BAB 4. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA PELENGKAP
4.1.2 Tata Ruang Apotek
Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM mempunyai penataan ruangan yang diatur sedemikian rupa untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan dan karyawan. Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM terdiri dari satu swalayan farmasi dan lima loket, yaitu loket lantai 1 Unit Darurat Gawat (UDG), lantai 2 Askes, lantai 2 Tunai, lantai 3 JPS/ Gakin, dan lantai 3 kulit. Lantai 1 UDG digunakan untuk melayani resep tunai, lantai 2 digunakan untuk melayani pasien-pasien dengan jaminan kesehatan, lantai 2 tunai untuk melayani resep tunai, lantai 3 JPS/ Gakin untuk melayani pasien keluarga miskin yang berada di wilayah DKI Jakarta, dan lantai 3 kulit untuk melayani resep tunai pasien dari poliklinik kulit dan kelamin.
Adapun pembagian ruangan yang terdapat di apotek antara lain: a. Ruang tunggu
b. Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat
Tempat ini berupa meja yang tingginya sebatas dada sehingga membatasi ruang dalam apotek dengan pasien/ pelanggan.
c. Swalayan farmasi
Ruangan ini berada di gedung kencana dan mudah terlihat dari ruang tunggu pasien. Barang-barang yang dijual berupa obat-obat bebas, kosmetik, produk susu, alat kesehatan, dan lain-lain.
d. Ruang peracikan dan rak obat
Pada ruangan ini dilakukan kegiatan membaca resep, mengambil obat, meracik obat, menulis etiket, dan pemeriksaan obat beserta etiket oleh Asisten Apoteker. Di ruangan ini juga terdapat meja peracikan dan rak-rak obat resep (obat ethical), rak psikotropika, dan lemari narkotika yang terkunci.
Meja peracikan digunakan untuk penggerusan dan pencampuran obat-obat pulvis, kapsul racikan, salep, krim, dan sirup. Pada meja ini terdapat alat-alat yang dibutuhkan dalam proses penggerusan antara lain lumpang dan alu, gelas ukur, alat pulverasi, mesin press bungkus pulvis, dan lain-lain. Pada laci meja ini terdapat rak berisi bahan-bahan yang sering digunakan dalam peracikan obat. Pada ruangan ini terdapat juga sebuah lemari es untuk menyimpan sediaan-sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan antara 2- 8oC, antara lain suppositoria, tablet vaginal, ovula, dan sebagainya. Rak-rak obat dipisahkan sesuai dengan penggolongan obat, dipisahkan sesuai dengan bentuk sediaan, serta disusun secara alfabetis.
4.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada semua Apotek Kimia Farma pada prinsipnya adalah sama yaitu berpedoman pada ketentuan yang telah ditetapkan oleh Direksi PT. Kimia Farma Tbk. Pusat. Namun, masing-masing apotek dapat menyesuaikan dengan kondisi dan sarana yang tersedia. Pemberian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas, serta struktur organisasi yang baik diperlukan agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan lancar sehingga memudahkan pengawasan dan pertanggungjawaban.
Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM dipimpin oleh seorang Manajer Apotek Pelayanan (MAP) yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek dan membawahi secara langsung koordinator teknis apotek yang merupakan seorang asisten apoteker (AA). AA memiliki tugas utama menyiapkan
obat dan memberikan obat kepada pasien, serta melaksanakan dalam perencanaan dan pemesanan obat ke Unit Bisnis dan bertindak selaku kasir. Masing-masing AA juga bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu dalam rangka perencanaan persediaan obat di apotek.
Personalia di apotek terdiri dari: a. Manajer Apotek Pelayanan (MAP)
Tanggung jawab utama dari Manajer Apotek Pelayanan (MAP) antara lain: 1. Melakukan pengembangan pasar dengan perencanaan pelanggan tetap
baru melalui pembuatan dan penawaran proposal untuk mendukung target penjualan dan pangsa pasar.
2. Menyusun rencana kerja dann anggaran perusahaan meliputi anggaran penjualan, laba, dan biaya yang seefisien mungkin untuk memastikan pencapaian target yang telah ditentukan.
3. Mengelola kegiatan promosi apotek melalui brosur promosi apotek untuk meningkatkan pengenalan apotek kepada masyarakat, dokter, dan instansi terkait.
4. Mengelola kegiatan pelayanan terhadap pelanggan tetap dan melaksanakan praktek profesi sesuai ketentuan untuk memberikan dukungan secara optimum dalam pencapaian kinerja serta memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan sesuai SOP yang telah diitetapkan. 5. Mengelola kegiatan pengembangan bawahan, terutama dalam memberikan
informasi obat kepada pelanggan atau melakukan layanan swamedikasi untuk memastikan kebenaran dan kelengkapan informasi yanng diberikan kepada pelanggan serta mempertahankan citra baik perusahaan dan loyalitas pelanggan.
6. Mengontrol biaya operasional apotek (telepon, listrik, bahan bakar, pemeliharaan, dan lainnya) untuk memastikan penggunaan biaya yang efisien dan efektif.
7. Membantu teknis operasional pengembangan usaha apotek baru yang dikelola oleh Manajer Bisnis untuk mendukung proses pengembangan apotek.
8. Merencanakan, mengelola, dan mengawasi pengadaan dan tingkat persediaan barang di apotek melalui data-data pareto penjualan untuk memastikan tingkat kualitas, kelengkapan, dan ketersediaan barang sesuai kebutuhan pelaggan dan rencana yang telah ditetapkan.
9. Melakukan validasi penjualan dan stok opname untuk memastikan sistem informasi berjalan dengan baik.
b. Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Tanggung jawab utama dari Apoteker Pengelola Apotek (APA) antara lain: 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan fungsi profesi kefarmasian di apotek
dengan memberikan bimbingan bagi seluruh sumber daya sesuai dengan profesinya, untuk memastikan bahwa Apoteker Pengelola Apotek dapat bekerja mengelola apotek sesuai dengan profesinya sebagai Apoteker. 2. Mengelola dan mengawasi kegiatan operasional layanan farmasi di apotek
yang menjadi tanggung jawab dalam hal pelayanan, untuk memastikan pencapaian kinerja apotek dalam hal pelayanan (tidak ada kesalahan obat dan keluhan pelanggan).
3. Memberikan pengarahan dan mengidentifikasi potensi seluruh Sumber Daya Manusia (SDM) dalam kegiatan operasional Apotek Pelayanan di bawah tanggung jawabnya, untuk memastikan seluruh karyawan dapat bekerja secara optimal sesuai dengan potensi dan tugasnya masing-masing sehingga target apotek pelayanan tercapai.
4. Melakukan dan mengawasi pelaksanaan pemberian Layanan Swamedik sesuai dengan profesinya, untuk mempertahankan citra baik perusahaan dan loyalitas pelanggan.
5. Memberikan pelatihan kepada seluruh SDM sesuai dengan kebutuhan di apotek untuk mendukung terciptanya sumber daya manusia yang memiliki kualitas yang baik.
6. Melakukan validasi penjualan dan stok opname untuk memastikan sistem informasi berjalan dengan baik.
c. Apoteker Pendamping
pelayanan farmasi ketika apoteker pengelola apotek tidak berada di tempat. Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM mempunyai seorang apoteker pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai jadwal. d. Supervisor Layanan Farmasi
Tanggung jawab utama dari supervisor layanan farmasi antara lain:
1. Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan di apotek untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan sesuai dengan standar dan prosedur.
2. Mengelola pembagian tugas dan menyusun jadwal tugas karyawan serta mengatur cuti karyawan untuk memastikan pengalokasian karyawan yang optimal dan sesuai dengan kebutuhan.
3. Mengkoordinasikan pembagian tanggung jawab lemari obat serta melakukan verifikasi permintaan barang dari penanggungjawab lemari obat untuk memastikan tingkat persediaan barang yang optimal.
4. Melakukan kegiatan rekapitulasi penggunaan narkotika dan psikotropik dari tiap loket sebelum dilaporkan ke Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan dan Suku Dinas Kesehatan, untuk memastikan tingkat penggunaan yang sesuai dengan kebutuhan, standar, dan prosedur yang berlaku.
5. Mengkoordinasikan kegiatan pemasukan data penerimaan barang serta stok opname, yaitu mencocokkan barang yang ada dengan catatan pada kartu dan komputer, untuk memastikan kesesuaian data barang dalam sistem dan barang secara aktual.
6. Mengkoordinasikan kegiatan pemasukan resep kredit untuk mendukung kelancaran proses penagihan lebih lanjut.
7. Melakukan pembatalan transaksi obat dari pelanggan, untuk memastikan pemberian layanan yang sesuai dan memenuhi standar dan prosedur yang berlaku.
8. Mengelola persiapan Bon Penerimaan Barang Apotek (BPBA) dapat diselesaikan sesuai dengan target waktu dan ketentuan serta prosedur yang berlaku.
e. Supervisor Swalayan Farmasi
Tanggung jawab utama dari supervisor swalayan farmasi:
1. Mengelola dan mengawasi kelengkapan, penataan, kerapihan, dan kebersihan obat-obat di swalayan apotek yang dilakukan Pelaksana Swalayan Farmasi, untuk memastikan kenyamanan dan kelengkapan swalayan apotek.
2. Mengelola dan mengawasi prosedur pemberian pelayanan kepada pelanggan yang dilakukan bawahan berdasar tata cara yang telah ditetapkan, untuk memastikan pemberian pelayanan yang baik bagi pelanggan.
3. Melakukan penyusunan jadwal kerja SPG (Sales Promotion Girl) berdasarkan tingkat keramaian kunjungan, untuk memastikan kelancaran sistem pelayanan swalayan di apotek.
4. Menyusun perencanaan pengadaan barang berdasarkan kebutuhan obat di swalayana apotek, untuk menjamin tersedianya dan kelengkapan barang/ obat-obatan di apotek.
5. Menyusun Laporan Penjualan Harian (LPH) apotek, untuk mengevaluasi target penjualan harian dan menghitung laba dan rugi harian di swalayan apotek.
f. Pelaksana Layanan Farmasi (Asisten Apoteker)
Tanggung jawab dari pelaksana layanan farmasi antara lain:
1. Memberikan pelayanan kepada pasien, mulai dari penerimaan resep sebelum diberikan kepada kasir, perhitungan harga resep apabila diperlukan, pengambilan obat dari bagian persiapan, dan penyerahan obat kepada pasien disertai pencatatan informasi penting, untuk memastikan pelayanan terintegrasi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
2. Melakukan konfirmasi kepada dokter penulis resep bila ditemukan kejanggalan pada resep dan melakukan koreksi dengan persetujuan dokter penulis resep, untuk mencegah terjadinya kesalahan dengan penulisan resep.
3. Melakukan proses peracikan (menakar, menggerus, dan mengemas obat) untuk memastikan bahwa jumlah obat dan dosis obat yang telah tertulis di dalam resep tepat.
4. Memberikan pelayanan untuk penjualan obat bebas, untuk memastikan proses penjualan bebas dilakukan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku.
5. Mengecek barang yang datang, untuk mengetahui kesesuaian barang yang datang sesuai dengan barang yang dipesan melalui BPBA.
6. Memberikan informasi mengenai barang-barang yang akan dibeli ke bagian pembelian, untuk mendukung proses pemesanan dan pembelian barang.
g. Pelaksana Swalayan Farmasi (Non-Asisten Apoteker)
Tanggung jawab utama dari pelaksanan swalayan farmasi antara lain:
1. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dalam hal pemberian informasi dan saran mengenai obat dan letak obat di swalayan, untuk mendukung pemberian layanan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 2. Melaksanakan kegiatan penataan dan pengelompokan barang/obat sesuai
dengan jenis dan tata letak yang telah ditentukan, untuk memudahkan pelanggan dalam mencari barang yang dibutuhkannya.
3. Melakukan pengecekan persediaan barang yang ada di swalayan dan pembukuan persediaan barang yang ada berdasarkan abjad barang ke komputer dan buku stok opname, untuk mengetahui tingkat ketersediaan barang/ obat
4. Mengajukan permohonan pemesanan barang yang kosong, untuk mendukung ketersediaan barang/ obat di swalayan.
5. Melakukan rekapitulasi penjualan yang terjadi dalam sehari (per regu), untuk mendukung penyediaan informasi mengenai kinerja penjualan pada hari yang bersangkutan.
h. Kasir
Tanggung jawab dari kasir antara lain:
1. Memeriksa kesiapan mesin point of sale, rol struk, tinta, uang receh, dan mesin kartu kredit setiap mulai kerja regu, untuk memastikan bahwa peralatan yang akan digunakan dalam kondisi siap pakai.
2. Melakukan komunikasi awal dengan pasien untuk memberikan informasi mengenai resep dokter (nama, jenis, jumlah, dan harga obat) dan ketersediaan obat, untuk menjamin pemberian layanan yang maksimal kepada pelanggan.
3. Menginformasikan harga resep yang telah disetujui dengan memasukkan data tersebut ke komputer dan menginformasikan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pasien.
4. Mencetak dan memberikan struk harga sebagai tanda bukti pembayaran dan pengambilan obat serta menginformasikan waktu penyiapan obat, untuk menjamin ketepatan proses pembayaran, pengambilan, dan penyiapan obat.
5. Menerima pembayaran dari pasien serta menghitung dan memeriksa keaslian uang yang diterima dengan alat detektor, untuk menjamin ketepatan penerimaan pembayaran.
6. Memberikan resep yang sudah dibayar pasien ke Pelaksana Layanan Farmasi, untuk dilakukan proses selanjutnya.
7. Menerima pengembalian obat dari pasien yang batal menggunakan obat (karena meninggal, pulang dari Rumah Sakit, dan lainnya) berdasarkan keterangan dari dokter dan telah disetujui Supervisor Layanan Farmasi, dalam rangka memberikan keringanan biaya obat kepada keluarga pasien sebagai bagian pelayanan dari Apotek Kimia Farma
8. Menyusun laporan penjualan setiap akan ganti regu sebelum disetorkan ke pemegang kas untuk memastikan administrasi.
9. Menyediakan uang kembalian dalam jumlah yang cukup atau diperlukan untuk memastikan kelancaran penjualan apotek.
i. Pembantu Pelaksana Layanan Farmasi
Tanggung jawab utama dari pembantu pelaksana layanan farmasi:
1. Mempersiapkan keperluan fisik apotek (sarana dan prasarana), melakukan kegiatan kebersihan setiap hari, untuk memastikan kesiapan operasional apotek.
2. Melaksanakan pengambilan resep di setiap instansi terkait/ pelanggan yang ditujukan kepada apotek berdasarkan instruksi dari Supervisor/ Pelaksana Layanan Farmasi dan pendistribusian obat-obatan dari apotek kepada instansi terkait/ pelanggan, untuk memastikan pemenuhan kebutuhan obat-obatan dari instansi terkait/pelanggan.
3. Membantu Pelaksana Layanan Farmasi dalam melakukan peracikan dan penyiapan obat-obatan untuk memastikan realisasi terhadap resep yang diterima apotek dan pemenuhan kebutuhan obat-obatan racikan sendiri di apotek.
4. Melaksanakan pengambilan obat-obatan yang dibutuhkan apotek di gudang unit bisnis apotek atau apotek lain untuk memastikan pemenuhan kebutuhan obat-obatan di apotek.
5. Mengantarkan dokumen-dokumen dan kelengkapannya ke kantor Unit Bisnis Apotek atas instruksi Supervisor/ Pelaksana Layanan Farmasi, untuk memastikan kelengkapan informasi dan data di apotek.