PEMANFAATAN OPAC PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MEDAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
DISHA ARDINA HARIS HASIBUAN 152201043
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2018
LEMBAR FSRSATUJUAN
Judut Kertas
Karya: ',
PEh{r{NIU({TAI{ OPACI}I
DINASPERPUSTAKAAI{ DAN KEARSIPAN KOTA MEDAN
Oleh 3
Disha Ardiryr IIsr{$ IlreibuanNIM :
152201043I)osen
Pembimbing:
Ishak, S.S. M.LIumNIP :
1967042W1121001TandaTangan
:Tanggal : p--10-10t9
Judul Kertas KarYa:
Oleh
NIM
Ketua Juruson
NIP
Tanda Tangan
Tanggal
Dekan:
NIP
:Tanda Tangan
LEMBAR PENGESAHAN
PEMANFAATAN OPAC DT DINAS
PERPUSTAKAAN DAh{ KEAR'SIPAN KOTA ndnuax
Disha Ardina Heris tlasibuan
r52201026
PROCRAM STUDI
DIII
PERPIISTAKAAN:
Hotlan Siahaan, S.Sos, M'I'KomFAKULTAS ILMU BUDAYA
Dr. Budi Agustono, M-S
196008051987031001
Tanggal
I LL-10-201
Fffi
$?srs$${
PERIYYATAAN
..PEMANF'AATAI\T OPAC DI DINAS PERPUSTAKAAFI DAN
'
KEARSIPAI\IKorA
MEDAI\I"Saya mengakui bahwa kertas karya ini adalah hasil ke{a saya, kesuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.
Medan,
Oktober 2018Disha Ardina Haris H*sibuan
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada allah S.W.T karena Rahmat dan KaruniaNya lah penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “PEMANFAATAN OPAC DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MEDAN” tugas akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan untuk menyelesaikan program studi Diploma 3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis telah banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan, baik moril maupun materil dari banyak pihak. Atas bantuan dan dukungan yang penulis terima, pada kesempatan ini terlebih dahulu penulis mengucapkan terima kasih kepada Papa saya Abdul Haris S.E, Mama saya Herlinawati untuk semua nasihat, bimbingan, doa serta segala dukungan moril maupun materil dalam meraih keberhasilan. Terimakasih kepada Abang saya Achmad Fauza Haris Hasibuan S.H & Achmad Fadillah Haris Hasibuan A.md, dan Kakak saya Lisha Tantina Haris A.md, untuk semangat dan motivasi yang telah diberikan. Kemudian saya juga mengucapan terimakasih kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatra Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I Kom, selaku Ketua Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatra Utara.
3. Bapak Drs. Dirmansyah M.A selaku Sekertaris Program D3 Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Ishak S.Sos, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun kertas karya ini.
5. Seluruh Dosen dan Staff pengajar Program Studi D3 Perpustakaan yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.
6. Kepada Staff Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yang telah membantu penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.
ii
7. Kepada Yul, Atika, Puspa, Indah selaku sahabat penulis yang selalu memberi motivasi dan dukungan dalam Penyelesaian kertas karya.
8. Kepada Isna, Shela, Nanda, Dwik, Dinda, Sania, Rika, Ami dan MB selaku teman seperjuangan penulis selama perkuliahan yang selalu membantu dalam penyelesaian kertas karya.
Dalam penyusuanan tugas akhir ini, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan yang dibuat baik sengaja maupun tidak disengaja, dikarenakan keterbatasan ilmu pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yang penulis miliki. Untuk itu penulis mohon maaf atas segala kekurangan tersebut tidak menutupi diri terhadap segala saran dan kritik serta masukan yang bersifat membangun kepada penulis untuk lebih baik lagi. Akhir kata saya sebagai penulis mengucapkan terima kasih.
Medan, Oktober 2018 Penulis
Disha Ardina Haris Hasibuan 152201043
iii DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI... ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Beakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 3
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Umum ... 5
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum ... 6
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Umum ... 7
2.1.3 Tugas Pokok Perpustakaan Umum... ... 8
2.2 Pengertian Katalog ... 8
2.3 Tujuan dan Fungsi Katalog ... 9
2.3.1 Tujuan Katalog ... 9
2.3.2 Fungsi Katalog ... 10
2.4 Pengertian OPAC (Online Public Access Catalog) ... 12
2.5 Tujuan OPAC ... 13
2.6 Manfaat OPAC ... 14
2.6.1 Fungsi OPAC ... 14
2.7 Penelusuran OPAC... 15
2.7.1 Tehnik PenelusuranOPAC ... 16
2.8 Kendala dalam Pemanfaatan OPAC ... 17
iv BAB III PEMBAHASAN
3.1 Pemanfaatan OPAC di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ... 18
3.1.1 Fungsi Pemanfaatan OPAC di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ... 18
3.2 Tehnik Penelusuran OPAC Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ... 19
3.3 Sarana Penelusuran OPAC ... 22
3.4 Kendala penelusuran OPAC ... 23
BAB IV KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan ... 24
4.2 Saran …….. ... 25
DAFTAR PUSTAKA ... 26
LAMPIRAN….. ... 27
1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan sebuah koleksi buku dan majalah dan sebagai sumber informasi yang memiliki peranan penting dalam mendukung kegiatan pendidikan yang mempunyai tugas pokok dalam penyediaan, pengolahan, dan pelayanan informasi bagi pengguna perpustakaan. Perpustakaan digunakan untuk mewujudkan masyarakat yang gemar belajar dan membaca untuk meningkatkan ilmu pengetahuan, keterampilan mendukung kegiatan LAN, dan produktifitas pembangunan. Perkembangan dunia perpustakaan yang semakin maju, sehinga menuntut perpustakaan untuk dapat memberikan informasi kepada pengguna atau pemustaka secara efektif dan efesien sehingga pemustaka dapat memperoleh informasi yang diinginkan. Salah satu alat temu kembali informasi yang ada di perpustakaan adalah katalog koleksi perpustakaan ( Bafdhal, 2011).
Perpustakaan sebagai lembaga informasi harus dapat mengikuti perkembangan informasi pula agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Pesatnya kemajuan tekhnologi saat ini membuat setiap orang membutuhkan informasi secara cepat. Tidak mengetahui atau tertinggal informasi membuat seseorang merasa tersisih. Sumber informasi yang diberikan masyarakat haruslah informasi yang berguna dan mutakhir sehingga sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Inilah peraan sebenarnya perpustakaan, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna sehingga pengguna merasa puas menggunakan perpustakaan.
Perpustakaan Umum menurut Sjahrial Pamuntjak (2000) merupakan perpustakaan yang menghimpun koleksi buku,bahan cetakan serta cetakan lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap masyarakat dapat
2
menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan,kedudukan,kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan koleksi bahan lain dari koleksi perpustakaan dengan cara cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedar sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan tersebut.
Agar perpustakaan dapat digunakan oleh masyarakat secara maksimal, maka perpustakaan harus menyediakan berbagai koleksi dan layanan serta dengan sarana dan prasarana. Memiliki sarana yang lebih baik membuat pengguna perpustakaan merasa lebih nyaman dalam penelusuran informasi yang ada di perpustakaan. Seperti halnya dalam penggunaan tekhnologi OPAC (Online Public Access Catalog) merupakan katalog manual yang di ubah bentuk menjadi katalog online yang digunakan sebagai sarana penelusuran data-data koleksi yang terdaftar di perpustakaan. Kegunaan OPAC adalah untuk membantu pengguna dalam mencari koleksi buku yang ada di perpustakaan.
Dengan adanya OPAC, kemudahan dalam penelusuran memberikan informasi mengenai status koleksi, lokasi koleksi, dan lain lain sehingga pengguna lebih cepat menemukan koleksi buku yang ada pada rak di perpustakaan.
Tekhnologi OPAC ini sangat membantu pengguna perpustakaan untuk menelusuri koleksi buku yang dicari. Sehingga pengguna tidak kesulitan untuk menemukan buku yang dibutuhkan.
Menurut Fatahi dalam Hasugian (2004 : 9) OPAC memiliki beberapa sisi dalam penelusuran mencakup interaksi (interaction), OPAC membantu pengguna dalam penelusuran koleksi (user assistance), OPAC memberikan kepuasan pada pengguna (user satisfaction) karena penelusuran informasi koleksi menjadi lebih cepat dan mudah,kemampuan penelusuran OPAC yang cepat (searching capabilities). Informsi dari OPAC akurat, tampilan OPAC menarik (out and display), ketersediaan di setiap ruangan (availability) di perpustakaan serta kemudahan mengakses (access) OPAC di perpustakaan.
Sejak tahun 2011, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan telah menggunakan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS). Sebagai sistem
3
informasi yang digunakan agar perpustakaan umum yang terintegrasi digital dapat bekerja layak dan semaksimal mungkin. Banyak perubahan yang memudahkan pengguna dalam penemuan bahan pustaka. Salah satunyan pustakawan tidak harus mencari judul buku satu persatu yang terdapat pada katalog buku.Berdasarkan penjelasan diatas, penulis akan membahas dan memilih judul Pemanfaatan Katalog Online sebagai sistem temu kembali informasi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui Pemanfaatan Katalog Online Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
1.3 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup penulisan kertas karya ini mencakup beberapa aspek mengenai OPAC sebagai sistem temu kembali informasi. Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka rung lingkup penulisan yang berhubungan dengan Pemanfaatan Katalog Online.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini metode pengumpulan data yang dilakukan penulis ada beberapa metode yaitu metode studi kepustakaan, observasi dan wawancara, Teknik ini dilakukan untuk memperolah data.
1. Studi kepustakaan
Studi kepustakaan dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka yang berhubungan dengan topik yang di bahas dalam penulisan kertas karya.
2. Observasi
Observasi adalah langkah awal dimana peneliti melakukan pengamatan langsung ke lokasi, observasi sangat penting dilakukan oleh penulis untuk memperoleh data dari lapangan yang sebenarnya karena data tersebut merupakan hasil pengamatan langsung.
4 3. Wawancara
Wawancara adalah salah satu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara dengan narasumbernya langsung. Wawancara dilakukan secara personal dengan membuat pertanyaan-pertanyaan tertentu yang berhubungan dengan judul.
5 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang seluruh atau sebagian dananya oleh masyarakat dan penggunanya tidak terbatas pada kelompok orang tertentu.
Menurut sulistyo-basuki yang dikutip oleh sutarno NS, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak retribusi yang kemudian dikembalikan pada masyarakat dalam bentuk layanan.
Menurut Hermandono dalam buku karangan Agus Sutoyo, peprustakaan umum adalah salah satu jenis perpustakaan yang terbuka untuk umum, diselenggarakan dari dana yang berasal dari umum dengan sasaran untuk melayani umum dengan tidak memandang perbedaan dan kedudukan, pekerjaan, pandangan politik, agama, jenis kelamin, usia, dan suku bangsa.
Menurut Reitz (2004) dalam Hasugian (2009:77) mengemukakan bahwa A library system that provides unrestricted acces to library resources and services free of change to all resident of a given community, district, or geographic region, supported wholly or in part by publics funds.
Dalam definisi yang sederhana perpustakaan umum adalah sebuah perpustakaan atau system perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat (pajak).
Sedangkan definisi lain menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:3) menyatakan bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku,
6
bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat mempergunakan perpustakaan tanpa dibedakan perkerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama.
Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum menyediakan akses yang tidak terbatas untuk kepentingan masyarakat umum yang didukung penuh atau sebahagian dari dana masyarakat (pajak).
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Tujuan perpustakaan umum adalah sebagai sumber belajar dan bagian intergral dari pusat informasi lainnya yang bersama-sama bertujuan mendukung proses kegiatan belajar–mengajar demi tercapainnya suatu masyarakat yang terinformasi.
Secara teknis, tujuan perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan masyaakat untuk memperoleh dan meningktkan ilmu pengetahuan.lebih jauh lagi peprustakaan umum yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani masyarakat umum tanpa membeda-bedakan usia,jenis kelamin, agama, ras, pekerjaan, serta layanan cuma-cuma bagi umum.
Menurut Manifesto Perpustakaan Umum menyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai 4 tujuan umum, yaitu :
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang lebih baik.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, tertuma informasi mengenai topic yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya,
7
sejauh kemampuan tersebut bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat di kembangkan dengan bahan pustaka
4. Bertindak sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan social budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggrakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran, dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Umum
Fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Fungsi edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri.
2. Fungsi informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya,yaitu menyediakan buku-buku refernsi, bacaan ilmiah popular berupa buku dan majalah ilmiah serta data penting lainnya yang diperlukan pembaca.
3. Fungsi kultural
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk cetak/terekam.
8 4. Fungsi rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa
2.1.3 Tugas Pokok Perpustakaan Umum
Adapun tugas pokok dari perpustakaan umum adalah sebagai berikut:
1. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka untuk masyarakat.
2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustaka yang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal, dan informal.
4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hi dup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum mempunyai beberapa fungsi yang diantaranya adalah fungsi edukatif, informatif, kultural, dan rekreasi. Adapun tugas pokok dari perpustakaan umum adalah melayani kebutuhan masyarakat baik dari segi penyediaan bahan pusataka, kegiatan belajar-mengajar, menunjang pendidikan formal, nonformal, dan informal, serta kebutuhan lainnya.
2.2 Pengertian Katalog
Katalog merupakan istilah umum yang sering diartikan sebagai suatu daftar barang yang terdapat pada tempat tertentu. Di dunia perpurstakaan, katalog adalah daftar sistematis dari sejumlah buku atau bahan lain yang ada di perpustakaan dengan dilengkapi keterangan judul buku, pengarang, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, penampakan fisik, bidang subjek, ciri-ciri khusus, dan tempat buku atau bahan ini disimpan.
9
Menurut Sulistyo-Basuki dalam bukunya yang berjudul pengantar ilmu perpustakaan, katalog merupakan daftar atau bahan pustaka atau buku yang terdapat di sebuah tempat. Menurut kamus istilah perpustakaan, katalog adalah daftar buku,peta dan bahan lainnya, yang di susun menurut aturan tertentu ; di dalam daftar itu dicatat dan di indeks bahan-bahan dalam suatu koleksi, satu perpustakaan atau beberapa perpustakaan.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa katalog perpustakaan merupakan daftar koleksi yang dimiliki perpustakaan baik tercetak maupun non tercetak dan disusun secara sistematis, alfabetis, atau menurut system tertentu.
2.3 Tujuan dan Fungsi Katalog 2.3.1 Tujuan Katalog
Tujuan umum katalog adalah membantu pemakai perpustakaan memperoleh dokumen seefien mungkin. Alasan utama perpustakaan dalam menyediakan katalog adalah untuk memungkinkan dan membantu memudahkan pemustaka dalam melakukan pencarian yang mereka inginkan di perpustakaan
Menurut Charless Cutter dalam buku The Organization of Information karangan Arlene G.Taylor yang menjelaskan tujuan katalog sebagai berikut:
“Charless Cutter gave his “Objects” of a catalog in 1904, speaking only of library catalogs in which book were represented. These objects is broadened to archives, museums, and the likes.”
Pada kalimat tersebut Charless Cutter memberikan pengertian tujuan katalog yaitu merepresentasikan dimana buku atau koleksi berada di perpustakaan. Tidak hanya perpustakaan, akan tetapi di lembaga arsip, museum, dan lembaga informasi lainnya.
10
Charles Ami Cutter dalam karyanya Rules for a Dictionary Catalog yang dikutip oleh L.K. Somadikarta merumuskan tujuan katalog yang sampai kini masih berlaku sebagai berikut:
1. Untuk memungkinkan pengguna menemukan dokumen, biarpun yang diketahui hanya salah satu unsur dokumen berikut yaitu: nama pengarang ; judul ; subjek
2. Untuk menunjukkan karya-karya yang terdapat dalam koleksi perpustakaan:
oleh pengarang tertentu; mengenai subjek tertentu; dalam jenis atau bentuk sastra tertentu.
3. Untuk membantu pemilihan dokumen dari segi: edisi ; (bibliografis);
karakteristik (fiksi atau faktual)
Tujuan katalog nomor (2) dan (3) dicapai dengan pembuatan cantuman bibliografi untuk setiap dokumen yang terdapat dalam koleksi perpustakaan. Cantuman bibliografi tersebut dituangkan pada entri katalog yang disusun dalam katalog sebagai wakil dokumen.
Untuk memenuhi tujuan katalog nomor (1) perpustakaan harus menyiapkan satu perangkat atau satu sistem katalog yang terdiri atas 3 macam susunan katalog, yaitu katalog pengarang, katalog judul, dan katalog subjek.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan katalog adalah untuk membantu pemustaka dalam mencari koleksi yang ada di suatu perpustakaan seefisien mungkin.
2.3.2 Fungsi Katalog
Katalog sangat penting bagi perpustakaan, karena katalog merupakan petunjuk bagi pemustaka sebagai awal pencarian sebelum mencari di rak koleksi.
Dalam buku karangan J.H.Bowman menjelaskan seberapa pentingnya katalog di perpustakaan sebagai berikut: “Why are catalogues important? Why do matter?
11
Catalogue is important because provide a systematic means of retrieval of items in a collection, and because catalogue bring order to the arrangement of that collection.”
Maksud kalimat di atas adalah, mengapa katalog penting? Mengapa katalog berarti? Katalog penting karena menyediakan sarana sistematis untuk menemukan barang di dalam suatu koleksi, dan karena juga membantu dalam penataan koleksi secara tersusun. Dalam penyediaan katalog di perpustakaan, dalam penyusunan juga harus ditampilkan secara terstruktur dan jelas, agar pemustaka dapat memahami dan mudah dalam menelusuri informasi yang mereka butuhkan. Berikut ini adalah fungsi katalog:
1. Untuk menunjukkan kepada pemustaka apa saja informasi yang tersedia di perpustakaan. Katalog sebagai petunjuk yang di dalamnya terdapat daftar koleksi yang disusun oleh perpustakaan.
2. Untuk membantu pemustaka bahwa katalog sebagai pilihan yang tepat dengan tersedianya semua informasi didalam katalog, pemustaka juga bisa mendapatkan informasi yang terkait seperti penulis, judul, penerbit, tanggal publikasi, subjek tergolong, dan format materi seperti buku, rekaman video, dan file komputer.
3. Untuk memberikan petunjuk dalam bentuk katalog dengan memberikan kode berupa judul, penulis atau subjek. Lokasi penempatan buku di rak kemudian ditandai dengan huruf dan simbol nomor disebut sebagai nomor panggilan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi katalog perpustakaan adalah sebagai sarana temu kembali informasi, sistem komunikasi, dan juga sebagai daftar inventaris bahan pustaka.
12
2.4 Pengertian OPAC (Online Public Access Catalog)
Dalam kamus istilah Dictionary for Library Infromation Science menjelaskan bahwa OPAC adalah sebagai berikut:
“An acronym for online public access catalog, a database composed of bibliographic records describing the books and other materials owned by a library or library system, accessible via public terminals or workstations usually concentrated near the reference desk to make it easy for users to request the assistance of a trained reference librarian. Most online catalogs are searchable by author, title, subject, and keywords and allow users to print, download, or export records to an e-mail account”.
Maksud kalimat di atas menjelaskan bahwa OPAC merupakan akronim untuk akses katalog online bagi publik. OPAC merupakan sebuah database yang terdiri dari catatan bibliografi dengan menggambarkan buku-buku dan bahan-bahan lain yang dimiliki oleh sistem perpustakaan atau perpustakaan, diakses melalui terminal umum atau workstation biasanya terkonsentrasi di dekat meja referensi untuk memudahkan bagi pengguna dalam meminta bantuan dari pustakawan referensi. Katalog online kebanyakan ditelusuri melalui pengarang, judul, subyek, kata kunci dan memungkinkan pengguna untuk mencetak, mendownload, atau ekspor catatan ke account e-mail. Dewasa ini setiap perpustakaan pasti memiliki katalog yang kebanyakan sudah online (OPAC). Pemustaka bisa mengkases secara remote via web atau LAN atau langsung lewat komputer yang disediakan khusus untuk kataog online di suatu perpustakaan. Mengakses katalog, baik online maupun tradisional, adalah salah satu realitas fisik.
Menurut Lucy A.Tedd (2004:45), OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat digunakan pemakai untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan infomasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog
13
dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pemakai dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari, sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam.
Menurut Abdul Rahman Saleh dan B. Mustafa (1992), katalog online (OPAC) adalah sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer, pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan baik menggunakan perangkat lunak buatan sendiri ataupun perangkat lunak komersial.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa OPAC (Online Public Access Catalog) merupakan suatu alat bantuan penelusuran via katalog komputer yang berisikan cantuman bibliografi dan dapat diakses secara umum untuk menemukan koleksi di suatu perpustakaan, toko buku, maupun unit informasi lainnya.
2.5 Tujuan OPAC
Menururt Siregar (2004 : 57) menyatakan bahwa peralihan manual ke bentuk online, disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan pustaka baru.
Katalog elektronik terbukti mampu mempromosikan koleksi perpustakaan sheingga penggunanya semakin tinggi.
Menurut Kusmayadi (2006 : 53) Tujuan penyediaan OPAC adalah :
1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkala data yang dimiliki perpustakaan.
2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukana dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi.
3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja.
4. Mempercepat pencarian informasi.
5. Dapat melayani kebutuhan informasi maysrakat dalam jangkauan luas.
14
Jadi, tujuan penyediaan OPAC di perpustakaan adalah untuk memberi kepuasan kepada pengguna dan staf perpustakaan dan mempercepat pencarian informasi yang tersedia di perpustakaan.
2.6 Manfaat OPAC
Hadirnya OPAC, di perpustakaan, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pustakawan atau staff perpustakaan dan juga pemustaka. Menurut Qalyubi (2007:11), ada faedah hadirnya OPAC, diantaranya :
1. Pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
2. pencarian dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu.
3. Jajaran tertentu tidak perlu di file
4. Pencarian dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit, dan sebagainya. Yaitu dengan memanfaatkan pencarian Boolean Logic
5. Rekaman bibliografi yang di masukkan kedalam entri katalog tidak terbatas.
6. Pencarian dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan jaringan LAN (local area network) dan WAN (wide area network)
2.6.1 Fungsi OPAC
Penyediaan OPAC di suatu perpustakaan tentunya mempunyai fungsi yang sangat penting dalam penelusuran koleksi perpustakaan. Fungsi dari OPAC sebagai system temu balik informasi yang dapat dintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka.
Menurut Yusuf ( 2007) fungsi katalog adalah menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor pnggil (call number), mendaftar semua buku danbbahan lain yang
15
bersangkutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang diperlukan, memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.
Darmono (2001:88) menyatakan bahwa katalog berfugsi sebagai berikut : 1. Catatan lengkap atau sebagai koleksi perpustakaan
2. Kunci untuk menemukan karya yang diperlukan 3. Sumber yag memberikan alternatif pilihan karya 4. Sumber penyusunan bibliografis
5. Alat bantu pengingat koleksi
Dari beberapa pendapat mengenai fungsi OPAC, dapat disimpulkan bahwa OPAC memiliki kegunaan sebagai alat bantu pengingat koleksi perpustakaan sebagai penunjuk tempat atau bahan lain dengan menggunakan lambing-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil yang ditetapkan sebagai kunci untuk menemukan koleksi yang dibutuhkan.
2.7 Penelusuran OPAC
Menurut Hasugian (2004:6) mengemukakan ada beberapa jenis penelusuran yang dapat dilakukan melalui OPAC, yaitu :
1. Penelusuran dengan browsing (browse searching). Penelusuran dengan tehnik browse, yaitu menelusuri dengan memeriksa satu persatu cantuman dari dokumen yang ada, proses ini memang akurat, akan tetapi membutuhkan waktu yang lama shingga kurang efesien untuk dilakukan.
2. Penelusuran dengan menggunakan kata kunci (keyword searching) penelusuran dengan menggunakan kata kunci (keyword) tertentu sebagai query. Kata kunci bisa berupa istilah/kata yang dirumuskan secara bebas atau kata yang baku/standart.
16
3. Penelusuran terbatas (limited searching). Penelusuran dengan melakukan pembatasan kepada ruas data tertentu, pembatasan database tertentu, pembatasan tahun, tertentu, pembatasan bahasa, Negara, dan sebagainya.
2.7.1 Teknik Penelusuran
Menurut Saleh (1996:76-81) Tehnik penelusuran OPAC terbagi dalam lima bagian, yaitu:
1. Penelusuran dengan kamus istilah, penelusuran menggunakan istilah yang sudah dibuat oleh CDS atau ISIS pada saat mengindeks suatu ruas atau sub ruas.
2. Penelusuran bebas. Pengguna bebas mengetikkan apa saja yang ingin di cari karena sistem ini merupakan pengganti katalog.
3. Penelusuran dengan ekspresi Boolean. Penelusuran dengan Boolean ini memungkinkan pengguna untuk mendapatkan umpan balik informasi yang lebih tepat sesuai dengan apa yang diinginkan.
4. Penggunakan teknik ANY merupakan cara mengelompokkan istilah yang dapat dipakai sebagai penelusuran.
5. Pemotongan istilah. Pemotongan istilah digunakan apabila akan menjaring seluruh kata yang ada dalam basis data yang diminta dalam bentuk query.
2.8 Kendala Dalam Pemanfaatan OPAC
Menurut Hermanto (2007:1), bahwa pemakaian OPAC mempunyai masalah dalam pemanfaatan OPAC, yaitu :
1. Belum semua bahan perpustakaan masuk ke data komputer sehingga pengguna kesulitan dalam melakukan penelusuran.
17
2. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan pustaka akan terganggu.
Menurut Ridwan Taufik (2011:47) kendala dalam pemanfaatan OPAC disebabkan karena dua faktor, yaitu faktor interna dan eksternal. Faktor internal disebabkan dari dalam pengguna, yaitu : pengguna tidak mau membuka diri terhadap perkembangan katalog, kurangnya usaha pengguna untuk mempelajari OPAC dan tidak mengertinya pengguna tentang kegunaan OPAC secara mendalam. Sedangkan bagi pustakawan tidak mau memahami lebih mendalam tentang OPAC sehingga tidak dapat menjawab kebutuhan pengguna dalam melakukan penelusuran dengan OPAC serta kurangnya kerja sama pustakawan dengan profesi lainnya. Sedangkan kendala eksternalnya berasal dari fasilitas OPAC itu sendiri dan kebijaksanaan dari lembaga tempat pustakawan bekerja. Selain itu yang menjadi kekurangan dari OPAC adalah kurangnya ketersedian komputer terminal OPAC untuk menelusur informasi yang di miliki perpustakaan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dalam pemakaian OPAC mempunyai kendala dalam pemanfaatan OPAC, baik faktor internal maupun eksternal.
18 BAB III
PEMANFAATAN OPAC DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MEDAN
3.1 Pemanfaatan OPAC di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Pemanfaatan OPAC sangat penting dalam sistem temu kembali informasi.Perkembangan sistem temu kembali saat ini tidak hanya pada kecepatan akses dan jumlah informasi yang bisa ditemukan, tetapi sebagai media yang amat penting dalam menyediakan beberapa kata kunci yang bermanfaat bagi pemakainya untuk dimanfaatkan sebagai fasilitas komunikasi dan informasi.
Opac merupakan salah satu alat yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk menyelenggarakan suatu pelayanan kepada pemakainya, fasilitas-fasilitas yang ada di OPAC dapat dimanfaatkan oleh pengguna untuk melakukan penelusuran secara mudah. Penelusuran yang spesifik; mencari informasi atau sumber informasi tentang perpustakaan; bahkan dapat juga digunakan sebagai checking terhadap bahan perpustakaan apa yang dipinjam dan kapan batas peminjamannya. Dalam pelaksanaan pemanfaatan OPAC dengan beberapa fasilitas yang ada untuk menunjang dan mempermudah pencarian bahan pustaka yang diinginkan,
Dalam Observasi penulis, pemanfaatan katalog online di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan belum semua pengguna yang datang ke perpustakaan umum tersebut dalam mencari bahan pustaka menggunakan OPAC yang ada disediakan,ketika ingin mencari buku pengguna hanya bertanya kepada pustakawan dimana letak nomor klasifikasi buku yang ingin pengguna cari dirak nya, dengan begitu pengguna tidak memanfaatkan OPAC yang ada di Perpustakaan tersebut.
3.1.2 Fungsi Pemanfaatan OPAC di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
OPAC di fungsikan untuk membantu pengguna dalam sistem temu kembali informasi di suatu perpustakaan. Selain sebagai sistem temu kembali informasi
19
OPAC juga berfungsi sebagai sarana untuk mengetahui status suatu bahan pustaka tersebut ada atau tidaknya dan lokasinya jelas tercantum disitu. OPAC mempunyai kemampuan untuk menyediakan bantuan kepada pengguna dengan lebih mudah dibandingkan dengan katalog kartu, bukan hanya lebih banyak titik akses yang bisa di akses tetapi OPAC lebih fleksibel.
3.2 Tehnik Penelusuran OPAC Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
OPAC yang digunakan di Dinas Perpustaakan dan Kearsipan Kota Medan sejak tahun 2011 dengan menggunakan program Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS). Program ini merupakan program yang terintegrasi dengan berbagai modul yang ada di dalamnya. Baik sirkulasi, pengadaan koleksi, laporan dan lainnya.
Sebagai salah satu program yang terautomasi, OPAC berfungsi memudahkan pencarian bahan perpustakaan secara cepat dan tepat. OPAC yang di aplikasikan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sudah berbasis web sehingga pengguna lebih mudah untuk melihatnya. Tersedia 2 (dua) komputer yang di sediakan untuk Fasilitas OPAC, Untuk mengakses pencarian Online Public Access Catalog (OPAC). Pengguna dapat mengetik alamatnya yaitu : http://perpustakaan.pemkomedan.go.id (untuk mengakses di dalam maupun diluar dari perpustakan umum kota medan).
Gambar-2 : Beranda Penelusuran Katalog Online Publik
20
Dalam layanan OPAC di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan memiliki fitur yang bersifat mudah, fleksibel, dan akurat. Adapun fitur-fitur yang terdapat pada OPAC adalah sebagai berikut:
1. Pencarian sederhana (simply search)
Pada proses penelusuran bebas dengan memasukkan query pada kolom yang tersedia misalnya memasukkan query “Ilmu Perpustakaan” lalu klik tombol telusuri pada tombol tampilan OPAC. Sehingga komputer melakukan pencocokan atau matching dan akan tampil hasil yang sesuai dengan query yang diinginkan.
Pada penulusuran bebas menghasilkan 1 sampai 7 hasil seperti gambar berikut:
Gambar 3: Tampilan Hasil Simple Search 2. Pencarian spesifik (advance search)
Pada menu penelusuran lanjutan terdapat empat kolom pencarian yaitu:
judul, pengarang, subyek, dan penerbit.
1) Pencarian berdasarkan judul
Pada pencarian berdasarkan judul pengguna hanya perlu mengetikkan judul buku yang diinginkan misalnya “ilmu perpustakaan” maka akan muncul buku yang sesuai query atau yang berkaitan langsung dengan judul yang tersedia.
21
Gambar 4: Detail Penelusuran Judul Buku 2) Pencarian berdasarkan subyek
Setiap judul buku tentu memiliki subjek yang akan menentukan di di nomor kelas berapa bahan pustaka tersebut disimpan. Pada subjek hanya mengetikkan nama subjek apa yang digunakan, misalnya
“tehnik” maka akan muncul seluruh bahan pustaka yang memiliki subjek seperti berikut:
Gambar 5: Tampilan Penelusuran Berdasarkan Subyek
22 3) Pencarian berdasarkan penerbit
Pada pencarian berdasarkan nama penerbit misalnya “erlangga” pada kolom penerbit maka akan muncul semua judul buku yang diterbitkan oleh kencana seperti berikut:
Gambar 6: Tampilan Penelusuran Berdasarkan Penerbit
3.3 Sarana Penelusuran OPAC
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana yang ada di dinas kearsipan dan perpustakaan umum kota medan berupa :
1. Komputer
Komputer yang ada di perpustakaan tersebut hanya berjumlah 8 buah,dan untuk perpustakaan umum itu tidak sepadan dengan jumlah pengunjung yang setip harinya mengunjungi perpustakaannya.
Adapun sistem informasi yang digunakan oleh perpustakaan umum kota medan sejak pertama kali menggunakan OPAC pada tahun 2011 dengan menggunakan SIPUS (Sistem Informasi Perpustakaan). SIPUS (Sistem Informasi Perpustakaan) adalah sebuah website yang dikembangkan oleh surabaya sebagai alternative dalam mendukung pengelolahan perpustakaan.
23
Sistem informasi perpustakaan (SIPUS) di surabaya masih jarang di teliti sehingga masih banyak yang belum mengetahui keberadaan SIPUS.
2. Internet
Internet sangat dibutuhkan dalam penelusuran OPAC. Karena internet adalah berperan penting dalam penelusuran pencarian informasi menuju OPAC. Jika internet tidak ada atau bermasalah maka akan menjadi kendala dalam penelusuran OPAC.
3.6 Kendala dalam Penelusuran OPAC
Berdasakan proses penelusuran informasi yang dilakukan pada OPAC Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan terdapat beberapa kendala yang di hadapi yaitu kurangnya minat pengguna untuk mempelajari dalam menggunakan OPAC, penemuan informasi yang tidak sesuai dengan kata kunci yang diinginkan terutama penelusuran spesifik. Pada penelusuran ini terdapat dokumen-dokumen yang tidak ditemukan karena pada waktu pemasukan data ke sistem banyak dokumen yang tidak mencantumkan subjek yang berkaitan dengan dokumen.
Dengan demikian pencarian dokumen tersebut sangat kecil kemungkinan untuk di temukan.
24 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan observasi diatas, penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengetahuan pemustaka menunjukkan bahwa sebagaian besar pengguna bisa menggunakan OPAC yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, akan tetapi walaupun mereka sudah menggunakannya, ada beberapa fasilitas OPAC yang belum familiar bagi pemustaka, sehingga mereka belum sepenuhnya memanfaatkan OPAC tersebut sebagai alat bantu untuk menelusur koleksi.
2. Dalam memanfaatkan OPAC di perpustakaan menunjukkan bahwa pengguna dalam mencari bahan pustaka, ada beberapa penguna yang langsung menuju rak tanpa melakukan penelusuran pada OPAC karena minimnya OPAC yang ada di perpustakaan tersebut.
3. Kendala yang di hadapi dalam pemanfaatan OPAC pada saat ingin mencari buku adalah sulitnya ditemukan buku di dalam rak, karena banyak buku yang tidak sesuai pada saat di telusuri dalam OPAC lalu mencarinya di rak buku.
25 4.2 Saran
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan saran dan masukan diantaranya :
1. Seperti halnya yang disimpulkan diatas mengenai masih ada beberapa pengguna yang belum menggunakan OPAC, maka seharusnya pihak perpustakaan perlu memberikan literasi informasi lebih jelas tentang panduan penggunaan OPAC.
2. Seharusnya pihak perpustakaan menambahkan beberapa Unit fasilitas katalog publik agar pengguna lebih menghemat waktu dalam mencari bahan koleksi yang ada di rak.
3. OPAC di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sebagai temu kembali informasi, seharusnya pustakawan atau staff yang ada di perpustakaan tersebut lebih memperhatiakn buku–buku yang tidak sesuai tempatnya dengan nomor klasifikasinya.
Misalnya pada saat ingin mencari buku berjudul ilmu perpustakaan nomor klasifikasi 020 di OPAC tapi ternyata buku tersebut terdapat di nomor klas 100.
26
DAFTAR PUSTAKA
Darmono. 2011. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Grasindo
Hasugian, Jonner. 2011. Katalog Perpustakaan: Dari catalog manual sampai catalog online (OPAC). Medan: USU Digital Library
Hasugian, Jonner. 2006. Penggunaan Bahasa Ilmiah dan Kosakata Terkendali dalam Sistem Temu Balik Informasi Berbasis Teks (Jurnal vol.II No.2) Pustaka:Medan
Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Medan. USU Press Lumeno, Magdalena M.G. (2015). Pemanfaatan Sarana Temu Kembali Informasi
Khususnya Katalok UPT Perpustakaan UNIMA Oleh Mahasiswa. Jurnal Ilmu
Perpustakaan.Vol. 4 No. 1. Diakses dari
http://garuda.ristekdikti.go.id/journal/article/291978 diakses pada tanggal 5 juni Prastowo, Andi. 2012. Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional. Jakarta : Diva Press
2018
Rahayu, Rochani Nani and Yuniar. (2007). Profil Perpustakaan Umum Di Jawa. Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol 12 No. 1. Diakses dari http://garuda.ristekdikti.go.id/journal/article/419759 Diakses pada tanggal 21 mei 2018
Syihabuddin, Qayubi. 2007. Dasar – Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta:Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan: Jakarta.: Gramedia Pustaka Utama
Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:
Sagung Seto
27
LAMPIRAN
Sejarah Singkat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yang berada di jalan Iskandar Muda No.270 Medan, merupakan perpustakaan yang telah melaksanakan tugas pelayanan perpustakaan kepada masyarakat kota Medan sejak tahun 1972 dibawah naungan Walikotamadya Medan. Pendirian kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ini berdasarkan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839 / 1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Kotamadya Medan berstatus sebagai Pusat Perpustakaan Umum Kotamadya Medan.
Berdirinya Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan disambut baik dengan antusias masyarakat yang berkunjung ke perpustakaan.
Pada tahun 2012, Walikota Medan mengeluarkan Surat Keputusan No. 49 tahun 2012 tentang rincian Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Adapun tugas pokok berdirinya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah untuk melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dibina secara berkelanjutan dan terus menjalankan tugasnya dalam memberikan informasi kepada masyarakat dengan tidak membedakan agama, suku dan ras dalam hal :
1. Mencerdaskan kehidupan bangsa
2. Meningkatkan dan memperluas wawasan Sumber Daya Manusia (SDM)
dan kualitasnya dalam bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
3. Memberantas Kebodohan dalam upaya mengentaskan kemiskinan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan merupakan nomenklatur
28
baru dalam Pemerintahan Kota Medan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ini merupakan gabungan antara Kantor Perpustakaan Kota Medan dengan Kantor Arsip Kota Medan. Terbentuk pada tahun 2017 sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 15 Tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kota Medan dan Peraturan Walikota Medan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi dan Tata Kerja Perangkat Daerah, serta peraturan Wali Kota Medan Nomor 36 Tahun 2017 tentang rincian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sebagai salah satu Organisasi Perangkat Daerah yang ada di lingkungan Pemerintah Kota Medan.
Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Visi:
Mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta buku.
Misi:
Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku, Meningkatkan Partisipasi masyarakat terhadap keberadaan perpustakaan.
Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Tugas Pokok Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah melaksanakan penyusuna dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintah daerah dibidang perpustakaan.
Sedangkan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah sebagai berikut:
29
1. Perumusan kebijakan teknis dibidang perpustakaan
2. Pemberian dukungan atas penyelenggara pemerintah daerah dibidang perpustakaan
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perpustakaan
4. Pelaksana tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Struktur Organisasi
Sebagai unsur yang sangat penting untuk menunjang kegiatan pendidikan, dan pengabdian kepada masyarakat, suatu perpustakaan harus memiliki Struktur organisasi. Struktur organisasi yang jelas sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan untuk memudahkan segala jenis kegiatan keria dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi yang terarah maka dapat diketahui dengan jelas jenjang jabatan dan hubungan keria dari masing-masing unit keria yang ada. struktur organisasi pada suatu perpustakaan dapat berkembang sesuai besarnya perpustakaan tersebut. Begitu juga halnya dengan Perpustakaan Umum Kota Medan yang membuat struktur organisasi untuk memudahkan proses kerja operasionalnya. Terlihat pada bagan struktur organisasi Perpustakaan Umum Kota Medan bahwan jabatan yang tertinggi dipegang oleh kepala perpustakaan. Adapun bagan struktur organisasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
30 Kepala Dinas
Sekretaris
Kepala Sub Bagian Umum Kepala Sub Bagian
Keuangan Kepala Sub Bagian Penyusunan Program
Kepala seksi pengembangan dan pengolahan bahan pustaka
Kepala seksi layanan otomasi
dan kerja sama
Kepala seksi konservasi bahan pustaka
Kepala bidang pengembangan perpustakaan dan
pembudayaan kegemaran
membaca Kepala Bidang
Pengembangan Koleksi
Kepala seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan
Kepala seksi pembinaan dan pengembangan
tenaga perpustakaan
Kepala seksi pengembangan
pembudayaan kegemaran
membaca
Kepala bidang pembinaan dan pengawasan
kearsipan
Kepala seksi pembinaan
perangkat daerah
Kepala seksi pengawasan perangkat
daerah
Kepala seksi pembinaan sumber daya manusia dan kearsipan
Kepala bidang pengelolaan dan
layanan pemanfaatan
arsip
Kepala seksi pengelolaan
arsip Kepala seksi
akuisisi, pengelolaan, dan preservasi
arsip Kepala seksi
layanan dan pemanfaatan
system informasi kearsipan
UPT
31
Gambar 1: Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Koleksi Perpustakaan
Jumlah total keseluruhan koleksi bahan pustaka pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan adalah sebanyak 35.177 judul buku dan 102.229 eksemplar.
Tabel 1: Jumlah Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Tahun 1990 - 2017
NO Nama Jumlah
Judul Eksemplar
1. Buku Umum 866 2598
2. Buku Keliling 441 1323
3. Buku Cabang 600 1800
4. Terbitan Berskala 405 810
5. Bahasa Asing 112 225
6. Terbitan Daerah 225 500
7. Edukasi Khusus/ Difabel 312 624
Jumlah 2736 7880
Buku Umum dan buku keliling terdiri dari : 1. Buku Pengetahuan Umum
1) Ensiklopedia 2) Kamus
3) Perundang-undangan 2. Buku Agama
1) Buku Agama Islam
32 2) Buku Agama Kristen Protestan 3) Buku Agama Katolik
4) Buku Agama Hindu 5) Buku Agama Budha 6) Buku Agama Konghucu 3. Buku Pengetahuan Sosial
1) Buku IPS
2) Buku Politik dan Tata Negara 3) Buku Ekonomi dan Keuangan 4. Buk Bahasa dan Sastra
1) Buku Bahasa Indonesia 2) Buku Bahasa Inggris 3) Buku Puisi
5. Buku IPA 1) Matematika 2) Fisika 3) Biologi 4) Kimia
6. Buku Pengetahuan Praktis 1) Tehnologi dan Industri 2) Industri
7. Buku Seni dan Budaya 8. Buku Biografi
1) Biografi 2) Sejarah
Terbitan Berskala terdiridari : 1. Majalah
2. Koran
33
Tabel 2: Jumlah Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Tahun 1990 - 2017
NO Bidang Ilmu Jumlah
Judul Eksemplar
1. 000 Karya Umum 1961 5818
2. 100 Filsafat 1489 4547
3. 200 Agama 3920 11793
4. 300 Ilmu Sosial 6523 19125
5. 400 Bahasa 1645 5509
6. 500 Ilmu Murni dan Matematika 2584 7532 7. 600 Ilmu Terapan dan Teknologi 5230 19320
8. 700 Seni dan Olahraga 2417 6101
9. 800 Kesusastraan 6198 15.429
10. 900 Sejarah dan Geografi 3210 6955
Jumlah 35.177 102.229
Sistem Layanan
Pelayanan Perpustakaan adalah suatu kegiatan memberikan pelayanan dan bantuan informasi kepada pengguna agar memperoleh bahan pustaka yang dibutuhkan. Semua bahan pustaka yang sudah siap disusun di rak untuk dibaca atau dipinjam bagi yang membutuhkan. Adapun jenis layanan yang terdapat pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah:
1. Sirkulasi
Pelayanann sirkulasi merupakan pelayanan yang diberikan pustakawan secara langsung kepada pengguna. Layanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan perpustakaan Pada bagian inilah yang mendominasi semua
34
kegiatan yang terdapat pada perpustakaan. Tugas dari layanan sirkulas Perpustakaan Umum Kota Medan yaitu:
1) Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan
2) Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan
3) Menyimpan kartu katalog pada rak lemari katalog sesuai dengan peraturan.
4) Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka 5) Melayani calon dan anggota perpustakaan.
6) Melayani peminjaman dan penagihan
7) Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan
8) Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
9) Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
10) Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan
2. Referensi
Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai Kegiatan layanan Referensi untuk membantu para pemakai pengunjung di Perpustakaan Umum Kota Medan memberikan pengarahan pada pengguna yang mengalami kesulitan dalam menelusuri dan memanfaatkan sumber-sumber informasi. Pustakawan melayani pengunjung yang ingin menggunakan koleksi deposit, melayani permintaan mengkopi koleksi deposit dan koleksi referensi di lingkungan Perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
3. Layanan Anak
35
Layanan taman baca anak ini diperuntukkan untuk anak-anak yang didalamnya tidak hanya buku bacaan saja, tetapi juga berbagai alat permainan yang dapat mengasah otak anak. Anak-anak harus dibiasakan membaca sejak dini, karena anak-anak merupakan generasi muda yang akan membangun bangsa. Sejak kecil harus diperkaya dengan ilmu-ilmu yang bermanfaat.
4. Layanan Internet
Layanan internet merupakan salah satu penarik pengunjung untuk sering berkunjung ke perpustakaan. Layanan ini mampu menambah ilmu pengetahuan pengunjung. Pengunjung juga dapat bertukar ilmu pengetahuan melalui dunia maya. Ini membuat pikiran masyarakat selalu up todate terhadap berita-berita yang terjadi di seluruh dunia.
Jam Buka Perpustakaan
Perpustakaan Umum Kota Medan menggunakan sistem pelayanan terbuka atau open acces. Dimana setiap pengguna perpustakaan bebas mencari informasi yang dibutuhkan langsung ke rak buku tanpa melalui petugas perpustakaan.
Perpustakaan Umum Kota Medan dalam memberikan layana perpustakaan telah menetapkan peraturan jam buka pelayanan. Jam buka perpustakaan pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut:
Senin- Jumat : Pukul 08.00- 17.00 Wib Sabtu- Minggu : Pukul 09.00- 17.00 Wib
Peraturan Perpustakaan
Peraturan yang ditetapkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan berlaku untuk semua pemustaka perpustakaan. Peraturan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medanadalah sebagai berikut:
36 1. Syarat menjadi anggota
1) KTP berlampir ( KTP Kota Medan) 2) Pas Poto 1 ( satu) Lembar
3) Mengisi Formulir Kenaggotaan 2. Sanksi
1) Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan sanksi peringatan satu, dua, tiga dan jika tidak diindahkan maka kartu anggota akan ditarik oleh pihak perpustakaan
2) Bersedia mengganti buku yang hilang/ rusak ditambah biaya pengolaan buku
3. Peminjaman
1) Peminjaman tidak dapat diwakilkan
2) Maksimal buku yang dipinjam sebanyak 3( tiga) Eksemplar 3) Jangka waktu peminjaman selama 14 hari dan dapat
diperpanjang hanya 1 kali selama 14 hari
36 LAMPIRAN
Katalog Publik pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
