Sejarah dan Latar Belakang Organisasi

BAB III ANALSISI DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Sejarah dan Latar Belakang Organisasi

Perusahaan Club House berdiri pada tahun 2005. Pada mulanya Club

House dibuat untuk memberikan fasilitas bagi warga perum Casa Grande Real

Estate yang kemudian dikembangkan lagi ke masyarakat luas sehingga Club

House tidak hanya terbuka untuk warga perumahan saja tetapi juga untuk

masyarakat luar.

Jenis fasilitas yang ditawarkan di Club House terdiri dari 3 macam :

1. Fasilitas Disewakan

a. Badminton

b. Tennis

c. Table Tennis

d. Poolside Rental

e. Hall Rental

2. Fasilitas Pemakaian

a. Fitness

b. Aerobic

c. Swimming Pool

3. Personal Trainer

Merupakan jenis program latihan khusus yang didampingi oleh instruktur

yang dibuat secara terprogram untuk mendapatkan hasil yang maksimal

Akan tetepi dalam prakteknya penggunaan fasilitas yang ada di Club House terdiri

dari beberapa kategori, antara lain sebagai berikut:

1. Kategori Membership

Kategori Membership merupakan seorang yang sudah mendaftar atau

terdaftar sebagai member Club House yang sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku. Dalam kategori membership digolongkan kembali

menjadi 3 kategori, antara lain sebagai berikut :

a. Single

Hanya terdiri dari satu orang terdaftar

b. Couple

Terdiri dari dua orang terdaftar

c. Group ( 5 Person)

Terdiri dari lima orang terdaftar

2. Kategori Insidentil

Kategori Insidentil adalah seseorang Customer yang setiap kali datang

tidak tercatat. Dalam kategori Insidentil digolongkan kembali menjadi tiga

kategori.

a. Dewasa

b. Anak-anak

Dari masing-masing jenis fasilitas dan jenis kategori tersebut dapat digolongkan

menjadi biaya pemakaian dan sewa seperti yang tercantum di table di bawah ini.

Tabel 3.1 Contoh Biaya Membership

Membership

Kategori

Joining

Fee

Fitness Pool Aerobic

1 Bulan 3 Bulan 6 Bulan 12 Bulan

Single 60000 115000 337500 645000 1150000

Couple 90000 200000 585000 1110000 2000000

Group ( 5 person ) 120000 300000 865000 1575000 3000000

Tabel 3.2 Biaya Insidentil

Kategori Fitness Pool Aerobic Personal Trainer

Dewasa 13000 10000 5000 35000

Anak 7000

Group(Anak) 25 orang 90000

Tabel 3.3 Biaya Penyewaan

Fasilitas Biaya Keterangan

Hall + PoolSide 4000000 Per-event

Hall 3000000 Per-event

PoolSide 2000000 Per-event

Tennis 15000 Per-jam

Badminton 15000 Per-jam

3.1.2 Struktur Organisasi

Bagan struktur organisasi pada perusahaan dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Owner

Area Manager

Pimpinan Cabang

Divisi Keuangan Divisi Marketing _Perencanaan^Divisi

Accounting Pajak Operasional Devisi Estate Estimator

Asst. Estate

Manager ^Adminstrasi

Cleaning Services

Kasir / FO Satpam Instruktur

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

a. Owner (pemilik)

Merupakan pemilik dan juga pendiri perusahaan ini. Pemilik

bertanggung jawab atas segala kegiatan di perusahaan.

b. Area Manager

c. Pimpinan Cabang

Pimpinan cabang bertugas sebagai pemimpin perusahaan di

masing-masing cabang dan bertanggung jawab terhadap perkembangan cabang

perusahan tersebut.

d. Divisi Marketing

Devisi Marketing bertugas memberikan informasi tentang apa yang

dimiliki oleh sebuah organisasi perusahaan ke dunia luar

e. Divisi Estate

Divisi Estate bertugas sebagai pengelola fasilitas yang disediakan di

perusahaan

f. Asisten Estate Manager

Asisten Estate Manager bertugas memonitor dan mengatur segala

aktifitas di tempat kerja agar berjalan sesuai prosedur yang ditentukan.

g. Administrasi

Administrasi bertugas melakukan segala pencatatan administrasi

h. Kasir

Kasir bertugas melayani Customer untuk melakukan transaksi

pemakaian dan penyewaan, melakukan transaksi, registrasi dan

pencatatan member baru.

i. Instruktur

Merupakan bagian yang bertugas sebagai pendamping dalam segala

kegiatan untuk pemakaian fasilitas fitness di Club House.

Pada pembuatan Tugas akhir ini akan dikembangkan sebuah sistem

Administrasi Pusat Kebugaran Club House dengan menggunakan Visual Basic 6

sebagai bahasa pemrogramannya Microsoft Access sebagai databasenya dan

Crystal Report sebagai pencetak laporan. Sistem ini bertujuan untuk membuat

sistem administrasi transaksi pemesanan, pemakaian dan pembuatan member baru

yang dapat digunakan untuk mengolah data-data di perusahaan Club House

dengan lebih baik dan efisien.

3.2 Gambaran Umum Sistem

Sistem yang akan dikembangkan ini terdiri dari 2 pengguna yaitu admin

dan user. Admin dan user disini keduanya adalah karyawan pusat kebugaran Club

House, Admin adalah petugas bagian administrasi yang mempunyai jabatan yang

lebih tinggi yang mempunyai hak untuk melakukan semua kegiatan didalam

sistem antara lain input data Customer, data registrasi member, transaksi

Insidentil, transaksi penyewaan fasilitas, Cetak nota dan laporan, update data user

update fasilitas, update ketegori, update biaya sedangkan user adalah petugas

bagian kepegawaian yaitu kasir yang haknya dibatasi hanya pada input data

Customer, data registrasi member, transaksi Insidentil, transaksi penyewaan

fasilitas, melakukan edit terhadap data usernya sendiri, dan mencetak Nota dan

laporan. Pada saat akan mengakses sistem baik admin maupun user harus

melakukan login terlebih dahulu, hal ini untuk memberikan pengamanan pada

database agar tidak sembarang orang bisa mengaksesnya. Akses yang dapat

dilakukan Admin dan user dibedakan dari statusnya apakah dia login sebagai

seorang Admin atau sebagai user.

3.2.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Flowchart adalah diagram alir yang menggambarkan sistem secara fisik.

Pada saat ini sistem pengolahan data Customer, transaksi dan laporan pada Pusat

Kebugaran Club House masih menggunakan sistem manual. Proses yang terjadi

antara lain sebagai berikut :

a. Registrasi Member

Ketika Customer akan mendaftarkan diri untuk menjadi member, maka

bagian kasir akan memberikan formulir pendaftaran beserta prosedur

pendaftaran. Dimana untuk menjadi member setiap calon member diminta

uang pendaftaran atau joiningfee sesuai dengan paket membership yaitu

single, couple atau groups (5 person), kemudian calon member juga akan

diminta untuk memilih paket pembayaran yang terdiri dari 1 bulan, 3

bulan, 6 bulan atau 12 bulan. Setelah menjadi Membership maka member

akan memperoleh fasilitas sesuai dengan paket yang diambil dengan masa

berlaku sesuai dengan periode pembayaran. Apabila masa berlaku member

telah habis maka member wajib untuk melakukan perpanjangan sebelum

masa tenggang selama 3 Bulan habis.

b. Menggunakan Fasilitas

Dalam hal ini Customer yang akan memakai fasilitas tergolong dalam

langsung melakukan transaksi pemakaian di bagian kasir sesuai dengan

pilihan fasilitas yang akan digunakan. Sedangkan untuk member

pemakaian fasilitas berdasarkan faslitas yang di ambil pada saat registrasi.

c. Penyewaan Fasilitas

Untuk prosedur penyewaan fasilitas Customer harus memberikan identitas

beserta waktu penggunaan fasilitas, apabila Customer berencana untuk

memesan maka Customer harus membayar uang muka dan sisanya harus

dilunasi sebelum fasilitas itu akan digunakan.

d. Pembuatan Laporan

Untuk pembuatan semua lapran transaksi bagian administrasi melakukan

pencatatan secara manual. Setiap transaksi yang terjadi melalui nota

dikumpulkan kemudian pada akhir bulan dilakukan rekap data transaksi

dalam satu bulan.

Flowchart sistem yang sedang berjalan pada pusat kebugaran Club House dapat

dilihat pada Gambar 3.2

Gambar 3.2 Flowchart sistem yang sedang berjalan