ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
C. EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA PT BATIK DANAR HAD
2. UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN INTERN 1) Struktur Organisas
Dalam teori struktur organisasi menunjukan rerangka pembagian tanggung jawab yang diberikan perusahaan. Prinsip yang mendasari pembagian tanggun jawab fungsional tersebut menurut teori adalah pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi, serta suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir.
Dari pelaksanaan sistem pembelian yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment tersebut dapat dilihat bahwa prinsip yang pertama yaitu pemisahan fungsi operasi dan penerimaan dengan fungsi akuntansi sudah dilaksanakan sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori. Pembelian dilakukan oleh fungsi pembelian sedangkan fungsi akuntansi hanya bertugas mencatat transaksi yang terjadi berdasarkan bukti-bukti yang diterima dari fungsi pembelian.
Fungsi pembelian melaksanakan sistem pembelian bahan pembantu dari awal hingga akhir hampir secara keseluruhan. Hal ini
commit to user
bertentangan dengan prinsip yang kedua yang menyatakan bahwa suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir. Dapat dilihat dalam sistem yang dijalankan oleh perusahaan bahwa pembelian dan pencatatan barang yang diterima semua dilaksanakan oleh satu fungsi, yaitu fungsi pembelian. Hal ini menunjukan ketidak sesuaian antara teori yang ada dengan praktik yang dilaksanakan.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Adanya pembagian wewenang dalam struktur organisasi untuk otorisasi akan melancarkan terjadinya transaksi. Media untuk otorisasi tersebut adalah dokumen. Dengan adanya otorisasi pada dokumen maka pembukuan yang dilakukan menjadi lebih terpercaya.
Dalam transaksi pembelian bahan pembantu yang dilakukan PT. Batik Danar hadi divisi garment telah ada pembagian wewenang untuk melakukan otorisasi terhadap dokumen-dokumen yang digunakan. Otorisasi dokumen tersebut antara lain adalah otorisasi terhadap pengajuan yang dilakukan oleh bagian pembelian kepada Subsi. Bagian Gudang Bahan Pembantu/Logistik. Otorisasi ini dilakukan dengan media Bon Sementara yang dibuat oleh bagian pembelian.
Selain otorisasi pengajuan pembelian bahan tersebut, juga terdapat otorisasi lain hubungannya dengan pembelian bahan pembantu. Otorisasi terhadap permintaan kas yang diajukan oleh bagian
commit to user
pembeliandalam bon sementara diotorisasi oleh seksi akuntansi. Setelah terjadinya transaksi pembelian seksi akuntansi kembali mengotorisasi buku ispidisi dan nota pembelian, serta bukti-bukti pembelian lainnya.
Dari pembagian wewenang untuk otorisasi tersebut perusahaan sudah menjalankan pengendalian intern terhadap sistem otorisasi dokumen dan prosedur pencatatan seperti yang telah diuraikan dalam teori.
3) Praktik yang Sehat
Dengan adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan sistem wewenang dan tanggung jawab fungsional maka sistem yang disusun oleh perusahaan akan berjalan dengan baik. Dengan demikian perlu diadakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat tersebut.
Cara yang telah ditempuh oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang telah sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori adalah: Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh pemakainya. Dokumen ini adalah bon sementara, surat penyerahan barang dan bukti kas keluar. Semua formulir/dokumen tersebut menggunakan nomor urut cetak.
commit to user
54 BAB III
TEMUAN
Dari evaluasi yang telah penulis lakukan di atas, maka dapat di temukan beberapa perbedaan antara teori yang ada dengan sistem yang dijalankan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment. Perbedaan tersebut penulis temukan sebagai suatu kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dan kelemahan tersebut penulis golongkan berdasarkan dengan evaluasi yang telah penulis lakukan dan berdasarkan teori yang telah ada.
A. KELEBIHAN
Dari evaluasi sistem pembelian bahan pembantu yang telah penulis lakukan di atas, kelebihan yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment dalam menjalankan sistemnya dibandingkan dengan teori yang sudah ada dan menurut penulis adalah:
1. Penggunaan dokumen dalam setiap pengajuan menunjukan bahwa adanya pertanggungjawaban yang dilakukan terhadap setiap prosedur yang dijalankan.
2. Penggunaan dokumen bernomor urut cetak menunjukan adanya praktik yang sehat yang diterapkan oleh perusahaan dalam hal penggunaan dokumen.
commit to user
3. Pembelian bahan pembantu yang dilakukan harus diotorisasi oleh Subsi. Gudang Bahan Pembantu/Logistik dan seksi akuntansi. Hal ini menunjukan adanya pembagian wewenang dan pembagian tanggung jawab fungsional yang baik oleh perusahaan, sehingga pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian dapat sesuai dengan kebutuhan. Selain itu otorisasi terhadap dokumen juga menunjukan bahwa dokumen sebagai sumber pencatatan pada situasi kas harian dapat terpercaya kebenarannya. B. KELEMAHAN
Selain kelebihan yang dimiliki oleh sistem yang diterapkan PT. Batik Danar Hadi divisi Garment perusahaan juga memiliki kelemahan- kelemahan dalam menjalankan sistemnya. Kelemahan-kelemahan yang dapat penulis temukan dalam sistem yang telah dijalankan oleh perusahaan dibandingkan dengan teori yang sudah ada dan menurut penulis adalah:
1. Tidak adanya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Penerimaan nota pembelian/bukti pembelian juga langsung oleh bagian pembelian yang melakukan pembelian. Dalam hal ini bisa saja terjadi hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan seperti ketidak cocokan antara jumlah barang dengan yang barang yang diminta, penyalahgunaan nota, dan sebagainya. Hal ini dapat terjadi karena tidak adanya pemisahaan fungsi antara bagian pembelian dengan penerimaan barang.
2. Sistem pembelian yang dilakukan perusahaan dilaksanakan oleh bagian pembelian saja. Tidak ada pembagian tanggungjawab fungsional dalam
commit to user
melaksanakan sistem secara jelas. Bagian pembelian melaksanakan hampir semua sistem yang dijalankan, mulai dari pembuatan beberapa dokumen, pengajuan otorisasi, pembelian bahan pembantu, pembayaran pembelian, penerimaan pembelian, sampai dengan pencatatan pembelian.
3. Pengajuan bahan pembantu yang dilakukan oleh bagian produksi tidak menggunakan dokumen, sehingga tidak ada bukti nyata secara tertulis dalam pengajuan pembelian bahan pembantu dari departemen produksi ke bagian pembelian.
4. Tidak ada pencatatan dokumen ke dalam jurnal, pembuatan catatan harian langsung dilakukan dalam bentuk situasi kas harian dan cash flow. Hal ini selain tidak sesuai dengan teori yang ada juga mengakibatkan sumber pencatatan cash flow menjadi kurang dapat terpercaya meskipun sudah ada situasi cash harian sebagai sumber pencatatan. Namun apabila dilakukan pencatatan dalam jurnal maka pembelian dari periode-peridoe sebelumnya dapat ditelusur dengan lebih mudah dan dapat menjadi bahan pertimbangan bagi manajemen dalam melakukan kebijakan dan pengendalian intern perusahaan kedepannya.
5. Praktik yang sehat yang dijalankan oleh perusahaan hanya penggunaan
dokumen bernomor urut tercetak, sementara unsur praktik yang sehat lainnya masih belum dilaksanakan.
commit to user
57 BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari temuan pada bab III di atas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa jahit. Pembelian yang dilakukan perusahaan adalah pembelian bahan pembantu. Perusahaan tidak melakukan pembelian bahan baku, hal ini dikarenakan bahan baku yang digunakan sebagai bahan utama didapat dari PT. Batik Danar Hadi yang merupakan perusahaan pusat. Perusahaan melakukan pembelian bahan pembantu dengan sistem tunai. Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian perusahaan ini adalah departemen produksi, bagian pembelian, Subsi. Gudang bahan pembantu, dan seksi akuntansi. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan antara lain adalah bon sementara, nota kas keluar, nota pembelian, surat penyerahan barang, bukti kas keluar, buku ispidisi, situasi kas harian, dan cash flow. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan berbeda dengan dokumen dan catatan akuntansi yang diuraikan dalam teori. Hal ini dikarenakan salah satunya karena sistem pembelian yang dilakukan perusahaan adalah menggunakan sistem tunai. Pembelian langsung dilakukan oleh bagian pembelian sendiri. Bagian pembelian melakukan pengajuan kepada seksi akuntansi untuk
commit to user
mendapatkan kas dan digunakan untuk melakukan pembelian bahan pembantu. Semua dokumen menjadi sumber pencatatan bagian pembelian ke dalam buku ispidisi. Setelah melakukan pencatatan pembelian yang dilakukan, bagian pembelian menyerahkan bukti transaksi ke seksi akuntansi. Seksi akuntansi selanjutnya membuat situasi kas harian dan cash flow sebagai bentuk pertanggung jawaban dan laporan kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan dalam satu hari. Sistem tersebut berbeda dengan yang terdapat dalam teori. Meskipun dengan sistem tunai tapi perusahaan tidak memisahkan fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan. Bagian pembelian melakukan pembelian dan langsung menerima barang yang dibelinya. Sementara dari seksi akuntansi juga berbeda dengan yang diuraikan dalam teori. Dalam praktiknya perusahaan tidak melakukan pencatatan transaksi dalam jurnal seperti yang ada dalam teori. Dari penjelasan tersebut dapat penulis simpulkan bahwa sistem pembelian bahan pembantu yang dijalankan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment dengan sistem pembelian yang dijabarkan dalam teori memiliki perbedaan.
2. Dari hasil pengamatan dan perbandingan yang penulis lakukan dengan teori yang ada, PT. Batik Danar Hadi divisi Garment dalam menjalankan sistem pembelian bahan baku ini mempunyai berberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan sistem yang dijalankan oleh perusahaan ini antara lain adalah penggunaan dokumen dalam setiap pengajuan yang dilakukan, penggunaan dokumen bernomor urut tercetak, dan adanya otorisasi dari
commit to user
setiap unit yang terkait dengan pembelian bahan pembantu. Sedangkan kelemahan-kelemahan dalam sistem yang diterapkan oleh perusahaan antara lain tidak adanya pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dan fungsi pembelian, sistem pembelian hampir semuanya dilaksanakan oleh satu bagian yaitu bagian pembelian, tidak ada dokumen atau bukti tertulis yang digunakan saat pengajuan bahan pembantu oleh departemen produksi, serta tidak adanya pencatatan transaksi ke dalam jurnal.
B. SARAN
Setelah penulis melakukan evaluasi terhadap sistem pembelian bahan pembantu PT. Batik Danar Hadi divisi Garment, dan menemukan kelemahan serta kelebihan dari sistem pembelian bahan pembantu perusahaan tersebut, maka penulis memberikan saran:
1. Menambah fungsi penerimaan untuk memisahkan fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar ada pengendalian antara barang yang dibeli dengan barang yang diterima, dan agar ada control barang yang dibeli. Dengan adanya pemisahan fungsi ini maka akan terjadi pengendalian intern yang lebih baik lagi. Selain itu hal ini dapat menghilangkan salah satu kekurangan perusahaan dalam unsur pengendalian intern, yaitu memisahkan fungsi penerimaan dan fungsi pembelian.
2. Perbaikan dalam sistem pembelian dengan melakukan pesanan dan pembelian secara kredit untuk bahan pembantu yang bersifat besar.
commit to user
Pembelian kredit juga digunakan untuk bahan pembantu yang sifatnya digunakan secara terus menerus. Hal ini dimaksudkan untuk lebih menghemat tenaga dan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan. Dengan pembelian kredit dalam jumlah yang cukup besar maka perusahaan tidak perlu lagi membeli barang tersebut setiap harinya, karena perusahaan memiliki stok barang tersebut dalam gudang.
3. Melakukan pencatatan ke dalam jurnal. Pencatatan ini dimaksudkan agar perusahaan dapat menelususr kembali pembelian bahan pembantu yang dilakukan dengan lebih mudah. Pembuatan jurnal ini juga akan mempermudah perusahaan dalam control pembelian yang dilakukan bagian pembelian dan sebagai sumber informasi bagi perusahaan untuk mengambil keputusan tentang kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan pembelian bahan pembantu dimasa yang akan dating.
4. Perusahaan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang dibeli oleh bagian pembelian. Selain itu perusahaan juga perlu meningkatkan control
terhadap pembelian yang dilakukan. Pengecekan yang dilakukan misalnya dalam hal harga, faktur/nota, kuantitas barang, kualitas barang, dan sebagainya. Hal ini agar dapat meningkatkan praktik yang sehat dalam pelaksanaan transaksi pembelian bahan pembantu yang dilakukan oleh perusahaan.