LAMPIRAN B Bil. Pejabat Persijilan dan Alamat Alamat Pejabat Cawangan/Daerah Yang Melaksana SPB
SENARAI INDUK REKOD SPB
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
[JKR.PK(P).01]
1. Senarai Induk Dokumen SPB 2. Sistem Pengkodan Dokumen SPB 3. Borang Cadangan Pindaan
4. Rekod Pindaan Dokumen SPB 5. Dokumen SPB Yang telah dilupus PROSEDUR KAWALAN
REKOD
[JKR.PK(P).02]
1. Daftar Fail Rasmi 2. Daftar surat menyurat
3. Kad Daftar Pinjaman Fail (DOCKET)/Daftar Pergerakan Fail
4. Fail Pelupusan
5. Fail Berkaitan Sistem Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan
PROSEDUR AUDIT DALAMAN
[JKR.PK(P).03]
1. Senarai Perlantikan KSA, KPA, PAD. 2. Jadual Audit Tahunan
3. Program Audit Dalaman 4. Laporan Audit Dalaman
5. Perakuan Analisa Laporan Audit Dalaman 6. Rekod Analisa Sumber Pengauditan 7. Rekod Persijilan/Latihan Auditee PROSEDUR KAWALAN
PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI
SPESIFIKASI [JKR.PK(P).04]
1. Borang NCP 2. Log NCP
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
[JKR.PK(P).05]
1. Kelulusan Pengurusan JKR
2. Laporan NCP dan Tindakan Pembetulan. PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN [JKR.PK(P).06]
1. Kelulusan Pengurusan JKR
2. Borang NCP dan Tindakan Pencegahan PROSEDUR KAJIAN SEMULA PENGURU-SAN [JKR.PK(P).07] 1. Senarai Input KSP 2. Log Input KSP 3. Minit Mesyuarat KSP
4. Rekod Pelaksanaan Keputusan KSP PROSEDUR BAJET
DAN KAWALAN KEWANGAN [JKR.PK(P).08]
1. Surat Arahan (Memo) penyediaan draf Anggaran Bajet.
2. Cadangan Anggaran Bajet Mengurus/ Pembangunan (termasuk Perjanjian Program)
3. Waran Peruntukan. 4. Waran Peruntukan Kecil
5. Buku Daftar Waran Peruntukan
6. Laporan Perbelanjaan bulanan Sub Aktiviti/ Aktiviti/ Program
7. Laporan Prestasi Perbelanjaan Tahunan Sub Aktiviti/ Aktiviti/ Program PROSEDUR PENGURUSAN KOMPETENSI, LATIHAN DAN KESEDARAN [JKR.PK(P).09]
1. Laporan Pengesyoran dan Perakuan Penempatan 2. Buku Rekod Perkhidmatan
3. MYKJ dan Sistem Latihan JKR 4. Lampiran A, B, C, G, H, I dan J 5. Lampiran D, E, F, H dan I
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
PROSEDUR PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN [JKR.PK(P).10] 1. Pesanan Tempatan 2. Pesanan Penghantaran 3. Nota Penerimaan Barangan 4. Nota Pelaksanaan Perkhidmatan 5. Dokumen Sebutharga
6. Dokumen Tender
7. Laporan Penilaian Sebutharga/Tender 8. Surat Setuju Terima
9. Daftar Pusingan Kerja-Kerja Penyiasatan Tanah 10. Permohonan Perlantikan Perkhidmatan Perunding 11. Kelulusan JPPJ/Perbendaharaan/PKewN
12. Surat Perlantikan Perunding
13. Perjanjian dan Terima Rujukan Perkhidmatan Perunding
14. Perakuan Bayaran Perkhidmatan Perunding 15. Perjanjian Tambahan Perkhidmatan Perunding 16. Pengujian Makmal
17. Penilaian Prestasi Kontraktor Penyiasatan Tanah 18. Laporan Penilaian Prestasi Perunding
PROSEDUR MAKLUMBALAS PELANGGAN [JKR.PK(P).11]
1. Borang Maklumbalas Pelanggan 2. Daftar Maklumbalas Pelanggan
3. Borang Arahan Siasatan dan Tindakan 4. Minit Mesyuarat Maklumbalas Pelanggan 5. Borang Ringkasan Maklumbalas Bulanan 6. Laporan Soal Selidik Kepuasan Pelanggan
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
PROSEDUR KOMUNIKASI, PERUNDINGAN DAN PENGLIBATAN [JKR.PK(P).11A] 1. Surat/Memo
2. Perundangan dan Akta Berkaitan dan Maklumat Berkenaan
3. Emel
4. Maklumat dari Sesawang 5. Minit Mesyuarat
6. Rekod Latihan PROSEDUR ASPEK
DAN IMPAK ALAM SEKITAR
[JKR.PK(P).12]
1． Borang Analisis Aspek dan Impak Alam Sekitar
PROSEDUR HAZARD IDENTIFICATION, RISK ASSESSMENT DETERMINING CONTROLS (HIRADC) [JKR.PK(P).13]
1. Analisis HIRADC Tapak Bina
2. Salinan Kelulusan HIRADC Kontraktor
PROSEDUR PROGRAM PENGURUSAN ALAM SEKITAR, KESELAMATAN DAN KESIHATAN SERTA PENGURUSAN TENAGA [JKR.PK(P).14]
1. Program Keselamatan dan Kesihatan 2. Program Alam Sekitar
3. Program Pengurusan Tenaga 4. Rekod Program PROSEDUR PERANCANGAN PELAKSANAAN PROJEK [JKR.PK(O).01]
1. Senarai Projek Rancangan Lima (5) Tahun 2. Keputusan Kaedah Pelaksanaan
3. Lantikan HOPT/HODT 4. Senarai Semakan Brif 5. Verifikasi Harta Pelanggan 6. Analisis Sumber
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
7. Surat Niat Lantikan Kontraktor/Perunding 8. Cadangan Rekabentuk Konsep
9. Pelan Kualiti (Q Plan) 10. Kos Awalan
11. Brif Projek
12. Surat Lantikan/Kelulusan Perlantikan Perunding 13. Borang Lawatan Tapak
14. Laporan Penyiasatan Tanah/Pelan Ukur 15. Minit-minit Mesyuarat
16. Penyataan Kehendak (Needs of Statement)
17. Laporan Gerbang Nilai 18. Pelan Pengurusan Risiko PROSEDUR
REKABENTUK [JKR.PK(O).02]
1. Q-Plan Terkini Termasuk D-Plan Dan C-Plan (Bagi R&B)
2. Pelan Ukur
3. Rekabentuk Awalan Yang Diluluskan
4. Kelulusan Rekabentuk Dari Pihak Berkuasa Berkenaan
5. Data Pengiraan Rekabentuk terperinci (bagi konvensional)
6. Rekod Kajian Semula/ Verifikasi/ Validasi (Jika Ada) (Bagi Konvensional)
7. Rekod Audit Bagi Kajian Semula/ Verifikasi/ Validasi(Jika Ada) (Bagi Reka Dan Bina)
8. Lukisan Rekabentuk Dan/ Atau Spesifikasi Yang Telah Diluluskan
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
9. Daftar Lukisan Rekabentuk Dan/ Atau Spesifikasi Yang Telah Diluluskan
10. Rekod Pindaan Rekabentuk Dan Penambahbaikan 11. Minit-Minit Mesyuarat
12. Laporan GN
13. Laporan Status Risiko PROSEDUR
PEROLEHAN KERJA [JKR.PK(O).03]
1. Dokumen Sebut Harga 2. Dokumen MejaTender
3. Perakuan Tender/Sebut Harga 4. Daftar Undi
5. Salinan Iklan/Surat Jemputan Tender 6. Keputusan Tender/Sebut Harga
7. Surat Kelulusan Kementerian Kewangan/PKewN (Rundingan Terus)
8. Surat Setuju Terima Tender/ Inden PROSEDUR
PEMBINAAN DAN PENYELIAAN TAPAK BINA
[JKR.PK(O).04]
1. Surat Setuju Terima (SST) 2. Dokumen Tender
3. Borang Verifikasi Harta Pelanggan
4. Pelan Kualiti Projek (Q-Plan) yang mengandungi Pelan Kualiti Pembinaan (C-Plan)
5. Borang Kalibrasi Peralatan 6. Buku Harian Tapak
7. Rekod/ Borang/ Senarai Semakan Bagi Pemeriksaan/ Pengujian
8. Minit Mesyuarat Pra Pembinaan/ Tapak/ Penyelarasan Teknikal
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
9. Perakuan Siap Kerja Projek 10. Pelan Pengurusan Risiko 11. Laporan Status Risiko PROSEDUR
PENTAD-BIRAN KONTRAK [JKR.PK(O).04A]
1. Salinan Surat Penurunan Kuasa Menteri (bila perlu) 2. Salinan SST
3. Dokumen Kontrak
4. Perakuan Bayaran Pendahuluan Termasuk Lampiran
5. Perakuan Bayaran Interim Termasuk Lampiran 6. Baucer Bayaran
7. Buku Vot Projek
8. Permohonan dan Kelulusan Perubahan Kerja (JKR-KPK)
9. Arahan Perubahan Kerja (JKR-APK) 10. Perakuan Pelarasan Harga Kontrak 11. Notis Kelewatan Kerja
12. Perakuan Kelewatan dan Lanjutan Masa
13. Notis Untuk Mengeluarkan Perakuan Kerja Tidak Siap
14. Perakuan Kerja Tidak Siap 15. Butiran Tuntutan Kontraktor
16. Laporan Ke Atas Tuntutan Kontraktor 17. Keputusan Tuntutan Kontraktor 18. Notis Kemungkiran Kontraktor
19. Penamatan Pengambilan Kerja Kontraktor 20. Perakuan Siap Kerja
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
21. Perakuan Siap Membaiki Kecacatan 22. Perakuan Muktamad
23. Perakuan Muktamad Kontrak Yang Ditamatkan 24. Surat Tuntutan Kepada Kontraktor
25. Surat Kepada Penasihat Undang-undang 26. Perakuan Daripada Penasihat Undang-undang 27. Laporan Hapuskira
28. Keputusan Kem. Kewangan/ Pkewn Mengenai Hapuskira
29. Surat Laksana Tindakan Susulan PROSEDUR KAWALAN
KESELAMATAN DAN KESIHATAN
PEKERJAAN [JKR.PK(O).04B]
1. Pelan Keselamatan dan Kesihatan Projek (S-Plan) 2. Laporan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 3. Semua Laporan Pemeriksaan Keselamatan dan
Kesihatan Di Tapak Bina
4. Minit Mesyuarat J/K Keselamatan dan Kesihatan 5. Rekod Statistik Keselamatan dan Kesihatan
Pekerjaan 6. HIRADC 7. Laporan NCP PROSEDUR PEMATUHAN PEUNDANGAN DAN PENGUKURAN [JKR.PK(O).04C]
1. Senarai Semakan Pematuhan dan Pengukuran Kepada Perundangan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan serta Alam Sekitar.
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
PROSEDUR PERSEDIAAN DAN TINDAKAN SEMASA KECEMASAN, DAN PENYIASATAN INSIDEN [JKR.PK(O).04D]
1. Laporan Pemberitahuan/ Makluman Kemalangan/ Penyakit
2. Laporan Insiden 3. Minit Mesyuarat
4. Senarai Nama Dan Nombor Yang Boleh Dihubungi Semasa Kecemasan
5. MSDS (Material Safety Data Sheet) PROSEDUR KAWALAN
DAN PEMANTAUAN KEPADA PEMATUHAN ALAM SEKITAR
[JKR.PK(O).04E]
1. Laporan Semakan Keperluan Alam Sekitar Dalam Projek
2. Surat Perlantikan Berkaitan
3. Laporan Semakan Keperluan EIA Dalam Projek 4. Laporan Semakan Kajian Semula Rekabentuk Untuk
Alam Sekitar Dan Laporan Kerja Jalan
5. Lukisan Projek Berkaitan Kerja Perlindungan Alam Sekitar
6. Laporan Tindakan Kawalan Aspek Dan Impak Alam Sekitar Yang Ketara
7. Minit Mesyuarat Projek 8. Laporan Kalibrasi
9. Borang Pemantauan Pencapaian Objektif Alam Sekitar 10. Borang Rekod Parameter Alam Sekitar
11. Penilaian Prestasi Pemantauan Parameter Alam Sekitar
12. Semakan Pemantauan Untuk Tindakan Pembaikan Dan Perlindungan Alam Sekitar
13. Laporan Pemeriksanaan/ Audit Keperluan Alam Sekitar Sebelum Penyerahan Projek
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
PROSEDUR
PENYERAHAN DAN POS PENYERAHAN [JKR.PK(O).05]
1. Senarai Semakan Pra Penyerahan 2. Laporan Hasil Lawatan
3. Senarai Semakan Penyerahan 4. As Built Drawing
5. Manual Operasi Dan Penyenggaraan 6. Sijil Jaminan
7. Dokumen Penyerahan
8. Laporan Penilaian Kesesuaian Kehendak Pengguna Produk Akhir
9. Borang JKR 8 10. Laporan GN
11. Laporan Akhir Risiko PROSEDUR
PERANCANGAN STRATEGI
PENGURUSAN ASET [JKR.PK(O).06A]
1. Pelan Strategi Pengurusan Aset (PSPA) (Operasi) 2. Pelan Pengurusan Aset (PPA) (Operasi) Tahunan 3. Pelan Penerimaan Aset (PTRA)
4. Pelan Operasi dan Penyenggaraan Aset (POPA) 5. Pelan Penilaian Keadaan/Prestasi Aset (PNPA)
6. Pelan Pemulihan/ Ubah Suai/ Naik Taraf Aset (PPUN) 7. Pelan Pelupusan Aset (PLA)
8. Anggaran Belanjawan Mengurus Pengurusan Aset Tak Alih (ABM-PATA)
9. JKR.PATA-3A, JKR.PATA-3B, JKR.PATA-3C, JKR.PATA-3D, JKR.PATA-3E
10. Laporan Ketidakpatuhan (NCR) 11. Laporan Audit Dalaman
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
12. Rekod-Rekod Dan Borang-Borang Yang Berkaitan Sebagaimana TPATA
PROSEDUR
PENERIMAAN ASET [JKR.PK(O).06B]
1. Surat Arahan Pelaksanaan Penerimaan Aset 2. Pelan Tindakan Penerimaan Aset
3. Laporan Penilaian Prestasi Perkhidmatan Perunding Penyenggaraan
4. Minit Mesyuarat
5. Dokumen-Dokumen Penerimaan Aset Sebagaimana Senarai Semak
6. Laporan Pemeriksaan Fizikal Aset 7. Laporan Kecacatan/ Kerosakan 8. Sijil Perakuan Penerimaan Aset
9. Rekod-Rekod Dan Borang-Borang Yang Berkaitan Sebagaimana TPATA PROSEDUR PENERIMAAN TANGGUNGJAWAB OPERASI DAN PENYENGGARAAN ASET [JKR.PK(O).06C]
1. Surat Arahan/ Permohonan Pelaksanaan Penerimaan Tanggungjawab Operasi dan Penyenggaraan
2. Pelan Tindakan Penerimaan Tanggungjawab Operasi dan Penyenggaraan Aset
3. Dokumen-Dokumen Penerimaan Aset Sebagaimana Senarai Semak
4. Laporan Pemerhatian Awal Aset
5. Rekod Rumusan Laporan Dan Pengesyoran
6. Sijil Perakuan Penerimaan Tanggungjawab Operasi dan Penyenggaraan
7. Borang Perakuan Serahan Kerja Siap (Selepas CPC) Kepada CSFJ
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
8. Perakuan Serahan Kerja Siap (Selepas CMGD) kepada CSFJ
9. Laporan Penilaian Prestasi Perkhidmatan Perunding Penyenggaraan
PROSEDUR
PENDAFTARAN ASET [JKR.PK(O).06D]
1. Kad Pendaftaran Aset Tak Alih 2. Laporan Pendaftaran Premis Aset
3. Surat Perakuan Pendaftaran Aset Tak Alih 4. Borang Kriteria Permohonan Pewartaan Jalan
Persekutuan/ Daftar Premis Aset
5. Senarai Semakan Permohonan Pewartaan Jalan Raya/ Daftar Premis Aset Beserta Dokumen/ Maklumat Yang Berkenaan.
6. Senarai Semakan Kriteria Penerimaan Pewartaan Jalan Persekutuan/ Daftar Premis Aset
7. Penentuan Pelaksana Pendaftaran Aset Khusus 8. Laporan Daftar Aset Khusus
9. Rekod-Rekod Dan Borang-Borang Yang Berkaitan Sebagaimana TPATA PROSEDUR OPERASI DAN PENYENGGARAAN ASET [JKR.PK(O).07]
1. Daftar Aduan Pelanggan
2. Arahan Siasatan dan Penyenggaraan Pembaikan 3. Laporan Kemajuan Bulanan OPA
4. Laporan Sukuan Tahun Pengukuran Prestasi Tahap Perkhidmatan OPA (Aset Jalan- Laporan Kemajuan Tahunan OPA)
5. Laporan Kajian Semula Dan Cadangan Penambahbaikan OPA
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
6. Penilaian Prestasi Kontraktor Penyenggaraan 7. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan
Sebagaimana TPATA (Aset Jalan Dikecualikan) 8. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan
Sebagaimana Prosedur Kualiti Yang Selainnya PROSEDUR
PENILAIAN KEADAAN / PRESTASI ASET
[JKR.PK(O).08]
Rekod Kualiti Aset Bangunan
1. Surat Arahan Pelaksanaan Penilaian Keadaan/ Prestasi Aset
2. Surat Pelantikan Panel Penilaian Teknikal
3. Laporan Pelaksanaan Penilaian Keadaan/Prestasi Aset
4. Perakuan Penarafan Keadaan/ Prestasi Aset
5. Laporan Perakuan Penilaian Keadaan/Prestasi Aset 6. Keputusan Pelaksanaan Penilaian Keadaan/Prestasi
Aset
7. Perakuan Untuk Pelupusan Aset Tak Alih Kerajaan (jika berkenaan)
8. Laporan Pemeriksaan dan Penarafan Aset Tak Alih 9. Perakuan Untuk Pelupusan Aset Tak Alih Kerajaan
(jika berkenaan)
10. Laporan Penilaian Prestasi Perkhidmatan Perunding Penyenggaraan
11. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan Sebagaimana TPATA
12. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan Sebagaimana Garis Panduan Yang Berkaitan.
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
Rekod Kualiti Aset Jalan
1. Surat Arahan Pelaksanaan Penilaian Keadaan/ Prestasi Aset
2. Laporan Pelaksanaan Penilaian Keadaan/ Prestasi Aset
3. Laporan Perakuan Penilaian Keadaan/ Prestasi Aset 4. Keputusan Pelaksanaan Penilaian Keadaan/ Prestasi
Aset
5. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan Sebagaimana TPATA PROSEDUR PERANCANGAN PENGURUSAN TENAGA [JKR.PK(O).08A]
1. Surat pelantikan pasukan pengurusan tenaga 2. Minit Mesyuarat Pelaksanaan Program Pengurusan
Tenaga
3. Laporan Kajian Tenaga
4. Minit Mesyuarat Penyediaan/ Kemaskini Pelan Induk Pengurusan Tenaga
5. Pelan Induk Pengurusan Tenaga
PROSEDUR PELAKSANAAN PENGURUSAN TENAGA
[JKR.PK(O).08B]
1. Minit Mesyuarat Pelaksanaan Pelan Induk Pengurusan Tenaga
2. Minit Mesyuarat Penyelarasan Aktiviti Pengurusan Tenaga
3. Laporan Bulanan Pelaksanaan Pengurusan Tenaga
PROSEDUR PEMANTAUAN, PENGUKURAN DAN ANALISA PENGURUSAN TENAGA [JKR.PK(O).08C]
1. Laporan Pemantauan Pengurusan Tenaga
2. Borang Penambahbaikan Pelan Induk Pengurusan Tenaga
LAMPIRAN E
PROSEDUR SPB JENIS REKOD
PROSEDUR
PEMULIHAN/ UBAH SUAI/ NAIK TARAF ASET
[JKR.PK(O).09]
1. Surat Pelantikan Sebagai HOPT Bagi Melaksanakan Kerja-Kerja *Pemulihan/ Ubah Suai/ Naik Taraf Aset 2. Laporan Pemulihan/ Ubah Suai/ Naik Taraf Aset 3. Semua Rekod Yang Tersenarai Dalam Prosedur
JKR.PK(O).01, JKR.PK(O).02, JKR.PK(O).03, JKR.PK(O).04 dan JKR.PK(O).05
4. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan Sebagaimana TPATA
PROSEDUR
PELUPUSAN ASET [JKR.PK(O).10]
1. Surat Pelantikan Lembaga Pemeriksa Aset Tak Alih (Pelupusan)
2. Laporan Verifikasi dan Perakuan Pelupusan 3. Penentusahan Pelupusan Aset
4. Penilaian Prestasi Kontraktor Penyenggaraan 5. Laporan Pelupusan Aset
6. Perakuan Syor Roboh/ Perakuan Pelupusan Aset 7. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan
Sebagaimana TPATA
8. Rekod-rekod Dan Borang-borang Yang Berkaitan Sebagaimana Garis Panduan Yang Berkaitan
LAMPIRAN F