ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. LANDASAN TEORI 1 PENGERTIAN SISTEM
5. SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
Menurut Anorga dalam tulisan Anindita (2011) yang dimaksud dengan pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.
Menurut Mulyadi (2008:299) yang dimaksud dengan sistem akuntansi pembelian adalah pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, dengan digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok dari luar negeri.
Dari dua pendapat di atas, yang dimaksud sistem pembelian adalah jaringan prosedur pembelian yang mengatur cara-cara dalam melaksanakan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Sedangkan yang dimaksud dengan sistem pembelian bahan pembantu adalah jaringan prosedur yang mengatur cara-cara dalam melaksanakan semua pengadaan bahan pembantu / penolong produksi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai alat untuk memperlancar proses produksi perusahaan.
commit to user
Menurut Mulyadi (2001: 299-300) fungsi-fungsi yang terkait dengan transaksi pembelian antara lain adalah sebagaiberikut:
1) Fungsi gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih.
3) Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem pembelian ini fungsi akuntansi bertugas untuk mencatat utang yang timbul dari hasil pembelian kredit perusahaan , dan mencatat persediaan barang yang diterima dari hasil pembelian barang tersebut.
commit to user
Menurut Mulyadi (2001: 301) secara garis besar prosedur sistem akuntansi pembelian adalah:
1) Prosedur Permintaan Pembelian
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok 3) Prosedur order pembelian
4) Prosedur penerimaan barang 5) Prosedur pencatatan utang 6) Prosedur distribusi pembelian.
Sedangkan informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001: 303) adalah:
1) Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
2) Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. 3) Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok 4) Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. 5) Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6) Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
Dokumen-dokumen yang sering digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang adalah:
1) Surat permintaan pembelian. 2) Surat permintaan penawaran harga.
commit to user
3) Surat order pembelian. 4) Laporan penerimaan barang. 5) Surat perubahan order. 6) Bukti kas keluar.
Dalam sumber yang sama (Mulyadi, 2001: 308), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain:
1) Register bukti kas keluar 2) Jurnal pembelian
3) Kartu utang 4) Kartu persediaan.
Seperti telah dibahas dalam sistem pengendalian intern di atas, unsur pengendalian intern harus ada dalam sistem akuntansi pembelian. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian yang seharusnya ada ini dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi seperti menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).
Unsur-unsur pengendalian intern tersebut dijelaskan oleh Mulyadi (2001: 312) sebagai berikut:
1) Organisasi
commit to user
Pemisahan kedua fungsi ini untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.Fungsi pembelian berkewajiban untuk melakukan pembelian kepada penjual yang dapat dipercaya, sedangkan fungsi penerimaan lah yang melakukan penerimaan barang dari hasil pembelian yang telah dilakukan. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk mengurangi resiko diterimanya barang yang:
a) Tidak dipesan oleh perusahaan.
b) Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutunya tidak sesuai dengan yang dipesan.
c) Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melakukan pencatatan utang dan persediaan harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Pemisahan kedua fungsi ini akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan persediaan
commit to user
barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi lain.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
Persetujuan untuk mengajukan permintaan pembelian tersebut diujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari fungsi gudang atau fungsi pemakai barang pada formulir surat permintaan pembelian, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada fungsi pembelian merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
commit to user
Surat order pembelian harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk mengurangi kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan. Otorisasi pesanan pembelian ini biasanya berada di tangan fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
Otorisasi ini berfungsi sebagai bukti telah diterimanya barang dari pemasok.Dengan demikian fungsi akuntansi dapat segera mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian dan bertambahnya barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
Hal ini sebagai bentuk pertanggung jawaban dalam melakukan pengeluaran kas, dan akibat dari bertambahnya persediaan barang dan timbulnya kewajiban sebagai akibat transaksi pembelian.
e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar
(voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3) Praktik yang Sehat
commit to user
a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkan dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pegecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembatu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar. i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
commit to user
j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. B. SISTEM PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA PT. BATIK DANAR
HADI DIVISI GARMENT