatan Aceh Utara dan tentunya yang memiliki potensi serta menguntungkan secara organisasi. Penilaian ini hendaknya dilakukan secara akurat dan tepat supaya tidak menimbulkan berbagai macam kendala dan hambatan berarti dalam proses pelaksanaan nantinya. Proses penilaian dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai aspek seperti kesamaan tujuan, keterbatasan sumber daya yang ada dan kondisi lingkungan baik secara sosial, politik dan ekonomi yang saling terkait. Pada tahapan ini juga mempertimbangkan model partisipasi membangun perusahaan yang dikemukakan oleh Teller dan Goddard dalam Jonker (2006). Teori ini menghasilkan sebuah analisis tentang aktifitas yang dilakukan oleh perusahaan dan pemerintahan dalam berkontribusi, beriteraksi dan memberikan dampak sosial kepada masyarakat luas.
2. Tahap Penentuan Kebijakan dan Strategi
Pada tahap ini ditentukaan stakeholders manakah yang menjadi prioritas dalam menjalin hubungan kemitraan dari berbagai macam jenis dan klasifikasi stakeholders yang telah dipetakan pada tahapan sebelumnya. Tahapan tersebut dilakukan untuk memudahkan Dinas Kesehatan Aceh Utara dalam menentukan langkah dan strategi yang tepat untuk diterapkan. Penentuan stakeholders membutuhkan analisis yang tajam dan dilakukan secara mendalam. Hal ini juga diupayakan untuk melihat dan
memprediksikan tantangan yang dihadapi Dinas Kesehatan Aceh Utara dimasa yang akan datang serta hambatan yang dihadapi selama proses kemitraan berjalan.
Tahap penentuan rencana tindak lanjut juga memerlukan upaya yang konkrit, terarah, jelas dan terukur sehingga dapat dievaluasi dan dilakukan pemantauan. Proses manajemen yang sistematis apabila dilakukan dengan baik akan memberikan akses dan ruang bagi setiap anggota dalam melakukan perbaikan dan memberikan masukan atau ide positif bagi kesinambungan proses kemitraan yang dijalankan. Proses ini juga harus mempertimbangkan tahapan yang telah dilakukan sebelumnya, sehingga hasil analisis yang telah dilakukan akan mengarahkan rencana strategis yang tepat sasaran dan efektif dalam implementasinya.
Proses komunikasi dan negosiasi pada tahap ini diawali dengan melakukan pertemuan informal sebelumnya. Hal ini bertujuan agar arah komunikasi dan tujuan yang diharapkan oleh stakeholders dapat dipertegas kembali dalam bentuk rencana tindak lanjut. Komunikasi yang terbuka dan transparan akan menumbuhkan kepercayaan dari kedua belah pihak. Kepercayaan tersebut akan menjadi sebuah modal dasar yang sangat penting dalam menbangun hubungan kemitraan yang efektif. Hal ini didasari oleh teori dasar kemitraan dalam membangun kemitraan tiga sektor antara pemerintah, swasta dan masyarakat yang dikemukakan oleh Jonker (2006). Proses ini juga menekankan arah dan tujuan semua pihak dalam membangun kemitraan, tentunya tidak hanya mempertimbangkan aspek mencari keuntungan
(profit) tetapi juga mempertimbangkan aspek kesejahteraaan masyarakat (people) dan aspek lingkungan (Planet).
3. Penentuan Program Kegiatan
Institusi publik seperti Dinas Kesehatan Aceh Utara memerlukan suatu sistem manajemen organisasi yang terintegrasi agar tujuan pelaksanaan program dapat terwujud. Sistem manajemen orgnisasi akan berjalan dengan baik apabila dijalankan secara meneyeluruh termasuk didalamnya adalah proses monitoring dan evaluasi. Tahapan ini sangat penting dalam upaya mengendalikan serta memantau setiap aktivitas yang dilakukan agar sesuai dengan perencanaan. Apabila setiap tahapan dilakukan monitoring maka akan lebih mudah untuk mengendalikannya.
Proses evaluasi juga dapat memberikan kontribusi bagi proses perencanaan secara menyeluruh. Evaluasi akan memberikan umpan balik yang positif terhadap perkembangan Dinas Kesehatan Aceh Utara, karena dengan adanya evaluasi dapat menilai tingkat keberhasilan dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan. Evaluasi yang baik akan memberikan masukan terhadap perbaikan proses perencanaan selanjutnya, sehingga dapat menyempurnakan setiap kekurangan dan kelemahan. Harapannya adalah dengan adanya proses evaluasi maka Dinas Kesehatan Aceh Utara dapat melakukan perubahan kearah yang lebih baik sesuai dengan visi misi dan tujuan yang ingin dicapai..
Proses monitoring dan evaluasi akan menjadi lebih mudah pelaksanaannya apabila model tersebut dapat diterjemahkan dalam bentuk yang lebih teknis, sehingga
setiap rencana kegiatan akan diuraikan secara jelas dan terinci. Berikut ini adalah form Plan Of Action (POA) dalam bentuk teknis kegiatan dan modifikasi model kemitraan strategis berdasarkan teori Jonker (2006) :
Tabel 6. Form Rencana Tindak Lanjut Kegiatan Kemitraan
No Kegiatan Sumber dan Jumlah Anggaran Stakeholders
Pemerintah NGO Perusahaan Masyarakat
Tujuan kegiatan :
Waktu pelaksanaan :
Target :