ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Sistem dan Prosedur
1. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku pada PT. Batik Danar Hadi Solo
a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian 1) Fungsi Permintaan Barang
Pelaksana Fungsi ini adalah bagian administrasi produksi yang membuat surat permintaan barang atas permintaan dari bagian produksi sesuai kebutuhan produksi. Surat permintaan barang ini ditujukan ke bagian logistik dan diteruskan ke bagian pembelian.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pemesanan pembelian sesuai surat permintaan barang dan tawar menawar melalui via telepon, yang dilaksanakan oleh bagian pembelian. 3) Fungsi Penerimaan Barang
a) Menerima barang beserta faktur dan surat pengirirman barang dari pemasok yang dilaksanakan oleh bagian pembelian.
b) Mencocokkan antara surat pengiriman barang dan surat permintaan barang yang dilaksanakan oleh bagian pembelian. Setelah cocok, lalu memeriksa barang yang dilaksanakan oleh tim verifikator pada bagian pembelian.
li
c) Membuat tanda terima barang untuk dan nota sebagai tanda bukti pembelian barang untuk diserahkan ke pemasok yang dilaksanakan oleh bagian pembelian.
d) Membuat DO, untuk mengirim barang ke bagian produksi yang dilaksanakan oleh bagian Pembelian.
4) Fungsi Gudang
a) Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan barang untuk sementara waktu yang dilakukan oleh bagian logistik. b) Mencocokan Delivery Order bagian pembelian (DO.P)
dengan kartu persediaan dan membuat Delivery Order bagian Logistik (DO.L) untuk mengirim barang ke bagian produksi yang dilakukan oleh bagian logistik.
5) Fungsi Akuntansi
a) Input berkode barang yang menghasilkan kartu persediaan dan membuat jurnal pembelian yang dilaksanakan oleh bagian pembelian.
b) mencocokkan antara nota, faktur, dan kartu persediaan yang dilakukan oleh bagian akuntansi
b. Dokumen yang digunakan
1) SPB (Surat Permintaan Barang)
Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi produksi untuk mengajukan permintaan barang ke bagian logistik. SPB dibuat rangkap 3. SPB3 diarsipkan, SPB1 dan SPB2 untuk
lii
bagian logistik diteruskan ke bagian pembelian sebagai dasar pemesanan barang dan pencocokkan barang yang telah diterima. Setelah itu SPB1 diarsipkan di bagian pembelian.
2) SKB (Surat Pengiriman Barang)
Dokumen ini dibuat oleh penjual atau pemasok berjumlah 2 lembar. SKB1 diterima bagian pembelian lalu SKB2 kembali ke penjual. SKB1 diarsipkan dibagian pembelian.
3) Faktur Penjualan
Dokumen ini dibuat oleh penjual untuk diserahkan ke bagian pembelian bersama dengan barang dan SKB. Faktur tersebut sebagai dasar untuk membuat jurnal pembelian dan diarsipkan oleh bagian akuntansi.
4) Nota
Dokumen ini dibuat sebagai bukti pembelian barang, dibuat oleh bagian pembelian sebanyak 3 lembar. Nota1 untuk bagian keuangan, nota2 untuk bagian akuntansi, nota3 untuk penjual.
5) Tanda Terima
Dokumen ini sebagai bukti penerimaan barang dari pemasok yang dibuat oleh bagian pembelian setelah barang diterima dan di periksa, setelah itu tanda terima ini diserahkan ke penjual.
liii 6) DO (Delivery Order)
Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian dan bagian logistik, dapat juga bagian lain yang berhubungan dengan persediaan barang atau bahan baku. DO digunakan untuk mengirim barang antar bagian di PT. Batik Danar Hadi Solo. c. Catatan akuntansi yang digunakan
1) Jurnal Pembelian
Jurnal untuk mencatat semua transaksi pembelian, baik kredit maupun tunai.
2) Buku Besar Pembantu Hutang
Buku besar diselenggarakan oleh bagian akuntansi dengan dasar transaksi yang telah dicatat di dalam jurnal pembelian. Catatan ini digunakan untuk mengetahui saldo utang terhadap pemasok sesuai dengan nama pemasok.
3) Kartu persediaan
Kartu persediaan diinput oleh bagian pembelian yang merupakan rincian atas persediaan bahan baku.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian 1) Prosedur Permintaan Barang
Dalam prosedur ini bagian produksi meminta barang kepada bagian administrasi produksi untuk kebutuhan produksinya. Bagian Administrasi produksi meminta barang ke bagian logistik, dengan mengajukan surat permintaan barang.
liv
Sedangkan bagian logistik menyerahkan surat permintaan barang ke bagian pembelian dan yang lain di arsipkan.
2) Prosedur Order Pembelian
Dalam Prosedur ini bagian pembelian memesan barang dan tawar menawar dengan pemasok melalui telepon. Pemesanan barang sesuai dengan surat permintaan barang dari bagian logistik.
3) Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini bagian pembelian menerima barang dari pemasok beserta faktur, dan surat pengiriman barang. Barang yang diterima langsung diperiksa oleh tim seleksi dan dicocokkan dengan surat permintaan barang. Setelah sesuai lalu bagian pembelian membuat tanda terima barang, input berkode barang, dan membuat nota sebagai bukti pembelian barang. Lalu barang disimpan di bagian logistik beserta delivery order yang dibuat oleh bagian pembelian.
4) Prosedur Penyimpanan Barang
Dalam Prosedur ini bagian logistik menerima barang dan
delivery order dari bagian pembelian. Bagian logistik
menyimpan barang dan delivery order. Setelah itu bagian logistik membuat delivery order lagi untuk mengirimkan barang dan ke bagian produksi.
lv 5) Prosedur Penacatatan Hutang
Dalam prosedur ini bagian pembelian membuat jurnal pembelian berdasarkan faktur. Setelah itu antara jurnal, faktur dan nota dicocokkan oleh bagian akuntansi dan diarsipkan. Sedangkan bagian keuangan mengarsipkan nota dari bagian pembelian.
lvi
Prosedur Permintaan Barang
Bagian Administrasi Produksi Bagian Logistik
KETERANGAN
SPB : Surat Permintaan Barang
Gambar 2.1
Bagan Alir Prosedur Permintaan Barang PT. Batik Danar Hadi Solo MULAI Membuat SPB 3 2 SPB 1 1 T 1 2 SPB 1 2 Menerima pesanan dari bagian produksi
lvii
Prosedur Order Pembelian
Bagian Pembelian
Gambar 2.2
Bagan Alir Prosedur Order Pembelian PT. Batik Danar Hadi Solo
2 SPB 1 SPB 1 3 Memesan barang melalui telepon
lviii
Prosedur Penerimaan Barang Bagian Pembelian
Barang datang
bersama faktur, dan SKB
Pemasok
Pemasok KETERANGAN:
SKB : Surat Pengiriman Barang Bersama Barang DO. P : Delivery Order Pembelian
Gambar 2.3
Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang PT. Batik Danar Hadi Solo
3 SPB 1 2 SKB 1 Faktur input berkode SPB 1 SKB 1 T Membuat tanda terima barang dan Nota Memeriksa dan mencocokan barang Faktur tanda terima 3 2 NOTA 1 7 6 5 4 kartu persediaan Membuat DO 3 2 DO.P 1
lix
Prosedur Penyimpanan Barang Bagian Logistik
Bersama barang
KETERANGAN
DO.P : Delivery Order Bagian Pembelian
Gambar 2.4
Bagan Alir Prosedur Penyimpanan Barang PT. Batik Danar Hadi Solo
7 2 1 DO.P 1 Menyimpan Barang Mencocok DO dengan kartu persediaan kartu persediaan 2 1 DO.P 1 T 8
lx
Bagian Logistik
Bersama Barang
KETERANGAN
DO.L : Delivery Order Bagian Logistik
Gambar 2.4
Bagan Alir Prosedur Penyimpanan Barang (Lanjutan) PT. Batik Danar Hadi Solo
8 DO.P 1 Membuat DO DO.P 1 3 2 DO.L 1 T 9
lxi
Bagian Produksi Bagian Administrasi Produksi
Bersama Barang
KETERANGAN
DO.P : Delivery Order Bagian Pembelian DO.L : Delivery Order Bagian Logistik
Gambar 2.4
Bagan Alir Prosedur Penyimpanan Barang (Lanjutan) PT. Batik Danar Hadi Solo
9 DO.P 1 10 10 DO.L 2 2 DO.L 1 T T
lxii
Prosedur Pencatatan Hutang
Bagian Pembelian Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
Gambar 2.5
Bagan Alir Prosedur Pencatatan hutang PT. Batik Danar Hadi Solo Membuat Jurnal Pembelian Jurnal pembelian Faktur 1 1 5 1 Nota 2 Faktur Mencocokkan Nota, Faktur, dan Jurnal Pembelian Faktur Nota 2 Jurnal pembelian T 4 Nota 1 SELESAI Faktur 6
lxiii
2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada PT. Batik Danar Hadi Solo. a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
1) Fungsi yang Membutuhkan Pengeluaran Kas
Bagian keuangan membutuhkan pengeluaran kas untuk membayar hutang setelah jatuh tempo.
2) Fungsi Kas
Membuat cek dan memintakan otorisasi atas cek kepada manajer keuangan dan diketahui oleh direktur yang dilaksanakan oleh bagian keuangan.
3) Fungsi Akuntansi
a) Membuat bukti kas keluar dan tanda terima titipan yang dilaksanakan oleh bagian keuangan.
b) Membuat jurnal pengeluaran kas berdasarkan bukti kas keluar yang dilaksanakan oleh bagian akuntansi.
b. Dokumen yang digunakan 1) Nota
Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian berjumlah 3 rangkap, dari kegiatan pembelian bahan baku. Nota 1 untuk bagian keuangan, Nota 2 untuk bagian akuntansi, dan nota 3 untuk penjual. Dokumen ini sebagai tanda bukti telah melakukan pembelian.
lxiv 2) Tanda Terima Titipan
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan untuk penjual atau pemasok sebagai bukti telah terjadi pembayaran hutang dengan dikeluarkannya cek. Selain itu juga sebagai informasi untuk pemasok atas hutang yang telah dibayarkan.
3) BKK (Bukti Kas Keluar)
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan sebagai bukti pengeluaran kas untuk pembayaran utang. Dokumen ini dibuat 3 lembar. BKK1 dan BKK2 untuk fungsi akuntansi sebagai dasar pembuatan jurnal pengeluaran kas. BKK3 diarsipkan oleh bagian keuangan.
4) Cek
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan sebagai alat pembayaran hutang kepada penjual atau pemasok. Sebelumnya dokumen ini diotorisasi oleh manager dan diketahui oleh direktur.
c. Catatan akuntansi yang digunakan 1) Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas untuk kebutuhan perusahaan, seperti pembayaran utang atas pembelian bahan baku dengan cara kredit.
lxv
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas
1) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Dalam prosedur ini bagian keuangan membuat bukti kas keluar berdasarkan nota. Selain itu, juga membuat tanda terima titipan untuk diberikan kepada penjual atau pemasok jika saat datang menagih.
2) Prosedur pembayaran kas
Dalam prosedur ini bagian keuangan melakukan pembayaran utang ke penjual setelah jatuh tempo pembayaran atas dasar nota. Pembayaran dilakukan dengan cek, maka bagian keuangan membuat cek dan di otorisasi oleh manager keuangan. Cek dan tanda terima titipan yang telah di isi sesuai cek diberikan kepada penjual atau pemasok. Setelah itu, BKK juga diotorisasi manager keuangan dan di isi sesuai cek.
3) Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Dalam Prosedur ini bagian akuntansi membuat jurnal pengeluaran kas berdasarkan bukti kas keluar dari bagian keuangan.
lxvi
Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Bagian Keuangan
KETERANGAN
BKK : Bukti Kas Keluar
Gambar 2.6
Bagan Alir Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar PT. Batik Danar Hadi Solo
MULAI Membuat BKK Nota 1 Nota 1 Tanda Terima Titipan 1 Membuat Tanda Terima Titipan 3 2 BKK 1
lxvii
Prosedur Pembayaran Kas Bagian Keuangan
Saat jatuh tempo
Pemasok
KETERANGAN
BKK : Bukti Kas Keluar
Gambar 2.7
Bagan Alir Prosedur Pembayaran Kas PT. Batik Danar Hadi Solo
2
Membuat cek dan mengotorisasi cek 1 Nota 1 Tanda Terima Titipan 3 2 BKK 1 Nota 1 3 2 BKK 1 Tanda Terima Titipan Cek T
lxviii
Bagian Keuangan
KETERANGAN
BKK : Bukti Kas Keluar
Gambar 2.7
Bagan Alir Prosedur Pembayaran Kas (Lanjutan) PT. Batik Danar Hadi Solo
3 2 BKK 1 2 Diotorisasi 3 2 BKK 1 3 T
lxix 2 BKK 1
2 BKK 1
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
Bagian Akuntansi
KETERANGAN
BKK : Bukti Kas Keluar JPK : Jurnal Kas Keluar
Gambar 2.8
Bagan Alir Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi Solo
3
Membuat jurnal pengeluaran kas
JPK
lxx
3. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Dan Pengeluaran
