BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3.3 Sarana Penelusuran OPAC
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana yang ada di dinas kearsipan dan perpustakaan umum kota medan berupa :
1. Komputer
Komputer yang ada di perpustakaan tersebut hanya berjumlah 8 buah,dan untuk perpustakaan umum itu tidak sepadan dengan jumlah pengunjung yang setip harinya mengunjungi perpustakaannya.
Adapun sistem informasi yang digunakan oleh perpustakaan umum kota medan sejak pertama kali menggunakan OPAC pada tahun 2011 dengan menggunakan SIPUS (Sistem Informasi Perpustakaan). SIPUS (Sistem Informasi Perpustakaan) adalah sebuah website yang dikembangkan oleh surabaya sebagai alternative dalam mendukung pengelolahan perpustakaan.
23
Sistem informasi perpustakaan (SIPUS) di surabaya masih jarang di teliti sehingga masih banyak yang belum mengetahui keberadaan SIPUS.
2. Internet
Internet sangat dibutuhkan dalam penelusuran OPAC. Karena internet adalah berperan penting dalam penelusuran pencarian informasi menuju OPAC. Jika internet tidak ada atau bermasalah maka akan menjadi kendala dalam penelusuran OPAC.
3.6 Kendala dalam Penelusuran OPAC
Berdasakan proses penelusuran informasi yang dilakukan pada OPAC Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan terdapat beberapa kendala yang di hadapi yaitu kurangnya minat pengguna untuk mempelajari dalam menggunakan OPAC, penemuan informasi yang tidak sesuai dengan kata kunci yang diinginkan terutama penelusuran spesifik. Pada penelusuran ini terdapat dokumen-dokumen yang tidak ditemukan karena pada waktu pemasukan data ke sistem banyak dokumen yang tidak mencantumkan subjek yang berkaitan dengan dokumen.
Dengan demikian pencarian dokumen tersebut sangat kecil kemungkinan untuk di temukan.
24 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan observasi diatas, penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengetahuan pemustaka menunjukkan bahwa sebagaian besar pengguna bisa menggunakan OPAC yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, akan tetapi walaupun mereka sudah menggunakannya, ada beberapa fasilitas OPAC yang belum familiar bagi pemustaka, sehingga mereka belum sepenuhnya memanfaatkan OPAC tersebut sebagai alat bantu untuk menelusur koleksi.
2. Dalam memanfaatkan OPAC di perpustakaan menunjukkan bahwa pengguna dalam mencari bahan pustaka, ada beberapa penguna yang langsung menuju rak tanpa melakukan penelusuran pada OPAC karena minimnya OPAC yang ada di perpustakaan tersebut.
3. Kendala yang di hadapi dalam pemanfaatan OPAC pada saat ingin mencari buku adalah sulitnya ditemukan buku di dalam rak, karena banyak buku yang tidak sesuai pada saat di telusuri dalam OPAC lalu mencarinya di rak buku.
25 4.2 Saran
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan saran dan masukan diantaranya :
1. Seperti halnya yang disimpulkan diatas mengenai masih ada beberapa pengguna yang belum menggunakan OPAC, maka seharusnya pihak perpustakaan perlu memberikan literasi informasi lebih jelas tentang panduan penggunaan OPAC.
2. Seharusnya pihak perpustakaan menambahkan beberapa Unit fasilitas katalog publik agar pengguna lebih menghemat waktu dalam mencari bahan koleksi yang ada di rak.
3. OPAC di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sebagai temu kembali informasi, seharusnya pustakawan atau staff yang ada di perpustakaan tersebut lebih memperhatiakn buku–buku yang tidak sesuai tempatnya dengan nomor klasifikasinya.
Misalnya pada saat ingin mencari buku berjudul ilmu perpustakaan nomor klasifikasi 020 di OPAC tapi ternyata buku tersebut terdapat di nomor klas 100.
26
DAFTAR PUSTAKA
Darmono. 2011. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Grasindo
Hasugian, Jonner. 2011. Katalog Perpustakaan: Dari catalog manual sampai catalog online (OPAC). Medan: USU Digital Library
Hasugian, Jonner. 2006. Penggunaan Bahasa Ilmiah dan Kosakata Terkendali dalam Sistem Temu Balik Informasi Berbasis Teks (Jurnal vol.II No.2) Pustaka:Medan
Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Medan. USU Press Lumeno, Magdalena M.G. (2015). Pemanfaatan Sarana Temu Kembali Informasi
Khususnya Katalok UPT Perpustakaan UNIMA Oleh Mahasiswa. Jurnal Ilmu
Perpustakaan.Vol. 4 No. 1. Diakses dari
http://garuda.ristekdikti.go.id/journal/article/291978 diakses pada tanggal 5 juni Prastowo, Andi. 2012. Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional. Jakarta : Diva Press
2018
Rahayu, Rochani Nani and Yuniar. (2007). Profil Perpustakaan Umum Di Jawa. Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol 12 No. 1. Diakses dari http://garuda.ristekdikti.go.id/journal/article/419759 Diakses pada tanggal 21 mei 2018
Syihabuddin, Qayubi. 2007. Dasar – Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta:Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan: Jakarta.: Gramedia Pustaka Utama
Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:
Sagung Seto
27
LAMPIRAN
Sejarah Singkat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yang berada di jalan Iskandar Muda No.270 Medan, merupakan perpustakaan yang telah melaksanakan tugas pelayanan perpustakaan kepada masyarakat kota Medan sejak tahun 1972 dibawah naungan Walikotamadya Medan. Pendirian kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ini berdasarkan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839 / 1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Kotamadya Medan berstatus sebagai Pusat Perpustakaan Umum Kotamadya Medan.
Berdirinya Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan disambut baik dengan antusias masyarakat yang berkunjung ke perpustakaan.
Pada tahun 2012, Walikota Medan mengeluarkan Surat Keputusan No. 49 tahun 2012 tentang rincian Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Adapun tugas pokok berdirinya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah untuk melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dibina secara berkelanjutan dan terus menjalankan tugasnya dalam memberikan informasi kepada masyarakat dengan tidak membedakan agama, suku dan ras dalam hal :
1. Mencerdaskan kehidupan bangsa
2. Meningkatkan dan memperluas wawasan Sumber Daya Manusia (SDM)
dan kualitasnya dalam bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
3. Memberantas Kebodohan dalam upaya mengentaskan kemiskinan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan merupakan nomenklatur
28
baru dalam Pemerintahan Kota Medan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ini merupakan gabungan antara Kantor Perpustakaan Kota Medan dengan Kantor Arsip Kota Medan. Terbentuk pada tahun 2017 sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 15 Tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kota Medan dan Peraturan Walikota Medan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi dan Tata Kerja Perangkat Daerah, serta peraturan Wali Kota Medan Nomor 36 Tahun 2017 tentang rincian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sebagai salah satu Organisasi Perangkat Daerah yang ada di lingkungan Pemerintah Kota Medan.
Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Visi:
Mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta buku.
Misi:
Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku, Meningkatkan Partisipasi masyarakat terhadap keberadaan perpustakaan.
Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Tugas Pokok Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah melaksanakan penyusuna dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintah daerah dibidang perpustakaan.
Sedangkan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah sebagai berikut:
29
1. Perumusan kebijakan teknis dibidang perpustakaan
2. Pemberian dukungan atas penyelenggara pemerintah daerah dibidang perpustakaan
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perpustakaan
4. Pelaksana tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Struktur Organisasi
Sebagai unsur yang sangat penting untuk menunjang kegiatan pendidikan, dan pengabdian kepada masyarakat, suatu perpustakaan harus memiliki Struktur organisasi. Struktur organisasi yang jelas sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan untuk memudahkan segala jenis kegiatan keria dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi yang terarah maka dapat diketahui dengan jelas jenjang jabatan dan hubungan keria dari masing-masing unit keria yang ada. struktur organisasi pada suatu perpustakaan dapat berkembang sesuai besarnya perpustakaan tersebut. Begitu juga halnya dengan Perpustakaan Umum Kota Medan yang membuat struktur organisasi untuk memudahkan proses kerja operasionalnya. Terlihat pada bagan struktur organisasi Perpustakaan Umum Kota Medan bahwan jabatan yang tertinggi dipegang oleh kepala perpustakaan. Adapun bagan struktur organisasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
30
31
Gambar 1: Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Koleksi Perpustakaan
Jumlah total keseluruhan koleksi bahan pustaka pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah sebanyak 35.177 judul buku dan 102.229 eksemplar.
Tabel 1: Jumlah Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Tahun 1990 - 2017
NO Nama Jumlah
Judul Eksemplar
1. Buku Umum 866 2598
2. Buku Keliling 441 1323
3. Buku Cabang 600 1800
4. Terbitan Berskala 405 810
5. Bahasa Asing 112 225
6. Terbitan Daerah 225 500
7. Edukasi Khusus/ Difabel 312 624
Jumlah 2736 7880
Buku Umum dan buku keliling terdiri dari : 1. Buku Pengetahuan Umum
1) Ensiklopedia 2) Kamus
3) Perundang-undangan 2. Buku Agama
1) Buku Agama Islam
32 2) Buku Agama Kristen Protestan 3) Buku Agama Katolik
4) Buku Agama Hindu 5) Buku Agama Budha 6) Buku Agama Konghucu 3. Buku Pengetahuan Sosial
1) Buku IPS
2) Buku Politik dan Tata Negara 3) Buku Ekonomi dan Keuangan 4. Buk Bahasa dan Sastra
6. Buku Pengetahuan Praktis 1) Tehnologi dan Industri 2) Industri
7. Buku Seni dan Budaya 8. Buku Biografi
1) Biografi 2) Sejarah
Terbitan Berskala terdiridari : 1. Majalah
2. Koran
33
Tabel 2: Jumlah Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Tahun 1990 - 2017
NO Bidang Ilmu Jumlah
Judul Eksemplar
1. 000 Karya Umum 1961 5818
2. 100 Filsafat 1489 4547
3. 200 Agama 3920 11793
4. 300 Ilmu Sosial 6523 19125
5. 400 Bahasa 1645 5509
6. 500 Ilmu Murni dan Matematika 2584 7532 7. 600 Ilmu Terapan dan Teknologi 5230 19320
8. 700 Seni dan Olahraga 2417 6101
9. 800 Kesusastraan 6198 15.429
10. 900 Sejarah dan Geografi 3210 6955
Jumlah 35.177 102.229
Sistem Layanan
Pelayanan Perpustakaan adalah suatu kegiatan memberikan pelayanan dan bantuan informasi kepada pengguna agar memperoleh bahan pustaka yang dibutuhkan. Semua bahan pustaka yang sudah siap disusun di rak untuk dibaca atau dipinjam bagi yang membutuhkan. Adapun jenis layanan yang terdapat pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah:
1. Sirkulasi
Pelayanann sirkulasi merupakan pelayanan yang diberikan pustakawan secara langsung kepada pengguna. Layanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan perpustakaan Pada bagian inilah yang mendominasi semua
34
kegiatan yang terdapat pada perpustakaan. Tugas dari layanan sirkulas Perpustakaan Umum Kota Medan yaitu:
1) Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan
2) Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan
3) Menyimpan kartu katalog pada rak lemari katalog sesuai dengan peraturan.
4) Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka 5) Melayani calon dan anggota perpustakaan.
6) Melayani peminjaman dan penagihan
7) Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan
8) Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
9) Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
10) Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan
2. Referensi
Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai Kegiatan layanan Referensi untuk membantu para pemakai pengunjung di Perpustakaan Umum Kota Medan memberikan pengarahan pada pengguna yang mengalami kesulitan dalam menelusuri dan memanfaatkan sumber-sumber informasi. Pustakawan melayani pengunjung yang ingin menggunakan koleksi deposit, melayani permintaan mengkopi koleksi deposit dan koleksi referensi di lingkungan Perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
3. Layanan Anak
35
Layanan taman baca anak ini diperuntukkan untuk anak-anak yang didalamnya tidak hanya buku bacaan saja, tetapi juga berbagai alat permainan yang dapat mengasah otak anak. Anak-anak harus dibiasakan membaca sejak dini, karena anak-anak merupakan generasi muda yang akan membangun bangsa. Sejak kecil harus diperkaya dengan ilmu-ilmu yang bermanfaat.
4. Layanan Internet
Layanan internet merupakan salah satu penarik pengunjung untuk sering berkunjung ke perpustakaan. Layanan ini mampu menambah ilmu pengetahuan pengunjung. Pengunjung juga dapat bertukar ilmu pengetahuan melalui dunia maya. Ini membuat pikiran masyarakat selalu up todate terhadap berita-berita yang terjadi di seluruh dunia.
Jam Buka Perpustakaan
Perpustakaan Umum Kota Medan menggunakan sistem pelayanan terbuka atau open acces. Dimana setiap pengguna perpustakaan bebas mencari informasi yang dibutuhkan langsung ke rak buku tanpa melalui petugas perpustakaan.
Perpustakaan Umum Kota Medan dalam memberikan layana perpustakaan telah menetapkan peraturan jam buka pelayanan. Jam buka perpustakaan pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut:
Senin- Jumat : Pukul 08.00- 17.00 Wib Sabtu- Minggu : Pukul 09.00- 17.00 Wib
Peraturan Perpustakaan
Peraturan yang ditetapkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan berlaku untuk semua pemustaka perpustakaan. Peraturan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medanadalah sebagai berikut:
36 1. Syarat menjadi anggota
1) KTP berlampir ( KTP Kota Medan) 2) Pas Poto 1 ( satu) Lembar
3) Mengisi Formulir Kenaggotaan 2. Sanksi
1) Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan sanksi peringatan satu, dua, tiga dan jika tidak diindahkan maka kartu anggota akan ditarik oleh pihak perpustakaan
2) Bersedia mengganti buku yang hilang/ rusak ditambah biaya pengolaan buku
3. Peminjaman
1) Peminjaman tidak dapat diwakilkan
2) Maksimal buku yang dipinjam sebanyak 3( tiga) Eksemplar 3) Jangka waktu peminjaman selama 14 hari dan dapat
diperpanjang hanya 1 kali selama 14 hari
36 LAMPIRAN
Katalog Publik pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan