BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN
A. Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit Percetakan Kanisius
Yang dimaksud dengan system akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan.1
Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai system dan
prosedur maka perlu dibedakan dua pengertian. Menurut Mulyadi, pengertian
system dan prosedur adalah sebagai berikut:2
System adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
Tujuan pertama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi dari
suatu kesatuan ekonomi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk
mengahasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu
metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi serta
kegiatan-kegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya. Kegiatan
akuntansi meliputi: pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan
untuk suatu pengambilan keputusan; pemrosesan data yang bersangkutan dan
kemudian pelaporan informasi yang dihasilakan; serta pengkomunikasian
1 Drs. Mulyadi, M,Sc., Ak., Sistem Akuntansi ,( Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta, 1993), hal. 3
informasi kepada pemakai informasi. Kegiatan-kegiatan tersebut perlu
dirangkai dalam suatu system yang disebut system akuntansi.
Seperti yang disebutkan dalam bab pendahuluan, system akuntansi
adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan
sedemikian rupa sehungga dapat menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.3
System akuntansi pokok terdiri dari berbagai unsure, yaitu formulir,
catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu; serta laporan.
Menurut Mulyadi, pengertian masing- masing unsure tersebut adalah sebagai
berikut:4
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Istilah dokumen sering digunakan untuk formulir
karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam
(didokumentasikan) diatas secarik kertas.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan yang dipakai untuk mengklasifikasikan
data keungan untuk pertama kalinya menurut penggolongan yang sesuai
dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
3. Buku besar
Data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal diringkas dalam
rekening yang disebut buku besar (general ledger). Buku besar dapat
3 Ibit., hal. 3. 4 Ibit.
dipakai sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dan dapat
digunakan sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan
keuangan.
4. Buku pembantu
Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening
pembant u yang merinci data keungan yang telah dicatat kedalam
rekening-rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Hasil akhir laporan akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan,
laporan harga pokok produksi, laporan kas dan lain- lain. Laporan berisi
informasi yang merupakan keluaran/output sistem akuntansi.
Menurut Cecil Gilespie sistem akuntansi terdiri dari
prosedur-prosedur yang saling berkaitan yaitu:5
a. Sistem akuntansi utama
1) Klasifikasi rekening, riel dan nominal
2) Buku besar (umum dan pembantu)
3) Jurnal
4) Bukti transaksi
b. Sistem penjualan dan penerimaan uang
1) Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur
penagihan
5 Dr. Zaki Baridwan, M. Sc., AK. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode (Edisi
2) Distribusi penjualan
3) Piutang
4) Penerimaan uang dan pengawasan kredit
c. Sistem pembelian dan pengeluaran uang
1) Order pembelian dan laporan penerimaan barang
2) Distribusi pembelian dan biaya
3) Utang (voucher)
4) Prosedur pengeluaran barang
d. Sistem pencatatan waktu penggajian
1) Personalia
2) Pencatatan waktu
3) Penggajian
4) Distribusi gaji dan upah
e. Sistem produksi dan biaya produksi
1) Order produksi
2) Pengawasan persediaan
3) Akuntansi biaya
Sedangkan menurut Mulyadi, sistem akuntansi terdiri dari:6
a. Sistem akuntansi pokok
b. Sistem penjualan
c. Sistem pembelian
d. Sistem penggajian dan pengupahan
6 Drs. Mulyadi, M. Sc., AK., Sistem Akuntansi (Edisi kedua, Bagian Penerbit STIE YKPN,
e. Sistem pengawasan produksi dan sistem biaya
f. Sistem kas
g. Sistem akuntansi persediaan
Satu hal yang penting dalam membicarakan sistem akuntansi, yaitu
terlebih dahulu dibedakan pengertian sistem dan prosedur, agar diperoleh
gambar yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai
macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi. Sistem merupakan
jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan klerikal, yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulan- ulang.7
B. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian dan tujuan sistem pengendalain intern
Di dalam literatur kita menjumpai beberapa definisi atau
pengertian yang berbeda-beda. Pengertian SPI menurut Mulyadi adalah
sebagai berikut:8
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut D. Hardanto, pengendalian intern diartikan sebagai berikut:9
Dalam arti sempit, pengendalian intern disamakan dengan internal chek, yaitu prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi misalnyan mencocokkan penjumlahan mendatar dan
7
Mulyadi, loc. Cit.
8 Mulyadi, op. cit., hal. 165.
9 D. Hardanto, Auntansi Untuk Usahawan ( Jakarta Yayasan Badan Penerbit Fakultas Ekonomi
penjumlahan melurus. Dalam arti luas pengertian intern disamakan dengan manajemen control yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi atau mengendalikan perusahaan. Termasuk disini unsur- unsur seperti formulir- formulir, prosedur-prosedur, pembukuan dan laporan administrasi, budget dan standard, pemeriksaan intern dan sebagainya.
Sesuai dengan tujuan,menurut Mulyadi sistem pengendalian intern
dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: 10
a. Pengendalian intern administrasi
Pengendalian intern administrasi meliputi: struktur organisasi, metode
dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong
efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
b. Pengendalian intern akuntansi
Pengendalian intern akuntansi meliputi: struktur organisasi, metode
dan aturan-aturan yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi.
Menurut D. Hardanto, Ada beberapa prinsip dalam sistem
pengendalian intern agar pengendalian intern dapat dilaksanakan dengan
baik,yaitu:11
a. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya.
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu
sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi
yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan
10 Mulyadi, op. cit., hal. 166. 11 D. Hardanto, loc. cit.
pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, maka tidak bisa
diharapkan sistem pengendalian intern berhasil dengan baik.
b. Pemisahan wewenang
Struktur organisasi disusun sedemikian rupa sehingga pekerja dapat
sepenuhnya dipergunakan dan terdapat pemisahan wewenang antara
fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan.
c. Pengawasan
Hasil pekerjaan masing- masing pekerja harus selalu diawasi, kalau
perlu dikoreksi dan dinilai oleh atasan yang bertanggung jawab
terhadap hasil pekerjaan tersebut. Hasil yang tidak memuaskan akibat
adanyan penyelewengan merupakan pemborosan biaya dan apabila
dibiarkan saja maka akibatnya semakin parah, karena selain merugikan
perusahaan juga merusak lingkungan kerja. Hasil pekerjaan
masing-masing pekerja harus selalu diawasi, kalau perlu dikoreksi dan dinilai
oleh atasan yang bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan tersebut.
Hasil yang tidak memuaskan akibat adanyan penyelewengan
merupakan pemborosan biaya dan apabila dibiarkan saja maka
akibatnya semakin parah, karena selain merugikan perusahaan juga
merusak lingkungan kerja.
d. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan
Tanggung jawab terhadap suatu tugas, harus dapat ditelusuri dari saat
tugas tersebut dimulai sampai selesai. Cara demikian ini membawa
sungguh-sungguh karena takut diminta pertanggungjawaban atas hasil
pekerjaannya.
e. Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang ruitin.
Prosedur-prosedur harus disusun sedemikian rupa sehingga
memungkinkan saling mencocokkan antara pekerjaan petugas yang
satu dengan pakerjaan petugas yang lain. Dengan adanyan
prosedur-prosedur yang rutin maka dimungkinkan adanya spesialisasi dan
pembagian tugas serta pemeriksaan secara otomatis terhadap semua
kagiatan rutin tersebut.
f. Pencatatan yang seksama dan segera
Transaksi-transaksi ekstern dan intern yang mempunyai akibat
ekonomis harus segera dicatat dalam dokumen-dokumen dasar yang
diberi nomor urut. Apabila ada kesalahan dalam pencatatan maka
formulir tersebut harus dicap ”Batal” dan tetap dalam nomor urut yang
baik.
g. Penjagaan fisik
Penjagaan fisik terhadap harta milik perusahaan sangat mengurangi
kerugian akibat kecurangan atau kerusakan serta penjagaan kualitas.
h. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas-tugas rutin
Sistem administrasi perus ahaan harus diteliti kembali secara periodik.
Pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian yang bebas dari pekerjaan rutin.
Tujuan dari pemeriksaan ini untuk memastikan bahwa semua prosedur
disamping itu dipertimbangkan apakah pengendalian intern yang telah
ada perlu disesuaikan kembali atau tidak.
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut bulletin Accounting Control,unsur-unsur sitem
pengendalian intern yang baik meliputi:
a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara
jelas.
Apabila organisasi perusahaan semakin besar maka pimpinan
tidak mampu mengetahui semua kejadian dalam perusahaan.
Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kegiatan
perusahaan merupakan hal yang pokok.
Suatu dasar yang berguna dalam penyusunan struktur
organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa struktur organisasi
itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya
penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu
struktur organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis
wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Untuk dapat memenuhi
syarat adanya pengendalian yang baik hendakanya struktur organisasi
dapat memisahkan fungsi- fungsi operasiona l, penyimpangan dan
pencatatan. Dasar untuk memisahkan hal itu terletak pada syarat
dimana tidak diperbolehkannya suatu depatemen mengadakan
pembukuan sendiri untuk pekerjaan yang dilakukannya. Dengan kata
seorangpun melakukan semua transaksi tanpa adanaya oarang lain
yang melakukan pemeriksaan. Hal ini untuk mencegah timbulnya
kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.
b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang
berguna untuk melakuakn pengendalian akuntansi yang cukup
terhadap harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan dan
biaya. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam perusahaan
merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan
terhadap operasi dan transaksi- transaksi yang terjadi dan juga untuk
mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data
akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar.
Susunan rekening dalam buku besar biasanya disebut chart of
accounts.
Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat
memenuhi hal-hal sebagai berikut:12
1. Membantu mempermudah penyusunan laporan- laporan keuangan dan laporan- laporan lainnya dengan ekonomis.
2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.
3. Mengurangi dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening.
4. Memberikan batas-batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, persediaan-persedian dan biaya-biaya.
5. Memuat rekening-rekening kontrol bila diperlukan.
12 Soekamto (Penterjemah), Committee on auditing procedur: Internal Control, (Yogyakarta:
Dengan adanya pengklasifikasian data kedalam rekening maka
dengan mudah dapat segerah diketahui segala kegiatan unit-unit
organisasi serta hasil- hasil kegiatannya saat rekening-rekening
pembukuan ditutup.
Agar catatan sebagai fungsi kontrol lebih efektif lagi maka
diperlukan syarat-syarat sebagai berikut:
1. Pembukuan secara organisatoris harus terpisah dari tanggungjawab
penyimpangan.
2. Pembukuan harus direncakan sedemikian rupa dan terpelihara
catatan-catatan yang lengkap dan tepat mengenai tanggungjawab
serta hasil- hasilnya.
3. Pembukuan harus menyertai setiap terjadinya transaksi yaitu setiap
transaksi harus segerah dicatat.
4. Pembagian tanggungjawab sepenuhnya mengenai
penyelenggaraan, maksudnya tidak diperbolehkan bagian lain
menyelenggarakan pembukuan.
c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan dalam melakukan
tugas-tugas dan fungsi- fungsi setiap bagian dalam organisasi.
Praktek-praktek yang sehat maksudnya adalah setiap pegawai
dalam perusahaan, melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi baru mencatat
pendukung transaksi pembelian seperti surat permintaan pembelian,
laporan penerimaan dan faktur dari penjualan.
Apabila semua pegawai melakukan pekerjaannya sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi
baru mencatat hutang setelah menerima dan memeriksa semua
pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur, maka bisa
terdapat suatu pengendalian intern yang cukup baik. Praktek yang
sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada sehingga
pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian yang lain.
Pekerjaan pengecek ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan
prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan
wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagianpun dalam
perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.
d. Suatu tingkat kualitas karyawan yang sesuai dengan tanggung
jawabnya.
Banyak perusahaan yang beranggapan bahwa untuk
menghemat biaya maka dipakai tenaga kerja yang kurang
kecakapannya karena murah. Dalam jangka pendek akan menghemat
biaya, tetapi dalam jangka panjang akan terbukti bahwa pemakaian
tenaga kerja yang kurang cakap mengakibatkan pengeluaran biaya
yang lebih besar, karena tenaga kerja tersebut produktivitasnaya
rendah dan banyak terjadi pemborosan akibat
Agar sistem pengendalian intern dapat lebih efektif lagi, selain
terpenuhinya keempat ciri-ciri di atas diperlukan beberapa pengawasan
tambahan yang terdiri dari:
a. Laporan- laporan
Setelah semua trasaksi dicatat dan telah dimasukkan dalam
rekening-rekening, maka pekerjaan selanjutnya adalah membuat
laporan- laporan secara periodik mengenai semua kegiatan dan
hasilnya. Laporan merupakan alat bagi suatu bagian dalam
perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya.
Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan
dapat mengetahui sampai seberapa jauh pekerjaan yang
dilaksanakan. Agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan
perusahaan, biasanya disusun laporan- laporan secara periodik yaitu
mengenai bidang-bidang operasional. Apabila ada kesalahan dalam
pembuatan laporan dapat menyebabkan kerugian akibat salah
dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu diperlukan ketelitian
didalam penyelenggaaraan, mekanisme maupun penentuan isi
laporan.
Agar suatu lapoaran berfungsi dengan baik, Herkert and
Wilson dalam buku Controllership menyatakan 5 prinsip dasar
sebagai berikut:13
13 Heckert Brooks and James D. Wilson, Controllership, (Secon edition. New York: The Roland
1. Pertanggungjawaban, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan itu harus disusun sesuai dengan tanggungjawab bagian-bagian dalam perusahaan. Laporan- laporan seperti ini dibuat bertingkat sesuai denagan tingkat-tingkat yang ada dalam struktur organisasi.
2. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa lapoaran yang disusun itu hendaknya menunjukkan hal- hal yang menyimpang dari standard atau budgetnya. Maksud dari prinsip ini ialah agar manajemen dapat memusatkan pada hal- hal yang menyimpang.
3. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun itu hendaknya dibandingkan dengan data-data lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan ini dapat dilakukan dengan standard atau denagan realisasi periode sebelumnya.
4. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang lebih tinggi harus ringkas, sehingga dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas.
5. Komentar, yaitu bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi beberapa komentar dari pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca dapat segerah mengetahui hal- hal penting yang ada.
b. Standard kerja
Standard kerja merupakan alat untuk mengukur realisasi.
Dengan adanya standard kerja maka laporan- laporan disusun
dengan membandingkan antara realisasi denga n standardnya,
sehingga dapat diketahui adanya penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi. Apabila ada perbedaan yang menyolok dapat segerah
diketahui dan kemudian dianalisis penyebab-penyebabnya serta
tindakan-tindakan apa yang harus dapat segerah dilakukan agar
tidak terjadi perbedaan-perbedaan tersebut.
Standard kerja ini sebetulnya kurang efektif sebagai alat
sangat efektif sebagai alat pengawasan terhadap terjadinya
pemborosan-pemborosan.
Agar standard kerja dapat berfungsi sebagai alat
pengawasan yang efektif dan berguna, maka harus memenuhi
kriteria-kriteria dibawah ini:
1. Dapat dicapai, bahwa standard harus didasarkan pada penilaian
keadaan-keadaan masa sekarang ini dan masa yang akan
datang. Standard harus memenuhi kondisi yang memungkinkan
untuk dicapai dan masuk akal, walaupun untuk mencapai
tujuan tersebut perlu kerja keras.
2. Dapat dimengerti, bagi pegawai yang akan melaksanakan
standard ini, maka harus menghayati dasar penyusunan dan
memahami arti-arti perbandingan antara standard kerja dengan
hasil kerja yang sesungguhnya.
3. Diterima dan dipakai, standard kerja harus disusun melalui
konsultasi dengan pihak-pihak yang melaksanakan dengan
pihak yang meminta tingkat standard kerja yang diinginkan,
agar supaya dapat dihindari adanya pertentangan dan
keengganan pelaksana.
c. Staff Audit Intern
Pada perusahaan yang masih belum berkembang, fungsi
pengawasan masih dapat dilakukan sendiri oleh pimpinan, tetapi
transaksi yang dilakukan, pimpinan sudah tidak dapat melakukan
pengawasan tanpa bantuan staff audit intern. Staff audit intern ini
merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya
melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat digunakan untuk
mengetahui apakah pelaksanaan kerja itu sesuai atau menyimpang
dari yang sudah ditetapkan. Karena prosedur itu disusun dengan
tujuan untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern maka
pekerjaan staff audit intern ini merupakan suatu tindakan untuk
menilai keefektifan cara-cara (alat-alat) pengendalian intern yang
lain. Dari hasil pemeriksaan ini manajemen dapat mengetahui
apakah ketepatan-ketepatan yang sudah ada itu dipatuhi atau tidak.
B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah suatu sistem
prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk menetapkan secara tepat
dan teliti, jumlah gaji dan upah yang harus diterima oleh setiap karyawan,
jumlah yang harus dipotong dari gaji dan upah itu untuk pajak pendapatan
serta sisa gaji dan upah yang benar-benar dibayarkan kepada karyawan.
Pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dapat terjadi
kecuranga n-kecurangan. Kecurangan ini dapat dilakukan dengan memasukkan
nama-nama karyawan yang fiktif dalam daftar gaji dan upah atau membayar
Tujuan sistem penggajian dan pengupahan adalah sebaga i berikut:14
a. Secara cepat dan tepat dapat diketahui berapa besarnya gaji atau upah
yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan.
b. Menyelenggarakan catatan-catatan yang efesien dan teliti dari semua gaji
dan upah, potonga n-potongan pajaknya dan potongan-potongan lainnya.
c. Membayar gaji dan upah karyawan dengan cara yang memuaskan.
d. Menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak pendapatan dan
pajak upah yang dibutuhkan oleh inspeksi pajak.
e. Menetapakan dan menggunakan semua sistem pengecekan intern untuk
mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan.
Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur
melibatakan fungsi personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi
personalia bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan
jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi
karyawan dari perusahaannya dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan
karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan
bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai
tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas
pencatatan biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan HPP dan
penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
1. Unit-unit Organisasi Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Unit- unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan
pengupahan adalah bagian kepegawaian, bagian pencatat waktu, bagian
gaji dan upah, bagian utang, bagian kasa, bagian kartu persediaan dan
bagian jurnal:15
a. Bagian kepegawaian
Bagian ini memegang fungsi personalia yang bertanggungjawab untuk
mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan
upah, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
b. Bagian pencatatan waktu
Bagian ini memegang fungsi pencatat waktu yang bertanggungjawab
untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
perusahaan.
c. Bagian gaji dan upah
Bagian ini memegang fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang
bertanggungjawab untuk menghitung penghasilan tiap karyawan
selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil hitungan ini
dituangkan dalam daftar gaji dan upah, kemudian diserahkan pada
fungsi pencatat utang untuk pembuatan bukti kas keluar yang dipakai
sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
d. Bagian utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang dan menerbitkan bukti kas
keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah
untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
e. Bagian kasa
Bagian ini memegang fungsi pembayaran gaji dan upah yang
bertanggungjawab mengisi cek guna membayar gaji dan upah serta
menguangkan cek tersebut ke bank.
f. Bagian kartu persediaan
Bagian ini memegang fungsi pencatatan biaya yang dalam sistem