UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI APOTEK KIMIA FARMA PELENGKAP NO. 1 RSCM
JL. DIPONEGORO NO. 71, JAKARTA PUSAT, DKI JAKARTA
PERIODE 1 MEI - 8 JUNI 2012
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
WULAN YULIASTUTI, S.Farm.
1106047474
ANGKATAN LXXIV
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASI
DEPOK
JUNI 2012
ii
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI APOTEK KIMIA FARMA PELENGKAP NO. 1 RSCM
JL. DIPONEGORO NO. 71, JAKARTA PUSAT, DKI JAKARTA
PERIODE 1 MEI - 8 JUNI 2012
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker
WULAN YULIASTUTI, S.Farm.
1106047474
ANGKATAN LXXIV
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASI
DEPOK
JUNI 2012
Segala puji dan syukur hanya kepada Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan kasih sayang-Nya sehingga penulisdapat menyelesaikan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM yang dilaksanakan mulai tanggal 1 Mei sampai dengan 8 Juni 2012.
Laporan ini merupakan hasil Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Profesi Apoteker di Departemen Farmasi FMIPA Universitas Indonesia. Setelah mengikuti kegiatan PKPA ini, diharapkan apoteker yang lulus nantinya dapat mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki kepada masyarakat pada saat memasuki dunia kerja.
Kegiatan PKPA dapat terlaksana dengan baik berkat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. H. Noviardi, Apt. selaku Bisnis Manajer Rumah Sakit Jakarta dan pembimbing PKPA.
2. Ibu Ines Soepinarko, Apt. selaku Apoteker Pengelola Apotek Kimia Farma Pelengkap No.1 RSCM.
3. Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap, M.S., Apt. selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA Universitas Indonesia.
4. Bapak Dr. Harmita, Apt. selaku Ketua Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA Universitas Indonesia.
5. Ibu Dr. Nelly D. Leswara, Apt. selaku pembimbing Praktek Kerja Profesi Apoteker dari Departemen Farmasi FMIPA Universitas Indonesia.
6. Karyawan dan staf Apotek Kimia Farma Pelengkap No.1 RSCM.
7. Bapak dan Ibu staf pengajar beserta segenap karyawan Departemen Farmasi FMIPA Universitas Indonesia.
8. Keluarga tercinta atas segenap perhatian, doa, dukungan, dan motivasi yang selalu diberikan kepada penulis.
kerja sama yang baik selama PKPA.
10. Teman-teman Apoteker angkatan LXXIV atas kebersamaannya selama satu tahun ini.
Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani PKPA ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan.
Penulis 2012
HALAMAN JUDUL ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR... viii
BAB 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
BAB 2. TINJAUAN UMUM APOTEK 2.1 Definisi Apotek ... 3
2.2 Landasan Hukum Apotek ... 3
2.3 Apoteker Pengelola Apotek (APA) ... 4
2.4 Persyaratan Apotek ... 6
2.5 Tata Cara Perizinan Apotek ... 7
2.6 Pencabutan Surat Izin Apotek ... 9
2.7 Pengelolaan Apotek ... 10
2.8 Pelayanan Apotek ... 11
BAB 3. TINJAUAN KHUSUS PT. KI MIA FARMA Tbk. 3.1 Sejarah Singkat ... 15
3.2 Visi dan Misi ... 15
3.2.1 Visi ... 15
3.2.2 Misi ... 15
3.3 Budaya Perusahaan ... 16
3.4 Struktur Organisasi ... 16
3.5 Bidang dan Kegiatan Usaha ... 16
3.5.1 PT. Kimia Farma Tbk. (holding) ... 17
3.5.2 PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 17
3.6 PT. Kimia Farma Apotek ... 18
3.6.1 Logo PT. Kimia Farma Apotek ... 19
3.6.2 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek ... 21
BAB 4. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA PELENGKAP NO. 1 RSCM 4.1 Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM ... 23
4.1.1 Lokasi Apotek ... 23
4.1.2 Tata Ruang Apotek ... 23
4.1.3 Struktur Organisasi ... 24
4.2 Kegiatan Apotek ... 31
4.2.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian ... 31
4.2.1.1 Pengadaan/ Pembelian Barang ... 32
4.2.1.4 Pengelolaan Psikotropika ... 35
4.2.1.5 Stok Opname ... 35
4.2.1.6 Pelayanan Kefarmasian ... 36
4.2.1.7 Peracikan ... 39
4.2.2 Kegiatan Teknis Nonkefarmasian ... 39
4.2.2.1 Administrasi Pembelian ... 40
4.2.2.2 Administrasi Penjualan ... 40
4.2.2.3 Akuntansi Keuangan ... 41
BAB 5. PEMBAHASAN... 42
BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ... 50
6.2 Saran ... 50
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam pembukaan Undang-Undang Dasar 1945 tercantum tujuan nasional bangsa Indonesia, yaitu melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia dan memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan perdamaian abadi, serta keadilan sosial. Untuk mencapai tujuan nasional tersebut, berdasarkan Undang-undang RI No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, diselenggarakanlah upaya pembangunan yang berkesinambungan yang merupakan suatu rangkaian pembangunan yang menyeluruh, terarah dan terpadu, termasuk di antaranya pembangunan kesehatan.
Dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan, salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mewujudkan pemerataan dan peningkatan pelayanan kesehatan yang didukung oleh penyediaan fasilitas pelayanan kesehatan yang memadai, serta penyediaan jumlah obat yang mencukupi, bermutu baik dan terdistribusi merata dengan harga yang terjangkau oleh masyarakat luas.
Apotek sebagai salah satu sarana kesehatan dan penyedia layanan kesehatan merupakan suatu tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian yang memberikan suatu pelayanan terpadu kepada masyarakat untuk memperoleh perbekalan farmasi yang bermutu dan terjamin serta terjangkau harganya. Pekerjaan kefarmasian di apotek tidak hanya meliputi pembuatan, pengolahan, peracikan dan pencampuran, tetapi juga termasuk pengendalian mutu dan pengamanan sediaan farmasi, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.
Dalam kegiatan operasionalnya, pengelolaan suatu apotek dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA). Tugas dan tanggung jawab seorang APA di apotek tidak hanya menjalankan fungsi pengabdian profesi apoteker, namun juga menjalankan fungsi administratif dan fungsi kewirausahaan. Dengan
melihat banyaknya dan pentingnya peran apoteker di apotek, kompetensi seorang apoteker menjadi sangat menentukan bagi keberlangsungan apotek tersebut.
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) merupakan salah satu sarana bagi calon apoteker untuk mendapatkan pengalaman dan pemahaman yang lebih dalam tentang tugas dan tanggung jawab apoteker di apotek. Pada PKPA ini penulis mendapat kesempatan untuk mengamati dan mempelajari langsung kegiatan yang dilaksanakan di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM. Pelaksanaan PKPA berlangsung dari tanggal 1 Mei sampai dengan 8 Juni 2012. Dengan PKPA ini, diharapkan mahasiswa calon apoteker dapat mengetahui peranan apoteker di apotek khususnya di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM, serta diharapkan juga dapat mengambil manfaat dan ilmu sebanyak mungkin agar nantinya dapat diterapkan untuk kepentingan dunia kesehatan.
1.2 Tujuan
Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM ini adalah:
a. Untuk memahami fungsi dan peranan apoteker di apotek.
b. Untuk memahami penerapan manajemen pengelolaan apotek, khususnya di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM.
c. Untuk mengetahui apakah kegiatan di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM telah sesuai dengan persyaratan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.
TINJAUAN UMUM APOTEK
2.1 Definisi Apotek
Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat (Kemenkes RI, 1993). Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional (Pemerintah RI, 2009b).
Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan perlu mengutamakan kepentingan masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Apotek dapat diusahakan oleh lembaga atau instansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat dan daerah, perusahaan milik negara yang ditunjuk oleh pemerintah, dan apoteker yang telah mengucapkan sumpah serta memperoleh izin dari Suku Dinas Kesehatan Kota/ Kabupaten setempat.
2.2 Landasan Hukum Apotek
Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang diatur dalam:
a. Undang-undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan b. Undang-undang No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika c. Undang-undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika
d. Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian e. Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 1990 tentang Masa Bakti Apoteker, yang
disempurnakan dengan Peraturan Menteri Kesehatan No. 149/Menkes/Per/II/ 1998
f. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek
g. Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan No 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek
h. Keputusan Menteri Kesehatan No. 1027/Menkes/SIK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
2.3 Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Dalam kegiatan operasionalnya, pengelolaan suatu apotek dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA). Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker (Pemerintah RI, 2009b). Apoteker merupakan tenaga profesi yang memiliki dasar pendidikan serta keterampilan di bidang farmasi dan diberi wewenang serta tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian seorang apoteker di apotek adalah bentuk hakiki dari profesi apoteker. Oleh karena itu, APA berkewajiban mencurahkan waktu, pemikiran, dan tenaganya untuk menguasai, memanfaatkan dan mengembangkan apotek yang didasarkan pada kepentingan masyarakat. Hal ini dikarenakan apoteker merupakan motor penggerak kemajuan suatu apotek.
Sebelum melaksanakan kegiatannya, seorang APA wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama apotek masih aktif melakukan kegiatan dan APA dapat melakukan pekerjaannya serta masih memenuhi persyaratan (Kemenkes RI, 1993). Berdasarkan Permenkes No. 922/MENKES/PER/X/1993, APA harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan (sekarang Kementerian
Kesehatan).
b. Telah mengucapkan sumpah/ janji sebagai apoteker. c. Memiliki Surat Izin dari menteri.
d. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan tugasnya sebagai apoteker.
e. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi APA di apotek lain.
Tugas dan tanggung jawab seorang APA di apotek adalah: a. Fungsi pengabdian profesi, meliputi antara lain:
1. Menjamin penyediaan produk dan menyerahkan sediaan farmasi untuk masyarakat.
2. Berpartisipasi dalam pengambilan keputusan memilih bentuk sediaan dan proses penggunaan produk farmasi.
3. Mengontrol peracikan dan pelayanan atas resep yang telah diserahkan kepada pasien.
4. Memberikan informasi tentang obat kepada pasien, dokter, maupun tenaga kesehatan lain (drug informer).
5. Memonitor kebenaran atau kepatuhan penggunaan obat. 6. Memonitor interaksi atau efek samping penggunaan obat. 7. Memonitor dampak yang dirasakan karena penggunaan obat. b. Fungsi administratif, meliputi antara lain:
1. Memimpin, mengatur dan mengawasi pekerjaan semua SDM apotek. 2. Membuat laporan-laporan dan surat menyurat.
3. Mengawasi penggunaan dan pemeliharaan aktiva (kas) apotek. c. Fungsi kewirausahaan, meliputi antara lain:
1. Merencanakan dan mengatur kebutuhan barang untuk satu periode. 2. Mengatur dan mengawasi penjualan resep dan obat bebas.
3. Menentukan kalkulasi dan kebijakan harga. 4. Berusaha meningkatkan permintaan.
5. Membina hubungan baik dengan pelanggan. 6. Mencari pelanggan baru.
7. Menentukan pemberian kredit atas pembelian obat. 8. Mengadakan efisiensi dalam segala bidang.
Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA dapat menunjuk Apoteker Pendamping. Apabila APA dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA dapat
menunjuk Apoteker Pengganti. Pada setiap pengalihan tanggung jawab pengelolaan kefarmasian yang disebabkan karena penggantian APA kepada Apoteker Pengganti, wajib dilakukan serah terima resep, narkotika, obat dan perbekalan farmasi lainnya serta kunci-kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Pengalihan tanggung jawab pengelolaan kefarmasian ini diatur dalam Permenkes No. 922/MENKES/PER/X/1993.
2.4 Persyaratan Apotek
Suatu apotek baru dapat beroperasi setelah mendapat Surat Izin Apotek (SIA). Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat yang diberikan Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA) untuk menyelenggarakan pelayanan apotek di suatu tempat tertentu (Kemenkes, 1993).
Berdasarkan Permenkes No. 922/MENKES/SK/X/1993, untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain.
Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya diluar sediaan farmasi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek, antara lain:
a. Tempat/ Lokasi
Persyaratan jarak minimum antar apotek tidak dipermasalahkan lagi, namun ketentuan ini dapat berbeda, sesuai dengan kebijakan/ peraturan daerah masing-masing. Lokasi apotek pun dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, jumlah praktik dokter, jumlah sarana pelayanan kesehatan lain, sanitasi, dan faktor lainnya. b. Bangunan
Apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi persyaratan teknis sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsinya. Bangunan apotek sekurang-kurangnya terdiri dari ruang tunggu, ruang peracikan, ruang administrasi dan kamar kerja apoteker, serta ruang tempat pencucian alat dan kamar kecil. Bangunan apotek harus dilengkapi dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik, serta papan nama apotek.
c. Perlengkapan Apotek
Perlengkapan apotek yang harus dimiliki antara lain alat pembuatan, pengolahan, dan peracikan seperti timbangan, mortir, alu, dll; perlengkapan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari obat, lemari es, dan lemari khusus untuk narkotika dan psikotropika; wadah pengemas dan pembungkus; alat administrasi seperti blanko pesanan, salinan resep, dan kwitansi; serta buku standar yang diwajibkan dan kumpulan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotek.
d. Tenaga Kerja/ Personalia Apotek
Tenaga kerja/ personalia apotek terdiri dari APA, Apoteker Pendamping, dan Asisten Apoteker. Tenaga lainnya yang juga diperlukan untuk mendukung kegiatan di apotek adalah juru resep sebagai petugas yang membantu pekerjaan asisten apoteker; kasir sebagai orang yang bertugas melakukan transaksi jual beli, serta mencatat penerimaan dan pengeluaran uang; dan pegawai tata usaha sebagai petugas yang melaksanakan administrasi apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan, dan keuangan apotek.
2.5 Tata Cara Perizinan Apotek
Dalam mendirikan apotek, apoteker harus memiliki Surat Izin Apotek (SIA). Wewenang pemberian SIA dilimpahkan oleh Menteri Kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan (Dinkes). Selanjutnya Kepala Dinkes wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, dan pencabutan izin apotek kepada Badan Pengawasan Obat dan Makanan.
Berdasarkan Permenkes No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek dan Kepmenkes No.
1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan No 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, tata cara pemberian izin apotek adalah sebagai berikut:
a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1.
b. Dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-2 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan.
c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota atau Kepala Balai POM selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-3.
d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam poin b dan c tidak dilaksanakan, apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-4.
e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-5. f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau
Kepala Balai POM masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6.
g. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam poin f, apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak tanggal Surat Penundaan.
dimaksud wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara apoteker dan pemilik sarana.
i. Pemilik sarana yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perudang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam Surat Pernyataan yang bersangkutan.
j. Terhadap permohonan izin apotek dan APA atau lokasi yang tidak sesuai dengan pemohon, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan Surat Penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-7.
2.6 Pencabutan Surat Izin Apotek
Apotek harus berjalan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, jika tidak, Kepala Dinas Kesehatan dapat mencabut Surat Izin Apotek (SIA) apabila (Kemenkes RI, 1993):
a. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA).
b. Apoteker tidak memenuhi kewajiban dalam pelayanan kefarmasian.
c. Apoteker Pengelola Apoteker berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus-menerus.
d. Terjadi pelanggaran yang berhubungan dengan narkotika dan psikotropika. e. Surat Izin Kerja (SIK) APA tersebut dicabut.
f. Pemilik Sarana Apotek (PSA) terbukti terlibat dalam pelanggaran perundang-undangan di bidang obat.
g. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai apotek.
Pelaksanaan pencabutan SIA dilakukan setelah dikeluarkan peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-12 dan pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya Penetapan Pembekuan Kegiatan Apotek dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-13 (Kemenkes RI, 1993).
Pembekuan SIA dapat dicairkan kembali apabila apoteker telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam peraturan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-14. Pencairan izin apotek tersebut dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan setempat (Kemenkes RI, 1993).
Keputusan Pencabutan SIA oleh Kepala Kantor Wilayah disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-15 dan tembusan kepada Direktur Jenderal dan Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan setempat. Apabila SIA dicabut, APA atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku (Kemenkes RI, 1993).
2.7 Pengelolaan Apotek
Pengelolaan apotek adalah seluruh upaya dan kegiatan apoteker untuk melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan apotek. Pengelolaan apotek dapat dibagi menjadi 2, yaitu pengelolaan teknis kefarmasian dan pengelolaan nonteknis kefarmasian.
Pengelolaan teknis kefarmasian meliputi:
a. Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, dan penyerahan obat atau bahan obat.
b. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya.
c. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi yang meliputi pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi lainnya yang diberikan baik kepada dokter, tenaga kesehatan lainnya, maupun kepada masyarakat, serta pengamatan dan pelaporan mengenai khasiat, keamanan, bahaya dan/atau mutu obat serta perbekalan farmasi lainnya.
Pengelolaan nonteknis kefarmasian meliputi semua kegiatan administrasi, keuangan, personalia, pelayanan komoditi selain perbekalan farmasi dan bidang lainnya yang berhubungan dengan fungsi apotek.
Agar dapat mengelola apotek dengan baik dan benar, seorang APA dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan memadai yang tidak hanya
dalam bidang farmasi tetapi juga dalam bidang lain seperti manajemen. Prinsip dasar manajemen yang perlu diketahui oleh seorang APA dalam mengelola apoteknya adalah:
a. Perencanaan, yaitu pemilihan dan penghubungan fakta serta penggunaan asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. b. Pengorganisasian, yaitu menyusun atau mengatur bagian-bagian yang
berhubungan satu dengan lainnya, dimana tiap bagian mempunyai suatu tugas khusus dan berhubungan secara keseluruhan.
c. Kepemimpinan, yaitu kegiatan untuk mempengaruhi dan memotivasi pegawainya agar berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. d. Pengawasan, yaitu tindakan untuk mengetahui hasil pelaksanaan untuk
kemudian dilakukan perbaikan dalam pelaksanaan kerja agar segala kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai.
2.8 Pelayanan Apotek
Berdasarkan Permenkes No. 922/MENKES/SK/X/1993, pelayanan yang dilakukan di apotek meliputi:
a. Apotek wajib melayani resep dokter, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter hewan. Pelayanan resep ini sepenuhnya atas dasar tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek (APA), sesuai dengan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat.
b. Apotek wajib menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan yang bermutu baik dan absah.
c. Apotek tidak diizinkan mengganti obat generik yang ditulis dalam resep dengan obat bermerek dagang. Namun, resep dengan obat bermerek dagang atau obat paten boleh diganti dengan obat generik.
d. Apotek wajib memusnahkan perbekalan farmasi yang tidak memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dengan membuat berita acara. Pemusnahan ini dilakukan dengan cara dibakar atau dengan ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Badan POM.
e. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang diresepkan, apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter penulis resep untuk pemilihan obat yang lebih tepat.
f. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat secara tepat, aman, dan rasional atas permintaan masyarakat.
g. Apabila apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat, apoteker harus memberitahukan kepada dokter penulis resep. Apabila atas pertimbangan tertentu dokter penulis resep tetap pada pendiriannya, dokter wajib melaksanakan secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas resep.
h. Salinan resep harus ditandatangani oleh apoteker.
i. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek dengan baik dalam jangka waktu tiga tahun.
j. Resep dan salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada dokter penulis resep atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas kesehatan, atau petugas lain yang berwenang menurut perundang-undangan yang berlaku.
k. APA, Apoteker Pendamping, atau Apoteker Pengganti diizinkan menjual obat keras tanpa resep yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek, yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/MENKES/SK/2004, pelayanan apotek meliputi:
a. Pelayanan Resep 1. Skrining resep
Apoteker melakukan skrining resep meliputi:
a) Persyaratan administratif: nama, SIPA dan alamat dokter; tanggal penulisan resep; tanda tangan/paraf dokter penulis resep; nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien; nama obat, potensi, dosis, jumlah yang diminta; cara pemakaian yang jelas; informasi lainnya. b) Kesesuaian farmasetik: bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas,
c) Pertimbangan klinis: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).
Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. 2. Penyiapan obat
Penyiapan obat meliputi: a) Peracikan
Merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar.
b) Etiket
Etiket harus jelas dan dapat dibaca. c) Kemasan obat yang diserahkan
Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya.
d) Penyerahan Obat
Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan.
e) Informasi Obat
Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas, serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.
f) Konseling
Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar
dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan. g) Monitoring Penggunaan Obat
Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma dan penyakit kronis lainnya. 3. Promosi dan Edukasi
Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet/ brosur, poster, penyuluhan, dan lain-lain.
b. Pelayanan Residensial (Home Care)
Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record).
TINJAUAN KHUSUS PT. KIMIA FARMA Tbk.
3.1 Sejarah Singkat
PT. Kimia Farma Tbk. merupakan perusahaan industri farmasi pertama yang ada di Indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1917. Nama Kimia Farma pada awalnya adalah N. V. Chemicalien Handel Rathkamp and Co. Pada tahun 1958, berdasarkan kebijaksanaan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal kemerdekaan, Pemerintah Republik Indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF Bhineka Kimia Farma. Kemudian, pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas dan nama perusahaan diubah menjadi PT. Kimia Farma (Persero). Pada tanggal 4 Juli 2001, PT. Kimia Farma kembali mengubah statusnya menjadi perusahaan publik PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. dan telah dicatatkan pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, PT. Kimia Farma Tbk. telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di Indonesia (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi
Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan pertumbuhan nilai yang berkesinambungan melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
3.2.2 Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha di bidang-bidang (PT. Kimia Farma Tbk., 2011):
a. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang inovatif.
b. Perdagangan dan jaringan distribusi.
c. Pelayanan kesehatan yang berbasis jaringan retail farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan lainnya.
d. Pengelolaan aset-aset yang dikaitkan dengan pengembangan usaha perusahaan.
3.3 Budaya Perusahaan
PT. Kimia Farma Tbk. mengacu pada nilai-nilai perusahaan dengan motto I CARE yang menjadi pedoman dalam berkarya demi meningkatkan kualitas kehidupan (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
I : Innovative, memiliki budaya berpikir out of the box dan membangun produk unggulan.
C: Customer First, mengutamakan pelanggan sebagai rekan kerja atau mitra. A: Accountability, bertanggung jawab atas amanah yang dipercayakan oleh
perusahaan dengan memegang teguh profesionalisme, integritas dan kerja sama.
R: Responsibility, memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran dan dapat diandalkan.
E : Eco Friendly, menciptakan dan menyediakan produk maupun jasa layanan yang ramah lingkungan.
3.4 Struktur Organisasi
PT. Kimia Farma Tbk. dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi empat Direktorat, yaitu Direktorat Pemasaran, Direktorat Produksi, Direktorat Umum dan SDM, dan Direktorat Keuangan, yang masing-masing dimpimpin oleh seorang direktur (Direksi PT. Kimia Farma Tbk., 2009).
3.5 Bidang dan Kegiatan Usaha
PT. Kimia Farma Tbk. memiliki beberapa bidang usaha yang pengelolaannya dibagi antara PT. Kimia Farma Tbk. dan dua anak perusahaannya. Bidang usaha industri yang didukung oleh riset dan pengembangan, serta pemasaran dikelola oleh PT. Kimia Farma Tbk. (holding). Sedangkan, bidang
usaha ritel farmasi/ apotek, klinik, dan laboratorium klinik, serta perdagangan dan distribusi dikelola oleh anak perusahaan, yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
3.5.1 PT. Kimia Farma Tbk. (holding)
PT. Kimia Farma Tbk. memiliki lima fasilitas produksi yang tersebar di lima kota di Indonesia. Kelima fasilitas produksi tersebut, yaitu (PT. Kimia Farma Tbk., 2011):
a. Unit Produksi Jakarta di Pulogadung DKI Jakarta b. Unit Produksi Bandung di Jawa Barat
c. Unit Produksi Semarang di Jawa Tengah
d. Unit Produksi Watudakon di Jombang Jawa Timur
e. Unit Produksi Tanjung Morawa di Medan Sumatera Utara
Bidang industri PT. Kimia Farma Tbk. didukung oleh Unit Riset dan Pengembangan (Risbang) yang berlokasi di Bandung. Unit Risbang ini melaksanakan kegiatan penciptaan produk baru dan pengembangan produk-produk PT. Kimia Farma Tbk (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
3.5.2 PT. Kimia Farma Trading and Distribution (PT. KFTD)
Dulu, bidang perdagangan dan distribusi dikelola oleh Divisi Pedagang Besar Farmasi (PBF) dari PT. Kimia Farma Tbk. Berbekal kemampuan dan pengalaman dalam menangani pendistribusian produk-produk PT. Kimia Farma Tbk., pada tanggal 4 Januari 2003 Divisi PBF berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading and Distribution (PT. KFTD) (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
Tugas utama PT. KFTD adalah mendistribusikan produk-produk Kimia Farma ke berbagai jaringan yang tersebar di seluruh nusantara, yang mencakup 33 provinsi dan 466 kabupaten/ kota. Saat ini terdapat 41 cabang PT. KFTD yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
3.6 PT. Kimia Farma Apotek (PT. KFA)
PT. KFA adalah anak perusahaan PT. Kimia Farma Tbk. yang didirikan berdasarkan akta pendirian Nomor 6 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat dihadapan notaris yang telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia. PT. KFA memiliki tujuan untuk memberikan layanan prima atas penjualan produk farmasi, serta solusi jasa layanan kefarmasian untuk seluruh rakyat Indonesia (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
Jumlah outlet Apotek Kimia Farma saat ini berjumlah 390 yang terkoordinasi dalam 34 Business Manager/ Bisnis Manajer (BM), sehingga sangat memungkinkan terwujudnya penyebaran dan pemerataan obat-obatan baik untuk sektor swasta maupun pemerintah (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
Upaya peningkatan pelayanan di Apotek Kimia Farma dilakukan dengan cara:
a. Menciptakan suasana aman dan nyaman. b. Personil yang terampil dan ramah tamah. c. Harga yang bersaing.
d. Kecepatan pelayanan dan kelengkapan resep.
Selain apotek, bidang usaha PT. KFA juga mencakup swalayan farmasi atau Hand Verkoop(HV) yang berisi obat-obat bebas dan bahan-bahan kebutuhan sehari-hari; pelayanan kacamata (optik) yang didukung peralatan modern untuk pembuatan kacamata; serta klinik. Klinik Kimia Farma menyediakan layananan berupa klinik dasar, klinik spesialis, dan klinik gigi. Saat ini klinik kesehatan Kimia Farma berjumlah 9 buah (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
Pada tahun 2010 dibentuk anak perusahaan PT. KFA, yaitu PT. Kimia Farma Diagnostika (PT. KFD). Tujuannya adalah agar bisnis jasa layanan kesehatan dapat lebih fokus sehingga makin berkembang mendukung layanan one stop health care service. PT. KFD menyediakan layanan laboratorium klinik. Untuk meningkatkan penjualan, PT. KFD melakukan kerja sama dengan beberapa perusahaan BUMN dan swasta untuk medical check up karyawan. Saat ini terdapat 38 laboratorium klinik yang dikelola oleh PT. KFD (PT. Kimia Farma Tbk., 2011).
sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi bisnis manajer dan apotek pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang dilakukan. Manajemen PT. KFA melakukan perubahan struktur (restrukturisasi) organisasi dan sistem pengelolaan SDM dengan pendekatan efisiensi, produktivitas, kompetensi dan komitmen dalam rangka mengantisipasi perubahan yang ada.
Salah satu perubahan yang dilakukan adalah dengan mengubah persepsi dan citra lama tentang Kimia Farma. Dengan konsep baru bahwa setiap apotek Kimia Farma bukan lagi terbatas sebagai gerai untuk jual obat tetapi menjadi pusat pelayanan kesehatan atau health center, yang didukung oleh berbagai aktivitas penunjang seperti laboratorium klinik, optik, praktik dokter, dan gerai untuk obat-obatan tradisional Indonesia seperti herbal medicine.
Perubahan yang dilakukan secara fisik antara lain dengan memperbarui penampilan eksterior dan interior dari apotek-apotek Kimia Farma yang tersebar di seluruh Indonesia. Bersamaan itu diciptakan pula budaya baru di lingkungan setiap apotek untuk lebih berorientasi kepada pelayanan konsumen, dimana setiap apotek Kimia Farma haruslah mampu memberikan servis yang baik, penyediaan obat yang baik dan lengkap, berikut pelayanan yang cepat dan terasa nyaman.
Pada saat ini, unit Business Manager/ Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan, merupakan garda terdepan dari PT. KFA dalam melayani kebutuhan obat kepada masyarakat. Unit BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah tertentu, dengan tugas menangani administrasi permintaan barang dari apotek pelayanan yang berada di bawahnya, administrasi pembelian/ pemesanan barang, administrasi piutang dagang, administrasi hutang dagang, dan administrasi perpajakan.
Fokus dari apotek pelayanan adalah pelayanan perbekalan farmasi dan informasi obat pasien, sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya saing mendukung dalam pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya. 3.6.1 Logo PT. Kimia Farma Apotek
PT. Kimia Farma Apotek sama dengan PT. Kimia Farma Tbk, yaitu matahari dengan jenis huruf italic.
Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek Maksud dari simbol matahari tersebut adalah:
a. Paradigma baru
Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik. b. Optimis
Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya.
c. Komitmen
Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan.
d. Sumber energi
Matahari sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat.
e. Semangat yang abadi
Warna oranye berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi.
Jenis huruf yang digunakan dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada. Adapun sifat huruf tersebut adalah:
a. Kokoh
Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia.
b. Dinamis
c. Bersahabat
Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya dalam Konsep Apotek Jaringan. Konsep apotek jaringan sendiri telah dicanangkan pada tahun 1998 yang artinya sudah kurang lebih 7 tahun kebijakan itu diberlakukan untuk menjadikan beberapa Apotek bergabung ke dalam grup yang pada akhirnya diharapkan menjadi suatu jaringan apotek yang kuat.
3.6.2 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek
PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi Direktur Operasional serta Direktur Pengembangan yang masing-masing membawahi fungsi departemen. Direktur Operasional membawahi Manajer Operasional, Manajer Layanan dan Logistik, serta Manajer Bisnis, sedangkan Direktur Pengembangan membawahi Manajer Pengembangan Pasar. Selain itu, terdapat juga Manajer SDM dan Umum, Manajer Keuangan dan Akuntasi, serta Manajer Informasi dan Teknologi yang langsung berada di bawah Direktur Utama.
Terdapat dua jenis Apotek Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang
sekarang disebut Business Manager/ Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan. BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah.
BM bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya.
Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah.
Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah, apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan, merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi, serta meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh
sumber barang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range marginatau HPP rendah.
Untuk unit bisnis DKI Jakarta terdapat tiga BM yaitu:
a. BM Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru.
b. BM Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Utara, Jakarta Pusat, Jakarta Timur dan Bekasi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 48, Matraman.
c. BM Rumah Sakit, yang membawahi Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM, Bendungan Hilir, Otista, Biak, Galuh Mas, Kertabumi, Taman Harapan, Cikarang, dan Cibubur dengan BM di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM.
BM secara struktur organisasi langsung membawahi para manajer apotek pelayanan. Selain itu, BM juga membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masing-masing.
TINJAUAN KHUSUS
APOTEK KIMIA FARMA PELENGKAP NO. 1 RSCM
4.1 Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM 4.1.1 Lokasi Apotek
Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM merupakan salah satu apotek pelayanan dari PT Kimia Farma Apotek yang terletak di Jalan Diponegoro No.71 Jakarta Pusat. Lokasi apotek sangat strategis karena berada di dalam Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo yang merupakan rumah sakit rujukan dan banyak praktik dokter dari berbagai poliklinik.
4.1.2 Tata Ruang Apotek
Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM mempunyai penataan ruangan yang diatur sedemikian rupa untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan dan karyawan. Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM terdiri dari satu swalayan farmasi dan lima loket, yaitu loket lantai 1 Unit Darurat Gawat (UDG), lantai 2 Askes, lantai 2 Tunai, lantai 3 JPS/ Gakin, dan lantai 3 kulit. Lantai 1 UDG digunakan untuk melayani resep tunai, lantai 2 digunakan untuk melayani pasien-pasien dengan jaminan kesehatan, lantai 2 tunai untuk melayani resep tunai, lantai 3 JPS/ Gakin untuk melayani pasien keluarga miskin yang berada di wilayah DKI Jakarta, dan lantai 3 kulit untuk melayani resep tunai pasien dari poliklinik kulit dan kelamin.
Adapun pembagian ruangan yang terdapat di apotek antara lain: a. Ruang tunggu
b. Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat
Tempat ini berupa meja yang tingginya sebatas dada sehingga membatasi ruang dalam apotek dengan pasien/ pelanggan.
c. Swalayan farmasi
Ruangan ini berada di gedung kencana dan mudah terlihat dari ruang tunggu pasien. Barang-barang yang dijual berupa obat-obat bebas, kosmetik, produk susu, alat kesehatan, dan lain-lain.
d. Ruang peracikan dan rak obat
Pada ruangan ini dilakukan kegiatan membaca resep, mengambil obat, meracik obat, menulis etiket, dan pemeriksaan obat beserta etiket oleh Asisten Apoteker. Di ruangan ini juga terdapat meja peracikan dan rak-rak obat resep (obat ethical), rak psikotropika, dan lemari narkotika yang terkunci.
Meja peracikan digunakan untuk penggerusan dan pencampuran obat-obat pulvis, kapsul racikan, salep, krim, dan sirup. Pada meja ini terdapat alat-alat yang dibutuhkan dalam proses penggerusan antara lain lumpang dan alu, gelas ukur, alat pulverasi, mesin pressbungkus pulvis, dan lain-lain. Pada laci meja ini terdapat rak berisi bahan-bahan yang sering digunakan dalam peracikan obat. Pada ruangan ini terdapat juga sebuah lemari es untuk menyimpan sediaan-sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan antara 2- 8oC, antara lain suppositoria, tablet vaginal, ovula, dan sebagainya. Rak-rak obat dipisahkan sesuai dengan penggolongan obat, dipisahkan sesuai dengan bentuk sediaan, serta disusun secara alfabetis.
4.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada semua Apotek Kimia Farma pada prinsipnya adalah sama yaitu berpedoman pada ketentuan yang telah ditetapkan oleh Direksi PT. Kimia Farma Tbk. Pusat. Namun, masing-masing apotek dapat menyesuaikan dengan kondisi dan sarana yang tersedia. Pemberian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas, serta struktur organisasi yang baik diperlukan agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan lancar sehingga memudahkan pengawasan dan pertanggungjawaban.
Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM dipimpin oleh seorang Manajer Apotek Pelayanan (MAP) yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek dan membawahi secara langsung koordinator teknis apotek yang merupakan seorang asisten apoteker (AA). AA memiliki tugas utama menyiapkan
obat dan memberikan obat kepada pasien, serta melaksanakan dalam perencanaan dan pemesanan obat ke Unit Bisnis dan bertindak selaku kasir. Masing-masing AA juga bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu dalam rangka perencanaan persediaan obat di apotek.
Personalia di apotek terdiri dari: a. Manajer Apotek Pelayanan (MAP)
Tanggung jawab utama dari Manajer Apotek Pelayanan (MAP) antara lain: 1. Melakukan pengembangan pasar dengan perencanaan pelanggan tetap
baru melalui pembuatan dan penawaran proposal untuk mendukung target penjualan dan pangsa pasar.
2. Menyusun rencana kerja dann anggaran perusahaan meliputi anggaran penjualan, laba, dan biaya yang seefisien mungkin untuk memastikan pencapaian target yang telah ditentukan.
3. Mengelola kegiatan promosi apotek melalui brosur promosi apotek untuk meningkatkan pengenalan apotek kepada masyarakat, dokter, dan instansi terkait.
4. Mengelola kegiatan pelayanan terhadap pelanggan tetap dan melaksanakan praktek profesi sesuai ketentuan untuk memberikan dukungan secara optimum dalam pencapaian kinerja serta memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan sesuai SOP yang telah diitetapkan. 5. Mengelola kegiatan pengembangan bawahan, terutama dalam memberikan
informasi obat kepada pelanggan atau melakukan layanan swamedikasi untuk memastikan kebenaran dan kelengkapan informasi yanng diberikan kepada pelanggan serta mempertahankan citra baik perusahaan dan loyalitas pelanggan.
6. Mengontrol biaya operasional apotek (telepon, listrik, bahan bakar, pemeliharaan, dan lainnya) untuk memastikan penggunaan biaya yang efisien dan efektif.
7. Membantu teknis operasional pengembangan usaha apotek baru yang dikelola oleh Manajer Bisnis untuk mendukung proses pengembangan apotek.
8. Merencanakan, mengelola, dan mengawasi pengadaan dan tingkat persediaan barang di apotek melalui data-data pareto penjualan untuk memastikan tingkat kualitas, kelengkapan, dan ketersediaan barang sesuai kebutuhan pelaggan dan rencana yang telah ditetapkan.
9. Melakukan validasi penjualan dan stok opname untuk memastikan sistem informasi berjalan dengan baik.
b. Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Tanggung jawab utama dari Apoteker Pengelola Apotek (APA) antara lain: 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan fungsi profesi kefarmasian di apotek
dengan memberikan bimbingan bagi seluruh sumber daya sesuai dengan profesinya, untuk memastikan bahwa Apoteker Pengelola Apotek dapat bekerja mengelola apotek sesuai dengan profesinya sebagai Apoteker. 2. Mengelola dan mengawasi kegiatan operasional layanan farmasi di apotek
yang menjadi tanggung jawab dalam hal pelayanan, untuk memastikan pencapaian kinerja apotek dalam hal pelayanan (tidak ada kesalahan obat dan keluhan pelanggan).
3. Memberikan pengarahan dan mengidentifikasi potensi seluruh Sumber Daya Manusia (SDM) dalam kegiatan operasional Apotek Pelayanan di bawah tanggung jawabnya, untuk memastikan seluruh karyawan dapat bekerja secara optimal sesuai dengan potensi dan tugasnya masing-masing sehingga target apotek pelayanan tercapai.
4. Melakukan dan mengawasi pelaksanaan pemberian Layanan Swamedik sesuai dengan profesinya, untuk mempertahankan citra baik perusahaan dan loyalitas pelanggan.
5. Memberikan pelatihan kepada seluruh SDM sesuai dengan kebutuhan di apotek untuk mendukung terciptanya sumber daya manusia yang memiliki kualitas yang baik.
6. Melakukan validasi penjualan dan stok opname untuk memastikan sistem informasi berjalan dengan baik.
c. Apoteker Pendamping
pelayanan farmasi ketika apoteker pengelola apotek tidak berada di tempat. Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM mempunyai seorang apoteker pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai jadwal. d. Supervisor Layanan Farmasi
Tanggung jawab utama dari supervisor layanan farmasi antara lain:
1. Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan di apotek untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan sesuai dengan standar dan prosedur.
2. Mengelola pembagian tugas dan menyusun jadwal tugas karyawan serta mengatur cuti karyawan untuk memastikan pengalokasian karyawan yang optimal dan sesuai dengan kebutuhan.
3. Mengkoordinasikan pembagian tanggung jawab lemari obat serta melakukan verifikasi permintaan barang dari penanggungjawab lemari obat untuk memastikan tingkat persediaan barang yang optimal.
4. Melakukan kegiatan rekapitulasi penggunaan narkotika dan psikotropik dari tiap loket sebelum dilaporkan ke Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan dan Suku Dinas Kesehatan, untuk memastikan tingkat penggunaan yang sesuai dengan kebutuhan, standar, dan prosedur yang berlaku.
5. Mengkoordinasikan kegiatan pemasukan data penerimaan barang serta stok opname, yaitu mencocokkan barang yang ada dengan catatan pada kartu dan komputer, untuk memastikan kesesuaian data barang dalam sistem dan barang secara aktual.
6. Mengkoordinasikan kegiatan pemasukan resep kredit untuk mendukung kelancaran proses penagihan lebih lanjut.
7. Melakukan pembatalan transaksi obat dari pelanggan, untuk memastikan pemberian layanan yang sesuai dan memenuhi standar dan prosedur yang berlaku.
8. Mengelola persiapan Bon Penerimaan Barang Apotek (BPBA) dapat diselesaikan sesuai dengan target waktu dan ketentuan serta prosedur yang berlaku.
e. Supervisor Swalayan Farmasi
Tanggung jawab utama dari supervisor swalayan farmasi:
1. Mengelola dan mengawasi kelengkapan, penataan, kerapihan, dan kebersihan obat-obat di swalayan apotek yang dilakukan Pelaksana Swalayan Farmasi, untuk memastikan kenyamanan dan kelengkapan swalayan apotek.
2. Mengelola dan mengawasi prosedur pemberian pelayanan kepada pelanggan yang dilakukan bawahan berdasar tata cara yang telah ditetapkan, untuk memastikan pemberian pelayanan yang baik bagi pelanggan.
3. Melakukan penyusunan jadwal kerja SPG (Sales Promotion Girl) berdasarkan tingkat keramaian kunjungan, untuk memastikan kelancaran sistem pelayanan swalayan di apotek.
4. Menyusun perencanaan pengadaan barang berdasarkan kebutuhan obat di swalayana apotek, untuk menjamin tersedianya dan kelengkapan barang/ obat-obatan di apotek.
5. Menyusun Laporan Penjualan Harian (LPH) apotek, untuk mengevaluasi target penjualan harian dan menghitung laba dan rugi harian di swalayan apotek.
f. Pelaksana Layanan Farmasi (Asisten Apoteker)
Tanggung jawab dari pelaksana layanan farmasi antara lain:
1. Memberikan pelayanan kepada pasien, mulai dari penerimaan resep sebelum diberikan kepada kasir, perhitungan harga resep apabila diperlukan, pengambilan obat dari bagian persiapan, dan penyerahan obat kepada pasien disertai pencatatan informasi penting, untuk memastikan pelayanan terintegrasi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
2. Melakukan konfirmasi kepada dokter penulis resep bila ditemukan kejanggalan pada resep dan melakukan koreksi dengan persetujuan dokter penulis resep, untuk mencegah terjadinya kesalahan dengan penulisan resep.
3. Melakukan proses peracikan (menakar, menggerus, dan mengemas obat) untuk memastikan bahwa jumlah obat dan dosis obat yang telah tertulis di dalam resep tepat.
4. Memberikan pelayanan untuk penjualan obat bebas, untuk memastikan proses penjualan bebas dilakukan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku.
5. Mengecek barang yang datang, untuk mengetahui kesesuaian barang yang datang sesuai dengan barang yang dipesan melalui BPBA.
6. Memberikan informasi mengenai barang-barang yang akan dibeli ke bagian pembelian, untuk mendukung proses pemesanan dan pembelian barang.
g. Pelaksana Swalayan Farmasi (Non-Asisten Apoteker)
Tanggung jawab utama dari pelaksanan swalayan farmasi antara lain:
1. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dalam hal pemberian informasi dan saran mengenai obat dan letak obat di swalayan, untuk mendukung pemberian layanan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 2. Melaksanakan kegiatan penataan dan pengelompokan barang/obat sesuai
dengan jenis dan tata letak yang telah ditentukan, untuk memudahkan pelanggan dalam mencari barang yang dibutuhkannya.
3. Melakukan pengecekan persediaan barang yang ada di swalayan dan pembukuan persediaan barang yang ada berdasarkan abjad barang ke komputer dan buku stok opname, untuk mengetahui tingkat ketersediaan barang/ obat
4. Mengajukan permohonan pemesanan barang yang kosong, untuk mendukung ketersediaan barang/ obat di swalayan.
5. Melakukan rekapitulasi penjualan yang terjadi dalam sehari (per regu), untuk mendukung penyediaan informasi mengenai kinerja penjualan pada hari yang bersangkutan.
h. Kasir
Tanggung jawab dari kasir antara lain:
1. Memeriksa kesiapan mesin point of sale, rol struk, tinta, uang receh, dan mesin kartu kredit setiap mulai kerja regu, untuk memastikan bahwa peralatan yang akan digunakan dalam kondisi siap pakai.
2. Melakukan komunikasi awal dengan pasien untuk memberikan informasi mengenai resep dokter (nama, jenis, jumlah, dan harga obat) dan ketersediaan obat, untuk menjamin pemberian layanan yang maksimal kepada pelanggan.
3. Menginformasikan harga resep yang telah disetujui dengan memasukkan data tersebut ke komputer dan menginformasikan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pasien.
4. Mencetak dan memberikan struk harga sebagai tanda bukti pembayaran dan pengambilan obat serta menginformasikan waktu penyiapan obat, untuk menjamin ketepatan proses pembayaran, pengambilan, dan penyiapan obat.
5. Menerima pembayaran dari pasien serta menghitung dan memeriksa keaslian uang yang diterima dengan alat detektor, untuk menjamin ketepatan penerimaan pembayaran.
6. Memberikan resep yang sudah dibayar pasien ke Pelaksana Layanan Farmasi, untuk dilakukan proses selanjutnya.
7. Menerima pengembalian obat dari pasien yang batal menggunakan obat (karena meninggal, pulang dari Rumah Sakit, dan lainnya) berdasarkan keterangan dari dokter dan telah disetujui Supervisor Layanan Farmasi, dalam rangka memberikan keringanan biaya obat kepada keluarga pasien sebagai bagian pelayanan dari Apotek Kimia Farma
8. Menyusun laporan penjualan setiap akan ganti regu sebelum disetorkan ke pemegang kas untuk memastikan administrasi.
9. Menyediakan uang kembalian dalam jumlah yang cukup atau diperlukan untuk memastikan kelancaran penjualan apotek.
i. Pembantu Pelaksana Layanan Farmasi
Tanggung jawab utama dari pembantu pelaksana layanan farmasi:
1. Mempersiapkan keperluan fisik apotek (sarana dan prasarana), melakukan kegiatan kebersihan setiap hari, untuk memastikan kesiapan operasional apotek.
2. Melaksanakan pengambilan resep di setiap instansi terkait/ pelanggan yang ditujukan kepada apotek berdasarkan instruksi dari Supervisor/ Pelaksana Layanan Farmasi dan pendistribusian obat-obatan dari apotek kepada instansi terkait/ pelanggan, untuk memastikan pemenuhan kebutuhan obat-obatan dari instansi terkait/pelanggan.
3. Membantu Pelaksana Layanan Farmasi dalam melakukan peracikan dan penyiapan obat-obatan untuk memastikan realisasi terhadap resep yang diterima apotek dan pemenuhan kebutuhan obat-obatan racikan sendiri di apotek.
4. Melaksanakan pengambilan obat-obatan yang dibutuhkan apotek di gudang unit bisnis apotek atau apotek lain untuk memastikan pemenuhan kebutuhan obat-obatan di apotek.
5. Mengantarkan dokumen-dokumen dan kelengkapannya ke kantor Unit Bisnis Apotek atas instruksi Supervisor/ Pelaksana Layanan Farmasi, untuk memastikan kelengkapan informasi dan data di apotek.
4.2 Kegiatan Apotek
Kegiatan di apotek terbagi dalam dua bidang yaitu kegiatan di bidang teknis kefarmasian dan teknis nonkefarmasian.
4.2.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian
Apotek melaksanakan kegiatan teknis kefarmasian meliputi pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan pembekalan farmasi lainnya, serta pengelolaan narkotika dan psikotropika.
4.2.1.1 Pengadaan/ Pembelian Barang
Pengadaan barang di apotek dilakukan melalui Bisnis Manajer (BM) Rumah Sakit. Pengadaan dilakukan dengan cara pengumpulan data barang-barang yang akan dipesan dengan cara defekta setiap hari Selasa. Pemesanan barang diprioritaskan berdasarkan sistem pareto. Permintaan barang dilakukan dengan cara mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dari Apotek ke BM melalui program Kimia Farma Information System(KIS) yang akan melanjutkan proses pemesanan.
Pemesanan barang ke distributor dilakukan oleh bagian pembelian BM dengan memperhatikan terlebih dahulu mengenai harga yang ditawarkan, besarnya potongan, sistem pembayaran yang ringan dengan jangka waktu yang lama serta pelayanan yang baik, cepat, dan tepat waktu. Prosedur pembelian barang dilakukan sebagai berikut:
a. Petugas pembelian barang mengumpulkan data barang yang harus dibeli BM berdasarkan informasi dari buku defekta dari gudang dan BPBA.
b. Petugas pembelian akan melakukan perundingan terlebih dahulu mengenai harga, besarnya potongan, cara dan jangka waktu pembayaran.
c. Bagian pembelian membuat Surat Pesanan (SP) yang telah ditandatangani oleh BM dan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama (putih) diserahkan ke distributor sebagai tanda bukti pemesanan barang. Lembar kedua (merah) diserahkan pada petugas untuk mencocokkan bila barang pesanan datang, setelah selesai disimpan sebagai arsip seksi pembelian untuk mengontrol barang yang dipesan. Lembar ketiga diserahkan kepada apotek BM bagian tata usaha untuk dibukukan ke hutang dagang.
d. Bagian pesanan yang datang harus disertai dengan faktur dari distributor yang bersangkutan.
e. Penerima barang bertanggung jawab mencocokkan barang yang diterima dengan faktur dan salinan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang diterima dengan jumlah dan spesifikasi yang dipesan, keadaan fisik, dan tanggal kadaluarsa.
f. Bila barang memenuhi syarat, penerima barang menandatangani, memberi tanggal penerimaan, dan nomor urut penerimaan barang pada kolom yang
tersedia serta memberi stempel apotek pada faktur asli dan fotokopi faktur (salinan faktur).
g. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian ke komputer sesuai dengan salinan faktur dari PBF (dua rangkap). Rangkap pertama faktur disimpan sebagai arsip dan rangkap kedua diserahkan ke BM untuk keperluan administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan pada distributor.
h. Bila barang dibayar tunai, setelah faktur asli diserahkan ke distributor maka distributor langsung menagih ke kasir.
i. Petugas pembelian mencocokkan faktur mengenai kesesuaian harga yang telah disepakati dengan barang yang dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian.
j. Barang yang telah diterima kemudian dicatat oleh petugas penerima barang dalam kartu stok barang.
4.2.1.2 Penyimpanan Barang
Penyimpanan obat disusun berdasarkan penggolongan obat (generik, paten, psikotropika, narkotika, dan alat kesehatan) dan bentuk sediaan obat (padat, semisolid, cairan, dan obat tetes mata) dan tempat khusus lemari pendingin untuk menyimpan obat yang harus disimpan pada suhu rendah seperti suppositoria dan injeksi. Obat narkotika disimpan di lemari tertutup, terpisah, dan selalu dalam keadaan terkunci. Obat psikotropika disimpan dalam rak terpisah dari obat lainnya.
Sediaan oral dalam bentuk larutan diletakkan pada rak tersendiri. Obat tetes, sediaan semisolid, dan sediaan injeksi juga diletakkan di tempat yang terpisah. Obat-obat dalam bentuk bahan baku diletakkan di rak tersendiri dekat alat timbang. Setiap pengeluaran dan pemasukan barang dicatat dalam kartu stok. Kartu stok tersebut diletakkan di dalam kotak masing-masing barang.
Produk-produk seperti alat kesehatan, vitamin, obat bebas, obat bebas terbatas, produk bayi, kosmetik, dan produk rumah tangga disusun pada rak etalase agar mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen.Sedangkan, dokumen disimpan sebagai arsip apotek dalam jangka waktu tiga tahun. Untuk resep penyimpanan disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk
mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan baik untuk kepentingan pasien maupun pemeriksaan. Resep kredit dipisahkan dari resep lainnya. Begitu juga dengan resep yang mengandung obat narkotika dan psikotropika. Setiap tiga tahun resep dapat dimusnahkan dengan cara dibakar dan dibuat berita acara pemusnahan resep.
4.2.1.3 Pengelolaan Narkotika
Untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan narkotika perlu pengelolaan yang diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM meliputi pemesanan, penerimaan, penyimpanan, dan pelayanan resep narkotika.
Untuk pemesanan narkotika APA membuat pemesanan melalui SP narkotika (model N.9 rangkap 4). Satu rangkap SP narkotika hanya berlaku untuk satu jenis obat narkotika. Pemesanan dilakukan ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma tertentu selaku distributor tunggal yang telah ditentukan oleh Menteri Kesehatan. Berdasarkan surat pemesanan tersebut, PBF mengirimkan narkotika beserta faktur ke apotek. SP yang berwarna putih, kuning, dan biru (SP asli dan dua lembar salinan SP) diserahkan ke PBF yang bersangkutan, dan satu lembar sebagai arsip apotek.
Penerimaan narkotika yang berasal dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) atau dengan sepengetahuan APA. APA akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan sesuai dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan.
Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM disimpan dalam lemari khusus yang terkunci dengan baik. Lemari khusus yang digunakan terbuat dari bahan dasar kayu. Lemari khusus tersebut mempunyai kunci yang dipegang oleh asisten apoteker yang telah diberi kuasa. Lemari khusus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak digunakan untuk menyimpan sediaan lain selain narkotika.
Untuk pelayanan resep narkotika, Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM hanya menyerahkan obat golongan narkotika berdasarkan resep asli
narkotika dari dokter atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek dilarang menyerahkan narkotika atas dasar resep yang sama atau salinan resep.
Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM dibuat setiap bulan yang meliputi laporan penggunaan sediaan jadi narkotika. Laporan narkotika memuat nama apotek, nama obat, nama distributor, jumlah penerimaan, penggunaan, jumlah pengeluaran, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama dan Nomor SIK, serta stempel apotek. Laporan dikirim selambat-lambatnya pada tanggal 10 bulan berikutnya ke Suku Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dengan tembusan Dinas Kesehatan Provinsi, Balai Besar POM, PBF PT Kimia Farma, dan arsip.
4.2.1.4 Pengelolaan Psikotropika
Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM meliputi pemesanan, penyimpanan, pelayanan resep, dan pelaporan psikotropika.
Pemesanan psikotropika dilakukan oleh Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM melalui BPBA yang dikirim ke BM. Pemesanan obat psikotropika dilakukan dengan menggunakan SP Psikotropika yang ditandatangani oleh BM. Satu SP boleh digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika. SP dibuat dua rangkap yang masing-masing diserahkan ke PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip di apotek. Obat golongan psikotropika juga disimpan di rak yang terpisah dari sediaan lain.
Apotek dapat melayani salinan resep psikotropika yang ditulis oleh apotek lain dengan syarat resep tersebut rasional dan berada dalam satu area dengan Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM. Tata cara pelaporan menggunakan psikotropika sama dengan tata cara pelaporan narkotika.
4.2.1.5 Stok Opname
Kegiatan stok opname dilakukan untuk mengetahui apakah jumlah barang yang tersedia sama dengan jumlah barang yang tercatat. Kegiatan stok opname dilakukan sebulan sekali. Stok opname ini dilakukan oleh Asisten Apoteker dibantu oleh petugas apotek yang lain, dimana seluruh kegiatannya di bawah
tanggung jawab APA atau MAP. Tujuan dari stok opname ini adalah untuk menghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan data transaksi pada komputer. Hal ini berguna untuk mendeteksi secara dini adanya kebocoran atau kehilangan barang dagangan atau obat-obatan. Selain itu stok opname juga bertujuan untuk mendata barang-barang yang kadaluarsa atau mendekati waktu kadaluarsa dan mendeteksi barang-barang slow moving dan fast moving serta mencari upaya yang sebaiknya dilakukan. Untuk barang-barang yang kadaluarsa dipisahkan dengan barang lain kemudian dibuat laporannya tersendiri.
Stok opname dilakukan setiap akhir bulan. Tujuan dari stok opname adalah melakukan perbekalan farmasi yang ada di apotek kemudian meneliti kembali hasil stok opname, dibuat data untuk dilaporkan ke MAP. Data stok opname dibuat dan dilaporkan ke MAP. Pelaporan ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada MAP mengenai kondisi dan nilai barang stok opname tersebut. Kemudian MAP sebagai pimpinan apotek akan melakukan validasi data. Data yang telah divalidasi selanjutnya dikirimkan ke BM dengan cara transfer melalui komputer.
4.2.1.6 Pelayanan Kefarmasian
Pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM meliputi pelayanan dengan resep dokter baik tunai maupun kredit, penjualan obat wajib apotek, dan penjualan obat bebas. Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan Apotek Kimia Farma Pelengkap No. 1 RSCM buka mulai dari jam 08.00 sampai dengan jam 17.00 dengan satu kelompok kerja, kecuali loket UDG buka selama 24 jam yang terbagi menjadi 3 kelompok kerja yaitu regu pertama mulai pukul 08.00-16.00 WIB, kelmpok kedua pukul 16.00-00.00, dan kelompok ketiga pukul 00.00-08.00. Pelayanan kefarmasian dapat berupa penjualan dengan resep dokter, penjualan bebas HV (Hand Verkoop), serta penjualan Obat Wajib Apotek (OWA).
Penjualan melalui resep dokter dapat dibagi menjadi dua yaitu resep tunai dan resep kredit. Resep tunai merupakan permintaan obat tertulis dari dokter untuk pasien yang dibayar secara tunai oleh pasien yang bersangkutan.
